Khóa học lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

MỤC TIÊU v Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch; vé Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình; vé Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quỏ; vé Sắp xếp công

LAP KE HOACH VA

TRIEN KHAI CONG VIEC HIEU QUA

TRO CHƠI

ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

MỤC TIÊU

v Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;

vé Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;

vé Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quỏ;

vé Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

NOI DUNG

@ T6éng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc

@) Phương pháp lập kế hoạch công việc

Œ@) Cách thức tổ chức công việc hiệu quả

@ Quan lý và giám sát triển khai kế hoạch.

Chia nhóm - Giới thiệu — Chấm điểm

ì

8

* Đặt tên Nhóm s Tên & Logo của Nhóm

* Thiết kế Logo của Nhóm * Ý nghĩa tên Nhóm

* Bầu Trưởng nhóm s Mong đợi của nhóm.

Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch

Và Tổ Chức Công Việc

Lập kế hoạch là gì?

Vi sao lai can phai lap ké hoach?

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở

Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu

đã được xác định” là gì?

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần

+ Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tỉnh thần (thiết kế)

CY):

s Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây)

Đâu là sự khác nhau giữa Lãnh đạo và Quản lý?

“Lãnh đạo liên quan đến quá trình tư duy “Quản lý liên quan đến việc xử lý công bậc cao và ý thức về sự vận động ” việc, duy trì trật tự và kiểm soát tổ chức.”

- KOUZES VA POSNER

“Nhà lãnh đạo quan tâm tới những gì có “Nhà quản lý quan tâm làm thế nào dé

ý nghĩa đối với con người thực hiện được công việc.”

“Lanh dao trung vào việc hình thành “Quản lý là bản thiết kế công việc, là điều

một tằm nhìn chung.” hành và kiểm soát ”

Ban chat Thay đối Ốn định

Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý công việc

Có Người đi theo Cấp dưới/Nhân viên

Tìm kiếm Tầm nhìn Mục tiêu

Mức độ cụ thế Định hướng Lên kế hoạch cụ thế

Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuẩn tắc

Tác động đến Trái tim Trí óc

Năng lượng Đam mê Điều khiến

Mức độ năng động Chủ đồng đi trước Bị động, phòng vệ

Thuyết phục "Bán" ý tưởng Báo” người khác làm theo

Phong cách Chuyến đối tâm lý con người Áp đặt tâm lý con người

Trao đổi Niềm hăng say làm việc Tiền — Công việc

Rúi ro Chấp nhận - tìm kiếm rủi ro Tối thiểu hóa rủi ro

Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc

Xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột

Định hướng Đường mới Đường đã có

Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác

Được Thấy

Xà V Làm

7 Việc quan trọng nhất cần làm

s Cải thiện việc giao tiếp với mọi người

s Làm công việc chuẩn bị tốt hơn

s Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

s Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

» Tìm kiếm các cơ hội mới

* Rèn luyện bản than

* Trao quyền cho người khác

Vị trí của việc lập kế hoạch

đối với nhà quản lý

Trò chơi đuổi hình bắt gà

P © B

A «

Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc

Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

Đánh giá thực trạng các nguồn lực

Dự đoán, dự báo

Xac dinh muc tiéu

Phan loai muc tiéu

Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Ðo đếm được

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung

Time-bound: Có thời hạn

Xây dựng các phương án

Đánh giá các phương án

Lựa chọn các phương án

Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

Hoạt động: Sợi dây kết nối

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

5W1H

5WH2C5M

» Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why)

» Xác định nội dung công việc 1W (What)

» Xác định 3W còn lại (Where,When,Who)

» Xác định cách thức thực hiện 1H (How)

» Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control)

» Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check)

°Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,

Material, Machine, Method).

Ni lối lếy 109 M4: Ván ol | os Ele ees redid ov had icc ins iver | eek Ride em cil Jee | Bleed ipsa entitle Mea

Tam nhin

Sứ mệnh

Các chiến lược

Muc tiéu

Ké hoach

Thực hành lập kế hoạch cho một công việc cụ thể tại VIETTEL

Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Việc tổ chức và

phân công công việc ở VIETTEL?

Xác định chức năng nhiệm vụ

» Xác định chức năng é

s Định biên công việc

» Xác định mô tả công việc

s Phân công công việc

Quản lý thông tin và Công việc

Xem xét danh gia va diéu chinh

Chương trình hóa tổng thể

e

a9 22a

Kết nối tam nhìn với sứ mệnh của bạn

Nhận diện các vai trò

Lựa chọn mục tiêu phần tư thứ hai cho từng vai trò

Tao quy chuan cho quyét dinh hang tuan

|

fr |

Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

Đánh giá

DI TIM KHO BAU

Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

Nhat ky thoi gian

_==—

Thế hệ quản trị thứ nhất

* Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghỉ

chép đơn giản và bản liệt kê công việc

* Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm

a,

ể 1 ‘a

Yen

Thế hệ quản trị thứ hai

° Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm

xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động

* Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn

* Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

Thế hệ quản trị thứ ba

s Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát

° Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn

* Dac trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch va

tổ chức công việc với các biểu mẫu chỉ tiết cho kế hoạch

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

s Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm

quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc

Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chỉ phối

°Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức

_—_

Z7

Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

* Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng

* Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,

khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I

80/20

Ma tran thoi gian

Quan trong

Không

quan trọng

Khan cap — Quan trọng

Khan cap — Không quan trọng

s* Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài

s* Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát

s* Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ

quan trọng

Không khẩn cấp - Không quan trọng

s* Tách rời tông việc

s* Phụ thuộc vào người Mhác hoặc phụ thuộc về

tổ chức về những điều cơ bản

quan trọng

Phân công công việc

Giám sát công việc

HOAT DONG

TRANH CHAP TO ONG QUÝ

Good Luck!

Chúc các Anh/Chị thành công!