Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành sài gòn tourist

Kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị giới thiệu tour mới của công ty lữ hành sài gòn tourist. Có thể sử dụng cho bài nhóm và bài tốt nghiệp. Bài điểm cao, thông tin đầy đủ. Các bạn chỉ việc tải về và có thể sử dụng. Chúc các bạn thành công

ĐẠI HỌC HUẾ KHOA DU LỊCH

2 Đối tượng tham gia:

- Khách hàng thân thiết, nhân viên công ty (ê kíp làm sự kiện), các phóng viên, báo đài

- Số lượng: 80 người 60 khách hàng

20 nhân viên

3 Thời gian tổ chức:

Từ ngày 26/02/2017 đến 28/02/2017

4 Địa điểm tổ chức: Padanus Resort

- Địa chỉ: Block 5, Mũi Né, Thành phố Phan Thiết, tỉnh Bình Thuận.

sẽ được thưởng thức âm nhạc Champa độc đáo do chính ban nhạc

P

Champa địa phương trình diễn

Du lịch Mice 2016

Là một trong những khu nghỉ mát đẹp và lớn nhất của Phan Thiết, Bình Thuậnvới các dịch vụ tiện nghi, cao cấp đạt chuẩn 4 sao, Pandanus Resort đã trở thànhđiểm đến du lịch và nghỉ dưỡng của hàng triệu lượt khách trong suốt 7 năm qua

Padanus Resort nằm trên bãi biển Mũi Né, Phan Thiết và sở hữu một bãi biểnriêng cùng một khu vườn nhiệt đới rộng 10ha

Không gian thanh bình của bãi biển cát trắng, hàng dừa xanh và những ngọn đồikhiến khu nghỉ mát thành một điểm đến hấp dẫn

Du lịch Mice 2016

Hồ sen được thiết kế tuyệt đẹp, độc đáo nằm ngay trung tâm resort

Du lịch Mice 2016

Tiền sảnh được thiết kế mang đậm phong cách cổ điển phương Tây kết hợp vớinét đẹp truyền thống Việt Nam

Du lịch Mice 2016

Khu nghỉ mát này có một hồ bơi rộng và một bể Jacuzzi (hồ thủy lực) phục vụđược nhiều khách Khách có thể chơi thể thao tại sân quần vợt của khách sạn haytham gia các lớp học lướt ván buồm hoặc thả diều được dạy trên bãi biển

Lối đi quanh resort luôn mát mẻ và rợp bóng mát cây xanh, hoa lá

Pandanus Resort có 134 phòng, phòng căn hộ và bungalow Tất cả được thiết kếvới không gian thoáng mát, có tầm nhìn ra vườn, bể bơi hoặc ra biển Trong đó, cácbungalow có tầm nhìn ra biển Đông hoặc khu vườn nhiệt đới sẽ giúp bạn có thểngắm ánh bình minh trên biển Còn các phòng Family suite sẽ mang lại không giangia đình ấm cúng và rộng rãi với một phòng khách và 2 phòng ngủ

Du lịch Mice 2016

Để thư giãn, trung tâm spa của Pandanus cung cấp một loạt các phương phápchăm sóc trẻ hóa và hồi phục Phòng tắm hơi và phòng hơi nước được đặt bên cạnhspa

Du lịch Mice 2016

Nhà hàng Café Blue Lagoon Restaurant của Pandanus hoạt động 24 giờ phục vụnhiều món ăn phương Tây và Việt Nam Sun Terrace bên hồ bơi phục vụ bánh mìkẹp, đồ ăn nhẹ, cocktail suốt cả ngày

Với khuôn viên rộng 10ha với nhiều sân vườn rộng rãi, bãi biển riêng dài gần300m, Pandanus Resort là địa điểm tuyệt vời cho công ty tổ chức các buổi hội thảo,các hoạt động tập thể và các buổi Gala tối thật hoành tráng Resort có 3 phòng họpvới sức chứa từ 20 đến 120 người Đội ngũ nhân viên banquet với nhiều kinhnghiệm sẽ phục vụ tốt nhất nhu cầu của bạn

Du lịch Mice 2016

Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lí toàn bộ sự kiện, lên kế hoạchthuê mướn, quản lí rủi ro, phân công và quản lí các bộ phận khác.

Phạm Nguyên Vũ Có nhiệm vụ thiết kế banner, thẻ đeo ban tổ chức, thẻ khách mời,

trang trí sân khấu, không gian sự kiện…

Phan Văn Tịnh Tìm nhà cung cấp về âm thanh, sân khấu, phụ trách âm thanh ánh

sáng cho cả quá trình diễn ra bữa tiệc Đồng thời có nhiệm vụ chụp ảnh và quay lại toàn bộ chương trình giúp khách lưu lại kỉ niệm

Ngô Thị Hồng Nhung Phụ trách vấn đề đặt phòng, buffet, phụ trách lễ tân trong quá trình sự

kiện diễn ra, viết thư mời, chuẩn bị thư cám ơn, chuẩn bị thẻ đeo ban

tổ chức, …

Lê Thị Hoàng Ni Phụ trách vấn đề ghi chép quá trình thu chi hợp lí, chi tiết, cụ thể và

rõ ràng, phù hợp với dự kiến nằm trong kế hoạch

3 Bảng phân công công việc:

STT Công việc Phụ trách Thời gian thực hiện Chi tiết công việc

1 Họp nhân viên lần 1 Tất cả các bộ phận 01/12/2016 Thành lập các bộ phận thực hiện, các trưởng

bộ phận và phân công công việc

2 Lựa chọn và khảo sátđịa điểm Bộ phận tổ chức 02/12 - 06/12/2016 Chọn khách sạn và trung tâm hội nghị tại Mũi Né – Phan Thiết

3 Lập dự trù kinh phí Bộ phận tài chính 07/12 - 09/12/2016

Bộ phận tài chính liên hệ với các bộ phận khác

để lập bảng dự trù kinh phí trình lên Ban giám đốc

Đàm phán với công ty về giá cả, phương tiện

đi lại, ăn uống

Nhận kinh phí tổ chức

chức sự kiệnDuyệt kịch bản

7 Liên hệ ca sĩ, diễnviên ở Phan Thiết Bộ phận nội dung 23/12 - 27/12/2016 Lên kịch bản các tiết mục văn nghệ chào mừng trong buổi Hội nghị và Gala Dinner

Thỏa thuận số lượng tiết mục và giá cả

8 Tìm kiếm nhà tài trợ bộ phận nội dungBộ phận tổ chức, 02/01 - 10/01/2017

Xác định nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiệnViết một bản kế hoạch sơ bộ ngắn gọn những điểm cốt yếu, đối tượng khách sẽ tham dự, những cơ hội quảng bá tại sự kiện và liên hệ với nhà tài trợ

Tiếp cận nhà tài trợĐàm phán và kí kết với nhà tài trợ

9 Chuẩn bị cho triễnlãm Bộ phận tổ chức vàbộ phận thiết kế 11/01 - 21/01/2017

Thiết kế đồ họa, tài liệu in, các tờ quảng cáo trong triễn lãm xoay quanh các tour của SaiGon Tourist

Chuẩn bị khung tranh, giá đỡ ;tài liệu, tranh ảnh về những tour mà công ty đã tổ chức, ảnh của những du khách đã từng tham gia tour của công ty

10 Họp nhân viên lần 2 Tất cả các bộ phận 25/01/2017 Báo cáo tiến độ của kế hoạch tổ chức sự kiện

11 Xúc tiến, quảng bá sựkiện Bộ phận tổ chức vàbộ phận nội dung 18/02/2017

07 ngày trước sự kiện diễn ra, gửi thư mời, quảng cáo sự kiện bằng banner, áp phích, trang web của công ty và mạng xã hội

12 Chuẩn bị về kĩ thuậtvà trang trí cho sự

Trước ngày diễn ra sự kiện, khảo sát, kiểm tra phòng hội nghị, bày trí bàn ghế, lắp đặt

13 Chuẩn bị về hậu cần Bộ phận hậu cần 22/02 - 25/02/2017 Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ, thuốc say

14 Họp nhân viên lần 3 Tất cả các bộ phận 25/02/2017 Tổng kết tất cả các khâu của kế hoạch để

chuẩn bị cho sự kiện

15 Họp nhân viên lần 4 Tất cả các bộ phận 01/03/2017 Đánh giá sự kiện, tổng kết thu chi và rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau

16 Sau sự kiện Bộ phận tổ chức 03/03/2017 Gửi thư cám ơn khách hàng

4 Bảng nội dung hoạt động chính:

sự kiện

15h00 -17h00

Lầu Ông Hoàng, bãi đá Ông Địa, tháp chàm Phố Hài

Đưa khách đi tham quan

17h00 -18h30 Trung tâm du lịch Mũi Né Tắm biển

19h30 - 21h00 Nhà hàng và bar Sun

Terrace – Pandanus Resort Ăn Buffet tối

 Ngày 27/02/2016:

14h00 - 17h00 Vườn Thanh Long Hàm

17h00 - 18h00 Pandanus Resort Nghỉ tự do

Tối

18h00 -19h00 Nhà hàng và bar Sun

Terrace – Pandanus Resort Ăn tối

19h00 - 22h00 Hội trường của Pandanus

Resort Gala Dinner (Kết hợp triễn làm và tri ân khách hàng)

 Ngày 28/02/2016:

09h00 - 10h30 Chợ Phan Thiết Mua sắm (mua đặc sản Phan Thiết về làm quà cho gia đình

và bạn bè)Trưa

10h30 - 11h30 Nhà hàng Seahorse Bistro (11 Nguyễn Đình Chiểu,

Hàm Tiến, Mũi Né)

Thưởng thức đặc sản Lẩu thả của Mũi Né

12h00 – 12h45 Pandanus Resort Trả phòng khách sạn

Khởi hành về thành phố Hồ Chí Minh

 Nội dung hội nghị:

08h30 - 08h40 Đón khách, mời khách vào vị trí, gửi kèm tặng phẩm Mô hình máy bay có in logo

công ty08h40 - 08h55 Trình chiếu clip giới thiệu về công ty Clip về lịch sử hình thành và

quá trình phát triển của công ty08h55 - 09h00 Kết thúc việc đón khách và trình chiếu clip

09h00 - 09h10 Đại diện công ty lên phát biểu khai mạc hội nghị

09h10 - 09h40 Văn nghệ giữa giờ

09h40 - 10h00 Giới thiệu sản phẩm mới, giải đáp thắc mắc về sản phẩm mới cho

khách hàng

10h15 - 10h30 Định hướng chiến lược của công ty trong thời gian tới

10h45 Kết thúc hội nghị

 Nội dung chương trình “Gala dinner”

19h00

Nhân viên lễ tân đón khách và đưa khách vào khu vực dự tiệc

Mỗi khách tham dự sẽ được đeo vòng tay có in số

Cho khách thời gian đi lại tham quan triễn lãm và chụp ảnh

Bắt đầu các mục ca nhạc game show thu hút người tham dự:

Chương trình quay số trúng thưởng (MC sẽ là người bóc số)

Mục hát cho nhau nghe: Khách mời sẽ đăng kí và lên hát có thưởng

Cuộc thi uống bia cho các quý ông

Trong quá trình tham gia 2 ngày ở Phan Thiết, BTC sẽ chụp lại những khoảnh khắc của

chứng nhận khách hàng VIP, Voucher giảm giá % )22h00 Kết thúc trương trình, mở nhạc khiêu vũ.

 Phân công nhiệm vụ trong buổi Hội nghị và Gala Dinner:

STT Công việc Số lượng Người phụ trách chính

4 Hướng dẫn đường đi và vị trí ngồi cho khách 02 Ngô Thị Hồng Nhung

6 An ninh (kết hợp thêm người của khách sạn) 01 Phan Văn Tịnh

9 Giám sát chung, xử lý các tình huống bất ngờ 03 Nguyễn Thị Hồng Vân

 Dự toán ngân sách:

Nội dung Thông tin Số lượng (vnđ đồng) Đơn giá Chi phí dự trù (vnđ đồng)

Tổng: 179.500.000 Chiết khấu 15%: 152.575.000

Đặt phòng hội nghị

Họp có ăn nhẹ giữa giờ gồm bánhcookie hoặc sandwich; trái cây hoặc yogurt, café và trà

Tiền ăn

Thức ăn nhẹ cho buổi Gala

Chi phí vận chuyển Xăng xe đi Phan Thiết 3 ngày 2 đêm + vé cầu đường 02 6.500.000 +1.500.000 8.000.000

Quà tặng, ấn phẩm Cúp và bằng chứng nhận, mô

Chi phí quà tặng cho

C CÁC BIỆN PHÁP HỖ TRỢ CHO CÁC RỦI RO:

Số lượng khách mời tham gia không đúng như dự

kiến: tham gia ít hơn vì không sắp xếp được thời

gian, hoặc số lượng tham gia nhiều hơn vì dẫn

thêm con cái, người yêu đi theo dẫn đến khó khăn

trong vấn đề sinh hoạt ăn ở và 1 số hoạt động

chung trong chương trình phải thay đổi

Rà soát kỹ và chốt danh sách số lượng người tham gia trước ngày diễn ra sự kiện

2 Một số người không tham gia tắm biển tại trung

tâm du lịch biển Mũi Né vì lý do cá nhân

Cố gắng thuyết phục mọi người cùng tham gia vào hoạt động chung, nếu không thuyết phục được thì phải lên trước

kế hoạch để tổ chức một số trò chơi khác dành cho những người ở trên bờ

3 Thức ăn ở nhà hàng không hợp khẩu vị hoặc có thể gây dị ứng cho khách hàng.

Cần nắm rõ thông tin cá nhân của mỗi người (giới tính, tuổi tác, tôn giáo, tín ngưỡng,…) để xây dựng khẩu phần

ăn phù hợp nhất

4 Khách hàng bị ngộ độc khi ăn thức ăn ở nhà hàng

Liên hệ trước với nhà hàng để đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm Nếu có tình huống xấu xảy ra thì nhà hàngphải chịu trách nhiệm và cần đảm bảo vấn đề y tế kịp thời cho khách hàng (thuốc, y bác sĩ, số điện thoại bệnh viện ở địa phương,…)

5 Chất lượng phòng khách sạn không đảm bảo đúngnhư trong hợp đồng đã kí (lỗi do khách sạn).

Thuyết phục khách hàng thông cảm và bồi thường cho khách hàng những dịch vụ bổ sung khác (trả lại tiền thừa của dịch vụ, spa, mua sắm,…) thỏa thuận với khách sạn và

đề nghị bên phía khách sạn phải chịu 100% các khoản bồi thường đó)

bảo chặt chẽ an ninh cho khách hàng Hướng dẫn và phổ biến rõ các nội quy về việc bảo quản tài sản cá nhân cho khách hàng, nếu nằm ngoài những nội quy đó, khách hàng phải tự chịu trách nhiệm.

8

Thiếu nhân lực trước và trong ngày diễn ra sự

kiện nên công tác chuẩn bị không đảm bảo, chậm

trễ

Cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận, từng ban, nếu cần thiết phải tuyển thêm cộng tác viên

9

Âm thanh ánh sáng và sân khấu không đảm bảo:

thiếu nhạc, ánh sáng không phù hợp, sân khấu

trơn trượt, không chắc chắn,…

Cần rà soát và kiểm tra kĩ càng trước giờ sự kiện bắt đầu ít nhất là 60 phút Nên phân công rõ người phụ trách và phải

có mặt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

10 Các trò chơi khó, khách hàng không chơi được

Ban phụ trách trò chơi phải lựa chọn trò chơi phù hợp với đối tượng khách hàng, phải test trước trò chơi và có phương án dự phòng (thay đổi trò chơi khác)

11 Thiếu công cụ dụng cụ của trò chơi Liệt kê tất cả công cụ dụng cụ của trò chơi và kiểm tra kĩ lần cuối trước giờ diễn ra trò chơi.

12 Khách hàng bị say xe trong khi di chuyển Chuẩn bị sẵn thuốc chống say xe, bao bì,…

13

An toàn tính mạng, tài sản cho khách hàng trong

thời gian diễn ra sự kiện (cháy nổ, ẩu đã, trộm

cắp,…)

Bộ phận an ninh – bảo vệ phải thường trực trong suốt thời gian diễn ra sự kiện Chuẩn bị và kiểm tra kĩ các bình chữa cháy Liên hệ trước với công an và bệnh viện địa phương

- Gửi thư cảm ơn đến tất cả khách hàng tham dự.

- Thanh toán chi phí