Xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại di động

Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008 2.Khảo sát hệ thống Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng

A Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống

1.Lên kế hoạch

Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động

của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một

cách dễ dàng hơn

Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên

Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008

2.Khảo sát hệ thống

Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực tế Ta thấy

rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công

ty mẫu Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với nhiều

chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về

kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ kho ra

quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy

(bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các

đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở

các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy

loại hàng nào bán không chạy trong tháng

Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:

Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế hoạch thực hiện

Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách hàng

Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà mình phụ trách Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca

Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính

Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân Cân đối số lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu sang bộ phận kế toán để tính doanh thu

Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho

Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty

Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang

Dược ưa thích hiện tai để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty

Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các

khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện Do

vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việ tự giác và phong cách làm việc

ở mỗi nhân viên trong công ty

3 Phân tích hệ thống:

3.1 Nhập hàng:

Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt nhu

cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt

hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang

từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:

Công ty điện thoai di động

Đơn đặt hàng

Ngày: ………

NCC: ………

Địa chỉa: ………

Số điện thoại: ………

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ………

Ngày…… tháng……… năm 200

Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng

Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi tiết

về việc nhập hàng từ nhà cung cấp

Công ty điện thoai di động

Phiếu nhập kho

Ngày: ………

NCC: ………

Địa chỉa: ………

Số điện thoại: ………

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Số tiền bằng chữ: ………

Ngày…… tháng……… năm 200

Thủ kho

3.2 Bán hàng

Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để bán theo 2 hình thức sau:

-Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán cho các khách hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt mua những mặt hàng khác nhau với số lượng lớn thông qua bộ phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị trường

-Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại mặt hàng Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt hàng mà mình cần

Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:

Công ty điện thoai di động

Phiếu Giao Ca

Ngày ….tháng……Năm…

Ca: ……… Quầy: ……… ………

STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú

Công ty điện thoại di động

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú

Ngày…….Tháng…… Năm 200… Nhân viên phụ trách quầy Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản lý bán hàng kiểm tra lại và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng ra cho quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể quản lý được số lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu sau: Công ty điện thoại di động Phiếu Thông Tin Khách Hàng Tên khách hàng: ………

Tên công ty : ………

Địa chỉ : ………

MST :………Số điện thoại ………

Hàng hoá ………

Số Sim : ……….Giá tiền………

ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng sẽ được ghi trên hoá đơn đó như mẫu sau:

Công ty điện thoai di động

Hóa Đơn Bán Hàng

Ngày: ………

Quầy:

………

STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng

Nhân viên thu ngân

Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiéu bảo hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau:

Công ty điện thoai di động

Phiếu Bảo Hành

Ngày……tháng… năm…

Mã bảo hành: ……… Mặt hàng……… Tên khách hàng:………

hành:………

Nhân viên thu

ngân

Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất cả dữ liệu có liên quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai xót không nếu không sai xót thì sẽ nhập vào cơ sỏ dử liệu của công ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công

ty trong tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh thu sau:

Công ty điện thoai di động

Báo Cáo Doanh Thu

Ngày……tháng… năm…

STT Mã Số Tên hàng Thành tiền

Tổng cộng

Kế toán trưởng Cửa hàng

trưởng

B Phân tích yêu cầu

1 Yêu cầu chức năng:

1.1 Quản lí:

a Quản lí hàng nhập:

Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hàng

Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng loại hàng số lượng, đơn giá…Số

hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho

In báo cáo nhập hàng trong kì

b Quản lí hàng xuất

Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng,chủng loại,số lượng xuất…

In báo cáo lượng hàng xuất trong kì

c Quản lí hàng tồn:

Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì

In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì

In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng

d Quản lí danh mục:

Cập nhật danh mục hàng hoá

Cập nhật danh mục nhà cung cấp

Cập nhật danh mục nhân viên

Xem danh sách các danh mục

e Quản lí quầy:

Phiếu giao ca:

Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng bán trong ca,cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý

và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới

1.2 Yêu cầu chức năng:

Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền

Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sư dụng chương trình giúp

người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát được chương trình

Đổi password:người sử dụng có thể thay đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống

dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm quy quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì…

MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa

TenNCC:Tên của nhà cung cấp

diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp

FaxNCC:số Fax nhà cung cấp

EmailNCC:Email của nhà cung cấp

b Thực thể PHIEUNHAP

Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của PHIEUNHAP:

MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa

NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập

TongGia:tổng giá trị mặt hàng

c Thực thể MATHANG

Là thực thể ứng với một sản phẩm của công ty,

Các thuộc tính của MATHANG:

MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenMH:tên mặt hàng

Số IMEI:số imei của mặt hàng

Ở đây phân biệt các sản phẩm khác nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG điện thoại khác nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng nó nằm trong cùng một NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát

d Thực thể NHOMMATHANG

Là thực thể ứng với nhóm mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của NHOMMATHANG:

MaNMH: mã nhóm mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenH:tên hãng

Ở đây ví dụ như hãng nokia,Samsung…

f Thực thể LOAIMATHANG

Là thực thể ứng với từng loại mặt hàng trong công ty

Các thuộc tính của LOAIMATHANG:

MaL: mã loại mặt hàng,đây là thuộc tính khóa

TenH:tên loại mặt hàng

Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng

g Thực thể NUOC

Là thực thể quốc gia trên thế giới

Các thuộc tính của NUOC:

MaN: mã nước thuộc tính khóa

TenN:ten nước

h Thực thể KHO

Là thực thể ứng với các kho chứa mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của KHO:

MaK: mã kho,đây là thuộc tính khóa

TenK:tên kho

Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt hàng

i Thực thể PHIEUXUAT

Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của PHIEUXUAT:

MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa

NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy

j Thực thể QUAY

Là thực thể ứng với từng quầy trưng bày mặt hàng của công ty

Các thuộc tính của QUAY:

MaQ: mã quầy,đây là thuộc tính khóa

TenQ:Tên quầy

Trong công ty có nhiều quầy,mỗi quầy chỉ trưng bày duy nhất một hãng mặt hàng ,ví dụ như

quầy 1 trưng bày hãng nokia,còn quầy 2 trưng bày hãng Samsung…

k Thực thể HOADONLE

Là thực thể ứng với hóa đơn mua lẻ của từng khách hàng mua sản phẩm

Các thuộc tính của HOADONLE:

MaHDL: mã hóa đơn lẻ,đây là thuộc tính khóa

TenHDL:Tên hóa đơn lẻ

ngayHDL:ngày khách hàng mua mặt hàng

m Thực thể HOADONSI

Là thực thể ứng với hóa đơn mua sỉ của từng khách hàng mua sản phẩm

Các thuộc tính của HOADONSI:

MaHDS: mã hóa đơn sỉ,đây là thuộc tính khóa

TenHDL:Tên hóa đơn sỉ

ngayHDS:ngày khách hàng mua mặt hàng

Ở đây thông qua hóa đơn sỉ khách hàng mua một nhóm sản phẩm với số lượng lớn,mặt hàng này xuất trực tiếp từ quầy

n Thực thể NHANVIEN

Là thực thể ứng với nhân viên của công ty

Các thuộc tính của NHANVIEN:

MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa

TenNV:họ tên của nhân viên

DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên

GioiTinh:giới tính nhân viên

DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên

NgaySinh:ngày sinh của nhân viên

o Thực thể CHUCVU

Là thực thể ứng với chức vụ nhân viên của công ty

Các thuộc tính của CHUCVU:

MaCV: mã chức vụ nhân viên,đây là thuộc tính khóa

TenCV:họ tên chức vụ nhân viên

p Thực thể KHACHHANG

Là thực thể ứng với khách hàng của công ty

Các thuộc tính của KHACHHANG:

MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa

TenKH:họ tên của khách hàng

DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng

EmailKH:Email của khách hàng

q Thực thể GIA

Là thực thể ứng giá từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có giá là 4

triệu

Các thuộc tính của GIA:

MaG: mã giá,đây là thuộc tính khóa

TenG:tên giá

trigia:giá cả mặt hàng

NgayCapNhatG:ngày cập nhật lại giá của mặt hàng đó

r Thực thể BAOHANH

Là thực thể ứng sự bảo hành từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có

thời gian bảo hành là 2 năm

Các thuộc tính của BAOHANH:

MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa

- Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ

NCC(MaNCC,TenNCC,diachiNCC,dienthoaiNCC,FaxNCC,EmailNCC,MaN,MaNV) NUOC(MaN,TenN)

KHACHHANG(MaKH,TenKH,DienThoaiKH,EmailKH)

NHANVIEN(MaNV,TenNV,DiaChiNV,GioiTinh,DienThoaiNV,NgaySinh,MaCV) CHUCVU(MaCV,TenCV)

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối thiểu:5000 Kích thước tối thiểu:1000*70=70 KB Kích thước tối đa: 5000*70=350 KB

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:50

Số dòng tối đa:150 Kích thước tối thiểu:50*40(Byte)=2 KB Kích thước tối đa: 150*40(Byte)=6 KB 3.3 Quan hệ Nhà Cung Cấp

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối đa:2000 Kích thước tối thiểu:1000*120=120 KB Kích thước tối đa:2000*120=240 KB Trong đó: Email:tên@tên_miền

2 TenNCC Tên nhà cung

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối đa:3000 Kích th ước tối thiểu: 1000*70=70 KB Kích thước tối đa: 3000*70=210 KB 3.5 Phiếu nhập nhóm mặt hàng

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối thiểu:3000 Kích thước tối thiểu:1000*40=40 KB Kích thước tối đa: 3000*40=120 KB 3.6 Quan hệ kho

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:100

Số dòng tối đa: 500 Kích thước tối thiểu:100*70=7 KB Kích thước tối đa:500*70=35 KB 3.7 Quan hệ phiếu xuất

3.8 Qu

an

hệ phi

ếu xuấ

t nhóm mặt hàng

PXNMH(MaNMH,MaPX,slxuat)

1 MaPX Mã Phiếu Xuất S 10 B PK

2 NgayXuat Ngày Xuất N 10 B

3 MaNV Mã Nhân Viên CT 10 B

1 MaPX Mã Phiếu

Xuất

S 10 B PK,FK

1 MaQ Mã Quầy CT 10 B PK

2 TenQ Tên Quầy CD 30 B

3 MaH Mã hãng CT 10 B FK

Khối lượng

Số dòng tối thiểu:500

Số dòng tối đa:1000 Kích thước tối thiểu:500 *50=25 KB Kích thước tối đa: 1000*50=50 KB 3.10 Quan hệ Quầy Nhân Viên

Số dòng tối đa:500 Kích thước tối thiểu:100 *30=3 KB Kích thước tối đa: 500*30(Byte)=15 KB 3.11 Quan hệ nhân viên

Khối lượng

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối đa:3000 Kích thước tối thiểu:1000 *101=101 KB Kích thước tối đa: 3000*101=303 KB 3.12 Quan hệ hóa đơn bán lẻ

3.13 Qu

an

hệ hóa đơn bán

sỉ

HO AD ONSI(MaHDS,TenHDS,ngayHDS,MaKH,MaK,MaNV)

Tên quan hệ :HOADONLE

3.14 Qu

an

hệ hóa đơn bán

sỉ nhó

m mặt hang:

3.15

Qu

an

hệ khá

Khối lượng:

Số dòng tối thiểu:1000

Số dòng tối đa:3000 Kích thước tối thiểu:1000 *60=60 KB Kích thước tối đa: 3000*60=180 KB 3.16 Quan hệ loại mặt hàng:

7 Qu

an

hệ nhóm mặt hàng