QUY ĐỊNH SỬ DỤNG, KHAI THÁC, QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬI.MỤC ĐÍCH Hiện nay, thư điện tử là một công cụ hữu hiệu trong việc trao đổi thông tin, góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
Trang 1QUY ĐỊNH SỬ DỤNG, KHAI THÁC, QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬ
I.MỤC ĐÍCH
Hiện nay, thư điện tử là một công cụ hữu hiệu trong việc trao đổi thông tin, góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công suất, năng suất lao động, giảm thời gian thực hiện và chi phí hoạt động
Tuy nhiên, thư điện tử cũng xuất hiện một vài vấn đề liên quan tới an toàn, bảo mật thông tin như:
- Lộ lọt thông tin bí mật, nhạy cảm;
- Phát tán thư giả mạo, có nội dung lừa đảo hoặc quảng cáo không phù hợp;
- Phát tán, lây lan mã độc, phần mềm quảng cáo trái phép v.v…
- Chiếm quyền sử dụng trái phép;
- Bị lợi dụng để phục vụ cho mục đích xấu
Vấn đề trên đã gây ảnh hưởng xấu tới việc sử dụng thư điện tử trong hoạt động quản lý và trao đổi thông tin Quy định dưới đây sẽ đưa ra một số nguyên tắc cơ bản, trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng mà người sử dụng hệ thống thư điện tử trong nội bộ công ty cần tuân thủ
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy định này được áp dụng trong nội bộ công ty để thực hiện công việc, trao đổi, sử dụng thông tin, tài liệu và giao dịch với khách hàng, đối tác bên ngoài
III NỘI DUNG CHI TIẾT
III.1 Đối tượng sử dụng
Quy định về việc sử dụng, khai thác, quản lý thư điện tử được áp dụng cho CBCNV chính thức và CBCNV đã ký hợp đồng thử việc
III.2 Quy định sử dụng thư điện tử
1 Thiết lập hệ thống thư điện tử
Trang thiết bị: Đảm bảo máy chủ, đường truyền, phần mềm, nhân lực(IT, ) cần đầy đủ, đảm
bảo việc sử dụng thư điện tử dễ dàng, nhanh chóng, tính bảo mật cao
Tên hộp thư điện tử: Thiết lập hộp thư điện tử dùng chung ( địa chỉ email của Công ty) và hộp
thư điện tử cá nhân được đặt tên theo vị trí chức danh của từng phòng/ ban Ví dụ: hcns.hocmai@vn
2 Nguyên tác, trách nhiệm sử dụng
- Các địa chỉ thư điện tử cung cấp cho từng CBCNV được thực hiện công khai
- Khi liên hệ hoặc trao đổi công việc với cấp quản lý, cấp nhân viên trong công ty và các tổ chức, cá nhân bên ngoài nhân viên phải sử dụng hộp thư điện tử đã được công ty cung cấp
- CBCNV có trách nhiệm kiểm tra, xử lý thông tin hòm thư điện tử thường xuyên
- CBCNV có trách nhiệm trước pháp luật và Công ty về nội dung thư được gửi đi từ hộp thư
3 Quy định gửi, nhận thư điện tử
Trang 2a Quy định nhận thư điện tử
- Tất cả các nhân viên khi nhận được Email của cấp quản lý gửi đích danh thì phải trả lời email
đó ngay
- Trong trường hợp chưa có giải pháp cụ thể thì cũng cần xác nhận cho người gửi biết đã nhận Email và hẹn thời gian trả lời cụ thể về vấn đề đó
- Tất cả nhân viên phải có trách nhiệm kiểm tra Email thường xuyên để cập nhật thông tin, thông báo của công ty
b Quy định gửi thư điện tử
- Khi gửi, nội dung Email cần rõ ràng, rành mạch thể hiện chính xác nội dung cần chuyển tải
- Tất cả các nhân viên không gửi tài liệu và các thông tin nội bộ ra ngoài khi chưa có sự đồng
ý của cấp quản lý
- Phải nén tập tin trước khi gửi email
4 Quy định khởi tạo và xóa thư điện tử
a Khởi tạo hộp thư điện tử :
- Nhân viên sẽ được cấp hộp thư điện tử khi được ký hợp đồng thử việc
- Bộ phận IT sẽ nhận yêu cầu cung cấp tài khoản email từ phòng QTNS – HC (cụ thể từ chuyên viên tuyển dụng và đào tạo)
b Xóa hộp thư điện tử:
- Xin nghỉ việc khỏi công ty
- Tự ý bỏ việc
- Bị buộc thôi việc
- Không có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử
III.3 Quy định khai thác thư điện tử
- CBCNV có thể sử dụng thông tin, tài liệu trên hòm thư dùng chung của Công ty nhằm phục
vụ cho công việc
- Khi sử dụng, khai thác các thông tin, tài liệu từ phòng ban khác cần có sự chấp thuận của người quản lý trực tiếp của phòng, ban đó
III.4 Quy định quản lý thư điện tử
- Hộp thư điện tử được xem như là tài sản riêng của nhân viên, do đó nhân viên phải có trách nhiệm bảo vệ hộp thư điện tử của mình và tuân thủ các qui định về sử dụng hộp thư điện tử tại khoản 2 Mục III
- Không được tiết lộ mật khẩu hộp thư điện tử cho người khác sử dụng
- Để tăng cường tính bảo mật, nhân viên nên thường xuyên thay đổi mật khẩu hộp thư điện tử
- Khi phát hiện mật khẩu hộp thư của mình bị thay đổi (không đăng nhập được) nhân viên phải liên hệ ngay với Bộ phận IT để phục hồi lại
Trang 3- Khi tải các thông tin, dữ liệu từ hòm thư về máy tính, người sử dụng cần sắp xếp, lưu trữ hợp
lý theo tên loại và ngày, tháng, năm Ví dụ: Toán bồi dưỡng 6 (11.1.2011)
Biênsoạn
Ngày … tháng … năm
Kiểmduyệt
Ngày tháng năm
Phêduyệt Chủtịch HĐQT
Ngày … tháng … năm