Bài Giảng Các Giai Đoạn Của Quản Lý Dự Án

Các hoạt động và nhiệm vụ chính•Đánh giá mục tiêu dự án và các yếu tố chính dẫn đến thành công Của khách hàng Của Công ty khả năng sinh lời, các rủi ro tương ứng •Thiết lập mối quan hệ

Phần 2 Các giai đoạn của Quản

lý dự án

Quản lý dự án

Theo dõi và kiểm soát công việc (tập huấn, các mốc kiểm tra)

Kiểm soát thay đổi tích hợp

Các văn bản kết thúc dự án

để hỗ trợ

Sự chấp kí kết của khách hàng

Khung quản lý dự án

Phạm vi Kế hoạch phạm vi

Kế hoạch công việc

Xác định phạm vi (xem xét phạm vi liên tục)

Kiểm soát phạm vi (yêu cầu thay đổi phạm vi)

Chốt lại các thay đổi về phạm vi

Khung quản lý dự án

Thời

gian

Kế hoạch ngân sách

Lịch trình công việc

Theo dõi và kiểm soát

ngân sách

Quản lý và kiểm tra tiến độ/nguồn lực

So sánh thực

tế/ngân sách

Khung quản lý dự án

và quản lý chi phí

Quản lý thanh toán

và hóa đơn

Trình chi phí/hóa đơn cuối cùng

Khung quản lý dự án

Chất

lượng Kế hoạch chất lượng Thực hiện Bảo đảm chất

lượng (Mô tả chính)

Khung quản lý dự án

đạo Nhóm đào tạo Nhóm xem xét

lại

Khung quản lý dự án

Thông tin liên

lạc

•Kế hoạch thông tin liên lạc

•Theo dõi các vấn đề

và rủi ro

•Khởi động và duy trì dự án

•Quản lý và cập nhật các bên liên quan

•Tiến hành các cuộc họp hàng tuần

Khung quản lý dự án

Rủi ro Kế hoạch

quản lý rủi ro

Tài liệu, quản

lý và giải quyết các vấn đề/rủi ro

Giải quyết vấn đề

Khởi động dự án Các mục tiêu ban đầu

•Phân tích và hiểu rõ các bên liên quan

•Xây dựng tình huống doanh nghiệp

•Xác định các giới hạn

•Các tài liệu giả định

Các hoạt động và nhiệm vụ chính

•Đánh giá mục tiêu dự án và các yếu tố chính dẫn đến

thành công

Của khách hàng

Của Công ty (khả năng sinh lời, các rủi ro tương ứng)

•Thiết lập mối quan hệ với khách hàng và các quan hệ khác

Xác định các kết quả dự kiến

Các chi tiết sau cần được thảo luận và đồng thuận

với khách hàng để đảm bảo sự nhận thức rõ về

các kết quả sẽ có giá trị cho khách hàng trong môi

trường giải pháp của họ:

-Dự toán chi phí: hoàn thiện dự toán về

các chi phí nguồn lực cần thiết để hoàn

-Lập ngân sách chi phí: phân bổ tổng chi

phí dự kiến cho các hoạt động cá nhân cụ

thể

•Phân bổ tổng chi phí dự kiến cho các hoạt

động với thời gian cụ thể

•Tạo ra giá trị thu được và các báo cáo

theo dõi ngân sách

Quản lý chi phí

-Kiểm soát chi phí: kiểm soát thay đổi trong

ngân sách dành cho dự án

•Quản lý chính thức tất cả các yêu cầu ảnh

hưởng tới chi phí dự án

•Xem xét tỷ lệ chi tiêu dự án

•Xem xét độ chính xác thời gian ghi lại

•Nhận thức tác động của sự thay đổi tới giá

trị thu được (quản lý giá trị thu được)

Quản lý chi phí

Biên bản công việc (SOW)

•Đánh số các SOW (để giúp cho việc xác

•Mốc thời gian cho SOW

•Vai trò và trách nhiệm của khách hàng

•Vai trò và trách nhiệm của chúng ta

Biên bản công việc (SOW)

•Các thuật ngữ đặc biệt/khác, các điều kiện, các giả định

(mục này có thể bỏ qua nếu không có)

•Các khoản phí chuyên môn, chi phí và hiệu suất

•Tiến độ lập hóa đơn

•Thỏa thuận dịch vụ tham khảo chuyên

nghiệp/T&C

•Chữ ký ủy quyền

Điều lệ dự án

Khi nào và cái gì…

•Khi SOW được ký, Điều lệ dự án là tài liệu đầu

tiên được lập

•Cụ thể bao gồm:

-Phạm vi (các yêu cầu) dự án

-Tất cả giới hạn và giả định

-Các mục tiêu chi phí và thời gian

-Biện giải của dự án (chi phí/lợi ích và những tình huống kinh doanh khác)

-Thẩm quyền của cán bộ quản lý dự án

-Các bên liên quan và thông tin tổ chức khác

Điều lệ dự án

Tại sao…

• Được sử dụng như 1 tài liệu tham

khảo để xác nhận và phê chuẩn phạm

vi (SOW đã ký được giữ tại văn phòng)

•Được giữ như một tài liệu lưu trữ

chính ghi lại toàn bộ yêu cầu hợp đồng khách hàng

•Nếu không có điều lệ sẽ không có dự

Lập kế hoạch

Các mục tiêu lập kế hoạch

•Thiết lập kế hoạch công việc dự án và Cấu trúc

phân chia công việc (WBS)

•Lập kế hoạch, tìm kiếm được, và phân chia nguồn lực (con người hoặc vật chất)

•Xác định đường hoặc những đường giới hạn

•Xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình

•Thiết lập cơ cấu điều khiển và kiểm soát

•Xác định các công cụ và nguồn lực hỗ trợ dự án

•Phác thảo kế hoạch giảm thiểu rủi ro

•Thiết lập kế hoạch thông tin liên lạc

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

•Cung cấp cơ chế hỗ trợ chung cho quá trình ra

•Tăng cường các cơ hội thành công

•Mang đến sự chặt chẽ cho các cam kết hợp đồng

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

•Cung cấp dữ liệu cho quá trình đo lường và tác

động của sự thay đổi/các vấn đề

•Tăng cường năng lực cho thay đổi

•Đảm bảo việc cung ứng nguồn lực thích hợp

•Xác định sớm các rào cản tiềm ẩn

•Nâng cao chất lượng

•Xây dựng quan hệ và nâng cao sự tín nhiệm với khách hàng

Các hoạt động và nhiệm vụ chính

Hoàn thành Lịch trình/bản kế hoạch công

việc nền(Baseline Work Plan/Schedule)

•Có bản đồ họa của kế hoạch

•In bản kế hoạch ra bởi mọi người hiếm khi nhìn vào bản kế hoạch trên máy tính

•Cẩn trọng với việc sử dụng bản kế hoạch như một công cụ thông tin liên lạc

Kế hoạch công việc – Biểu đồ Gantt

Sử dụng biểu đồ Gantt để nhận biết và đo

lường tiến độ so với cơ sở

•Hoạt động: Một yếu tố của dự án đòi hỏi thời gian

•Các hoạt động song song (cùng lúc): các hoạt động

xuất hiện độc lập, và nếu đã dự kiến, sẽ không xảy ra vào cùng lúc

•Lộ trình: một chuỗi các hoạt động liên kết và phụ thuộc

•Lộ trình tới hạn: lộ trình dài nhất thông qua mạng lưới hoạt động cho phép hoàn thành mọi hoạt động liên quan tới dự án Trì hoãn trong lộ trình tới hạn sẽ làm chậm lại việc hoàn thành toàn bộ dự án

•Sự kiện: một mốc thời gian khi 1 hành động bắt đầu

hoặc hoàn thành Nó không tốn thời gian

Kế hoạch công việc dự án

Kế hoạch công việc dự án

Điều gì xảy ra khi C là 1 nhiệm

vụ kéo dài 7 tuần trong khi những nhiệm vụ khác là 1 tuần?

Kế hoạch dự án

Quy trình…

- Xây dựng Cấu trúc phân chia công việc (WBS)

•Bắt đầu với các kết quả khách hàng (Kế hoạch

dự án tiêu chuẩn với mỗi dạng dự án)

•Thiết lập ngày tháng và các mốc quan trọng

cần có

Bao gồm các mốc phân đoạn khách hàng

Bao gồm các cuộc họp chủ chốt như Ban điều

hành

Kế hoạch dự án

•Chia các kết quả đầu ra thành các nhiệm vụ có

thể quản lý được

Đủ chi tiết để hoàn thành công việc

Đơn giản để quản lý và đo lường

Dễ gắn với các tiêu chí được công nhận

Các yếu tố phụ thuộc và rủi ro có thể được

tách bạch

Kế hoạch dự án

•Chỉ định các thành viên đội dự án (bao

gồm các thành viên đội khách hàng) cho

mỗi nhiệm vụ

•Thiết lập số giờ cần thiết

•Hiểu được các phần phụ thuộc – những

việc có thể được làm song song

Kế hoạch dự án Chạy Kế hoạch

- Các cuộc họp

•Phát triển kế hoạch hợp tác

•Sử dụng biểu đồ Gantt để chỉ dẫn mọi

người theo suốt kế hoạch (1+số giờ)

•Sử dụng danh mục các việc cần làm của

cá nhân từ công cụ Lập kế hoạch dự án.

•Tiến hành các cuộc họp và cập nhậttình

hình hàng tuần

Ban điều hành cấp cao của hãng Kodak tài trợ cho dự

án đầu tư marketing cho 1 gian hàng tại CPG, Bán lẻ, Khoa học đời sống, FS, và hội nghị thương mại chính phủ nhằm tăng mức độ hiểu biết về thương hiệu, định hướng nhu cầu sở thích, xây dựng hệ thống nguồn hàng và tăng doanh thu Họ đã chọn bạn vào vị trí quản

lý dự án cho giai đoạn đầu này và ngay lập tức muốn thấy cách bạn đưa vào kế hoạch cấp cao và lộ trình tới hạn

Bài tập nhóm

Nhiệm vụ:

•Cả lớp động não xem đâu là công việc cần được thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ

•Với nhóm của mình, anh/chị hãy:

- Tạo ra một WBS (cấu trúc phân tách công việc) cho dự án “Một gian hàng cho hội nghị”

- Thảo luận những gì nên và không nên có trong

lộ trình tới hạn.

Bài tập nhóm

Tạo ra ngân sách và triển vọng cho

MROI (Marketing Return on

Investment)

Ví dụ

Thiết lập chiến lược marketing

 Thực hiện các sáng kiến marketing trước, trong và

sau khi kết nối với khách hàng tiềm năng và tăng

doanh số bán

 Phát triển thông tin liên lạc, thông điệp, nội dung, và

các nhu cầu phụ thêm

 Phân tích những lỗ hổng hiện tại trong phát triển

thông tin liên lạc, thông điệp và nội dung

 Đưa ra hành động để thu hẹp những lỗ hổng nhu cầu

Ví dụ

Thiết lập show giới thiệu:

• Chọn phương pháp trình bày gian hàng hiệu quả

nhất đáp ứng được các nhu cầu marketing và các

yêu cầu ngân sách của anh/chị

• Đánh giá và quyết định dựa trên thiết kế gian hàng

và hình dáng cần thiết để hỗ trợ xác định vị trí

thương hiệu và đưa ra ảnh hưởng thông điệp mạnh

mẽ nhất

• Sử dụng đồ họa, phụ kiện trưng bày, bảng ký hiệu,

kỹ thuật ánh sáng để nâng cao khả năng trông thấy

• Lựa chọn bảng chiếu có tác động cao dễ di chuyển,

các biểu ngữ và vật liệu gian hàng chất lượng tốt để

hỗ trợ cho thương hiệu

• Kiểm tra các công việc hậu cần của việc chuẩn bị và

Ví dụ

Phát triển các sản phẩm khuyến mại:

 Lựa chọn các sản phẩm khuyến mại tại buổi tiếp thị có sức thu hút và các tặng phẩm có tính hỗ trợ cho hình ảnh công ty

Lựa chọn và chuẩn bị nhân lực:

 Lựa chọn thành viên nhóm gian hàng

 Đảm bảo các thành viên nhóm dự án có ngoại hình thật chuyên nghiệp

 Đào tạo thành viên nhóm để đại diện cho công ty, chỉ đạo

và đảm bảo doanh số

 Đảm bảo thành viên nhóm hậu cần

Ví dụ

Những lưu ý bổ sung

• Về hậu cần

 Chỉ đạo thời gian cho việc phân phối thiết bị,

xác nhận đơn đặt hàng, thời gian vận chuyển

• Sử dụng các động từ định hướng hành động để xác định các nhiệm vụ

• Các nhiệm vụ nên có các điểm kết thúc

rõ ràng

Những lưu ý bổ sung

Suy nghĩ giống như khách hàng

 Khách hàng phải đối diện với thách thức nào?

 Những điều quan trọng khiến khách hàng cảm thấy an toàn hơn?

 Điều gì khiến khách hàng liên quan nhiều hơn tới giải pháp đưa ra?

Những lưu ý bổ sung

Tiến độ và Phân bổ nguồn lực

giữa thành công và khả năng sinh lời của dự án

phân chia các công việc đòi hỏi sự thành thạo hoặc tính

chuyên môn cao hơn.

 Lên kế hoạch cho việc chuyển đổi nhân viên

 Lên kế hoạch chuyển giao cho khách hàng hoặc đội ngũ nhân viên hỗ trợ

 Thông báo về độ dài của dự án cho nhóm dự án

 Thông báo về các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cá nhân

 Kỹ năng giao tiếp

 Bằng văn bản và bằng lời nói

 Giải quyết xung đột

 Sự hiệp lực của đội dự án

 Sự tương thích với đạo đức, tính cách và cách ứng xử trong đội

 Sự tương thích với khách hàng và môi trường làm việc với

Ước tính – dữ liệu đòn bẩy

 Sử dụng đòn bẩy các dữ liệu đã có và những hiểu biết trước đó về thực hiện các giải pháp thành công để làm cơ sở cho các quyết định dự báo

 Văn phòng quản lý dự án

 Những dự án có cùng quy mô và độ phức tạp

 Những dự án trong cùng 1 miền giải quyết hoặc 1 khu vực khách hàng

 Những thực tiễn ngang/dọc với kỹ năng giải pháp

 Các thành viên đội dự án hoặc các nhà cung cấp đang thực thi các nhiệm vụ phê chuẩn các dự báo về công việc của mình khi có thể

 Các hướng dẫn dự báo cụ thể cho khách hàng và tập đoàn

Giải thích về thời gian

 Sử dụng Giờ như 1 đơn vị đo lường thống nhất

 Kế hoạch sử dụng gói công việc 40 giờ

 Xem xét sự sẵn có của nguồn lực

 8 giờ làm việc mỗi ngày – tập trung vào năng suất ngoài giờ ăn trưa

 5 ngày/tuần – trừ những ngày nghỉ

 Cam kết làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian

 Việc đi lại & những người ở xa

 Thời gian hành chính

Thay đổi % của cá nhân tương ứng với tổng trách nhiệm

 PERT (Một phương pháp quản lý được Hải quân Hoa Kì phát triển

vào năm 1958 nhằm tính toán thời gian tối đa và tối thiểu hoàn

thành dự án thích hợp nhất và thời gian ước tính thích hợp để hoàn thành từng phần của dự án, viết tắt của Kỹ thuật Nhận xét và Đánh giá chương trình – Program Evaluation and Review Technique.)

(4M+O+P)/6

Dự báo theo chiều ngang

 Dự kiến xa đến mức có thể dựa trên thực tế

 Bao gồm các giai đoạn (pha) chính, các mốc

quan trọng, các mốc phân đoạn trong và ngoài

và điểm kiểm soát chất lượng ở mức tối thiểu.

 Thông báo với khách hàng các khả năng liên

quan đến những dự báo và thời điểm “sàng lọc”

dự báo.

 Các nhiệm vụ cần được thêm vào khi cần thiết

để làm rõ quá trình sàng lọc các dự báo

Dự báo theo chiều ngang

 Các nhiệm vụ cần chỉ ra mức độ thu thập dữ liệu để hỗ trợ sự điều chỉnh cho tôt hơn của dự báo

 Tiếp tục đánh giá lại rủi ro khi nhiệm vụ được xác định

và nhiều chi tiết hơn được biết đến

 Thông tin một cách thường xuyên, rõ ràng và trung thực

về mọi thứ tác động tới lịch trình hoặc dự báo Không gây xửng sốt cho khách hàng

 Nắm bắt khoảng thời gian thực tế và các nỗ lực để đầu vào cho ra kết quả như dự định

 Ghi chép toàn bộ các giả thiết và biện pháp ứng phó liên quan tới dự báo

Theo dõi ngân sách – Ví dụ

Bài tập lập kế hoạch

1 Hình thành các nhóm nhỏ 3-4 người và

đọc mô tả dự án dưới đây

2 Sử dụng Mẫu theo dõi ngân sách từ

SharePoint

3 Điền vào sheet Đầu vào Ngân sách dự

án và Dự báo– tạo ra và ghi chú những giả định cần thiết để hoàn thành bài tập

 Bạn đang đề xuất 1 dự án “Đánh giá và tái thiết kế quy trình” cho Ban GE Đây là dự án một giai đoạn để đánh giá 5 quy trình chính bao gồm 28 quy trình phụ Trong quá khứ,

thường là 2 người mất hàng tuần để phỏng vấn, làm hồ sơ

và đề xuất những thay đổi “tương lai” cho mỗi quy trình

nhưng chúng ta đang đánh giá 6 quy trình mà chúng ta chưa

có kiến thức sâu về nó Bạn có thể thuê khoảng 3 đến 6

chuyên gia tư vấn (tư vấn quản lý, tư vấn kinh doanh, tư vấn

kỹ thuật) và bạn phải dành 10% thời gian cho Chủ nhiệm dự

án và 1 cán bộ quản lý dự án toàn thời gian.

 Tỷ lệ trả lương: Giám đốc $375/giờ, Tư vấn quản lý

-Bài tập lên kế hoạch

4 tư vấn viên thực hiện công việc trong nhiều tuần

 Giả định mỗi tháng có 160 giờ làm

 Giả định cán bộ quản lý dự án là người có số giờ làm tư vấn dài nhất

 Giả định rằng Chủ nhiệm dự án chiếm 10% thời gian dự

án

Mẫu trả lời

Ngân sách (trên SOW)

Tên Cấp độ Vai trò SOW

Tỷ lệ trên giờ

Tuần Số giờ mỗi

tuần Tổng số giờ Ngân sách Đánh giá và Thiết kế

Mẫu trả lời

Thời gian làm việc/giai đoạn

Giai đoạn: Phạm vi và phát hiện

Tư vấn viên 1 Dự báo

cấp và các thành viên đội dự án có trách nhiệm

Đưa mọi người vào cuộc

 Xác định những đào tạo cần thiết cho dự án

 Chất lượng, các công cụ, quy trình, dịch vụ khách hàng, phương pháp luận, quản lý dự án…

 Cập nhật các mục tiêu dự án cụ thể trong kế hoạch thực hiện

 Thông tin về các nhiệm vụ và lịch trình cụ thể tới mỗi cá nhân

 Vai trò và trách nhiệm

 Mức độ liên quan trong dự án

 Khuôn mẫu, công cụ, tiêu chuẩn

 Quy trình chính (T&E, báo cáo tình trạng, Chi trả…)

 Cơ cấu hỗ trợ

 Người giám sát

 Kết nối với khách hàng

 Kho kiến thức

Sử dụng biểu đồ RASCI

 Trách nhiệm (R): những người thực hiện công việc để hoàn thành

nhiệm vụ, mỗi vai trò gắn với1 loại trách nhiệm, mặc dù có thể có thêm những thành viên hỗ trợ nếu công việc đòi hỏi.

 Giải trình (A): (người phê chuẩn hoặc thẩm quyền phê chuẩn cuối

cùng), những người có trách nhiệm cuối cùng trong việc chỉnh sửa

và hoàn thiện kết quả hoặc nhiệm vụ, và là người có Trách nhiệm là giải trình Nói 1 cách khác, 1 người Giải trình phải công nhận (phê chuẩn) công việc mà những người có Trách nhiệm cung cấp Chỉ có

1 người Giải trình duy nhất cho mỗi nhiệm vụ hoặc kết quả.

 Hỗ trợ (S): người cung cấp nguồn lực bổ sung cho nhiệm vụ

 Tư vấn (C) : là những người mà ta tìm kiếm quan điểm; và với

những người này, giao tiếp là 2 chiều

 Thông báo (I): những người cập nhật tiến độ của dự án, thường là

chỉ khi hoàn thành nhiệm vụ hoặc kết quả; và với những người này

Quản lý chất lượng: Quy trình

 Kế hoạch chất lượng

 Xác định các tiêu chuẩn chất lượng liên quan

 Thực hiện các quy trình để đảm bảo và

kiểm soát tính liên quan chặt chẽ với tiêu chuẩn chất lượng

 Tạo ra các khái niệm về hoạt động