Báo Cáo Thực Tập Sở Giao Thông Vận Tải Ninh Thuận

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưutrữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.Thu thập, bổ

MỤC LỤC.

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 5

I VÀI NÉT TỈNH NINH THUẬN 5

II SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Giao thông vận tải hiện nay 7

1.1 Chức năng của Sở Giao thông vận tải 7

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Giao thông vận tải 7

1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở Giao thông vận tải 9

2 Công tác lưu trữ tại cơ quan 9

2.1 Tổ chức - cán bộ lưu trữ của cơ quan 9

2.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 11

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 12

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 12

2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 20

2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 23

2.3.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 25

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ 26

2.5 Nhận xét, đánh giá 27

PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 29

1 Về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 29

2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 31

3 Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ 43

4 Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 46

KẾT LUẬN 47

PHỤC LỤC 49

TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

NHẬN XÉT CỦA THẦY CÔ

LỜI MỞ ĐẦU.

Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, trình độ tiến bộ về khoa học kỹthuật được nâng lên thì công tác lưu trữ tài liệu càng được quan tâm Công tác lưu trữchiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nềnhành chính quốc gia nói riêng

Tài liệu lưu trữ là phương tiện thông tin được Đảng và Nhà nước ta sử dụng đểtuyên truyền chủ trương đường lối, chính sách đến toàn thể nhân dân Vì vậy, những nămgần đây, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành hàng loại những văn bản pháp luật, văn bảnhướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ để thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ từ Trungương tới địa phương và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất thiết yếu nhằm phục vụ tốt nhấtcông tác lưu trữ Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội nước nhàngày một phát triển vững mạnh

Qua hơn một tháng thực tập, được tiếp xúc với tình hình thực tế tại Sở Giao thôngvận tải, em nhận thấy công tác lưu trữ tại đây được thực hiện khá nghiêm túc, quy củ,đúng chủ trương, quy định của Nhà nước Bên cạnh đó, công tác lưu trữ cũng gặp nhiềukhó khăn, nhất là cơ sở vật chất vẫn chưa ở nhu cầu thực tiễn tại cơ quan

Vận dụng những kiến thức được học tại trường kết hợp với thực tiễn về công táclưu trữ tại Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, sau đợt thực tập em đã học hỏi được nhữngbài học kinh nghiệm quý báu từ các anh chị, cán bộ làm việc tại cơ quan Từ đó rút ranhững kinh nghiệm để hoàn thiện hơn nữa về công tác lưu trữ cho bản thân sau này

Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và toàn thểanh/chị làm việc tại Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, đã tạo điều kiện tốt nhất cho emthực tập tại cơ quan Cám ơn Lãnh đạo sở và lãnh đạo văn phòng Sở Giao thông vận tải

đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại cơquan

Em xin chân thành cám ơn thầy Hoàng Quang Cương – giáo viên hướng dẫn thựctập đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc để em hoàn thành tốt kỳ thựctập chuyên ngành 2 cũng như bài báo cáo lần này Tuy nhiên, do thời gian có hạn, bài báocáo thực tập này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Vì vậy, em rất

mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng toàn thể các bạn để

em có thể sửa chữa, bổ sung để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin kính chúc ban lãnh đạo Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận vàcán bộ làm việc tại cơ quan cùng toàn thể thầy cô bộ môn thật nhiều sức khỏe để hoànthành tốt công tác của mình

Xin chân thành cám ơn!

Ninh Thuận, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Lê Thanh Thảo

PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ.

I VÀI NÉT VỀ TỈNH NINH THUẬN.

Ninh Thuận thuộc vùng Duyên hải Nam Trung Bộ có hình thể giống như một hình bình hành, hai góc nhọn ở về phía tây bắc và đông nam với toạ độ địa

lý từ 11o18'14" đến 12o09'15" vĩ độ Bắc, 108o09'08" đến 109o14'25" kinh độ Ðông, Phía Bắc giáp tỉnh Khánh Hòa, phía Nam giáp tỉnh Bình Thuận, phía Tây giáp tỉnh Lâm Đồng và phía Đông giáp Biển Đông.

Ninh Thuận là vùng đất cuối của dãy Trường Sơn với nhiều dãy núi đâm

ra biển Đông, có địa hình thấp dần từ tây bắc xuống đông nam Lãnh thổ tỉnh được bao bọc bởi 3 mặt núi với 3 dạng địa hình gồm núi, đồi gò bán sơn địa

và đồng ven biển Trong đó, đồi núi chiếm 63,2% diện tích của tỉnh, chủ yếu là núi thấp, cao trung bình từ 200 – 1.000 mét Vùng đồi gò bán sơn địa chiếm

14,4% và vùng đồng bằng ven biển chiếm 22,4% diện tích đất tự nhiên

II SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN.

1 Quá trình hình thành của Sở GTVT Ninh Thuận:

Sở GTVT Ninh Thuận được thành lập theo QĐ số 300/QĐ/UB-NT ngày 11/8/1992 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức được quy định bởi Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 và QĐ số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV ngày 05/12/2008 của Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ.

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Thực hiện theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 và QĐ

số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV ngày 05/12/2008 của Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ.

3 Về cơ cấu tổ chức:

Thực hiện theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 và QĐ

số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ cấu tổ chức của Sở GTVT hiện có:

3.1.Lãnh đạo sở (04 biên chế), gồm: Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.

3.2 Các tổ chức hành chính thuộc sở (25 biên chế), gồm:

- Văn phòng Sở (06 biên chế);

- Phòng Kế hoạch – Tài chính (05 biên chế);

- Phòng Quản lý giao thông (03 biên chế);

- Phòng Quản lý vận tải – phương tiện và người lái (07 biên chế);

- Phòng Thẩm định và quản lý chất lượng công trình giao thông (04 biên chế)

3.3 Tổ chức thuộc sở:

Thanh tra giao thông vận tải (28 biên chế)

3.4 Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, gổm:

- Ban Quản lý các dự án giao thông Ninh Thuận;

- Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới đường bộ Ninh Thuận;

3.5 Doanh nghiệp nhà nước được ủy quyền quản lý:

Công ty cổ phần Quản lý đường bộ Ninh Thuận (dã cổ phần 100%, nhà nước không còn quản lý)

4 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan:

4.1 Chức năng:

- Sở GTVT Ninh Thuận là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,

thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: đường bộ; đường thủy nội địa; đường sắt đô thị; vận tải; an toàn giao thông; quản lý, khai thác, duy tu, bảo trì hạ tầng giao thông đô thị gồm: Cầu đường bộ, cầu vượt, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu đường dèn tín hiệu điều khiển giao thông, hầm dành cho nguời đi bộ, bến xe, bãi đỗ trên địa bàn.

- Sở GTVT Ninh Thuận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn , thanh tra, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Giao thông vận tải.

4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Trình Ủy an nhân tỉnh:

a) Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, chương trình, dự án về giao thông vận tải; các biện pháp tổ chức thực hiện cải cách hành chính về giao thông vận tải thuộc phạm viquản lý nhà nước đã giao;

b) Dự thảo văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở GTVT;

c) Dự thảo văn bản quy định về điều kiện tiêu chuẩn chức danh đối với các Trưởng, phó các đơn vị thuộc Sở GTVT; tham gia với các cơ quan có liên quan xây dựng dự thảo quy định về tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó phòng QUản lý đô thị hoặc phòng Kinh tế hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý d) Các dự án đầu tư về giao thông vận tải thuộc thẩm quyền quyết định của

Ủy ban nhân dân

- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

+ Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của CHủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về giao thông vận tải;

+ Dự thảo quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức, đơn vị thuộc Sở GTVT theo quy định của pháp luật; phối hợp với Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo quyết định xếp hạng các đơn vị sự nghiệp, dịch vụ công lập do Sở GTVT quản lý theo hướng dẫn của Bộ Giao thông vận tải và Bộ Nội vụ.

1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở

Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận là bộ phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho mọi hoạt động điều hành của Sở GTVT Ninh Thuận trong việc quản lý Nhà nước Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận có những chức năng sau:

- Chức năng lớn nhất là tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo sở điều hành đảm bảo tính thống nhất các mệnh lệnh, chỉ thị để các mệnh lệnh đó có hiệu lực.

- Văn phòng của Sở GTVT Ninh Thuận do Lãnh đạo sở trực tiếp quản lý và

chỉ đạo thực hiện.

+ Văn phòng gồm 01 Chánh văn phòng có nhiệm vụ:

 Giúp việc và thực hiện theo sự điều hành của Thủ trưởng cơ quan: tổng hợp các loại văn bản trình cấp trên, lập các loại báo cáo tháng, quý, 6 tháng, năm và các loại văn bản trình cấp trên.

 Lập chương trình công tác tháng của cơ quan, chương trình làm việc ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng cơ quan.

 Quản lý tất cả Công văn đi + đến, và lập hồ sơ chia theo từng sự việc hay từng lĩnh vực (cho dễ theo dõi khi có việc tìm là có ngay)

 Đảm bảo điều kiện vật chất và tổ chức các buổi hội nghị, buổi họp ….

 Chuyển công văn, tài liệu, thư tín của các đơn vị trong cơ quan cho các nơi ngoài cơ quan và ngược lại.

 Lập kế hoạch đặt mua các thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan.

 Quản lý và sử dụng con dấu cùng các loại văn bản của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.

 Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định của công tác lưu trữ.

 Phụ trách và thực hiện đánh máy, in ấn các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của cơ quan.

 Quản lý, sử dụng máy photo; phối hợp bộ phận có liên quan đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa máy đảm bảo đúng quy định, an toàn, tiết kiệm Có báo cáo hàng tháng về mức độ sử dụng.

+ Ngoài ra còn có các cán sự văn phòng khác có nhiệm vụ làm những công việc do chánh văn phòng và phó chánh văn phòng giao.

2 Công tác lưu trữ tại cơ quan.

2.1 Tổ chức - cán bộ lưu trữ của cơ quan.

Văn Phòng Sở được thành lập để giải quyết những vấn đề về công tác văn thư lưu trữ theo quy định của cơ quan.

2.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.

Cho đến thời điểm hiện nay thì Phòng Nội vụ đã áp dụng các văn bản chỉ đạo củacấp trên như sau:

Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư Lưutrữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2009 Cục văn thư và Lưutrru74 Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóaXIII về Luật Lưu trữ

Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảoquản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Ngoài ra, cơ quan còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướngdẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như sau:

 Những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành mang tính cấp thiết và quan trọng hàng đầu trong quá trình hoạt động của cơ quan Những văn bản được ban hành có nội dung đầy đủ, rò ràng, phản ánh chính xác tình hình thực tế thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn

huyện Thông qua những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có cơ sở pháp lý để áp dụng vào quá trình làm việc cả mình

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưutrữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trongtừng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp

phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Sở Giao thông vận tải tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu thường xuyên, định kỳtheo đúng quy định của pháp luật

Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: tài liệu từ cácphòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan chủ yếu là những công văn đi, công văn đến, vănbản chỉ đạo của cấp trên được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thôngvận tải được thu thập và bổ sung một cách đầy đủ và được đưa vào bảo quản tại khonhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu

Thành phần tài liệu được thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác địnhthời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyêntắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việcchưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vịchủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

Trong quá trình thực tập tại Sở Giao thông vận tải, tôi thấy cán bộ làm công táclưu trữ thường xuyên tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các tổ chức, phòng bantheo sự quản lý của Phòng Những tài liệu được thu thập ở nhiều dạng khác nhau như: tàiliệu đã được văn thư sắp xếp theo vấn đề của tài liệu vào được cho vào cặp ba dây; tàiliệu vẫn còn rời lẻ được kẹp vào một bìa sơ mi; tài liệu chưa sắp xếp theo ngày, tháng,năm…tình trạng của những tài liệu được thu thập rất tốt và chủ yếu là tài liệu giấy

Những tài liệu được thu thập, bổ sung phần lớn là những tài liệu chưa được chỉnh lý, gâykhó khăn lớn trong các khâu nghiệp vụ tiếp theo trong công tác lưu trữ.

Sau khi thu thập tài liệu xong, cán bộ phụ trách tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu để dễ dàng quản lý tài liệu được tốt hơn

Qua quá trình thực hiện khâu nghiệp vụ thu thập và bổ sung tài liệu tai Sở Giao thông vận tải, tôi thấy cán bộ phụ trách làm rất tốt và đúng theo quy định của cơ quan và pháp luật

Biên bản giao nhận tài liệu.

UBND TỈNH NINH THUẬN

Về việc giao nhận tài liệu.

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Công văn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụhướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ …… (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu… ),

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1 Tên khối tài liệu giao nộp: ……… ………

2 Thời gian của tài liệu: ………… ………

3 Số lượng tài liệu:

- Tổng số hộp (cặp): …… ………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); …… Quy ra mét giá: ……….mét

3 Tình trạng lài liệu giao nộp: ………

4 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bênnhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để

phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng bốn phương án cơ bản sau:

- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị

hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộphận tương đối rõ ràng, ổn định;

- Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị

hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị

hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm

vụ tương đối ổn định;

- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị

hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi,

không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Giao thông vận tải được áp dụng là

“Thời gian – Mặt hoạt động”

Đây là phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ vàlịch sử đơn vị hình thành phông của Sở Giao thông vận tải Phương án phân loại tài liệu

này bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả

Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ, tôi thấy quá trình phân loại tài liệuchưa được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số tài liệu chưa được phân loạitốt cụ thể như sau:

- Tài liệu còn lẫn lộn giữa các năm với nhau (ví dụ như tài liệu năm 2013 đểchung với tài liệu năm 2014)

- Chưa phân loại theo tên văn bản

- Tài liệu được xếp chung nhưng không cùng một vấn đề

- Tài liệu chưa phân theo tên cơ quan ban hành văn bản

Việc phân loại tài liệu chưa được thực hiện tốt sẽ gây khó khăn trong các khâu nghiệp

vụ tiếp trong nghiệp vụ lưu trữ gây tốn thời gian và ngân sách Nhà nước.

Hướng dẫn phân loại, lập hố sơ.

HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông ……

Giai đoạn:

I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1 Phương án phân loại tài liệu:

- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;

- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;

- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,

Tài liệu phông …… được phân loại theo phương án

2 Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu:

Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cầntrình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn,nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất

II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ.

1 Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tàiliệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;

2 Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơnhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);

3 Việc viết tiêu đề hồ sơ;

4 Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;

5 Việc biên mục hồ sơ

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

Giai đoạn:

I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1 Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu củacác đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bảnthành lập cơ quan, tổ chức);

2 Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trựcthuộc;

3 Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạtđộng);

4 Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ côngtác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếucó)

II LỊCH SỬ PHÔNG

1 Giới hạn thời gian của tài liệu.

2 Khối lượng tài liệu:

2.1 Tài liệu hành chính:

- Tổng số hộp (cặp): ……… ….;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……… ;

- Quy ra mét giá: mét

2.2 Tài liệu khác (nếu có).

3 Thành phần và nội dung của tài liệu:

3.1 Thành phần tài liệu:

- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;

- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có)

3.2 Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:

- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;

- Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vịhình thành phông được phản ánh trong tài liệu.

4 Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có);

4.2 Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;

4.3 Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;

4.4 Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.

5 Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).

6 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩnnhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế,văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị

cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Sở GTVT Ninh Thuận việc xác định giá trị tàiliệu được thực hiện theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn sau:

- Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện vàtổng hợp

- Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích vàtổng hợp

- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn như:

 Nội dung của tài liệu

 Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu

 Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành nên tài liệu;

 Mức độ toàn vẹn của Phông lưu trữ

 Hình thức của tài liệu;

 Tình trạng vật lý của tài liệu

Về công tác xác định thời hạn bảo quản của tài liệu được cán bộ thực hiện đúngtheo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ Xác định được đúng thời hạn bảo quảntài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng,trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùytiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị

để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…

Thời hạn bảo quản tài liệu của Sở GTVT Ninh Thuận được chia làm hai nhóm đó là:

- Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chínhsách, cương lĩnh, chính lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốcgia, về đất nước và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền

- Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định ở trên vàđược xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm

- Những tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy là tài liệu không có giá trị vềthông tin, trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không cầnthiết cho hoạt động của thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử

 Tài liệu của Sở Giao thông vận tải có thời hạn bảo quản chủ yếu là dưới 70 năm(5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…)

 Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

Hội đồng xác định gái trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giaonộp và lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch

sử và loại tài liệu hết giá trị

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết địnhthành lập Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở GTVT Ninh Thuậnbao gồm:

- Trưởng phòng - Chủ tịch Hội đồng

- Tổ trưởng tổ văn thư - thư ký Hội đồng

- Phó trưởng các phòng chuyên môn, các chuyên viên văn thư, lưu trữ: Ủy viên Hộiđồng

Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc với nhau, sau đó từng thành viên Hộiđồng xem xét các văn bản quy định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản Đối với danhmục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu trước khi quyết định Cuối cùng Hộiđồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; Thông qua biên bản, trình lãnh đạo SởGiao thông vận tải quyết định

Qua khảo sát tình hình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại Sở Giaothông vận tải tôi nhận thấy việc xác định gái trị tài liệu của Phòng được thực hiện tươngđối tốt, đúng theo quy định của Nhà nước, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cụ thể nhưsau:

- Việc xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho tài liệu phần lớn mangtính chủ quan của người làm công tác lưu trữ

- Số lượng tài liệu của phòng chưa xác định giá trị còn rất nhiều, chất thành đốnggâyó khó khăn đến việc chỉnh lý tài liệu sau nay

Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông

Giai đoạn:

Căn cứ (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tàiliệu phông ,

Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lýphông được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu

có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài

B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời

hạn bảo quản tạm thời

C Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông: liệt kê cụ thể những loại tài liệu loại ra khỏi

phông, gồm:

I Tài liệu hết giá trị

II Tài liệu trùng thừa

III Tài liệu bị bao hàm

IV Tài liệu không thuộc phông

Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xácđịnh giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham giachỉnh lý thực hiện được thống nhất

2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.

a) Thống kê tài liệu.

Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vịthống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê

Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chấtlượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương ánphân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanhchóng, thuận lợi.

Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm

- Sổ nhập tài liệu;

- Sổ xuất tài liệu;

- Danh sách phông (sổ thống kê phông);

- Phiếu phông;

- Mục lục hồ sơ;

- Mục lục văn bản;

- Biên bản bàn giao tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;

- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu;

- Báo cáo thống kê định kỳ

Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:

- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;

- Các bộ thẻ;

- Hồ sơ phông;

- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;

- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm;

- Tài liệu hạn chế sử dụng;

- Sổ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;

- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…

Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, cán bộ lưu trữ còn có sự kết hợp việcthống kê những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịchcông tác…

b) Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩthuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ

Để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, Sở Giao thông vận tải đãxây dựng kho lưu trữ với diện tích khoảng 30 m, trang bị các trang thiết bị như: máy hút

ẩm, máy hút bụi, máy điều hòa, trang bị hệ thống và báo cháy tự động và bình khí Cácvật dụng chuyên dùng như: kệ, giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu được trang bị đầy đủ

Sở Giao thông vận tải thường xuyên kiểm tra chế độ bảo quản cho tất cả các khốitài liệu trong kho lưu trữ và tổ chức phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở khođược cán bộ thực hiện tốt

Các biện pháp Sở Giao thông vận tải ứng dụng để bảo quản tài liệu:

- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắmchắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu

và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn

- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh lý

- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học

- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá

- Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc

- Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng

Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức

về công tác phòng chống cháy nổ

Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Sở Giao thông vận tải được thực hiệnkhá hoàn chỉnh, đúng theo những quy định của Nhà nước

2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hìnhthức được Sở GTVT Ninh Thuận tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất Đây là hìnhthức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ Tại đây, độc giả có thểnghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trựctiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sửdụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu,tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết Ở đây cán bộ lưu trữ dễtheo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện phápphục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại

Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: Cán bộ, công chức trong

cơ quan.Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:

Đối với người trong cơ quan có nhu cầu xin khai thác tài liệu phải có biên bản giaonhận

Qua khảo sát tình hình thực tế, tôi thấy công tác tổ chức sử dụng tài liệu của SởGiao thông vận tải thực hiện tương đối tối, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:

- Chưa xây dựng được phòng đọc riêng biệt cho độc giả đến nghiên cứu tài liệu

- Cách phục vụ bạn đọc còn thụ động, chưa có tính linh hoạt

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.

Để có sự phát triển kinh tế của đất nước ta hiện nay, công nghệ thông tin là yếu tố

đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển vượt bậc đó Do đó, nhiều cơ quan Nhà nước đãmạnh tay đầy tư các trang thiết bị tiến tiến, hiện đại để phục vụ công việc hằng ngày của

cơ quan Sở Giao thông vận tải cũng giống như những cơ quan nhà nước khác đã áp dụngnhững tiến bộ của khoa học thông tin để quản lý, giải quyết, thu thập tài liệu trong công

tác lưu trữ của cơ quan Sở GTVT Ninh Thuận đã đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng thôngtin bằng việc cung cấp đồng bộ máy vi tính mới, hiện đại cho tất cả bộ phận, bộ phận vănthư, lưu trữ…

Sở Giao thông vận tải đã cung cấp đầy đủ các máy tính phục vụ cho công việchàng ngày trong phòng Hầu hết công nghệ thông tin được phục vụ các công việc như:Soạn thảo, cập nhật thông tin, gửi mail, vào sổ văn bản đến, văn bản đi… Đây chính là sựmới mẻ, hiện đại, nhanh chóng và chính xác của Văn phòng sở Và đáp ứng được 3 mụctiêu chính của cơ quan hành chính: về quản lý, chỉ đạo, điều hành; về tổ chức thực hiện;

về giám sát, đánh giá việc thực hiện

Hiện nay văn thư Sở Giao thông vận tải được bố trí máy photocopy, máy in, máyScan, bàn làm việc, máy vi tính, điện thoại bàn, cặp ba dây, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, cácloại gim, kẹp giấy… Số lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư tại Sở Giao thôngvận tải:

- Máy Scan văn bản: 01

- Chất lượng: Các trang thiết bị của văn phòng Sở Giao thông vận tải tương đốiđầy đủ, hoạt động tốt, phục vụ hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ, công chứcviên chức của Phòng

2.5 Nhận xét, đánh giá.

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị sự nghiệp Tại Sở Giao thông vận tải, công tác lưu trữ những năm gần đây

đã có những biến tiến quan trọng giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bànhuyện đạt hiệu quả tốt nhất, điều đó thể hiện qua những mặt sau:

Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được bố trí làm việc theo đúngchuyên môn được đào tạo

Bố trí kho lưu trữ hợp lý, trang bị các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ của Sở Giao thông vận tải tuy được xây mới vào năm 2010 nhưng vẫncòn thiếu nhiều trang thiết bị cần thiết trong bảo quản tài liêu (thiếu máy điều hòa, máyhút ẩm…)

c) Kiến nghị, giải pháp.

Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩnphục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làmcông tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác lưu trữđáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.

Sở Giao thông vận tải cần đôn đốc, hướng dẫn các phòng, ban chuyên môn sắpxếp, chỉnh lý hồ sơ tài liệu theo quy định của pháp luật

Cần ban hành những văn bản để quản lý về công tác lưu trữ như (Nội quy, quyđịnh chế độ khai thác sử dụng, công tác bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ…)

Bổ sung biên chế cán bộ, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ

Cử cán bộ, công chức, viên chức đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụcông tác văn thư, lưu trữ

PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ.

1 Về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác địnhnguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưutrữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyềnhạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu đượctiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:

Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơquan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan

Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc giaViệt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốcgia theo quy định của pháp luật

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác địnhnhững tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và

bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

theo những quy định hiện hành của Nhà nước Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theohai giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vàophông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét vềmức độ hoàn thiện của phông lưu trữ Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất cácbiện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu

Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ

sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu

Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữcủa Sở Giao thông vận tải và được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định củanhà nước

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Sở Giao thông vận tải bao gồmcác nội dung sau:

- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưutrữ cơ quan và lưu trữ quốc gia

- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiệnhành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành

- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trungương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp

- Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định

- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnhPhông Lưu trữ cơ quan

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng theo các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông

Sau khi thu thập, bổ sung tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan cán bộphụ trách kiểm tra tài liệu một lần cuối cùng trước khi đưa vào kho lưu trữ để chỉnh lý,nếu phát hiện tài liệu vẫn còn thiếu thì tiến hành sưu tầm những tài liệu còn thiếu bằngcách sau:

- Xác định những tài liệu còn thiếu: Để xác định những tài liệu còn thiếu trong cácphông lưu trữ phải nghiên cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hình thànhphông, khảo sát kỹ thành phần, nội dung tài liệu của từng phông

- Xác định nguồn sưu tầm: Căn cứ vào tính chất, nội dung của những tài liệu cònthiếu trong phông, đặc điểm của các đơn vị hình thành phông để xác định nguồnsưu tầm tài liệu Nguồn sưu tầm là những cơ sở cách mạng, cán bộ đã từng hoạtđộng trong cơ quan và các kho lưu trữ liên quan

- Biện pháp sưu tầm: Lập danh sách những tài liệu cần sưu tầm, gửi cho cơ quan,đơn vị, cá nhân và các kho lưu trữ có thể có những tài liệu đó; cử cán bộ đến trựctiếp sưu tầm tài liệu; vận động quần chúng phát hiện tự giác giao nộp tài liệu vàolưu trữ, trường hợp cần thiết có thể chụp hoặc mua lại tài liệu

Mục lục hồ sơ nộp lưu (Phụ lục số 1)

Biên bản giao nộp tài liệu (Phụ lục số 2)

2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

a) Khái niệm.

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học,

trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệthống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa

ra chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực

và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý

Đơn vị hình thành phông là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, gia đình, dòng họ hình

thành nên phông tài liệu

Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử tổ chức và hoạt động của

đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu

Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu.

Hồ sơ là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,

một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơquan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơquan, tổ chức hoặc của một cá nhân

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình

theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhấtđịnh

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông

hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo mộtphương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ đểnhững người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá

hồ sơ toàn phông được thống nhất

Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và

trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông

Phiếu tin là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo

quản

Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để thống kê, giới

thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông, sưu tập lưu trữ theo phương án hệthống hoá

Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông (Phụ lục số 3)

Phương án phân loại tài liệu (Phụ lục số 4)

b) Trực tiếp chỉnh lý tài liệu của Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận.

Sau khi biên soạn xong bản lịch sử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phôngcủa cơ quan, xây dựng hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ của SởGiao thông vận tải, và lập danh sách các đơn vị nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, bản kêcác nhóm tài liệu cần thu của từng đơn vị tổ chức …

Trong thời gian thực tập Sở Giao thông vận tải, được sự phân công của Lãnh đạosở, tôi được tham gia chỉnh lý tài liệu của Phòng Kế hoạch tài chính Quá trình chỉnh lýkhối tài liệu được thực hiện như sau:

 Chuẩn bị chỉnh lý.

a) Giao nhận tài liệu.

Nhận tài liệu theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng sở , tài liệu đã được sắpxếp theo từng năm cụ thể, tuy nhiên tài liệu vẫn còn một số tài liệu còn lẫn lộn giữa cácnăm với nhau Tài liệu giao nhận là tài liệu đã chưa chỉnh lý sơ bộ, tài liệu chưa được sắpxếp theo thứ tự ngày tháng năm văn bản, chưa phân theo nôi dung, vấn đề được bỏ trongcác cặp ba dây, hộp đựng tài liệu và không có Mục lục hồ sơ

b) Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.

Sau khi giao nhận,Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộntrật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệutrong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu

c) Khảo sát tài liệu.

Khối lượng tài liệu của Phòng Kế hoạch tài chính cần chỉnh lý là 3 mét giá

Tình trạng tài liệu khi bàn giao: Hầu hết tài liệu chưa được săp xếp và chưa lập

hồ sơ sơ bộ

Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính

Tình trạng vật lý của tài liệu tốt, không bị hư hại, mối mọt

Dựa bản hướng dẫn phân loại tài liệu và kế hoạch chỉnh lý đã được thống nhấttrước,tôi nhận tài liệu thuộc phông của mình và tiến hành bước vào chỉnh lý

 Thực hiện chỉnh lý.

a) Phân loại tài liệu.

Dựa trên cơ sở đặc điểm về Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưutrữ Sở Giao thông vận tải, có thể phân loại tài liệu của phòng kế hoạch tài chính, năm

2007 theo phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức như sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu năm 2014 của Sở Giao thông vận tải ra thành 2 nhómlớn, cụ thể như sau:

- Nhóm tài liệu về Chính quyền

- Nhóm tài liệu về Lao động – thương binh và xã hội

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa, cụ thể như:

Nhóm tài liệu về Chính quyền gồm:

- Tài liệu chung

- Quản lý về tổ chức, bộ máy

- Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

- Quản lý công tác xây dựng chính quyền

- Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức

- Quản lý về quy chế dân chủ

- Nhóm tài liệu về công tác văn thư lưu trữ

- Quản lý về cải cách hành chính (CCHC)

- Quản lý về thi đua khen thưởng (TĐKT)

- Quản lý về công tác tôn giáo…

Nhóm tài liệu về Lao động - thương binh và xã hội bao gồm:

- Tài liệu chung

- Người có công

- Việc làm - Lao động - Tiền lương

- Dạy nghề

- Bảo trợ xã hội

- Bảo vệ, chăm sóc trẻ em

Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ, cụ thể

- Nhóm tài liệu chung: là những công văn đi đến của cơ cơ quan gửi đến để biết

- Quản lý về tổ chức, bộ máy gồm những tài liệu sau:

 Tài liệu về tổ chức quy hoạch, kế hoạch, báo cáo, tổng kết công tác tổ chức

bộ máy

 Tài liệu về thành lập, hợp nhất, chia tách, đổi tên, sắp xếp lại bộ máy

 Tài liệu về thực hiện công tác bảo vệ nội bộ của cơ quan huyện…

- Quản lý công tác xây dựng chính quyền gồm những tài liệu sau:

 Tài liệu về chỉ đạo của cơ quan Trung ương, cấp trên về xây dựng chính,củng cố và bảo vệ chính quyền

 Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng chính quyền

 Hồ sơ xây dựng mô hình, cơ quan điển hình cấp huyện, xã, thị trấn

 Hồ sơ về tổ chức bầu cử…

- Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm những tài liệu sau:

 Văn bản cấp trên hướng dẫn, chỉ đạo về công tác cán bộ

 Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác cán bộ

 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND

 Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn chức danh cán bộ của Huyện

 Hồ sơ quy hoạch cán bộ của Huyện

 Hồ sơ thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức

 Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ công chứcviên chức

 Hồ sơ về kỷ luật cán bộ…

- Quản lý về cải cách hành chính bao gồm những tài liệu sau:

 Văn bản của cấp trên, huyện chỉ đạo, hướng dẫn về CCHC

 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác CCHC

 Đề án CCHC

- Quản lý về thi đua khen thưởng bao gồm những tài liệu sau:

 Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác TĐKT

 Quy định, quy chế về công tác TĐKT

 Hồ sơ tổ chức công tác các phong trào TĐKT do huyện phát động

 Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu thi đua tập thể, cá nhân

- Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ

 Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơquan (hồ sơ nguyên tắc)

 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư,lưu trữ

 Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổchức

 Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

 Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

 Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản,chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bảnchính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng

và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó

Tùy theo nội dung tài liệu và số lượng tài liệu trong năm có thể lập hồ của các vấn

đề trong nhiều năm Các tài liệu mà các cơ quan, tổ chức khác gửi tới mà không phản ánhtrực tiếp chức năng, nhiệm vụ của Sở Giao thông vận tải thì có thể lập hồ sơ quản lýchung Một số tài liệu trong năm 2014 có quá ít tài liệu thì tập hợp tài liệu đó đưa đếnnăm lớn nhất có cùng chung một vấn đề để lập hồ sơ

Nếu trong một năm hồ sơ của một vấn đề nhiều có thể chia nhỏ tài liệu của năm đểlập hồ sơ về vấn đề đó theo quý, 6 tháng đầu năm hoặc 6 tháng cuối năm

Yêu cầu đặt ra của một hồ sơ được lập phải đạt 4 yêu cầu sau:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tàiliệu

- Hồ sơ được lập phải phản ánh được qua trình giải quyết công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu

- Hồ sơ được lập phải có giới hạn về mặt thời gian hình thành tài liệu

- Hồ sơ được lập phải phản ánh trọn vẹn về một vấn đề, con người, chủ đề quản lý,lĩnh vực quản lý hoặc cơ quan quản lý

b) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ.

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bảnhướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và địnhthời hạn bảo quản cho hồ sơ

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại

ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, cũng phải viếttiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa và tàiliệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi

hồ sơ sau khi đã được kiểm tra

Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành cácđơn vị bảo quản một cách hợp lý

Sau khi loại khỏi những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu bao hàm rakhỏi hồ sơ, thì tiến hành sắp xếp ngày tháng văn bản; sắp xếp theo trình tự ngày, tháng,năm nhỏ nhất nằm trên cùng hồ sơ; nếu văn bản có cùng ngày tháng năm thì sắp theotheo vần chữ cái từ A – Z

Các hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện đã được để trong bìa sơ miriêng, và ghi trích yếu nội dung lên bìa hồ sơ

c) Biên mục phiếu tin.

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sơ dữ liệu (CSDL) quản lý và tratìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá có thể tiến hành một cách độc lập đối với các

phông tài liệu đã được chỉnh lý Tuy nhiên, đối với các phông tài liệu chưa được chỉnh lý,nội dung này nên được kết hợp trong quá trình chỉnh lý.

Các thông tin cơ bản về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản trên phiếu tin gồm:tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu

đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản và chế độ sử dụng

Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu của mỗi cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, tra tìm hồ

sơ, tài liệu lưu trữ, có thể bổ sung các thông tin như ngôn ngữ; bút tích; tình trạng vật lý;v.v

d) Hệ thống hoá hồ sơ.

Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếpcác nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớntrong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tinhoặc thẻ tạm

Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo số thứ tự tạmthời của phiếu tin hoặc thẻ tạm

Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối vớinhững trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bảntrong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặckhông thống nhất

Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sungvào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

- Viết mục lục văn bản

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bảnđược in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩnngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNNngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

STT Số, ký hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối vớinhững hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 nămtrở lên)

Mục lục hồ sơ của nhóm tài liệu đã được chỉnh lý (Phụ lục số 5)

- Viết bìa hồ sơ

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức(nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục,

số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ

sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèmtheo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

f) Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu.

- Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;

- Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹptài liệu;

- Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu

g) Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Trong quá trình chỉnh lý, tài liệu loại đã được sắp xếp thứ tự, kèm ở cuối hồ sơ và

có bảng kê tài liệu loại để chờ cơ quan lập hội đồng xác định lại giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý được tập hợp thành các nhómtheo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫuđính kèm Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý:

- Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đếnhết trong phạm vi toàn phông;

- Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác định giátrị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định

Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải đượclập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng củaphông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷtrình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy địnhcủa pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;

- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền

Danh mục tài liệu loại.

Bó/gói số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý do loại Ghi chú

1

2

…

h) Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp).

Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tàiliệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ Số hồ sơ được đánh liêntục trong toàn phông:

- Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đếnhết;

- Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục

hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước

Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bềnmàu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc

i) Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.

- Lập mục lục hồ sơ gồm có các nội dung sau:

 Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông vàlịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ

 Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người;bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục

Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơcủa phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản

lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với việc chỉnh

lý tài liệu)

Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sửdụng tài liệu.

Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997

“Mục lục hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997của Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng đối với lưu trữ hiện hành thì bổ sung thêm cột “Thờihạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ”

- Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

Việc xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu của phông lưu trữ chủ yếu

là bản mục lục hồ sơ

Việc lập mục lục hồ sơ căn cứ vào hồ sơ thông tin ghi trên nhãn hộp (cặp) Bảnmục lục hồ sơ được đánh máy và in ra thành quyển để phục vụ cho việc tra cứu tài liệuđược dễ dàng và thuận tiện

 Kết thúc chỉnh lý.

a) Kiểm tra kết quả chỉnh lý

Sau khi khối tài liệu được chỉnh lý xong, cán bộ cơ quan tiến hành kiểm tra kếtquả chỉnh lý Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu, các công cụtra cứu khác và danh mục tài liệu loại của phông tài liệu đã được chỉnh lý

b Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu sắp xếp lên giá.

- Đối với tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ

- Đối với tài liệu bị tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại

- Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá

3 Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

a) Các khái niệm.

Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từnăm công việc kết thúc