Giải pháp để quản trị tri thức có hiệu quả đối với Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh

Giải pháp để quản trị tri thức có hiệu quả đối với Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

0O0 ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT BÀI THẢO LUẬN

MÔN: QUẢN TRỊ TRI THỨC

Đề Tài: Giải pháp để quản trị tri thức có hiệu quả đối với

Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh.

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Khánh Quỳnh

Nhóm 7 : 1 Nguyễn Văn Tuấn

Mục Lục

Trang

Lời mở đầu 04

I Cơ sở lí thuyết 07

1 Khái niệm về tri thức và quản trị tri thức 07

2 Đặc điểm của quản trị tri thức 07

3 Vai trò của quản trị tri thức đối với doanh nghiệp 07

II Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh 08

1 Quá trình hình thành và phát triển 08

2 Tầm nhìn của công ty Trần Anh 09

3 Giá trị cốt lõi của công ty Trần Anh 09

4 Triết lý kinh doanh của công ty Trần Anh 10

III Thực trạng và giải pháp quản trị tri thức của Công ty 10

1 Thực trạng việc quản trị tri thức của công ty Trần Anh 10

2 Giải pháp cho Công ty Trần Anh với thực trạng hiện nay 19

3 Định hướng 20

Kết luận 23

Lời mở đầu

Như chúng ta đã biết thế giới đang trở lên “phẳng” hơn bao giờ hết Nhữnggiới hạn về không gian, thông tin đang được sự phát triển như vũ bão của khoahọc công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin với kỷ nguyên Web 2.0 xoá nhòa.Sức mạnh và khả năng cạnh tranh của các quốc gia và các tổ chức không cònnằm ở tài nguyên thiên nhiên, khả năng tài chính hay sức mạnh công nghệ màphụ thuộc vào yếu tố con người mà trong đó nguồn chất xám của họ có vai tròquyết định Tuy nhiên, một quốc gia, một tổ chức phát triển và có trường tồnđược hay không lại không phải quyết định bởi có nhiều cá nhân xuất sắc haykhông mà được quyết định bởi khả năng sáng tạo, chia sẻ và ứng dụng liên tụccác tri thức mới vào việc nâng cao giá trị cho xã hội Giá trị của sản phẩm ngàynay cũng không còn phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu mà được quyết định 80 –90% bởi hàm lượng chất xám, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm

Một quốc gia phát triển phải là đất nước có nhiều các DN lớn, đẳng cấp quốc

tế Một DN muốn đứng vào hàng ngũ trường tồn không còn con đường nàokhác là phải xây dựng cho mình một mô hình quản trị tri thức phù hợp Ngườilao động, các nhà khoa học Việt Nam lâu nay nổi tiếng về khả năng cần cù,sáng tạo và ham học hỏi đó là thế mạnh, thuận lợi và yếu tố không thế thiếuđược khi xây dựng quản trị tri thức cho quốc gia và các DN

Ngày nay, các công ty làm việc theo định hướng dự án Mỗi thành viên đượcnhặt ra từ các bộ phận chức năng khác nhau để tạo ra một đội duy nhất các độisau khi hoàn thành xong dự án thường chuyển lên một dự án khác cao hơn hoặcphân tán sang dự án khác Các tri thức, kinh nghiệm, kỹ năng thu được trongsuốt quá trình phát triển sản phẩm, dịch vụ lại không được chuyển đến các đội

dự án phụ trách việc phát triển các phiên bản sau trong quá trình tiến hóa dịch

vụ sản phẩm đó

Ngoài các cơ cấu tổ chức làm việc theo đội và dự án, các kỹ năng được pháttriển trong quá trình hợp tác thường sẽ bị mất đi khi đội đó tan rã và các tri thức,quy trình mà đội thu được sẽ không có điều kiện để sử dụng lại trong tương lai

Vì vậy, một hệ thống quản tri tri thức trong trường hợp này sẽ giúp công ty bạnnắm được các tri thức dự án, cho phép bạn sử dụng lại nó trong tương lai

Mục đích cuối cùng của quản trị tri thức không phải tạo ra hệ thống côngnghệ thông tin hiện đại Công nghệ thông tin chỉ là một công cụ quan trọng củaquản trị tri thức Kết quả cuối cùng mà quản trị tri thức tạo ra là hình thành nênmột tổ chức không ngừng học tập, trong đó có những cá nhân hợp tác chặt chẽvới nhau, không ngừng học hỏi và chia sẻ tri thức nhằm tạo ra một tổ chức

trường tồn hay nói cách khác là nâng cao chỉ số thông minh của tổ chức (SI)trong điều kiện môi trường kinh doanh biến động liên tục như ngày nay.

Hiện nay ở Việt Nam cũng đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng mô hìnhquản trị tri thức thành công Trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế và xuấtphát từ nhu cầu đổi mới phương thức quản trị trong các doanh nghiệp nhóm 07

chúng tôi mạnh dạn đưa ra giải pháp để quản trị tri thức đạt được hiệu quả

đối với Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh.

b Quản trị tri thức

Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, lưu trữ, chia sẻ và áp dụng nguồn tài sảntri thức trong tổ chức và biến những tri thức đó thành giá trị kinh tế hay vậtchất

- Quản trị tri thức quan tâm đến 2 loại tri thức đó là: tri thức ẩn và tri thức hiện

- Quản trị tri thức cần tiếp cận một cách có hệ thống và mang tính chiến lượcgắn kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh, gắn kết lý luận với thực tiễn

- Quản trị tri thức lấy tâm điểm là các vấn đề liên quan đến con người và họctập

2 Đặc điểm của quản trị tri thức

- Quản trị tri thức phải gắn liền với quản trị chiến lược: QTTT cần tiếp

cận một cách có hệ thống và mang tính chiến lược gắn kết chặt với mục

tiêu, chiến lược kinh doanh

- QTTT và công nghệ thông tin: QTTT không phải là CNTT, những tiến bộcủa CNTT chỉ hỗ trợ QTTT tốt hơn Là công cụ lưu trữ, chuyên chở và chia

sẻ tri thức

- QTTT và văn hóa sáng tạo: Con người là chủ thể sáng tạo và sử dụng

tri thức Cần phải tạo ra môi trường có văn hóa sáng tạo được chia sẻ, ý

tưởng sáng tạo được cổ vũ và ứng dụng

- QTTT và quản trị ngồn nhân lực: Những vấn đề về con người và học tập

là tâm điểm của QTTT

Mục tiêu của quản tri tri thức:

Thứ nhất: Biến những tri thức tiềm ẩn của mỗi cá nhân thành tri thức của

toàn tổ chức

Thứ hai: Đưa tiềm năng và trí tuệ của tổ chức đến với mỗi cá nhân, những

người hàng ngày phải đưa ra quyết định trong công việc của mình và đóng

vai trò quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức

3 Vai trò của QTTT đối với doanh nghiệp

- Quản trị tri thức là phương thức tối ưu để ngăn chặn “nạn chảy máu chấtxám” trong doanh nghiệp Với mỗi tổ chức, nhân tài là nguồn tài sản vô giánhưng cũng đồng thời là một nguồn tài sản đầy biến động Mỗi khi một nhânviên giỏi ra đi không những gây ra sự xáo trộn mà nguy hiểm hơn tạo ra những

khoảng trống không dễ lấp đầy, tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của

tổ chức Họ ra đi mang theo những kinh nghiệm, những bí quyết kinh doanh,những mối quan hệ và rồi trở thành đối thủ cạnh tranh, hoặc bị các công ty cùnglĩnh vực lôi kéo

Nhưng khi áp dụng quản trị tri thức, những tài sản bấy lâu nay nằm trongđầu nhân tài dưới dạng tiềm ẩn sẽ được chuyển sang tri thức hiện hữu quaphương thức chia sẻ và được cấu trúc lại để mọi người có thể học tập Kết quảcủa quá trình này là tạo ra một “kho tri thức hiện hữu” dùng chung cho tất cảthành viên, những cá nhân có khả năng thay thế cho nhau Không còn đặc quyền

về tri thức, không ngừng được làm giàu cho tri thức cá nhân là phương thức tối

ưu cho mỗi doanh nghiệp giữ chân được nhân tài

- Quản trị tri thức là phương thức tạo nên một tổ chức với những cá nhânnăng động, một cấu trúc hệ thống học hỏi không ngừng với khả năng thích ứngcao Vượt qua những giới hạn của phương thức quản trị truyền thống, quản trịtri thức giúp cho mỗi cá nhân trong tổ chức không ngừng học hỏi, biến nhữngnhân viên lười nhác thành những con người sáng tạo tri thức liên tục Dựa trênnền tảng tiêu chí chia sẻ và đánh giá tri thức đóng góp, quản trị tri thức tạo rađộng lực tạo lập văn hoá chia sẻ giữa các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy yếu

tố tự học và tổ chức học tập suốt đời của doanh nghiệp Trong môi trường vănhóa tri thức đó, khả năng của nhân viên được gia tăng hàng ngày, chất lượng trithức của tổ chức không ngừng được hoàn thiện, chỉ số thông minh công ty SIcũng không ngừng được tăng cường Hệ quả của quá trình này là một tập thểcủa những nhân viên năng động, làm việc qua chia sẻ tri thức, một tổ chức cókhả năng thích ứng cao trong điều kiện hội nhập (VD: Phương thức Toyota)

- Quản trị tri thức góp phần nâng cao khả năng ra quyết định của tổ chức.Trong thời đại ngày nay, thông tin không còn là tài sản độc quyền mà khả năng

sử dụng và biến thông tin thành tri thức, thành sản phẩm mới là yếu tố tạo nên

sự thành công của doanh nghiệp Cơ hội trong kinh doanh chỉ là một khoảngkhắc Tổ chức nào ra quyết định nhanh nhất và chính xác nhất sẽ là người chiếnthắng Tuy nhiên trong quá trình ra quyết định, đa phần các tổ chức gặp phảivấn đề thiếu thông tin, thiếu cơ sở và thiếu tri thức để ra quyết định Nhưng vớiquản trị tri thức tất cả những trở ngại đó sẽ được tháo gỡ Quyết định là quyếtđịnh của tập thể, dựa trên nền tảng tri thức và kinh nghiệm của cả một tổ chức.Không ai mạnh bằng tất cả tập thể hợp lại là nguyên lý đã được chứng minh từlâu Coca – Cola là một ví dụ điển hình cho sự thành công trên phương diệnnày Nhờ quản trị tri thức, họ đã tạo dựng nên một thương hiệu trường tồn vàphổ biến khắp hành tinh

- Quản trị tri thức là con đường tốt nhất để biến khách hàng thành nhữngngười bạn trung thành của doanh nghiệp Doanh nghiệp tồn tại là nhờ có kháchhàng và với mục đích là phục vụ khách hàng Nhưng làm thế nào để đáp ứng tốtnhất nhu cầu của khách hàng? Là câu hỏi không dễ với mọi doanh nghiệp.Khách hàng chỉ thực sự trung thành khi biết mình là một phần quan trọng củadoanh nghiệp, là ông chủ thực sự của doanh nghiệp

- Trong quản trị tri thức, thông qua mô hình CRM, các mối quan hệkhách hàng của tổ chức được chia sẻ với tất cả các thành viên Các ý kiến đónggóp của khách hàng về sản phẩm, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp đềuđược lưu giữ và tôn trọng Dựa trên nguồn vốn tri thức từ khách hàng đó, doanhnghiệp có cơ sở không ngừng hoàn thiện chất lượng phục vụ khách hàng củamình Nhờ quản trị tri thức, mối quan hệ khách hàng của mỗi cá nhân trở thànhtài sản chung của doanh nghiệp, ý kiến của khách hàng cũng trở thành tài sản trithức của tổ chức Tiêu biểu cho sự thành công này là hiện tượng phát triển thần

kỳ của Tập đoàn Dược phẩm Nabisxu với nguồn tài sản 8,4 tỷ USD chỉ sau 5năm thành lập

- Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành xu hướng tất yếu của lịch sử Cóđến 80 –95% giá trị của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp không còn nằm ở tàisản hữu hình mà ẩn chứa trong nhân tố con người, vốn tri thức và những ýtưởng kinh doanh Ở Việt Nam khái niệm vốn tri thức, quản trị tri thức tuy cònmới mẻ và chưa được nhận thức đầy đủ nhưng không phải vì thế chúng ta bỏqua Thay đổi hay là chết, hội nhập cùng thế giới, áp dụng quản trị tri thức đểtrường tồn hay trở thành kẻ bật bãi là sự lựa chọn của mỗi doanh nghiệp ViệtNam

II Giới thiệu chung về Công ty Thế giới số Trần Anh.

1 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyếtđịnh số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày11/03/2002 Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang

mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần

Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàngdiện tích lớn hơn 60m2 Sau gần 10 năm hoạt động, hiện nay Trần Anh tiênphong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinhdoanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ",chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luônduy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững vàđáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực Hiện nay Trần Anh

là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thôngtin Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam kết, dịchvụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được

Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máytính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động,ngày 24/12/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết

bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy –Máy tính Hệ thống siêu thị Điệnmáy – Máy tính Trần Anh có không gian rộng, phong cách bài trí gian hàngkhoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sảnphẩm

Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (hơn50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khảnăng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng Khôngnhững thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệttình và có thái độ niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng Tất cả các cán

bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là:

“Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển củaTrần Anh” Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm vàlàm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụcho chính bản than chúng ta”

2 Tầm nhìn của công ty Trần Anh:

Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – Máy tính qui mô, chuyênnghiệp và lớn nhất Việt Nam

Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi màmọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hộilàm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao

Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộnhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm vànghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất

3 Giá trị cốt lõi của công ty Trần Anh:

- Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp

- Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu

- Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể

- Cam kết nội bộ và với cộng đồng, xã hội

- Làm việc và hành động trung thực

4 Triết lý kinh doanh của công ty Trần Anh:

Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cảnhững yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bềnvững

Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất

cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy –máy tính, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sựHài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì màtoàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu!

II Thực trạng quản trị tri thức và giải pháp của Trần Anh

1 Thực trạng việc quản trị tri thức của Công ty Trần Anh.

1.1 Công ty Trần Anh đã thực hiện chiến lược Đại dương Xanh - lý thuyết

kinh doanh của hai nhà kinh tế học người Mỹ Philip Kotler và Michael Porter

Đầu tiên, Công ty chú ý cho đào tạo nguồn nhân lực đặc biệt là đào tạo bên

trong: Họ chia sẻ các vấn đề về tầm nhìn và định hướng với với các trưởng bộphận để mọi người nắm bắt tình hình Nhiều khi đơn giản là nói về thị trườngmáy tính trong vòng 2 năm nữa sẽ như thế nào Về quản trị họ tiến hành đảongười Đơn cử như đảo trưởng cửa hàng ở hai địa điểm Vẫn những nhân viênnhư vậy chỉ thay lãnh đạo Nếu lãnh đạo phụ trách tốt thì đồng nghĩa với việc họtốt thật nhưng nếu nó đang rất tốt mà người lãnh đạo mới sang làm cho nó xấu

đi thì đó là vấn đề của người đó cần phải khắc phục Rõ ràng là cùng một sựkiện thì mỗi người sẽ có một cách giải quyết nhưng trong quá trình đảo ngườinày sẽ nắm được những cái mang tính chất tinh túy và kinh nghiệm của ngườikia Công ty luôn cố gắng tận dụng người trong nội bộ công ty vì như vậy sẽ cólợi thế hơn khi mua đầu vào Quan điểm của các nhà lãnh đạo là cần đào tạo vànâng người ta lên chứ đừng bao giờ đòi hỏi họ phải tốt lên ngay Tất nhiên là cónhững cái thuộc về tư duy rất khó đào tạo nhưng công ty cần bố trí sao cho đúngngười đúng việc, tạo môi trường làm việc sáng tạo thu hút người tài để họ bộc

lộ hết khả năng của bản thân

Thứ hai, là phải thực hiện cơ chế giao quyền ban đầu không phải ai cũng làm

được có người làm liên tục 2- 3 lần đều sai các nhà lãnh đạo cần động viên,khuyến khích họ làm tốt hơn Còn nếu sau nhiều lần vấp ngã vẫn không thay đổithì đồng ý để họ vào vị trí khác.Ngoài chuyện trao quyền cho nhân viên nhữnglãnh đạo chủ chốt của công ty phải hướng dẫn họ không phải theo tinh thần giữaxếp với nhân viên mà như giữa những người anh em với nhau Chiến lược củanhà lãnh đạo là giữ chân người tài có thể bằng đào tạo, đãi ngộ trao quyềnnhưng khi quy mô công ty lớn và ổn định thì mới có khả năng thực hiện điều đó

còn khi quy mô nhỏ phải làm cho nhân viên hiểu rằng đây là giai đoạn mọingười cùng nhau góp sức để công ty đi lên, đồng nghĩa với việc họ sẽ không bịthiệt thòi, không như nhiều doanh nghiệp trong lúc khó khan tận dụng nhân viênhết sức mà đến khi thành công thì không thực hiện đãi ngộ với họ làm mất lòngtin ở nhân viên Song vấn đề thu nhập đến một lúc nào đó sẽ không còn quantrọng nữa mà thay vào đó là nhu cầu được khẳng định mình, công ty cần tạo cho

họ một cái đích xa hơn để họ hướng tới Điều đó đã được thể hiện hiệu quả quaviệc nhiều năm liền công ty chưa có nhân lực chủ chốt phải ra đi

1.2 Ngoài ra, công ty còn sử dụng “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp”- Enterprise resource planning (ERP) giúp Quản lý Nhân sự hiệu quảhơn, tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

Đây là hệ thống ERP mà Trần Anh đã sử dụng:

Thông tin dùng chung:

Cho phép thiết lập toàn bộ thông tin dùng chung của doanh nghiệp như: tổchức doanh nghiệp (các phòng ban, phân xưởng), logo và thông tin sử dụngtrong chương trình, báo cáo, chứng từ, quy trình sản xuất kinh doanh, phânquyền và vai trò sử dụng (cho từng bộ phận, từng nhân viên)

1.2.1 Quản lý dữ liệu gốc

Cho phép quản lý các danh mục dữ liệu gốc phục vụ cho toàn bộ các giao dịchtrong hệ thống như: