Đề cương bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Đề cương bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNCHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về hệ thống thông tin kế toán - Các thành phần cơ bản

Đề cương bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

- Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

- Vai trò và phân loại hệ thống thông tin quản lý

- Bản chất, đối tượng, chức năng của hệ thống thông tin kế toán

- Nội dung và phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán

- Ảnh hưởng và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin quản lý

1.1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông,

hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học… Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì

hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống Một hệ thống bất kỳ có 4 đặc điểm sau:

- Các thành phần, bộ phận trong hệ thống

- Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong

- Phạm vi, giới hạn của hệ thống

- Các mục tiêu hướng đến hệ thống

Hình 1.1 minh họa cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0

Hệ thống 1.0 có các thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với nhau thông qua mối quan hệ A, B, C, D nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống 1.0 Có thể hình dung hệ thống 1.0

là một tổ chức trong đó các thành phần này là các bộ phận, phòng ban của nó Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ với nhau theo các quy định về quyền hạn, trách nhiệm, các quy chế, điều lệ được đặt ra trong tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó

Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân biệt đến tập hợp các tập hợp các con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ…

Hệ thống tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau Một hệ thống có thể là một thành phần trong hệ thống khác gọi là hệ thống con Ví dụ trong hình 1.1 trên, mỗi phòng ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là 1 hệ thống con trong hệ thống 1.0 Các hệ thống con này cũng có các thành phần bên trong nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng

bộ phận đó là hình 1.2 Tất nhiên mục tiêu thực hiện của mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp trên mà nó trực thuộc Do đó, khi tiếp cận đến

hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm là gì, để từ đó có thể vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt động của hệ thống Đây cũng là cách tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu một hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần hay hệ thống kế toán… chính là những hệ thống thông tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Để thực hiện mục tiêu

cung cấp thông tin này, một hệ thống thông tin sẽ có các thành phần sau (hình 1.3)

Hình 1.3: các thành phần của hệ thống thông tin

- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

- Thành phần xử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

- Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau

- Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo

ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng

- Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa

Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của 1 hệ thống thông tin cụ thể, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tượng

sử dụng thông tin đó Trong nhiều trường hợp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi một hệ thống thông tin

cụ thể

Quá trình xử lý hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phương thức xử lý khác nhau Đó có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin tring nó

1.2 Hệ thống thông tin quản lý

1.2.1 Bản chất

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một

tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Hình 1.4)

Hình 1.4 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua quá trình ra quyết định Quá trình này có thể diễn ra theo các bước sau:

- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết

- Đưa ra các phương án giải quyết

- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

- Lựa chọn các phương án khả thi và ra quyết định

Trong quá trình này, thông tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến chất lượng của các quyết định Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết Do đó hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin đủ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại

1.2.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong DN sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản

lý Thông thường chúng ta có thể chia các cấp quản lý trong một DN ra thành 3 cấp với 3 loại thông tin sau trong hình 1.5

Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc Hoạch định chiến lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt động

Hình 1.5 Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng

- cấp kiểm soát hoạt động: cấp này quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động thực hiện trong DN Thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở cấp độ này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại DN Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin có cấu trúc

- Cấp kiểm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong DN Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của DN Các quyết định ở cấp độ này rất đa dạng tùy vào từng DN, loại hình DN, và tình hình phát sinh ở những thời điểm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quản

lý Do đó thông tin cung cấp cho cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tùy theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi đây là những thông tin bán cấu trúc

- cấp hoạch định chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong DN Họ sẽ thiết lập

và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của DN Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài

DN, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Khó có thể xác định những thông tin nào và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này Do đó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mẫu, quy định và ko có cấu trúc

1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin và theo nội dung kinh tế của các quá sản xuấ kinh doanh mà hệ thống này thu thập và phản ánh

1.2.3.1 Phân loại theo các cấp độ quản lý sử dụng thông tin trong DN

Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quản lý trong DN, chúng ta có ba loại hệ thống thông tin quản lý sau:

- hệ thống xử lý nghiệp vụ: thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tạo DN để cung cấp các thông tin có cấu trúc phục vụ chủ yếu cho cấp độ kiểm soát hoạt động

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định: Sử dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ

hệ thống xử lý nghiệp vụ để tổng hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý

ở cấp độ kiểm soát quản lý Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ thông tin có cấu trúc đến không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian

- Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia: thông tin cung cấp từ các hệ thống này mang tính khái quát, tổng hợp cao Thông qua các công cụ phân tích, các quy luật

về suy luận được lưu trữ và thiết lập sẵn, các nhà quản lý cấp cao trong DN có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, cân nhắc, đánh giá các phương án, các xu thế để đưa ra các dự báo và các chiến lược phát triển trung và dài hạn của DN

1.2.3.2 Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh

Quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành, làm gia tăng các giá trị của sản phẩm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên, để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của DN

Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như sau:

- hệ thống thông tin sản xuất

- hệ thống thông tin bán hàng

- hệ thống thông tin nhân sự

- hệ thống thông tin kế toán

- hệ thống thông tin tài chính…

Mỗi loại hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định Tuy nhiên do tính liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có

quan hệ qua lại sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng Do

đó việc phân chia các hệ thống này chỉ nên dừng ở mức độ phân loại theo các chức năng của từng hệ thống Nếu phân chia các hệ thống thông tin con này một cách độc lập giống như những phòng ban trong một tổ chức thì có thể dẫn đến việc tổ chức trùng lắp dữ liệu và thông tin cung cấp giữa các hệ thống Điều này sẽ dẫn đến sự không nhất quán và lãng phí trong việc tổ chức cung cấp thông tin của hệ thống thông tin quản lý

2.Hệ thống thông tin kế toán

2.1 Bản chất

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành DN nhằm đạt mục tiêu đề ra Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Để thực hiện chức năng đó, cần phải có một cấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin theo chức năng của kế toán Cấu trúc đó chính

là hệ thống thông tin kế toán

Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin thông thường được thực hiện theo các bước:

- Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu;

- Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký;

- Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cần theo tập hợp và theo dõi như tập hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng theo dõi chi tiết gọi là chuyển số;

Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã được tập hợp, theo dõi Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành phần có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình…) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thông thông tin kế toán để có được thông tin đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

- Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh;

+ Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

+ Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của DN

- Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý

dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

+ Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;

+ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;

+ Quy định về phân tích, hạch toán cá nghiệp vụ phát sinh;

+ Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

+ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập

và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán

- Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình

xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công

+ Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính

- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bảo cho các thông tin cung cấp là trung thực, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên nội dung của báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách

kế toán

2.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán

Để cung cáp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài DN, hệ thống thông tin kễ toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sx kinh doanh của DN Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tring quá trình trên Tùy theo nội dung thông tin yêu cầu

mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sx kinh doanh của DN, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó Do đó, đối tượng của hệ thống thông tin kế toán là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của DN

Mỗi DN khác nhau có thể có quá trình sx kinh doanh đặc thù cho DN của mình Ở góc

độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lăp lại Các quá trình được phân chia đó gọi

là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán

Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau:

- Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

- Chu trình chi phí: Là tập hợp các các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa NVL, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành Chu trình này chỉ có trong các DNSX

- Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động

- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào DN và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào DN

Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN

2.3 Chức năng của hệ thông thông tin kế toán

Vai trì cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của DN thể hiện trong năm chức năng sau:

- Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài DN: Đây là các báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ đông, chủ nợ, cơ quan quản lý nhà nước Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu có sẵn có và thống nhất cho tất cả loại hình DN (các báo cáo có cấu trúc) Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ở tất cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có

sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin

- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh,

sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình quá trình thực hiện các hoạt động diễn

ra Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình

ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định có cấu trúc trong việc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán

Hỗ trợ ra các quyết định quản trị: Thông tin cần thiết cung cấp cho các quyết định quản trị DN rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng thông tin Các thông tin này thường ko có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý Đây là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống thông tin kế toán ghi chép thủ công đơn thuần Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trò của kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị DN, bởi các thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN đối với các DN khác (mà hệ thống thông tin

ở đó không đáp ứng được)

- Hoạch định và kiểm soát: Thông tin này được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của DN, những dữ liệu dự

toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của DN trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của DN, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ tục kiểm soát sẽ được “ nhúng vào”

hệ thống kế toán Hơn nữa, chính hệ thống thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong DN

2.5 Phân loại hê thống thông tin kế toán

2.5.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm và tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin kế toán được chia làm 2 loại:

- hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

- hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ DN để dự báp các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh

tế của chúng đối với tổ chức

2.5.2 Phân loại theo phương thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán làm 3 loại:

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay

- Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán

- Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện, vận hành của hệ thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…

3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

3.1 Bản chất

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập và phát triển một hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu thông tin của các cấp quản lý đối với chức năng kế toán Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng, tổ chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho đến quá trình tổ chức từng nội dung, thành phần của một hệ thống thông tin kế toán Quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng kế toán Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, quá trình tổ chức hệ thống kế