TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016

TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT TÀI LIỆU ÔN CC THI TIN HỌC TRÌNH ĐỘ B NĂM 2016_ HOT

TÀI LIỆU ÔN THI

MÔN THI: TIN HỌC - TRÌNH ĐỘ B

MỤC LỤC

Phần 1: Microsoft Word 2010 nâng cao

I Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu

• Chọn thư mục lưu mặc định, tự động lưu văn bản

Cũng trong Word options, vào Save

- Save files in this format là nơi bạn có thể thay đổi định dạng mặc định Word 97-2003 Document (*.doc) để lưu tập tin thay cho docx Tuy nhiên, chỉ khi thường xuyên đọc

tập tin trên các máy tính không cài đặt Microsoft Office 2007/2010 thì bạn mới đổi vì ở định dạng này một số tính năng sẽ bị vô hiệu hóa

- Đánh dấu tích vào mục Save AutoRecover information every minutes và chọn khoảng

thời gian trong ô để máy tính tự động lưu văn bản sau khoảng thời gian mà bạn thiết lập (VD trong hình dưới đây thiết lập 10 phút máy tính tự động lưu văn bản 1 lần)

- Mục AutoRecover file location chỉ ra nơi lưu văn bản máy tính tự động lưu

- Tại Default file location bạn bấm Browse để chọn thư mục bạn thường xuyên làm việc

nhất Để tránh các sự cố đáng tiếc thì thư mục này không nên đặt ở ổ đĩa cài đặt Windows (thông thường là ổ C:\)

- Tích vào mục Embed fonts in the file để nhúng Font đang sử dụng vào file, tức là khi

• Thiết lập kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Một điểm hay gặp khi soạn thảo văn bản là các “lăn quăn” chạy dưới chân chữ, mặc

dù khi in văn bản thì các đường này không có nhưng thật sự làm bạn cảm thấy khá khó chịu

vì nhìn văn bản rối hơn Đây chính là tính năng cảnh báo đối với từ ngữ sai chính tả, tuy nhiên hiện Microsoft Office vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt; bạn có thể vô hiệu hóa bằng cách vào

Proofing rồi tại phần When correting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn ở Check spelling as you type, Mark grammar errors as you type và Check grammar with spelling Xong, bạn bấm OK để lưu lại tất cả các lựa chọn đã thực hiện từ đầu

• Thiết lập lề mặc định cho tất cả các file

Vào thẻ Page Layout và bấm ở nhóm Page Setup.

Tại thẻ Margins bạn đặt các canh lề trong phần Margin, thông thường bạn có thể thiết lập ở Top (lề trên), Bottom (lề dưới) khoảng 2-2.5 cm, Left (lề trái) từ 3-3.5 cm và Right (lề phải)

từ 1.5-2 cm Khi có quy định đặc biệt hay tùy vào bố trí trang mà bạn thay đổi cho phù hợp

Để đặt canh lề mặc định, bạn bấm Set As Default.

Bạn chọn Yes trong thông báo của Microsoft Word rồi bấm OK để hoàn tất việc canh

lề mặc định cho trang

Để chọn khổ giấy bạn kích chọn thẻ Paper Tại mục paper size bạn chọn A4 Bạn cũng

có thể tùy chọn ở mục Width hoặc Height Cuối cùng bạn kích chọn Set As Default sẽ áp dụng thiết lập này cho toàn bộ văn bản

• Chọn Font chữ mặc định cho văn bản

Để chọn font chữ mặc định bạn vào thẻ Home rồi tại nhóm Font bạn bấm Để thao

tác nhanh hơn, bạn nên ghi nhớ tổ hợp phím tắt Ctrl + D.

Bạn vào thẻ Font rồi tại phần Font bạn chọn font chữ mặc định, chọn kiểu tại Font style và chọn cỡ chữ tại Size.

Để những lựa chọn trên là mặc định, bạn bấm Set As Default rồi đánh dấu vào All documents based on the Normal template và bấm OK hai lần để hoàn tất

2 Áp dụng mẫu (template)

• Cách tạo mẫu Template trong Word 2010

Microsoft Word hỗ trợ người sử dụng hàng loạt các tính năng hữu ích, giúp công việc soạn thảo văn bản, tài liệu nhanh chóng và đơn giản hơn Với những định dạng, thao tác… thường xuyên phải sử dụng lặp lại trong Word thay vì phải nhập lại hàng loạt các định dạng, các mẫu đó các bạn có thể sử dụng tính năng tạo mẫu (Template)

Tạo các mẫu (Template) trong Word, khi sử dụng các bạn chỉ cần mở mẫu lên mà không cần phải lặp lại những thao tác, định dạng trùng lặp giúp các bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo hơn

Cách mở các mẫu Template của Word có trên máy tính

Mở Computer và chọn ổ C sau đó các bạn tìm kiếm cụm từ Normal.dotm

Nhấn chuột phải vào file Normal.dotm và chọn Open file location

Địa chỉ đường dẫn tới thư mục chứa các Template của Word được đưa tới

Ví dụ: Muốn tạo Template như sau:

Bước 1: Mở file các bạn muốn tạo thành Template, chọn File -> Save as

Bước 2: Copy đường dẫn tới thư mục chứa Template của Word trên máy tính đã mở ở trên

Bước 3: Dán đường dẫn vừa copy vào File Name trong bảng Save as, tiếp theo các bạn thêm

dấu \ vào cuối đường dẫn và đặt tên cho Template các bạn muốn tạo

Trong phần Save as type các bạn chọn Word Template, sau đó các bạn nhấn Save để lưu lại

Bước 4: Để mở file Template, các bạn có thể chọn Template trong thư mục chứa các Template trong Word trên máy tính Hoặc các bạn thao tác như sau:

1 Mở Word, chọn File -> New

2 Chọn My Template

3 Trong hộp thoại New các bạn chọn Template muốn mở và nhấn OK để mở Template

II Định dạng nâng cao

1 Định dạng văn bản

• Wrap Text

Khi chèn một đối tượng như: hình ảnh, wordart, shape vào văn bản, chúng ta sẽ xác định vị trí của đối tượng so với văn bản bằng cách nhấp chuột phải vào đối tượng chọn Wrap Text

Một số lệnh chính trong Wrap Text:

- In the Line with Text: Hình ảnh nằm trên một dòng văn bản.

- Square: Văn bản sẽ bao xung quanh hình ảnh.

- In Front of Text: Hình ảnh ở phía trước văn bản và che văn bản lại, ta có thể dễ dàng di

chuyển hình ảnh ở chế độ này

- Behind Text: Hình ảnh ở phía sau văn bản, khi đã chọn chế độ này thì rất khó để di chuyển

hình ảnh

• Watermark

Watermark(đóng dấu) là 1 trong những tính năng cơ bản trong word ở tất cả các phiên

bản Tuy nhiên khi insert thêm water mark vào bạn cũng có thể xóa bỏ water mark đó đi 1 cách dễ dàng Vì thế các văn bản muốn bảo mật hơn tránh bị sửa chữa thì bạn nên chọn water mark và xuất sang PDF và chia sẻ hoặc dùng tính năng chống sao chép chỉnh sửa trong word

Vào tab Page Layout > Chọn Watermark thêm bằng các template có sẵn hoặc Custums water mark cũng như Remove water mark nếu muốn bỏ đi

2 Định dạng đoạn văn bản

 Thay đổi khoảng cách trong văn bản

Tạo khoảng cách giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu

Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15 Bạn có thể tạo khoảng cách tùy ý (vd 1.5 lines) nếu muốn bằng cách sau:

B1 Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify

B2 Bên dưới nhóm Format chọn Paragraph, trong mục Line Spacings chọn 1.5 lines Nhấn

OK

Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn

B1 Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi

B2 Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing

B3 Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0

Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ:

- Single (dòng đơn) Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang

sử dụng

- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn

- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn

- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng

- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ

- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn

chỉ định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn

Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn

B1 Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó

B2 Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn

Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự

B1 Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi

B2 Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

B3 Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Trong mục Spacing, nhấn Expanded

để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục

By

Co dãn văn bản theo chiều ngang

B1 Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại

B2 Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

B3 Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại

3 Làm việc với Bảng (Table)

a Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng

Bảng 1 Bảng dữ liệu cần tính toán

Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1 Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng

Bước 1 Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền

Bước 2 Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Mở hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula

- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:

+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là

=c2+d2

+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể

sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)

Bước 3 Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống

các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.

Bước 4 Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK

Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ

cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.

Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có

thể kết quả tính toán sẽ không chính xác

b Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

• Chuyển đổi từ Table sang Text:

- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks: dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)

• Tabs: có khoảng cách phím Tab

• Commas: dấu phẩy

• Other: dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnhNhấn OK

• Chuyển đổi từ Text sang Table:

- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table

- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

1 Chia cột

Để thực hiện chia cột:

Cách thứ nhất: gõ văn bản trước, chia cột sau:

- Bước 1: nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng

- Bước 2: chọn khối văn bản (không chọn khối dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.

- Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại và thực hiện các thiết lập

- Presets: Các mẫu chia cột

- One – Two – Three: Các cột có độ rộng bằng nhau

- Left – Right: Các cột có độ rộng khác nhau

- Number of Columns: Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)

- Line Between: Đường kẻ giữa các cột

- Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách

- Equal column width: Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô

vuông phía trước

Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được

chia theo dạng cột báo)

- Tại tab Page Layout, trong nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn

định - Nhập văn bản vào

- Tại tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột

khi bạn muốn sang các cột còn lại

III Tham chiếu và liên kết

1 Tiêu đề, chân trang, chân bài

a Cách Sử Dụng Footnote và Endnote để Tạo Chú Thích trong Văn Bản

Để tạo chú thích trong văn bản, nếu làm thủ công bằng tay thì việc quản lý và tùy chỉnh lại sẽ mất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là khi nội dung văn bản dài và chú thích nhiều Chức năng Footnote trong MS Word sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này vô cùng nhanh chóng

Trước khi làm quen với tính năng chú thích trong Word, bạn cần phân biệt sự khác nhau của Footnote và Endnote, 2 cách chú thích quen thuộc thường thấy trong văn bản Word

• Footnote hay Endnote?

Sử dụng Footnote hay Endnote sẽ tùy thuộc vào cách trình bày của bạn vì điểm khác biệt giữa hai loại chú thích này là vị trí hiện chú thích Nếu như Footnote hiện chú thích ở cuối mỗi trang hoặc ngay bên dưới phần chữ thì Endnote đặt chú thích ở cuối văn bản hoặc mỗi đoạn (section)

Ngoài ra, cả hai kiểu chú thích này đều đặt ký hiệu chú thích (dạng số hoặc ký tự) ở dạng cỡ chữ nhỏ và nằm phía trên bên phải nội dung cần chú thích Phần giải thích sẽ cách biệt với văn bản bằng dấu gạch ngang dài và ở vị trí tùy chọn

Tuy nhiên, thông thường bạn sẽ chú thích dạng Footnote hơn Endnote nên bài viết chỉ tập trung vào hướng dẫn sử dụng Footnote Cách sử dụng Endnote hoàn toàn tương tự

• Định dạng qua hộp thoại Footnote and Endnote

Tại thẻ References trên thanh công cụ Ribbon, nhấn vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc

phải của mục Footnotes để mở hộp thoại Footnote and Endnote:

• Location: chọn vị trí chú thích khi chèn Footnote, Endnote

• Convert: chuyển đổi chú thích dạng Footnote sang Endnote hoặc ngược lại

• Number format: chọn ký hiệu số hoặc chữ dùng trong chú thích

• Custom mark: sử dụng khi cần chú thích bằng ký hiệu đặc biệt ngoài chữ và số

• Start at: chọn số thứ tự khởi đầu cho các chú thích

• Numbering: chọn cách đếm số thứ tự chú thích: liên tục, bắt đầu lại ở mỗi đoạn hay mỗi trang

• Apply changes to: thay đổi định dạng này với đoạn đang chọn hay toàn bộ văn bản

• Thêm Footnote vào văn bản

Thao tác này khá đơn giản, bạn chỉ việc chọn Insert Footnote trong thẻ References, mục Footnotes để chèn chú thích vào vị trí con nháy trong văn bản Sau đó, nhấn Show Notes

để đến vị trí cập nhật chú thích Thao tác với Endnote cũng tương tự như vậy

Bước 3: Bạn click chuột phải -> chọn Insert Caption

Bước 4: Bảng Caption hiện ra Bạn chọn New Lable.

Sau đó bảng mới hiện ra bạn đặt tên cho Lable rồi nhấn OK

Bước 5: Đặt tên cho chú thích ảnh trong mục Caption

Bước 8: Tạo mục lục cho ảnh bằng cách bạn vào tab Reserences -> Insert Table Of Figures.

Trong thẻ Table Of Figures, nhìn thấy mục Caption Lable chọn tên Lable mà bạn

a Đánh dấu mục lục

Có hai cách giúp bạn đánh mục lục tự động trong Word 2010 như sau :

Cách 1: Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn:

Đây là cách dễ nhất để tạo mục lục tự động Ví dụ : Có Heading 1, Heading 2, tùy theo nội dung của tài liệu Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa

- Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading

- Chọn tab Home

- Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)

- Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery.

- Nếu Style bạn muốn không xuất hiện, chọn Save Selection as New Quick Style để tự định nghĩa Style theo ý mình.

Cách 2: Đánh dấu các mục văn bản riêng:

- Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading

- Chọn tab References

- Chọn Add Text >trong nhóm Table of Contents

- Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

b Tạo mục lục tự động

Để tạo mục lục tự động bạn thực hiện theo các bước sau:

- Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động

- Chọn Tab References

- Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình

c Cập nhật Table of contents

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó Bảng mục lục

sẽ tự động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

- Cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References

- Sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents.

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay chỉ muốn điều chỉnh số trang

Chọn Update page numbers only (điều chỉnh số trang) nếu bạn thêm nội dung làm

tăng số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi

nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào

bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi

Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực

tiếp trên bảng mục lục, sau đó click Update Table.

Chẳng hạn nếu bạn muốn thay đổi mục lục thành màu xanh Trong hộp thoại Table of

Contents, bạn chọn mục From template trong hộp Formats → chọn Modify Tiếp theo bạn

chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chọn cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục

TOC và sau đó chọn Modify Hộp thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần Formatting để chọn màu xanh Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print

Preview của hộp thoại Table of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1 (hay Level 1), bây giờ là màu xanh

Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 (Level 3) cũng thành màu xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên , chỉ khác là thay vì chọn TOC 1 thì bạn chọn TOC 2 hoặc TOC 3

Khi click Format, bạn cũng sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs, bạn cũng có thể thay đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong mục Preview trước khi áp dụng

cho bảng mục lục

f Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục

Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang

Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì hãy

bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers

3 Đánh dấu, tham chiếu

3.1 Đánh dấu (Bookmark)

Khi làm việc với những văn bản dài như hợp đồng kinh doanh, đề tài tốt nghiệp, tiểu luận, cẩm nang sử dụng sản phẩm… bạn thường sử dụng mục lục để hệ thống nội dung trong văn bản Tuy nhiên, có một số ý quan trọng trong văn bản mà bạn thường xuyên đọc đi đọc lại thì dùng Bookmark đánh dấu lại những vị trí này sẽ giúp bạn tiện tham khảo lại khi cần thiết

Bookmark trong MS Word như một đường tắt để bạn đến ngay nội dung mình cần chỉ với vài bước đơn giản Thao tác để sử dụng Bookmark khá đơn giản

a Tạo Bookmark:

Đầu tiên, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí văn bản cần đánh dấu Sau đó, từ tab Insert trên thanh công cụ Ribbon, bạn click chọn tiếp Bookmark trong phần Links Khi hộp thoại Bookmark hiện ra, bạn bắt đầu nhập tên Bookmark cho vị trí trỏ chuột hiện tại trong phần Bookmark name (không sử dụng khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt) và nhấn nút Add

b Di chuyển nhanh đến Bookmark:

Bạn mở lại hộp thoại Bookmark và chọn Bookmark cần tham khảo bằng cách click (hoặc nhấn click để chọn và nhấn tiếp nút Go To)

double-3.2 Tham chiếu chéo (Cross reference)

Cross Reference giúp người sử dụng MS Word đối chiếu chéo để chú thích, dẫn liên kết đến một thông tin tham khảo khác trong cùng một văn bản Chức năng này sử dụng thông tin tham khảo từ rất nhiều loại, trong đó phổ biến nhất là sử dụng mục lục và đánh dấu trang (bookmark)

Trước khi sử dụng Cross Reference, bạn cần có sẵn nguồn thông tin tham khảo để đặt liên kết hoặc chú thích đến dữ liệu này Cụ thể hơn, hãy đánh số các phần mục trong văn bản (dùng Numbering), tạo mục lục (dùng Table of Contents) hoặc đánh dấu trang các ý cần đối chiếu (dùng Bookmark)

Các bước cơ bản khi dùng Cross Reference trong MS Word

B1 Trong văn bản, nhập nội dung giới thiệu để bắt đầu áp dụng tham khảo chéo Ví dụ: gõ

Xem chi tiết tại.

B2 Có 2 cách để tìm đến chức năng tra cứu chéo này, vào Insert / Cross-reference (nằm trong mục Links) hoặc vào tab References / Cross-reference (nằm trong mục Captions)

B3 Khi thấy hộp thoại Cross-reference hiện lên, tại mục Reference type, chọn nguồn tham khảo phù hợp: Numbered item cho các mục đánh số, Heading dành cho mục lục hoặc những phần có chọn style theo Heading 1, 2, 3… trong khi Bookmark dành cho phần đánh dấu trang

B4 Đến mục Insert reference to, click chọn loại thông tin bạn muốn nhập vào văn bản (thông thường nên Paragraph text)

B5 Tiếp tục đến phần For which… thì bạn xem phần nội dung tham khảo được liệt kê và lựa

chọn nội dung phù hợp, chẳng hạn Mục c.

B6 Nếu bạn muốn cho phép người xem văn bản Word trên máy tính có thể tìm đến nguồn tham khảo chỉ với một cú click, vui lòng chọn Insert as hyperlink (mặc định Word đã chọn sẵn giúp bạn)

B7 Nhấn Insert để hoàn tất việc chèn Cross Reference.

4 Tạo các liên kết (Link) trong MS Word

B1 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết

B2 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)

* Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web

B3 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page

- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết

- Current Folder: Thư mục hiện thời

- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất

- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất

- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới

- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):

- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark

B4 Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết

* Tạo liên kết đến địa chỉ Email

Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address

- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới

- Subject: Tên tiêu đề

- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần thời điểm này

nhất

Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào liên kết

Chọn nút OK để hoàn thành

* Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file

B1 Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style) cho dòng văn bản được link tới

B2 Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết

B3 Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)

B4 Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document

Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu:

- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file

- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file

- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu

- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings, Bookmarks,…

Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới

IV Trộn thư (Merge)

Tập tin data source

Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô

Tập tin main document

Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

a Form letter

Bước 1 Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Bước 2 Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1)

* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD (tạo bảng sát lề trên và nhập dữ liệu vào bảng), tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp

Bước 3 Trên tập tin Main chính trong Word

Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous

Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters Chọn Next qua bước 2 Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document Chọn Next qua bước 3

Trong mục Select recipients nhấn nút Browse (nếu làm lại có thể xuất hiện Select a different

list thì chọn mục này) Chọn và mở file danh sách excel đã lưu.

Chọn Sheet1, OK

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

Nhấn OK

Nhấn Next qua bước 4

Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời tiếp theo

Nhấn nút Next sang bước thứ 6

Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người

Sử dụng chức năng Track change

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng

 Kích hoạt Track Changes

Trong Microsoft Word, bạn vào thẻ Review, chọn Track Changes Lúc này mọi thay

đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản

 Xem và ẩn Track Changes

Nếu muốn ẩn các Track change bạn vào thẻ Review, ngay bên dưới thẻ Review là ô hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn “Final” Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn Original

 Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes

Vào thẻ Review, chọn Track Changes, Change Tracking Options Tại đây, bạn có thể

tùy chỉnh màu sắc, định dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản

 Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản

Cuối cùng chúng ta phải hoàn tất các thay đổi đã thực hiện Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept Bạn chọn Accept and Move to Next để chấp nhận từng nội dung chỉnh sửa hay Accept All Changes in Document chấp nhận tất cả các thay đổi trên tài liệu Nếu muốn quay lại (từ chối thay đổi – giữ nguyên nội dung gốc) các thay đổi trước đó, bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All Changes in Document

 Xem các ghi nhận thay đổi

Vào thẻ Review, chọn Reviewing Pane Lúc này, mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane Tại đây bạn có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name