Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn

Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Điện tử Hoàng Sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

0O0 BÀI THẢO LUẬN

MÔN: NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN 1.3

ĐỀ TÀI : TRÌNH TỰ XỬ LÝ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG SƠN.Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Quỳnh Trang

Nhóm 4: 1 Ngô Đức Trọng

2 Nguyễn Anh Tuấn

3 Nguyễn Doãn Tuấn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

***************

BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ THẢO LUẬN

Nhóm: 4 Môn: Nguyên Lý Kế Toán 1.3 Giảng viên: Nguyễn Thị Quỳnh Trang

Lớp: 1225FACC0111.

STT Họ và tên sinh viên Mã SV Lớp

Số buổi họp nhóm thảo luận

Điểm tự đánh giá của các cá nhân

Điểm trưởng nhóm chấm

Giáo viên kết luận

Ghi chu

Số

buổi họp nhóm

Ký tên

Điểm Ký

tên

Hà nội, ngày 20 tháng 9 năm 2012

Xác nhận của thư ký Xác nhận của nhóm trưởng

Mục Lục

Trang

1 Khái niệm và nội dung cơ bản của chứng từ kế toán

1.1 Lịch sử hình thành chứng từ kế toán

1.2 Khái niệm chứng từ kế toán

1.3 Phân loại chứng từ kế toán

1.4 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán

1.5 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ

2 Trình tự xử lý luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

3 Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn

3.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn

3.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn

3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng của công ty

3.4 Trình tự luân chuyển, phương pháp và trách nhiệm ghi đối với một số loại chứng từ bán hàng:

3.5 Quá trình quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán của công ty

3.6 Bảng chứng từ điện tử mà công ty sử dụng

1 Khái niệm và nội dung cơ bản của chứng từ kế toán.

1.1 Lịch sử hình thành chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán Tuy nhiên vào thời kỳ La Mã cổ đại đến cuối thế kỷ 19, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa thấy xuất hiện khái niệm chứng từ kế toán Ngay cả ở

Ý, nơi phát sinh ra kế toán kép, nhưng trong ác phẩm của Luca Paciolo cũng không đề cập đến khái niệm này, mà dường như khái niệm chứng từ kế toán được pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán Theo Nguyễn Việt & Võ Văn Nhị (2006), I.F Ser, Thuỵ Sĩ, S.M Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên cứu đầu tiên nhận thức được sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế toán Điều này được đề cập trong tác phẩm của ông mang tựa đề “Kế toán và cân đối” theo đó chứng từ là cơ sở của kế toán, về thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ chứng minh trong kế toán Chính sự phức tạp của các mối quan hệ kinh tế, sự mở rộng của doanh nghiệp, sự phát triển của các hình thức và kỹ thuật đo lường, tính toán, ghi chép đã phân chia thành chứng từvà sổ sách kế toán

Trên thực tế, mọi số liệu ghi chép vào các loại sổ sách kế toán khác nhau cần có

cơ sở bảo đảm tính pháp lý, những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp, hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước qui định cụ thể hoặc có tínhchất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn Các hình thức này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt động của mình

1.2 Khái niệm chứng từ kế toán.

Theo tiếng Latinh, chứng từ là Documentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng minh Điều này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng

từ đã nói lên bản chất của nó.Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác nhau đã tiếp cận trên những góc độ và phương diện khác nhau

- Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh

các quan hệ pháp lý và các sự kiện Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó Chứng từ

kế toán chính là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế- tài chính

đã xảy ra và thực sự đã hoàn thành Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính cũngnhư kiểm tra kế toán

- Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông

tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và

không gian Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và

mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý

Chứng từ là biểu hiện của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minhvà thông tin về sự hình thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ

sở cho việc phân loại và tổng hợp kế toán

Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán "Chứng từ kế toán là những giấy tờ và

vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán".

Căn cứ vào Quyết định 167/2000/QĐ- BTC do Bộ Trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 25 tháng 10 năm 2000 về Chế độ báo cáo tài chính: “Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán Mọi số liệu, thông tin ghi trong sổ

kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng những chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.”

Như vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn

theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng nhưcác đối tượng kế toán khác Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm

cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tinh chất thường xuyên và là một yêu cầu cần thiết khách quan Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng

để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành trên giấy

tờ hoặc vật mang tin theo qui định theo thời gian, địa điểm phát sinh cụ thể của từng nghiệp vụ Lập chứng từ là bước công việc đầu tiên trong toàn bộ qui trình

kế toán của mọi đơn vị kế toán Nó ảnh hưởng trực tiếp và đầu tiên đến chất lượng của công tác kế toán Vì vậy khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu chính xác và kịp thời đồng thời phải đảm bảo về mặt nội dung bắt buộc

- Khái niệm chứng từ điện tử

Theo điều 17 và 18 Luật kế toán Việt nam Chứng từ điện tử được coi là chứng

từ kế toán khi nó đáp ứng đầy đủ 7 nội dung theo quy định tại điều 17 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

- Dịch chứng từ bằng tiếng nước ngoài

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ởViệt Nam phải được dịch ra tiếng Việt Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dungchủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng

từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch

ra tiếng Việt Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài

1.3 Phân loại chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau Do đó để nhận biết đầy đủ các chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và kiểm tra khi cần thiết phải phân loại chứng từ kếtoán

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: Theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theonội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ vv… Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau

+ Phân loại theo tính chất và hình thức của chứng từ.

Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ thông thường (chứng từ bằng giấy) và chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện

tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tínhhoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán

Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:

- Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ kế toán và thanh toán điện tử.

- Xác lập phương thức giao nhân chứng từ kế toán và kỹ thuật của vật mang tin

- Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ kế toán của mình lập khớp đúng quy định

+ Phân loại theo địa điểm lập chứng từ.

- Chứng từ bên trong: là các chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho vv…

- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liênquan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán…Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ

+ Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ.

- Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu ) : là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

-Chứng từ tổng hợp : là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong việc ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong sổ ghi kế toán và thông tin kinh tế

Đơn vị:………… Mẫu số: 01 – TT

Địa chỉ:………… (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KÊ CHI TIỀN

Ngày…tháng…năm

Họ tên người chi tiền:………

Địa chỉ:………

Chi cho công việc:……….

STT Chứng từ Nội dung chi tiền Số tiền

Người lập bảng kê Kế toán trưởng Người duyệt

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của Nhà nước.

-Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

-Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để, các thành phầnkinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực có thể them, bớt một số chỉ tiêu đặc thì hoặc thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu nọi dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ

+ Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ.

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân thành các loại khác nhau như chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền, chứng từ kế toán về hàng tồn kho, chứng từ kế toán về TSCĐ…

1.4 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán.

1.4.1 Nội dung của chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, là cơ sở ghi sổ kế toán và thông tin về các hoạt độngkinh tế tài chính, nó mang tính chất pháp lý Do đó nội dung bản chứng từ kế toán phải có những yếu tố đặc trưng cho hoạt động kinh tế và nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với hoạt động kinh tế xảy ra Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm:

*Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có

như:

-Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho… nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một các thuật lợi Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó

-Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết

-Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ

sở để xác định trách nhiệm đối vời nghiệp vụ kinh tế

-Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế : Mọi chứng từ kế toán đều phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợppháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

-Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thi chi tiền ghi bằng số và chữ

-Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ, Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu của đơn vị

*Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản

chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng nhu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng vv…

Ngoài các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

 Các mẫu chứng từ thông dụng:

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:

Chứng từ kế toán ban hành theo quy định của Luật Kế toán và

Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ.

Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ thì hệ thống bảnchứng từ bao gồm năm loại sau đây:

Chứng từ về lao động tiền lương:

Chẳng hạn như:

 Bảng chấm công

 Bảng chấm công làm thêm giờ

 Bảng thanh toán tiền lương

 Bảng thanh toán tiền thưởng

 Giấy đi đường

 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài

 Hợp đồng giao khoán

 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán

 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

Chứng từ về hàng tồn kho:

Chẳng hạn như:

 Phiếu nhập kho

 Phiếu xuất kho

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

 Bảng kê mua hàng

 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Chứng từ về bán hàng:

Chẳng hạn như:

 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

 Thẻ quầy hàng

 Bảng kê mua lại cổ phiếu

 Bảng kê bán cổ phiếu

 Giấy thanh toán tiền tạm ứng

 Giấy đề nghị thanh toán

 Biên lai thu tiền

 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)

 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý)

 Bảng kê chi tiền

Chứng từ về tài sản cố định:

Chẳng hạn như:

 Biên bản giao nhận TSCĐ

 Biên bản thanh lý TSCĐ

 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

 Biên bản đánh giá lại TSCĐ

 Biên bản kiểm kê TSCĐ

 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác.

Chẳng hạn như:

 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH

 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản

 Hóa đơn GTGT

 Hóa đơn bán hàng thông thường

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

 Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính

 Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn…

1.4.2 Yêu cầu của chứng từ kế toán.

Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

- Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ rang không tẩy xóa sữa chữa trên chứng từ

- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài

1.5 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ

1.5.1 Ý nghĩa của chứng từ.

Chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ bởi vì nó chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán

1.5.2 Tác dụng của chứng từ.

Tác dụng của chứng từ được thể hiện dưới như sau:

Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu Nó là khởi

điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán

Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã

phátsinh và đã hoàn thành Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của

nghiệp vụ

Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ

phát sinh

Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách

nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh

1.5.3 Tính chất pháp lý của chứng từ

Tính chất pháp lý của chứng từ thể hiện:

Thứ nhất, chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể

hiện trên các tài liệu kế toán

Thứ hai, chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh

lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị

Thứ ba, chứng từ kế toán là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh

chấp, khiếu nại, khiếu tố

Thứ tư, chứng từ kế toán là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa

vụ thuế đối với Nhà nước của đơn vị

Thứ năm, chứng từ kế toán là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của các cá nhân, đơn vị

2 Trình tự xử lý luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây ra sự biến động của tài sản ở thời gian và địa điểm khác nhau, nó là vật mang thông tin, do

đó để phục vụ công tác kế toán và cung cấp thông tin phục vụ quản lý các chứng

từ sau khi lập đều phải tập trung về bộ phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Cuối cùng thì sẽ được lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từngloại chứng từ, nó sẽ được huỷ

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

1- Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ được chuyển đến bộ phận kế

toán đều phải được kiểm tra, đây là khâu khởi đầu để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, nội dung kiểm tra chứng từ gồm:

-Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu các yếu tố ghi chép trên chứng từ

-Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ -Kiểm tra việc tính toán trên chứng từ

2- Hoàn chỉnh chứng từ: là bước tiếp theo sau khi kiểm tra chứng từ bao

gồm việc ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán

3- Chuyển giao và sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán: Các chứng từ kế toán

sau khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ Các bộ phận căn cứ chứng từ nhận được tập hợp lảm cơ sở ghi sổ kế toán Qúa trình chuyển giao, sử dụng chứng từ phải tuân thủ đường đi và thời gian theo quy định

4- Đưa chứng từ vào bảo quản lưu trữ: Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý

của mọi số liệu, thông tin kế toán, là tài liệu lịch sử về hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy sau khi sử dụng làm cơ sở ghi sổ kế toán, các chứng từ phải được

tổ chức bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước Đối với chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bao quản với đủ điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài Đồng thời chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán

 Lưu ý:

Trong quá trình lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của

doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy

đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số

Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng

từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theocùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ

Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung

quy định cho chứng từ kế toán

Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên

chứng từ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải kýbằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký trên chứng

từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách

kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kếtoán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng

ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấugiáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặtchẽ, an toàn tài sản

Trong bước kiểm tra chứng từ, cần lưu ý những điểm sau:

Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài

chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế

toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

(1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính

sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịpthời theo pháp luật hiện hành Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện

có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ

Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm sau:

Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và

chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng

từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ

Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới được

sử dụng để làm căn cứ ghi sổ

Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:

Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn

trong quá trình sử dụng và lưu trữ

Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính Trường hợp tài liệu kế toán

bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận

Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể

từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán

Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ

chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ

kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi

sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng

Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu

hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ

quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và

ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản,

ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ

kế toán cần lưu ý:

Một là, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế

toán quy định trong chế độ kế toán này Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư

hỏng, mục nát Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ

Tài chính uỷ quyền in và phát hành Đơn vị được uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý

ấn chỉ của Bộ Tài chính

Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có

thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán

3 Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ về bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn.

3.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại Điện Tử Hoàng Sơn.

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty TNHH Thương mại điện tử Hoàng Sơn có tên giao dịch là HoangSon Electron Trading Company Limited, địa chỉ số 696 Trương Định - Giáp Bát

- Hoàng Mai - Hà Nội, được thành lập vào năm 1994 theo Luật doanh nghiệpViệt Nam Công ty ra đời là thành quả vô cùng to lớn của các thành viên Công

ty TNHH Thương mại Điện Tử Hoàng Sơn là loại công ty TNHH nhiều thànhviên, do năm thành viên góp vốn, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính,

có tư cách pháp nhân, có tài khoản độc lập và có con dấu riêng

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: buôn bán máy tính, điện tử,điện lạnh, đồ gia dụng: dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa lắp đặt hàng điện

tử, máy tính, điện lạnh, đồ gia dụng…

Ngay từ khi mới thành lập, công ty TNHH Thương mại Điện tử HoàngSơn đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu đưa việc kinhdoanh và ổn định, đồng thời không ngừng vươn lên và tự hoàn thiện về mọi mặt,sản phẩm do công ty kinh doanh luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về

số lượng, chất lượng và thời gian với giá cả hợp lý

Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn cụ thể là: Số công nhânviên có 100 người, công nhân nữ chiếm 50% với mặt bằng rộng 1000m2 trong đó800m2 là phòng trưng bày hàng, kho tàng và 200m2 là nhà làm việc của khu vựcgián tiếp và phục vụ việc kinh doanh

Tổng vốn kinh doanh ban đầu của công ty được các thành viên góp vốn là1.600 triệu đồng

Cụ thể: Vốn cố định 130 triệu đồng

Vốn lưu động 1.470 triệu đồng

Bên cạnh đó, nhân sự của công ty chưa được hoàn chỉnh, trình độ am hiểukinh doanh còn ít nên còn khó khăn trong việc tiếp cận với các chiến lược kinhdoanh và thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt, đó cũng là khó khăn chung củacác doanh nghiệp tư nhân trong nước, nhưng với sự nỗ lực vươn lên của mình,công ty đã từng bước khắc phục khó khăn ban đầu Công ty vừa thực hiện công

tác huấn luyện kiến thức Maketing, tìm kiếm việc làm, vừa đào tạo đội ngũ nhânviên chuyên nghiệp.

3.1.2 Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.

 Tổ chức nhân sự và bộ máy quản lý.

Về đặc điểm bộ máy quản lý, công ty TNHH Thương mại Điện tử HoàngSơn có quy mô quản lý gọn nhẹ, bộ máy gián tiếp được sắp xếp phù hợp vớikhả năng và có thể kiêm nhiệm nhiều việc

Công ty thực hiện tổ chức quản lý theo chế độ 1 thủ trưởng

+ Đứng đầu là giám đốc công ty, người có quyền lãnh đạo cao nhất, chịutrách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh; giúp việc cho giám đốc trong việcquản lý có 1 phí giám đốc (Phó giám đốc phụ trách kinh doanh)

+ Ban quản lý kinh doanh của công ty bao gồm 4 phòng chính với chứcnăng và nhiệm vụ khác nhau

 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH Thương

mại Điện tử Hoàng Sơn.

+ Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, chịu tráchnhiệm trước mọi hoạt động kinh doanh trong công ty Giám đốc ngoài uỷ quyềncho phó giám đốc còn trực tiếp chỉ huy bộ máy của công ty thông qua cáctrưởng phòng ban

+ Phó giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách phòngkinh doanh và có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý nguồn hàng vào và ra củacông ty

+ Phòng tổ chức hành chính: tham mưu giúp việc cho giám đốc về tìnhhình tiền lương, sắp xếp công việc, chế độ khen thưởng… Tổ chức đào tạo bồidưỡng nghiệp vụ cho người lao động một cách hợp lí Đảm bảo cho mọi ngườitrong công ty chấp hành nghiêm chỉnhq uy chế và hợp đồng lao động