Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài công ty, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
Trang 1KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Tên cơ quan: Công Ty Biovigi Việt Nam
Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục
Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI - 2016
Trang 2MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 2
2 Mục tiêu của đề tài 2
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3
4 Nguồn tài liệu tham khảo 3
5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3
6 Phương pháp nghiên cứu 4
7 Bố cục của đề tài 5
PHẦN I 6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 6
CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 6
1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 6
1.1.1 Giới thiệu 6
a, Tầm nhìn 6
b, Sứ mệnh 6
c, Giá trị cốt lõi 6
d, Tên và thông tin liên lạc 7
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 7
1.1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi 8
1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 10
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 10
a, Chức năng 10
b, Nhiệm vụ, quyền hạn 10
1.2.2 Cơ cấu tổ chức 11
1.3 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 11
1.3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12
1.3.3 Mô tả phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng 14
PHẦN II 22
TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY 22
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 22
2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 22
2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 22
2.2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty .24 2.2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 27
2.3 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 30
2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 30
2.3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty 30
Trang 3KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33
3.1 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU- NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 33
3.1.1 Nhận xét chung 33
3.1.2 Ưu điểm 33
3.1.3 Nhược điểm 34
3.2 ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM ,KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 34
KẾT LUẬN 36
PHẦN III: PHỤ LỤC 39
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn phòng, công tác Văn thư trong lĩnh vựcquản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủtrương chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục vụ tốt nhấtcho hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học đểvận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinhviên đi thực tập tại các cơ quan
Được sự quan tâm, giới thiệu của nhà trường, cùng sự giúp đỡ của lãnh đạoCông ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em đã được tiếp nhận thực tập tại Văn phòngGiám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam kể từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày26/02/2016 Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng nỗ lực, khôngngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Vănphòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và nhận được sự hướng dẫn tậntình của cán bộ văn phòng nơi đây
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho
em những kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Vănphòng cũng như nhận thức tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự pháttriển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan Từ đóthấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất cầnthiết
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian thực tập tại Công ty Cổphần Biovigi Việt Nam
Trang 51.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn
vị, các bộ phận trong và ngoài công ty, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý,sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, là sinh viên khoaQuản trị Văn phòng, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trong quá trình thực tập tạiVăn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em đã quyết định lựa chọn đề tài:
“Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” tại Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam.
2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Một là bổ sung, hoàn thiện thêm lý luận về quản lý công tác văn thư tronghoạt động của Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam
Hai là khái quát được thực tiễn tổ chức và quản lý công tác văn thư tại vănphòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam
Ba là dựa trên cơ sở thực trạng đó để đưa ra một số nhận xét về tình hình tổchức quản lý công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam Từ đó đềxuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư đối vớiCông ty Cổ phần Biovigi Việt Nam nói riêng cũng như đối với các cơ quan quản lýnhà nước, nhằm góp phần làm cho công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước cóhiệu quả hơn
Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện những mục tiêu trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Làm rõ những cơ sở lý luận về công tác văn thư
Trang 6- Đánh giá thực trạng thực hiện công tác văn thư và những vấn đề đặt ra liên quan đến công tác văn thư trong hoạt động của Sở Nội vụ Hưng Yên, trên cơ sở đóđưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư , phục vụ cho mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và góp phần thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quản lý công tác văn thư tại Công ty Cổ phần
Biovigi Việt Nam
- Giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam
4 Nguồn tài liệu tham khảo
- Báo cáo thực tập của năm trước
- Các sách tham khảo : sách quản trị văn phòng ,
- Các trang mạng thông tin xã hội
- Các tài liệu văn bản của Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam làm tài liệu tham khảo
Trang 7“ Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy
tờ và công tác lưu trữ” của Cục lưu trữ ấn hành, Hà Nội (1982)
“Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I, NXB Lao động-Xã hội, Hà Nội(1998)
“Một số vấn đề bức xúc trong công tác văn thư hiện nay và kiến nghị giải pháp” của Tạ Hữu Ánh
“Một và ý kiến về công tác văn thư lưu trữ nghành giao thông vận tải và những vấn đề cần giải quyết” của Phạm Thị Hiên
Giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn”
Đã đưa ra được những vấn đề lý luận và phương pháp cơ bản của công tác văn thư Tuy nhiên giáo trình mới chỉ dừng lại ở lý luận, với lý thuyết mang tính ápdụng chung chung, khả năng áp dụng vào UBND huyện không cao Nguyễn Thị Kim Ngọc, Công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Lai Uyên, Đã nêu lên được thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Lai Uyên Qua đó đánh giá được những
ưu điểm đạt được và những nhược điểm, hạn chế mà công tác văn thư còn tồn tại đồng thời đưa ra các kiến nghị đề xuất cùng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư Tuy nhiên, mọi đánh giá mới chỉ mang tính chất chung chung, chưa nêu ra được các nguyên nhân của những hạn chế, nếu không tìm hiểu rõ nguyên nhân thì các biện pháp khắc phục sẽ kém phần hiệu quả Bên cạnh đó, UBND xã Lai Uyên là một cơ quan quản lý Nhà nước cấp cơ sở, công tác quản lý hoạt động trong phạm vi hẹp trong xã trong khi đó UBND huyện Lương Sơn là cơ quan Quản lý Hành chính cấp huyện nên phạm vi quản lý rộng, hoạt động đa dạng
vì vậy mà khả năng áp dụng hạn chế
6 Phương pháp nghiên cứu
Trong bài báo cáo thực tập em có sử dụng những phướng pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phỏng vấn
Trang 8+ Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam.
+ Phần II Tổ chức công tác văn thư của Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam + Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Trang 9PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 1.1.1 Giới thiệu
a, Tầm nhìn
Trở thành nhà phân phối uy tín và dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái cây tươi
và rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, bổ dưỡng
c, Giá trị cốt lõi
Giá trị Biovegi cam kết mang lại cho khách hàng trong nhiều năm qua
Luôn luôn nỗ lực tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
Không ngừng học hỏi và hoàn thiện
Tinh thần phối hợp: chúng ta tin tưởng và hợp tác cùng đồng nghiệp củamình
Phát triển nhân lực: tạo điều kiện để cán bộ nhân viên có thể phát huy tối
đa năng lực và khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân và tập thể đạt thành tíchcao
Cam kết hành động: luôn đảm bảo rằng công việc đã được cam kết sẽ phải
Trang 10d, Tên và thông tin liên lạc
Tên giao dịch: Công ty cổ phần Biovigi Việt Nam
Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận ThanhXuân, Hà Nội
Email: info.biovegi@gmail.com
Phone: (04)37 855 444 - Fax: (04)37833303
Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam
Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh
20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với
thương hiệu Biovegi và ra mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu sạchBiovegi công nghệ Nhật Bản
2008:Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt
Nam, Đài Loan ra thị trường
2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi và nấm
quý từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm HànQuốc Biovegi
2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa quả
nhập khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada,Chile, Peru…
2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi thương
hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ Hokuto – Nhà sảnxuất nấm tươi số 1 Nhật Bản
Trang 11 2014: Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi
Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam
2014:Trở thành nhà phân phối đầu tiên tại Hà Nội về các sản phẩm rau an toàn Mekostar – một thương hiệu rau sạch có uy tín được trồng và sản xuất theo
công nghệ của Hà Lan do Công ty The Fruit Republic cung cấp
2014: Thành lập công ty con tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch
là Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với các sản phẩm thương hiệu Biovegi
11/2014: Chuyển đổi tên và loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công
nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam
1.1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi
Nấm kim châm Hàn Quốc Nấm tươi Hokto - Nhật
Trang 12
Kiwi Zespri New Zealand Cà chua trứng Mekostar Xà lách lô lô xanh
Mekostar
Nấm Hương Việt Nam Nấm Bunapi Nhật Bản Nấm đùi gà Hàn Quôc
Nấm kim châm Hàn Quốc Nấm tươi Hokto - Nhật Bản Nấm linh chi Hàn Quốc
Trang 131.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếuxoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước
b, Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu
- Trong lĩnh vực kinh doanh :
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng
VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúcđẩy sự phát triển của công ty
Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanhnhiệp tư
Trang 141.2.2 Cơ cấu tổ chức
(Xem phần phụ lục 1)
Tổng số CBCNV trong toàn Công ty tại thời điểm 15/07/2012 là 3200người trong đó: Nữ 535 người Trình độ: Đại học 183 người; Cao đẳng, Trung cấptổng số 300 người; Công nhân kỹ thuật 2.152 người
Bộ máy tổ chức quản lý và các tổ chức trong hệ thống chính trị.
- Hội đồng quản trị: Chủ tịch và 04 uỷ viên
- Ban kiểm soát: Trưởng ban và 02 uỷ viên
- Lãnh đạo điều hành: Giám đốc điều hành, 04 Đồng chí Phó giám đốc, 02Trợ lý Giám đốc và Kế toán trưởng
- Công đoàn Công ty có: 28 công đoàn bộ phận với 4260 đoàn viên
- Đoàn thanh niên Công ty có: 1.530 ĐVTN, sinh hoạt ở 27 chi đoàn
- Hội CCB có: 46 hội viên, sinh hoạt ở 04 chi hội
Ngoài ra, số lượng lao động thời vụ giao động từ 200 – 250 người
Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả vềchiều sâu lẫn chiều rộng Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng nhưnâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty đã hợp tác và liêndoanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới
1.3 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Mô hình cơ cấu tổ chức xách định các bộ phận, các phân hệ, và phòng ban các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Trong đó mỗi phòng ban, hoặc bộ phận phải được chuyên môn hóa, có trách nhiệm cũng như quyền hạnnhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý
Các bộ phận quản lý: là những người đứng đầu một tổ chức hay phòng ban chịu trách nhiệm về các quyết định của mình của mình
Trang 15Cơ chế hoạt động của bộ máy: xác định các mối liên hệ cơ bản và các
nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý cũng như các mối liên hệ cơ bản để bảo đảm mục tiêu chung đề ra
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp của các thành phần (đơn vị và cá nhân)
trong một mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn và trách nhiệm được trao một số quyền hạn của các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ các mục đích chung của doanh nghiệp được biết đến
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
+ Công tác nghiệp vụ văn phòng
- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị, cánhân đầy đủ, kịp thời, chính xác
- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty
- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của Công
ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị
- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty
- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường củaCông ty
Trang 16- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơquan Công ty của CBCNV.
- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việccủa các đơn vị phòng ban
+ Công tác văn thư lưu trữ
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các vănbản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng vănbản và Giám đỗ Công ty
- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ cóliên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty
- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi trongnội bộ Công ty
- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài liệulưu trữ theo quy định Kiểm tra các công văn đề nghị photo
-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty
+ Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao
- Tổ chức các hoạt động văn hoá thể thao trong Công ty
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp thờiđảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các côngtác xã hội khác của Công ty
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giámđốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty
- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa vàgiữ gìn truyền thống của Công ty
+ Công tác khác
- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản lýthuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc thựchiện, tổng hợp báo cáo theo quy định
Trang 17- Tổ chức phổ biến, hướng dẫ, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ thuộclĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu.
- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao
* Cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
(Xem phần phụ lục 2)
1.3.3 Mô tả phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng
* Nhiệm vụ của văn phòng công ty
Chánh văn phòng: 01 người
Phó chánh văn phòng: 04 người
- Nhân viên: 09 người
- Nhân viên văn thư: 01 người
- Nhân viên lưu trữ: 01 người
- Nhân viên phòng truyền thống: 01 người
- Nhân viên thư viện: 01 người
- Nhân viên photo, scan: 01 người
- Nhân viên lễ tân: 01 người
- Nhân viên văn hóa văn nghệ: 01 người
- Nhân viên thể thao: 01 người
- Nhân viên thi đua, tuyên truyền: 01 người
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
* CHÁNH VĂN PHÒNG:
1 Nhiệm vụ:
- Là người tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác Thi đua-Tuyêntruyền; Văn hóa-Thể thao; Quan hệ công chúng; Văn thư, Lưu trữ, tổ chức cáccuộc họp, hội nghị, nghiệp vụ văn phòng, quản lý điều phối xe theo đúng các quyđịnh, quy chế hiện hành và pháp luật của Nhà nước, bao gồm nhưng không giới
Trang 181.1 Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Công ty bao gồm các lĩnh vực:sản xuất, kinh doanh, kinh tế, văn hoá, xã hội…
1.2 Lập kế hoạch và tổ chức phổ biến hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theodõi quá trình thực hiện về công tác Thi đua-Tuyên truyền; Văn hóa -Thể thao trongCông ty
1.1 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ kế hoạch SXKD,phong trào thi đua hàng tuần, tháng
1.2 Trực tiếp chỉ đạo và giải quyết công tác TĐ-KT
1.3 Kiểm duyệt, đưa tin, bài kịp thời về mọi hoạt động của Công ty trên hệthống, phương tiện thông tin nội bộ
1.4 Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin vềhoạt động SXKD của Công ty
1.5 Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các biện pháp giải quyết và xử lýthông tin trong và ngoài Công ty
1.6 Tổ chức công tác đối ngoại, đối nội, tiếp đón khách đến Công ty làmviệc
1.3 Tổ chức phục vụ các đối tượng đến tìm hiểu, nghiên cứu, thăm quan,học tập, tìm hiểu về Công ty
2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Chỉ đạo công việc của phòng theo hợp đồng trách nhiệm số: /HĐ-KH,ngày / / giữa giám đốc Công ty và phòng
2.1 Chủ trì tổng hợp xây dựng chương trinh chiến lược phát triển, tổ chứcthực hiện kế hoạch, tổng kết, lập báo cáo, đánh giá các chuyên đề về hoạt độngVH-TT, TĐKT của BIOVIGI và Công ty theo đúng quy định của cơ quan quản lýNhà nước
2.2 Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tácvăn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ
2.3 Xây dựng cách thức tổng hợp, kiểm tra, phân loại các văn bản, tài liệutheo từng nội dung gửi đến trình Giám đốc và ban hành văn bản đến các đơn vị để
Trang 192.4 Chủ trì soạn thảo, chuẩn bị nội dung, chương trình để Giám đốc báo cáo,làm việc với khách và cấp trên theo yêu cầu
2.5 Chủ trì xây dựng bố cục nội dung hướng dẫn phòng truyền thống;Phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu, đảm bảo an toàn,phòng ngừa hỏa hoạn
* Công tác thi đua, tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, quan hệ công chúng (03 người)
Tổ chức sắp xếp phòng nghỉ cho khách có nhu cầu lưu trú tại Công ty
Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí để tuyên truyền cho các hoạtđộng SXKD của công ty
Chuẩn bị, sắp xếp các phòng họp
Trực, nghe, chuyển và trả lời điện thoại
Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội
Xây dựng phương án kế hoạch và triển khai thực hiện các việc về công tácthi đua (nội dung, hình thức, các danh hiệu cụ thể )
Phối hợp với các phòng liên quan để hoàn thiện các thủ tục xét thưởng theoquy chế thưởng của Công ty
Theo dõi NSKL và các công trình trọng điểm
Lập kế hoạch lễ tân, khánh tiết
Tuyên truyền để viết tin theo từng ca kịp thời để động viên các gương mặtđiển hình tiên tiến trong LĐSX, đồng thời phê phán những thói hư, tật xấu, châylười hoặc vi phạm các quy chế quản lý của Công ty
Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công
2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Trang 20Các khoản chi phải đảm bảo đúng theo quy định chính sách hiện hành củaNhà nước Hàng tuần tổng hợp, báo cáo và hoàn thiện chứng từ để giải quyết dứtđiểm từng khoản đã chi.
Thường xuyên tổng hợp kết quả SXKD của Công ty để cung cấp cho cơquan thông tấn báo chí
Nghiên cứu các phương pháp để triển khai công tác lễ tân, khánh tiết đượctrang trọng, an toàn và tiết kiệm
Tìm các giải pháp để soạn thảo văn bản liên quan tới công tác quản lý
Tổng hợp báo cáo công tác lễ tân, khánh tiết
Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đếnquan hệ công tác
Phòng nghỉ của Giám đốc phải đảm bảo VS sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp, khoahọc, kiểm tra xem xét các trang thiết bị điện đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quátrình vận hành sử dụng
Lắm được quy định về công tác lễ tân
Đề xuất các giải pháp đảm bảm vệ sinh trong công tác phục vụ nước uống,hoa quả
Phục vụ nước uống trong các phòng của lãnh đạo Công ty phải đầy đủ, vệsinh sạch sẽ
* Công tác văn thư; lưu trữ; phòng truyền thống; thư viện; photo, scan (06 người)
Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong Công ty thực hiện đúng thể thức trìnhbày văn bản trước khi trình Giám đốc
Trang 21Tổ chức thu thập, phân loại tài liệu đưa vào kho lưu trữ; Phục vụ khai thác
hồ sơ, tài liệu cho CBCNV trong và ngoài công ty
Phô tô, scan tài liệu theo yêu cầu
Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội trong Công ty
Phục vụ công tác hướng dẫn, thăm quan, trông coi hiện vật và các trang bịvật tư trong phòng truyền thống
Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin về hoạtđộng SXKD của Công ty
Quản lý việc mua, cấp phát Văn phòng phẩm; Quản lý chi phí đặt báo;quảng cáo trên báo chí
Làm thư ký ghi các nghị quyết, kết luận của Giám đốc trong các cuộc họp đểChánh VP đôn đốc, triển khai thực hiện
Tổng hợp lịch làm việc hàng ngày của Ban GĐ Công ty để sắp xếp lịch tuầncho các đơn vị trong công ty biết để thực hiện
Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của Công ty
Giữ bí mật các công văn, tài liệu: Các văn bản đến ở bì có dấu mức độ
“mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có tráchnhiệm; Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” phải ghi vào sổ theo dõi vàchuyển ngay cho Chánh VP
Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì trình Chánh VP xem xét; cácvăn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền,chuyển cho người có tên trên bao bì
2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệulưu trữ của C.Ty
Công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng theo quy định về côngtác văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của ngành than
Các văn bản đã được lãnh đạo Công ty duyệt phải khẩn trương gửi đến các
bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám đốc duyệt để tránh ách tắc trong
Trang 22Không được tự ý giao con dấu cho người khác; Đóng dấu phải rõ ràng, trùmlên 1/3 chữ ký về phía bên trái; Không được đóng dấu khống chỉ.
Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty
Mọi tài liệu, hồ sơ của các phòng chuyên môn được giữ lại theo dõi, thống
kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ của Công ty
Phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn; Tàiliệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ
Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ với Tập đoàn
Xây dựng phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu;Đảm bảo an toàn; Phòng ngừa hỏa hoạn
* Công tác quản trị Văn phòng (01 người)
Căn cứ lịch Công tác tuần, lịch trực của đ/c lãnh đạo C.ty XD kế hoạch điềuvận xe hàng tuần, Sắp xếp xe phục vụ đưa đón các cá nhân, tập thể đến làm việcvới Công ty khi có yêu cầu
Quản trị văn phòng làm việc của các phòng Tham gia lập kế hoạch quản lý,thay thế trang bị, phương tiện làm việc của các phòng khu vực gián tiếp
Đón tiếp khách đến quan hệ làm việc với công ty
2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:
- Xây dựng phương án điều hành xe đảm bảo kịp thời phục vụ cho yêu cầu