BC 364 quản trị hoạt động mua hàng tại công ty TNHH MTV đại hiệp phát

Quản trị hoạt động mua hàng tại công ty TNHH MTV Tân Hiệp Phát. Tài liệu chuyên ngành quản trị kinh doanh, dành cho những bạn làm đồ án tham khảo thêm. Tài liệu hữu ích, bài làm được đánh giá cao, hy vọng giúp ích cho các bạn

LỜI CẢM ƠN

Trong doanh nghiệp thương mại hoạt động mua hàng rất là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi nó là hoạt động cung cấp đầu vào và quyết định đầu ra của doanh nghiệp Đầu vào của doanh nghiệp được đảm bảo thì góp phần đảm bảo yếu tố đầu ra đối với khách hàng Có thể nói mua hàng là hoạt động hết sức quan trọng đối với bất

cứ một doanh nghiệp nào hoạt động cơ chế thị trường Trong xu thế hội nhập như hiện nay thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết

Qua quá trình hoạt động Công ty TNHHMTV Đại Hiệp Phát đã nỗ lực vươn lên và đạt được một số thành tựu trong hoạt động kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng một phần dựa vào việc quản lí tốt công tác mua hàng Nhờ thế

mà ông ty đã tạo được một chỗ đứng vững trên thị trường hiện nay Tuy nhiên trong quá trình hoạt động thì Công ty cũng gặp những thuận lợi và khó khăn trong kinh doanh

Mục tiêu của bài báo cáo này là nhằm tìm hiểu về tổ chức công tác mua hàng tại Công ty TNHH TNHH MTV Đại Hiệp Phát để từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác mua hàng tại Công ty Mặc dù đã hết sức cố gắng song với kiến thức, thông tin còn hạn chế và thời gian thực tập có giới hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót Kính mong sự quan tâm đóng góp ý kiến của thầy cô, các cô chú, anh chị tại công ty để nội dung của đề tài được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Qua bài báo cáo cho em gửi lời cảm ơn tới: Ban lãnh đạo trường Cao Đẳng Thương Mại đã tạo điều kiện cho em được thực tập, bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện đề tài trong đợt thực tập này Em cũng xin chân thành cảm ơn cô giáo

Hồ Thị Mỹ Kiều đã hướng dẫn chỉ bảo tận tình cho em trong suốt thời gian làm bài báo cáo thực tập Xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH MTV Đại hiệp Phát, đặc biệt là chị Hoàng Thị Mộng Loan đã nhiệt tình giúp đỡ em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế của Công ty, qua đó có thể áp dụng những kiến thức đã học từ giảng đường vào thực tế

DANH MỤC BẢNG BIỂU SỬ DỤNG

Trang

Bảng 2.1: Danh mục các sản phẩm 16

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 – 2014 18

Bảng 2.3: Số lượng sản phẩm đặt mua trong quý I năm 2015 23

Bảng 2.4: Số lượng các sản phẩm bán ra trong năm 2014 23

Bảng 2.5: Số lượng các sản phẩm mua vào trong quý I năm 2015 24

Bảng 2.6: Bảng kê xuất nhập tồn hàng quý năm 2015 25

Bảng 2.7: Bảng giá trị mua vào từ các nhà cung cấp 27

Bảng 2.8: Tiêu chuẩn đành giá nhà cung cấp 30

Bảng 2.9: Bảng đánh giá các nhà cung cấp 32

Bàng 3.1: Đánh giá kết quả mua hàng 42

DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG

Trang

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 7 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 14

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU BIỂU SỬ DỤNG iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG iv

MỤC LỤC v

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2

1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp thương mại 2

1.1.1 Khái niệm mua hàng và quản trị mua hàng 2

1.1.1.1 Khái niệm mua hàng 2

1.1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng 2

1.1.2 Mục tiêu của mua hàng 2

1.1.3 Vai trò của mua hàng 3

1.1.4 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng 3

1.2 Các hình thức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 4

1.2.1 Mua hàng theo hợp đồng/đơn đặt hàng 4

1.2.2 Mua hàng không theo hợp đồng 4

1.2.3 Mua hàng qua đại lí 4

1.3 Các phương thức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 4

1.3.1 Mua lặp lại không điều chỉnh 4

1.3.2 Mua lặp lại có điều chỉnh 5

1.3.3 Mua mới 5

1.4 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 5

1.4.1 Căn cứ vào quy mô mua hàng 5

1.4.1.1 Mua hàng theo nhu cầu 5

1.4.1.2 Mua hàng theo lô lớn 6

1.4.2 Căn cứ vào thời gian tín dụng 6

1.4.3 Căn cứ vào nguồn hàng 6

1.5 Các quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 6

1.5.1 Mua hàng của nhiều nhà cung cấp 6

1.5.2 Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp 7

1.5.3 Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp 7

1.6 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 7

1.6.1 Xác định nhu cầu mua hàng 8

1.6.2.Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp 8

1.6.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 8

1.6.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp 9

1.6.3 Đàm phán và đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng 9

1.6.4 Tổ chức thực hiện và nhập hàng 10

1.6.5 Đánh giá sau mua 10

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình mua hàng 11

1.7.1 Các yếu tố bên trong 11

1.7.2 Các yếu tố bên ngoài 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 13

2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 13

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 13

2.1.2.1 Chức năng 13

2.1.2.2 Nhiệm vụ 13

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 14

2.1.4 Đặc điểm môi trường kinh doanh 14

2.1.4.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 14

2.1.4.2 Đặc điểm thị trường 15

2.1.4.3 Đặc điểm sản phẩm 15

2.1.4.4 Đặc điểm khách hàng 17

2.1.4.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 17

2.1.4.6 Đặc điểm nhà cung cấp 18

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2012 - 2014) 18

2.1.6 Nhận xét về thuận lợi và khó khăn chủ yếu của công ty trong thời gian qua 20

2.1.6.1 Thuận lợi 20

2.1.6.2 Khó khăn 20

2.2 Thực trạng công tác quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 20

2.2.1 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác mua hàng 20

2.2.1.1 Thời vụ 20

2.2.1.2 Điều kiện, cơ sở vật chất 20

2.2.1.3 Khả năng tài chính của công ty 21

2.2.1.4 Nhà cung cấp 21

2.2.1.5 Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng 21

2.2.1.6 Đối thủ cạnh tranh 21

2.2.2 Các nguyên tắc mua hàng tại công ty 22

2.2.3 Xây dựng kế hoạch mua hàng 22

2.2.3.1 Xác định nhu cầu 22

2.2.3.2 Xác định nguồn hàng 26

2.2.3.3 Xác định phương thức mua 27

2.2.3.4 Xác định hình thức mua 27

2.2.3.5 Xác định thời điểm mua 28

2.2.4 Tìm kiếm nhà cung cấp 28

2.2.4.1 Cách thức tìm kiếm 28

2.2.4.2 Thông tin các nhà cung cấp 28

2.2.5 Lựa chọn nhà cung cấp 29

2.2.5.1 Xây dựng tiêu chuần đánh giá nhà cung cấp 29

2.2.5.2 Đánh giá nhà cung cấp 30

2.2.6 Thương lượng, đặt hàng và ký hợp đồng mua hàng 33

2.2.7 Tổ chức thực hiện và nhập hàng 33

2.2.8 Đánh giá sau khi mua hàng 34

2.3 Nhận xét và đánh giá chung về thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát 34

2.3.1 Kết quả đã đạt được 34

2.3.2 Hạn chế 35

2.3.3 Nguyên nhân 35

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 37

3.1 Cơ sở đề xuất kiến nghị 37

3.1.1 Phương hướng thực hiện trong thời gian tới 37

3.1.2 Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty 38

3.2 Một số kiến nghị về công tác quản trị hoạt động mua hàng tại công ty 38

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện nền kinh tế như hiện nay, luôn có sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình quyết định tất cả các hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả Để có thể đứng vững và phát triển tự bản thân mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức bộ máy quản lí đạt hiệu quả nhất trong điều kiện vốn, nhân tài hiện

có Đặc biệt hiện nay Việt Nam đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), đã tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế không ngừng phát huy thế mạnh của ḿnh, một trong những đóng góp vượt bậc đó là sự nỗ lực của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước Với sự đa dạng hóa hình thức sở hữu, thu hút vốn đầu tư để mở rộng sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu chung các doanh nghiệp cần phải tổ chức hoạt động tài chính một cách có hiệu quả nhất Vì vậy vấn đề tiết kiệm chi phí có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành tăng lợi nhuận cho công ty

Hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan và khách quan như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức quản lý, cơ chế chính sách của Nhà nước, thị trường trong đó công tác mua hàng được xem là một trong những nhân tố quan trọng quyết định giá cả, chất lượng của sản phẩm đầu ra cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiêu thụ của sản phẩm, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.Đặc biệt trong tình hình giá cả nguyên liệu biến động, thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì công tác mua hàng càng khẳng định rõ vai trò quan trọng của mình

Cùng với sự phát triển của đất nước thì hiện nay hoạt động thương mại đóng một vai trò quan trọng Để có thể thực hiên được hoạt đông thương mại thì phải tiến hành mua vì thế mua hàng là khâu tiền đề vật chất cho khâu bán hàng và là khâu mở đầu cho quá trình lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp

Nhận thấy được tầm quan trọng của việc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

nên em quyết định chọn đề tài: “Quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát” Để từ đó có điều kiện đối chiếu giữa lí thuyết đã học và thực

tiễn sinh động của hoạt động kinh doanh thương mại Qua đó nhằm củng cố kiến thức

và làm cơ sở quan trọng cho công việc sau khi ra trường

Đề tài gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lí luận về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát

Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI DOANH

NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Tổng quan về hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Khái niệm mua hàng và quản trị mua hàng

1.1.1.1 Khái niệm mua hàng

Mua hàng là hệ thống các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thỏa thuận điều kiện mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách có

hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người

Về bản chất kinh tế mua hàng là hành vi thương mại và là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống cung ứng Do đó, chất lượng và chi

phí cung ứng chịu ảnh hưởng rất lớn của hoạt động mua hàng

1.1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng

Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

1.1.2 Mục tiêu của mua hàng

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất và đảm bảo duy trì các mối quan hệ

- Đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là hàng mua vào phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa Mua thực hiện những quyết định của dự trữ do đó mua phải đảm bảo bổ sung kịp thời lượng hàng hóa, vật tư, nguyênvật liệu về số lượng, chất lượng và thời gian Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm của công ty bán ra

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp nhằm kéo khách hàng

về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá mua mà còn thể hiện ở việc mua hàng của ai, ở đâu, số lượng bao nhiêu… để chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển

là thấp nhất

- Đảm bảo duy trì các mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng hiện tại Điều đó

sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán về giá cả, chất lượng trong các lần hợp tác tiếp theo Ngoài ra doanh nghiệp cần chú trọng phát hiện và tạo dựng mối quan hệ với các nguồn cung ứng tiềm năng nhằm đảm bảo cho việc mua được ổn định, giảm chi phí

Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất được với nhau vì thông thường để đạt được cái này thì phải mất đi cái khác Biểu hiện rõ nhất là sự mâu thuẫn giũa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tùy tùng điều kiện cụ thể mà sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

1.1.3 Vai trò của mua hàng

- Mua hàng đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng các yêu cầu vật tư nguyên liệu của quá trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hóa bán ra trong kinh doanh thương

mại

Quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng và liên tục phụ thuộc vào việc cung ứng vật tư, nguyên liệu… và do đó phụ thuộc vào quản trị dự trữ và mua Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại có đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không phụ thuộc rất lớn vào việc duy trì dự trữ, trong lúc đó, mua đảm bảo thực hiện những quyết định dự trữ của doanh nghiệp

- Mua hàng đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn, và do đó tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

Chi phí mua và giá trị sản phẩm mua chiếm tỉ trọng lớn trong tổng trị giá sản phẩm (hàng hóa) bán ra Chính vì vậy, chỉ cần giảm một tỉ lệ nhỏ chi phí trong mua sẽ đảm bảo nâng cao hiệu quả lớn cho kinh doanh: tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn trong mua và dự trữ, và do đó tăng tỉ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư Ảnh hưởng này của mua gọi là “hiệu ứng đòn bẩy”

1.1.4 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng

Quản trị mua hàng có một số tầm quan trọng đặc biệt như sau:

- Tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, giúp cho việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng nhanh, qua đó, nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng

- Tổ chức tốt việc mua hàng sẽ giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thuận lợi, thu hồi vốn nhanh, tận dụng được các khoản tín dụng nhà cung cấp, có lợi nhuận để bù đắp chi phí và phát triển mở rộng kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

- Đảm bảo thị trường ổn định cho doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu, tạo điều kiện cho quá trình tái sản xuất mở rộng, thúc đẩy sản xuất và nhập khẩu

1.2 Các hình thức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Mua hàng theo hợp đồng/đơn đặt hàng

Dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc chào hàng của nhà cung cấp mà người mua tiến hành thỏa thuận về số lượng, chất lượng sản phẩm và các điều kiện về việc giao nhận hàng sau đó đi đến kí kết hợp đồng hoặc đặt hàng Đơn hàng là việc xác định các yêu cầu cụ thể mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, kích cỡ, màu sắc… và thời gian giao hàng mà người mua lập rồi gửi cho người bán

Với hình thức này, doanh nghiệp có thể chủ động trong công tác thu mua, lựa chọn

kỹ lưỡng hàng hoá, xác định đúng lượng hàng, địa điểm tập kết hàng hoá… Điều này giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo nguồn hàng thu mua được ổn định, đáp ứng đầy đủ

và đúng theo kế hoạch đã đề ra Việc lập đơn hàng cần chú ý những yêu cầu sau:

- Lựa chọn mặt hàng và đặt mua phải phù hợp với yêu cầu về số lượng, chất lượng

và thời gian giao hàng

- Tìm hiểu kĩ đối tác về chất lượng và trình độ tiên tiến của mặt hàng đặt mua và và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng

- Yêu cầu chính xác về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng Vì mọi sai sót

về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng đều dẫn đến tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải tốn kém chi phí

- Đối với những hàng hóa có nhiều màu sắc, kích cỡ, kiểu dáng, quy cách, cách đóng gói khác nhau thì cần phải lập ra bảng phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán kí kết

1.2.2 Mua hàng không theo hợp đồng

Đối với trường hợp các bên mua bán đã có mối thâm giao nhiều năm hoặc thực hiện việc mua bán đã thành thục thì việc mua bán sẽ diễn ra một cách nhanh chóng mà không cần phải thỏa thận và kí kết hợp đồng Khi đó thì việc mua hàng sẽ được tiến hành trên mối quan hệ tiền hàng hoặc trao đổi hàng lấy hàng Đối với việc mua hàng này thì yêu cầu người mua phải có trình độ kỹ thuật và nghiệp vụ mua hàng thông

thạo, phải kiểm tra kĩ về số lượng, chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa

1.2.3 Mua qua đại lí

Nơi có nguồn hàng không thường xuyên, không tập trung thì doanh nghiệp kinh doanh thương mại muốn bán được hàng thì phải kí hợp đồng với các đại lí mua hàng Mua qua đại lí giúp thu gom được những mặt hàng có khối lượng không lớn, không thường xuyên Như vậy cần phải lựa chọn đại lí kí hợp đồng chặt chẽ về chất lượng mua, giá cả thu mua và đảm bảo lợi ích kinh tế hai bên Việc mua qua đại lí sẽ tốn kém nhiều chi phí, khó có thể mua được một lượng hàng lớn trong thời gian ngắn và tính

không ổn định

1.3 Các phương thức mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.3.1 Mua lặp lại không điều chỉnh

Phương thức này được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ Mua lại không điều chỉnh là phương thức mua không có vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Nếu một nhà cung ứng cung cấp dịch vụ tốt trong một khoảng thời gian dài thì tổ chức có thể tránh phải nỗ lực mua

hàng phức tạp cho những đơn hàng sau Việc đặt hàng trở thành thói quen và thực hiện đơn giản từ phía người mua Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn đang cung ứng (gọi là cung

ứng trong) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này

1.3.2 Mua lại có điều chỉnh

Là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đế thống nhất giữa người mua và người bán về giá cả, chất lượng và cách thức cung ứng… trong tình thế môi trường thay đổi và những quyết định mua bán của các bên không phù hợp

Nếu không đi đến thống nhất có thể chuyển sang nguồn cung ứng khác

1.3.3 Mua mới

Là phương thức mua bắt đầu tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Phương thức này đòi hỏi phải tiến hành tiến hành tìm kiếm thông tin và đánh giá nhà cung ứng để từ

đó đi đến phân tích và lựa chọn nguồn hàng cho phù hợp Tuy nhiên làm tốt công tác này sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động trong nguồn hàng và tạo điều kiện để tìm kiếm được nguồn hàng tốt hơn

1.4 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.4.1 Căn cứ vào quy mô mua hàng

1.4.1.1 Mua hàng theo nhu cầu

Doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu sẽ tiến hành mua bấy nhiêu Tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có quyết định lượng hàng sẽ mua, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị truờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Ưu điểm:

- Việc xác định, cân nhắc đi đến quyết định mua đơn giản

- Không cần phải áp dụng các phương pháp, các thiết bị phức tạp

- Lượng tiền bỏ ra không lớn cho từng lần mua

- Giảm chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hóa trong thời gian chờ bán

- Giảm bớt nguy cơ dẫn đến rủi ro như biến động về giá hay nhu cầu về hàng hóa thay đổi

1.4.1.2 Mua hàng theo lô lớn

Là lượng mua hàng một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó

Ưu điểm:

- Chi phí mua hàng thấp, có thể nhận được những ưu đãi từ nhà cung cấp

- Chủ động chọn các nhà cung cấp lớn, có uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

- Có thể trở thành nhà cung cấp lại cho các doanh nghiệp hoạt động trong thị trường

eo hẹp, từ đó nâng cao vai trò, uy tín của doanh nghiệp

Nhược điểm:

- Phải sử dụng một lượng hàng hóa lớn gây khó khăn trong tài chính doanh nghiệp, giảm hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa

- Chi phí bảo quản hàng, bảo hiểm hàng hóa lớn

- Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao

1.4.2 Căn cứ vào thời gian tín dụng

- Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay): Theo phương thức này thì khi nhận được hàng hóa do bên bán hàng giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

- Mua hàng giao trước: Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp

đã nhận được hàng hóa sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng

đó

- Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: Sau khi kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp, doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị lô hàng), đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên

mua

1.4.3 Căn cứ vào nguồn hàng

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vị một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước

1.5 Các quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.5.1 Mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà nhà cung cấp nhất định Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi

ro xảy ra trong mua hàng rất đa dạng, nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp Ngoài ra, nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hóa đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hoặc một

số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao

nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình

1.5.2 Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp

Nếu người bán cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu

đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau Có những “ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhượng được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được) Trong khi đó, các nhà cung cấp luôn luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán… nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp nhà quên đi những “ràng buộc chặt” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro.Vì vậy, để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấp thì cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất

cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc người bán hàng thương lượng với mình

một cách chủ động với những điều kiện có lợi

1.5.3 Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp

Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thỏa thuận và thực hiện hợp đồng Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ

được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra 1.6 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Xác định nhu cầu

mua hàng

Hình 1.1: Sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.6.1 Xác định nhu cầu mua hàng

Giai đoạn đầu tiên của nghiệp vụ mua hàng là xác định nhu cầu có nghĩa là mua khi nào, mua cái gì, mua bao nhiêu và cách thức mua

- Mua khi nào tức là xác định thời điểm mua Người ta dựa vào sự biến động của thị trường mà đưa ra quyết định mua trước hay là mua tức thời

Đàm phán và đặt hàng,

ký hợp đồng mua hàng

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Đánh giá sau mua Tổ chức thực hiện và nhập hàng

- Mua cái gì tức là trả lời câu hỏi thị trường cần gì Để xác định mình cần mua gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thỏa mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp xác định được nhu cầu từ đó xác định được tổng cung hàng hóa, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

- Mua với số lượng bao nhiêu được xác định dựa vào dự báo bán hàng của doanh nghiệp Dự báo bán hàng là việc đánh giá số lượng hàng bán bằng tiền hoặc theo đơn

vị sản phẩm trong tương lai của một doanh nghiệp đối với từng mặt hàng trong một thời gian nhất định trên tất cả thị trường mà doanh nghiệp tham gia cạnh tranh Người

ta dự báo bán hàng chủ yếu dựa vào phương pháp ước tính tổng cầu thị trường

Tổng cầu thị trường là tổng khối lượng sản phẩm được mua bởi một khách hàng nhất định, tại một khu vực địa lí nhất định, trong một thời kì nhất định, ở một điều kiên marketing nhất định với sự phối hợp nhất định các hoạt động marketing của ngành kinh doanh đó

Q = n*q*p Q: Tổng cầu thị trường

n: Số lượng người mua

q: Số lượng mua bình quân trong năm của một khách hàng

p: Giá bán của một sản phẩm

Từ kết quả dự báo bán hàng người ta xác định được nhu cầu mua vào của từng mặt hàng dựa vào công thức cân đối sau:

M + Ddk = B + Dck => M = B + Dck – DdkTrong đó:

M: Lượng hàng hóa cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh;

B: Lượng hàng hóa bán ra theo kế hoạch của doanh nghiệp trong kì;

Dck: Lượng hàng hóa dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo;

Ddk: Lượng hàng hóa tồn kho đầu kì của doanh nghiệp

- Cách thức mua: doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 cách thức đó là mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh và mua mới

1.6.2 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

1.6.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

Để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanh nghiệp và việc tìm kiếm nhà cung cấp có thể thông qua:

- Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

- Thông qua hội chợ triển lãm

- Thông qua đơn thư chào hàng

- Thông qua hội nghị khách hàng

1.6.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp

Để xác định và lựa chọn nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải có số liệu về giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức thanh toán… của từng người cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng đường, phương thức thanh toán, phương tiện vận chuyển, hệ thống kho hàng, phương thức kiểm tra, giao nhận hàng hóa… Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với người cấp hàng… từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối ưu Người ta tiến hành lựa chọn nhà cung ứng dựa trên các căn cứ sau:

- Căn cứ vào đặc điểm của nhà cung cấp: Khi xác định nhà cung cấp cần căn cứ vào đặc điểm như tình hình tài chính, năng lực của nhà cung cấp, các đặc tính kì vọng, uy tín của nhà cung cấp

- Căn cứ vào phương thức mua: Đối với trường hợp mua lại không điều chỉnh hặc mua lại có điều chỉnh nhưng hai bên đi đến thống nhất những vấn đề trong khi mua thì không cần xác định nhà cung cấp Còn trường hợp mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng không đạt được thỏa thuận giữa 2 bên thì cần phải xác định lại nhà cung cấp

- Căn cứ vào danh sách xếp loại nhà cung cấp: Theo danh sách xếp loại ưu tiên đã nghiên cứu để chọn nhà cung cấp “thay thế” nhà cung cấp hiện tại

- Căn cứ kết quả đánh giá nhà cung cấp sau những lần mua trước: Sau mỗi thương

vụ đều có đánh giá các nhà cung cấp, những nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì cần phải thay thế và do đó phải xác định lại nhà cung cấp

- Căn cứ vào sự xuất hiện của nhà cung cấp mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hành nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp một cách cẩn thận

Các tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp:

+Vị thế và uy tín của nhà cung cấp (so với các nhà cung cấp khác)

+ Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp (xét về quy mô)

+ Các điều kiện có liên quan đến mua hàng (điều kiện thanh toán, điều kiện vận chuyển, thời gian, điều kiện giao hàng)

+ Giá cả, chất lượng hàng hóa, mẫu mã, bao bì, nhãn hiệu

1.6.3 Đàm phán và đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng

Khi đã có trong tay các nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành đàm phán và đặt hàng

để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp Đàm phán là hành vi và quá trình trong đó các bên không chỉ bàn bạc về giá cả mà còn bàn bạc, thỏa thuận về tất cả các vấn đề liên quan: các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng,

số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán… Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong bước đàm phán nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra

tranh chấp thì nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế giải quyết

Có các hình thức đặt hàng đƣợc tiến hành nhƣ:

- Kí kết hợp đồng mua bán Nội dung của hợp đồng bao gồm:

+ Tên, địa chỉ của các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên

+ Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa

+ Đơn giá và phương pháp định giá

+ Điều kiện giao nhận hàng và vận chuyển

+ Phương thức và điều kiện thanh toán (thời hạn thanh toán, hình thức và phương

thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

- Gửi đơn đặt hàng (đứng tên người mua): Đây là hợp đồng có tính pháp lí thấp hơn hợp đồng kí kết mua bán

- Hóa đơn bán hàng (đứng tên người bán): Đây là hợp đồng mà tính pháp lí thấp nhất nên rất ít được sử dụng

1.6.4 Tổ chức thực hiện và nhập hàng

Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào kho, cửa hàng bán lẻ… Khi đơn hàng được chấp nhận, hợp đồng được kí kết thì nhân viên phòng cung ứng sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung ứng để họ giao hàng và nhập hàng theo đúng yêu cầu Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không

Nhập hàng bao gồm việc giao nhận hàng hóa và vận chuyển Để việc nhập hàng có hiệu quả thì các doanh nghiệp cần phải chú ý một số điều sau:

- Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: Làm tốt khâu này sẽ giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn ngừa các hàng hóa kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty

- Kiểm tra số lượng: Căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng, nếu không có gì sai sai sót thì kí vào biên bản nhận hàng

- Kiểm tra chất lượng: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hóa, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hóa và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng thì từ chối nhận hàng và đồng thời lập biên bản báo cáo ngay cho người cung cấp

1.6.5 Đánh giá sau mua

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doah nghiệp

Đánh giá sau mua là việc đo lường kết quả sau mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của thương vụ không đáp ứng nhu cầu

- Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng

- Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận

- Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua

Có thể xảy ra hai trường hợp:

+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những mặt thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận

1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình mua hàng

1.7.1 Các yếu tố bên trong

- Thời vụ Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp có

những thời kì mua hàng nhất định trong năm, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất hàng tiêu dùng của doanh nghiệp Và thời kỳ mua hàng này có thể lặp đi lặp lại nhiều lần từ

năm này sang năm khác

- Các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm:

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật: Phản ánh quy mô hoạt động của doanh nghiệp Cơ sở vật

chất tốt, hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều

cơ hội chớp lấy thời cơ để mua hàng được nhanh hơn, tốt hơn, dự trữ kịp thời và vận chuyển được tiến hành một các nhanh chóng điều đó sẽ làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh và ngược lại

+Vốn: Là điều kiện tiền đề cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc

biệt là trong mua hàng Khi có đủ nguồn vốn thì hoạt động mua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi, giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác đảm bảo được tiền vốn giúp cho các doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội trong các thương

vụ kinh doanh

+ Nhân viên mua hàng: Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại thì việc mua hàng là dễ mắc sai lầm nhất Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc nhiều vào hoạt động của con người dẫn đến việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu quan trọng trong kinh doanh Chọn được một nhân viên mua

hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm là một lợi thế của doanh nghiệp

- Năng lực của nhà quản trị mua hàng Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết

định sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo trực tiếp cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được khả năng của từng nhân viên, người nào có thể đảm nhận tốt từ đó có thể đánh giá được mức độ thành công hay thất bại

- Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên

thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ dễ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ các nhà cung ưu tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu đãi hơn cho doanh nghiệp, việc mua hàng nhiều khi tránh được

những thủ tục rườm rà

1.7.2 Các yếu tố bên ngoài

- Nhà cung cấp Vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả

năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra Bởi đối với doanh nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung cấp, trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn được nhà cung cấp doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu và tránh bị chèn ép giá

+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất, khả năng cung ứng của nhà cung ứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng Nhu cầu tiêu dung của khách hàng thay đổi sẽ

làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng Việc mua hàng của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhu cầu tiêu dùng của khách hàng bởi mọi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm trung tâm Nhu cầu khách hàng

sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng của họ

- Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh luôn là đối tượng mà doanh nghiệp kinh

doanh phải quan tâm và để ý đến Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ là doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, chủ yếu là sự cạnh tranh về giá Doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra mức giá khách hàng chấp nhận được, mức giá ở đây nhỏ hơn hoặc bằng đối thủ canh tranh nhưng phải đảm bảo có lãi Cho nên các doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để mua hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Vì thế nếu nhà cung cấp nào đưa ra giá cả hay các điều khoản ưu đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút được các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình

- Các cơ quan nhà nước Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nước và địa

phương theo dõi, kiểm tra và giám sát các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Một nhà quản trị giỏi không nên né tránh sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước mà ngược lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ

về các vấn đề liên quan tới mình trong mua hàng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI HIỆP PHÁT 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty: Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát

- Tên giao dịch: Đại Hiệp Phát co.ltd

- Giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Hương

- Email: daihiepphat@yahoo.com.vn

- Đăng kí giấy phép kinh doanh số: 0401304502

- Ngày thành lập: 01/10/2009; Địa chỉ: 481- 483 Điện Biên Phủ - Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng; Điện thoại: (0511)3.841.543; Fax: (0511)3.842.235

Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát được Sở kế hoạch và đầu tư Đà Nẵng cấp giấy phép hành nghề hoạt động kinh doanh và kinh doanh các sản phẩm gỗ công nghiệp như: ván ép (gỗ dán), ván OKAL (ván dặm), MFC (ván nhân tạo), ván thô…

Khi mới thành lập với quy mô Công ty rất nhỏ, mọi nguồn lực còn thiếu thốn nhưng với sự nỗ lực không ngừng vươn lên và làm ăn kinh doanh chân chính, đáp ứng tốt nhu cầu thị trường nên cho đến bây giờ thì Công ty đã tạo được một chỗ đứng vững cho mình Trên thực tế cho thấy, quy mô và nguồn lực của Công ty đã tăng lên đáng kể, hoạt động kinh doanh của Công ty phát triển tương đối ổn định, khách hàng biết đến ngày càng nhiều Không chỉ dừng ở đó, hiện nay Công ty đang còn mở rộng hoạt động kinh doanh sang kinh doanh thêm sản phẩm mới là bàn ghế gỗ các loại Nhằm duy trì

và cải tiến hoạt động kinh doanh, Công ty luôn thỏa mãn yêu cầu khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm.Với uy tín, chất lượng sản phẩm đạt chuẩn được như hiện nay thì Công ty ngày càng có xu hướng phát triển thuận lợi hơn trong tương lai

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

2.1.2.1 Chức năng

Chức năng của Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát là thực hiện bán các sản phẩm

từ gỗ, hàng trang trí đến các hộ gia đình, các chủ thầu vật liệu xây dựng và các tổ chức khác nhằm đáp ứng nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng Bên cạnh đó, Công ty con mở rộng sang việc vận chuyển hàng trong nước (chủ yếu là khu vực miền Trung - Tây Nguyên) Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên phải luôn đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài của công ty đối với khách hàng và đối tác; đồng thời công ty muốn nâng cao uy tín của mình trên thị trường

- Thực hiện tốt và đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước: nộp thuế, nộp ngân sách Nhà nước, nộp ngân sách địa phương; tuân thủ chế độ kế toán, kế toán thống kê và các nghĩa vụ khác theo quy định của Nhà nước

- Chịu trách nhiệm trước nhà nước và cấp trên trực tiếp quản lí về kết quả kinh doanh của công ty

- Đoàn kết phát huy sức mạnh của tổ chức đoàn thể trong công ty

- Quản lí và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, kỹ thuật, vật tư, tiền vốn

- Nắm bắt nhu cầu của thị trường nói chung và của khách hàng nói riêng cũng như khả năng của công ty để tiến hành phân phối và tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả

- Tận dụng hết nguồn lực và khả năng kinh doanh của công ty nhằm thúc đẩy nhanh mọi hoạt động tạo hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Giám đốc

Chú thích: : Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ chức năng

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát

2.1.4 Đặc điểm môi trường kinh doanh của công ty

2.1.4.1 Lĩnh vực kinh doanh

- Mua bán các sản phẩm từ gỗ, hàng trang trí

- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

- Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

- Cho thuê ôtô

Hiện nay Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm phục vụ nhu cầu tiêu dùng trên khu vực miền Trung – Tây Nguyên và các tỉnh lân cận khác với các loại sản phẩm chủ yếu trong nước từ gỗ công nghiệp như: ván OKAL, ván MDF, ván COTFA, ván nhân tạo, ván ép… Mới gần đây Công ty mở hoạt động kinh doanh với các sản phẩm gỗ khác như: bàn, ghế các loại

Đặc biệt trong năm 2015 này, thị trường ngành gỗ thế giới cũng như Việt Nam nóichung và việc kinh doanh các sản phẩm gỗ nói riêng đang có nhiều chuyển biến

Phó giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế hoạch vật tƣ

Phòng tài

chính kế

toán

Phòng kỹ thuật

tích cực, có sự ấm lên nhiều đối với ngành gỗ và có sự lên ngôi đối với các sản phẩm

gỗ công nghiệp Ở nước ta, ván gỗ công nghiệp ngày càng phổ biến, nạn chặt phá rừng luôn ở mức đáng báo động khiến cho ván gỗ tự nhiên ngày càng trở nên khan hiếm và đắt đỏ, do đó người dân bắt đầu sử dụng ván gỗ công nghiệp do giá thành rẻ và ưu điểm về mẫu mã ngày một nhiều hơn.Điều đó cho thấy nhu cầu tiêu dùng sản phẩm từ ván gỗ công nghiệp ngày càng tăng tạo thuận lợi kinh doanh cho nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này, và Công ty TNHH MTV Đại Hiệp Phát cũng nằm trong só đó

2.1.4.2 Đặc điểm thị trường

Thị trường chính của Công ty là địa bàn Thành phố Đà Nẵng và Quảng Nam, đây là thị trường tiềm năng và có nhiều thách thức Ngoài ra công ty còn có thị trường tại các tỉnh như Huế, Quảng Trị, Quảng Ngãi và các tỉnh khu vực Tây Nguyên Vị trí Công ty nằm tại khu vực miền Trung đang là một lợi thế Đây là một khu vực đang trên đà phát triển về mọi mặt nói chung cũng như cơ sở hạ tầng nói riêng Khi mà khu vực này đang đầu tư mạnh cho công trình lớn Đặc biệt là tốc độ đô thị hóa diễn ra nhanh chóng thì xây dựng và trang trí nội thất nhà ở, các khu văn phòng, trường học, công ty, khu du lịch, khu nghỉ dưỡng… là rất nhiều Do đó nhu cầu sử dụng các sản phẩm từ gỗ ngày càng tăng lên.Tuy nhiên, nền kinh tế phát triển đó đem lại cho Công ty không ít khó khăn nhất định Quy mô của Công ty khá nhỏ cùng với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong ngành dẫn đến mức độ cạnh tranh tăng cao, Công ty phải cố gắng tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lượng cao cũng như tạo hình ảnh kinh doanh

có uy tín, nâng cao vị thế của mình trên khu vực nhằm thu hút khách hàng

- Ván COFFA: Được sản xuất từ nguyên liệu gỗ nhập khẩu trong nước, lạng mỏng

từ 3 - 5 zem dán lên nền MDF hay OKAL với độ dày 2,5 - 25mm Chống ẩm, chống trầy xước, chịu lực tốt, dùng làm bàn ghế văn phòng, nội thất

- Ván MDF: Được trải qua quá trình ép sợi gỗ xay nhuyễn đã trộn keo, thuộc loại gỗ nhân tạo có độ bền cơ lý cao, kích thước lớn, phù hợp với công nghệ sản xuất đồ mộc nội thất trong vùng khí hậu nhiệt đới và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực sản xuất đồ mộc, trang trí nội thất, xây dựng Trơn chống trầy xước, chịu nước và là loại phổ biến nhất

- Ván MFC: Là gỗ nhân tạo được sản xuất từ nguyên liệu gỗ rừng trồng, có độ bền

cơ lí cao, có độ bền cơ lý cao, kích thước bề mặt rộng, sản xuất bằngquá trình ép dăm

gỗ đã trộn keo, mặt ván được dán phủ bằng những vật liệu trang trí khác nhau: melamine, veneer (gỗ lạng) sử dụng để trang trí nội thất, sản xuất đồ mộc gia đình, công sở

- Gỗ ghép: Chế biến từ gỗ sơn đào, cắt quy cách, kết dính bằng keo Được ép dưới máy ép công suất cực đại Chịu ẩm, chống trầy xước, chịu lực cao, dùng làm tủ cửa, bàn ghế văn phòng, nội thất

- Bàn, ghế gỗ với các loại khác nhau dùng trong gia đình, văn phòng

Dưới đây là bảng danh mục một số sản phẩm cụ thể mà hiện tại Công ty đang kinh doanh

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

- Khách hàng tổ chức bao gồm các doanh nghiệp xây dựng, các tổ chức nhận thầu công trình, các xí nghiệp, các công ty làm đồ mộc gia đình, văn phòng công sở… Các đơn vị này mua sản phẩm của Công ty để phục vụ cho công việc của đơn vị của họ Công ty TNHH Quang Hùng Phát là một trong những đơn vị thường xuyên đặt hàng với Công ty

Ngoài ra công ty còn kí hợp đồng cung cấp sản phẩm cho các công trình như: trường học, các khu nghĩ dưỡng, khu du lịch…

2.1.4.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh

Trong điều kiện hiện nay, hoạt động trong nền kinh tế có nhiều thành phần tham gia nên Công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các công ty khác là điều không thể tránh khỏi Các đối thủ cạnh tranh của Công ty xuất hiện ngày càng nhiều, sản phẩm của họ rất phong phú, đa dạng, nhiều chủng loại phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng rất đa dạng và ngày càng cao của người tiêu dùng Một số công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng như: Công ty TNHH Tuấn Vũ, DNTN Phú Thịnh, Công ty CP QA THACONS, Công ty TNHH Vũ Hoàng, Công ty CP Ngũ Sơn

Đà Nẵng…

2.1.4.6 Đặc điểm nhà cung cấp

Các nhà cung cấp cho Công ty là các nhà cung cấp trong nước, đây là các nhà cung cấp đã có mối quan hệ làm ăn từ trước với Công ty Hầu hết các nhà cung cấp của Công ty đều là những đơn vị sản xuất và chế biến gỗ uy tín trên thị trường, có quy mô lớn trên khu vực miền Trung - Tây Nguyên và cả nước Công ty có các nhà cung cấp chủ yếu như: Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor Đà Nẵng, Công ty cổ phần Tân Vĩnh Sơn, Công ty MDF Vinafor Gia Lai, Công Ty CP Gỗ MDF VRG Quảng Trị, Công Ty Cổ Phần SX & TM Trường Hải, Công ty CP Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam Nhưng trong đó các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty là Xí nghiệp chế biến gỗ Vinafor

Đà Nẵng, Công ty CP Tân Vĩnh Sơn, Công ty MDF Vinafor Gia Lai, Công ty CP Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam Những nhà cung cấp này cung cấp sản phẩm gỗ với nhiều mẫu mã, chủng loại, đáp ứng đúng chất lượng, thời gian giao hàng và thường đưa ra những ưu đãi cho khách hàng khi mua hàng của họ như chiết khấu, vận chuyển… để thu hút khách hàng

Riêng đối với nhà cung cấp là Công ty CP Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam thì đây là một nhà cung cấp mới của Công ty Vì là Công ty đang kinh doanh sản phẩm mới nên nguồn hàng được lấy từ nhà cung cấp này

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2012-2014)

Kết quả hoạt động kinh doanh là thành quả cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tìm cách mở rộng thị trường, tìm kiếmkhách hàng tiềm năng tạo được nhiều thuận lợi mới và giảm thiểu rủi

ro trong kinh doanh Dưới đây là kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm

7 LNTT & Lãi vay 2237,326 2768,892 3562,108

9 Lợi nhuận trước thuế 1266,726 1468,492 2042,008

11 Lợi nhuận sau thuế 886,708 1027,944 1429,406

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Để hiểu rõ tính hình hoạt động kinh doanh của Công ty hãy xem xét bảng xử lý số liệukết quả hoạt động kinh doanh được trình bày qua bảng dưới đây: Từ bảng kết quả trên ta tiến hành lập bảng so sánh như sau: