Hàng ngày trong các cơ quan nhà nước thường tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản khác nhau. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì khối lượng văn bản càng nhiều. Vì vậy mỗi cơ quan phải có quy chế chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành, lưu trữ, đảm bảo yêu cầu chung là: kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.
Trang 1VIỆC TỔ CHỨC, GIẢI QUYẾT, XỬ LÝ "VĂN BẢN ĐI" VÀ "VĂN BẢN ĐẾN" TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG - THỰC TRẠNG
VÀ GIẢI PHÁP
Kết quả ngiên cứu
1 Thực tiễn, đặc điểm, yêu cầu của việc quản lý văn bản quản lý Nhà nước:
Hàng ngày trong các cơ quan nhà nước thường tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản khác nhau Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì khối lượng văn bản càng nhiều Vì vậy mỗi cơ quan phải có quy chế chặt chẽ
từ khâu tiếp nhận, phân loại chuyển giao, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành, lưu trữ, đảm bảo yêu cầu chung là: kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn
- Các cơ quan nhà nước thường thực hiện quản lý văn bản trên các khâu sau đây:
+ Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu đến cơ quan gọi chung là văn bản đến + Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan ban hành gọi chung là văn bản đi
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu, sổ sách, con dấu dùng trong cơ quan và tài liệu lưu trữ
- Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý văn bản được biểu hiện qua những mặt sau:
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước sẽ giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước giúp cho lãnh đạo chỉ huy kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình qua đó kiểm tra, quản lý chặt chẽ hơn
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, trật tự an toàn xã hội và an ninh Quốc gia
Trang 2+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, vật liệu trong việc kiểm tra, tra tìm, nghiên cứu trong quá trình xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước
+ Tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo được một
nề nếp khoa học trong cơ quan quản lý
Tổ chức, quản lý hệ thống văn bản quản lý nhà nước là một bộ phận trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân
- Những yêu cầu chung của việc tổ chức, xử lý văn bản quản lý nhà nước
+ Phải phù hợp với đặc điểm của cơ quan
+ Phải đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
+ Đảm bảo đáp ứng yêu cầu nộp lưu vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài
+ Đảm bảo thuận lợi cho việc ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quá trình tìm kiếm, xử lý thông tin
2 Kết quả đạt được.
a Về xử lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản
Tất cả các văn bản đến dù bằng phương tiện nào (bưu điện, công văn giao thông, cá nhân trực tiếp) đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư
cơ quan (văn phòng) để đảm bảo tập trung và tiện cho tiến hành các bước, tránh thất thoát, mất an toàn bí mật Sau khi nhận, văn thư tiến hành các thủ tục sau: Đăng ký vào sổ công văn đến và phân văn bản thành các loại như: loại văn bản có nội dung phải xử lý, có độ mật, độ khẩn; loại để nghiên cứu, tham khảo, tất cả phải đóng dấu "công văn đến" Loại văn bản không đúng quy định về thể thức văn bản (công văn không số, không ghi ngày, tháng, người ký không đúng thẩm quyền, gửi vượt cấp, bản chụp phôtôcopy dấu đen, chữ mờ khó đọc hoặc nhàu nát) thì phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định
- Phân phối văn bản
Trang 3Những người có trách nhiệm phân phối công văn là: thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan (đối với cơ quan không có văn phòng); chánh hoặc phó văn phòng (đối với cơ quan có văn phòng)
Trong phân phối công văn, nếu là điện mật, công điện, công văn có độ khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách thì phải chuyển ngay đến thủ trưởng
cơ quan với thời hạn nhanh nhất
Thông thường công văn được chuyển đến một địa chỉ xử lý, tức là người có trách nhiệm chính
Trong trường hợp công văn có nội dung chứa đựng nhiều vấn đề, do nhiều bộ phận hoặc cá nhân liên quan giải quyết, thì chuyển cho bộ phận hoặc
cá nhân chính yếu nhất để chủ trì, chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận,
cá nhân có liên quan để xử lý Công văn đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó
Những công văn phân phối đi các bộ phận công tác đều phải có sổ chuyển giao, có ghi ngày chuyển, người nhận phải ký vào sổ giao nhận
- Xử lý văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản, người được giao nhiệm vụ xử lý (cán bộ, công chức, người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ) phải kịp thời nghiên cứu, đề xuất, nếu cần phải soạn thảo văn bản trình thủ trưởng cơ quan quyết định
Việc soạn thảo văn bản phải theo một quy trình chặt chẽ, đặc biệt đối với các văn bản có tầm quan trọng như các văn bản vi phạm pháp luật, các văn bản trình lên cơ quan cấp trên, nhất thiết phải có sự tham gia góp ý của cán bộ pháp chế
Tùy thuộc vào mức độ, nội dung vấn đề của các loại văn bản mà có sự phân công người soạn thảo cho phù hợp
Thời gian xử lý văn bản kể từ khi tiếp nhận (ngày đăng ký công văn đến) đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký, ban hành phải có quy định cụ thể để người được giao nhiệm vụ xử lý kịp thời không để chậm việc, sót việc
b Về xử lý văn bản đi
Trang 4Trước khi văn bản gửi văn thư cơ quan để ban hành, người thảo văn bản có trách nhiệm đọc soát văn bản lần cuối, kiểm tra độ mật, độ khẩn (nếu có), số lượng, địa chỉ người gửi văn bản
Tất cả văn bản do cơ quan ban hành (văn bản đi) phải được tập trung ở một đầu mối là cơ quan văn thư Bộ phận văn thư có nhiệm vụ soát lại lần cuối về thể thức văn bản (nếu phát hiện có nghi vấn thì trao đổi với người thảo văn bản để hoàn chỉnh cho đầy đủ, nếu người thảo văn bản chưa nhất trí
mà văn thư cho là sai sót thì báo cáo cho người ký văn bản đó quyết định), làm thủ tục, đăng ký văn bản đi, đóng dấu vào bì và phát hành Công ăn phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm cần biết
Tất cả văn bản đi phải được lưu gửi lại văn thư bản chính để nộp cho lưu trữ cơ quan và người thảo văn bản một bản lưu để theo dõi
c Quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu và con dấu trong cơ quan
Công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu (kể cả thư viết tay có liên quan đến công tác) do cán bộ, chuyên viên quản lý phải thực hiện tốt công tác quản lý
hồ sơ, sổ sách, tài liệu; phải sắp xếp có trật tự, ngăn nắp để tiện tra cứu, theo dõi, giải quyết, không để thất lạc, mất, gây chậm trễ trong công việc, bỏ sót tài liệu để đưa vào lưu trữ; bảo đảm kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu khi cần thiết
Bộ phận văn thư, hành chính phải lập hồ sơ theo dõi công văn, hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận có liên quan Định kỳ,
tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật trong cơ quan và có báo cáo kết quả cho thủ trưởng cơ quan biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của Bộ công an
d Lập hồ sơ các văn bản
Hồ sơ là một tập công văn, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người), hình thành trong quá trình giải quyết công việc và được tập trung bảo quản ở một chỗ (trong một bìa hay một cặp) Hồ
Trang 5sơ cũng có thể hiểu chỉ một tập văn bản kết hợp với nhau theo đặc điểm hình thức như: tập biên bản, tập chỉ thị
Một hồ sơ có thể dày hay mỏng tuỳ theo số lượng công văn giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc nhiều hay ít, hồ sơ cũng có thể chia thành nhiều tập
Lập hồ sơ là công tác có vị trí rất quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ, vì nó là công tác cuối cùng của công tác văn thư, là nguồn bổ sung không bao giờ cạn cho công tác lưu trữ, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công tác lữu trữ
e Lựa chọn hồ sơ chuyển vào bảo quản tài liệu lưu trữ
Để làm tốt việc đánh giá và lựa chọn hồ sơ tài liệu, cần nắm vững quá trình hình thành văn bản và việc sử dụng chúng trong hoạt động của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ giữa cơ quan này với cơ quan khác Những yếu tố đó sẽ giúp việc lựa chọn văn bản được thực hiện chính xác
Lựa chọn văn bản để quản lý hoặc tiêu huỷ là một công tác phức tạp, đòi hỏi phải thận trọng tỷ mỷ, nhưng phải được làm tốt Hiện nay nhiều cơ quan đã chú ý giải quyết tốt nhiệm vụ này, do đó đã tạo được những phòng lưu trữ có giá trị, cung cấp được nhiều thông tin cho hoạt động quản lý của
cơ quan
f Sử dụng văn bản
Trong các cơ quan, cần phải nghiên cứu tìm ra phương pháp thích hợp nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng văn bản Nhìn chung hiệu suất sử dụng văn bản trong một cơ quan lệ thuộc vào hai yếu tố:
Một là, khả năng cung cấp các thông tin văn bản cho công tác của cơ
quan nhanh chóng và chính xác đến mức nào?
Hai là, cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn và những người phụ trách
các bộ phận trong cơ quan ở các cấp khác nhau có thực sự hướng vào việc sử dụng các thông tin văn bản khi giải quyết nhiệm vụ của mình hay không?
Để đảm bảo cho việc sử dụng văn bản đạt được hiệu suất cao, cần làm
Trang 6sáng tỏ những vấn đề dưới đây:
- Tần số xuất hiện và tính chất của các văn bản được sử dụng
- Những loại văn bản thường xuyên được các bộ phận sử dụng và thời gian thường được yêu cầu
- Những loại văn kiện mà lãnh đạo cơ quan thường xuyên phải cần đến
- Bộ phận có trách nhiệm chính trong việc cung cấp văn bản và hình thức cung cấp các thông tin văn bản cho quản lý
- Mối quan hệ giữa các bộ phận trong quá trình sử dụng văn bản
- Nơi bảo quản văn bản và các hình thức, điều kiện sử dụng chúng trong thực tế, các thiết bị và phương tiện cần thiết để phục vụ cho công tác này
Làm sáng tỏ được những vấn đề trên đây sẽ cho phép lập được kế hoạch cụ thể cho việc tổ chức sử dụng văn bản trong mỗi cơ quan Qua đó cũng thấy được cần phải chú ý tổ chức bảo quản tốt loại văn bản nào, sử dụng hình thức nào là hợp lý để đưa văn bản ra phục vụ kịp thời, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo
3 Những yếu kém, hạn chế trong công tác xử lý văn bản
- Một số cơ quan, đơn vị khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nước vẫn còn hiện tượng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chưa tuân theo đúng hướng dẫn trình bày văn bản, thể hiện tính tùy tiện, cảm tính
- Sử dụng ngôn ngữ văn phong trong soạn thảo văn bản còn chưa chính xác, diễn tả ý tưởng chưa dứt khoát, còn lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, sắp xếp bố cục văn bản rườm rà, khó nhớ
- Công tác quản lý văn bản quản lý nhà nước chưa được quan tâm đúng mức, hiện tượng để thất lạc, hư hỏng, mất mát văn bản còn xảy ra
- Việc giải quyết văn bản đến, văn bản đi còn có lúc mang tính hình thức, do đó còn hiện tượng văn bản không được phổ biến, triển khai thực hiện
- Chưa chú ý khai thác văn bản đã có, sắp xếp hệ thống văn bản chưa khoa học hợp lý, khó tìm, khó tra cứu
Trang 7- Thực tế hiện nay ở nhiều cơ quan, đơn vị, việc sử dụng văn bản còn chưa thật quan tâm đến tính hệ thống Ở nhiều cơ quan nếu nghiên cứu văn bản riêng lẻ thì có thể thấy chất lượng của chúng tương đối tốt Nhưng khi xem xét toàn bộ các văn bản trong hệ thống và sử dụng chúng như một chỉnh thể để giải quyết một vấn đề nào đó thì vẫn rất khó khăn, vì các văn kiện còn mâu thuẫn với nhau về nội dung, các quy định được đưa ra trong đó cho một vấn đề còn thiếu tính hệ thống
4 Kinh nghiệm rút ra.
Một là, văn bản của cơ quan ban hành phải do chính bộ phận cán bộ,
chuyên viên dự thảo, bộ phận đánh máy, in ấn của chính cơ quan đó thực
hiện Hai là, cần tránh một số trường hợp thường gặp, không đúng quy định
về thể thức văn bản như: đóng dấu cơ quan áp vào chữ ký của người có thẩm quyền ghi bên lề công văn để đem đi liên hệ, giải quyết công việc; sao chụp (phôtôcopy) để gửi đi thay bản chính; nhận văn bản trực tiếp (cá nhân) đem sao chụp, nhân bản để sử dụng mà cơ quan nơi nhận lại chưa nhận được văn bản, gây thất thoát thông tin, lộ bí mật
Ba là, trong tổ chức sử dụng văn bản cần phải chú ý: phải phân tích
được mối quan hệ giữa các loại cán bộ đối với từng loại văn bản trong cơ quan Bởi vì cùng một loại văn bản nhưng mỗi cán bộ trong cơ quan lại sử dụng chúng theo một mục đích cụ thể khác nhau Đồng thời giữa họ cũng cần
có sự liên hệ phối hợp nhất định trong quá trình tổ chức, sử dụng văn bản do nhiệm vụ chung đặt ra
Bốn là, nắm vững được mối liên hệ trong sử dụng văn bản có ý nghĩa
thực tế là phát huy được đúng mức vai trò của văn bản, tránh được sự ùn tắc văn bản cũng như sự quản lý duy ý chí không dựa trên cơ sở văn bản, đồng thời tạo cơ sở để có thể sử dụng được những hệ thống văn bản khoa học
III Đề xuất phương hướng, giải pháp.
* Thứ nhất: khi soạn thảo văn bản phải nắm vững chủ trương đường
lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước, văn bản của cấp trên để thể chế hoá, cụ thể hoá vào cấp mình
Trang 8* Thứ hai: Ban hành văn bản quản lý nhà nước đúng với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động và mối quan hệ của cơ quan (theo luật
và theo quy chế)
* Thứ ba: Nắm vững nội dung cần soạn thảo, mục đích, yêu cầu, đối
tượng tác động của văn bản, thời gian cho phép, sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
* Thứ tư: Sử dụng người soạn thảo văn bản phải có nghiệp vụ và kỹ
thuật cần thiết Nắm vững thể thức và quy trình soạn thảo, nắm vững các phương pháp diễn đạt, nắm vững cách sử dụng từ, câu, đoạn văn trong soạn thảo (về ngôn ngữ, văn phong)
* Thứ năm: Nội dung văn bản phải bảo đảm tính khoa học, thông tin cần
đầy đủ, chính xác Nội dung văn bản kết cấu logic, hợp lý, các thông tin cần sắp xếp, xử lý một cách khoa học Bảo đảm tính pháp lý, đây là yêu cầu bắt buộc,
mang tính đặc trưng của văn bản, đúng thẩm quyền ban hành, đúng thủ tục, đúng
mẫu quy định Bảo đảm tính thống nhất và chính xác theo quy định của pháp luật,
đúng, đủ các căn cứ pháp lý Bảo đảm tính đại chúng, phù hợp với trình độ dân trí,
dễ hiểu, dễ nhớ, phản ánh đầy đủ nguyện vọng, lợi ích chính đáng của nhân dân
* Thứ sáu: Thể thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản Bố
cục chặt chẽ, cân đối, hài hoà đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008
* Thứ bảy: Đánh máy, in, sao, sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá Giấy có
chất lượng tốt, đúng kích thước, để cho bảo quản, lưu giữ lâu dài
Nhà nước thực hiện chức năng quản lý thông qua việc hoạch định, ra quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm soát, đương nhiên không thể thiếu được công cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản quản lý Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện quan trọng thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc quyền; là phương tiện để
Trang 9ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, hình thức để cụ thể hoá pháp luật, phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước Văn bản quản lý nhà nước vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước Do vậy, khi nghiên cứu vấn đề này thấy rằng nó rất thiết thực trong tình hình hiện nay, và nó sát với công tác quản lý hành chính hàng ngày của bản thân Hệ thống văn bản quản lý nhà nước hiện nay bên cạnh nhưng mặt ưu điểm như phần kết quả nghiên cứu đã trình bày ở trên thì vẫn còn rất nhiều những hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước thông qua văn bản quản lý nhà nước, bởi vì nó là phương tiện quan trọng thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước