PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN, ĐỊNH MỨC, PHÂN PHỐI THU NHẬP

Tính chất của lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh mang nhiều yếu tố chủ quan và chịu nhiều tác động của yếu tố quản lý, quy mô cơ cấu sản phẩm dịch vụ của Công ty, nên việc xây dựng đ

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN, ĐỊNH MỨC VÀ QUY CHẾ PHÂN PHỐI THU NHẬP CHO LAO ĐỘNG TRỰC TIẾP SẢN XUẤT KINH DOANH

1 Phương pháp thực hiện

Xây dựng định biên lao động và quy chế phân phối thu nhập lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh đòi hỏi cần phải áp dụng đồng bộ nhiều phương pháp, cách tiếp cận khác nhau nhằm đảm bảo tính khách quan trong quá trình thực hiện Tính chất của lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh mang nhiều yếu tố chủ quan và chịu nhiều tác động của yếu tố quản lý, quy mô cơ cấu sản phẩm dịch vụ của Công ty, nên việc xây dựng định biên lao động và phân phối thu nhập lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải được tiếp cận từ nhiều khía cạnh khác nhau như đánh giá của người quản

lý trực tiếp; sự phân công, phối hợp, hợp tác trong công việc; định hướng, phương pháp quản lý của tổ chức; đánh giá của chuyên gia Trong phạm vi gói thầu này, tư vấn sẽ tiến hành áp dụng đồng thời các phương pháp, cách tiếp cận khác nhau nhằm đảm bảo các sản phẩm đáp ứng được yêu cầu quản lý

1.1 Phương pháp chụp ảnh thời gian làm việc:

Chụp ảnh thời gian làm việc là phương pháp ghi chép toàn bộ quá trình hoạt của các vị trí công việc trong thực tiễn, từ việc xác định thời gian thực hiện công việc

và nhân sự được bố trí cho từng bước công việc

Chụp ảnh thời gian làm việc tại từng vị trí cho phép mô tả sự tương quan giữa các bước công việc, khối lượng công việc thực tế của một vị trí, xác định những nguyên nhân lãng phí thời gian lao động cũng như xác định các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện công việc trong thực tiễn Phương pháp này là công cụ quan trọng trong xây dựng định biên, định mức lao động, phân phích số liệu… và thường được kết hợp với phương pháp bấm giờ thời gian làm việc

Phương pháp chụp ảnh thời gian làm việc sẽ được thực hiện với hai hình thức:

- Chụp ảnh thời gian làm việc trực tiếp do các chuyên gia tư vấn thực hiện trong quá trình khảo sát trực tiếp tại các Đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh của Công ty

Tư vấn tiến hành khảo sát trực tiếp đối với các vị trí như: Giao dịch viên, Công nhân khai thác, Công nhân vận chuyển, Lái xe bưu chính, Bưu tá, Nhân viên kiểm hóa

- Tự chụp ảnh thời gian làm việc: Cá nhân người lao động sẽ tự tiến hành mô tả, ghi chép toàn bộ nội dung công việc cụ thể mà mình thực hiện trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao theo tần suất thực hiện công việc thực tế, theo sản lượng được giao

1.2 Phương pháp bấm giờ thời gian làm việc:

Bấm giờ thời gian làm việc cho phép xác định thời gian cho từng bước công

việc hay từng thao tác để hoàn thành một sản phẩm, dịch vụ có độ lặp lại trong ca làm việc

Bấm giờ thời gian làm việc là công cụ quan trọng kết hợp với chụp ảnh thời gian làm việc để tiến hành xây dựng định mức thời gian lao động đối với lao động trực tiếp sản xuất Phương pháp này sẽ do tư vấn tiến hành đồng thời cùng với quá trình chụp ảnh thời gian làm việc

→ Kết quả chụp ảnh thời gian làm việc và bấm giờ thời gian làm việc được sử dụng làm căn cứ xây dựng hệ thống mức thời gian lao động đầy đủ, từ đó xác định mức sản lượng và làm căn cứ xây dựng định biên lao động

1.3 Các phương pháp thống kê kinh tế

Thống kê là một hệ thống các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu, phân tích, dự đoán dữ liệu thống kê

Với phạm vi định biên rộng nên việc áp dụng các phương pháp thống kê là rất quan trọng, bao gồm một số phương pháp chính:

- Thu thập và xử lý số liệu: Số liệu thu thập được thường rất nhiều và hỗn độn, các dữ liệu đó chưa đáp ứng được yêu cầu của quá trình nghiên cứu Để có hình ảnh tổng quát và tổng thể của quá trình nghiên cứu, số liệu thu thập được phải được xử lý tổng hợp, trình bày, tính toán các số đo; kết quả có được giúp khái quát được đặc trưng của tổng thể

- Điều tra chọn mẫu: Trong một số trưởng hợp để nghiên cứu toàn bộ tất cả các quan sát của tổng thể là một điều không hiệu quả, xét cả về tính kinh tế và tính kịp thời, hoặc không thực hiện được Chính điều này đã đặt ra cho thống kê xây dựng các phương pháp chỉ cần nghiên cứu một bộ phận của tổng thể mà có thể suy luận cho hiện tượng tổng quát mà vẫn đảm bảo độ tin cậy cho phép

→ Phương pháp này được áp dụng ngay trong quá trình chọn mẫu khảo sát các đơn vị nhằm đảo bảo tính đại diện, có khả năng suy rộng cho tổng thể

- Phân tích và báo cáo thống kê

- Ước lượng thống kê

1.4 Phương pháp Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, được tiến hành trên cơ sở cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, nội dung và tính chất công việc của từng vị trí chức danh

Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, tính chất công việc, trách nhiệm,

quyền hạn khi thự hiện công việc, các yêu cầu cần có đối với người thực hiện công việc ở mỗi vị trí và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc

→ Kết quả này là một trong những cơ sở cho việc xây dựng Bản mô tả công việc, xác định định biên lao động cho từng chức danh và xây dựng Quy chế phân phối thu nhập

1.5 Phương pháp xác định giá trị công việc của từng vị trí chức danh công việc (P2):

Tư vấn sử dụng phương pháp cho điểm xác định các yếu tố lao động được lựa chọn để đánh giá giá trị công việc của từng chức danh, cũng như giá trị công việc trong chuỗi giá trị sản xuất của hoạt động chuyển phát nhanh bưu gửi

Đánh giá (xác định giá trị công việc) là một quá trình thu thập thông tin, phân tích tính chất, nội dung và yêu cầu của công việc, thường được thể hiện qua Bản mô tả công việc Trên cơ sở đó, các chức danh công việc được đánh giá, so sánh tương quan với nhau trên cùng một hệ thống các tiêu chí, làm cơ sở xác định hệ số lương theo chức danh

1.6 Phương pháp xác định chỉ số hoàn thành công việc (P3):

Xác định các nhân tố phản ánh năng suất lao động, trị số hoàn thành công việc, mức độ hoàn thành công việc của tập thể và cá nhân Trên cơ sở đó xây dựng quy chế phân phối tiền lương cho tập thể và cá nhân người lao động trực tiếp SXKD của Công ty

1.7 Phỏng vấn chuyên sâu:

Tư vấn sẽ tiến hành các cuộc phỏng vấn chuyên sâu với đại diện lãnh đạo các đơn vị; người lao động của từng vị trí công việc nhằm thu thập thông tin và ý kiến về:

- Công tác tổ chức, quản lý, sử dụng lao động, tổ chức sản xuất tại các đơn vị, bộ phận

- Nội dung công việc thực hiện của từng vị trí/chức danh công việc

- Yêu cầu công việc đòi hỏi người thực hiện công việc cần phải đáp ứng trên cả

2 khía cạnh: khối lượng công việc và chất lượng công việc

- Các nhân tố ảnh hưởng đến định biên lao động (sản lượng, khối lượng công việc; tính chất công việc; yêu cầu công việc đòi hỏi đối với mỗi chức danh, …)

- Các nhân tố ảnh hưởng năng suất lao động, xác định thước đo hiệu quả công việc về khối lượng cũng như chất lượng công việc

- Những đề xuất, sáng kiến của đơn vị, cá nhân trong công tác tổ chức quản lý lao động; tổ chức sản xuất

- Các vấn đề có liên quan khác

1.8 Phương pháp Rà soát định biên lao động bằng phiếu hỏi

Phiếu hỏi rà soát định biên lao động được thực hiện đối với lãnh đạo các đơn vị/bộ phận nhằm phân tích các khía cạnh như:

- Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được giao và thực tế thực hiện của Đơn vị

- Cách thức quản lý, phân công, bố trí sử dụng lao động của Đơn vị

- Các chỉ tiêu phản ánh khối lượng, chất lượng công việc thực hiện của Đơn vị: Quy mô mạng lưới, sản lượng, doanh thu…

- Các đề xuất/ kiến nghị của Đơn vị trong việc quản lý, sử dụng lao động

Lãnh đạo các đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ SXKD được giao và hướng dẫn của Tư vấn để phân tích, tính toán, cân đối và hoàn chỉnh phiếu, biểu mẫu

rà soát định biên lao động cho Đơn vị mình.Tư vấn sẽ tổng hợp các phiếu, xử lý

→ Phương pháp rà soát định biên lao động bằng phiếu hỏi cho phép thu thập ý kiến rộng rãi của lãnh đạo, quản lý trực tiếp từ các bộ phận/đơn vị về tình hình quản

lý, sử dụng lao động cũng như hiệu quả công việc của Đơn vị Đây cũng là quá trình giúp lãnh đạo các đơn vị rà soát tình hình quản lý, sử dụng lao động của đơn vị mình,

có những biện pháp sử dụng lao động hiệu quả hơn

1.9 Phân tích số liệu thống kê

Phân tích số liệu thống kê về kết quả thực hiện công việc của tập thể, cá nhân cho phép xác định được mối quan hệ giữa khối lượng công việc thực tế với việc bố trí lao động trong quá khứ, đồng thời chỉ ra xu hướng thay đổi, các nhân tố ảnh hưởng cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng đến tình hình sử dụng lao động Tư vấn sẽ tiến hành thu thập các dữ liệu thống kê cần thiết để tiến hành phân tích với giả thiết rằng công tác lưu trữ thống kê được thực hiện một cách chặt chẽ, đầy đủ và khoa học

Kết hợp với kết quả quan sát thực tế, tính phù hợp của các mức lao động cũng như đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến các mức lao động sẽ được làm rõ và là căn

cứ cho việc xây dựng định biên và xây ding Quy chế phân phối thu nhập lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh tại các đơn vị

Các số liệu thống kê được phân tích gồm các số liệu được các đơn vị thực hiện năm 2015, 2016, và một phần của 2017 cụ thể:

- Số lượng lao động theo chức danh tại từng bưu cục giao dịch, các tổ/đội khai thác, tổ kiểm hóa, bộ phận kho,bưu cục phát và các tuyến vận chuyển,

- Doanh thu tính lương, số lượng bưu gửi chấp nhận, lượt giao giao dịch theo từng nhóm dịch vụ (EMS trong nước, EMS quốc tế, các dịch vụ gia tăng, các dịch vụ

cộng thêm,…) của từng bưu cục giao dịch Các số liệu này được lấy trên phần mềm giao dịch của các dịch vụ tại các bưu cục giao dịch tại từng đơn vị

- Sản lượng khai thác tại các tổ/đội khai thác tại 03 Đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh tại khu vực Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng

- Sản lượng kiểm hóa theo từng loại hàng hóa: Bưu gửi chịu thuế, bưu gửi miễn thuế (hàng quà biếu quà tặng, tài liệu,…)

- Sản lượng vận chuyển, số điểm giao nhận, thời gian toàn trình, số Km, theo từng tuyến vận chuyển tại các đơn vị trực tiếp SXKD khu vực Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng

- Sản lượng phát (theo từng dịch vụ), số Km của từng tuyến phát Bưu tá của các

BĐ Huyện/tương đương thuộc 63 BĐ tỉnh/thành phố;

- Quy chế phân phối thu nhập, hệ số lương của cá nhân theo chức danh, hệ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc

1.10 Tham vấn chuyên gia

Đây là phương pháp thường được áp dụng do tính đa dạng của các ý kiến và các nhà quản lý tham gia trực tiếp vào quá trình định biên lao động, xây ding quy chế phân phối thu nhập Các chuyên gia có thể là các chuyên gia chuyên môn về công tác định mức, định biên lao động, tổ chức quản lý lao động bên ngoài; chuyên gia trong Tổng Công ty; quản lý các đơn vị và những người lao động trực tiếp Tư vấn sẽ tiến hành lấy ý kiến chuyên gia về các dự thảo báo cáo và các nội dung có liên quan khác theo từng tiến độ triển khai hoạt động tư vấn