Kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phẩn Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Giá cả và tiền tệ sử dụng trong kinh doanh hàng hoá nhập khẩu 1.1.3.1.Tiền tệ sử dụng Trong các hợp đồng mua bán ngoại thương phải qui định rõ điều kiện tiền tệ sử dụng trong thanh toá

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang diễn ra mạnh mẽ,

mà biểu hiện cụ thể của nó là hoạt động trao đổi buôn bán giữa các nước với nhau hay còn gọi là hoạt động ngoại thương Trong xu thế đó, Việt Nam đang từng bước hội nhập với các nền kinh tế trong khu vực và quốc tế, và hoạt động ngoại thương đang trở thành sống còn đối với sự phát triển của đất nước cũng như của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Nói đến sự phát triển của ngoại thương Việt Nam không thể không kể đến vai trò của hoạt động nhập khẩu Nó không chỉ tác động trực tiếp đến sản xuất trong nước mà còn ảnh hưởng đến tiêu dùng

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của sản xuất xã hội, yêu cầu của quản lý kinh tế, công tác hạch toán kế toán ngày càng có vai trò quan trọng và trở thành công cụ quản lý không thể thiếu phục vụ cho yêu cầu quản lý của nhiều đối tượng khác nhau Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, công tác kế toán không chỉ là công cụ quản

lý mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho cho việc ra quyết định kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá, cùng với việc tìm hiểu thực tế công tác

kế toán tại Công ty cổ phẩn Xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP và sự hướng dẫn của thầy giáo PGS.TS Phạm Quang, em đã lựa chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp của

mình “ Kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phẩn Xuất nhập khẩu tạp phẩm”

Luận văn gồm 3 chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nhập khẩu hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng công tác nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Chương 3: Đánh giá công tác nhập khẩu hàng hoá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG

HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Khái quát chung về hoạt động kinh doanh nhập khẩu

1.1.1.Khái niệm và vai trò của hoạt động nhập khẩu

1.1.1.1.Khái niệm

Nhập khẩu là hoạt động mua bán hàng hoá, dịch vụ từ một quốc gia khác về nước mình tiêu thụ nhằm làm phong phú thêm cho đầu vào của sản xuất và tiêu dùng

Theo qui định, những trường hợp sau được coi là nhập khẩu:

- Mua hàng hoá của nước ngoài để thoả mãn nhu cầu sử dụng trong nước và để phát triển kinh tế theo hợp đồng mua bán ngoại thương

- Đưa hàng hoá từ nước ngoài vào Việt Nam để tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ

- Giữ hàng hoá tại các khu chế xuất (phân chia thu nhập của bên đối tác không mang về nước) để bán tại thị trường Việt Nam

- Tái nhập hàng trước đây tạm xuất

1.1.1.2 Vai trò của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu

Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của ngoại thương Nhập khẩu tác động trực tiếp đến sản xuất và tiêu dùng trong nước

Nhập khẩu nhằm bổ sung những hàng hoá mà trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất không đáp ứng với nhu cầu Nhập khẩu còn để thay thế, tức là nhập khẩu những hàng hoá sản xuất trong nước không có lợi bằng nhập khẩu

Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai trò của nhập khẩu được thể hiện qua những khía cạnh sau đây:

- Tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá đất nước

- Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế đảm bảo phát triển kinh

tế cân đối ổn định

- Nhập khẩu góp phần cải thiện nâng cao mức sống của nhân dân, tức là nhập khẩu góp phần thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động

- Nhập khẩu thúc đẩy tích cực đến xuất khẩu Sự tác động này thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho xuất khẩu hàng Việt Nam ta nước ngoài

1.1.2 Đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu

Hoạt động kinh doanh hàng hóa nhập khẩu có thị trường rộng lớn cả trong và ngoài nước, chịu ảnh hưởng rất lớn của sự phát triển sản xuất trong nước và tình hình thị trường nước ngoài

Người mua, người bán thuộc các quốc gia khác nhau, có trình độ quản lý, phong tục tập quán tiêu dùng và chính sách ngoại thương ở mỗi quốc gia có sự khác nhau Hàng nhập khẩu thường đòi hỏi chất lượng cao, mẫu mã đẹp, hợp thị hiếu người tiêu dùng

Điều kiện địa lý, phương tiện vận chuyển, điều kiện và phương thức thanh toán có ảnh hưởng ít nhiều đến quá trình kinh doanh Thời gian giao hàng và thanh toán có khoảng cách khá xa

* Đối tượng nhập khẩu

Hàng nhập khẩu vào nước ta thuộc hai đối tượng chính là hàng phục vụ cho tiêu dùng của người dân và máy móc thiết bị phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế Tuy nhiên, nhập khẩu đồng nghĩa với việc phụ thuộc vào nước ngoài nên Nhà nước chỉ cho phép nhập khẩu những mặt hàng cần thiết Đó là những loại hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng về cả số lượng lẫn chất lượng., đặc biệt là các trang thiết bị máy móc, vật tư kỹ thuật, công nghệ hiện đại

Bên cạnh những mặt hàng doanh nghiệp được tự do nhập khẩu còn có những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện, hàng hoá nhập khẩu có điều kiện là những hàng hoá nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành

* Các phương thức nhập khẩu hàng hóa

Có hai phương thức nhập khẩu hàng hoá:

- Nhập khẩu theo nghị định thư: Là phương thức nhập khẩu trong đó toàn bộ quan

hệ đàm phán ký kết hợp đồng do hai bên chính phủ tiến hành trên cơ sở đó giao cho các đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu thực hiện

- Nhập khẩu tự cân đối: Là phương thức nhập khẩu trong đó các doanh nghiệp được cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp đàm phám ký kết hợp đồng trên cơ sở đó tự cân đối tài chính trong khuôn khổ pháp luật của Nhà nước

1.1.3 Giá cả và tiền tệ sử dụng trong kinh doanh hàng hoá nhập khẩu

1.1.3.1.Tiền tệ sử dụng

Trong các hợp đồng mua bán ngoại thương phải qui định rõ điều kiện tiền tệ sử dụng trong thanh toán Điều kiện tiền tệ cho biết việc sử dụng loại tiền nào để thanh toán trong các hợp đồng ngoại thương và cách xử lý khi đồng tiền đó bị biến động Tiền tệ tính toán là tiền tệ dụng để xác định giá trị thanh toán trong hợp đồng mua bán ngoại thương Đồng tiền thanh toán thường là đồng tiền của 1 trong 2 đối tác trong quan hệ mua bán hoặc đồng ngoại tệ mạnh của một nước thứ 3 Đồng tiền thanh toán thường là các ngoại tê được chuyển đổi tự do

Các yếu tố dùng để xác định tiền tệ thanh toán thường là:

- Sự so sánh giữa hai bên mua bán

- Vị trí của đồng tiền đó trên thị trường quốc tế

- Tập quán sử dụng đồng tiền thanh toán trên thế giới

- Đồng tiền được sử dụng để thanh toán thống nhất trong một số khu vực trên thế giới

1.1.3.2.Giá nhập khẩu

Giá cả hàng nhập khẩu luôn được quy định trong hợp đồng mua bán ngoai thương một cách cụ thể Giá cả cũng sẽ là điều kiện để xác định địa điểm giao hàng trong hợp đồng, là cơ sở phân chia trách nhiệm vật chất của người bán và người mua về chi phí và rủi ro

Theo qui định của Phòng thương mại quốc tế có tất cả 13 điều kiện giao hàng, bao gồm:

- Giao hàng tại xưởng (EXW): Người bán giao hàng cho người mua tại địa điểm giao hàng của mình, hàng hoá chưa được làm thủ tục thông quan xuất khẩu, chưa được bốc lên phương tiện chuyên chở Do đó theo điều kiện này người mua phải chịu mọi phí tổn và rủi ro từ khi nhận hàng ở người bán (Trừ khi có thoả thuận riêng)

- Giao hàng cho người vận chuyển (FCA): Người bán chịu trách nhiệm về chi phí

và rủi ro cho đến khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển chỉ định Như vậy người bán sau khi làm thủ tục thông quan xuất khẩu sẽ giao hàng cho người vận chuyển chỉ định tại 1 địa điểm qui định Nếu hàng giao tại cơ sở của người bán thì người bán có trách nhiệm bốc hàng, còn nếu giao hàng tại địa điểm khác thì người bán không có trách nhiệm bốc hàng dỡ hàng

- Giao dọc mạn tàu (FAS): Người bán phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hoá (trừ khi có thoả thuận riêng), chịu trách nhiệm về mọi chi phí cho tới khi hàng hoá được đặt dọc mạn tàu tại cảng qui định do người mua chỉ định

- Giao lên tàu (FOB): Người bán chịu mọi trách nhiệm làm thủ tục thông quan xuất khẩu và chịu mọi chi phí cho tới khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc qui định

do người mua chỉ định tại biên giới nước bán Đây là điều kiện cơ sở giao hàng áp dụng phổ biến nhất trong các hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam

- Tiền hàng và cước phí (CFR): Người bán giao hàng khi hàng hoá đã qua lan can tau tại cảng gửi hàng, do vậy giá cả của hàng hoá bao gồm trị giá của lô hàng và cước phí vận chuyển Người bán phải có trách nhiệm làm thủ tục thông quan xuất khẩu, trả các phí tổn và cước phí vận chuyển cần thiết để đưa hàng tới cảng đến qui định mọi rủi

ro và chi phí phát sinh sau khi giao hàng đều thuộc trách nhiệm của người mua

- Tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển (CIF): Trường hợp này giá trị của hợp đồng ngoại thương bao gồm giá trị của lô hàng, chi phí bảo hiểm hàng hóa và cước

phí vận chuyển hàng hoá đến cảng qui định Người bán phải có trách nhiệm làm thủ tục thông quan xuất khẩu, trả các phí tổn và cước vận chuyển cần thiết để đưa hàng hoá tới cảng qui định Nhưng mọi rủi ro, mất mát, hư hại về hàng hoá và các chi phí phát sinh

do các tình huống xảy ra sau khi giao hàng hoá được chuyển từ người bán sang người mua

- Giao tại biên giới (DAF): Người bán phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu và chịu mọi rủi ro cũng như chi phí cho đến lúc giao hàng Thời điểm giao hàng là thời điểm hàng hoá được đặt dưới quyền định đoạt của người mua trên phương tiện chuyên chở đến, hàng hoá chưa được làm thủ tục thông quan nhập khẩu thông quan nhập khẩu

ở địa điểm qui định tại biên giới Điều kiện này thường được sử dụng cho mọi phương thức vận tải hàng hoá khi hàng hoá được giao tại biên giới trên đất liền

- Giao tại tàu (DES): Người bán phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu và chịu mọi chi phí, rủi ro cho đến khi giao hàng Thời điểm giao hàng là thời điểm hàng hoá đặt dưới quyền định đoạt của người mua trên boong tàu, hàng hoá chưa được làm thủ tục thông quan nhập khẩu cảng đến qui định Điều kiện này thường được sử dụng cho phương thức vận tải hàng hóa bằng đường biển hoặc đường thuỷ nội địa

- Giao tại cầu cảng (DEQ): Người bán giao hàng hoá khi hàng hóa đặt dưới quyền định đoạt của người mua trên cầu tàu ở cảng đến qui định, hàng hoá chưa được làm thủ tục thông quan nhập khẩu Người bán phải chịu mọi phí tốn và rủi ro liên quan đến việc đưa hàng hóa đến cảng qui định và bốc dỡ hàng lên cầu tàu Người mua phải làm mọi thủ tục thông quan nhập khẩu và chịu mọi chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá Điều kiện này chỉ có thể sử dụng khi vận chuyển hàng hoá bắng đường biển hoặc vận tải đa phương thức khi dỡ khỏi tàu lên cầu tàu ở cảng đến qui định

Ngoài các điều kiện cơ sở giao hàng trên, Người ta còn sử dụng các điều kiện: Giao tại đích chưa nộp thuế (DDU), giao tại đích đã nộp thuế (DDP), cước phí trả tới (CPT), cước phí và bảo hiểm trả tới (CIP)

Trong các điều kiện giao hàng trên, các doanh nghiệp Việt Nam thường sử dụng điều kiện “ Tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển” (CIF) Theo đó, giá trị của hợp đồng ngoại thương bao gồm giá trị của lô hàng, chi phí bảo hiểm và cước phí vận chuyển hàng hóa đến cảng qui định

1.1.4 Các phương thức thanh toán trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu

Những điều kiện cơ bản trong thanh toán thương mại quốc tế bao gồm: Điều kiện

về tiền tệ, điều kiện về giao hàng, điều kiện về thời gian, điều kiện về phương thức thanh toán Trong đó phương thức thanh toán là điều kiện quan trọng nhất trong các điều kiện thanh toán quốc tế

Phương thức thanh toán quốc tế là toán bộ quá trình, cách thức nhận, trả tiền trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa bên nhập khẩu và bên xuất khẩu Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong hoạt động ngoại thương Do vậy, việc sử dụng phương thức thanh toán nào phải được các bên thoả thuận và ký kết một cách cụ thể trong hợp đồng kinh tế Theo trình tự: Rủi ro của người xuất khẩu giảm dần, trách nhiệm của ngân hàng tăng dần, niềm tin của hai bên mua bán giảm dần, dưới đây là 4 phương thức thanh toán chủ yếu trong hoạt động kinh doanh ngoại thương:

1.1.4.1 Phương thức chuyển tiền (Remttance)

Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó bên nhập khẩu uỷ nhiệm cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định chuyển cho bên xuất khẩu ở một địa điểm, thời gian nhất định Có hai hình thức chuyển tiền:

- Thư chuyển tiền: Là hình thức ngân hàng chuyển tiền bằng cách gửi thư cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài trả tiền cho nhà xuất khẩu

- Điện chuyển tiền: Là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài trả tiền cho nhà xuất khẩu Quy trình thanh toán bằng phương thức chuyển tiền có thể được khái quát qua sơ

đồ sau:

Sơ đồ 01: Quy trỡnh thanh toỏn theo phương thức chuyển tiền

(1): Sau khi hoàn thành ký kết hợp đồng mua bỏn ngoại thương, nhà xuất khẩu thực hiện cung ứng hàng hoỏ, dịch vụ và chuyến giao toàn bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu

(2): Nhà nhập khẩu sau khi kiểm tra chứng từ, viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngõn hàng phục vụ mỡnh yờu cầu chuyển tiền trả cho nhà xuất khẩu

(3): Ngõn hàng chuyển tiền ra lệnh (bằng thư hoặc điện bỏo) cho ngõn hàng đại lý của mỡnh ở nước ngoài trả tiền cho nhà xuất khẩu

(4): Sau khi trớch tài khoản của nhà nhập khẩu để trả cho nhà xuất khẩu, ngõn hàng gửi giấy bỏo Nợ cho nhà nhập khẩu bỏo đó thanh toỏn cho nhà xuất khẩu

(5): Ngõn hàng đại lý chuyển tiền và gửi giấy bỏo Cú cho nhà xuất khẩu

1.1.4.2 Phương thức ghi sổ ( Open account)

Là phương thức thanh toỏn mà qua đú nhà xuất khẩu ghi Nợ cho bờn nhập khẩu vào một tài khoản hoặc một cuốn sổ riờng của mỡnh sau mỗi lần xuất khẩu Căn cứ vào

đú, theo định kỳ nhà nhập khẩu thanh toỏn cho nhà xuất khẩu Khi thực hiện phương thức này, nhà xuất khẩu đó thực hiện một tớn dụng cho nhà nhập khẩu dưới dạng tớn dụng thương mại Đõy là phương thức thanh toỏn được sử dụng khi quan hệ hai bờn là quan hệ thường xuyờn và tin cậy lẫn nhau

Trỡnh tự thanh toỏn theo phương thức này cú thể khỏi quỏt theo sơ đồ sau

Ngân hàng đại

lý

Nhà nhập khẩu

(Bên chuyển tiền)

Nhà xuất khẩu (Bên nhận tiền)

Sơ đồ 02: Quy trình thanh toán theo phương thức ghi sổ

(1): Nhà xuất khẩu giao hàng hoá cho nhà nhập khẩu

(2): Nhà xuất khẩu thông báo đã ghi nợ cho nhà nhập khẩu

(3): Nhà nhập khẩu thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu

1.1.4.3 Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment)

Là phương thức thanh toán mà qua đó nhà xuất khẩu sau khi đã hoàn thành nghĩa

vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, nhà xuất khẩu sẽ uỷ thác cho ngân hàng của mình thu tiền của nhà nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do nhà xuất khẩu lập ra Có hai phương pháp nhờ thu chủ yếu:

- Nhờ thu trơn (clean collection) : Nhà xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng của mình thu tiền của nhà nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra mà không kèm thêm điều kiện nào cả Các chứng từ hàng hoá sẽ được gửi trực tiếp cho bên nhập khẩu mà không cần qua ngân hàng

- Nhờ thu kèm chứng từ (documentary collection) : Nhà xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ tiền hàng của nhà nhập khẩu căn cứ vào bộ chứng từ hàng hóa gửi kèm hối phiếu Chỉ khi nào nhà nhập khẩu chấp nhận trả tiển thì mới nhận được

bộ chứng từ hàng hoá từ phía ngân hàng

Quy trình thanh toán theo phương thức nhờ thu có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

(3)

Sơ đồ số 03: Quy trình thanh toán theo phương thức nhờ thu

Giải thích sơ đồ:

(1): Nhà xuất khẩu gửi hàng cho nhà nhập khẩu

(2): Nhà xuất khẩu ký phát hối phiếu (và gửi kèm bộ chứng từ hàng hóa trong trường hợp nhờ thu kèm chứng từ) gửi đến ngân hàng nhờ thu

(3): Ngân hàng nhờ thu gửi hối phiếu (và bộ chứng từ) đến ngân hàng đại lý tại nước nhập khẩu

(4): Ngân hàng đại lý gửi hối phiếu cho nhà nhập khẩu

(5): Nhà nhập khẩu trả tiền hoặc ký chấp nhận trả tiền (và bộ chứng từ) đến ngân hàng đại lý tại nước nhập khẩu

(6): Ngân hàng đại lý gửi giấy báo Có hoặc hối phiếu đã được ký nhận về ngân hàng nhờ thu

(7): Ngân hàng nhờ thu và nhà xuất khẩu tiến hành thanh toán với nhau

Sơ đồ 04: Trình tự thanh toán bằng thư tín dụng

(1): Nhà nhập khẩu lập và gửi đơn xin mở thư tín dụng đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở thư tín dụng cho nhà xuất khẩu hưởng

(2): Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở L/C sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo về việc

mở thư tín dụng và yêu cầu khi nhận được bản gốc của thư tín dụng thì chuyển ngay cho nhà xuất khẩu

(3): Khi nhận được thông báo về L/C này, ngân hàng sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở L/C, và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu

(4): Người bán chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì đề nghị người mua (nhà nhập khẩu) và ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng, đến khi đi đến thống nhất, nhà xuất khẩu mới giao hàng

(5a): Sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của thư tín dụng và gửi cho ngân hàng thông báo xin thanh toán

(5b): Ngân hàng thông báo gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C

(6a), (6b): Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và trả bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu

(7): Ngân hàng mở L/C chuyển bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu và yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán tiền hàng

(6a) (8) (7) (1)

(4)

(6b) (5a) (3)

(8): Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ Nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì thực hiện thanh toán cho ngân hàng mở thư tín dụng, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối thanh toán

Các loại thư tín dụng sử dụng trong thanh toán quốc tế:

-Thư tín dụng có thể huỷ bỏ

-Thư tín dụng không thể huỷ bỏ

- Thư tín dụng không thể huỷ bỏ, miễn truy đòi

- Thư tín dụng không thể huỷ bỏ, có xác nhận

- Thư tín dụng đối ứng

- Thư tín dụng có thể chuyển nhượng

- Thư tín dụng tuần hoàn

- Thư tín dụng giáp lưng

- Thư tín dụng với điều khoản đỏ

- Thư tín dụng dự phòng

Ngoài các phương thức thanh toán trên người ta sử dụng các phương tiện thanh toán quốc tế như hối phiếu, séc, thẻ thanh toán, thẻ tín dụng, thẻ thông minh… Trong các loại thanh toán trên thì séc và hối phiếu được sử dụng nhiều nhất hiện nay

1.2.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu hàng hoá

1.2.1.Vai trò của kế toán nhập khẩu hàng hoá

Để quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thì hạch toán kế toán là một công

cụ quan trọng để quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng Trong điều kiện đổi mới có chế quản lý kinh tế, mở rộng quan hệ đối ngoại hiện nay ở nước ta, kế toán trong lĩnh vực ngoại thương càng trở nên cần thiết và có vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính, giúp các nhà doanh nghiệp quyết định được những phương án tối ưu trong kinh doanh

và quản lý doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng nhập khẩu thông qua công tác kế toán nhập khẩu giúp cho doanh nghiệp xác định được thị trường, mặt hàng hay lĩnh vực kinh doanh nào có hiệu quả Điều đó đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường

đầy biến động mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được mục tiêu mà mình đặt ra như lợi nhuận, thị trường và uy tín kinh doanh…

1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu hàng hoá

Xuất phát từ nhiệm vụ chung của công tác kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và những đặc điểm riêng trong kinh doanh nhập khẩu, kế toán trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết, thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, kiểm tra vịêc bảo đảm an toàn hàng hoá nhập khẩu cả về số lượng và giá trị Đây là nhiệm vụ

cơ bản quan trọng vì từ thông tin kế toán người lãnh đạo sẽ kiểm tra đánh giá được quá trình thực hiện nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu từ đó có biện pháp hoàn thiện công tác kinh doanh hàng nhập khẩu đạt kết quả cao

- Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hoá, nghiệp vụ thanh toán ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Trên cơ sở đó tính toán một cách chính xác, trung thực các khoản thu nhập trong kinh doanh

- Kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán giữa các bên; phản ánh chính xác kịp thời tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, nhóm hàng cả về số lượng và chất lượng; đôn đốc thu tiền bán hàng và thu hồi công nợ kịp thời tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, bảo đảm cho kinh doanh liên tục đạt hiệu quả cao

- Trong cơ chế thị trường, mỗi doanh nghiệp có quyền tự chủ về tài chính và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo lấy thu bù chi có lãi Điều này đòi hỏi kế toán phải xác định chính xác, đầy đủ chi phí cho hàng nhập khẩu theo từng khâu, từng giai đoạn, phải sử dụng tiết kiệm vật tư, nguồn vốn đảm bảo an toàn cho hàng nhập khẩu, từ

đó bảo toàn vốn và phát triển vốn kinh doanh

- Cung cấp số liệu, tài liệu cho công việc điều hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu Kiểm tra, phân tích các chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện lập kế hoạch

Kinh doanh xuất nhập khẩu là một hoạt động phức tạp sôi động và có tính cạnh tranh cao trên thị trường quốc tế Các nhà quản lý thực hiện các thương vụ nhập khẩu luôn đòi hỏi các thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về biến động của hàng hóa, số lượng hàng hoá đã lưu chuyển, số còn tồn đọng và lợi nhuận của mỗi lô hàng là bao

nhiêu Vì vậy hạch toán kế toán hàng nhập khẩu kịp thời, chính xác là một trong những điều kiện quan trọng để hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá có hiệu quả

1.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

1.3.1.Các chuẩn mực kế toán liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

* Phương pháp xác định trị giá thực tế của hàng nhập khẩu

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-“ Hàng tồn kho” ban hành trong quyết định số 149/2001/QĐ-BTC thì hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm : chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác khi

phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Như vậy theo chuẩn mực này thì trị giá thực tế của hàng nhập khẩu được xác định gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình nhập khẩu hàng hoá, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) giá trị của hàng nhập khẩu

+

Các khoản thuế

không được hoàn lại của hàng nhập khẩu

_

Giảm giá chiết khấu thương mại của hàng nhập khẩu

+

Chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến hàng nhập khẩu

Thuế TTĐB = (Giá hàng NK + thuế NK phải nộp) * Thuế suất thuế TTĐB

Thuế NK = (Số lượng hàng NK * giá tính thuế hàng NK)* thuế suất thuế NK

Nếu giá ghi trên hoá đơn là giá CIF và có giá nhỏ hơn giá ghi trong biểu thuế NK thì giá tính thuế là giá ghi trong biểu thuế NK Ngược lại, nếu giá ghi trên hoá đơn là giá CIF và có giá lớn hơn giá trong biểu thuế thì giá tính thuế là giá ghi trên hoá đơn

- Các khoản giảm giá, chiết khẩu thương mại: Là những khoản giảm giá mà nhà xuất khẩu cho nhà nhập khẩu được hưởng do mua hàng với số lượng lớn hoặc do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách

- Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình nhập khẩu bao gồm: Phí thanh toán, phí chuyển ngân, phí mở L/C, Phí sửa đổi L/C, phí thuê kho bãi, phí vận chuyển, phí tiếp nhận, hoa hồng trả cho bên uỷ thác nhập khẩu…

*Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá

Theo chuẩn mực kế toán số 10 – “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” được ban hành trong quyết định số 165/2002/QĐ-BTC thì:

Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch

Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh, kể cả việc đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của doanh nghiệp đang hoạt động, chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận là thu nhập, hoặc chi phí trong năm tài chính

1.3.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo chế độ hiện hành

1.3.2.1.Về chứng từ

Để tiến hành hạch toán ban đầu, khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đủ bộ chứng

từ thanh toán sau:

- Hoá đơn thương mại

- Vận đơn (bill of lading) hoặc (bill of air)

- 1 bộ vận tải đơn đường biển hoàn toàn đã xếp lên tàu (a full set clean shipped on board ocean bill of lading)

- Giấy chứng nhận phẩm chất

-Chứng từ bảo hiểm

- Bảng kê đóng gói bao bì

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

Ngoài ra theo hợp đồng xuất- nhập khẩu và theo quy định trong thư tín dụng, bộ chứng từ thanh toán còn có:

- Giấy chứng nhận kiểm định đối với hàng nông sản, thực phẩm

- Hối phiếu

Hoặc các tài liệu khác kèm theo như biên bản quyết toán với tàu, biên bản hư hỏng, tổn thất

Ngoài bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ sau:

- Biên lai thu thuế

- Tờ khai hải quan

* TK 151- Hàng hoá mua đang đi đường

Tài khoản này sử dụng để phản ánh các loại hàng hoá mua ngoài đã thuộc quyền

sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa kiểm nhận nhập theo tại nơi quản lý quy định

- Bên nợ: + Giá mua theo hoá đơn đã nhận trong kỳ, cuối kỳ chưa có hàng về

+ Trị giá hàng mua trên đường cuối kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ);

+ Phí tổn kèm theo hàng mua ( ghi theo chứng từ nhận được)

- Bên có: + Giá mua theo chứng từ của số hàng đã kiểm nhận, nhập kho, hoặc giao bán thẳng cho khách hàng mua;

+ Kết chuyển giá trị hàng mua trên đường (phương pháp kiểm kê định kỳ);

- Số dư Nợ: Hàng mua đang trên đường tại ngày đầu kỳ và cuối kỳ

* TK 156- Hàng hoá

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của: Hàng hoá tồn kho ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Hàng hoá tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế (trong hệ thống kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên)

- Bên Nợ: Trị giá mua, nhập kho của hàng hoá nhập kho trong kỳ ( theo phương pháp kê khai thường xuyên); Chi phí thu mua hàng hoá (theo phương pháp kê khai thường xuyên); Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

- Bên Có: Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa; Trị giá vốn hàng hoá xuất trả lại người bán (theo phương pháp kê khai thường xuyên); Trị giá vốn hàng hoá thiếu hụt coi như xuất (theo phương pháp kê khai thường xuyên); Trị giá vốn của hàng hoá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

- Số dư Nợ: Trị giá vốn của hàng hóa tồn đầu kỳ

* TK 611- Mua hàng Tiểu khoản 6112- Mua hàng hoá

TK 6112 được sử dụng để hạch toán biến động hàng hoá kỳ báo cáo trong trường hợp đơn vị sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng hoá tồn kho

- Bên Nợ: Trị giá vốn thực tế hàng hoá nhập mua và nhập khác trong kỳ; Trị giá vốn hàng hoá tồn đầu kỳ kết chuyển

- Bên Có: Trị giá vốn hàng hoá tồn cuối kỳ; Giảm giá hàng hoá mua và chiết khấu thương mại được hưởng; Trị giá vốn thực tế của số hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng; Trị giá vốn thực tế của số hàng hoá xuất bán và xuất khác trong kỳ (ghi theo ngày cuối kỳ theo kết quả kiểm kê)

Tài khoản này cuối kỳ không có số dư

* TK 331- Phải trả cho người bán

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với người bán

- Bên Nợ: Các khoản ứng trước cho người bán, số nợ phải trả cho người bán đã trả; Số nợ giảm do trả lại hàng cho người bán; Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu; Xử lý nợ không có chủ; Chênh lệch do điều chỉnh giá ngoại tệ

- Bên Có: Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng; Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước; Người bán trả lại tiền cho doanh nghiệp Chênh lệch điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ

- Số dư Có: Số tiền phải trả nhà cung cấp

Tài khoản này có thể có số dư Nợ chi tiết trong các trường hợp: Ứng trước tiền hàng đến cuối kỳ hàng chưa nhận hoặc số tiền trả thừa cho người bán hoặc người bán chấp nhận chiết khấu sau khi doanh nghiệp đã trả đủ tiền

* Ngoài ra trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp còn sử dụng một số tài khoản liên quan

- TK 111- Tiền mặt tại quỹ

- TK 112- Tiền gửi ngân hàng

- TK 144- Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

- TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính

- TK 635- Chi phí hoạt động tài chính

- TK 632- Giá vốn hàng bán

- TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

a) Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

* Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ, trình từ hạch toán được thể hiện qua sơ

đồ sau:

CK t/t

CK TM Giảm giá

TK 635

Lỗ về c/l TGHĐ T/t cho nhà cung cấp

TK 3333 Nộp thuế NK Thuế

NK

TK 33312 Nộp thuế VAT hàng NK

Thuế GTGT hàng NK

Chi phí thu mua phát sinh

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Chi phí thu mua

Hàng đi đường

Hàng đang đi đường về nhập kho trong kỳ

Hàng NK kiểm nhận nhập kho trong kỳ

TK 1381 Giá trị

hàng thiếu

TK 157 Hàng NK chuyển đi

tiêu thụ

TK 632 Hàng NK

tiêu thụ ngay

TK 1562

TK 133

Sơ đồ 5: Trình tự hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp theo phương pháp KKTX

tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

* Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Nếu doanh nghiệp tình thuế theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT hàng nhập khẩu được tính vào giá hàng nhập khẩu, và số thuế GTGT của những chi phí phát sinh được tính vào chi phí thu mua Vì vậy, nội dung hạch toán chỉ khác ở chỗ:

+ Phản ánh số thuế GTGT hang nhập khẩu bằng bút toán

b) Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

* Với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, trình tự hạch toán như sau

- Đầu kỳ: Kết chuyển giá vốn HTK, hàng đang đi đường, hàng gửi bán

Có TK 111, 112

1.3.3 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác

* Những vấn đề chung về nhập khẩu ủy thác

Để thực hiện việc nhập khẩu hàng hoá uỷ thác, các bên đối tác trong giao dịch phải thực hiện 2 hợp đồng:

- Hợp đồng uỷ thác NK được ký kết giữa bên giao nhập khẩu uỷ thác và bên nhận nhập khẩu uỷ thác, trong đó quy định các điều khoản có liên quan đến nghĩa vụ của mỗi bên tham gia hợp đồng Hợp đồng này chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước

- Hợp đồng mua- bán ngoại thương được thực hiện giữa bên nhận nhập khẩu uỷ thác và bên nước ngoài, trong đó có điều khoản quy định về nhập khẩu hàng hoá Hợp đồng này chịu sư điều chỉnh của luật kinh doanh quốc tế và luật của nước xuất khẩu

- Bên giao uỷ thác có trách nhiệm :

+ Căn cứ hợp đồng uỷ thác nhập khẩu để chuyển vốn cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu

+ Quản lý số tiền giao cho bên nhận uỷ thác nhập khẩu để nhập khẩu hàng hoá

và nộp các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu

+ Tổ chức nhận hàng nhập khẩu khi bên nhận nhập khẩu báo hàng đã về đến cảng

+ Thanh toán hoa hồng uỷ thác nhập khẩu căn cứ vào tỉ lệ phần trăm hoa hồng

đã quy định trong điều khoản HĐ cùng các chi phí khác (nếu có)

- Bên nhận NK uỷ thác có trách nhiệm:

+ Đứng ra kí kết hợp đồng mua- bán ngoai thương

+ Nhận tiền của bên giao Nk để thanh toán với người xuất khẩu hàng hoá và nộp các khoản thuế liên quan đến NK

+ đứng ra NK hàng hoá, thanh toán và than gia các khiếu nại, tranh chấp xảy

+ Được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm quy định trong điều khoản HĐ uỷ thác Theo chế độ hiện hành, bên uỷ thác NK giao quyền Nk hàng hoá cho bên nhận

uỷ thác trên cơ sở HĐ uỷ thác NK hàng hoá Bên nhận uỷ thác NK thực hiện dịch vụ nhận uỷ thác Nk hàng hoá, chịu trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế của hàng

NK và lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng NK như Hợp đồng ủy thác NK

HĐ uỷ thác nhập khẩu hàng hoá ký với nước ngoài, hoá đơn thương mại do người bán (nước ngoài ) xuất, tờ khai hải quan hàng NK cho chủ hàng, bên nhận uỷ thác

NK phải lập hoá đơn GTGT Ngoài hoá đơn GTGT đối với hoa hồng uỷ thác, trong

đó ghi rõ tổng giá thanh toán phải thu ở bên uỷ thác, bao gồm giá mua (theo hoá đơn thương mại), số thuế NK, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT của hàng NK ( theo thông báo thuế của cơ quan hải quan) Hoá đơn này làm cơ sở tính thuế đầu vào của bên giao uỷ thác

Trường hợp bên nhận uỷ thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu NK, khi xuất trả hàng

uỷ thác, bên nhận uỷ thác NK phải lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường Sau khi nộp thuế GTGT ở khâu NK, bên nhận uỷ thác mới lập hoá đơn GTGT cho bên uỷ thác

1.3.3.1 Chứng từ sử dụng

Đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác, chứng từ sử dụng cũng tương tự như hoạt động nhập khẩu trực tiếp

Để tiến hành hạch toán ban đầu, khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đủ bộ chứng

từ thanh toán sau: Hoá đơn thương mại, vận đơn (bill of lading) hoặc (bill of air), 1 bộ vận tải đơn đường biển hoàn toàn đã xếp lên tàu (a full set clean shipped on board ocean bill of lading), giấy chứng nhận phẩm chất, chứng từ bảo hiểm, bảng kê đóng gói bao bì, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

Ngoài ra theo hợp đồng xuất- nhập khẩu và theo quy định trong thư tín dụng, bộ chứng từ thanh toán còn có: Giấy chứng nhận kiểm định đối với hàng nông sản thực phẩm, hối phiếu

Ngoài bộ chứng từ thanh toán, còn có các chứng từ sau: Biên lai thu thuế, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho…

1.3.3.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán sử dụng một số tài khoản sau:

* TK 331- Phải trả cho người bán, trong đó người bán ở đây chính là nhà xuất khẩu Kết cấu của tài khoản này đã được trình bày ở trên

a) Kế toán tại đơn vị uỷ thác

Quy định: Đơn vị giao uỷ thác là đơn vị chủ hàng được ghi sổ doanh số mua bán hàng nhập khẩu Trong quan hệ với bên nhận uỷ thác nhập khẩu, bên giao uỷ thác là bên mua dịch vụ uỷ thác, vì thế sử dụng tài khoản 331 chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác

để theo dõi về quan hệ thanh toán tiền hàng, hoa hồng uỷ thác và các khoản chi trả hộ khác

Trình tự hạch toán tại đon vị uỷ thác được khái quát qua sơ đồ sau:

Ứng tiền cho đơn vị nhận UTNK

Chuyển tiền thuế NK, GTGT nhờ đơn vị nhận UTNK nộp hộ

T/t tiền hoa hồng UT và những khoản tiền còn thiếu

TK 635

Lỗ về c/l

TGHĐ

TK 515 Lãi về c/l TGHĐ

Nhận hàng do đơn

vị nhận UTNK chuyển đến

Giá trị hàng hoá

NK nhập kho

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

TK 133

Tính hoa hồng uỷ thác phải trả

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

CP thu mua hàng NK

TK

1562

b) Tại đơn vị nhận uỷ thác

Quy định: Đơn vị nhận uỷ thác là đơn vị trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng, tổ chức tiếp nhận hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài Trong quan hệ này, bên nhận uỷ thác là bên cung cấp dịch vụ, còn biên giao uỷ thác là bên mua, do đó mọi quan hệ thanh toán với bên giao uỷ thác được theo dõi trên tài khoản 131- chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác

Trình tự hạch toán tại đơn vị nhận uỷ thác có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 7: Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhận uỷ thác nhập khẩu

TK 3331

Nhận tiền ứng trước của đơn

vị giao UT

Đơn vị giao

UT t/t nốt số tiền còn thiếu

Tính hoa hồng

UT Thuế

GTGT phải nộp NN

TK 331 Tạm nhập kho

NK

TK 144

Mở L/C

T/t tiền cho ncc

TK 635 TK 515

Lỗ về c/l TGHĐ

Lãi về c/l TGHĐ

Trả hàng ngay cho bên giao UT Trả hàng tạm nhập kho cho bên giao UT

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM TOCONTAP

2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

2.1.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty

Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được thành lập ngày 05/03/1956, có tên gọi ban đầu là Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội- Một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương, tức Bộ Thương Mại ngày nay, là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam được giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thông qua các hoạt động này

để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhân lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước

Trước kia trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoại thương Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tách thành lập một số đơn vị xuất nhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại, cụ thể là:

- Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệ Artexport

- Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ Công Nghiệp Nhẹ quản lý

- Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex

- Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dày Mecanimex

- Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc Bộ Thương mại

-Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội, Bộ thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước ngày 31-3-1993, Tổng công ty được đổi tên thành “ Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”

-Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thay đổi phương thức quản lý với nhiều chủ sở hữu Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005 của Bộ Thương mại về việc phê duyệt phương án về chuyển Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm và Quyết định số 0206/QĐ-BTM ngày 13 tháng 2 năm 2006 của Bộ Thương mại về việc điểu chỉnh, bổ sung Quyết định

số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005 Ngày 1/6/2006 Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm chính thức chuyển thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM

Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI

Trụ sở chính của Công ty: Số 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04.8254191/04.8254975

Fax: 04.8255917

Công ty có số vốn điều lệ ban đầu là 34.000.000.000 đồng Việt Nam

Cơ cấu vốn theo sở hữu tại thời điểm thành lập như sau:

Tỷ lệ Trị giá

+ Vốn Nhà nước nắm giữ 30% 10.013.000.000 đồng

+Vốn của CBCVN và cổ đông khác 70% 23.987.000.000 đồng

2.1.1.2 Các giai đoạn phát triển

Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, trong từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế đất nước, mặc dù liên tục có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhưng sự phát triển của TOCONTAP HANOI luôn có những thay đổi thích ứng, kịp thời để vừa đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế và quốc phòng đất nước trong từng thời kỳ, vừa tự gây dựng nền móng để ngày càng phát triển thành một doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực sự

có tiềm lực Xin trích dẫn số liệu qua từng thời kỳ:

*Thời kỳ 1956-1960: Kim ngạch xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty đạt bình quân

mỗi năm 28,7 triệu Rúp, chiếm 20,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân 29,5triệu Rúp,

chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm 84,9

triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 75,7

triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc

*Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 69,1

Rúp

*Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 64,3

triệu Rúp

*Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệu USD

*Thời kỳ 1996-2000:Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 21,74

USD*Thời kỳ 2001-nay:

+ Từ 2001-2003:Trong giai đoạn này kim ngạch XNK liên tục tăng trưởng,

bình quân mỗi năm đạt 34,1 triệu USD

+ Từ 2004-2005: Kim ngạch XNK được thể hiên qua bảng số liệu sau:

Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004, 2005 và 2006

Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006 Cụ thể năm 2005 kim ngạch XHK bằng 89,54% của năm 2005 (41877000/46768000), kim ngạch XNK năm 2006 bằng 96,3% kim ngạch XNK của năm 2005.Sở dĩ có sự giảm kim ngạch XNK chủ yếu

do các nhân tố bên ngoài như: Giá cả các loại nguyên vật liệu, xăng dầu, sắt thép đều tăng và giữ ở mức cao ảnh hưởng đến sản xuất trong nước làm cho nhu cầu nhập khẩu cũng giảm Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụng tăng ở mức cao…

Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004,2005,2006

Doanh thu thuần năm 2005 chỉ bằng 85,5% (=580052000/678444000) so với năm

2004 nhưng lợi nhuận năm 2005 tăng 552 triệu đồng (=3442-2890) hay tăng 19,1% (=552/2890) Doanh thu năm 2006 chỉ bằng 97,1% (=56402000/580.052000) so với năm 2005 nhưng lợi nhuận lại tăng 158 triệu đồng (=3600-3442) hay tăng 4,5% (=158/3442).Có thể thấy lợi nhuận của Công ty tăng qua các năm mặc dù gặp nhiều biến động của thị trường cũng như việc tập trung vào việc cổ phần hóa Công ty Điều này chứng tỏ Công ty vẫn hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả

Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tăng giảm

Bảng 3: cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty 2 năm 2004,2005

Nhìn vào Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm 2004,2005 ta thấy: Tổng tài sản năm 2005 tăng lên 58.177.266.000 đồng đó là do hàng tồn kho năm

2005 tăng lên khá nhiều 48.790.383.000 đồng chứng tỏ chu chuyển hàng tồn kho trong công ty chậm, quá trình tiêu thụ cần được xem xét Bên cạnh đó đầu tư vào TSCĐ của Công ty tăng khá nhiều, tăng 11.284.427.000 đồng Chứng tỏ trong năm 2005 Công ty

đã tăng cường đáng kể về cơ sở vật chất kỹ thuật

Về nguồn vốn của Công ty : trong năm 2005 Công ty đã vay thêm khá nhiều để đầu tư vào kinh doanh, mà cụ thể chủ yếu là đầu tư vào hàng tồn kho.Số nợ này chủ yếu

là nợ vay ngắn hạn, nợ vay ngắn hạn trong năm 2005 đã tăng 55.718.264.000 đồng ,tăng 95,16%.Trong khi đó nợ vay dài hạn lại giảm 11.706.869.000 đồng hay giảm 35,4%.Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty tăng khá nhanh 15.626.992.000 đồng hay tăng 31,3% đây có thể do nguyên nhân chính là do sự bổ sung vốn từ Ngân sách hoặc từ lợi nhuận tích lũy…

Tuy kim ngạch XNK giảm nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách của Công

ty lại tăng Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là khả quan, hiệu quả

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

2.1.2.1.Chức năng của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng như thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan

Nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế

Tổ chức mua gom hàng từ các nguồn hàng ngoài Công ty để phục vụ cho việc xuất khẩu

2.1.2.2.Nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau:

- Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối, chính sách của Đảng và

Nhà nước, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương và các văn bản mà Công ty đã ký kết

- Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp

có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh XNK Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế

- Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đúng mục đích và có hiệu quả để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của công ty không bị ngưng trệ

- Tiếp cận và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, củng cố phát triển mối quan hệ với bạn bè quốc tế, phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt nam trên thị trường quốc tế

- Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh Nghiên cứu khả năng sản xuất cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từng bước nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá

-Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và năng lực

2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP

*Về mặt hàng kinh doanh: - Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của

TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm cho đến các mặt hàng như nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc ) phục vụ cho nhu cầu sản xuất

và tiêu dùng trong nước do công ty thu mua của ngoài nước

- Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh do công ty khai thác từ trong nước, các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu

*Thị trường kinh doanh

Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TOCONTAP có địa bàn hoạt động rất rộng Các bạn hàng trong nước chủ yếu là các công ty, xí nghiệp, đơn vị sản xuất mà không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay không thể tìm kiếm được thị trường

Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của công ty có ở nhiều nước khác nhau Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Công ty đã mở rộng hoạt động sang các nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc, Singapo, các nước Bắc Âu…

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCOTAP

Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có của

nó thì một trong những vấn đề quan trọng là công ty phải có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ

và nhậy bén Điều đó đòi hỏi các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải có mối liên hệ mật thiết đảm bảo tính đồng bộ của toàn hệ thống Để phù hợp với quy chế quản lý mới cũng như phù hợp với mô hình công ty cổ phần và thực hiện các mục tiêu kinh doanh,

bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát

Tổng giám đốc

Phòng tài chính

kế toán

Phòng tổng hợp

Phòng tổ chức- lao động

Các phòng kinh doanh, các chinh nhánh

Phòng hành chính quản trị

Xí nghiệp Tocan

Phó tổng giám đốc Hội đồng quản

trị

- Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất một lần một năm và được tổ chức trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính

- Hội đồng quản trị: Hồi đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty, có

toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên Các thành viên của hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu, miễm nhiệm, bãi nhiệm với đa số phiếu biểu quyết chấp thuận theo thể thức

bỏ phiếu kín

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty

- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người điều hành cao nhất mọi hoạt động của

Công ty và là người đại diện theo pháp luật của Công ty

- Phó tổng giám đốc: Phó tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ và công việc do Tổng giám đốc giao Có 2 phó tổng giám đốc thực hiện các công việc cụ thể do Tổng giám đốc giao

- Phòng Tổ chức- lao động: tổ chức quản lý lao động của công ty theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ chức, lao động tiền lương quy định của bộ luật lao động

- Phòng Tổng hợp: Phòng tổng hợp có chức năng xây dựng, tổng hợp cân đối các chỉ tiêu kế hoạch XNK, tài vụ, lao động, tiền lương, vật tư bao bì vận tải bao gồm cả

về số lượng ,chất lượng Đồng thời tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại của công ty , tiến hành thu thập nắm bắt thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phòng Tài chính- kế toán: có trách nhiệm tổng hợp và hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh và lập báo cáo kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty

- Phòng hành chính- quản trị: có trách nhiêm đề xuất mua sắm phương tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt của công ty, sửa chữa nhà cửa nhằm phục vụ họat động kinh doanh, quản lý văn thư lưu trữ, tài liệu, hồ sơ chung Cất giữ, bảo quản và giữ gìn

những tài liệu hiện có không để hư hỏng mất mát, xuống cấp hoặc để ra cháy nổ Tổ chức tốt đời sống cho cán bộ công nhân viên

- Phòng kinh doanh và các chi nhánh: Giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nước trong giới hạn ngành nghề kinh doanh Công ty được cấp phép với mục đích tiến tới các hợp đồng kinh doanh có hiệu quả cho Công ty Được Tổng Giám đốc ủy quyền

ký kết các hợp đồng mua bán, xuất khẩu, nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, giao nhận vận chuyển, đại lý, dịch vụ…Thực hiện các phương án và hợp đồng đã được phê duyệt theo đúng nội dung đã được phê duyệt và luật phát Việt Nam, thông lệ quốc tế

- xí nghiệp Tocan: Là xí nghiệp liên doanh với Canada để sản xuất chổi quét sơn

và cán lăn tường từ năm 1993

2.2 Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán

2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của Công ty, chế độ chính sách của Nhà nước

Kiểm tra các hóa đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp, hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mục đích Chỉ được chi tiền khi có phê duyệt của Tống Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc khi được Tổng Giám đốc ủy quyền

Thẩm định các phương án kinh doanh và dự thảo hợp đồng do Phòng Tổng hợp chuyển tới Phòng Tài chính kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán của hợp đồng xem

có phù hợp không, thống kê tình hình công nợ, tồn kho của khách hàng(nếu có), quá trình thanh toán của khách hàng trước đây (nếu là khách cũ ) có vướng mắc gì không, ý kiến của bộ phận mình về tính khả thi của phương án và đề xuất nếu có

Lập sổ theo dõi, kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được phê duyệt, đối chiếu số liệu, chứng từ với các bộ phận kinh doanh để đảm bảo các bộ phận kinh doanh thu chi, hạch toán đúng, đủ theo phương pháp đã được phê duyệt

Viết hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ theo đề nghị của bộ phận nghiệp vụ Phòng Tài chính kế toán phải kiểm tra kỹ nội dung và số liệu trước khi viết hoá đơn và phải ký nháy vào hoá đơn

Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chi phí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và phí thuê kho (nếu có), các chi phí cố định và các chi phí khác

Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoán

Giám sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn trả vốn vay của các bộ phận kinh doanh Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng hợp đồng, từng bộ phận kinh doanh, từng khách hàng để ngăn chặn nguy cơ đọng vốn, hụt hoặc mất vốn

Làm thủ tục bảo lãnh, vay vốn ngân hàng hoặc các hình thức huy động khác khi công ty cần vay vốn kinh doanh

Hàng ngày ít nhất 2 lần trong buổi sáng và buổi chiều đưa các chứng từ thanh toán

ra ngân hàng và nhận các chứng từ thanh toán, sổ phụ từ ngân hàng về, cập nhật thông tin mới nhất về thanh toán của các khách hàng cho công ty Khi các bộ phận nghiệp vụ

có đề nghị mở L/C, thanh toán, ký hậu, bảo lãnh…với đầy đủ thủ tục, chứng từ cần thiết vào buổi sáng hoặc buổi chiều thì Phòng Tài chính kế toán phải làm thủ tục để đưa ra ngân hàng chậm nhất là vào buổi chiều và buổi sáng kế tiếp, trừ trường hợp mất khả kháng như mất điện, cả Tổng Giám đốc và Phó Tổng giám đốc đi vắng…Khi có các chứng từ hoá đơn và thanh toán như L/C, điện chuyển tiền, thư bảo lãnh, chứng từ giao hàng…thì phải chuyển ngay cho bộ phận kinh doanh có liên quan

Thường xuyên cập nhật và báo cáo Tổng Giám đốc tình hình cân đối tài chính của Công ty

Trìch lập các quỹ dự phòng tài chính, quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ trợ cấp mất việc làm theo chế độ quy định của Nhà nước và của Công ty Lập các báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý theo quy định của Nhà nước và các báo cáo nhanh khi cần thiết

Tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quy định của Công ty

2.2.1.2.Cơ cấn tổ chức của phòng kế toán Công ty

Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, mặc dù có nhiều chi nhánh phân bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu được thực hiện ở phòng kế toán, các chi