Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương I: Lý luận chung về dự án đầu tư, quản lý dự án 1.4 Những tồn tại trong quản trị dự án đầu tư tại Việt nam trong thời gian gần đây và một số p

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TRẦN KHOA

PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT

TRIỂN HẠ TẦNG VIGLACERA

Chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS TRẦN THỊ BÍCH NGỌC

HÀ NỘI – 2014

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại lớp Cao học Quản trị kinh doanh khóa

2012B-2015, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, tôi đã được đào tạo và tích lũy nhiều kiến thức cho bản thân cũng như phục vụ công việc Đặc biệt là khoảng thời gian thực hiện đề tài: “ Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera ”

Tôi xin bày tỏ lòng tri ân tới các Thầy, Cô Viện Kinh tế & Quản lý – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Ban Giám đốc cùng đồng nghiệp tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong học tập, nghiên cứu và làm luận văn

Đặc biệt xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo TS.Trần Thị Bích Ngọc, đã dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn

thành luận văn này

Mặc dù bản thân cũng đã cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế và thời gian có hạn, luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo của Quý Thầy, Cô, sự góp ý của bạn bè và đồng nghiệp nhằm

bổ sung hoàn thiện luận văn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Học viên

Trần Khoa

MỤC LỤC MỤC LỤC

DANH MỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương I: Lý luận chung về dự án đầu tư, quản lý dự án

1.4 Những tồn tại trong quản trị dự án đầu tư tại Việt nam trong thời gian gần đây

và một số phương hướng giải pháp 1.4.1 Thực trạng hiện nay trong quản trị các dự án đầu tư tại Việt Nam 29

Chương II: Thực trạng công tác quản lý tiến độ dự án tại Công ty đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 34

2.2 Quá trình hình thành và phát triển tại

2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 34 2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý và nhân sự của công ty 36

2.3 Phân tích thực trạng quản lý tiến độ đầu tư dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 40 2.3.1 Giới thiệu các dự án đầu tư đã và đang thực hiện,

đặc điểm các dự án 40 2.3.2 Công tác Quản lý tiến độ các dự án đầu tư

tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 45

2.4 Phân tích và đánh giá nguyên nhân gây chậm quản lý tiến độ của các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 52 2.4.1 Giai đoạn lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án 52

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ các

dự án của Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 74 3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong việc đầu tư dự án

của Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 74

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera 76 3.2.1 Xây dựng quy trình chuẩn trong công tác lập kế hoạch dự án 77 3.2.2 Nâng cao công tác phối hợp giữa các

bộ phận trong ban dự án 92 3.3.3 Đào tạo cán bộ trong công tác lập kế hoạch dự án 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án 7

Hình 1.2: Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần thời gian, chi phí và kết quả 8

Hình 1.3: Quá trình phát triển của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án 9

Hình 1.4: Các lĩnh vực quản lý dự án 11

Hình 1.5: Các giai đoạn của chu kỳ phát triển dự án 12

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty 38

Hình 2.2: Mô hình KCN Đông Mai – Quảng Ninh 41

Hình 2.3: Mô hình KCN Yên Phong – Bắc Ninh 42

Hình 2.4: Mô hình khu đô thị Đặng Xá I – Gia Lâm – HN 43

Hình 2.5: : Mô hình dự án KCN Tiên Sơn – Bắc Ninh 44

Hình 2.6: Mô hình Khu đô thị Đặng Xá 2 45

Hình 2.7: Sơ đồ kiểm soát tiến độ 50

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Cấp độ phân tách công việc 15

Bảng 1.2: Các dạng quan hệ thể hiện bằng mũi tên trong sơ đồ mạng AON 23

Bảng 2.1: So sánh tình hình khởi công và hoàn thành các dự án 46

Bảng 2.2: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn chuẩn bị 53

Bảng 2.3: Bảng phân công nhiệm vụ 55

Bảng 2.4: Bảng học vấn cán bộ kỹ thuật 56

Bảng 2.5: Một số dự án bị chậm tiến độ do công tác giải phóng mặt bằng 58

Bảng 2.6: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn tổ chức thực hiện 60

Bảng 2.7: Bảng tiến độ cung cấp vật tư bị chậm 61

Bảng 2.8: Bảng nhân lực thi công không đạt yêu cầu 64

Bảng 2.9: Bảng phân công nhiệm vụ giai đoạn kiểm tra, giám sát 67

Bảng 2.10: Bảng báo cáo công việc hàng tuần 69

Bảng 2.11: Bảng tổng hợp kiểm tra an toàn lao động 71

Bảng 3.1: Kế hoạch thi công xây lắp cho dự án 84

Bảng 3.2: So sánh về lợi ích của giải pháp 91

Bảng 3.3: Chi phí dự kiến cho đào tạo ngắn hạn 98

Bảng 3.4: Chi phí dự kiến cho đào tạo dài hạn 99

DANH MỤC VIẾT TẮT

1 Công ty: Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera

2 Tổng công ty: Tổng công ty Viglacera

3 CBCNV: Cán bộ công nhân viên

4 KCN: Khu công nghiệp

6 QLDA: Quản lý dự án

7 VTTB: Vật tư thiết bị

8 UBND: Ủy ban nhân dân

MỞ ĐẦU

I Lý do chọn đề tài Tình trạng đầu tư dàn trải, thất thoát, lãng phí, chậm tiến độ… đã và đang tác động mạnh tới hiệu quả đầu tư của nhiều dự án hiện nay, và nếu tình hình này không được cải thiện sẽ không chỉ ảnh hưởng tới việc thu hút đầu tư mà còn ảnh hưởng lớn đến việc kêu gọi tài trợ

Tình trạng sử dụng vốn kém hiệu quả, chậm tiến độ thi công hoặc nợ đọng vốn đầu tư xây dựng cơ bản… chưa được cải thiện đáng kể Điều đó có nghĩa là

để tạo ra cùng một năng lực sản xuất, Nhà nước phải bỏ ra nhiều kinh phí hơn và nhập khẩu nhiều đầu vào cho đầu tư hơn Hiệu quả thấp trong đầu tư đã được xác định là một trong những lý do chủ yếu dẫn tới lạm phát cao trong hai năm qua Đối với khu vực có vốn đầu tư nước ngoài và ngoài nhà nước, các dự án đầu tư không hiệu quả là các dự án không tận dụng được lợi thế của nền kinh tế, không phù hợp với lợi ích quốc gia.Tuy nhiên đó là những yếu tố mang tính khách quan, còn yếu tố mang tính chủ quan của tình trạng yếu kém, thiếu hiệu quả trong đầu tư và xây dựng chủ yếu là do công tác quản lý tiến độ, giám sát, thanh kiểm tra

Ở vị thế của một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera đang đứng trước một thực tế là công tác quản lý tiến độ các dự án đầu

tư còn nhiều vấn đề cần được nghiên cứu hoàn thiện Với nhận thức rằng quản lý tiến độ của dự án đầu tư không những ảnh hưởng đến việc sống còn của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng lớn đến sự phát triền của nền kinh tế Vì vậy việc nghiên cứu và chọn đề tài “Phân tích và đề xuất một số giải pháp quản lý tiến

độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera” đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của Công ty nói riêng và của Tổng công ty nói chung

II.Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài luận văn hướng vào mục tiêu nghiên cứu “ Phân tích và đề xuất một

số giải pháp quản lý tiến độ các dự án đầu tư tại Công ty Đầu tư phát triển

hạ tầng Viglacera ”, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần quản lý quỹ đất đô thị theo quy hoạch chung, hình thành những khu công nghiệp, khu đô thị khang trang hiện đại đạt tiêu chuẩn cao

III Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý tiến độ các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera

IV Phạm vi nghiên cứu

- Nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu dự án đầu tư khu đô thị, khu công nghiệp và hiệu quả tiến độ dự án đầu tư khu đô thị, khu công nghiệp

- Không gian: tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera Thời gian: Từ năm 2002 - 2015

V Phương pháp nghiên cứu

- Khảo sát, thu thập tài liệu về cơ chế, chính sách, các Nghị định của Chính phủ và các Bộ, ngành liên quan đến hoạt động đầu tư dự án

- Thu thập các thông tin, tài liệu đã công bố cũng như các tài liệu mới

Sử dụng các dẫn chứng cụ thể, điển hình ở một số dự án đầu tư

- Phân tích, tổng hợp thông tin,so sánh các số liệu, viết báo cáo

- Từ kết quả phân tích rút ra những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án đầu tư

VI Kết cấu của luận văn

Luận văn gồm 3 chương:

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ các dự án tại Công

ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm

vụ cần phải thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất

Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định

Những dự án đầu tư phải thông qua hoạt động xây dựng mới thực hiện được mục đích đầu tư được gọi là dự án đầu tư xây dựng công trình

Dự án đầu tư xây dựng công trình là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm

dịch vụ trong một thời hạn nhất định ( Nguồn tài liệu [2;9] )

Đặc trưng cơ bản của dự án:

Dự án có mục đích, có yêu cầu chặt chẽ về kết quả, chất lượng, chi phí và thời gian Dự án có vòng đời riêng từ lúc hình thành phát triển đến khi kết thúc và

có thời gian tồn tại hữu hạn Sản phẩm của dự án mang tính chất sáng tạo, đơn chiếc, duy nhất, độc đáo (mới lạ) Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Môi trường hoạt

động của dự án thường “va chạm”, phức tạp, bất định và rủi ro Dự án sử dụng các nguồn lực có hạn: Tài chính, nhân lực, vật lực…

II Phân loại dự án và quản lý nhà nước đối với dự án đầu tư

a Các dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi chung là dự án) được phân loại như sau:

- Theo quy mô và tính chất: dự án quan trọng quốc gia do Quốc hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư; các dự án còn lại được phân thành 3 nhóm A, B, C theo quy định ;

- Theo nguồn vốn đầu tư:

+ Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước;

+ Dự án sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước;

+ Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước;

+ Dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn

b Việc đầu tư xây dựng công trình phải phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch ngành, quy hoạch xây dựng, bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và an toàn môi trường, phù hợp với các quy định của pháp luật về đất đai và pháp luật khác có liên quan

c Ngoài quy định trên thì tùy theo nguồn vốn sử dụng cho dự án, Nhà nước còn quản lý theo quy định sau đây:

- Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước kể cả các dự án thành phần, Nhà nước quản lý toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư, lập thiết kế, dự toán, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào khai thác sử dụng;

- Đối với dự án của doanh nghiệp sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước và vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước, Nhà nước quản lý về chủ trương và quy mô đầu tư Doanh

nghiệp có dự án tự chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý dự án theo các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan;

- Đối với các dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân, chủ đầu tư tự quyết định hình thức và nội dung quản lý dự án Đối với các dự án sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn khác nhau thì các bên góp vốn thoả thuận về phương thức quản lý hoặc quản lý theo quy định đối với nguồn vốn có tỷ lệ phần trăm (%) lớn nhất trong tổng mức đầu tư

d Đối với dự án quan trọng quốc gia hoặc dự án nhóm A gồm nhiều dự án thành phần, nếu từng dự án thành phần có thể độc lập vận hành, khai thác hoặc thực hiện theo phân kỳ đầu tư thì mỗi dự án thành phần có thể được quản lý, thực hiện như một dự án độc lập Việc phân chia dự án thành các dự án thành phần do người quyết định đầu tư quyết định

1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu tư

Chu kỳ của dự án đầu tư là các giai đoạn mà 1 dự án phải trải qua bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt hoạt động Chu

kỳ của một dự án đầu tư được thể hiện thông qua 3 giai đoạn:

a Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, bao gồm:

- Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư

- Nghiên cứu tiền khả thi, sơ bộ lựa chọn dự án

- Nghiên cứu khả thi (lập dự án đầu tư)

lý của dự án Kết thúc giai đoạn chuẩn bị đầu tư, chủ đầu tư phải có được bản dự án đầu tư đã được duyệt và giấy phép đầu tư

Trong giai đoạn này, chất lượng của các kết quả nghiên cứu là quan trọng nhất Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo thuận lợi cho giai đoạn thực hiện đầu

tư, tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi, phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến

b Giai đoạn thực hiện đầu tư:

- Đàm phán, kí kết hợp đồng, hoàn tất thủ tục đầu tư

- Thiết kế và lập dự toán thi công xây lắp công trình

- Xây dựng và lắp đặt thiết bị, tuyển và đào tạo CBCNV

- Bàn giao, chạy thử, nghiệm thu và thanh toán công trình

Là giai đoạn mà việc chi phí vốn được tiến hành dồn dập với khối lượng lớn, chiếm 90-98% tổng vốn đầu tư Vì vậy, vấn đề thời gian ở giai đoạn này là cực kì quan trọng vì trong suốt thời gian thực hiện đầu tư, đồng tiền bị khê đọng, không sinh lời

Những công việc tiến hành ở giai đoạn này phải căn cứ vào luận chứng kinh

tế kỹ thuật của giai đoạn nghiên cứu khả thi Tuy nhiên do những dự kiến có thể sai lệch nên trong quá trình thực hiện đầu tư, nếu phát hiện ra những sai lệch thì phải điều chỉnh, bổ sung ngay

c Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư:

- Sử dụng chưa hết công suất

- Sử dụng công suất ở mức độ cao nhất

- Công suất giảm dần và thanh lý cuối đời dự án

Được tiến hành dựa trên cơ sở kết quả của 2 giai đoạn đầu Những thiếu sót của công việc đã được thực hiện ở 2 giai đoạn trên nếu sửa đổi trong giai đoạn này thì rất khó khăn nhiều khi vượt quá khả năng của chủ đầu tư và do đó dự án không

và quyết định sự thành công hay thất bại ở hai giai đoạn sau đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư

1.2 Quản lý dự án đầu tư 1.2.1 Bản chất của quản lý dự án đầu tư

Quản lý dự án là tác động quản lý của chủ thể quản lý thông qua quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự

án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án được tiến hành theo 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí

và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định Tập hợp các giai đoạn của quá trình quản lý dự án tạo thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó qua nhà quản

lý phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như

hình 1.1 Chu trình quản lý dự án

( Nguồn tài liệu [2;13] )

Hoạch định kế hoạch:

+ Thiết lập mục tiêu + Dự tính nguồn lực

Quản trị:

Lãnh đạo giao tiếp thúc đẩy đàm phán

Điều phối thực hiện:

+ Bố trí tiến độ thời gian + Phân phối nguồn lực + Phối hợp các hoạt động + Khuyến khích động viên

Mục tiêu tổng hợp

Kết quả mong muốn

Chi phí

Thời gian cho phép

C = f(P,T,S) Trong đó: C- Chi phí

P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi công việc Phương trình trên cho thấy chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án Phương trình trên cũng cho thấy mục tiêu tổng hợp của quản lý dự án do 3 mục tiêu thành phần tạo nên, đó là:

+ Kết quả mong muốn (số lượng, chất lượng) + Thời gian

+ Chi phí Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu thành phần đặt ra Tuy nhiên, thực tế không đơn giản Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu thành phần của quản lý dự án nhằm tới

mục tiêu tổng hợp như thể hiện theo hình: ( Nguồn tài liệu [2;14] )

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thành phần: thời gian, chi phí và kết quả

( Nguồn tài liệu [ 2;16])

Mục tiêu thành phần của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng gia tăng về lượng và thay đổi về chất Từ 3 mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu) với sự tham gia của các chủ thể gồm các chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát và các đơn vị tham gia quản lý của Nhà nước đã được phát triển thành 4 (tứ giác), thành 5 (ngũ giác) mục tiêu

Hình 1.3 Quá trình phát triển của các mục tiêu thành phần của quản lý dự án

( Nguồn tài liệu [2.16]) Tác dụng:

+ Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc dự án; đảm bảo sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

+ Là môi trường thuận lợi cho việc đàm phán trực tiếp liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho

dự án

+ Giúp phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được

+ Đảm bảo cho dự án được thực hiện đúng mục tiêu tạo ra sản phẩm và dịch

vụ có chất lượng cao hơn

Quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp và quản lý dự án có những khác biệt bắt nguồn từ sự khác nhau giữa hai loại hoạt động này Sự khác biệt này thể hiện rõ ở 3 vấn đề:

+ Chủ đầu tư + Nhà thầu + Nhà tư vấn + Nhà nước

Chất lượng

Chi phí Thời gian

An toàn

+ Chủ đầu tư + Nhà thầu + Nhà tư vấn + Nhà nước

Vệ sinh

+ Quản lý rủi ro một cách thường xuyên: Thực hiện dự án thường phải đối mặt với nhiều rủi ro, bất định trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức… Do vậy, quản lý dự án nhất thiết phải đặc biệt chú trọng công tác quản lý rủi ro, cần xây dựng các kế hoạch, triển khai thường xuyên các biện pháp phòng và chống rủi ro

+ Quản lý sự thay đổi: Nếu như trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp, các nhà quản lý thường nhìn vào mục tiêu lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, kỹ năng quản lý phù hợp, thì trong quản

lý dự án, vấn đề đặc biệt quan tâm là quản lý sự thay đổi Môi trường của dự án là môi trường biến động, quản lý tốt sự thay đổi góp phần thực hiện tốt mục tiêu của

dự án

+ Quản lý nhân sự: Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản lý dự

án Lựa chọn nhân sự và mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản lý dự án, do đó đảm bảo thực hiện thành công dự án Giải quyết vấn đề “ hậu dự án” cũng là điểm khác biệt giữa quản lý dự án với quản

lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp

1.2.3 Nội dung quản lý dự án dự án đầu tư

I Theo phạm vi quản lý Bao gồm quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với dự án

+ Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án:

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc

dự án

+ Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án:

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát bao gồm nhiều nội dung như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán…

Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải fải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả đạt được

Trong phạm vi của quản lý thực hiện dự án, những yếu tố quản lý vi mô sẽ được

quan tâm nhiều hơn ( Nguồn tài liệu [2;17] )

II Theo đối tượng quản lý Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu Lĩnh vực quản lý dự án xét theo đối tượng quản lý

Hình 1.4 Các lĩnh vực quản lý dự án

( Nguồn tài liệu [2.20] )

Lập kế hoạch tổng quan + Lập kế hoạch

+ Thực hiện kế hoạch + Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi + Xác định phạm vi dự án + Lập kế hoạch phạm vi + Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian + Xác định công việc + Dự tính thời gian + Quản lý tiến độ

Quản lý chi phí + Lập kế hoạch nguồn lực + Tính toán chi phí + Lập dự án + Quản lý chi phí

Quản lý chất lượng + Lập kế hoạch chất lượng + Đảm bảo chất lượng + Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực + Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương + Tuyển dụng, đào tạo + Phát triển nhóm

Quản lý thông tin + Lập kế hoạch quản lý thông tin

+ Xây dựng kênh và phân phối thông tin

+ Báo cáo tiến độ

Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

+ Kế hoạch cung ứng + Lựa chọn nhà cung ứng,

tổ chức đấu thầu

+ Quản lý hợp đồng, tiến

độ cung ứng

Quản lý rủi ro dự án + Xác định rủi ro + Đánh giá mức độ rủi

ro + Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu

tư

III Theo chu kỳ của dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài, có nhiều rủi ro nên thường được chia thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Tổng hợp các giai đoạn này tạo nên chu kỳ của dự án Chu kỳ dự án được xác định từ thời điểm bắt đầu đến thời điểm kết thúc dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện

Tùy theo từng mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau Phổ biến nhất được chia thành 4 giai đoạn ( Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn kế hoạch và thiết kế, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kết thúc) như trình bày trong

hình 1.5 Các giai đoạn của chu kỳ phát triển dự án

Đề cương kết quả dự án Xác định mục tiêu

Danh sách lựa chọn Danh sách lựa chọn

cần đạt được

Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn kế hoạch

và thiết kế

Dự án được chấp thuận Chọn lựa

Kế hoạch chi tiết

và những hợp đồng ủy thác

Kế hoạch hoạt động

Chuyển giao kết quả hoàn thành

Thực hiện hoạt động Giai đoạn sản xuất

Các giai đoạn chu

kỳ phát triển

( Nguồn tài liệu [2;21] )

IV Các phương pháp quản lý ứng dụng trong quản lý dự án Các phương pháp quản lý phổ biến nhất được ứng dụng trong quản lý dự án bao gồm:

+ Phân tích hệ thống (hay phân tích qua mạng) + Quản lý theo mục tiêu

+ Phương pháp tối thiểu hóa chi phí + Phương pháp phân bố đều nguồn lực

Các phương pháp này sẽ được ứng dụng trong những công việc thích hợp của toàn bộ quá trình quản lý thực hiện dự án

1.3 Quản lý tiến độ 1.3.1 Vai trò của quản lý tiến độ

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự

án và quản lý các tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định

Mục đích của quản lý thời gian là làm cho dự án hoàn thành đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu chất lượng

Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho

công việc dự án ( nguồn tài liệu [2;71] ) 1.3.2 Các công cụ quản lý tiến độ

Một dự án bao gồm nhiều công việc, muốn thực hiện dự án một cách khoa học, đúng tiến độ và đạt chất lượng cao đòi hỏi phải biết chính xác:

Giai đoạn kết thúc

Đánh giá

dự án Kết thúc dự án

+ Dự án gồm những công việc gì?

+ Dự án cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành?

+ Vào lúc nào có thể bắt đầu hoặc kết thúc công việc, nếu công việc bị kéo dài thì có thể kéo dài bao nhiêu ngày mà vẫn đảm bảo hoàn thành đúng kế hoạch?

+ Những công việc nào là trọng tâm cần tập trung chỉ đạo?

Để trả lời các câu hỏi trên cần có các công cụ quản lý tiến độ Có nhiều công cụ để thực hiện kế hoạch, quản lý tiến độ dự án, trong lĩnh vực quản lý dự án có ba công

cụ khá đặc trưng để trình bày kế hoạch dự án là: Phương pháp phân tách công việc, biểu đồ Găng và sơ đồ mạng

I Phương pháp phân tách công việc

Khái niệm và phương pháp thực hiện phân tách công việc

Một công cụ tiêu chuẩn để lập kế hoạch theo dõi tiến độ cho dự án là cơ cấu phân chia công việc (WBS-Work Breakdown Structure) Cơ cấu phân chia công việc là một bản phân chia chi tiết toàn bộ một dự án thành các bộ phận gọi là phần việc Cơ cấu phân chia công việc chính là một cách diễn giải một dự án dưới hình thức tổng hợp các công trình xây lắp, trang thiết bị và những hạng mục cần thiết cho từng công trình hay các hợp đồng xây dựng Cơ cấu phân chia công việc phải thể hiện được trên giấy một cách chính xác nhất về dự án Phải tiến hành phân chia thật chi tiết đến từng nội dung công việc sao cho các nhiệm vụ cụ thể đến mức vừa đủ

để lập kế hoạch chi tiết

Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một cây đa

hệ, phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án Một sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu Cấp độ thấp nhất

là những công việc cụ thể Số lượng các công việc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án

Có thể phát triển sơ đồ cơ cấu phân tách công việc theo nhiều phương pháp Ba phương pháp chính thường được sử dụng là:

Phương pháp thiết kế dòng (phương pháp phân tích hệ thống)

Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ) Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng)

Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ để phân tách công việc, trong đó ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật Ở cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết

Tuy nhiên mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc, lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người để nhận trách nhiệm về một công việc cụ thể nào đó

Bảng 1.1: Cấp độ phân tách công việc

Cơ cấu phân tách công

Thứ bậc Thể hiện

Phân tích hệ

1 Mức độ tổng quát (chương trình)

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

Toàn bộ dự án (nhóm dự án)

2 Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn

chính (các chu kỳ)

Các bộ phận cấu thành chính

3 Các nhóm nhiệm

vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn

Các phòng ban, các đơn vị thành viên

4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội

5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc

6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể

( Nguồn tài liệu [1;60] )

Cơ cấu phân chia công việc phải được lập ngay từ giai đoạn đầu trong chu

trình của dự án, giai đoạn đầu bao gồm hình thành ý tưởng xác định cho một dự án

và cơ cấu phân chia công việc kèm theo nó Cơ cấu phân chia công việc chính là một công cụ hữu hiệu giúp tổ chức công việc theo các cách phân nhóm hợp lý

Tác dụng của phân tách công việc

Phân tách công việc là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác của dự

án, với các chức năng chính sau:

Trên cơ sở sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án Phân tách công việc làm cho mọi người đều quan tâm hơn đến dự án và làm các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau

Phân tách công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM

Sơ đồ phân tách công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các

kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án Ví dụ, việc phân bổ lao động, máy móc thiết bị cũng như lập dự toán chi phí đều căn cứ vào sơ đồ phân tách công việc dự án

Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ

Với sơ đồ phân tách công việc, các nhà quản lý dự án trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó

Lập những chú giải cần thiết

Để phát triển một kế hoạch dự án, đối với mỗi công việc trong sơ đồ WBS cần lập chú giải chi tiết Bảng chú giải cho sơ đồ WBS bao gồm những thông tin sau:

Liệt kê những yếu tố đầu vào cần thiết, những bản vẽ kỹ thuật, các kết quả cuối cùng cần đạt được cho mỗi công việc

Chỉ rõ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan

Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động để thực hiện từng công việc Xác định

quy mô thiết bị, hệ thống nhà xưởng, điện, nước, nguyên liệu, tiền vốn… cho các công việc dự án

Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đối với từng nhiệm vụ

Các cá nhân và tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng WBS cần phải kiểm tra lại hồ sơ

đã thiết lập, các ước lượng thời gian và ngân sách Mục đích làm rõ tính chính xác của sơ đồ WBS, của các dự toán và và kiểm tra tính liên hệ lẫn nhau giữa các công việc

Yếu tố thành công của WBS Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể xác định

Gói công việc có những công việc khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng

Gói công việc phải quen thuộc, thời gian, chi phí và các nguồn lực khác phải được dự báo một cách dễ dàng

Gói công việc bao gồm những phần công việc nhỏ có thể quản lý, xác định được và phải tương đối độc lập với các công việc khác

Gói công việc thường được thực hiện liên tục và đảm bảo phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án

II Phương pháp biểu đồ Gantt

a Khái niệm và cấu trúc của Gantt Biểu đồ Gantt là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích của Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án Tiến

độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ

b Cấu trúc của biểu đồ Cột dọc trình bày công việc, thời gian thực hiện từng công việc được trình bày trên trục ngang

Mỗi đoạn thẳng biểu diễn một công việc, độ dài đoạn thẳng là độ dài công

việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

c Cách xây dựng biểu đồ Gantt

- Xác định hệ trục tọa độ:

- Trục tung thể hiện công việc

- Trục hoành thể hiện thời gian

- Mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng

- Độ dài đoạn thẳng thể hiện thời gian thực hiện công việc

- Vị trí đoạn thẳng thể hiện trình tự thực hiện công việc

d Tác dụng của biểu đồ Gantt

- Xác định được khối lượng các công việc cần thực hiện trong dự án

- Xác định được thời gian thực hiện từng công việc và thời gian hoàn thành toàn bộ dự án

- Là cơ sở để phân phối nguồn lực cho từng công việc của dự án

( Nguồn tài liệu [1;441] )

III Phương pháp sơ đồ mạng a.Khái niệm và tác dụng

Sơ đồ mạng là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện

Tác dụng của sơ đồ mạng:

Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án Trên cơ sở đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án

Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc

Nó cho phép xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào có thể thực hiện đồng thời để đạt được mục tiêu về thời hạn hoàn thành dự án

Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ và điều hành

dự án

b Cơ sở xây dựng

Để xây dựng sơ đồ mạng cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc của dự án có một số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công việc dự án như sau:

Phụ thuộc bắt buộc: là mối quan hệ phụ thuộc, bản chất, tất yếu (chủ yếu là tất yếu kỹ thuật) không thể khác được, giữa các công việc dự án, trong đó bao hàm

cả giới hạn về nguồn lực vật chất Ví dụ, công việc xây tường nhà không thể bắt đầu nếu chưa tiến hành làm móng

Phụ thuộc tùy ý: là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý

dự án Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, kỹ thuật liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp

Phụ thuộc bên ngoài: là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án và các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên ngoài

Trình tự lập tiến độ bằng sơ đồ mạng

Bước 1: Xác định các công việc và mối liên hệ giữa chúng

Dựa vào cơ cấu phân tách công việc, để liệt kê và xác định mối quan hệ giữa các công việc Xác định mối quan hệ giữa các công việc là xem xét công việc nào làm trước, công việc nào làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời với công việc đang xét

Dựa vào những công việc và mối liên hệ giữa chúng từ bước 1 để lập sơ đồ mạng sơ bộ Có 3 phương pháp lập sơ đồ mạng sơ bộ:

Phương pháp 1: Đi từ đầu đến cuối dự án

Dùng áp dụng khi biết rõ các công việc và trình tự các công việc của dự án Phương pháp 2: Đi ngược từ cuối dự án lên đầu dự án

Dùng áp dụng cho dự án hoàn toàn mới mà không biết rõ các công việc cũng

như trình tự, mối liên hệ giữa các công việc

Phương pháp 3: Làm từng cụm

Thường áp dụng cho các dự án lớn, phức tạp Chia dự án thành từng cụm rồi phân cho từng bộ phận lập riêng Liên kết các mạng riêng thu được theo cách trên

sẽ có sơ đồ mạng lớn thống nhất

Bước 3: Hoàn thiện sơ đồ mạng

Kiểm tra sơ đồ mạng thu được, nếu cần có thể thêm sự kiện phụ hoặc bỏ các

sự kiện thừa Kiểm tra các công việc, kiểm tra quy tắc lập mạng

Bước 4: Tính sơ đồ mạng

Đánh số các sự kiện

Ghi thời gian công việc, tên công việc, nhu cầu nguồn lực

Tính toán sơ đồ mạng và xác định đường găng

Tính toán các thời gian dự trữ

Bước 5: Chuyển sơ đồ mạng lên lịch tiến độ

Để tiện theo dõi và quản lý tiến độ ta chuyển sơ đồ mạng lên trục thời gian, hoặc sơ đồ mạng ngang

Bước 6: Tối ưu hóa sơ đồ mạng

Lập biểu đồ nhân lực và các nhu cầu nguồn lực khác

Có rất nhiều phương pháp biểu diễn sơ đồ mạng nhưng được dùng phổ biến hơn cả là hai phương pháp: kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT (Program Eveluation and Review Technique) và phương pháp đường găng – CPM (Critical Path Method)

PERT xem thời gian thực hiện các công việc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định được nhờ lý thuyết xác suất, CPM sử dụng các ước lượng thời gian xác định Cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ giữa các công việc Nên việc xem xét dưới góc độ về cơ bản của kỹ thuật quản lý tiến độ dự án, hai phương pháp này là tương đương, thực hiện tuân theo các bước sau:

- Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của dự án

- Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc

- Vẽ sơ đồ mạng công việc

- Tính toán thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án

- Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện

- Xác định đường găng

Kiểm tra

- Kiểm tra định kỳ tiến triển của dự án

- Đánh giá việc thực hiện dự án so với kế hoạch

- Kiểm tra việc thực hiện tại các điểm mốc

Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

Có hai phương pháp xây dựng sơ đồ mạng công việc, đó là phương pháp

“đặt công việc trên mũi tên” - AOA (Activities on Arrow) và phương pháp “đặt công việc trên nút” - AON (Activities on Node) Cả hai phương pháp này đều có chung nguyên tắc là: để có thể bắt đầu một công việc mới thì các công việc sắp xếp trước nó phải hoàn thành, các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái qua phải, phản ánh quan hệ logic trước sau giữa các công việc, nhưng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian

Phương pháp triển khai AOA

 Hai công việc nối tiếp nhau: công việc b chỉ có thể bắt đầu khi công việc a đã hoàn thành

( Nguồn tài liệu [2.79])

 Công việc (biến) giả: công việc giả là một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí để thực hiện nhưng có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa các công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT Ví dụ biến X trong hình dưới cho biết công việc d chỉ bắt đầu được thực hiện khi cả hai công việc a và b

( Nguồn tài liệu [2.80] )

Để đánh số đúng các sự kiện trong sơ đồ PERT/CPM, cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Đánh số theo trình tự các sự kiện từ trên xuống dưới, từ trái qua phải

- Sự kiện ở đầu mũi tên mang số lớn hơn sự kiện ở đuôi mũi tên

- Khi gặp sự kiện có nhiều mũi tên đến thì quay về đánh số các sự kiện bình thường nằm trên các đường khác Chỉ đánh số các sự kiện có nhiều mũi tên cùng

đến khi các sự kiện ở đuôi những mũi tên này đã được đánh số

Phương pháp triển khai AON Xây dựng mạng công việc tuân theo các nguyên tắc sau:

Các công việc được trình bày trong một nút, những thông tin trong nút gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc Tên công việc 

Thứ tự công việc   Thời gian thực hiện Ngày bắt đầu   Ngày kết thúc Tất cả các điểm, trừ điểm kết thúc đều có ít nhất một điểm đứng sau, tất cả các điểm trừ điểm bắt đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước

- Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng

- Các mũi tên xác định quan hệ trước sau của công việc, theo bảng 1.2

Bảng 1.2: Các dạng quan hệ thể hiện bằng mũi tên trong sơ đồ mạng AON

Mối quan hệ Viết tắt Minh họa Diễn giải

Kết thúc – Bắt đầu Finish – to – start

trước khi công tác A kết thúc

Bắt đầu – Bắt đầu Start – to – Start

trước khi công tác A bắt đầu

Kết thúc – Kết thúc Finish – to – Finish

FF Công tác B không thể kết thúc

trước khi công tác A kết thúc

Bắt đầu – Kết thúc Start – to – Finish

SF Công tác B không thể kết thúc

trước khi công tác A bắt đầu

(Nguồn tài liệu [2;128] )

Tính toán các tham số thời gian của sơ đồ mạng

Phương pháp ngẫu nhiên (Dự tính thời gian cho PERT) Trong khi lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào một ngày nào đó là yếu

tố bất định vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên Mặc dù không thể biết chắc chắn ngày cụ thể nào là ngày hoàn thành dự án nhưng các nhà quản lý dự án

có thể dự tính được ngày sớm nhất và ngày muộn nhất từng công việc và do đó toàn

bộ các công việc dự án phải hoàn thành Trên cơ sở này, sử dụng các phương pháp toán học có thể xác định tương đối chính xác ngày dự án sẽ hoàn thành Giả sử thời gian hoàn thành từng công việc như sau: thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quan tương ứng trường hợp công việc tiến hành trong điều kiện không thuận lợi là

a, thời gian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng trường hợp tiến hành thuận lợi là b và thời gian hoàn thành công việc – tương ứng trường hợp

dự án tiến hành bình thường là m Giả định thời gian hoàn thành từng công việc từng công việc dự án tuân theo quy luật phân phối  thì giá trị trung bình (thời gian trung bình để thực hiện từng công việc) được tính như sau:

Giả sử thời gian hoàn thành của các công việc dự án biến động tuân theo quy luật chuẩn và giá trị trung bình trong phân phối chuẩn (tương ứng thời gian trung bình ở đây) là thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng thì đại lượng Z trong phân phối chuẩn được tính như sau:

S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án

D: Độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

: Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng

Khi đó: D = 

n

i i

Te - i là công việc găng

Như vậy, khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian hoàn thành dự án tăng Giả sử các công việc độc lập nhau thì thời gian hoàn thành

dự án là tổng thời gian kỳ vọng thực hiện các công việc trên tuyến găng và phương sai hoàn thành dự án cũng là tổng phương sai của các công việc trên tuyến găng đó

 : Phương sai hoàn thành dự án

i: Là các công việc găng

2

i

 : Phương sai của các công việc găng được tính như sau:

2 2

Trong thực tế, cả phương pháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên thường không

có sẵn số liệu về thời gian hoàn thành các công việc Trong trường hợp đó người ta

có thể sử dụng một trong các kỹ thuật sau:

- Phương pháp môđun: Theo phương pháp này các hoạt động này được chia nhỏ thành các thao tác Tổng thời gian thực hiện các thao tác phản ánh giá trị gần đúng của thời gian cần thiết thực hiện công việc Thời gian thực hiện thao tác được xây dựng dựa vào kinh nghiệm thực hiện nó trước đó

- Kỹ thuật đánh dấu công việc: Khi thực hiện một hay nhiều dự án sẽ có nhiều công việc chuẩn được lặp lại Trên cơ sở thống kê những số liệu này người ta có thể tính được thời gian trung bình thực hiện công việc chuẩn và do đó, tính được thời gian hoàn thành các công việc dự án

- Kỹ thuật tham số: Đây là phương pháp ứng dụng của mô hình toán học Trên

cơ sở xác định biến độc lập, tìm mối quan hệ giữa biến độc lập và biến phụ thuộc Một kỹ thuật quan trọng để xác định mối quan hệ này là phương pháp hồi quy Dựa vào phương pháp hồi quy, xác định được các tham số về thời gian hoàn thành công việc

Thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất đạt tới một sự kiện

Lcuối cùng - Độ dài thời gian thực hiện dự án

Ý nghĩa của việc tính E và L Việc tính thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất có tác dụng:

+ Tính toán thời gian dự trữ của một sự kiện Thời gian dự trữ của một sự kiện là thời gian sự kiện đó có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án Nếu gọi thời gian dự trữ của sự kiện i là Si thì ta có:

Si = Li-Ei

Là cơ sở để xác định đường găng

+ Đường găng là đường nối các sự kiện găng Sự kiện găng là sự kiện có thời gian dự trữ bằng 0 Để quản lý tốt dự án, các công việc trên cần được quản lý chặt vì nếu bất cứ một công việc nào bị chậm trễ thì đều ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án

+ Là căn cứ để xác định khả năng thực hiện tiến độ thời gian dự kiến đạt đến các sự kiện (điểm nút) Trên cơ sở các thông tin về thời gian cực tiểu (a), thời gian thường xuất hiện (m), thời gian cực đại (b), thời gian sớm nhất đạt đến từng sự kiện (Ej), thời gian muộn nhất sự kiện nào đó phải được thực hiện (Lj) và dựa vào lý thuyết xác suất, người ta có thể tính toán được xác suất thực hịên tiến độ thời gian

dự kiến đạt tới các sự kiện Đây là cơ sở để kiểm tra tiến độ, điều chỉnh khắc phục những bất hợp lý có thể xảy ra

1.3.3 Kiểm soát tiến độ dự án: Bao gồm các hoạt động kiểm tra và điều chỉnh liên tục trong quá trình thực hiện dự án

Điều chỉnh Tìm các giải pháp cải thiện tình hình

Thay đổi trình tự thực hiện các công việc

Tăng cường các nguồn lực (nhân lực, vật tư, máy móc… trong trường hợp cần thiết.)

Đánh giá khả năng thực hiện trong tương lai

- Căn cứ vào hiện trạng quan sát được

- Căn cứ vào biện pháp điều chỉnh đã thực hiện

- Thực hiện định kỳ việc đánh giá các tiến độ nhiều khả năng xảy ra nhất, đặc biệt thời điểm hoàn thành dự án

Chu kỳ giữa các lần kiểm tra hợp lý

- Nếu quá ngắn khó có thể đánh giá tiến triển dự án

- Nếu quá dài không thể phản ánh kịp thời khi cần

- Chu kỳ kiểm tra phải phù hợp với từng dự án

I Các phương pháp kiểm soát tiến độ

Có hai phương pháp chủ yếu theo dõi tiến độ hoàn thành thực tế là:

+ Phương pháp theo dõi đơn giản (phương pháp 0 và 100%): Phương pháp này chỉ theo dõi hoàn thành các công việc chi tiết Đối với phương pháp này chỉ có

hai mức độ hoàn thành công việc đó là 0% và 100% Nói khác đi, một công việc chỉ được coi là hoàn thành khi đạt được kết quả cần thiết của nó

Phương pháp này thường được sử dụng cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn, giá trị thấp và khó đánh giá Việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa

có thể dễ dàng đo đếm bằng mắt và không cần đến các tính toán khác

+ Phương pháp theo dõi chi tiết: Phương pháp chi tiết đánh giá các tình trạng trung gian trong quá trình thực hiện công việc Phương pháp này đòi hỏi phải đánh giá được tỷ lệ % hoàn thành của các công việc đang nằm trong quá trình thực hiện Phương pháp theo dõi chi tiết cho thấy được bức tranh chính xác về tình trạng của các công việc dự án đang được thực hiện

II Hệ thống thông tin trong kiểm soát tiến độ

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản

lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức

Kiểm soát tiến độ đòi hỏi phải có hệ thông thông tin quản lý chặt chẽ, bao gồm thông tin chiều đi và chiều phản hồi Từ các thông tin này người kiểm soát mới

có cơ sở để thiết lập báo cáo và tổ chức họp để các bên có cơ sở để đưa ra các giải pháp nhằm đạt được mục tiêu dự án đã đề ra

Các báo cáo tiến độ Báo cáo dự án là công cụ quan trọng để giám sát và để các nhà quản lý dự

án, các bộ và ngành, các nhà tài trợ trao đổi thông tin về dự án Báo cáo tiến độ có thể được thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất Một dự án tiêu biểu, quy mô từ trung bình đến lớn cần được báo cáo tiến độ thường xuyên bởi các chuyên gia, nhà quản lý và nhóm dự án Các báo cáo cần dễ hiểu và phải dựa trên các sự kiện Các cuộc họp bàn về dự án

Các cuộc họp bàn về dự án xoay quanh việc thực hiện mục tiêu của dự án

và nhằm thực hiện dự án một cách hiệu quả Thông qua tranh luận sẽ trao đổi các thông tin có liên quan đến các sự kiện, trao đổi ý kiến, nhằm đảm bảo tiến độ thực

hiện dự án Cũng thông qua các cuộc họp, nhóm quản lý dự án có thể kiểm tra công việc và những kết quả đạt được, nhận diện các vấn đề, phân tích các giải pháp, đánh giá lại kế hoạch hoặc điều chỉnh các hoạt động

1.4 Những tồn tại trong quản trị dự án đầu tư tại Việt nam trong thời gian gần đây và một số phương hướng giải pháp

1.4.1 Thực trạng hiện nay trong quản trị các dự án đầu tư tại Việt Nam

Trong những năm gần đây, dù công tác quản lý nhà nước tại các dự án đầu

tư xây dựng công trình nói riêng cũng như các dự án trong và ngoài nước nói chung

đã có những cải thiện đáng kể Nhờ tăng cường chỉ đạo, điều hành nên công tác đầu

tư, xây dựng đạt kết quả đáng ghi nhận, nhiều công trình, dự án tiến độ đạt và vượt

kế hoạch, như: Đường vành đai 3 (giai đoạn 2) TP Hà Nội, , Các cầu vượt nhẹ tại

Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, vv… Chất lượng công trình đã được cải thiện rõ rệt, các công trình thực hiện cơ bản đảm bảo yêu cầu chất lượng, các dự án có tồn tại về chất lượng của các năm trước đã được sửa chữa khắc phục, duy trì khai thác ổnđịnh

Song bên cạnh những kết quả trên, để các công trình được đảm bảo về chất lượng, tiến độ và đem lại hiệu quả về kinh tế - xã hội cao, thì công tác quản lý các dự án đầu tư xây dựng còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục, đó là:

Một là, khung khổ pháp luật quản lý dự án, nhất là các dự án sử dụng vốn từ ngân sách nhà nước còn bất cập Mặc dù, hiện tại đã có những văn bản điều

chỉnh công tác quản lý dự án, như: Nghị định 12/2009/NĐ-CP, ngày 12/02/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; Nghị định 15/2013/NĐ-CP, ngày 06/02/2013 về quản lý chất lượng công trình xây dựng; Nghị định 112/2009/NĐ-CP, ngày 14/12/2009 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Nhưng, nhìn chung, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư xây dựng còn chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, khập khiễng giữa các Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, Luật Ngân sách nhà nước Việc ban hành các nghị định hướng dẫn luật, thông tư hướng dẫn các nghị định còn chậm, chưa kịp thời, tính ổn định thấp, phải

bổ sung, thay đổi thường xuyên Còn có sự mâu thuẫn giữa các văn bản luật, giữa văn bản luật với các nghị định, giữa nghị định với thông tư hướng dẫn

Hai là, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng còn lỏng lẻo, dẫn đến tình trạng thất thoát, sai phạm

- Trình độ năng lực yếu kém của chủ dự án và ban quản lý dự án;

- Chủ đầu tư, từ chủ đầu tư cao nhất là Nhà nước đến các bộ, ngành và chính quyền các cấp, thiếu trách nhiệm thể hiện qua công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát thực hiện không đầy đủ và chưa nghiêm túc, lề lối làm việc trong nhiều dự án thiếu khoa học;

- Cơ chế phân công, phân cấp, phối hợp chồng chéo, trách nhiệm không được quy định rõ ràng, tạo môi trường thuận lợi cho sự phát sinh tình trạng cục bộ, bản vị và khép kín Chính sách tài chính thiếu ổn định, chính sách đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư không thống nhất và thiếu nhất quán;

- Hệ thống văn bản pháp luật từ quy hoạch, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản đến đấu thầu, giải phóng mặt bằng, nghiệm thu, quyết toán thiếu đầy đủ, nội dung không phù hợp với thực tế, thiếu cụ thể, không đồng bộ, hay thay đổi và thiếu chế tài nghiêm minh

Ba là, công tác quản lý tài chính trong các dự án đầu tư xây dựng chưa tốt, vì vậy, phát sinh nhiều chi phí gây vượt tổng mức đầu tư Chi phí phát sinh

thường xảy ra đối với các dự án xây dựng kết cấu hạ tầng, công nghệ Thườn là do một số nguyên nhân chính Cụ thể là: (i) Việc lập dự toán đã không dự tính được đầy đủ các chi phí, có thể do năng lực của người lập dự toán hoặc do không có đủ

cơ sở dữ liệu cho việc tính toán; (ii) Chi phí đầu vào gia tăng, có thể do nhà cung cấp tăng giá bán hoặc do tình hình lạm phát, mất giá đồng tiền; (iii) Thiết kế dự án

bị thay đổi; (iv) Có những công việc mới phát sinh không được lường trước trong

dự toán

Bốn là, công tác quản lý tiến độ dự án chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn

đến đầu tư dàn trải, dự án kéo dài: Dự án bị kéo dài có thể ở khâu xây dựng hoặc

khâu thực hiện, hoặc cả hai Các nguyên nhân dẫn đến việc kéo dài dự án, được xếp

theo thứ tự quan trọng giảm dần như sau: Nhà thầu thiếu sự đốc thúc, giám sát chặt chẽ ngay tại công trình Thậm chí, một số chủ đầu tư chưa cương quyết xử lý các nhà thầu thực hiện chậm tiến độ; Phải thay đổi thiết kế dự án; Thiết kế dự án đưa ra một thời hạn thiếu thực tế; Cấp phát vốn không theo kế hoạch; Nguồn nguyên liệu đầu vào bị thiếu; Sơ suất trong thi công; Trao đổi thông tin giữa các bên liên quan không thông suốt; Công việc mới phát sinh; Thiếu lao động có tay nghề; Thời tiết xấu

Năm là, tham nhũng làm giảm hiệu quả quản lý vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước của các dự án trên 2 phương diện Làm giảm hiệu quả phân bổ trong quản lý

vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước, chuyển nguồn lực từ các khu vực có lợi sang những khu vực không có lợi, qua đó làm giảm hiệu quả vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước và tổng vốn đầu tư cả nước; Gây tăng chi phí đầu tư: tham nhũng thường gắn với các khoản hối lộ, khi các khoản này được tính vào chi phí đầu tư nó sẽ làm tăng giá thành đầu ra

1.4.2 Một số phương hướng giải pháp

Để phần nào khắc phục những tồn tại trên, đồng thời, nhằm nâng cao chất lượng quản lý tiến độ các dự án đầu tư, theo chúng tôi, trong thời gian tới, cần tiến hành đồng bộ các giải pháp như sau:

Thứ nhất, hoàn thiện đối tượng tham gia dự án đầu tư Khắc phục những lỗi

từ phía chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn vv… về việc gây chậm tiến độ dự án Phối hợp giữa chủ đâu tư, đơn vị thi công, chính quyền địa phương sao cho công việc được quản lý dự án đầu tư được tốt nhất, kịp thời tiến độ để đưa vào sử dụng

Thứ hai, đảm bảo quy hoạch, lập kế hoặch đầu tư: Quy hoạch đầu tư là nội

dung hết sức quan trọng, nhằm xác định lĩnh vực cần đầu tư, nhu cầu vốn đầu tư…; đảm bảo mối liên kết giữa các dự án đầu tư và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội quốc gia Lập kế hoạch đầu tư sao cho có hiệu quả Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện

dự án đầu tư cho hợp lý nhất về nguồn vốn cũng như nhân sự

Thứ ba, nâng cao trách nhiệm của các cơ quan quản lý dự án Cụ thể:

- Nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý dự án đầu tư cả trong và ngoài nước, thông qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ chuyên môn, về các kỹ thuật và quy trình quản lý vốn, quản lý dự án

- Tăng cường công tác quản lý dự án đầu tư phát triển, công tác quản lý vốn đầu tư xây dựng công trình Xây dựng tiêu chí phân bổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản; phân cấp quản lý và công tác kế hoạch vốn đầu tư phù hợp; thực hiện tốt công tác đánh giá đầu tư (đầu kỳ, giữa kỳ, kết thúc và tác động)

- Nghiên cứu, xây dựng mô hình quản lý tiến độ đầu tư một cách hiệu quả, bền vững, phù hợp với từng loại công trình

- Giám sát chặt chẽ đối với các nhà thầu, các đơn vị thi công xây dựng xây dựng Ban hành quy định trách nhiệm và chế tài xử lý vi phạm cụ thể cho các chủ đầu tư, các nhà thầu về công tác lập, thẩm định, phê duyệt dự án, dự toán, thiết kế bản vẽ thi công, tổ chức đấu thầu và thi công./

-

Tóm tắt chương 1

Chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa được cơ sở lý thuyết về dự án, quản lý dự

án và quản lý tiến độ dự án:

Đó là những cơ sở lý thuyết quan trọng và cần thiết cho việc ứng dụng phương pháp quản lý khoa học vào công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án

Với số liệu thống kê thu thập được trong công tác quản lý dự án của Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera từ năm 2002 - 2014, áp dụng lý thuyết trình bày trong chương 1, luận văn sẽ tập trung phân tích thực trạng công tác quản lý tiến độ thực hiện các dự án tại Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng Viglacera