Cách khởi động Calc C3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop C4: Nhấn nút Start \ Documents, chọn tên bảng tính Calc cần mở... Thêm
Trang 1ĐÀO TẠO HƯỚNG DẪN
Trang 2 Chương 1: Làm quen với Calc
Chương 2: Các thao tác với trang tính
Chương 3: xử lý dữ liệu trong bảng tính
Chương 4: Hàm trong Calc
Chương 5: Đồ thị
Chương 6: Quản trị dữ liệu
Chương 7: Trình bày trang và in
MỤC LỤC
Trang 31 Cách khởi động Calc
2 Màn hình làm việc của Calc
3 Tạo một bảng tính mới
4 Lưu bảng tính lên đĩa
5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC
Trang 51 Cách khởi động Calc
C3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng nếu
như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop
C4: Nhấn nút Start \ Documents, chọn tên
bảng tính (Calc) cần mở
Trang 62 Tạo một bảng tính mới
C1: File \ New \ Spreadsheet;
C2: Nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ
C3: Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng \ chọn Spreadsheet
C4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
Trang 73 Lưu bảng tính lên đĩa
C1: Vào menu File\Save;
C2: Nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ
C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính.
Trang 83 Lưu bảng tính lên đĩa
thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.
Lưu ý: Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại
mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File \ Save As
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…
Trang 94 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu
Nhấn nút Open trên hộp hội thoại,
tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra
trên màn hình Calc.
Trang 105 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc
C1: Vào menu File \ Exit;
C: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q
Trang 111 Thêm và xoá các trang tính
2 Đổi tên trang tính
3 Sao chép / Di chuyển một trang tính
4 Ẩn và hiện lại một trang tính
Trang 121 Thêm và xoá các trang tính
1.1 Thêm trang tính mới
C1: Vào menu Insert\Sheet,
C2: Nhấn chuột phải lên thanh thẻ
tên trang tính và chọn Insert Sheet,
xuất hiện hộp hội thoại:
Chọn vị trí xuất hiện của trang
tính mới tại phần Position:
Chọn số lượng trang tính cần
thêm mới tại ô No of sheets.
Đặt tên cho trang tính mới tại ô
Name.
Nhấn nút OK để thêm trang tính
mới.
Trang 131 Thêm và xoá các trang tính
1.2 Xóa trang tính
Chọn trang tính cần xoá
C1: Vào menu Edit \ Sheet \ Delete
C2: Nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang
tính và chọn Delete Sheet.
=> Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn Yes.
Trang 142 Đổi tên trang tính
Chọn trang tính cần đổi tên
C1: Format \ Sheet \ Rename
C2: Nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính
và chọn Rename Sheet,
=> Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.
=> Nhấn nút OK để chấp nhận tên mới của trang tính.
Trang 153 Sao chép / Di chuyển
một trang tính
Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang
tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột
Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái
vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột
Trang 164 Ẩn và hiện lại một trang tính
4.1 Ẩn một trang tính:
Chọn trang tính cần ẩn.
biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.
4.2 Hiện lại trang tính:
=> xuất hiện hộp hội thoại:
Chọn trang tính cần hiện trong
danh sách Nhấn nút OK để hiện lại
trang tính đó.
Trang 175 Bảo vệ trang tính
Chọn trang tính cần bảo vệ.
Vào menu Tools \ Protect Document \
Sheet => xuất hiện hộp hội thoại:
Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.
Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để
xác nhận
Nhấn nút OK để chấp nhận mật khẩu.
Trang 185 Bảo vệ trang tính
Chọn trang tính cần bảo vệ.
Vào menu Tools \ Protect Document \
Sheet => xuất hiện hộp hội thoại:
Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.
Nhấn nút OK để bỏ bảo vệ
Trang 19- Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy
dữ liệu nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.
- Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của
người khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:
Vào menu File \ Save As.
Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with
password.
Nhấn nút Save, xuất hiện cảnh báo, chọn Yes.
Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo
vệ bảng tính vào ô Password và Confirm
Nhấn nút OK để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp
hội thoại Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu
bảo vệ Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó.
Trang 206 Chọn nhiều trang tính
Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím
Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên cuối
Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn
chuột vào các thẻ tên cần chọn
Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl
trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn
Trang 2110 Bảo vệ ô hoặc miền
11 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
Trang 232 Các toán tử trong công thức
phép toán ở cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ)
thực hiện từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên,
dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.
Trang 243 Nhập dữ liệu
Dữ liệu bất kỳ
Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật
• Chuỗi số với bước nhảy là 1
• Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ
Dữ liệu kiểu công thức
• Bắt đầu bằng dấu =
Trang 254 Sửa, xóa dữ liệu
4.1 Sửa:
C1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2)
Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn
phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.
C2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn
phím Enter.
4.2 Xóa
Chọn ô hoặc miền cần xoá
Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phímEnter.
Trang 265 Các thao tác với ô
5.1 Chọn ô
Chọn một ô
Chọn nhiều ô liền nhau
Chọn nhiều ô không liền nhau (Giữ phím Ctrl + nháy chuột vào các ô cần chọn)
Chọn 1 hàng
Chọn 1 cột
Chọn toàn bảng tính
Trang 275 Các thao tác với ô
5.2 Di chuyển giữa các ô
Chọn nhiều ô liền nhau
Chọn nhiều ô không liền nhau (Giữ phím Ctrl + nháy chuột vào các ô cần chọn)
Chọn 1 hàng
Chọn 1 cột
Chọn toàn bảng tính (Ctrl + A)
Trang 306 Xử lý ô, hàng và cột trong
bảng tính
a. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột
Một cột / một hàng (Alt + các phím mũi tên)
Nhiều cột / nhiều hàng: Format \ Column \
Width (Format \ Row \ Height)
Trang 31Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào
menu Insert \ Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn
Entire row hoặc Entire column.
Trang 32+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.
+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.
Trang 336 Xử lý ô, hàng và cột trong
bảng tính
a Chuyển hàng thành cột và ngược lại
B1: Chọn các ô muốn đổi chỗ (miền nguồn)
B2: Vào menu Edit \ Copy, biểu tượng ,Ctrl+C)
B3: Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích
B4: Vào menu Edit \ Paste Special => xh hộp thoại
Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.
B5: Nhấn nút OK để kết thúc
Lưu ý: Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có
ô chung).
Trang 34B2: Vào menu Format \ Rows \ Hide
(hoặc Format \ Columns \ Hide).
Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:
B1: Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng.
B2: Vào menu Format \ Rows \ Show (hoặc Format \
Columns \ Show).
Trang 35+ Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định.
+ Vào menu Window\Freeze.
+ Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích
trước chức năng này.
Trang 36- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.
Trang 377 Định dạng dữ liệu
7.2 Định dạng số
- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh định dạng.
Số Dùng biểu tượng Đổi thành
123 Điền dấu tiền tệ $123.00 0.156 Nhân với 100 và điền dấu % 15.60% 12.345 Lấy thêm một số thập phân 12.3450 12.345 Giảm đi một số thập phân 12.35
Trang 387 Định dạng dữ liệu
7.3 Canh biên (dóng hàng)
- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.
• Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):
• Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc)
- Vào menu Format\Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.
+ Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.
+ Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.
+ Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.
Trang 397.4 Kẻ khung
- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung
C1: Nhấn chuột vào biểu tượng trên thanh
công cụ và chọn đường kẻ khung cần thiết
C2: Vào menu Format\Cells.
Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ
Borders.
7 Định dạng dữ liệu
7 Định dạng dữ liệu
Trang 407 Định dạng dữ liệu
7.5 Tô màu nền
- Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền
C1: Nhấn chuột vào biểu tượng và chọn
màu nền cần thiết
C2: Vào menu Format \ Cells.
- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ
Background.
7 Định dạng dữ liệu
Trang 41- Di chuột vào ô muốn xem để xem
- Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó.
Trang 42B1: Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ.
B2: Vào menu Format\Cells.
B3: Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.
Tích chọn:
Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả
Protected: Để bảo vệ ô
Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức
Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.
9 Bảo vệ ô hoặc miền
Trang 44ngày hiện thời trong hệ thống của máy tính (hàm không cần tham biến)
LEN(“MISA”): độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)
AVERAGE(A1;B5;C6): trung bình cộng các số trong các ô A1, B5, C6 (hàm nhiều tham biến)
- Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoa đều được
Trang 45 Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấu ngoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;) Trong một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự.
cũng có thể nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt
đầu một công thức
Ví dụ: Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho
ra là 42 và ô hiện thời sẽ chứa công thức =+50-8.
1 Quy tắc chung
Trang 462 Xây dựng công thức
• Sử dụng bàn phím
- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức
- Gõ dấu bằng (=)
- Gõ tên hàm, dấu mở ngoặc đơn, các tham biến
theo đúng dạng thức quy định, dấu đóng ngoặc
đơn
- Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại
ô hiện thời
Trang 472 Xây dựng công thức
• Sử dụng hộp hội thoại Function Wizard
- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức
- Vào menu Insert \ Function, hoặc nhấn tổ hợp
phím Ctrl+F2, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng trên
thanh công thức, xuất hiện hộp hội thoại:
- Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category
Trang 48(DD/MM/YY)
VD: = YEAR(NOW()) : Trả về năm hiện tại trong hệ thống = TODAY(): Trả về ngày hiện tại trong hệ thống
Trang 49Trích các ký tự bên trái trong chuỗi ký tự.
VD: Hàm =LEFT(“mùa xuân”;3) cho kết quả là mùa.
LEN(văn bản):
Tính độ dài một chuỗi ký tự bao gồm cả dấu cách VD: Hàm =LEN(“mùa xuân”) cho kết quả là 8.
Trang 50VD: Hàm =LOWER(“MùA XUâN”) cho kết
quả là mùa xuân.
Trang 51VD: Hàm =PROPER(“mùa xuân đầu tiên”) cho
kết quả là Mùa Xuân Đầu Tiên.
Trang 533 Các hàm trong Calc
3.3 Hàm toán học (Trang 64)
ROUND(số; đếm)
Làm tròn một số với độ chính xác cho trước
Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số thập phân mà giá trị cần làm tròn tới
VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết quả là
25.12
SUM(số) Tính tổng của các số
VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26
Trang 543 Các hàm trong Calc
3.4 Hàm logic (Trang 68)
Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng)
hoặc FALSE (sai).
AND(giá trị logic 1; giá trị logic 2; … ; giá trị logic 30)
Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các tham biến
là đúng (TRUE) Nếu một thành phần là sai giá trị (logic 30) thì hàm sẽ cho kết quả sai (FALSE).
VD: Hàm =AND(12<13; 14>12; 7<6) kết quả là FALSE.
Trang 553 Các hàm trong Calc
3.4 Hàm logic (Trang 68)
IF(kiểm tra; giá trị 1;giá trị 2) :
Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE) Giá trị 1
(tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích
logic là đúng Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là sai.
Trang 563 Các hàm trong Calc
3.4 Hàm logic (Trang 68)
OR(giá trị logic 1; giá trị logic 2; … ; giá trị logic 30)
Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu ít nhất một tham biến là đúng (TRUE) Trả về kết quả sai (FALSE) nếu tất cả tham biến có giá trị logic sai (FALSE)
VD: Hàm =OR(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả là TRUE
Trang 583.5 Hàm thống kê (Trang 69)
RANK(giá trị; dữ liệu; loại)
• Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong
Trang 593 Các hàm trong Calc
3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu (Trang 70)
Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu lớn trong Calc như kế toán, tính lương, thuế
VLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự phân loại)
Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm ở cột đầu tiên của
mảng Mảng là tham chiếu và phải bao gồm ít nhất 2 cột
Dấu hiệu là số cột trong mảng chứa giá trị cần trả về Cột
đầu tiên là cột 1
Trật tự phân loại (tùy chọn) chỉ ra liệu cột đầu tiên của mảng
có được phân loại theo trật tự tăng dần hay không.
3 Các hàm trong Calc
Trang 603 Các hàm trong Calc
3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu (Trang 70)
HLOOKUP(điều kiện tìm kiếm; mảng; dấu hiệu; trật tự
phân loại)
Tìm kiếm một giá trị và tham chiếu tới các ô dưới vùng lựa chọn Hàm này dùng để xác minh xem hàng đầu tiên của một mảng có chứa một giá trị nhất định hay không Hàm này trả về giá trị trong một ô của mảng được đặt tên trong
tham biến dấu hiệu, trong cùng một cột.
3 Các hàm trong Calc
Trang 621 Tạo đồ thị mới
Chọn miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị
Vào menu Insert \ Chart hoặc nhấn chọn biểu
tượng trên thanh công cụ
=> xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard.
Trang 632 Chỉnh sửa đồ thị
2.1 Thay đổi vị trí đồ thị
Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông
Di chuột vào vùng đồ thị, con trỏ chuột trở
thành mũi tên bốn chiều
Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến
vị trí mong muốn
Trang 642 Chỉnh sửa đồ thị
2.2 Thay đổi kích thước đồ thị
Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất
hiện các chấm vuông
Đưa chuột đến các chấm vuông, con trỏ chuột trở thành mũi tên hai chiều
Nhấn giữ và kéo chuột để điều chỉnh kích
thước đồ thị theo ý muốn
Trang 652 Chỉnh sửa đồ thị
2.3 Thay đổi loại đồ thị
Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị
Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Chart Type.
Trên hộp hội thoại Chart Type, chọn loại đồ thị
mong muốn
Trang 662 Chỉnh sửa đồ thị
2.4 Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị
Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị
Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges.
Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền
dữ liệu đầu vào như mong muốn
Nhấn nút OK.
Trang 672 Chỉnh sửa đồ thị
2.5 Chỉnh sửa các đối tượng
Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị
Nếu muốn sửa đối tượng nào, nhấn chọn đối
tượng đó
Nhấn chuột phải, chọn Object Properties.
Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tượng như mong muốn
Trang 682 Chỉnh sửa đồ thị
2.6 Bổ sung / bỏ đường kẻ lưới
Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ thị
Vào menu Insert \ Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids.
Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các
đường kẻ lưới, bỏ tích để hủy bỏ các đường này
