Tìm hiểu hoạt động quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV xây lắp điện IEC.1

cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận,phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảocác mục tiêu chung về thờ

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, khái niệm “dự án” trở nên thân quen đối với các nhà quảnlý Có rất nhiều hoạt động trong tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp được thực hiện theohình thức dự án Phương pháp quản lý dự án càng trở nên quan trọng và nhận được

sự chú ý ngày càng tăng trong xã hội Việt Nam đang trên đà phát triển nên các dự ánxây dựng ngày càng nhiều nói chung và các dự án xây dựng công trình điện nói riêngnênviệc quản lý dự án hiệu quả là điều vô cùng quan trọng Để có thể thực hiện một

dự án đảm bảo đúng tiến độ và theo đúng dự thảo ngân sách chi phí đã duyệt mà vẫnđảm bảo chất lượng của dự án thì công tác quản lý là yếu tố quyết định và có ảnhhưởng lớn đến các lĩnh vực đó Và muốn hiểurõ hơn về tầm quan trọng của quản lý

đối với dự án em đã quyết định lựa chọn và nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu hoạt động quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV xây lắp điện IEC.1” từ đó có thể hiểu được

công tác quản lý dự án các công trình thi công lắp đặt trạm biến áp hiện nay

2 Mục tiêu, nhiệm vụ

Mục tiêu:

Khi thực hiện nghiên cứu đề tài “Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 Gói thầu NPC – REII AF – W6.5: Xây lắp lưới điện trung áp huyện Mù Căng Chải – Yên Bái” tại Công ty cổ phần sản xuất xây dựng và lắp máy điện Hà

Nội thì mục tiêu chính là đánh giá công tác quản lý dự án mà Công ty đang thực hiện Nhiệm vụ:

- Để có thể đánh giá được công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV xây lắpđiện IEC.1 thì phải thực hiện và tìm hiểu các nhiệm vụ sau: Cở sở lý thuyết về dự

án và Quản lý dự án

- Thực trạng quản lý dự án: Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổsung – Đợt 1, Gói thầu NPC – REII AF – W6.5: Xây lắp lưới điện trung áp huyện

Mù Căng Chải – Yên Bái

3 Phương pháp, đối tượng nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Thu thập kết quả báo cáo công tác quản lý

dự án tại đơn vị tìm hiểu và các số liệu có liên quan

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu các tài liệu liên quan đến Quản lý dự án

Đối tượng nghiên cứu: Quản lý dự án với ba lĩnh vực là: Quản lý thời gian, quản lý chi

phí, quản lý chất lượng

4 Kết cấu đồ án

Đồ án bao gồm ba chương:

Chương I: Cơ sở lý thuyết về dự án và quản lý dự án.

Chương II: Giới thiệu Công ty TNHH MTV xây lắp điện IEC.1.

Chương III: Quản lý dự án đầu tư tại Công ty TNHH MTV xây lắp điện IEC.1

Chương IV:Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý và tiến độ thi công

Do đề tài nghiên cứu sát với thực tế nên khi làm gặp nhiều khó khăn vì chỉ được tìmhiểu thông qua tài liệu và một số thông tin được cung cấp, thời gian nghiên cứu ngắnnên báo cáo còn nhiều hạn chế và thiếu sót, em mong được sự góp ý của các thầy cô

để báo cáo của e được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 12 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thế Dương

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn Đỗ Hữu chế, em đã lựa chọn và nghiêncứu đề tài: “Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 Gói thầuNPC – REII AF – W6.5”

Trong quá trình làm báo cáo vì kiến thức không nhiều, thời gian nghiên cứu có hạnvà kinh nghiệm thực tế chưa có nên em gặp rất nhiều khó khăn được sự giúp đỡ, chỉbảo và hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo cùng với sự cố gắng của bản thân nên em đãhoàn thành xong báo cáo của mình

Em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hướng dẫn Đỗ Hữu chế và toàn thể các thầy

cô trong khoa Quản lý năng lượng đã tận tình, chu đáo hướng dẫn em trong quá trìnhhọc tập và thực hiện đề tài, giải quyết những vướng mắc trong quá trình làm báo cáo để

em có thể hoàn thành báo cáo một cách hoàn chỉnh nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 12 năm 2016Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thế Dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA QUẢN LÝ NĂNG LƯỢNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên giảng viên hướng dẫ : Đỗ Hữu Chế

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thế Dương

1 Tên đề tài:: “Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 Gói thầu NPC – REII AF – W6.5”

Tính chất đề tài:

………

………

………

NỘI DUNG VÀ NHẬN XÉT: - Tiến trình thực hiện đồ án: ………

………

………

- Nội dung cơ sở của đồ án: - Cơ sở lý thuyết: ………

………

………

………

………

- Các số liệu, tài liệu thực tế: ………

………

………

Phương pháp và mức độ giải quyết các vấn đề:

………

………

………

- Hình thức của đồ án: - Hình thức trình bày: ………

………

………

- Kết cấu đồ án: ………

………

………

- Những nhận xét khác: ………

………

………

………

Hà Nội, ngày… tháng….năm 2016 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA QUẢN LÝ NĂNG LƯỢNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Họ và tên giảng viên hướng dẫn : Đỗ Hữu Chế

Họ và tên sinh viên : Nguyễn Thế Dương

Tên đề tài: “Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 Gói thầu NPC – REII AF – W6.5”

Tính chất đề tài:

………

………

………

………

I NỘI DUNG VÀ NHẬN XÉT: 1 Nội dung đồ án: ………

………

………

………

………

………

………

2 Hình thức đồ án: ………

………

………

………

………

………

………

3 Những nhận xét khác: ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Hà Nội, ngày… tháng….năm 2016 GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

Mục Lụ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 12

1 Tổng quan về dự án và quản lý dự án 12

1.1 Khái niệm về dự án 12

1.2 Đặc trưng cơ bản của dự án 12

2 Quản lý dự án 14

2.1 Khái niệm 14

2.2 Các giai đoạn của quản lý dự án 14

2.3 Mục tiêu của quản lý dự án 17

2.4 Đặc điểm của quản lý dự án 20

2.5 Nội dung của quản lý dự án 20

2.5.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án 20

2.5.2 Lĩnh vực quản lý dự án 21

2.6 Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án 32

2.6.1 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 32

2.6.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án 33

2.6.3 Hình thức chìa khóa trao tay 33

2.6.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng 33

2.6.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án 34

2.6.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận 35

2.7 Quản lý dự án theo chu trình PDCA 37

2.7.1 Khái niệm chu trình PDCA 37

2.7.2 Nội dung của chu trình P-D-C-A 37

2.8 Công cụ quản lý dự án 38

Tóm tắt chương I 39

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XÂY LẮP ĐIỆN IEC.1 40

1 Giới thiệu chung 40

2 Cơ cấu tổ chức của Công ty 42

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 42

2.2 Sơ đồ tổ chức công trường tại các dự án 44

2.3 Thuyết minh sơ đồ tổ chức hiện trường 44

3 Chức năng và ngành nghề hoạt động 46

3.1 Các ngành nghề chính của công ty 46

3.2 Phạm vi hoạt động và năng lực thi công 47

Tóm tắt chương II 48

CHƯƠNG III: Quản lý dự án đầu tư tại Công ty TNHH MTV xây lắp điện IEC.1 49 1 Quản lý dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 49

1.1 Giới thiệu dự án năng lượng nông thôn II – Tài trợ bổ sung – Đợt 1 49

1.2 Hồ sơ dự thầu xây lắp và ký kết hợp đồng xây dựng 50

1.2.1 Hồ sơ dự thầu xây lắp 50

1.2.2 Hợp đồng xây dựng 50

1.2.3 Vị trí đặc điểm của công trình 51

1.3 Các bước tiến hành trình tự thi công 51

2 Công tác quản lý dự án tại công trình xây lắp lưới điện trung áp huyện Mù Căng Chải – tỉnh Yên Bái 52

2.1 Quản lý chất lượng 52

2.1.1 Lập kế hoạch chất lượng 52

2.1.2 Đảm bảo chất lượng 53

2.1.3 Quản lý chất lượng sau thi công 55

2.2 Quản lý thời gian 57

2.2.1 Xác định công việc và dự tính thời gian 57

2.2.2 Quản lý thời gian 59

2.3 Quản lý chi phí 59

2.3.1 Lập kế hoạch nguồn nhân lực 59

2.3.2 Tính toán chi phí và lập dự toán 60

2.3.3 Quản lý chi phí 61

2.5 Quản lý hợp đồng và các hoạt động mua sắm 64

2.5.1 Kế hoạch cung ứng 64

2.5.2 Lựa chọn nhà cung cấp 64

2.5.3 Quản lý hợp đồng tiến độ cung ứng 65

2.6 Quản lý nhân lực 67

Tóm tắt chương III 68

CHƯƠNG IV: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ 69

1 Giải pháp chung 69

2 Giải pháp đối với các bên 69

2.1 Đối với các chủ đầu tư 69

2.2 Đối với các Đơn vị tư vấn 71

2.2.1 Khảo sát xây dựng 71

2.2.2 Thiết kế xây dựng 71

2.2.3 Giám sát thi công công trình 71

2.2.4 Kiểm tra chứng nhận chất lượng công trình 71

2.3 Đối với nhà thầu thi công xây dựng công trình 72

2.4 Trách nhiệm của các Sở ngành và cơ quan quản lý nhà nước 72

3 Giải pháp cụ thể đối với dự án 72

KẾT LUẬN 74

Danh mục tham khảo 75

DANH MỤC BẢNG

Hình 1 Các tình huống đánh đổi 19

DANH MỤC HÌNH Hình 1 Các lĩnh vực quản lý dự án 22

Hình 2 Nội dung của lập kế hoạch tổng thể 23

Hình 3 Nội dung của quản lý phạm vi 24

Hình 4 Nội dung của quản lý thời gian 25

Hình 5 Nội dung của quản lý chi phí 26

Hình 6 Nội dung của quản lý chất lượng 27

Hình 7 Nội dung của quản lý nguồn nhân lực 28

Hình 8 Nội dung của quản lý thông tin 29

Hình 9 Nội dung của quản lý rủi ro 30

Hình 10 Nội dung của quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán 31

Hình 11 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV IEC.1 42

Hình 12 Sơ đồ tổ chức công trường của công ty 44

Hình 13 Hình ảnh một bộ hồ sơ dự thầu 50

Hình 14 Hợp đồng xây dựng 50

Hình 15 Hồ sơ chất lượng dự án năng lượng nông thôn II 56

Hình 16 Biên bản nghiệm thu công trình TBA Hàng Giàng 57

Hình 17 Kết quả nghiệm thu công trình TBA Hàng Giàng 57

Hình 18 Tổng tiến độ thực hiện công trình 58

Hình 19 Số lượng nhận lực tham gia dự án 59

Hình 20 Bảng tộng hợp giá hợp đồng xây dự gói thầu dự án nông thôn II 61

Hình 21 Nguồn nguyên vật liệu đưa vào công trình sử dụng 64

Hình 22 Bản cam kết và giấy chứng nhận của công ty CPĐTXD&TM Lâm Bình 66

Hình 23 Bản cam kết và giấy chứng nhận của công ty TNHH Hoa Nam 66

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Tổng quan về dự án và quản lý dự án

1.1 Khái niệm về dự án

- Có nhiều cách định nghĩa dự án, tùy theo mục đích mà nhấn mạnh một khíacạnh nào đó Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu

“tĩnh” và cách hiểu “động” Theo cách hiểu “tĩnh” thì dự án là hình tượng vềmột tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai

“động” có thể định nghĩa:

Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.

- Như vậy, theo định nghĩa này thì: (1) Dự án không chỉ là một ý định phác thảomà có tính cụ thể và mục tiêu xác định; (2) Dự án không phải là một nghiên cứutrừu tượng mà tạo nên một thực thể mới

- Trên phương diện quản lý, có thể định nghĩa dự án như sau: Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.

- Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính: (1) Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn).Nghĩa là, mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định Dự án kếtthúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc dự án bị loại bỏ; (2) Sản phẩmhoăc dịch vụ duy nhất Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịchvụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác

1.2 Đặc trưng cơ bản của dự án

- Thứ nhất, dự án có mục đích, kết quả xác định Tất cả các dự án đều phải có kết

quả được xác định rõ Kết quả này có thể là một tòa nhà, một dây chuyền sảnxuất hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào mộtvị trí chính trị Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần đượcthực hiện Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập Tập hợp cáckết quả cụ thể của các nhiệm vụ hình thành nên kết quả chung của dự án Nói

cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận,phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảocác mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.

- Thứ hai, dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn Dự án

là một sự sáng tạo, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giaiđoạn: Hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu, kết thúc… Dự án không kéodài mãi mãi Mọi dự án đều có chu kì sống, nó bắt đầu khi một mong muốn hoặcmột nhu cầu của người yêu cầu và nếu mọi việc tốt đẹp nó sẽ được kết thúc saukhi bàn giao cho người yêu cầu một sản phẩm hoặc dịch vụ như là một sự thỏamãn cho nhu cầu của họ

- Thứ ba, sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sảnphẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự

án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đêchắn lũ Sông Thames ở London Tuy nhiên, ở nhiều dự án khác, tính duy nhất ítrõ ràng hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng Nhưng điều khẳngđịnh là chúng vẫn có thiết kế khác nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác…Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án

- Thứ tư, dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án Dự án nào cũng có sự tham gia của

nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhàthầu, các cơ quan quản lý nhà nước,… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầucủa chủ đầu tư mà sự tham của các thành phần trên cũng khác Giữa các bộ phậnquản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhauvà cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phậnkhông giống nhau Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm trọng:(1) không dễ các bên tham gia có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiêu; (2)khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn lực… Để thực hiện thành công

mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối liên hệvới các bộ phận quản lý khác.

- Thứ năm, môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ

chia nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫnnhau và với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiếtbị… Trong đó có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh củacấp trên trực tiếp nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau… Do đó, môi trườngquản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động

- Thứ sáu, tính bất định và rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn,

vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triểnthường có độ rủi ro cao Tuy nhiên các dự án không chịu cùng một mức độkhông chắc chắn, nó phụ thuộc vào: Tầm cỡ của dự án, mức độ hao mòn của dự

án, công nghệ được sử dụng, mức độ đòi hỏi của các ràng buộc về chất lượng,thời gian, chi phí, tính phức tạp và tính không thể dự báo được của môi trường

về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

2.2 Các giai đoạn của quản lý dự án

- Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bấtđịnh nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giaiđoạn để quản lý thực hiện Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ

hay vòng đời của dự án Chu kỳ của dự án xác định thời điểm bắt đầu, thờiđiểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án Chu kỳ được xác định những côngviệc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và ai sẽ tham gia thực hiện.

Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc về hoặckhông thuộc về phạm vi của dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấymột số đặc điểm:

 Mức chi phí yêu cầu nhân lực thường là thấp khi mới bắt đầu dự án, tăng caohơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm mạnh nhanh khi dự án bước vào giaiđoạn kết thúc;

 Xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do mức độ rủi ro là caonhất khi dự án bắt đầu thực hiện Xác suất thành công sẽ tăng lên khi dự ánbước qua các giai đoạn sau

 Khả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự

án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự

án tiếp tục trong các giai đoạn sau

- Các giai đoạn thường có thể tự hoàn thiện kiểm soát quản lý thông qua cáccông việc giám sát, đánh giá Điển hình, sự chuyển tiếp giữa các giai đoạnthường có điểm mốc đánh dấu và một kết quả chuyển giao cụ thể, kèm theonhững phê duyệt, tán thành của nhà tài trợ trước khi bước sang giai đoạn tiếptheo Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặc lĩnh vựckinh doanh, thường chia thành 4 giai đoạn như sau:

 Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh

hoàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp thựchiện dẫn tới kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu ngay khi hình thành

dự án Khảo sát – tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tínhnguồn lực, so sánh lựa chọn dự án,… là những công việc triển khai và cầnđược quản lý trong giai đoạn này Quyết định lựa chọn dự án là những quyếtđịnh chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ

mục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận, tiềm năng, mức độ chiphí, mức độ rủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết Đồng thời cũng cầnlàm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phươngpháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực Phát triển ý tưởng dự ánkhông cần thiết phải lượng hóa hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn,được diễn đạt trên cơ sở thực tế.

 Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần thực hiện như thế

nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết kế và lậpkế hoạch Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự

án Nội dung chủ yếu bao gồm:

 Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức

 Lập kế hoạch tổng thể

 Phân tích, lập bảng chi tiết công việc

 Lập tiến độ thời gian

 Lập kế hoạch ngân sách

 Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết

 Lập kế hoạch chi phí

 Xin phê chuẩn thực hiện tiếp

Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu Thành công của dự án phụthuộc rất lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch giai đoạnnày

 Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao

gồm các công việc cần thiết như xây dựng phòng ốc, hệ thống, lựa chọn công cụ,mua sắm trang thiết bị, lắp đặt… Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗlực nhất Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹthuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp đặt,mua thiết bị chính, phát triển hệ thống Kết thúc giai đoạn này, các hệ thốngđược xây dựng và kiểm định, hệ thống có thể chuyển sang giai đoạn vận hành,đưa vào khai thác thử nghiệm

 Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện

những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, côngtrình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực.Dưới đây là một số các công việc cụ thể:

 Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án

 Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo

 Thanh quyết toán

 Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tayhướng dẫn lắp đặt, quản trị và sử dụng

 Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành

 Bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm những người tham gia dự án

 Giải phóng và bố trí lại thiết bị

2.3 Mục tiêu của quản lý dự án

- Mục tiêu chính của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự ántheo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệtvà theo tiến độ thời gian cho phép

- Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽvới nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,giữa các thời kì đối với cùng một dự án, nên để đạt được kết quả tốt đối với mụctiêu quan trọng hơnngười quản lý dự án sẽ thường phải“đánh đổi, lựa chọn” mộthoặc hai mục tiêu kia

- Ví dụ: Chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơnhay thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng Nếu thời gian thựchiện dự án bị kéo dài, gặp trường hợp giá nguyên vật liệu tăng cao sẽ phát sinhtăng chi phí một số khoản mục nguyên vật liệu Mặt khác, thời gian kéo dài dẫnđến tình trạng làm việc kém hiệu quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời

gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, bộ phận chi phí giántiếp (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian và nhiều trườnghợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi tronghợp đồng Chính từ đó người quản lý dự án sẽ phải có nhiệm vụ phân tích đánhgiá và đưa ra các lựa chọn mục tiêu phù hợp để hoàn thành mục tiêu chung củatoàn bộ dự án trong các giai đoạn khác nhau.

- Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốthơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thựchiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án Nếu côngviệc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuynhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiềunguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năngquan trọng của nhà quản lý dự án Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quátrình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án Ở mỗi giai đoạn của quátrình quản lý dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhấtcần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánhđổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác

- Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định.Bảng 1.1 trình bày các tình huống đánh đổi Tình huống A&B là những tìnhhuống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án Theo tình huống A, tại một thờiđiểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định, trong tình huống B, có hai mục tiêu

cố định còn các mục tiêu khác thay đổi Tình huống C là trường hợp tuyệt đối

Cả ba mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi hoặc cả ba mục tiêu cùngthay đổi nên cũng không cần phải đánh đổi

Bảng 1 Các tình huống đánh đổiLoại tình huống Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện

A

B

- Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cáchtốt nhất tất cả các mục tiêu đặt ra Tuy nhiên, thực tế không đơn giản Dù phảiđánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sựkết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án

- Nói chung khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong QLDA, thường đi theo 6 bước sauđây:

 Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc

 Nghiên cứu các mục tiêu của dự án

 Phân tích môi trường dự án và hiện trạng

 Xác định các lựa chọn

 Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất

 Điều chỉnh kế hoạch dự án

2.4 Đặc điểm của quản lý dự án

- Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời Tổ chức quản lý dự án đượchình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn Trong thời gian tồntại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với các phòng banchức năng Sauk hi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động,

bố trí lại máy móc thiết bị

- Quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức.Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.Người đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự án, là nhữngngười có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòngchuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án Tuy nhiên, giữa họthường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độthỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật

2.5 Nội dung của quản lý dự án

2.5.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối với các dự án

- Quản lý vĩ mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biệnpháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kếtthúc dự án

Trong quá trình triển khai dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lýnhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt độngcủa dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế

- xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án baogồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, tỷgiá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quyđịnh về chế độ kế toán, bảo hiểm, tiền lương…

- Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó baogồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,… các hoạtđộng dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí,

nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán,…Quá trình quản lý được thựchiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quảcủa dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưngđều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chiphí và kết quả hoàn thành.

2.5.2 Lĩnh vực quản lý dự án

- Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần đượcxem xét, nghiên cứu (theo viện nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế - PMI) là:

Quản lý dự án Lập kế hoạch tổng quan

Lập kế hoạchThực hiện kế hoạch

Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi

Xác định phạm viLập kế hoạchQuản lý thay đổi phạm

vi

Quản lý thời gian

Xác định công việc

Dự tính thời gianQuản lý tiến độ

Quản lý chi phí

Lập kế hoạch nguồn lực

Tính toán chi phí

Lập dự toánQuản lý chi phí

Quản lý chất lượng

Lập kế hoạch chất lượngĐảm bảo chất lượngQuản lý chất lượng

Quản lý nhân lực

Lập kế hoạch nhân lực, tiền lươngTuyển dụng, đào tạoPhát triển nhóm

Quản lý thông tin

Lập kế hoạch quản lý

thông tinXây dựng kênh và phan

phối thông tinBáo cáo tiến độ

Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

Kế hoạch cung ứngLựa chọn nhà thầu, tổ chức đấu thầuQuản lý hợp đồng, tiến

độ cung ứng

Quản lý rủi ro dự án

Xác định rủi roĐánh giá rủi roXây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu

tư

Hình 1 Các lĩnh vực quản lý dự án

a) Lập kế hoạch tổng thể

- Lập kế hoạch cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, làviệc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạchđịnh một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnhvực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

- Để dự án hoàn thành thắng lợi, cũng cần tập trung vào quản lý hòa nhập giữacác thành phần của dự án bao gồm các thành phần khác nhau của tổ chức dự ánvà các thành phần khác nhau của chu kỳ dự án

Hình 2 Nội dung của lập kế hoạch tổng thể

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng quản lý chugn-Kiến thức, kỹ năng và sản phẩm

- Trình tự thực hiện các công việc dự án

- Các thủ tục về mặt tổ chức

3 Đầu ra

- Kết quả công việc

- Những yêu cầu thay đổi

Kiểm soát toàn bộ sự thay đổi

1 Đầu vào

- Kế hoạch dự án

- Báo cáo thực hiện

- Yêu cầu thay đổi

2 Công cụ và kỹ thuật

- Hệ thống kiểm soát thay đổi

- Quản lý giám sát

- Bài học kinh nghiệm

Phát triển kế hoạch

- Kiến thức, kỹ năng của

các bên liên quan

- Hệ thống thông tin quản

lý dự án

3 Đầu ra

- Kế hoạch dự án

- Tài liệu hỗ trợ

b) Quản lý phạm vi

- Quản lý phạm vi dự án là việc xác định , giám sát việc thực hiện mục đích,mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thựchiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án

Hình 3 Nội dung của quản lý phạm vi

- Đầu ra các kế hoạch khác

- Các thông tin của dự án tương tự

2 Công cụ và kỹ thuật

- Cấu trúc phân chia dự án tương tự trước đây

- Phương pháp phân chia

- Hoạch định chiến lược

- Tiêu chuẩn lựa chọn dự án

- Thị trường của dự án

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phương pháp lựa chọn dự án

- Đánh giá của chuyên gia

- Phân tích Chi phí/Lợi ích

- Lựa chọn các phương án

- Đánh giá của chuyên gia

- Cấu trúc phân chia dự án

- Những yêu cầu thay đổi, Báo cáo thực hiện

- Kế hoạch quản lý phạm vi

c) Quản lý thời gian

- Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành

Quản lý thời gian

Ước tính thời gian thực hiện

-Thông tin của dự án trước.

2 Công cụ và kỹ thuật

- Đánh giá của chuyên gia.

- Đánh giá tổng thể Phương pháp tính toán thời gian thực hiện.

3 Đầu ra

- Ước tính thời gian thực hiện hoạt động.

- Cập nhật danh mục hoạt động

Sắp xếp các hoạt động

- Các nhân tố tác động bên ngoài.

-Các yếu tố ràng buộc, giả định

2 Công cụ và kỹ thuật

-Phương pháp sơ đồ mạng nut (AON).

-Phương pháp sơ đồ mạng AOA.

- Biểu đồ Gantt.

3 Đầu ra

-Biểu đồ mạng của dự án.

- Cập nhật danh mục hoạt động.

Xác định các hoạt động

1 Đầu vào

-Cấu trúc phân chia dự án

-Báo cáo về phạm vi của dự

-Tính toán chi tiết hỗ trợ.

- Cập nhật cấu trúc phân chia

dự án.

Xây dựng lịch làm việc

1 Đầu vào

- Sơ đồ mạng của dự án.

- Ước tính thời gian thực hiện từng công việc, lịch chọn.

- Yêu cầu về nguồn, Mô tả nguồn

- Những yếu tố hạn chế, giả định.

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích toán học, giảm thời gian thực hiện

dự án.

- Phần mềm quản lý dự án.

3 Đầu ra

- Lịch thực hiện, Kế hoạch quản lý thời gian,

Kiểm soát lịch trình dự án

1 Đầu vào

- Lịch thực hiện dự án, Các báo cáo tiến độ,

yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý thời gian.

2 Công cụ và kỹ thuật

- Hệ thống kiểm soát những thay đổi lịch

thực hiện công việc.

- Cách tính độ sai lệch thời gian, phần mềm

d) Quản lý chi chí

- Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chiphí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích

số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí

Hình 5 Nội dung của quản lý chi phí

Quản lý chi phí

Lập kế hoạch nhân lực

1 Đầu vào

- Cấu trúc phân chia công việc

- Thông tin tương tự dự án trước

- Giới hạn phạm vi

- Mô tả các nguồn lực đòi hỏi

- Chiến lược tổ chức thực hiện

2 Công cụ và kỹ thuật

- Đánh giá của chuyên gia

- Đề xuất nhiều phương án lựa chọn

3 Đầu ra

- Các nguồn lực đồi hỏi, số lượng

Ước tính chi phí

1 Đầu vào

- Cấu trúc phân chia công việc

- Các nguồn đòi hỏi

- Đơn giá, ước tính thời gian cho từng côngviệc

- Các thông tin từ các dự án tương tự,

2 Công cụ và kỹ thuật

- Công thức toán học

- Phần mềm Exel

3 Đầu ra

- Ước tính chi phí

- Các tính toán chi tiết bổ trợ

- Kế hoạch quản lý chi phí

Dự thảo ngân sách

1 Đầu vào

- Ước tính chi phí

- Cấu trúc phân chia công việc

- Lịch thực hiện dự án

2 Công cụ và kỹ thuật

- Công cụ và kỹ thuật ước tính chi phí

- Chi phí kế hoạch, Các báo cáo tài chính

- Các yêu cầu thay đổi

- Kế hoạch quản lý chi phí

2 Công cụ và kỹ thuật

- Hệ thống kiểm tra thay đổi chi phí

- Phương pháp xác định độ lệch chi phí

- Các kế hoạch bổ sung, tính toán nền móng

3 Đầu ra

- Ước tính chi phí điều chỉnh

- Tính toán lại ngân sách,

- Uớc tính tổng chi phí dự án

e) Quản lý chất lượng

- Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩnchất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phảiđáp ứng mong muốn của chủ đầu tư

Hình 6 Nội dung của quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng

Kiểm tra chất lượng

1 Đầu vào

- Kế hoạch quản lý chất lượng

- Xác định các chỉ tiêu vận hành

- Danh mục các tiêu chuẩn nghiệm thu

- Cải thiện chất lượng

- Quy định nghiệm thu

- Hoàn tất bảng nghiệm thu như trong danh mục

Đảm bảo chất lượng

1 Đầu vào

- Kết quả của các biện pháp quản lý chất lượng

- Các chỉ tiêu vận hành

2 Công cụ và kỹ thuật

-Công cụ kỹ thuật quản lý kế

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích chi phí/ lợi ích

- Danh mục nghiệm thu

- Đầu ra của các quy trình

khác

f) Quản lý nguồn nhân lực

- Quản lý nguồn nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọithành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấyviệc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

Hình 7 Nội dung của quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực

- Kế hoạch quản lý nhân lực

- Sơ đồ chi tiết

- Kế hoạch quản lý nhân lực

- Các báo cáo sử dụng nhân lực

- Ý kiến nhận xét từ bên ngoài

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng quản lý tổng hợp

- Sắp xếp, đào tạo

g) Quản lý thông tin

- Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cáchnhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khácnhau

Hình 8 Nội dung của quản lý thông tin

Qu n lý thông tin ản lý phạm vi

Tổ chức phân phối thông tin

1 Đầu ra

- Kết quả công việc

- Kế hoạch quản lý thông tin

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ năng thông tin

- Hệ thống thu nhận thông tin

- Hệ thống phân phối thông tin

3 Đầu ra

- Hồ sơ của dự án

Kế hoạch liên quan của dự án

1 Đầu vào

- Nhu cầu thị trường đòi hỏi

- Công nghệ thông tin, các ràng

buộc

- Các giả định

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích các bên liên quan

3 Đầu ra

- Kế hoạch quản lý

Kết thúc dự án về mặt hành

chính

1 Đầu vào

- Các tài liệu đánh giá dự án

- Tài liệu về sản phẩm dự án

2 Công cụ và kỹ thuật

- Công cụ, kỹ thuật báo cáo đánh giá thực hiệ dự án

3 Đầu ra

- Biên bản nghiệm thu thực hiện

- Bài học kinh nghiệm

Báo cáo đánh giá

1 Đầu vào

- Kế hoạch dự án, kết quả công việc

- Các biên bản khác của dự án

2 Công cụ và kỹ thuật

- Tổng quan toàn bộ việc tổ chức dự án

- Phân tích độ lệch,

- Phân tích xu thế

- Phân tích giá trị tăng thêm

- Công cụ và kỹ thuật phân phối thông

tin

3 Đầu ra

- Các báo cáo đánh giá

- Đề nghị thay đổi

- Sự chấp nhận rủi ro của các bên

- Các nguồn rủi ro, các sự kiện sinh ra rủi ro

- Ước tính chi phí, ước tính thời gian

2 Công cụ và kỹ thuật

- Giá trị tiền tệ mong đợi

- Tổng kết thống kê

- Đánh giá của chuyên gia

3 Đầu ra

- Các cơ hội đe dọa, chống lại rủi ro

- Các cơ hội chấp nhận, bỏ qua rủi ro

Nhận diện

1 Đầu vào

- Các đầu ra kế hoạch khác

- Thông tin của dự án tương tự

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích nhân - quả

- Phỏng vấn

3 Đầu ra

- Các nguồn rủi ro

- Các sự kiện sinh ra rủi ro

- Đầu vào của các quy trình khác

Kiểm soát việc đối phó rủi ro

1 Đầu vào

- Kế hoạch quản lý rủi ro

- Các sự kiện rủi ro đã co

- Các sự kiện rủi ro đã xác định

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phát triển thêm các biện pháp chống rủi ro

3 Đẩu ra

- Hoạt động hiệu chỉnh

- Cập nhật bổ sung kế hoạch quản lý

Biện pháp đối phó rủi ro

1 Đầu vào

- Các cơ hội rủi ro, chống lại rủi ro

-Các cơ hội chấp nhận, bỏ qua rủi ro

2 Công cụ và kỹ thuật

- Mua hàng hóa dịch vụ

- Kế họach hạn mức

- Phòng ngừa, mua bảo hiểm

3 Đầu ra

- Kế hoạch quản lý rủi ro

- Đầu vào các quyết định

- Kế hoạch hạn chế rủi ro

- Hợp đồng cam kết

i) Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán

- Là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quảnlý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịchvụ,… cần thiết cho dự án

Qu n lý h p đ ng và ản lý phạm vi ợp đồng và ồng và mua s m v t t ắm vật tư ật tư ư

Phân tích các nhà bán

hàng

1 Đầu vào

- Tài liệu hàng mua

- Danh mục các nhà bán hàng

2 Công cụ và kỹ thuật

- Đấu thầu

- Quảng cáo mua hàng

3 Đầu ra

- Kế hoạch đề xuất

Kế hoạch tìm kiếm nguồn

hàng

1 Đầu vào

- Bản kê công việc

- Các kế hoạch đàu ra khác

2 Công cụ và kỹ thuật

- Các điều kiện mua hàng

- Các ràng buộc, giả định

2 Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích đánh giá của

chuyên gia

- Lựa chọn dạng hợp đồng

3 Đẩu ra

- Kế hoạch mua hàng

- Bản kê công việc

Quản lý hợp đồng

1 Đầu vào

- Kết quả công việc

- Các yêu cầu thay đổi

- Hóa đơn bán hàng

2 Công cụ và kỹ thuật

-Hệ thống kiểm tra thay đổi

- Báo cáo bán hàng

- Hệ thống thanh toán

3 Đẩu ra

- Các thay đổi hợp đồng

- Yêu cầu thanh toán, trao đổi tiền hàng

Lựa chọn nguồn hàng

2 Công cụ và kỹ thuật

- Thương thảo hợp đồng

- Tài liệu hợp đồng

2 Công cụ và kỹ thuật

- Kiểm kê, kế toán mua hàng

3 Đầu ra

- Dữ liệu hợp đồng

- Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

2.6 Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án

- Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án Tùy thuộc mục đích nghiên cứu màphân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp Căn cứ vào điều kiện nănglực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án có thể chia hình thức

tổ chức quản lý dự án thành hai nhóm chính là hình thức thuê tư vấn quản lý

dự án (gồm mô hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án và môhình chìa khóa trao tay) và hình thức chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự

án Đối với hoạt động đầu tư trong doanh nghiệp, căn cứ vào đặc điểm hìnhthành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án, các mô hình tổ chức quảnlý dự án được chia cụ thể hơn thành: mô hình tổ chức quản lý dự án theo chứcnăng, tổ chức chuyên trách dự án và tổ chức quản lý dự án dạng ma trận Dướiđây trình bày cụ thể từng loại hình tổ chức này

2.6.1 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý màchủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giámsát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý

dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền

- Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự ánquy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư,đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để quản lý

dự án Trong trường hợp chủ đầu tư thành lập ban quản lý dự án để quản lý thìban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư vềnhiệm vụ và quyền hạn được giao Ban quản lý dự án được đồng thời quản lýnhiều dự án khi có đủ năng lực và được chủ đầu tư cho phép, nhưng khôngđược thành lập các ban quản lý dự án trực thuộc để thực hiện việc quản lý dựán

2.6.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án

- Hình thức tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là hình thức tổ chức quản lýtrong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một

tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp vớiquy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện

dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽlà người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộquá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu tư liên quan đến quátrình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vấn quản lý dự

án (chủ nhiệm điều hành dự án) Hình thức tổ chức quản lý này áp dụng chonhững dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp

2.6.3 Hình thức chìa khóa trao tay

- Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức trong

đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư – chủ

dự án mà còn là “chủ” dự án Hình thức tổ chức quản lý dự án chìa khóa traotay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ

dự án Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi tráchnhiệm thực hiện dự án được giao cho ban quản lý dự án và họ phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra, là tổng thầu,ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà cònđược phép thuê thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúngthầu Trong trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân màphải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp

2.6.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

- Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng có đặc điểm là:

 Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp (tùy thuộc vào tính chất của dự án)

 Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chứcnăng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năngnhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quảnlý điều hành dự án.

- Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng có những ưu điểm sau:

 Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặt vàochỉ quản lý hành chính và tạm thời một số mặt đối với các chuyên giatham gia quản lý dự án Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòngchuyên môn khi kết thúc dự án

 Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quảvốn kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên gia

- Ngoài những ưu điểm trên thì mô hình cũng có một số nhược điểm sau:

 Đây là cách tổ chức quản lý không theo yêu cầu của khách hàng

 Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòngnày thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệmvụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyết thỏađáng các vấn đề của dự án Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với cácphòng chức năng khác cùng thực hiện dự án Do đó, dự án không nhậnđược đủ sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động hoặc bị coinhẹ

2.6.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

- Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý màcác thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năngchuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu đượcgiao

- Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án có những ưu điểm sau:

 Đây là hình thức tổ chức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu của kháchhàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường

 Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án

 Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp củachủ nhiệm dự án (chứ không phải những người đứng đầu các bộ phậnchức năng điều hành)

 Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rútngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn

- Tuy nhiên, mô hình tổ chức dạng chuyên trách quản lý dự án cũng có những nhượcđiểm sau:

 Khi doanh nghiệp hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời nhiều dự án ởnhững địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiếtcho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực

 Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian, chi phí của

dự án nên các ban quản lý dự án có xu hướng tuyển hoặc thuê các chuyên giagiỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực của hoạtđộng quản lý dự án

2.6.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

- Loại mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận là sự kết hợp giữa mô hình tổchức quản lý dự án theo chức năng và mô hình tổ chức quản lý chuyên trách dự

án Từ sự kết hợp này hình thành hai loại ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu

- Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận có những ưu điểm sau:

 Giống như mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án, mô hình tổ chứcnày trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến

độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt

 Giống như mô hình tổ chức quản lý dự án dạng chức năng, các tài năngchuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau.

 Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kếtthúc dự án các nhà chuyên môn những thành viên ban quản lý dự án cóthể trở về tiếp tục công việc cũ tại các phòng chức năng của mình

 Tạo điều kiện để doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trướcyêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị trường

- Ngoài ra, có một số nhược điểm sau:

 Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặctrái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện của dự án

 Về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính,những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật Nhưngtrên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp Do đó, kỹ năngthương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dựán

 Mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý Mộtnhân viên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thựchiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh từ hai nhà quản lý cấp trên mâuthuẫn nhau

2.7 Quản lý dự án theo chu trình PDCA

2.7.1 Khái niệm chu trình PDCA

P-D-C-A là những từ viết tắt của:

Plan: Lập kế hoạch

Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện

Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện

Act: Đánh giá các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp.

- Chu trình PDCA là một chu trình hoạt động chuẩn, khái quát hóa các bước đithông thường trong công tác quản lý Trước hết, mọi việc bắt đầu bằng lập kếhoạch (Plan) xác định các mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gianvà phương pháp đạt mục tiêu Sau đó thực hiện theo kế hoạch đã thiết lập (Do).Tiếp theo (Check) kiểm tra việc thực hiện thực tế so với kế hoạch đã thiết lập.Cuối cùng (Act) thông qua các kết quả thu được đề ra những tác động điềuchỉnh phù hợp

- PDCA giúp cho công việc được hoạch định và triển khai một cách bài bản, hạnchế được những sai sót dẫn đến thiệt hại, mất mát

2.7.2 Nội dung của chu trình P-D-C-A

Lập kế hoạch (Plan):

- Lập kế hoạch là việc xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực

hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất,theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theophương pháp lập kế hoạch truyền thống Sàng lọc các mục tiêu của dự án vàlựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó

Thực hiện (Do):