Đánh giá kết quả công việc giao dịch viên

Khối lượng công việc Thống kê chi tiết số bưu gửi chấp nhận, doanh thu tính lương về chỉ tiêu được giao, kết quả đạt được năm 2016, từ đó xác định tỷ lệ hoàn thành công việc trong năm đư

PHIẾU XÁC ĐỊNH TRỊ SỐ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

(Dành cho chức danh Giao dịch viên)

A THÔNG TIN CHUNG

1 Tên người thực hiện:

2 Chức danh (Ghi đầy đủ, rõ ràng tên chức danh/ vị trí công việc đang thực hiện):

3 Đơn vị (Ghi từ bộ phận và tương đương trở lên):

B XÁC ĐỊNH TRỊ SỐ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

1 Tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc và kết quả thực hiện công việc

Mô tả chi tiết các tiêu chí đánh giá chất lượng công việc (khối lượng công việc, chất

lượng công việc) tương ứng với vị trí đảm nhận

1.1 Khối lượng công việc

Thống kê chi tiết số bưu gửi chấp nhận, doanh thu tính lương về chỉ tiêu được giao, kết quả đạt được năm 2016, từ đó xác định tỷ lệ hoàn thành công việc trong năm

được giao

Kết quả đạt được

Mức độ hoàn thành (Hi)

Điểm

(Cá nhân

tự đánh giá)

Điểm

(Lãnh đạo đánh giá)

1 Doanh thu tính

lương EMS

A1

2 Số bưu gửi chấp

nhận EMS

A2

Mức độ hoàn thành được tính theo công thức:

Hi =

Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm các tiêu chí” tại phần D.

(Do Tư vấn ghi)

1.2 Chất lượng công việc

TT Tiêu chí đo lường chất lượng công

việc

Tỷ trọng cho từng tiêu chí (Di)

Điểm (Ai)

(Cá nhân

tự đánh giá)

Điểm (Ai)

(Lãnh đạo đánh giá)

- Tiếp nhận yêu cầu khách hàng, đưa

phiếu gửi khách hàng điền thông tin,

kiểm tra phiếu gửi, nhận phiếu gửi và

bưu gửi

4%

- Bọc lại bưu gửi, gián băng dính niêm

- Tính cước, ghi thông tin vào phiếu gửi/

nhập thông tin bưu gửi lên phần mềm

quản lý

5%

- Thu tiền khách hàng, yêu cầu khách

hàng ký xác nhận, gắn liên 2 vào bưu

gửi, giao liên 3 cho khách hàng, liên 1

lưu.

3%

2 Thời gian đóng chuyến thư/ giao bưu

gửi

10%

4 Số khách hàng khiếu nại bình quân

theo tháng

20%

Điểm trung bình = Di x Ai

Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm các tiêu chí” tại phần D.

1.3 Thái độ làm việc

TT Tiêu chí đo lường thái độ làm việc Tỷ trọng

cho từng tiêu chí (Di)

Điểm (Ai)

(Cá nhân tự đánh giá)

Điểm (Ai)

(Lãnh đạo đánh giá)

1 Chấp hành nội quy, quy chế của Công

ty

40%

TT Tiêu chí đo lường thái độ làm việc Tỷ trọng

cho từng tiêu chí (Di)

Điểm (Ai)

(Cá nhân tự đánh giá)

Điểm (Ai)

(Lãnh đạo đánh giá)

Điểm trung bình = Di x Ai

Cách xác định điểm theo bảng “Hướng dẫn chấm điểm các tiêu chí” tại phần D.

III Các sai phạm khi thực hiện công việc và mức độ sai phạm

TT Các sai phạm khi thực hiện công

việc trong tháng

Mức độ sai phạm/ mức độ kỷ luật

trong tháng 1

2

C HƯỚNG DẪN ĐIỀN THÔNG TIN PHIẾU KHẢO SÁT

Câu 1 Chức danh: Ghi đầy đủ, rõ ràng tên chức danh/vị trí công việc hiện tại đang

thực hiện.Ví dụ: CN khai thác hàng hóa liên tỉnh, hoặc CN khai thác hàng nhập…

Câu 2 Tên người thực hiện: Ghi đầy đủ họ và tên như trong hồ sơ cá nhân.

Câu 3 Đơn vị: Ghi đầy đủ tên từ cấp phòng và tương đương trở lên

Câu 4 Mô tả tóm tắt chức trách công việc

Mô tả tóm tắt chức trách công việc một cách ngắn gọn, thể hiện: vị trí, chức năng, phạm vi trách nhiệm của chức danh (là ai? ở đâu? làm gì?).

Ví dụ: Chức trách CN khai thác hàng liên tỉnh : Là công nhân khai thác hàng hóa liên tỉnh, thuộc Trung tâm khai thác trong nước khu vực Hà Nội Thực hiện đúng các quy định, quy trình khai thác hàng hóa trong nước nói chung và khai thác hàng hóa, bưu gửi liên tỉnh nói riêng theo qui định.

Câu 5 Mô tả chi tiết nội dung công việc

1 Các nhiệm vụ/công việc chính

Mô tả chi tiết các nhiệm vụ/công việc chính mà anh/chị được giao và chủ trì thực hiện, ước tính thời gian thực hiện bình quân từng nhiệm vụ/công việc theo ngày hoặc tuần

hoặc tháng hoặc quí hoặc năm( mỗi công việc chỉ được xác định thời gian thực hiện bình quân ở một cột, cụ thể:

- Cột “nhiệm vụ”: Liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ mà chức danh phải thực hiện.

- Cột “công việc cụ thể” : Một số nhiệm vụ bao gồm nhiều công việc khác nhau, liệt

kê hết các công việc vào cột “công việc cụ thể” để xác định thời gian làm việc bình quân cho từng công việc.

phận vận chuyển

- Kiểm đếm hành hóa

- Đối chiếu mã vạch với vận đơn

- Cân trọng lượng hàng hóa

- Xếp lên xe chuyển về khu vực khia thác

- Dốc túi

3 Phân hướng - Phân hướng bưu gửi so bộ theo khu vực bắc,

Trung, Nam

- Phân hướng bưu gửi chi tiết theo đường thư liên

TT Nhiệm vụ Nội dung công việc thực hiện cụ thể

tỉnh;

- Buộc cổ túi, gắn ấn phẩm theo quy định

4 Đóng túi - Nhập số liệu, mã hàng hóa, bưu gửi theo từng

tuyến đường thư, in vận đơn

5 Giao túi đi liên tỉnh - Kiểm đếm số túi, trọng lượng với bộ phận vận

chuyển, ký vận đơn, giao vận chuyển

6

+ Các chức danh khác xác định tương tự.

Câu 6 Mô tả quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của chức danh

1 Quyền hạn: Mô tả quyền hạn được giao để thực hiện được công việc như quyền hạn

về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định để thực hiện nhiệm vụ.… (các quyền hạn được ghi vào phiếu bằng các gạch đầu dòng)

Ví dụ: Đối với Trưởng Bưu cục: Kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy định, quy trình nghiệp vụ đối vớiCN khai thác thuộc thuộc phạm vi quản lý.

- Kiểm tra, đề xuất và bảo lưu ý kiến đánh giá việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, kỷ luật lao động của CN khai thác thuộc phạm vi quản lý

- Yêu cầu CN khai thác phải thực hiện đúng các quy định, quy trình nghiệp vụ, kỷ luật lao động mà đơn vị và Công ty đã ban hành

2 Trách nhiệm:

Trách nhiệm trong quá trình thực hiện và kết quả công việc: Mô tả cụ thể trách nhiệm

trong việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc của chức danh một cách trực tiếp hay gián tiếp và chịu trách nhiệm về kết quả công việc cuối cùng

Ví dụ 1 Đội trưởng đội khai thác liên tỉnh có trách nhiệm:

+ Thực hiện kiểm tra, giám sát việc khai thác hàng hóa ,bưu gửi theo đúng các quy định hiện hành về quy trình nghiệp vụ của CN khai thác thuộc phạm vi quản lý

+ Chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng hàng hóa khai thác trong ca trước: Giám đốc Trung tâm.

Trách nhiệm về tài sản và tài chính: Mô tả cụ thể trách nhiệm về tài sản và tài chính

trong quá trình thực hiện công việc.

Ví dụ 2 CN khai thác có trách nhiệm:

+ Quản lý và sử dụng các công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị trog ca làm việc đã giao cho cá nhân;

+ Đảm bảo không làm mất hàng hóa trong ca làm việc

Câu 7 Mô tả mối quan hệ công tác

a) Mối quan hệ công tác trong nội bộ Đội/Tổ khai thác hàng hóa: Ghi rõ mối quan

hệ công việc của chức danh với các chức danh khác Đội/Tổ để thực hiện công việc

Ví dụ:

(1) CN khai thác có mối quan hệ với:

STT

Các vị trí công việc khác

trong cùng Đội/tương

đương

Nội dung công việc

1 CN khai thác Cùng khai thác chung một số tuyến đường

thư

2 Đội trưởng/Tổ trưởng Cập nhật thông tin về các quy định mới,

thống kê sản lượng đã khai thác trong ca; hoặc báo cáo về số hàng hóa phải lập biên bản

…

…

b) Mối quan hệ công tác với các bộ phận khác trong đơn vị: Mô tả mối quan hệ khi

thực hiện công việc với các chức danh khác trong các bộ phận khác trong Trung tâm

Ví dụ: CN khai thác có mối quan hệ:

STT Vị trí công việc/ Đội/tương

đương

Nội dung công việc

1 Đội vận chuyển - Giao nhận hàng hóa, hoặc thông báo về số

hàng hóa bị chuyển nhầm hướng

2 Các bộ phận kháckhác -

c) Mối quan hệ công tác với các cơ quan bên ngoài: Ghi rõ mối quan hệ trong quá

trình thực hiện công việc với cơ quan bên ngoài.

Câu 8 Tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá công việc và kết quả thực hiện công việc

Cách xác định điểm cho từng tiêu chí theo bảng ” Hướng dẫn chấm điểm các tiêu chí” tại phần D.

Câu 9 Các sai phạm và mức độ sai phạm khi thực hiện công việc

Mô tả chi tiết các sai phạm khi thực hiện các nhiệm vụ được giao và mức độ sai phạm

đó

Ví dụ: Đối với CN khai thác

TT Các sai phạm khi thực hiện công

việc

Mức độ sai phạm/ mức độ kỷ luật

1 05 bưu gửi khai thác lạc hướng

trong tháng

-Bị trừ 200.000 đ vào lương

2 01 bưu gửi bị vỡ có giá trị 3 triệu - Bị khiển trách bằng biên bản

- Bị trừ 500.000 đ vào lương

D BẢNG HƯỚNG DẪN CHẤM ĐIỂM CÁC TIÊU CHÍ

I Khối lượng công việc

1 Mức độ hoàn thành về doanh

thu tính lương trong tháng

Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt dưới 75% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 75%

đến dưới 90% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 90%

đến dưới 100% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt từ 100% đến dưới 110%

so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành doanh thu tính lương tháng thứ i đạt trêm 110% so với chỉ tiêu được giao

2 Mức độ hoàn thành về số bưu

gửi chấp nhận trong tháng

Phần trăm hoàn thành

số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt dưới 75% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành

số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 75%

đến dưới 90% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành

số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 90%

đến dưới 100% so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành

số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt từ 100% đến dưới 110%

so với chỉ tiêu được giao

Phần trăm hoàn thành

số bưu gửi chấp nhận tháng thứ i đạt trêm 110% so với chỉ tiêu được giao

II Chất lượng công việc

1 Về việc tuân thủ quy trình

thực hiện công việc

1.1 Tiếp nhận yêu cầu khách

hàng, đưa phiếu gửi khách

hàng điền thông tin, kiểm tra

phiếu gửi, nhận phiếu gửi và

bưu gửi

Không bao giờ kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin

Hiếm khi kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin

Đôi khi kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin

Thường xuyên kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin

Luôn luôn kiểm tra thông tin phiếu gửi khách hàng điền thông tin

1.2 Bọc lại bưu gửi, gián băng

dính niêm phong

Không bao giờ bọc bưu gửi đúng quy cách

và gián băng dính niêm phong

Hiếm khi bọc bưu gửi đúng quy cách và gián băng dính niêm phong

Đôi khi bọc bưu gửi đúng quy cách và gián băng dính niêm phong

Thường xuyên bọc bưu gửi đúng quy cách

và gián băng dính niêm phong

Luôn luôn bọc bưu gửi đúng quy cách và gián băng dính niêm phong 1.3 Cân trọng lượng Không bao giờ cân

trọng lượng đúng

Hiếm khi cân trọng lượng đúng

Đôi khi cân trọng lượng đúng

Thường xuyên cân trọng lượng đúng

Luôn luôn cân trọng đúng

TT Tiêu chí đánh giá Thang điểm đánh giá

1.4 Tính cước, ghi thông tin vào

phiếu gửi/ nhập thông tin lên

phần mềm quản lý

Luôn luôn tính sai cước bưu gửi

Thường xuyên tính sai cước bưu gửi

Đôi khi tính sai cước bưu gửi

Hiếm khi tính sai cước bưu gửi

Không bao giờ tính sai cước bưu gửi

1.5 Thu tiền khách hàng, yêu cầu

khách hàng ký xác nhận, gắn

liên 2 lên bưu gửi, liên 3 giao

khách hàng, liên 1 lưu

Không bao giờ gắn liên 2 lên bưu gửi

Hiếm khi gắn liên 2 lên bưu gửi

Đôi khi gắn liên 2 lên bưu gửi

Thường xuyên gắn liên 2 lên bưu gửi

Luôn luôn gắn liên 2 lên bưu gửi

1.6 Đóng chuyến thư Không bao giờ đóng

chuyến thư đúng thời gian giao bưu gửi

Hiếm khi đóng chuyến thư đúng thời gian giao bưu gửi

Đôi khi đóng chuyến thư đúng thời gian giao bưu gửi

Thường xuyên đóng chuyến thư đúng thời gian giao bưu gửi

Luôn luôn đóng chuyến thư đúng thời gian giao bưu gửi 1.7 Thống kê báo cáo Không bao giờ thống

kê báo cáo đúng

Hiếm khi thống kê báo cáo đúng

Đôi khi thống kê báo cáo đúng

Thường xuyên thống

kê báo cáo đúng

Luôn luôn thống kê báo cáo đúng

2 Thời gian đóng chuyến thư,

giao bưu gửi

2.1

Về việc tuân thủ thời gian

giao nhận chuyến xe theo quy

định công ty

Không bao giờ đảm bảo thời gian giao túi thư theo quy định

Hiếm khi đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định

Đôi khi đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định

Thường xuyên đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định

Luôn luôn đảm bảo thời gian giao chuyến thư theo quy định

3 Thái độ phục vụ khách

hàng tốt

Rất không đồng ý Không đồng ý Đồng ý Tương đối đồng ý Hoàn toàn đồng ý

4

Số lần khiếu nại bình quân

trong tháng

Số lần khiếu nại trong tháng từ 10 trở lên

Số lần khiếu nại từ 8 đến 10

Số lần khiếu nại từ 5 đến 8

Số lần khiếu nại trong tháng từ 2 đến 5

Số lần khiếu nại trong tháng ít hơn 2

5

Không có sự phàn nàn từ

khách hàng

Rất không đồng ý Không đồng ý Đồng ý Tương đối đồng ý Hoàn toàn đồng ý

III Thái độ làm việc

TT Tiêu chí đánh giá Thang điểm đánh giá

1 Chấp hành nội quy, quy chế

của Công ty

Không có ý thức chấp hành các quy định chung của Công ty, vi phạm có tính hệ thông hoặc thường xuyên, phải có người giám sát, nhắc nhở việc chấp hành các quy định

Chưa chấp hành tốt các quy định của Công

ty, bị cấp trên nhắc nhở hoặc vi phạm không quá 2 lần các quy định của Công ty

Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Công ty

Chủ động cao trong việc chấp hành các quy định của Công ty (mọi trường hợp, mọi hoàn cảnh), phù hợp với hợp với hình ảnh chung của Công ty

Gương mẫu, luôn đọng viên và có ảnh hưởng tốt đến mọi người trong việc chấp hành quy định của Công ty

2 Tinh thần trách nhiệm Không có tinh thần

trách nhiệm, thiếu tính

tự giác làm ảnh hưởng tới hoạt động chuyên môn của đơn vị

Tinh thần trách nhiệm chưa cao, bị cấp trên nhắc nhở không quá 2 lần về trách nhiệm khi thực hiện công việc

Có tinh thần trách nhiệm trong công việc, không bị cấp trên nhắc nhở

Toàn diện và tự giác trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao không chỉ với công việc của bản thân

mà còn đối với công việc chung của đơn vị

Toàn diện và tự giác trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao không chỉ với công việc của bản thân

mà còn đối với công việc chung của đơn vị, gương mẫu và luôn là động lực cho các thành viên khác

3 Tinh thần đồng đội Không có tinh thần

đồng đội, thường xuyên là nhân tố gây mất đoàn kết và làm ảnh hưởng đến kết quả công việc của đơn vị hoặc các đơn khác trong Công ty

Tinh thần đồng đội còn yếu, miễn cướng hợp tác khi có yêu cầu hoặc thường xuyên kêu ca, phàn nàn khi

có yêu cầu hợp tác

Hợp tác tốt trong đơn

vị và với các đơn vị khác khi có yêu cầu

Là thành viên tốt, luôn thể hiện sự nhiệt tình hợp tác, cùng chia sẻ trách nhiệm với đồng nghiệp

Chủ động và là động lực cho các nhân viên khác trong công việc, chủ động tìm kiếm sự hợp tác thì thành công của tập thể