thực trạng ứng dụng cntt trong công ty in phúc yên

Áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý của doanh nghiệp đem lợi ích không chỉ về mặt kinh tế mà còn tiết kiệm về thời gian và nhân lực.. Chí

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……… 5

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY IN PHÚC YÊN……… .6

1.1 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của công ty……… 6

1.2Chức năng, nhiệm vụ của công ty……….7

1.2.1 Chức năng……… 7

1.2.2 Nhiệm vụ………7

1.3Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty……….8

1.3.1 Sơ đồ bộ máy……….8

1.3.2 Mô hình tổ chức………9

1.3.3 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý công ty……….9

1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty……… 12

1.4.1 Sản phẩm và dịch vụ mà công ty kinh doanh……… … 12

1.4.2 Đặc điểm quy trình sản xuất của công ty………13

1.5 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty.

1.5.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty Cổ phần Phúc Yên

1.5.2 Kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm trở lại

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TY.

2.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CNTT.

2.1.1 Cơ sở vật chất CNTT

2.1.2 Nguồn lực CNTT

2.2 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin.

2.3.1 Các vấn đề về thống tin và hệ thống thông tin:

LỜI MỞ ĐẦU

Việc thực tập là một phần quan trọng trong quá trình học tập và nghiên cứu của sinh viên, đặc biệt là sinh viên năm cuối các trường đại học Mục đích của việc thực tập chính là giúp sinh viên bước đầu tiếp cận thực tiễn, đem những lý thuyết

đã học được từ nhà trường áp dụng vào các tình huống thực tế Thực tập giúp sinh viên có cái nhìn cụ thể hơn về công việc mình sẽ làm khi ra trường và cũng giúp sinh viên có nhiều cơ hội tiếp xúc với các nhà tuyển dụng hơn Thông qua tìm hiểu, phân tích, đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh của công ty sinh viên có thể rút ra được kinh nghiệm cho bản thân, từ đó chuẩn bị thật tốt cho hành trang công tác sau này

Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã đem lại nhiều lợi ích to lớn trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày Áp dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động kinh doanh cũng như công tác quản lý của doanh nghiệp đem lợi ích không chỉ về mặt kinh tế mà còn tiết kiệm về thời gian

và nhân lực Chính vì vậy trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần in Phúc Yên

em đã tiến hành tìm hiểu về quá trình kinh doanh cũng như hiện trạng ứng dụng CNTT của công ty hiện nay

Do còn hạn chế trong kinh nghiệm cũng như kiến thức nên bài báo cáo này không tránh khỏi có nhiều thiếu xót Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô giáo giúp em bổ sung và hoàn thiện kiến thức cho mình

Dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong Công ty In Phúc Yên, em đã hoàn thành các công việc thu thập số liệu, phân tích và đánh giá thực trạng xây dựng và phát triển HTTT của công ty một cách thuận lợi

Em Xin được gửi lời cảm ơn đến Thầy Ngô Duy Đô đã tận tình hướng dẫn

để em có thể hoàn thiện bản báo cáo tổng hợp này

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY IN PHÚC YÊN.

1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY IN PHÚC YÊN.

1.1 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Tên công ty: CÔNG TY CÔ PHẦN IN PHÚC YÊN

Mã số thuế: 2500228165

Địa chỉ: Đường Trần Phú, Phường Trưng Nhị, Thị xã Phúc Yên, Vĩnh Phúc

• Tên giao dịch quốc tế: PHUC YEN PRINTING JOINT STOCK COMPANY

• Tên viết tắt: PICO

• Giấy phép kinh doanh: 2500228165 - ngày cấp: 01/06/2004,

• Ngày hoạt động: 01/06/2004

• Website: http://www.inphucyen.com

• Email: inphucyen@yahoo.com.vn

• Điện thoại: 02113869254 - Fax: 0211 3 869 078

• Giám đốc: TRẦN LÊ TUẤN / TRẦN LÊ TUẤN

ty cổ phần từ tháng 11/2003, và chính thức hoạt động vào tháng 6/2004 Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp 2005.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

1.2.1 Chức năng

Công ty Cổ phần In Phúc Yên là một đơn vị sản xuất kinh doanh Cung cấp cho thị trường các sản phẩm từ in như sách giáo khoa, sách nâng cao, các sách bổ trợ,… các sản phẩm nhãn tút thuốc lá, hộp pin, hộp dược… Các sản phẩm của công ty đạt chất lượng tốt nên được các bạn hàng đánh giá cao và có uy tín trên thị trường Ngay từ khi thành lập, công ty đã xác định rõ mục tiêu là nâng cao hiệu quả kinh tế nhất là đời sống của cán bộ công nhân viên Trong những năm qua công ty đã đạt được những kết quả khả quan, vượt kế hoạch doanh thu, cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ quản lý chuyên nghiệp hơn

1.2.2 Nhiệm vụ:

− Hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký trên giấy phép kinh doanh

− Ghi chép chứng từ sổ sách, lập báo cáo tài chính trung thực, chính xác.

− Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với nhà nước, trích đủ kháu hao tài sản cố định

− Tuân thủ quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an toàn trật tự xã hội, công tác phòng cháy chữa cháy

− Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Sơ đồ bộ máy:

Phó Giám đốc(Phụ trách KD )

Chủ tịch HĐQTKiêm Giám dốc

Phòng Kế toán

tài chính

Phòng Tổng hợp

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần In Phúc Yên

1.3.2 Mô hình tổ chức bộ máy

Ban quản trị

Ông Trần Lê Tuấn Chủ tịch Hội đồng Quản trịÔng Phạm Văn Hưng Ủy viên

Ông Nguyễn Hồng Thủy Ủy viên

Ông Trần Văn Hoan Ủy viên

Ban giám đốc

Ông Trần Lê Tuấn Giám đốcÔng Hà Văn Yên Phó giám đốcÔng Trần Văn Hoan Phó giám đốc

1.3.3 Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý công ty là:

∗ Hội đồng quản trị kiêm giám đốc

- Nghiên cứu và định hướng chiến lược phát triển kinh doanh, sản xuất của công

ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kỳ, thời kỳ hoạt động

- Kiến nghị loại cổ phần và số cổ phần từng loại được quyền chào bán

- Quyết định các hợp đồng mua, bán, cho vay và các hợp đồng khác

- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung về tổ chức nhân sự, tiền lương, tài chính kế toán trong công ty.

- Điều hành các hoạt động của nhân viên công ty

∗ Phó Giám đốc Sản xuất:

- Là người được ủy quyền giải quyết mọi công việc khi Giám đốc đi vắng

- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc và giúp Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Lên kế hoạch sản xuất, chỉ đạo hoàn thành kế hoạch, tham mưu cho giám đốc giải quyết vẫn đề sản xuất

∗ Phó Giám đốc kinh doanh:

- Chịu trách nghiệm trước Giám đốc, thay mặt giám đốc điều hành lĩnh vực kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, mở rộng, quản lý và giữ vững thị trường tiêu thụ sản phẩm

Ký kết các hợp đồng kinh tế như: Hợp đồng mua bán hàng hóa, giao dịch với tổ chức kinh tế.Phòng tổ chức hành chính:

• Xây dựng các kế hoạch tuyển dụng lao động, kế hoạch tiền lương, thưởng

• Quản lý các cán bộ, nhân sự và lao động tiền lương theo quy định của Nhà nước và ban giám đốc

• Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị của công ty

∗ Phòng tài chính kế toán: Gồm một kế toán trưởng, một thủ quỹ và một kế toán

viên có nhiệm vụ:

• Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của công ty

• Thống kê sổ sách và báo cáo tình hình lên ban giám đốc, tổng hợp tình hình tài chính trong từng chu kỳ kinh doanh

• Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm

∗ Phòng tổng hợp: Gồm có trưởng phòng và các nhân viên Chịu trách nghiệm

quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như là :

• Lập kế hoạch triển khai các dự án phát triển hoạt động kinh doanh, sản xuất, thực hiện cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho sản xuất

• Tham mưu cho thủ trưởng về công tác dân sự tự vệ, giữ gìn an ninh trật tự và an toàn xã hội,…

• Quản lý tài sản, dụng cụ hành chính của công ty, có trách nghiệm chăm lo đời sống, sức khỏe cho CBCNV

• Thường xuyên kiểm tra theo dõi chất lượng sản phẩm và dây truyền sản xuất.

• Sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên máy móc, xây dụng các công trình nhỏ,…

Hiện tại tổng số CBCNLĐ của công ty là 140 người (không tính những lao động ngắn hạn, không chính thức,… ) trong đó nam là 77 người, nữ là 63 người Lao động có trình độ đại học là 21 người, Cao đẳng là 9 người, Trung cấp 28 người, công nhân kỹ thuật 82 người Trang thiết bị từng bước được đầu tư nâng cấp, từ 01 máy in 2 màu đến nay công ty đã có 04 máy in 2 màu, 02 máy in 4 màu,

02 máy in 5 màu, 02 máy in 6 màu, máy gấp sách tự động, máy bế, máy xén, máy hiện bản tự động… đã góp phần tạo ra sản phẩm mẫu mã đẹp, chất lượng đảm bảo, giá thành hợp lý đảm bảo uy tín trên thị trường sản phẩm

Sau hơn 40 năm đổi mới và phát triển đến nay, với thiết bị máy móc hiện đại, công ty đã sản xuất được nhiều sản phẩm cao cấp như: Nhãn tút thuốc lá, sách giáo khoa, vở học sinh, các loại hộp đựng, hộp bánh,… Sản xuất ngày một tăng trưởng, doanh thu năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo được việc làm, đời sống người lao động ngày càng được cải thiện

1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.

1.4.1 Sản phẩm và dịch vụ mà công ty kinh doanh.

Theo giấy đăng ký kinh doanh số 2500228165, cấp ngày: 24/02/2004 và thay đổi lần thứ 3 vào ngày 11/04/2012 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Vĩnh Phúc cấp Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm:

- Sản xuất các sản phẩm in và bao bì

- Sản xuất và mua bán các sản phẩm từ giấy

- Mua bán, nhập khẩu các sản phẩm vật tư, thiết bị ngành in và giấy theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Dịch vụ cho thuê nhà

- Mua bán ô tô,…

1.4.2 Đặc điểm quy trình sản xuất của công ty.

Với đặc điểm SX-KD của ngành In nói chung và Công ty cổ phần nói riêng, sản phẩm sản xuất gồm nhiều loại, phải trải qua nhiều khâu gia công chế biến liên tiếp theo một quy mô nhất định Các sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, tùy theo yêu cầu từng đơn hàng mà mẫu in cũng như kích thước sản phẩm khác nhau

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình sản xuất của công ty Cổ phần In Phúc Yên

Xén giấy trắngChế bản

XiếtIn

Đóng gói nhập kho

1.5Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty.

1.5.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty Cổ phần Phúc Yên.

(Nguồn: Phòng kế toán tài chính Công ty Cổ phần In Phúc Yên )

Bảng 1.1 Bảng tổng hợp máy móc thiết bị.

1.5.2 Kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm trở lại:

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

SỐ

THUYẾT MINH

Kết quả năm 2012, đạt doanh thu đạt 83 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế 3,6 tỷ đồng, nộp ngân sách gần 3,0 tỷ đồng, thu nhập bình quân của người lao động 6,1 triệu đồng/người/tháng; năm 2014, doanh thu đạt 120 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 4,6 tỷ đồng, nộp ngân sách gần 5,9 tỷ đồng, đảm bảo thu nhập của 140 lao động mức bình quân đạt 7,9 triệu đồng/người/tháng; trả cổ tức hằng năm 16% Ngoài những chế độ lương hằng tháng, hằng năm Công ty luôn thưởng tháng lương thứ 13 và thưởng Tết 13,5 triệu đồng/người.

PHẦN II THỰC TRẠNG HTTT VÀ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG

- Số lượng máy tính kết nối internet : 16.

∗ Phần mềm:

- Các phần mền hệ thống và phần mềm sử dụng:

• Bộ công cụ Microsoft Office : word 2007, excell 2007,

• Phần mềm kế toán MISA: MISA SME.NET là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Quản lý hóa đơn, Thuế, Kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tiền lương, Giá thành, Hợp đồng, Ngân sách, Tổng hợp, phù hợp triển khai cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại; Dịch vụ; Xây lắp; Sản xuất

• Các chương trình bảo vệ : FireWall, Kaspersky, Bkav Pro,…

• Phần mềm thiết kế: Adobe Photoshop CS6,…

• Phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey,…

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: My SQL

• Trình duyệt Web: Internet Explorer, Chorme, Firefox,…

2.1.2 Nguồn lực CNTT.

- Hiện tại công ty chưa có phòng ban chuyên trách về mạng hay HTTT

- Công ty chưa ứng dụng HTTT tự động trong việc quản lý, mức độ ứng dụng CNTT chưa rõ ràng

- Nguồn nhân lực CNTT chưa cao, trình độ ứng dụng CNTT chủ yếu sử dụng thành thạo các công cụ phần mềm văn phòng đơn giản

- Công ty có xây dựng Website riêng cung cấp các thông tin cơ bản về công ty, các thông tin về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

2.1.3 Website công ty:

- Tên website của công ty: http://www.inphucyen.com

- Website có giao diện thân thiện, đơn giản cho các khách hàng và đối tác truy cập

- Cung cấp không gian để nhân viên, khách hàng cũng như những người quan tâm có thể đóng góp, trao đổi thông tin

- Giới thiệu và quảng bá hình ảnh công ty cũng như văn hóa kinh doanh trong công ty, cung cấp các thông tin cơ bản, giới thiệu, tin tức, cách thức liên hệ,…

- Giới thiệu về sản phẩm cũng như các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh

- Liên hệ và nhận ý kiến đóng góp phản hồi từ phía khách hàng Khách hàng có thể lien hệ trực tiếp qua website, số điện thoại hoặc email công ty

2.2 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin.

2.2.1 Các vấn đề về thống tin và hệ thống thông tin:

∗ Thu thập thông tin: Các thông tin bao gồm thông tin khách hàng, thông tin

đơn hàng, … được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu qua internet, qua các công văn, giấy tờ trong nội bộ công ty, từ các nguồn thông tin bên ngoài khác,…

∗ Xử lý dữ liệu: Thông tin sau khi thu thập được chọn lọc theo tiêu chí phù hợp

với yêu cầu công việc của công ty, được các phòng ban tự xử lý và lưu trữ sao cho người bên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng hiểu và sử dụng Thông tin cần được xử lý sẽ được xử lý bằng phần mềm Exel,…

∗ Lưu trữ thông tin: Thông tin được hệ thống và lưu trữ bằng phần mềm chuyên

dụng đảm bảo việc quản trị thông tin một cách hiệu quả, thuận tiện cho cập nhật

và khai thác dữ liệu Thông tin được lưu trữ dưới dạng bản cứng và bản mềm tùy thuộc vào yêu cầu của lãnh đạo Thông tin được lưu trữ và lưu truyền trong cũng như ngoài công ty thông qua hệ thống máy tính kết nối mạng internet, mạng nội bộ

2.2.2 Quản trị CSDL.

Thông tin, dữ liệu của công ty được thu thập từ các phòng ban và bộ phận trong công ty sau đó được xử lý và lưu trữ trong hệ thống bằng phần mềm quản lý database MySQL MySQL là CSDL sử dụng ngôn ngữ SQL với tốc độ cao, ổn định dễ sử dụng, và tính bảo mật cao thuận tiện cho việc lưu trữ và cập nhật thông tin trong công ty

2.2.3 Công tác đảm bảo an toàn bảo mật thông tin trong công ty.

Việc đảm bảo an toàn thông tin đối với hệ thống thông tin của một công ty là vô cùng quan trọng Do vậy, vấn đề an toàn thông tin luôn cần được quan tâm chú trọng

Công ty từng gặp phải vấn đề thất thoát thông tin do lỗi từ hệ thống quản lý thông tin công ty tuy nhiên các nguy cơ đe dọa từ bên ngoài cũng không thể xem nhẹ

Thông tin trong công ty được bảo mật bằng các phần mềm chuyên dụng như FireWall, hoặc các phần mềm diệt virus uy tín như Bkav Pro, Kaspersky,… được cài đặt trên tất cả các máy tính

Các biện pháp đảm bảo an toàn thông tin được áp dụng nhằm tránh việc thông tin bị thất thoát hoặc bị phá hủy, nguy hiểm hơn là hệ thống thông tin bị xâm nhập

vs đánh cắp, gây ra thiệt hại lớn cho công ty

2.2.4 Quản trị chiến lược và TMĐT

Định hướng chiến lược trong tương lại của công ty đó là tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm truyền thống

Công ty sẽ đầu tư thêm các thiết bị mới, đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ sẵn sàng phát triển các sản phẩm mới có bao bì, có chất lượng cao và các sản phẩm

in có giá trị gia tăng để nâng cao hiệu quả và lợi nhuận Phấn đấu đạt tăng trưởng lợi nhuận từ 10-15 % mỗi năm

Đồng thời tiếp tục song song đẩy mạnh các hoạt động khác như đầu tư bất động sản, mua bán ô tô, cổ phiếu,…

Ngoài ra công ty cũng xây dựng website riêng nhằm nâng cao việc quảng bá hình ảnh của công ty, tạo môi trường trao đổi thông tin, giao lưu cho các nhân viên trong công ty

2.3 Đánh giá hoạt động kinh doanh công ty.

2.3.1 Ưu điểm và thuận lợi:

Trong năm 2014, vượt qua khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh, tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra và nâng cao được thành tích đã đạt được trong năm Hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đạt được những kết quả khả quan, công ty ngày càng khẳng định được uy tín

và vị trí trên thị trường

Trong những năm gần đây để đáp ứng nhu cầu của toàn xã hội và tạo ra được