Nghiên cứu quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp học bạ điện tử

Khi áp dụng mô hình này, những lợi ích dễ dàng nhận thấy đó là: - Quản lý học sinh, sinh viên dễ dàng - Chỉnh sửa, bổ sung thông tin nhanh chóng, tránh khỏi rườm rà - Thuận tiện hơn tron

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

-* -BÀI TẬP I:

NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN, PHÂN TÍCH VÀ

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài:

QUẢN LÝ HỌC BẠ ĐIỆN TỬ TIỂU HỌC

HÀ NỘI 3-2017

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

DANH MỤC HÌNH VẼ 4

I Tiêu đề 5

II Mục tiêu 5

III Tài liệu và phương pháp 5

IV Kết quả 6

4.1 Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu bài toán học bạ điện tử 6

4.2 Quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp học bạ điện tử 10

V Kết luận và khuyến nghị 13

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

LỜI NÓI ĐẦU

Những năm gần đây, nhờ những ứng dụng thực tiễn của công nghệ thông tin vào cuộc sống, rất nhiều các lĩnh vực đã thể hiện rõ lợi thế khi áp dụng những kỹ thuật hiện đại này vào thực tiễn Và một trong những lĩnh vực không thể không kể đến đó là giáo dục Nhờ việc áp dụng công nghệ thông tin, tại nhiều trường học trên cả nước đã có những bước tiến vượt bậc trong giảng dạy và nghiên cứu, giúp cho mỗi học sinh, sinh viên theo học đều dễ dàng hơn với việc tiếp thu kiến thức

và nâng cao hiểu biết Điều này góp phần quan trọng trong sự phát triển trong tương lai của nền khoa học công nghệ tiên tiến của Việt Nam

Tuy nhiên, trong quá trình khai thác và quản lý học sinh, sinh viên vẫn còn nhiều bất cập Đặc biệt là trong việc lưu trữ, quản lý thông tin học sinh, sinh viên

Từ đó, rất nhiều bài báo đã đặt vấn đề về việc áp dụng những kỹ thuật tin học vào quản lý thông tin Học bạ điện tử cũng là một trong số những nghiên cứu đó Khi

áp dụng mô hình này, những lợi ích dễ dàng nhận thấy đó là:

- Quản lý học sinh, sinh viên dễ dàng

- Chỉnh sửa, bổ sung thông tin nhanh chóng, tránh khỏi rườm rà

- Thuận tiện hơn trong quá trình liên hệ giữa gia đình – nhà trường

Những lợi ích kể trên đã phần nào giải quyết được những vấn đề thực tiễn trong ngành giáo dục Tuy nhiên vẫn cần phải được khai thác, nghiên cứu chuyên sâu hơn để trở nên hoàn thiện và ứng dụng dễ dàng hơn

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường 7 Hình 2: Quy trình triển khai và xây dựng phần mềm 10

I Tiêu đề

Nghiên cứu quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp học bạ điện tử

II Mục tiêu

Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu những yêu cầu mà bài toán học bạ điện tử đề ra

Nghiên cứu quy trình triển khai và xây dựng giải pháp phần mềm nói chung,

từ đó áp dụng vào bài toán cụ thể để xây dựng giải pháp học bạ điện tử

III Tài liệu và phương pháp

Khi bắt đầu nghiên cứu một đề tài, công việc đầu tiên là tìm hiểu vấn đề đang được xử lý đến đâu, phạm vi và giới hạn của vấn đề đó trong chuyên ngành

và trong điều kiện thực tế, đáp ứng những mục tiêu nghiên cứu cụ thể

Để tìm được tài liệu tham khảo cho đề tài, cần phải hiểu rõ những loại tài liệu nào với những đặc điểm riêng của chúng, có những nguồn tài nguyên nào cung cấp mỗi loại tài liệu đó, có những công cụ nào giúp tìm kiếm những nguồn tài nguyên và tài liệu theo đúng nhu cầu

Để đánh giá, chọn lọc kết quả, ta cần dựa trên các yếu tố quyết định giá trị khoa học của tài liệu như:

• Tính chính xác và khách quan khoa học của tài liệu:

Thường thì các tài liệu ở các trang học thuật như Google Scholar, các trang đuôi gov, edu, có phần “library” sẽ là lựa chọn tốt nhất

• Quy trình công bố thông tin được tổ chức với sự phản biện khoa học chặt chẽ

• Uy tín, kinh nghiệm xuất bản khoa học của đơn vị phát hành tài liệu:

Có thể xem xét thứ hạng/ tiếng tăm của đơn vị phát hành tài liệu bằng

Google Scholar hoặc Google Đối với các tạp chí khoa học, chỉ số ảnh hưởng (Impact Factor) là một trong các tiêu chí tốt dùng để đánh giá uy tín

• Uy tín, kinh nghiệm khoa học của tác giả:

Xem thông tin về nhà khoa học bằng Google Scholar, các trang thông tin khoa học của các trường đại học, các blog cá nhân, diễn đàn chuyên môn

IV Kết quả

4.1 Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu bài toán học bạ điện tử

4.1.1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

a Mục đích

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là một giai đoạn trong quá trình phân tích thiết kế hệ thống Nó có tính chất quyết định tới việc dự án này có tồn tại (được tiến hành) hay không

 Mục đích: Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại, cần có được các thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối

ưu để nâng cao nhất tính khả thi của dự án

Để đạt được mục đích trên cần một số yêu cầu sau:

o Khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ

o Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới

o Phác họa ý tưởng cho giải pháp mới, cân nhắc tính khả thi của hệ thống

o Vạch kế hoạch thực thi dự án và đưa ra dự trù tổng quát

b Nội dung khảo sát

i Giới thiệu trường

Cơ cấu tổ chức của nhà trường:

+ Một Hiệu trưởng: Giám sát chung

+ Một Hiệu phó: Phụ trách chuyên môn

+ Năm tổ nghiệp vụ theo khối: Khối 1, khối 2, khối 3, khối 4, khối 5 Các môn học được áp dụng cho các khối như sau

Môn học tính điểm: Toán, Tiếng Việt, Lịch sử, Địa lý, Tự nhiên & xã hội, Đạo đức, Kĩ thuật, Tiếng Anh, Đạo đức

Môn học đánh giá: Âm nhạc, Thể dục, Mĩ thuật

Sơ đồ tổ chức nhà trường

Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường

Hệ thống quản lý học sinh của một trường được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế hệ thống quản lý học bạ của một trường Tiểu học với chương trình đào tạo chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Khảo sát được thực hiện trên 4 mức khác nhau:

 Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung trong trường

 Mức điều phối quản lý: giáo viên chủ nhiệm cập nhật thông tin học sinh, điểm số từ các giáo viên bộ môn Tính điểm trung bình cho từng học kì, năm học cho từng học sinh

 Mức thừa hành: Các thầy cô phụ trách điểm mỗi môn học có nhiệm

vụ báo điểm thường xuyên cho GVCN

ii Khảo sát thực trạng quản lý học sinh

Đầu kì học Ban Giám Hiệu sẽ phổ biến quy chế điểm cho các giáo viên, phát

sổ điểm chung cho GVCN Trong quá trình giảng dạy, mỗi giáo viên có sổ điểm cá nhân

Cuối kì, GVCN nhận điểm từ các GVBM và cho vào sổ điểm chung Sau đó, tính điểm tổng kết môn học cho học sinh Cuối cùng là điểm tổng kết học kì Khi điểm đã tính toán xong sẽ được cho vào học bạ của từng học sinh

Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và

đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo kết quả học tập của từng

HS cho Phụ huynh

Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tổng kết cả

năm cho HS, rồi vào điểm Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Kết quả học tập cho Phụ Huynh Mặt khác BGH báo cáo chất lượng giáo dục lên Phòng Giáo Dục

4.1.2 Hệ thống quản lý học bạ học sinh

a Hệ thống quản lý truyền thống

Việc vận hành quản lý truyền thống đã được nêu ở phần trên, sau đây ta xét đến các vấn đề của hệ thống này

 Do việc tính toán bằng tay, độ chính xác không cao, dễ nhìn nhầm điểm, vào nhầm điểm

 Không đáp ứng được nhu cầu thắc mắc của học sinh và phụ huynh.

b Giải pháp

Để khắc phục những hạn chế của phương pháp truyền thống, chúng tôi đề xuất giải pháp tin học hóa trong quá trình quản lí học bạ học sinh

Một hệ thống quản lý điện tử sẽ được tạo ra nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý học sinh của nhà trường Hệ thống có tính phổ thông cao, áp dụng được linh hoạt cho các điều kiện khác nhau với các ưu điểm sau:

 Nâng cao hiệu quả quản lý, nhanh chóng, chính xác

 Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

 Giảm tải công việc cho các cán bộ quản lý phòng giáo vụ, các giáo viên do việc tính toán bằng tay là không còn cần thiết

4.2 Quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp học bạ điện tử

4.2.1 Các khái niệm:

a Quy trình?

Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị) Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo…

Hoạt động bao gồmềm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch

vụ đào tạo , nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh,…

Quy trình là trình tự đã được quy định Làm trái quy trình là vi phạm

kỷ luật Quy trình cũng thuộc phạm trù pháp luật của một tổ chức

Quy trình có thể không được viết thành văn bản vì nhiều lý do [3]

b Quy trình triển khai và xây dựng phần mềm :

Quy trình có thể hiểu là phương pháp thực hiện hoặc sản xuất ra sản phẩm Tương tự như vậy, SEP chính là phương pháp phát triển hay sản xuất ra sản phẩm phần mềm [4]

Quy trình triển khai và xây dựng phần mềm (SEP) là một cấu trúc bao gồm tập hợp các thao tác và các kết quả tương quan sử dụng trong việc phát triển để tạo

ra một sản phẩm phần mềm [5]

ISO/IEC 12207 là một tiêu chuẩn quốc tế cho các quy trình vòng đời phần mềm, mục đích là trở thành tiêu chuẩn định nghĩa tất cả các công việc cần thựchiện

để xây dựng và bảo trì sản phẩm phần mềm [4]

Thông thường một quy trình bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

- Thủ tục (Procedures)

- Hướng dẫn công việc (Activity Guidelines)

- Biểu mẫu (Forms/Templates)

Hình 2: Quy trình triển khai và xây dựng phần mềm

- Công cụ hỗ trợ (Tools)

Có 4 thao tác là nền tảng của hầu hết các quy trình phần mềm là:

1 Đặc tả phần mềm: Các chức năng của phần mềm và điều kiện

để nó hoạt động phải được định nghĩa

2 Sự phát triển phần mềm: Để phần mềm đạt được đặc tả thì phải có quy trình phát triển này

3 Đánh giá phần mềm: Phần mềm phải được đánh giá để chắc chắn rằng nó làm những gì mà khách hàng muốn

4 Sự tiến hóa của phần mềm: Phần mềm phải tiến hóa để thỏa mãn sự thay đổi các yêu cầu của khách hàng

Cũng như mọi ngành sản xuất khác, quy trình là một trong những yếu tố cực

kỳ quan trong đem lại sự thành công cho các nhà sản xuất phần mềm, nó giúp cho mọi thành viên trong dự án từ người cũ đến người mới, trong hay ngoài công ty đều có thể xử lý đồng bộ công việc tương ứng vị trí của mình thông qua cách thức chung của công ty, hay ít nhất ở cấp độ dự án Có thể nói quy trình triển khai

và xây dựng phần mềm (SEP) có tính chất quyết định để tạo ra sản phẩm chất lượng tốt với chi phí thấp và năng suất cao, điều này có ý nghĩa quan trọng đối với các công ty sản xuất hay gia công phần mềm củng cố và phát triển cùng với nền công nghiệp phần mềm đầy cạnh tranh

4.2.2 Quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp học bạ điện tử:

Trong Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn 2016 – 2020 của

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã được phê duyệt có đề cập đến vấn đề xây dựng mới, nâng cấp và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu học bạ điện tử toàn quốc Học bạ điện tử đã trở thành bài toán lớn đối với ngành giáo dục Việt Nam Ứng dụng học

bạ điện tử đã được nhiều doanh nghiệp CNTT trong nước nghiên cứu và phát triển, điển hình như VNPT, Viettel, Inovas, Misa Không có số lượng thống kê chính xác song tổng hợp thông tin từ các doanh nghiệp thì ước tính cả nước đã có hàng chục nghìn trường học từng sử dụng ứng dụng học bạ điện tử

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu, phát triển giải pháp phần mềm, sau quá trình làm việc lâu năm đã đúc kết một quy trình triển khai và xây dựng chung cho các giải pháp phần mềm và học bạ điện tử, bài toán được đề ra ở đây cũng không ngoại lệ Từ những điều đã được phân tích ở trên, ta không thể phủ nhận vai trò của quy trình triển khai và xây dựng các giải pháp trong việc ứng dụng tin học vào những bài toán cụ thể trong cuộc sống và cụ thể ở đây là vẫn đề học bạ

V Kết luận và khuyến nghị

Sau một thời gian nghiên cứu và học hỏi, đến nay nhóm em đã rút ra được những kết luận nhất định Trong đó đã chỉ ra Hệ thống thông tin học bạ điện tử là một giải pháp tích hợp công nghệ thông tin vào trong giáo dục, cụ thể là các mô hình học bạ điện tử, sẽ góp phần giúp:

 Việc quản lý học sinh dễ dàng, thuận tiện;

 Việc lưu trữ, tìm kiếm, sửa xóa học bạ sẽ diễn ra nhanh chóng, không rườm rà;

 Việc liên hệ giữa nhà trường, học sinh, gia đình cũng trở nên nhanh chóng, hữu hiệu…

Việc áp dụng Hệ thống thông tin học bạ điện tử giúp cho nhà trường quản lý hiệu quả cơ sở đào tạo Đồng thời, hệ thống thông tin giúp cho nhà trường thực hiện các tác nghiệp nhanh, thuận lợi dựa vào công nghệ thông tin

Việc tham gia sử dụng hệ thống Sổ liên lạc điện tử không chỉ mang lại lợi ích riêng cho mỗi cá nhân tham gia, mà còn mang lại lợi ích chung cho nhà trường, cho các bậc phụ huynh, cho các em học sinh & mang đến lợi ích cho toàn xã hội

Hệ thống có thể được mở rộng, áp dụng cho hầu hết các trường Tiểu học trên địa bàn và tiến đến tích hợp toàn bộ thành một hệ thống thống nhất từ sở giáo dục đến các trường thành viên

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Nguyễn Văn Ba Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin 2002 Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội

[2] TS Phạm Văn Hải Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống

[3] https://vi.wikipedia.org/wiki/Quy_tr%C3%ACnh

[4].https://vi.wikipedia.org/wiki/Quy_tr%C3%ACnh_ph%C3%A1t_tri

%E1%BB%83n_ph%E1%BA%A7n_m%E1%BB%81m

[5].http://www.pcworld.com.vn/articles/cong-nghe/cong-nghe/

2005/08/1187938/tong-quan-cac-mo-hinh-phat-trien-phan-mem/

[6] Một số tài liệu về hệ thống quản lí thông tin sinh viên, học sinh trên các trang mạng