Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV tại Thư viện Hà Nội

Từ đó đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng và quản lí công tác ứng dụng tin học, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện tại T

Lời cảm ơn

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Thúy Hạnh, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện đã giúp đỡ, dìu dắt em trong 4 năm qua Cảm ơn ban lãnh đạo cùng các cán bộ của Thư viện Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận Cảm ơn hội đồng phản biện đã giúp em hoàn thành khóa luận này

Măc dù đã có nhiều cố gắng, song kiến thức còn non trẻ và hạn chế về mặt thời gian nên khóa luận không tránh khỏi thiếu sót Rất mong sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn để nghiên cứu của em được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2012

Sinh viên

Trần Thị Hoài

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận 6

3.Tình hình nghiên cứu khóa luận 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Đóng góp của khóa luận 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Cấu trúc của khóa luận 7

NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN 9 1.1 Khái quát chung về Thư viện Hà Nội 9

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 9

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện 11

1.2 Những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện 12

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 12

1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện 13

1.2.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 16

2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin 16

2.2 Hệ thống mạng và phần mềm 16

2.2.1 Hệ thống mạng 16

2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 17

2.2.3 Các phần mềm được Thư viện ứng dụng 19

2.2.3.1 Phần mềm tư liệu CDS/ISIS 19

2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 20

2.2.3.3 Phần mềm Libol 6.0 23

2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý 25

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn 25

2.4.2 Ứng dụng CNTT trong công tác biên mục 28

2.4.3 Ứng dụng CNTT trong việc xây dựng CSDL 33

2.4.4 Ứng dụng CNTT trong công tác phục vụ bạn đọc 36

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI 41

3.1 Nhận xét 41

3.1.1 Những kết quả đã đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - thư viện tại Thư viện Hà Nội 41

3.1.2 Nhược điểm 42

3.2 Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội 42

KẾT LUẬN 45

Danh mục tài liệu tham khảo 46

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện bắt đầu được thực hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX Mới đầu chỉ là để quản lí công tác bổ sung, tài chính, tạo lập CSDL thư mục của thư viện Tiếp đó là tập trung và việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tạo lập ra các sản phẩm thông tin thư mục Sau đó mở dần ra các hoạt động kĩ thuật khác, hoạt động quản lí và lưu thông tài liệu cũng như tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Những thuật ngữ của thời đại kĩ thuật số như là “cổng giao tiếp điện tư”; “dịch vụ chỉ dẫn ảo”; “siêu dữ liệu” đã dần trở thành quen thuộc với cộng đồng cán bộ thông tin thư viện Ngày nay có lẽ khó hình dung hoạt động thông tin thư viện tách rời việc sử dụng máy tính điện tử, kết nối mạng, truy cập Internet, khai thác CSDL trực tuyến và tạp chí điện tử Internet dã, đang

và ngày càng thâm nhập sâu vào hoạt độngthông tin thư viện, giúp cho các thư viện riêng biết kết nối với nhau, khai thác nguồn thông tin của nhau, nó trở thành công cụ không thể thiếu đối với công tác này

Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông đã dẫn đến sự xuất hiện thư viện điện tử (Eectronic library), thư viện số (Digital library), thư viện

ao (Virtual library) và thư viện đa phương tiện (Multimedia library) Đó có thể coi là thành tựu quan trọng nhất của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện

Đầu những năm 80 các thư viện Việt Nam đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào công tác thư viện, chủ yếu là để tạo lập các CSDL thư mục về vốn tài liệu

Đầu những năm 90 đã xuất hiện các mạng cục bộ (LAN), các mạng diện rộng (WAN) Tuy nhiên công tác ứng ụng tin học trong hoạt động thông tin – thư viện mới chỉ được tiến hành triên khai ở một số trung tâm thông tin thư viện đầu ngành, các trung tâm khoa học lớn như Thư viện Quốc gia Việt

Nam, Trung tâm thonng tin tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia ( nay là Cục thông tin khoa học và công nghệ quốc gia)

Sang những năm đầu thế kỉ XX, việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thư viện được tiến hành rộng khắp các thư viện trong nước, hình thành nên nhiều Trung tâm học liệu lớn

Thư viện Hà Nội là một Thư viện có vai trò và chức năng quan trọng trong việc phát triển đời sống văn hóa của nhân dân thủ đô Để đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc, Thư viện cần được đầu tư hơn nữa về trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc thủ đô Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện là một việc làm cần thiết nhằm đem lại hiệu quả thiết thực trong việc phát triển văn hóa và đời sống nhân dân Chính

vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội” làm khóa luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu của khóa luận

Nghiên cứu thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT tại Thư viện, phân tích, đánh giá tác động của việc ứng dụng tin học trong từng khâu công tác

Từ đó đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc

sử dụng và quản lí công tác ứng dụng tin học, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội, góp phần nâng cao sự đóng góp của Thư viện cho sự phát triển của đất nước

3.Tình hình nghiên cứu khóa luận

Cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu tới các khía cạnh khác nhau trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội như: Nghiên cứu hoạt động thông tin – thư viện, công tác tổ chức, phát triển và khai thác tài liệu… Nhưng chưa có đề tài nào có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ hoạt động từ khâu quản lí đến xử lí tài liệu và phục vụ bạn đọc tại Thư viện Việc ứng dụng phần mềm mới Libol 6.0 của công ty tin học Tin Vân cũng như những chuẩn nghiệp vụ mới như chuẩn biên mục theo khổ

mẫu MARC 21, khung phân loại DDC 14… cần được đánh giá và đưa ra những đề xuất thích hợp

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Qúa trình ứng dụng CNTT trong các quy trình hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện

Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Hà Nội

5 Đóng góp của khóa luận

Khóa luận sẽ là tài liệu để Thư viện có thể tham khảo trong việc hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động thông tin thư viện của mình, cụ thể là trong công tác quản lí, công tác chuyên môn nghiệp vụ và công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện

Khóa luận cũng là tài liệu để các Thư viện khác có thể tham khảo trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT vào thư viện mình, phát huy những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế để việc ứng dụng CNTT đạt được hiệu quả cao nhất

Khóa luận này sẽ giúp cho những người nghiên cứu về Thư viện và người dùng tin của Thư viện hiểu biết thêm về các hoạt động của Thư viện

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá Phương pháp quan sát

Phương pháp trao đổi, phỏng vấn

7 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần Lời nói đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Thư viện Hà Nội với vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động thông tin thư viện

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Hà Nội

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Hà Nội được thành lập ngày 15/10/1956 với tên gọi ban đầu là “Phòng đọc sách nhân dân” Thư viện đã qua nhiều lần thay đổi địa điểm, lúc ở bên hồ Hoàn Kiếm (nhà Thủy Tọa), khi về Lò Đúc, Mai Dịch, Văn Miếu – Quốc Tử Giám Đến tháng 1/1959, Thư viện chính thức đóng tại

47 Bà Triệu và mang tên “Thư viện nhân dân Hà Nội”

Thư viện Hà Nội hiện nay được hợp nhất bởi Thư viện Hà Nội (cũ) và Thư viện Hà Tây

Trước khi hợp nhất:

+ Thư viện Hà Nội là thư viện hạng 1 với 38 cán bộ + Thư viện Hà Tây là thư viện hạng 3 với 23 cán bộ 2/2009 chính thức hợp nhất 2 thư viện, với tên gọi Thư viện Hà Nội, xếp loại thư viện hạng 2 (Theo thông tư 67/2006 của Bộ VHTT&DL về việc xếp hạng Thư viện)

Hiện nay Thư viện Hà Nội có 2 cơ sở:

Cơ sở 1: 47 Bà Triệu – Hoàn Kiếm, trụ sở làm việc: 9 tầng với 7.500m²

sử dụng Đây là công trình kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội

Cơ sở 2: 2B Quang Trung – Hà Đông, trụ sở làm việc 2029m²

UBND Thành phố Hà Nội đã đầu tư 44,475 tỉ đồng cho xây dựng trụ sở

47 Bà Triệu, trong đó 2,8 tỉ cho dự án xây dựng thư viện điện tử Năm 2010

Sở đã cấp 880 triệu đồng cho việc nâng cấp cơ sở 2 tại Hà Đông

Vốn tài liệu của Thư viện:

Tổng số vốn tài liệu: 432.597 cuốn

- Sách tiếng Việt: 387.546 cuốn

- Sách ngoại văn: 35.413 cuốn

- Sách khiếm thị:

+ Sách chữ nổi: 2.582 cuốn + Băng đĩa: 1.711 cuốn

- Báo đóng bìa: 5.345 tập

- Tài liệu địa chí:

+ Sách: 11.413 + Tài liệu Hán Nôm, Hương ước, thần tích, thần sắc: 1.323 bản + Bản đồ: 55

+ Băng đĩa: 45

- Sách thiếu nhi: 75.669 cuồn

- Kho sách luân chuyển: 57.397

- Báo, tạp chí:

+ 391 tên báo, tạp chí + 14 tên báo ngoại văn

- Tài liệu điện tử: 211.958 biểu ghi 1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Ngay sau khi hợp nhất, sở VHTT&DL Hà Nội đã kịp thời ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện Hà Nội Theo quy chế, Thư viện

về công tác phục vụ bạn đọc tại Singapore – do quỹ SIDA Thụy Điển tài trợ;

Về kĩ năng tổ chức các lớp tập huấn và hội thảo tại Singapore do Thư viện Quốc gia Singapore tài trợ

Có 4 cán bộ được đào tạo 2 tháng tại Ấn Độ về tiếng Anh và tin học, được học tập và làm việc với các chuyên gia nước ngoài góp phần nâng cao trình độ chuyên môn, kĩ năng và tác phong làm việc Các cán bộ đi học đều đã

áp dụng những kiến thức được học vào thực tiễn cơ quan

Thư viện Hà Nội cũng tổ chức cho cán bộ đi tham quan học tập các thư viện trong nước và nước ngoài: Tham quan các Trung tâm học liệu miền Trung, Thư viện trường đại học FPT… là những mô hình thư viện hiện đại; Tham gia các đoàn học tập, tập huấn tại nước ngoài: Trung Quốc, Malayxia, Hàn Quốc, Singapore

Kế hoạch năm tới Thư viện Hà Nội đang đề xuất cử 3 cán bộ đi dự Đại hội COLSAL lần thứ 15 tại Inđônêxia

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Chức năng:

Thư viện Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có chức năng tàng trữ, luân chuyển sách báo kể cả các loại sách, báo, tài liệu do địa phương xuất bản Thư

viện Hà Nội vừa phục vụ bạn đọc rộng rãi, kể cả thiếu nhi, vừa phục vụ

những người nghiên cứu khoa học kỹ thuật Vì vậy, Thư viện Hà Nội là một

Thư viện khoa học tổng hợp đồng thời có chức năng nghiên cứu và hướng

dẫn nghiệp vụ thư viện cơ sở

Nhiệm vụ

Là trung tâm nghiên cứu và hướng dẫn phương pháp hoạt động của hệ

thống thư viện, tủ sách và phong trào đọc sách của quần chúng, đề xuất

phương hướng nội dung, kế hoạch tổ chức và hoạt động của từng loại hình

thư viện, tủ sách đối với từng loại người đọc

Bảo quản và bổ sung các loại sách báo cũ và mới xuất bản ở trong nước

và sách báo bằng tiếng nước ngoài phù hợp với đặc điểm và phương hướng

phát triển kinh tế, văn hóa của địa phương phục vụ yêu cầu công tác nghiên

cứu, góp phần nâng cao kiên thức văn hoá cho quần chúng

Tổ chức việc tuyên truyền giới thiệu sách báo với bạn đọc

Tổ chức việc đọc sách tại chỗ và luân chuyển cho mượn sách báo rộng rãi trong quần chúng bảo vệ, bảo quản kho sách báo, tài sản của thư viện

Hướng dẫn nghiệp vụ cho thư viện quận, huyện, thị xã và các ngành Hiện nay được giao thêm nhiệm vụ mới: nghiên cứu khoa học và ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện

hoạt động thông tin – thư viện

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin (CNTT): Tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT, là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin

Ở Việt Nam, khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết 49/CP kí ngày 04/8/1993 về phát triển CNTT của Chính phủ Việt Nam

như sau: “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phơng tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại, chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”

1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện

Một trong những đặc tính của thông tin là tính “kịp thời”, điều này có thể hiểu một cách đơn giản là người dùng tin sẽ nhận được thông tin khi họ cần

Vì vậy, để đạt được hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho người dùng tin, hoạt động thông tin - thư viện phải tạo ra nhiều cơ hội cho người dùng tin, nghĩa là cung cấp thông tin nhanh hơn, mềm dẻo hơn và đa chiều hơn Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông đã làm cho việc phổ biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng

Việc ứng dụng tin học trong công tác thông tin - thư viện thường tập trung vào việc lưu trữ, tìm kiếm và tạo ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ thông tin và phổ biến thông tin Đặc điểm của các hoạt động này là thường xuyên phải quản lý một khối lượng lớn tài liệu và được khai thác lặp đi lặp lại nhiều lần Do vậy, tin học hoá hoạt động thông tin - thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay

Ứng dụng CNTT trong hoạt động Thông tin – thư viện là quá trình cải biến quy trình công nghệ xử lí, chế biến trên cơ sở sử dụng các phương tiện công cụ tin học và viễn thông vào hoạt động thông tin – thư viện

Vai trò của việc ứng dụng CNTT trong các cơ quan thông tin – thư viện không ngừng gia tăng và phát triển với tốc độ rất nhanh Trực tiếp hay gián tiếp các hoạt động và dịch vụ thông tin ngày nay đều dựa trên sự hỗ trợ của máy tính điện tử Đồng thời ta càng thấy rõ vai trò đặc biệt quan trọng của các phần mềm tích hợp đang phát triển trong những năm gần đây, giúp thư viện hoạt

động tự động hiệu quả

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện có vai trò và

ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện và với cả người

sử dụng Giúp cán bộ thư viện có thể chọn lọc thông tin hữu ích, xử lí tự động công tác nghiệp vụ, giúp người sử dụng có thể tìm kiếm và khai thác thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả Giúp các cơ quan thông tin – thư viện

có thể chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc

và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho bạn đọc Cụ thể là:

Đối với cơ quan thông tin – thư viện

 Tổ chức quản lí bạn đọc, thống kê số lượng bạn đọc, năng lực phục vụ và số lượng vốn tài liệu một cách hợp lí, nhanh chóng và chính xác

 Thực hiện công tác bổ sung hợp lí và có hiệu quả cao Các trung tâm có thể dựa vào các CSDL của các nhà xuất bản, các viện nghiên cứu, các

cơ quan thông tin – thư viện… cùng với các thông tin về tài liệu để tiến hành

bổ sung một cách hợp lí, nhanh chóng và hữu ích

 CNTT giúp cho việc xử lí tài liệu, trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả

 Thông qua mạng Internet các trung tâm thông tin – thư viện có thể nhận CSDL toàn văn của các tài liệu điện tử một cách nhanh chóng từ các

cơ quan khác trong nước và trên thế giới

 Tổ chức và chia sẻ thông tin với các thư viện khác như trao đổi các biểu ghi những tài liệu trùng với các thư viện khác, nhằm giảm chi phí xử

lí thư mục tài liệu Tổ chức nhanh chóng việc mượn liên thư viện Tạo khả năng để các thư viện liên kết với nhau cùng xây dựng các nguồn lực chung

 Phục vụ bạn đọc một cách nhanh chóng và hiệu quả thông qua máy tính, các thiết bị điện tử và phần mềm tích hợp

Đối với người dùng tin và cán bộ thư viện

 Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện giúp cho

người dùng tin tìm được một cách nhanh chóng và chính xác những thông tin mình cần từ các nguồn khác nhau Với việc sử dụng từ khóa kết hợ trong hệ thống tra cứu tìm tin tự động trên máy tính giúp người dùng tin tiến hành nhiều phép tìm từ đơn giản đến phức tạp thỏa mãn được các nhu cầu đa dạng

về thông tin mình cần

CNTT phát triển tạo ra nhiều sản phẩm Việc ứng dụng CNTT giúp cho người dung tin có điều kiện tiếp cận với nhiều loại hình tài liệu như CD-ROM, CSDL toàn văn, E-book, truyền hình vệ tinh… giúp người sử dụng nhanh chóng được tiếp cận với các tri thức mới, mở rộng sự tiếp thu tri thức của nhân loại

 Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện giúp cán bộ tìm được những tài liệu bạn đọc cần một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian phục vụ của cán bộ thư viện và thời gian chờ đợi của bạn đọc

Nhận thức rõ vai trò của CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện các trung tâm thông tin – thư viện trong và ngoài nước thấy việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin thư viện là cần thiết và đã nhanh chóng triển khai việc ứng dụng này bằng việc xây dựng các hệ thống phần mềm thư viện tích hợp và tiến tới tự động hóa hoạt động thông tin thư viện

1.2.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin thư viện tại Thư viện Hà Nội

 Năm 1996 Thư viện Hà Nội bắt đầu ứng dụng CNTT vào nghiệp

vụ thư viện với phần mềm quản lí thư viện CDS/ISIS

 Năm 1998 tiến hành phục vụ bạn đọc tra tìm tài liệu trên máy và

tự động hóa các khâu nghiệp vụ thư viện: in phích, biên soạn thư mục, tìm kiếm tài liệu…

 Năm 2004 phục vụ bạn đọc tra cứu Internet

 2010 Phòng tin học chính thức được thành lập

 2011 sử dụng phần mềm Libol 6.0 với chuẩn MARC21

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN HÀ NỘI

2.1 Hạ tầng công nghệ thông tin

Hệ thống trang thiết bị của Thư viện Hà Nội được đầu tư mua sắm qua nguồn kinh phí Nhà nước cấp, nhận tài trợ qua dự án quỹ FORCE, dự án SIF,

dự án CNTT, bao gồm:

- 04 máy chủ, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức năng: lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lí thư viện điện tử, quản lí truy cập Internet… Tại Thư viện trung tâm có 03 máy chủ (01 máy chủ tại cơ sở Hà Đông, 02 máy chủ tại cơ sở 47 Bà Triệu, 01 máy chủ trên xe Thư viện lưu động)

- 03 máy Laptop phục vụ cho hội nghị, hội thảo, phục vụ Thư viện lưu động

- 91 máy trạm, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư viện ISIS, LIBOL6.0, ILIB 3.6, phục vụ cho công tác xử lí tài liệu của đơn vị Trong đó

có 28 máy phục vụ cho phòng đa phương tiện, 10 máy tính bạn đọc tra cứu tài liệu thư viện được đặt tại các phòng phục vụ, còn lại một số máy được phục

vụ cho các phòng ban trong thư viện xử lí tài liệu và các mục đích quản lí khác

- Đường truyền Internet, lắp đặt Wifi, thuận tiện cho cán bộ và bạn đọc

- Các trang thiết bị khác: 03 máy chiếu, 02 máy scan, camera, 03 máy photocopy và máy in…

2.2 Hệ thống mạng và phần mềm

2.2.1 Hệ thống mạng Thư viện sử dụng hệ thống mạng LAN, mạng Internet và wifi Máy chủ chính được đặt tại phòng tin học ở tầng 7 của thư viện Mỗi tầng được lắp đặt

01 bộ phát wifi Cán bộ thư viện và người dùng tin có thể truy cập wifi miễn phí trong thư viện

2.2.2 Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC Năm 1966, lần đầu tiên Thư viện Quốc hội Mỹ xuất bản tập quy tắc của khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging – Biên mục đọc được bằng máy) Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử Nó là khổ mẫu cho phép máy tính lưu giữ và truy xuất thông tin

Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa và trình bày theo một quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC sử dụng những chữ số, chữ cái, các kí hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi

Khổ mẫu MARC Do Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng đầu tiên và sử dụng nên gọi là USMARC Cấu trúc của khổ mẫu MARC tạo ra nhiều khả năng cho máy tính lựa chọn và sắp xếp các dữ liệu thư mục:

- Cho phép người sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi

- In ra các thông báo sách mới, các ấn phẩm thư mục, các mục lục dưới dạng công thức khác nhau, các nhãn trên gáy sách

- Trao đổi dữ liệu thư mục với các thư viện khác trong nước và trên thế giới

Khổ mẫu MARC có ý nghĩa quan trọng trong biên mục tự động Vì vậy các phần mềm quản trị thư viện cần phải được xây dựng tuân theo các chuẩn của khổ mẫu MARC

Sau khi được chỉnh lí vào năm 1968, khổ mẫu MARC là cơ sở cho sự

ra đời của một loạt các khổ mẫu quốc gia như CANMARC của Canada, UKMARC của Anh, AUSMARC của Úc, INTERMARC của Pháp, IBERMARC của Tây Ban Nha… Mỗi hệ thống biên mục sử dụng Format MARC đều có hướng dẫn riêng về hệ thống phân cách và hình thức trình bày các biểu ghi của mình

Năm 1977, dựa theo tiêu chuẩn ISO2709 Hiệp hội các thư viện quốc tế (IFLA) đã phổ biến khổ mẫu UNIMARC Mục đích đầu tiên của UNIMARC

là tạo thuận lợi cho sự trao đổi quốc tế các dữ liệu thư mục đọc được bằng máy giữa các Trung tâm thư mục quốc gia UNIMARC cũng có thể được sử dụng như một mô hình để phát triển các khổ mẫu trao đổi mới

UNIMARC xác định các trường, các dấu hiệu và các mã của các trường con, gán cho một biểu ghi thư mục dưới dạng đọc được bằng máy UNIMARC xử lí tất cả các loại hình tài liệu như: Sách, ấn phẩm định kì, tài liệu đồ biểu, âm nhạc, phim ảnh, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số hóa…

UNIMARC là một áp dụng riêng của tiêu chuẩn ISO2709 – 1981 Đó

là chuẩn quốc tế dùng để xác định cấu trúc của các biểu ghi chứa các dữ liệu thư mục Chuẩn này quy định mỗi biểu ghi thư mục phải bao gồm các thành phần giống như các thành phần của biểu ghi MARC, tức là:

Đầu biểu gồm 24 kí tự

Đảm bảo danh mục các trường dữ liệu: đảm bảo 10 khối trường chức năng từ 0XX đến 9XX, sau đó mỗi khối trường được chia nhỏ ra thành các trường Mỗi trường dữ liệu phải bao gồm một nhãn với 3 chữ số, độ dài của trường dữ liệu và vị trí của kí tự đầu tiên Trong các trường lại được chia nhỏ thành các trường con

Các dữ liệu tương ứng với các trường trong danh mục, chứa các dữ liệu thư mục cần xử lí với độ dài thay đổi

Việc sử dụng mục lục đọc máy MARC là việc chọn lọc các phần tử dữ liệu theo yêu cầu phục vụ để đưa vào hệ thống tra cứu thông tin, trong đó phải đảm bảo được mối liên hệ khăng khít giữa CSDL và mục lục đọc máy Từ đó phục vụ đắc lực cho việc tra cứu của người dùng tin

Xác định form nhập dữ liệu với các thuộc tính cần lưu giữ thích hợp dựa trên chuẩn quốc tế UNIMARC là một trong các thành tựu tin học, công nghệ hiện đại và kinh nghiệm của các nước trên thế giới nhằm nâng cao chất

lượng phục vụ của trung tâm thông tin – thư viện

Biên mục đọc máy MARC là kết quả tổng hợp của sự tiến triển qua nhiều năm của các khổ mẫu, giao thức, tiêu chuẩn, mã hiệu chương trình hệ thống thiết bị… kích thích sự phát triển tự động hóa thư viện và các mạng thông tin

Đến năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỹ phát hành MARC21 (Stands for the 21 - ngụ ý khổ mẫu dùng cho thế kỉ XXI), trên cơ sở USMARC và CANMARC Đây là khổ mẫu mới nhất của MARC, khổ mẫu này ra đời đánh dấu một bước phát triển mới của hoạt động thông tin thư viện Nó thích hợp với điều kiện ở nhiều nước và thích ứng với nhiều phần mềm tích hợp, vì vậy

mà được sử dụng ở nhiều thư viện trên thế giới tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn tin thư mục giữa các thư viện

Hiện nay, có rất nhiều khổ mẫu với những ưu điểm khác nhau tạo ra nhiều sự lựa chọn cho các thư viện sử dụng Tuy nhiên việc áp dụng nhiều khổ mẫu nhập tin gây ra những khó khăn không nhỏ cho các thư viện trong việc trao đổi chia sẻ nguồn lực lẫn nhau Mặc dù hầu hết các phần mềm cho phép tạo lập các file chuyển đổi khi xuất nhập dữ liệu song việc trao đổi dữ liệu giữa các CSDL không cùng một cấu trúc gặp nhiều trở ngại Hiện nay khổ mẫu MARC 21 đang được khuyến khích sử dụng tại Việt Nam

2.2.3 Các phần mềm được Thư viện ứng dụng 2.2.3.1 Phần mềm tư liệu CDS/ISIS

CDS/ISIS (Computer Documentatin System – Intergreted Set of Information System) là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến

từ năm 1995 CDS/ISIS quản lí các CSDL dạng văn bản có cấu trúc Nó có khả năng quản lí các dữ liệu có độ dài biến động, quản lí các thông tin có nhiều phần tử khác nhau nhưng cùng ý nghĩa (trường con) Nó không quản lí

số liệu và không cho phép thực hiện các phép tính và thống kê

CDS/ISIS là một trong những phần mềm tư liệu được sử dụng rộng rãi

trên thế giới đặc biệt là trong các nước đang phát triển, trong đó có Việt Nam CDS/ISIS đã được trung tâm thông tin – tư liệu khoa học và công nghệ Quốc gia Việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia

ISIS thiếu hầu hết các yếu tố của RDBMS như mối quan hệ phức tạp giữa các thực thể khác nhau song nó lại có tính năng linh hoạt, hữu ích với các thư mục có nhiều biểu ghi thay đổi và cấp độ cấu trúc phụ đơn lẻ lớn, mà ngày nay người ta thường dùng văn bản dưới dạng XML hơn là dạng văn bản các dòng bảng biểu Cơ chế định chỉ mục cấu trúc linh hoạt kết hợp với sự ưu việt của việc tìm kiếm toàn văn và của những con số ký hiệu đã tạo ra cách tra cứu toàn văn và tìm kiếm được cơ cấu

2.2.3.2 Phần mềm ILIB 3.6 Tuy nhiên cùng với sự phát triển của thông tin, công nghệ và Internet, CDS/ISIS đã tỏ ra không còn phù hợp nữa Người ta cũng đã cố gắng nâng cấp CDS/ISIS để phần mềm này hữu dụng hơn như phát triển CDS/ISIS có hỗ trợ chuẩn MARC21, CDS/ISIS trên nền Web Tuy nhiên các phiên bản này chưa hoàn thiện và cũng chỉ mới tập trung phần xây dựng và quản trị CSDL, trong khi các thư viện lại có nhu cầu tự động hóa nhiều khâu trong quy tình nghiệp vụ Người ta cần những hệ phần mềm mạnh hơn để có khả năng quản

lí hang triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (toàn văn, âm thanh, hình ảnh), khả năng chia sẻ và khai thác trực tuyến cũng như tự động hóa các quy trình từ khâu bổ sung đến khâu lưu thông Chính vì vậy xuất hiện các hệ phần mềm quản lí thư viện điện tử tích hợp

iLib là giải pháp thư viê ̣n điê ̣n tử cho các thư viê ̣n ta ̣i Viê ̣t Nam do CMC nghiên cứu và phát triển Đây là mô ̣t hê ̣ thống thư viê ̣n tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu của các thư viê ̣n trong nước , từ các thư viê ̣n công cô ̣ng , thư viê ̣n các trường đa ̣i ho ̣c , thư viê ̣n chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quốc

iLib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại

như: Bổ sung, biên mu ̣c, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ (báo, tạp chí, tâ ̣p san ),

tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu (với mo ̣i loa ̣i hình tài liê ̣u), quản

lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc – tất cả đều có thể kết hợp dùng

mã vạch Đặc biệt, tất cả các module được tích hợp trong mô ̣t hê ̣ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng

Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, iLib bổ sung các tính năng của thư viê ̣n điê ̣n tử, thư viê ̣n số, biến thư viê ̣n thành trung tâm thông

tin thực sự hiê ̣n đa ̣i, tạo cho người dùng sử dụng một cổng vào mo ̣i da ̣ng

thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh, v.v

iLib tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet

iLib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bô ̣ chương trình: dễ sử du ̣ng, đảm bảo tất cảc các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiê ̣p vu ̣ thư viê ̣n,

có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối

lôgíc trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho viê ̣c khai thác dữ liê ̣u ở tốc đô ̣

cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liê ̣u và bảo mâ ̣t

Cung cấp các tính năng ma ̣nh:

 Công cu ̣ tìm kiếm và tra cứu ma ̣nh, đă ̣c biê ̣t là khả năng tìm kiếm toàn văn

 Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đă ̣c biê ̣t là khả năng xử lý tiếng Viê ̣t, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN

 Sử du ̣ng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mu ̣c ISBD, AACR2, TCVN 4743-89, cũng như các khung phân loại DDC, BBK, UDC, LCC,

và các loại từ điển từ chuẩn, chủ đề, tác giả

 Hỗ trợ chuẩn biên mục theo UNIMAC, MARC21

 Tra cứu mu ̣c lu ̣c trực tuyến thông qua Internet

 Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50

 Quản lý dữ liệu số hoá - cho phép số hoá, biên mu ̣c, quản lý truy nhập các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video => hướng đi mới cho

thư viê ̣n hiê ̣n đa ̣i Kết nối mượn liên thư viê ̣n – nhu cầu tối cần thiết trong

thời đa ̣i ngày nay

trong cùng một giao diện và cơ sở dữ liệu chung, có thể tuỳ biến để phù hợp

với các điều kiê ̣n và tính chất nghiê ̣p vu ̣ đă ̣c thù của từng thư viê ̣n nếu có yêu cầu

 Mô hình 3 lớp – đầu cuối chỉ cần trình duyê ̣t Web (MS IE5, Netscape 4.5) => mọi quy tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến chỉ cài đă ̣t và bảo trì đơn giản

 Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows

NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat, )

 Chương trình được thiết kế theo hướng người dùng đảm bảo: thuận tiện, dễ sử dụng

 Trợ giúp Online tối đa ở từng module Các module chính của ILIB

 Tra cứu trực tuyến - OPAC

2.2.3.3 Phần mềm Libol 6.0 Libol (LIBrary OnLine) là bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện thành công nhất ở Việt Nam LIBOL có những tính năng chính sau:

 Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu;

 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH;

 Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME;

 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả

tự động theo chuẩn SIP 2;

 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI

 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số;

 Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD;

 Tìm kiếm toàn văn;

 Khả năng tuỳ biến cao;

 Bảo mật và phân quyền chặt chẽ;

 Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;

 Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn hàng triệu bản ghi, Hỗ trợ hệ

QT CSDL Oracle hoặc MS SQL Server;

 Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại

di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị;

 Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở;

 Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

Các phân hệ chức năng chính:

 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi

đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác

 Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể

từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

 Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên

mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng

 Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ

quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san ) như

bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có

số thiếu

 Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp

thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

 Phân hệ lưu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại

trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết

 Phân hệ sưu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện

tử qua mạng, quản lý kho tư liệu số hoá

 Phân hệ mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao đổi tư

liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác

 Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ

hoạt động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình

2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý

Trước kia thư viện sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS nên chưa có phân hệ quản lý, thư viện cũng chưa sử dụng 1 phần mềm quản lý nào, hồ sơ nhân viên và bạn đọc chủ yếu lưu trữ dưới dạng giấy hoặc nhập thông tin cơ bản trên Excel

Hiện nay thư viện đang tiến hành áp dụng Phần mềm Libol 6.0, phần mềm này có hẳn 1 phân hệ quản lý để quản lý thông tin bạn đọc Tuy nhiên vẫn đang trong quá trình triển khai phần mềm nên chưa có CSDL về bạn đọc

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chuyên môn

2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung trao đổi Trong công tác xây dựng và phát triển Vốn tài liệu, bên cạnh nguồn kinh phí từ ngân sách, Thư viện Hà Nội cố gắng khai thác những nguồn bổ sung khác: tài trợ, tặng biếu:

- Từ 2008 đến 2011 Thư viện Hà Nội đã nhận được 855 cuốn sách tài trợ từ ngân hàng ADB, Trung tâm giao lưu Văn hóa Nhật Bản tại Việt Nam

- Nhà xuất bản Kim Đồng: hàng năm đều tài trợ sách thiếu nhi cho Thư viện Hà Nội và cho kho sách luân chuyển của Thư viện Hà Nội

- Năm 2010 quỹ SIF: tài trợ 1500 tài liệu dành cho thiếu nhi

- Năm 2011 nhận 2072 cuốn sách của bà Ngô Thị Thanh Hằng – nguyên Phó chủ tịch UBND Tp.HN trao tặng cho hệ thống thư viện công cộng của Hà Nội