Phương pháp chi phí Earned Value (Tài liệu cao học QLDA Xây dựng)

Chuyên đề : Kiểm soát chi phí theo các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình Nội dung kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình thực hiện theo 2 giai đoạn là A) Kiểm soát trong giai đoạn trước khi xây dựng và B) Kiểm soát giai đoạn thực hiện xây dựng. Phương pháp chi phí Earned Value 1. Xác định đường chi phí cơ bản của dự án, 2. Giám sát theo dõi chi phí thực tế, 3. Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản, 4. Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi, tình hình dự án.

Chuyên đề :

* Kiểm sốt chi phí theo các giai đoạn đầu tư xây dựng cơng trình

* Phương pháp chi phí Earned Value

Tác giả: TS Lương Đức Long

Đại học Bách Khoa TPHCM

Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng.

luongduclong@hcmut.edu.vn

0937877958

Phần 1:

Kiểm soát chi phí theo các giai

đoạn đầu tư xây dựng công trình

I Khái niệm, vai trò của việc kiểm

soát chi phí đầu tư xây dựng

bảo đảm ngân sách này công trình đạt được các mục tiêu hiệu quả như dự tính).

- KSCP là một quá trình liên tục của chủ đầu tư thực hiện các hành động quản lý nhằm bảo đảm mục tiêu cụ thể

2 Mục đích và yêu cầu của việc kiểm

soát chi phí

- Bảo đảm đúng giá trị cho đồng tiền của chủ đầu tư bỏ ra phù hợp cho mục đích đầu tư xây dựng công trình, cân bằng giữa chất lượng và ngân quỹ đầu tư

- Đảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư và nhà thiết kế

- Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ đầu tư

3 Điều kiện cần thiết để thực hiện quá

trình kiểm soát chi phí

- Có cách thức (phương pháp) kiểm soát chi phí

phù hợp với đặc điểm, nội dung chi phí theo từng giai đoạn, công việc của quá trình đầu tư xây

dựng.

- Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện

công tác kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình.

- Có các cá nhân, tổ chức tư vấn có đủ điều kiện

năng lực thực hiện việc kiểm soát chi phí.

II Nội dung kiểm soát chi phí

đầu tư xây dựng công trình

Nội dung kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng

công trình thực hiện theo 2 giai đoạn là

A) Kiểm soát trong giai đoạn trước khi xây

dựng và B) Kiểm soát giai đoạn thực hiện xây dựng.

A Kiểm soát chi phí trong giai đoạn trước khi thi công xây dựng.

1 Trong việc xác định tổng mức

đầu tư dự án.

2 Trong việc xác định dự toán,

tổng dự toán xây dựng công trình.

3 Trong việc lập kế hoạch chi phí

và giá gói thầu trong kế hoạch đấu

thầu.

4 Trong việc đấu thầu và lựa chọn

A.1 Trong việc xác định tổng mức đầu tư dự án.

+ Kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư:

- Căn cứ trên tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của công trình mức

độ thiết kế cơ sở và các tài liệu có liên quan để đánh giá sự phù hợp của pp xác định TMDT

- Báo cáo CDt có ý kiến với tổ chức tư vấn lập tổng mức đầu tu (nếu cần thiết)

+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của TMDT:

- Kiểm tra tính đầy đủ các thành phần chi phí tạo nên TMDT.

- Kiến nghị CDT để yêu cầu tư vấn lập TMDT xem xét, bổ sung các chi phí còn thiếu (nếu có) hoặc kiến nghị điều chỉnh chi phí nếu các thành phần chi phí tính toán chưa hợp lý khi xem xét đến các yếu tố tác động đến chi phí.

- Lập báo cáo đánh giá về tính đầy đủ, hợp lý của TMDT để CDT xem xét, quyết định các bước công việc tiếp theo.

A.2 Trong việc xác định dự toán, tổng dự toán

xây dựng công trình.

+ Kiểm tra tính đầy đủ hợp lý của Dự Toán bộ phận công trình, hạng mục công trình Viêc kiểm tra bao gồm: sựphù hợp khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế Việc áp dụng giá xây dựng và tính toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí

sơ bộ:

Dự toán các bộ phận, hạng mục công trình sau khi được kiểm tra ở trên sẽ được đối chiếu với giá trị của nó đã được dự kiến trong bước “Lập kế hoạch chi phí sơ bộ”,

đã xác định ở bước trước

Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ đầu

tư theo các trường hợp có thể xảy ra:

– Hoặc đề nghị tư vấn thiết kế thay đổi các chi tiết thiết

kế, vật liệu sử dụng, nếu dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thiết kế lớn trong kế hoạch chi phí

sơ bộ

– Hoặc điều chỉnh các giá trị bộ phận, hạng mục công

trình trong kế hoạch chi phí sơ bộ nếu sau khi kiểm tra thấy giá trị trong kế hoạch chi phí sơ bộ là không thực tê

Kết thúc các điều chỉnh trên, lập hồ sơ trình chủ đầu

tư phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục

A.4 Trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu.

+ Kiểm tra giá gói thầu và các điều kiện liên

quan đến chi phí trong hồ sơ mời thầu:

- Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữ khối lượng trong

HSMT các gói thầu bộ phận, hạng mục công trình (sau đây gọi chung là gói thầu) với khối lượng đã đo bóc ở giai đoạn trước

- Kiểm tra các hình thức hợp dồng, phương thức thanh toán và các điều khoản liên quan khác đến chi phí

trong hợp đồng phù hợp cho các gói thầu của công

trình

- Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở khối lượng, các điều

kiện của hồ sơ mời thầu và thời điểm đấu thầu Kiến nghị CDT có biện pháp điều chỉnh giá gói thầu dự kiến

+ Chuẩn bị giá ký hợp đồng:

- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu và

sự tuân thủ các hướng dẫn và điều kiện hợp đồng

đưa ra trong HSMT Kiến nghị CDT hình thức xử lý

trong trường hợp giá dự thầu của các nhà thầu vượt giá gói thầu dự kiến

- Lập báo cáo kết quả chi phí các gói thầu trúng thầu vàgiá ký hợp đồng

- Kiểm tra giá hợp đồng chuẩn bị ký kết, kiến nghị đàm phán điều chỉnh các điều kiện hợp đồng nếu thấy có

các khả năng phát sinh chi phí và không thể kiểm

soát cho phí trong quá trình thực hiện hợp đồng

A.3 Trong việc lập kế hoạch chi phí và giá gói

thầu trong kế hoạch đấu thầu.

- Trên cơ sở phê duyệt dự toán các bộ

B Kiểm soát chi phí trong giai đoạn

thực hiện xây dựng công trình.

B.1 Trong việc thanh toán hợp đồng xây

dựng

- Kiểm tra các khối thanh toán cho nhà thầu (tư vấn, cung cấp vật tư thiết bị xây dựng, ) trên cơ sở khối lượng hoàn thành và các điều kiện hợp đồng.

- Kiểm tra giá đề nghị thanh toán và sự hợp lý của cá khoản đề nghị

thanh toán cho các nhà thầu và giá trị thanh toán cho các phần công việc phục vụ dự án và chi phí quản lý dự án

- Kiểm tra và giám sát các thay đổi trong nội dung công việc cần thực hiện của dự án, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng Lập báo cáo, đánh giá và đề xuất xử lý các phát sinh về chi phí (nếu có)

- Lập báo cáo tiến độ và giá trị đã thanh toán theo từng thời điểm đã xác định và đối chiếu với kế hoạch chi phí Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị thanh toán vượt kế hoạch chi phí đã xác định.

- Lập báo cáo đánh giá giá trị quyết toán cuối cùng của các hợp đồng đối với các nhà thầu Lập báo cáo về giá trị các chi phí mà nhà thầu, CDT còn phải thực hiện sau khi kết thúc hợp đồng và đề xuất các giải pháp giải quyết các chi phí bổ sung, phát sinh trong việc thực

B.2 Kiểm soát chi phí khi quyết toán vốn đầu

tư xây dựng công trình.

- Kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp và các

giá trị khoản mục, nội dung chi phí

trong hồ sơ quyết toán.

- Lập báo cáo cuối cùng về giá trị quyết

toán vốn đầu tư XD Công trình So

sanh với kế hoạch chi phí và giá trị

tổng mức đầu tư phê duyệt.

- Lập kế hoạch lưu trữ số liệu về chi

phí.

III Tổ chức quản lý việc kiểm soát chi phí

đầu tư xây dựng công trình

III.1 Hình thức tổ chức kiểm soát chi phí

Tuỳ theo quy mô và tính chất công trình, chủ đầu tư quyết định việc tổ chức kiểm soát chi phí theo một trong các hình thức sau:

- Chỉ định cá nhân là người kiểm soát chi phí Cá nhân này

có thể là người thuộc tổ chức của chủ đầu tư hoặc thuê

từ các tổ chức tư vấn quản lý chi phí nhưng phải có

chứng chỉ Kỹ sư định giá xây dựng

- Chỉ định tổ chức tư vấn quản lý chi phí thưc hiện nhiệm

vụ kiểm soát chi phí Tổ chức tư vấn quản lý chi phí này phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định của pháp

luật

III.2 Trách nhiệm của chủ đầu tư đối với việc kiểm soát chi phí

Để bảo đảm cho việc kiểm soát chi phí đạt được mục đích

cũng như tạo hành lang cho việc xác định trách nhiệm thì

quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cần được xác định cụ thể

III.3 Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phí

Để bảo đảm tính độc lập, khách quan cũng như xác định rõ

trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phíthì quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tư vấn này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí cũng cần

IV Công tác nghiệm thu thanh

toán trong kiểm soát chi phí

IV.1 Đối với giá hợp đồng trọn gói:

Thanh toán theo tỷ lệ % giá hợp đồng hoặc giá

công trình, hạng mục công trình hoàn thành

tương ứng với các giai đoạn thanh toán được

ghi trong hợp đồng sau khi đã có hồ sơ thanh

toán được kiểm tra, xác nhận của CDT.

Bên nhận thầu được thanh toán toàn bộ giá hợp đồng đã ký với bên Giao thầu và các khoản tiền được điều chỉnh giá (nếu có) sau khi hoàn thành hợp đồng và được nghiệm thu

IV.2 Đối với giá hợp đồng theo đơn giá cố định:

Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc

hoàn thành ( kể cả khối lượng phát sinh , nếu có) được nghiệm thu trong giai đoạn thanh toán và đơn giá tương ứng với các công việc đó đã ghi trong hợp đồng hoặc phụ lục bổ sung hợp đồng.

IV.3 Đối với giá hợp đồng theo giá điều chỉnh:

Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành (kể cả khối lượng phát sinh (nếu có) được nghiệm thu

trong giai đoạn thanh toán và đơn giá đã điều chỉnh theo quy định của hợp đồng

Trường hợp đến giai đoạn thanh toán vẫn chưa đủ điều kiện điều chỉnh đơn giá thì sử dụng đơn giá tạm tính khi ký hợp đồng để thực hiện thanh toán và điều chỉnh giá trị thanh toán khi có đơn giá điều chỉnh theo đúng quy định của

hợp đồng

IV.4 Đối với giá hợp đồng kết hợp

Việc thanh toán thực hiện tương ứng theo các quy định

thanh toán theo nội dung các loại hợp đồng nêu trên đây

IV.5 Đối với khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng

- Đối với khối lượng công việc phát sinh nhỏ hơn 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng và đã có dơn giá

trong hợp đồng thì sử dụng đơn giá đã ghi trong hợp đồng đểthanh toán

- Đối với khối lượng công việc phát sinh lớn hơn 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng, hoặc khối lượng công việc phát sinh chưa có đơn giá trong hợp đồng thì Bên giao

thầu và Bên nhận thầu thống nhất xác định theo các nguyên

tắc quy định trong hợp về đơn giá các khối lượng phát sinh

- Đối với các công việc bổ sung ngoài phạm vi công việc quy định của hợp đồng áp dụng phương thức giá hợp đồng trọn gói thìgiá trị bổ sung sẽ được lập dự toán Bên giao thầu và bên nhận thầu đàm phán thống nhất ký hợp đồng bổ sung phát sinh này

tổ chức lựa chọn nhà thầu.

• Vì vậy khối lượng đo bóc ban đầu là căn cứ quan trọng cho CDT và nhà thầu chủ động trong việc xác định chi phí, quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

• Công tác đo bóc khối lượng còn là cơ sở quan trọng đểchúng ta dự trù vật tư, lập tiến độ và tổ chức biện pháp thi công

• Công tác kiểm soát chi phí theo từng giai đoạn đầu tư

mà cốt lõi chính là theo kết quả đo bóc khối lượng là

công tác trọng yếu, không thể tách rời công tác đo bóc

Phần 2: : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC

(EARNED VALUE METHOD)

Sự cần thiết của phương pháp giá trị đạt được

(Earned Value Method- EVM)

ƒVấn đề đánh giá quản lý chi phí thực hiện dự án khơng

chính xác thường xảy ra: khi chi phí và tiến trình thực hiện được báo cáo tách rời

Ví dụ: Đồ thị báo cáo chi phí-thời gian

Thời điểm cập nhật

45%

Thời gian

Chi phí

Chi phí 50%

Sự cần thiết (tt)

ƒHình ảnh khi báo cáo tiến trình thực hiện -thời gian Từ đây, cĩ thể cĩ kết luận là dự án đang chậm tiến độ, vì theo kế hoạch ta dùng 50% khối lượng, nhưng thực tế ta chỉ làm được dùng 40% khối lượng Dự đốn là dự án để bị kéo dài

Thời điểm cập

40%

Thời

Tiến trình -Progress

Khoi luong 50%

50%

75%

50%

100%

ƒCái gì xảy ra nếu 2 đồ thị

trên được tích hợp lại, dự án

đã làm được 50% thời gian

Sự cần thiết (tt)

ƒVí dụ này chỉ ra sự cần thiết để tích hợp việc quản lý chi phí

và quản lý thời gian, tiến độ

ƒDựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không tích hợp với thông tin về tiến trình thực hiện) giám đốc dự án có thể mắc sai

ƒ Kiểm sốt chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại cĩ sự

thay đổi cả tích cực và tiêu cực

ƒ Nĩ phải được kết hợp thống nhất với các quá trình

kiểm sốt khác như: quy mơ dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm sốt khác trong dự

án

1 Xác định đường chi phí cơ bản của dự án,

2 Giám sát theo dõi chi phí thực tế,

3 Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến việc

thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ

1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC

ƒ Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián

tiếp, dự phịng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi

nhuận

ƒ Trong phương pháp Earned Value Method (Phương

pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm sốt

chi phí trực tiếp liên quan với từng cơng việc trên cơng

trường trong cơ cấu phân chia cơng việc để theo dõi

phần việc đã làm

ƒ Cịn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử

dụng trang thiết bị, chi phí quản lý, ) khơng đưa

vào hệ thống kiểm sốt vì quản lý những khoản này

là chức năng của bộ phận kế tốn và được tính theo

1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC

1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC

ƒ Earned Value (EV) là giá trị của cơng việc đã hồn

thành

ƒ EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với kế

hoạc ban đầu (kế hoạch cơ sở –Baseline schedule)

ƒ Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự

thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí

? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến

độ?)

ƒ Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value

method-ƒEVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến

độ thực hiện với kế hoạc ban đầu (kế hoạch cơ sở –

Baseline schedule)

ƒGiá trị đạt được BCWP (Budget Cost for Work

Performed) của công việc được tính bằng cách nhân

phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới

thời điểm hiện tại với chi phí dự trù (BAC) để thực hiện

phần việc đó. Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực

hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật.

ƒBAC= (Budged At Completion - BAC). BAC là ước lượng chi

phí ban đầu, là ngân quỹ được dùng để hồn thành cơng

việc.

1.Giới thiệu : PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC

Ví dụ 1:

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là

1500 USD Hôm nay là ngày thứ 9 đã thực hiện các phần

việc của hạng mục Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng

công việc.

BCWP= 2/3*1500=1000USD.

Ví dụ 2:

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là

1500 USD Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần

việc của hạng mục Lúc này chi phí thực tế là 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc.

BCWP= 2/3*1500=1000 USD.

2 Các ký hiệu trong phương pháp EVM

ƒBCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS) BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo

tiến độ ban đầu.

ƒBCWP= Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho cơng việc đã thực hiện (

tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed –

ƒEAC= Chi phí ước tính để hồn thành cơng việc/dự án theo thực tế

(Estimated At Completion - EAC)

ƒCV= Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV)

ƒSV= Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV)

ƒSo sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP (chi phí thuc

tế Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu

quả sử dụng chi phí (vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí)

giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập

nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc

(ACWP)

Nếu CV âm là vượt chi phí và ngược lại

3 Đo lường chi phí thực hiện dự án?

ƒSo sánh giá trị đạt được BCWP với BCWS (chi phí ước tính thực hiện phần việc phải được thực hiện đúng như kế

hoạch đến thời điểm xét- Budget Cost For Work Schedule ) để đánh giá hiệu về mặt khối lượng thực hiện ( vượt khối lượng, hay chậm khối lượng)

ƒ SV (Schedule variance) = chênh lệch về mặt khối lượng

ƒVí dụ 2 (tt): BCWS=(8/9)*1500 = 1333 (đã thực hiện xong

4 Đo lường khối lượng thực hiện dự án?

5 Đo lường thời gian thực hiện dự án?

ƒSo sánh STWP (thời gian dự trù để thực hiện phần việc đã được hoàn thành - Scheduled Time for Work Performed) và ATWP (Thời gian thực sự thực hiện phần việc đó - Actual Time for Work

Performed) để đánh giá hiệu về mặt thời gian thực hiện (chậm tiến độ, hay nhan tiến độ)

TV (Time Variance ) = STWP- ATWP

ƒTV <0 => Chậm tiến độ Ngược lại

ƒVí dụ 1(tt).

STWP=2/3*9=6; ATWP=9; TV=STWP-ATWP=-3 (chậm tiến độ

ƒChỉ số chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/

ACWP>1 thì có lợi

ƒChỉ số tiến độ SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/ BCWS >1 thì có lợi

ƒCũng có khi chỉ số này thì tốt nhưng chỉ số khi thì không tốt (VD: Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại)

ƒKết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ

(CSI)

CSI= CPI*SPI

CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được

6 Đánh giá tình trạng tổng thể của dự án

ƒVí dụ 1 (tt) như trên:

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là

1500 USD Hôm nay là ngày thứ 9 đã làm công tác Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1350USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc.

BCWP= 2/3*1500=1000USD.

CV= 1000-1350=-350 SV= BCWP-BCWS =1000-1500=-500 CPI=BCWP/ACWP=1000/1350= 0.74 SPI=BCWP/BCWS=1000/1500=0.67 CSI=CPI*SPI=0.49

KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được