Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng UBND xã lai uyên, huyện bến cát, tỉnh bình dương

LOI NOI DAU Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có

LOI NOI DAU

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh

vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn

liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tô chức

sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rât quan trọng

Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suối

Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đây

nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước

cũng là một van dé cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho

hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực

của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của

các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý

nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung

trải pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn ban không có tính khả thị, và những

văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND xã Lai Uyên tôi đã có dịp tìm hiệu về công tác soạn thảo và quản lý văn bản ở UBND xã Tuy nhiên, do giới

hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên” Đây cũng là một vẫn đề đang được quan tâm tại UBND xã và có

một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã Do đó tôi cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với

tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường dé ra trong

quá trình thực tập ở UBND xã Lai Uyên

Phần thứ nhất TÓM TÁC QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

* Về thời gian thực tập

* Thời gian thực tập: từ 23/5/2011 đến ngày 23/7/201 I

* Quá trình thực tập cụ thé:

- Từ ngày 23⁄5 đến ngày 31/5:

+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo UBND xã Lai Uyên;

+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vẫn đề “Soạn thảo va quan ly van

ban tai Van phong”

- Từ ngày 01/6 đến ngày 11/6:

+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập

- Từ ngày 13/6 đến ngày 18/6:

+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối

quan hệ làm việc của UBND xã Lai Uyên, của Văn phòng UBND xã Lai Uyên

- Từ ngày 20/6 đến ngày 25/6:

+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;

+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn đến, chuyển cho các bộ phận, cán

bộ chuyên môn; công văn đi chuyên đên các cơ quan

- Từ ngày 27/6 dễn ngày 30/6:

+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập

- Từ ngày 01⁄7 đến ngày 09/7:

+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình

quản lý văn bản tại bộ phận Văn thư

- Từ ngày 11/7 đến ngày 16/7:

+ Viết bản thảo báo cáo thực tập

+ Chỉnh sửa, bố sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;

- Từ ngày 18/7 dến ngày 23/7:

+ Trinh báo cáo thực tập lên lãnh đạo UBND xã nhận xét;

+ Hoàn thành báo cáo thực tập

Phân thứ hai KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN

L/ KHÁI QUÁT VỀ KINH TẾ - XÃ HỘI - AN NINH QUỐC PHÒNG

XÃ LAI UYÊN

1 Đặc điểm tình hình:

- Xã Lai Uyên cách trung tâm hành chính huyện Bến Cát 07 km về phía

Bắc, có nhiều xã giáp ranh như sau :

+ Đông Nam giáp xã Tân Hưng

+ Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo

+ Tây giáp xã Cây Trường

+ Tây Nam giáp xã Long Nguyên

+ Nam giáp xã Lai Hưng

và nhiêu giao lộ lớn thông thương với các huyện, tỉnh khác Xã Lai Uyên hiện

nay là nơi có sức thu hút nhân dân và lao động ở các tỉnh thành trong cả nước

đến làm ăn và lập nghiệp lâu dài

1.000 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách xã đầu tư hơn 30 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2010 đạt là 18,5

%, cơ cầu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh trong cơ cẫu kinh tế địa phương Thu nhập bình quân đầu người đạt 18 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 39 hộ,

chiếm 1,39% Hiện có trên 98% số hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt,

100% số hộ được sử dụng điện lưới Quốc gia Vệ sinh môi trường được chú

trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ tầng Hệ thống thông tin liên lạc được

mở rộng đầu tư nâng cấp

- Về công nghiệp được UBND tỉnh quy hoạch khu công nghiệp và đô thị

Bàu Bàng với diện tích trên 2.166 ha và hiện trong giai đoạn thực hiện công tác xây dựng cơ bản và đã có 13 doanh nghiệp về đầu tư sản xuất với tổng số vốn

trên 1.200 tỷ đồng

3 Về văn hoá xã hội:

- Về văn hóa xã hội có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn

nghệ, có di tích lịch sử, công viên cho nhân dân đến tham quan và vui chơi giải

trí

- Xã có 01 trường trung học phổ thông (cấp 2 và cấp 3), 02 trường tiểu học gồm 04 phân hiệu, 01 trường mầm non công lập, ngoài ra còn có 02 nhóm trẻ thành lập theo loại hình tư thục;

- Trạm y tế dược đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia

- Về Tôn giáo hiện có 04 tôn giáo là Thiên Chua giao, Phat giao, Tin

Lành và Cao đài Thiên Chúa giáo hiện có 421 hộ với 1.785 Nhân khẩu, Phật giáo có 308 hộ với 523 Nhân khẩu, Tin lành có 13 hộ với 24 nhân khẩu, Cao đài

có 33 hộ với 132 nhân khẩu

- Chính sách xã hội được thực hiện tốt, trong 2 năm qua đã thực hiện xây dựng và trao tặng 06 căn nhà tình nghĩa, 24 căn nhà đại đoàn kết; công tác chăm

lo cho các gia đình chính sách được đặt biệt quan tâm và thực hiện tốt

4 Về an ninh quốc phòng:

Lực lượng công an từ xã đến ấp có trình độ tương đối và được bố trí phù hợp, xã đội được bố trí đủ số lượng, các ấp đều có các tổ ANTT, ANTQ và lực lượng DQTV hoạt động tích cực nên tình hình an ninh chính trị và trật tự xã hội luôn ôn định

I/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỎ CHỨC BỘ MAY CUA UY BAN NHAN DAN XA LAI UYEN

1 Vi tri phap ly:

Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên do Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra,

là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ở

địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước câp trên

2 Chức năng, nhiệm vụ:

- Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng

nhân dân xã nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế -

xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Lai Uyên

- Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở

địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

3 Tổ chức bộ máy:

- Cơ cầu tổ chức của UBND xã Lai Uyên gồm 1 Chiu tịch, 2 Phó Chủ tịch

và 02 ủy viên (Trưởng công an và Xã đội trưởng)

- Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch)

- Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Lai Uyên

- Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng — thống

kê, cán bộ Địa chính — Xây dựng — Nông thôn và môi trường, cán bộ Tư pháp —

Hộ tịch, cán bộ Tài chính — Kế toán, cán bộ Văn hoá thông tin — Thể dục thé thao, cán bộ Thương bình Xã hội

- Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thị đua khen thưởng, Gia đình và Trẻ em, Giảm nghèo và việc làm, Văn thư - lưu trữ — thủ quỹ, Tiếp dân - Giải quyết khiếu nại tố cáo — Tôn giáo, Truyên thanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lai Uyên

thông tin — „:; || Giảm| | Gia Tư | | phòng, Văn | | dan, dung, TA Kế

: Dai ` ` A , k giải Nông `

Thẻ dụd Ì truyà nghèd | đình Công| | pháp| | Thông x ~ hộ toan 4

x yên| | — ^ Ce ~ Hal lkê Văn quyết Xã thôn, vẻ

thể || thanh |[ 4 |và trẻ an TP c1 [khiếu |, ^- Môi || tà

thao, làm | | em tịch | |thư lưu nai ta đội trường, chính

4 4 4 A A 4 4 A A 4 A

Chú thích sơ đồ :

«+ Quan hệ chỉ đạo, điểu hành và thông tin bảo cáo

-~ -4 > Quan hé pho ¡ hợp công tác

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỎ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DẪN XÃ LAI UYÊN

1 Chức năng:

- Văn phòng UBND xã Lai Uyên là bộ phận chuyên môn của UBND xã, là

bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về

điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của UBND xã

- Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu, tổng hợp và phối hợp phục

vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Thường trực UBND xã; bố trí

cán bộ, công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.UBND và UBND

xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã

hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng

2 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND

xã đảm bảo chủ trương, đường lỗi của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước

- Xây dựng các chương trình làm việc của UBND và Thường trực UBND

xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các ngành, cán bộ chuyên môn thuộc UBND

xã thực hiện chương trình công tác đó

- Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án

Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh —- Quốc phòng và các dự án

khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn

thảo các dé án đó

- Tham tra các đề án chuyên môn thuộc UBND, trình UBND xã quyết

định hoặc để UBND xã trình cấp có thâm quyển quyết định Trong trường hợp

đề án chưa đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo

quy định của pháp luật, quy chế của UBND xã quy định, Văn phòng đề nghị các

ngành, căn bộ chuyên môn bô sung, hoàn chỉnh

- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND

với HĐND, với UBMTTQ và các đoàn thê, các ngành, cán bộ trực thuộc UBND

xã

- Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp TT UBND xã trong việc tổ chức

giải quyết đơn khiếu nại, tổ cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết

của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các

ngành, cán bộ chuyên môn và Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra

các ngành, cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện văn bản đó

- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND xã, các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch

- Giúp UBND xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện phục

vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp các đoàn khách đến thăm, làm việc tại địa

phương theo quy định của Nhà nước

3 Tổ chức:

Văn phòng UBND xã gồm 02 công chức Văn phòng — Thống ké va 01

cán bộ Văn thư — Lưu trữ

Phần thứ ba

CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUÁN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN

DAN XA LAI UYEN

U THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN

1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.1 Khái niệm văn bản:

Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung

những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thê mang một

nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(7? điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển

ngôn ngữ - Hà Nội — 1997) Theo cách hiệu này bia đá, hoành phi, câu đối ở

đèn, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cố; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ ở cơ quan, tô chức

được gọi chung là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến

trong nghiên cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay 0

nước ta

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, (Điểu 1, Điêu lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phú)

được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các t6

chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giẫy tờ dùng dé

quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tÔ chức như Nghị quyết, Quyết

định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án đều được gọi là văn bản

Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tô chức

1.2 Khải niệm văn bản quản lý nhà nước:

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các

cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thâm quyền

ban hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền

lực Nhà nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực

hiện chúng Do đó, có thê hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và

thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà

nước ban hành theo thâm quyên, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm

điều chỉnh các mỗi quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tô chức và công dân

1.3 Khái niệm văn văn bản hành chính:

Theo nghĩa rộng từ hành chính “/»uộc phạm vì chỉ đạo, quản lý việc chấp

hành luật pháp, chính sách của Nhà nước `” Với nghĩa này, văn bản hành chính

là văn bản viết hoặc ¡n, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi

chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước Trong thời

đại hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim

nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phô thông nhất là

in trên giây

2 Phân loại hệ thống văn ban quản lý nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong

hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của

Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thê hóa pháp luật Theo Điều 4

của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa

đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước

gôm các hình thức như sau:

2.1 Văn bản quy phạm pháp luật:

“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyên ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,

được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo

định hướng xã hội chú nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm

1996 và Luật sửa đổi, bỗ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm

pháp luật năm 2002)

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn

bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các co quan có thâm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thâm

quyên ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thấm quyền ban hành

văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị

2.2 Văn bản hành chính

2.2.1- Văn bản hành chính cả biết:

Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do

các cơ quan có thấm quyên quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của

cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thé

Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết

định bố nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về

việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt

2.2.2- Van ban hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải

quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đối, ghi chép

công việc trong các cơ quan, tô chức

Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại

chính:

- Văn bản không có tên loại: công văn;

- Văn bản có tên loại: thông báo, bảo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương

trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm ), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu

trình )

2.2.3- Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thâm quyên ban

hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật

Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng

Những loại văn bản này liên quan đên nhiêu lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tê, văn hóa

3 Các chức năng chú yếu của van ban quần lý nhà nước

Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời

sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức

năng cụ thể khác nhau Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ

yêu sau đây:

3.2 Chức năng phúp lý:

- Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thê hiện ở hai mặt sau: + Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

+ Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành

công việc của cơ quan, tô chức Nhà nước

- Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các

quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý

- Việc năm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng

Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản

quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thê thức, thâm quyên, trình

tự và thủ tục theo luật định

3.3 Chitc nang quan ly:

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp

dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành

Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề

ra các quy định mới đúng pháp luật Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền

dat day đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ôn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác

trong bộ máy nhà nước nói chung

Nói cách khác văn bản là một công cụ không thê thiếu của nhà quản lý

9

A

Trong hoạt động của cơ quan, tô chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để

quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả

Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có

một số chức năng khác: văn hóa — xã hội, lịch sử, dữ liệu như các loại văn ban nói chung

4 Những yêu cầu đối với văn bản quần lý hành chính nhà nước

`

4.1 Yêu câu về nội dung:

Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tổ mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong quá trình soạn thảo

nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định

rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị như thế nào Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản

như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả

mang lại nó

Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và phạm vi hoạt động của chủ thê ban hành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

- Thông tin trong văn bản cần day đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời

và có tính dự báo cao

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận

cầu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Bố cục chặt chế; nhất quán về chủ đề, không lạc dé

Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chế, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản

Tinh đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp

nhân dân có các trình độ học vẫn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ

hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phô

cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn

gan chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đỗi

tượng đề nhân dân tìm hiểu và thực hiện

Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ảnh nguyện vọng của nhân

dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về

quyền và nghĩa vụ của công dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiễn hành

khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để năm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ;

tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản

Tính công quyên: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực

hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực

nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật Văn bản đảm bảo tính công quyên khi: được ban hành

dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thâm

quyền do luật định Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến

những van đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền han cua minh

Tính khả thi ; tinh kha thi la m6t yéu cau déi voi van ban, déng thdi 1a su

kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính

Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả

năng thực thi Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về

trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thê thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã

hội

4.2 Yêu cầu về thể thức văn bản:

Thẻ thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết

lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tại khoản 3 Điều I Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày

08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110

/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định

thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành

phan sau: Quéc hiệu; tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thâm quyền; dấu của cơ quan, tô chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thê tại Thông tư

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản hành chính

4.3 Vêu câu về văn phong hành chính - công vụ:

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực

giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính

— công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn

vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan - phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Có

như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng

để truyền đạt được ý chí của chủ thê đối với đối tượng quản lý

4.4 Vêu câu về sử dụng ngôn ngữ trong văn ban:

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cẫu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng các

ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ

ngữ và sử dụng câu

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách

và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;

viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu

sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

5 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân

dân xã Lai Uyên

5.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã

cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục

soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được

ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn

phòng

Nhiệm vụ của Văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, g1úp việc và hậu cần cho UBND và Thường trực UBND xã, nên các văn bản được soạn thảo

chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt),

báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công

văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,

giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyên Tùy mỗi nhiệm

vụ cụ thê mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá

trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính

Qua báo cáo về tông kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2009

và năm 2010, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 479 Quyết định,

203 Thông báo, 38 Báo cáo, 03 Chỉ thị Công tác soạn thảo đều đúng trình tự,

thê thức theo quy định của pháp luật hiện hành

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm

bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của

Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bố sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ- UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009

của UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ huyện

Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 của UBND xã Lai

Uyên về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của xã Lai Uyên Qua đó Văn phòng đã cụ thê hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gôm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khân của văn bản cân soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân ngày 03/12/2004

Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND xã giao cho cán bộ Văn phòng

chủ trì soạn thảo hoặc phôi hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bố sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình

người duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Người đánh

máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân ban dung thời gian quy định của lãnh đạo UBND xã Trong trường hợp nếu phát hiện có

lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn

bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của

nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thê thức,

kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể

và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản của UBND; + Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) chủ tịch những

văn bản theo uỷ quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được

phân công phụ trách

- Đối với những van đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thâm quyền

của Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc khối nội chính; Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh vực kinh tê và văn hóa xã hội

Bước 7: Phút hành văn bản tại văn thự cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyên cho cán bộ văn thư, cắn bộ văn thư

thực hiện các công viỆc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký

hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

- Dong dau co quan va dau mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký vào số công văn đi

- Làm thủ tục chuyên phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn

bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ

Văn phòng ƯBND xã Lai Uyên soạn thảo các văn bản hành chính trong

thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi

soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn

bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:

Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lÿ

Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu câu, nguyện vọng của nhân dân

(phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời

điểm quy dinh )

Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thâm quyên, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải

được ban hành đúng thê thức và kỹ thuật trình bày

Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học

Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không

làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Diễn đạt ý tứ phải theo một

trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý

trước; câu văn phải rõ ràng, ngăn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không

trùng, thừa ý hoặc lạc đê

Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chủng

Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân

trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ

Thứ tư: nguyên tac dam bảo tỉnh kha thi

Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thê trở

thành hiện thực

Ngoài ra, Văn phòng còn theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn thuộc

UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm

pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh — Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thê thức

trong quy trình soạn thảo các đề án đó Qua đó càng thấy được vai trò của Văn

phòng đối với UBND xã là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thâm quyên, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp

luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của UBND xã được đảm bảo hơn Thê nhưng vân đê đặt ra là cân quan tâm đên nội dung, đên chât lượng của văn

bản được soạn thảo Thời gian từ năm 2009 đến nay Văn phòng đã soạn thảo được 581 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như:

sửa đôi quyết định cũ của UBND đã ban hành, do đó đặt ra một yêu cầu quan

trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đăn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thâm quyên ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy

định Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được

soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND

~

xa

3.2 Tình hình quản lÿ văn bản tại Văn phòng UBND xã Lai Uyên

Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số

55- CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 —

CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá

trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cẩu quản lý của các cơ quan Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu,

văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác

van the la phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả `

Theo khái niệm chung: công tác văn thự là toàn bộ các công việc về xây dung, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyễn đạt đường lỗi,

chủ trương, chính sách của Đảng va Nhà nước; bảo cáo, liên hệ giữa các cơ

quan, tô chức, các ngành, các cấp trong quả trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức

Do đó, ta có thê thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc

nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm

công sức, tiên của, thời gian; góp phân giữ gìn bí mật, giữ gin những tài liệu,