Slide thuyết trình chủ đề Tổ chức quản lý kho

Slide thuyết trình môn : Quản lí nguyên vật liệu , Chủ đề : tổ chức quản lí kho. Gồm đầy đủ các mục : Công tác quản lí nguyên vật liệu, nhiệm vụ của quản lí nguyên vật liệu, nội dung công tác quản lí nguyên vật liệu, tổ chức quản lí kho, phân loại , các công đoạn và nghiệp vụ quản li kho,

Xin chào thầy cô

và các bạn !!

Lưu Kiến Đệ Nguyễn Tuấn Anh

Công tác Quản lý Nguyên vật liệu (NVL).

1/ Khái niệm NVL và Quản lý NVL

 NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá

trình sản xuất kinh doanh Là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn liền với các doanh nghiệp sản xuất

 Quản trị NVL là các hoạt động liên quan tới việc

quản lý dòng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp Đó

là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật

liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm ản

lý NVL là sự tác động có mục đích

2 Có tất cả chủng loại NVL khi doanh nghiệp cần tới

3 Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho

chúng có sẵn khi cần đến

4 Để sự cung cấp NVL không chậm trễ hoặc chi phí

không được điều chỉnh.

2.Nhiệm vụ của quản lý NVL

1 Đáp ứng yêu cầu về NVL cho sản xuất trên cơ sở

có đúng chủng loại cần và thời gian được yêu cầu.

3.Nội dung công tác quản lý NVL

trong doanh nghiệp

Xây dựng định mức tiêu dùng

Lập kế hoạch mua sắm,

sử dụng, dự trữ NVL

Tổ chúc công tác hạch toán, kế toán

Tổ chức cấp phát NVL

Phân tích tình

hình cung ứng, sử dụng

Tổ chức quản lý kho

1 Khái niệm và vai trò của kho.

 Kho là loại hình cơ sở thực hiện việc dự trữ, bảo

quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng cho

khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.Là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống

 Kho đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và

phân phối hàng hóa

 Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân

phối

 Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng

của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng

hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian, địa điểm

2 Phân loại kho hàng

• Phân theo đối tượng phục vụ: Kho định hướng thị trường Kho định hướng nguồn

• Phân theo mặt hàng bảo quản: kho tổng hợp

kho chuyên nghiệp kho hỗn hợp.

3 Nghiệp vụ quản lý kho

-Kho là một bộ phận lưu giữ tài sản lớn của Công ty,

việc quản lý kho hiệu quả, an toàn, chuyên nghiệp mang lại hiệu quả lớn và giảm chi phí cho Doanh nghiệp Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng so với trung tâm phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa

ra sao…

- Quy trình quản lý kho được thể hiện ở nội dung

và trình tự thực hiện các tác nghiệp với dòng hàng hóa lưu chuyển qua kho Quy trình này được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hóa

một cách chi tiết trong quá trình hoạt động, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của

kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của

doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.

4.Các công đoạn của

công tác quản lý kho

4.1 Nhập hàng

• Nhập hàng theo đúng yêu cầu của công ty

về mặt số lượng, chất lượng và tiến độ

- Nếu hàng không đạt, hoặc không

đúng theo thỏa thuận thì phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp hàng giao lại theo hợp đồng

- Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho và chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng

Phiếu nhập kho

4.2 Nhập kho, sắp xếp và quản lý hàng hóa

 Hàng hóa qua kiểm tra được

sắp xếp theo bảng hướng dẫn

lưu kho và hướng dẫn công việc

lưu kho, hướng dẫn công việc

cho nhân viên kho.

 Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ

hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng,

thuận tiện cho việc tìm kiếm.

 Sau khi hàng hóa được nhập

kho, thủ kho tổ chức ghi đầy đủ

nội dung vào thẻ kho Thẻ kho

ghi nội dung hàng hóa cả nhập

và xuất Thẻ kho được ghi theo

thứ tự thời gian nhập xuất vào

cột đầu tiên Mỗi loại hàng phải

ghi một thẻ kho riêng.

4.3 Bảo vệ kho

• Hoạt động bảo vệ là cần thiết để quản lý và

kiểm soát tốt kho hàng

• Hoạt động bảo vệ chủ yếu được thiết lập để

ngăn chặn hoặc phát hiện sai lệch hàng lưu kho

do nhân viên hoặc khách hàng lấy cắp.

• Các hoạt động này bao gồm kiểm kê kho hàng

và kiểm kê ngẫu nhiên một phần hàng trong

kho ở các thời điểm khác nhau trong suốt cả

năm, xem lại video giám sát và kiểm tra các

bản ghi nhập và xuất hoặc kiểm tra nhân viên khi họ rời khỏi tòa nhà

4.4 Xuất hàng

• Đảm bảo hàng hóa được xếp dỡ- lưu kho- bao gói- bảo quản và giao hàng đúng quy định tránh hiện tượng sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát.

• Quy trình xuất hàng:

- Nhận phiếu yêu cầu xuất hàng, thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng kiểm tra lại các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không

+Nếu còn thì lập phiếu xuất kho.

+Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu

không còn tại kho thì thủ kho báo cho nhân viên quản trị hàng và chờ quyết định của nhân viên

quản trị.

- Thủ kho và nhân viên giao hàng kiểm tra hàng hóa, nếu phát hiện không đạt yêu cầu phải đổi hàng

khác.

- Xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất hàng.Nhận viên

giao nhận liên hệ kế toán để lấy hóa đơn ( nếu

4.5 Giao hàng

• Nhân viên liên hệ với nơi nhận hàng trước khi giao hàng

để thống nhất thời gian và địa điểm giao hàng.

• Khi đến giao cho khách hàng, cùng khách hàng kiểm

tra hàng hóa, yêu cầu khách hàng kí tên vào bản photo phiếu xuất kho

• Nhân viên giao nhận chuyển bản photo phiếu xuất kho

cho phòng bán hàng lưu.

• Việc quản lý kho của chúng ta vẫn thường gặp phải một số sai lầm do không xác định định

mức tồn kho định kì,không sắp xếp hàng hóa

vật tư khoa học, không kiểm tra hàng hóa vật

tư định kì thường xuyên,không dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng như đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ

nghiệp vụ.

Liên hệ thực tiễn

• Muốn quản lý kho hiệu quả thì phải kết

hợp nhiều cách vơi nhau:

 chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.

 Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn

nhau.

 Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt

 Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm tra nhanh và chính xác

 Sắp xếp kho thành phẩm vật tư, nguyên vật liệu theo từng vị trí và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

 Mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được công nhân cập nhật thường xuyên số liệu

 Cần xác định chính xác lệnh xuất hàng đóng hàng và lệnh sản xuất xưởng

 Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng

 Những người lên hàng là những người nhanh nhẹn

theo tiêu chuẩn công ty

 Phải biết được tính cách của từng công nhân để giải thích và tác động vào họ để làm việc có hiệu quả cao nhất

 Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc

 Lập bảng biểu , ghi chép về quản lý hàng hóa trên các tiện ích của Microsoft hoặc ứng dụng các phần mềm quản lý kho hàng để hạn chế tối

đa nguy cơ thất thoát hàng và kiểm soát chặt chẽ lượng vốn tồn đọng.

 Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng, mỗi doanh nghiệp đều trang bị cho mình một phần mềm thông minh dễ sử dụng và có tính bảo mật cao.

 Một số phần mềm quản lý hiệu quả như :

KiotViet, Perfect Warehouse Management,

iBom.S, BS Silver, Smartstock, Runtime Store, Asoft WM,…

• Những người thủ kho cần chủ động trang bị cho mình những kiến thức, kĩ năng về nghiệp vụ

quản lý Cần giữ cho mình một sức khỏe tốt và đầu óc tỉnh táo để có thể hoàn thành tốt và chu đáo công việc.

• Tham gia các khóa học,khóa đào tạo nghiệp vụ quản lý kho, để hiểu rõ về công việc của mình, cũng như nắm được những cách, những ứng

dụng hay những phương thức giúp quản lý kho hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Kết luận

• Quản lý kho hàng không hề đơn giản, cần có

kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong một khâu nào đó để các hoạt động được diễn ra thông suốt

• Chỉ một sai sót, nhầm lẫn nhỏ có thể làm rối loạn và ảnh hưởng tới cả một hệ thống, việc quản lý kho đòi hỏi sự chu đáo, cẩn thận, tỉ mẩn và tâm huyết của những người thủ kho, những người quản lý kho

• Muốn trở thành một người thủ kho “hoàn

hảo” , ngoài một số gạch đầu dòng công việc vẫn làm thì bạn sẽ phải cố gắng rất rất nhiều, chẳng hạn như : thường xuyên nghe ngóng

thông tin, nắm bắt kế hoạch sản xuất, giao

nhận hàng để đáp ứng kịp thời đảm bảo thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh Thường xuyên kiểm tra kho, hàng hóa trong kho để

nắm được thông tin cũng như chất lượng của sản phẩm hàng hóa để từ đó góp ý, đề xuất với giám đốc trong chiến lược kinh doanh.

Cảm ơn thầy cô và các bạn đã

lắng nghe!!

• C