Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN ---***---LÊ THỊ DƯƠNG TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-*** -LÊ THỊ DƯƠNG

TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH- 2007-X

Hà Nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-*** -LÊ THỊ DƯƠNG

TÌM HIỂU VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH- 2007-X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN VĂN HÀNH

Hà Nội - 2011

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined

1 Tính cấp thiết của đề tài Error! Bookmark not defined

2 Mục đích nghiên cứu Error! Bookmark not defined

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined

4 Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined

5 Đóng góp khoa học của khóa luận Error! Bookmark not defined

6 Cấu trúc của khóa luận Error! Bookmark not defined CHƯƠNG 1 TỐNG QUAN VỀ BIÊN MỤC VÀ CÁC CHUẨN NGHIỆP

VỤ TRONG BIÊN MỤC Error! Bookmark not defined 1.1 Khái quát về biên mục Error! Bookmark not defined

1.1.1 Khái niệm Error! Bookmark not defined

1.1.2 Các nội dung của Biên mục Error! Bookmark not defined

1.1.3 Tự động hóa công tác Biên mục Error! Bookmark not defined

1.2 Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục Error! Bookmark not defined

1.2.1 Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục Error! Bookmark not defined

1.2.1.1 Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mụcError!

Bookmark not defined

1.2.1.2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging

Rules ) Error! Bookmark not defined

1 2.2 Khổ mẫu MARC21 Error! Bookmark not defined

1.2.2.1 Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫuError! Bookmark

not defined

1.2 2.2 Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu Error!

Bookmark not defined

1.2.2.3 Cấu trúc biểu ghi và các trường cơ bảnError! Bookmark not defined 1.2.2.4 MARC 21 Tiếng Việt Error! Bookmark not defined

1.2.3 Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC) Error! Bookmark not defined

1.2.3.1.Giới thiệu sơ lược về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)Error!

Bookmark not defined

1.2.3.2 Khung phân loại Thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14 (gọi tắt là

"DDC 14" ) Error! Bookmark not defined

1 3 Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệuError! Bookmark

not defined

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNGError! Bookmark

not defined

2.1 Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ

Bưu Chính Viễn Thông Error! Bookmark not defined

2.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triểnError! Bookmark not defined 2.1.2 Chức năng của Trung tâm Error! Bookmark not defined 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 2.1.4 Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV Error! Bookmark not

defined

2.2 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung

tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông Error!

Bookmark not defined

2.2.1 Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVTError!

Bookmark not defined

2.2.1.1 Quá trình triển khai Error! Bookmark not defined 2.2.1.2 Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined

2.2.2 Áp dụng Khổ mẫu MARC21 tại Trung tâm Thông tin- thư viện Error!

Bookmark not defined

2.2.3 Áp dụng Khung phân loại DDC tại Trung tâm Thông tin- Thư viện

HVCNBCVT Error! Bookmark not defined

2.2.3.1 Quá trình triển khai Error! Bookmark not defined 2.2.3.2.Quy mô áp dụng và cách thức tiến hànhError! Bookmark not defined

2.3 Các sản phẩm, dịch vụ Thông tin Thư viện khi sử dụng các chuẩn biên mục

Error! Bookmark not defined

2.3.1 Các Cơ sở dữ liệu Error! Bookmark not defined

2.3.2 Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Acces catalog)

Error! Bookmark not defined

2.3.3 Thư mục thông báo sách mới Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC

ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU

TẠI TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU

CHÍNH VIỄN THÔNG Error! Bookmark not defined

3 1 Nhận xét về thực trạng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thôngError!

Bookmark not defined

3 1 1 Các chuẩn biên mục tài liệu Error! Bookmark not defined

3 1 2 Đội ngũ cán bộ Biên mục Error! Bookmark not defined

3 1 3 Cơ sở vật chất hỗ trợ công tác Biên mục Error! Bookmark not defined

3 1 3 Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện

khi sử dụng các chuẩn Biên mục Error! Bookmark not defined

3 3 Kiến nghị Error! Bookmark not defined

3 3 1 Chuẩn hóa nghiệp vụ trong công tác Biên mục tài liệuError! Bookmark not

defined

3 3 2 Hoàn thiện cơ sở vật chất hỗ trợ việc chuẩn hóa Error! Bookmark not

defined

3 3 3 Tổ chức dội ngũ cán bộ Biên mục Error! Bookmark not defined

3 3 4 Hoạt động khai thác sử dụng các sản phẩm và dịch vụ Thông tin Thư viện

khi sử dụng các chuẩn Biên mục Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực hiện đề tài Khóa luận của mình, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp

đỡ từ các thầy giáo, cô giáo, các cán bộ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông và gia đình, bạn bè của tôi

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong khoa Thông Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu Tôi trân trọng cám ơn tới ThS Nguyễn Văn Hành đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi hoàn thành tốt Khóa luận này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các các bộ nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viện thông đã tạo điều kiện thuận lợi gúip đỡ tôi trong quá trình làm Khóa luận

Xin cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động viên, giúp đỡ tôi hoàn thành Khóa luận này

Tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt Khóa luận của mình Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế nên Khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Tôi mong nhận được sự đóng góp của các thầy

cô giáo và các bạn để Khóa luận được tốt hơn

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2011

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Dương

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu

tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông”của tôi hoàn toàn

mới Đây là đề tài tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Văn Hành

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

AACR Quy tắc biên mục Anh - Mỹ

(Anglo-American Cataloging Rules)

ISBD

Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ( International Standard Bibliographic Description)

HVCNBCVT Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Libol Library OnLine NDT Người dùng tin RDA Resource Description Access OPAC Online Public Acces catalog

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, khi mà xu thế toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế đang diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các quốc gia trên thế giới Đòi hỏi các quốc gia khi hội nhập phải có tri thức, làm chủ được mình để hội nhập có lợi Xu thế này phát triển trên mọi lĩnh vực mà hoạt động Thông tin- thư viện không nằm ngoài trào lưu phát triển đó

Trong sự phấn đấu chung để theo kịp sự phát triển của thời đại thì sự nghiệp giáo dục, đặc biệt

là giáo dục đại học đóng một vai trò quan trọng Giáo dục đại học đã và đang cung cấp cho tương lai những chủ nhân có tri thức cao, có khả năng độc lập, tư duy để làm chủ thực sự Thư viện với chức năng là cơ quan văn hóa, giáo dục ngoài nhà trường có vai trò quan trọng trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài Thư viện phải là cơ sở cho việc tự học cho toàn dân, bởi vì nó nắm công cụ chủ yếu cho việc tự học đó là sách báo, tài liệu Trong cơ cấu các trường đại học, Thư viện chính là bộ phận không thể thiếu, được coi như giảng đường thứ hai của sinh viên bởi vì nó góp phần trực tiếp vào nhiệm vụ, mục tiêu và kết quả của sự nghiệp giáo dục

Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện sự hội nhập và hợp tác, thực hiện nhiệm

vụ, mục tiêu giáo dục đại học nói trên là vấn đề cập nhật và chia sẻ nguồn tin giữa các nước, các Thư viện với nhau Trong đó, vấn đề tiên quyết đặt ra là tiêu chuẩn hóa, bởi vì tiêu chuẩn hóa đảm bảo sự thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Thông tin - thư viện, bảo đảm mối liên hệ giữa hoạt động này với các nhiệm vụ, đẩy mạnh tiến bộ khoa học và công nghệ, góp phần hoàn thiện việc tổ chức, quản lý hoạt động Thông tin - thư viện, nâng cao năng suất lao động và chất lượng lao động của cán bộ Thông tin - thư viện Để Thư viện các trường đại học thực sự đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo, hệ thống này cần đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ của mình để nhằm đạt tới sự chuẩn hóa, hội nhập và liên thông Thư viện Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ VHTT – DL) đã có văn bản số 1598/BVHTT, theo đó, từ ngày 1 tháng 6 năm 2007 tất cả các Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành, đa ngành đều được khuyến cáo nên áp dụng 3 chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của Thư viện đó là AACR2, DDC, MARC21

Trong quyết định ban hành ngày 7/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin, các chuẩn nghiệp vụ quốc tế phổ biến gồm DDC, MARC21 và AACR2 được Bộ VH-TT quyết định áp dụng trong công tác xử lý kỹ thuật tài liệu ở tất cả các thư viện Việt Nam với mục tiêu: Chuẩn hóa - Thống nhất - Hội nhập của ngành thư viện Việt Nam với thế giới

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông là một trong những cơ quan đầu ngành về đào tạo và nghiên cứu lĩnh vực Bưu chính Viễn thông NDT là cán bộ và sinh viên của Học viện có nhu cầu cao về thông tin phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học Với tư cách là giảng đường thứ hai của sinh viên, Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã thực hiện chức năng phục vụ thông tin, tư liệu góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu của Học viện Đặc biệt Trung tâm chú trọng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin và nâng cao trao đổi hợp tác cùng phát triển giữa các cơ quan Thông tin- Thư viện trong và ngoài nước

Xuất phát từ những lý do trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn

nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông” làm đề tài Khóa luận của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu hiện trạng áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm nói riêng và của sự nghiệp Thư viện nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu gồm : AACR 2, MARC

21, DDC

- Phạm vi: Khóa luận tốt nghiệp giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

HVCNBCVT

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở nắm vững phương pháp luận của chủ nghĩa

duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, để giải quyết tốt mục tiêu đề ra, tôi đã sử dụng các phương

pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp điều tra thực tế,

5 Đóng góp khoa học của khóa luận

+ Ý nghĩa lý luận: Tìm hiểu và nhận xét về các chuẩn Biên mục đang được áp dụng Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT

+ Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc khảo sát, nghiên cứu tìm hiểu việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu, đề tài sẽ cung cấp các cứ liệu giúp cho việc hoàn thiện các chuẩn nghiệp

vụ và tăng cường hơn nữa việc áp dụng các chuẩn này tại Trung tâm

6 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bảng chữ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận này bao gồm 3 chương :

Chương 1 Tổng quan về biên mục và các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục

Chương 2 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục tài liệu tại Trung tâm

Thông tin- Thư viện Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông

Chương 3 Nhận xét chung và một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện việc áp dụng các chuẩn

nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên

quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất

Công tác biên mục giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động xử lý thông tin và tư liệu, góp phần quyết định trong việc kiểm soát thư mục

1.1.2 Các nội dung của Biên mục

Biên mục bao gồm 3 công đoạn:

* Biên mục mô tả:

Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng và mô

tả một tài liệu (ghi lại nhữg thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật

lý của tài liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập (tiêu đề mô tả), trừ các điểm truy nhập theo chủ đề

Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu và dễ dàng tìm được tài liệu đấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại

Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, thông tin vật lý…

Mô tả thư mục bao gồm các công việc:

+ Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, tài liệu, các yếu tố xuất bản, đặc trưng số lượng…)

+ Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu mô tả, tờ nhập tin) theo các quy định

và tiêu chuẩn được xác lập trên quốc tế để khai thác sau này

Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của tài liệu Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng, đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả Các yếu tố mô tả sẽ được sắp xếp theo trật tự nhất định, có hệ thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả

* Biên mục chủ đề: Phân loại và định đề mục chủ đề

Quá trình này liên quan đến việc xác định các chỉ số hay khái niệm có liên quan đến nội dung tài liệu

“Phân loại tài liệu” phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tài liệu theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn Trong quá trình này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng để xác định nội dung tài liệu đang biên mục

Phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định những khái niệm chủ đề trong nội dung tài liệu Sau khi xác định được chủ đề, có thể tìm và lập được một tiêu đề hay đề mục chủ đề dựa vào một danh mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khóa hay từ điển, từ chuẩn

* Kiểm soát tính thống nhất

Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên người, các tác phẩm hay chủ đề dựa trên quy tắc mô tả Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề

Nhờ có quá trình kiểm soát tính thống nhất mà biên mục vượt ra ngoài khuôn khổ của quá trình tạo lập một loạt biểu ghi phản ánh các tài liệu rời rạc, không liên hệ với nhau Chính các tiêu

đề thống nhất và các tham chiếu đã tạo mối liên hệ giữa các tài liệu được biên mục Chẳng hạn, tiêu đề phản ánh tên của cùng một người trên các biểu ghi khác nhau Nhờ đó, các biểu ghi phản ánh tài liệu do một người viết (tác giả) hay nói về người ấy (nhân vật), hay tác phẩm của một cơ quan, tập thể (tác giả tập thể) được nhóm hợp vào một chỗ và hiển thị cùng nhau

1.1.3 Tự động hóa công tác Biên mục

Trong những năm qua sự phát triển của Công nghệ thông tin đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động Thông tin – Thư viện nói chung và công tác Biên mục nói riêng Công nghệ thông tin không chỉ thay đổi phương thức mà thông tin được tạo ra và phân phối mà Công nghệ thông tin cũng trở thành công cụ hữu ích đối với các quy trình thông tin tại Thư viện

Tự động hóa thư viện (Tin học hóa thư viện) là việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh vực Thông tin – Thư, tạo ra các phần mềm, sử dụng các khổ mẫu đọc máy…phục vụ công tác Thông tin – Thư viện, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyển đổi từ các Thư viện truyền thống sang Thư viện hiện đại, tiết kiệm kinh phí cũng như sức lao động của người cán bộ Thư viện

Việc tự động hóa Biên mục mang lại nhiều lợi ích nhưng còn tùy thuộc vào nhiều nhân tố: tầm

cỡ và loại hình Thư viện, trình độ cán bộ, kinh phí và các trang thiết bị hiện đại

1.2 Các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục

1.2.1 Một số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục

1.2.1.1 Giới thiệu khái quát về số tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục

* Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD (International Standard Bibliographic Description)

Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD được soạn thảo năm 1969, xuất phát từ buổi họp quốc tế của những chuyên gia biên mục tại Copenhagen (Đan Mạch) để bàn về việc biên soạn ISBD áp dụng cho công tác biên mục tại thư viện tất cả các nước

Từ năm 1974, lần lượt các tiêu chuẩn ISBD cho mô tả từng loại hình tài liệu thư viện ra đời: 1974: ISBD(M) cho mô tả sách chuyên khảo; 1977: ISBD(S) cho mô tả xuất bản phẩm tiếp tục; 1980: ISBD(G) tổng quát, tiêu chuẩn khung cho các loại hình tài liệu và được sửa chữa lại năm 2004; 1980: ISBD(PM) cho bản nhạc in, ISBD(A) cho mô tả sách cổ; 1989: ISBD(CF) cho mô tả file máy tính, sau này đổi thành ISBD(ER) cho mô tả nguồn tin điện tử

Đặc điểm của Tiêu chuẩn quốc tề về mô tả thư mục ISBD là mang tính mềm dẻo, trong mỗi vùng mô tả có những yếu tố bắt buộc và không bắt buộc Những yếu tố bắt buộc đảm bảo cho việc nhận dạng tài liệu và được ghi trong phiếu mô tả tài liệu cho tất cả mọi loai hình thư viện Yếu tố

không bắt buộc cung cấp các thông tin phụ về tài liệu (nội dung, đối tượng tài liệu, tài liệu minh họa) những yếu tố này do các thư viện tự quyết định để phù hợp với đặc điểm, tính chất của thư viện mình Với đặc điểm này, ISBD phù hợp với công tác mô tả tài liệu cho tất cả các loại hình tài liệu và được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin, xuất bản, phát hành ở nhiều nước lớn trên thế giới như: Anh, Đức (1972), Pháp (1973), Mỹ, Úc, Canada, Đan Mạch (1974), Liên Xô (1975) Ở Việt Nam, từ năm 1985 ISBD đã được áp dụng rộng rãi ở các Thư viện

Cấu trúc ISBD

Cấu trúc của ISBD gồm có 8 vùng mô tả và hệ thống dấu quy định:

- Các vùng mô tả trong ISBD:

Vùng 1: Vùng nhan đề và các thông tin trách nhiệm (Nhan đề chính, nhan đề song song, thông tin liên quan đến nhan đề, các thông tin về trách nhiệm)

Vùng 2: Vùng thông tin lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản

Vùng 3: Vùng thông tin đặc thù (Các thông tin đặc trưng cho một số loại hình tài liệu như: Các ấn phẩm định kỳ, các tài liệu chuyên dạng,…

Vùng 4: Vùng địa chỉ xuất bản (Nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản)

Vùng 5: Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng vật lý (Số trang, minh họa, khổ cỡ của tư liệu

và các tài liệu đi kèm theo

Vùng 6: Vùng tùng thư (nhan đề tùng thư, chỉ số ISSN của xuất bản, số thứ tự cuốn sách trong tùng thư)

* Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ

Quy tắc này được biên soạn dựa theo truyền thống mô tả Anh – Mỹ và từ những kinh nghiệm biên mục của các thư viện lớn ở Liên Xô cũ

Đặc điểm của quy tắc này là bao quát được mọi lọai hình tư liệu được xuất bản vào thời kì bấy giờ, chú trọng tới việc làm rõ nội dung tư liệu, xác định rõ phạm vi sử dụng mô tả theo tác giả tập thể

Quy tắc thống nhất mô tả ấn phẩm cho mục lục thư viện của Liên Xô cũ đã có ảnh hưởng lớn đến thực tiễn biên mục của việt Nam trong hàng thập kỷ từ đầu những năm 1960 đến giữa những năm 1980 khi ảnh hưởng của ISBD bắt đầu thâm nhập vào nước ta

* Tiêu chuẩn Việt Nam về mô tả thư mục tài liệu(TCVN 4743-89)

TCVN 4743-89 nằm trong bộ tiêu chuẩn Việt Nam về hoạt động thông tin tư liệu, được ban hành từ 1988 đến 1922 TCVN 4743-89 mang tên: Xử lý thông tin Mô tả thư mục tài liệu Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn

TCVN 4743-89 được biên soạn trên cơ sở tham khảo Tiêu chuẩn Liên Xô GOST 7.1-69: Mô tả

ấn phẩm dùng cho các xuất bản phẩm thư mục và thông tin và một số tư liệu khác

Tiêu chuẩn này quy định những yêu cầu chung đối với mô tả thư mục một tài liệu và các quy tắc biên soạn mô tả Tiêu chuẩn áp dụng cho mô tả các tài liệu thành văn công bố hoặc không công bố: sách, ấn phẩm tiếp tục, các tài liệu kỹ thuật, tài liệu dịch, báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án và mô tả trích

Đây là tiêu chuẩn có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan Thông tin Khoa học Kỹ thuật, các thư viện, nhà xuất bản, phát hành, các tòa soạn báo chí có làm thư mục

* Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Đây là tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm (dùng cho mục lục thư viện) của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và xuất bản năm 1994 Tài liệu được biên soạn dựa trên các quy tắc mô tả Liên Xô cũ; mô tả Anh – Mỹ (AACR); Tiêu chuẩn mô tả Thư mục quốc tế ISBD và từ những kinh nghiệm trong công tác biên mục của Thư viện Quốc gia Việt Nam Tài liệu đã đưa ra được những quy định và ví dụ cụ thể phù hợp với điều kiện Việt Nam

* Quy tắcbiên mục Anh – Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules: AACR)

Quy tắc biên mục Anh – Mỹ, 1967

Năm 1967 Quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR (Anglo-American Cataloging Rules) được Hội thư viện Anh, Hội thư viện Mỹ hợp tác biên soạn và xuất bản lần đầu tiên (còn được gọi là AACR1) dành cho các thư viện nghiên cứu lớn, nhưng là 2 bản riêng, một cho Anh, một cho Bắc

Mỹ

Quy tắc biên mục Anh – Mỹ: AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules)

Năm 1974, đại diện các Hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ, Canada đã soạn thảo một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện cho người sử dụng mục lục tìm tài liệu nhanh chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục

Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và nhanh chóng áp dụng rộng rãi ở các thư viện (1981 bắt đầu được áp dụng thực sự), trải qua nhiều lần xuất bản, bổ sung và hiệu đính

Từ 1998 đến 2004, AACR2R được chỉnh lý và cập nhật nhiều lần, đáng chú ý là các lần sau:

1988 AACR2R xuất bản lần 2; năm 2002, xuất bản dạng tờ rời; Bản cập nhật năm 2004, cũng xuất bản dạng tờ rời

Bộ quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2R dựa theo ISBD(G) trong mô tả tài liệu thư-viện Bộ quy tắc quy định chặt chẽ chi tiết mô tả từng loại hình tài liệu và rất chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập (tiêu đề) cho biểu ghi thư mục Là bộ quy tắc chính được dùng trong biên mục theo khổ mẫu USMARC, CANMARC, UKMARC và sau này là MARC21

Đến nay, bộ quy tắc AACR2 được dịch sang 18 tiếng khác nhau và được xuất bản đồng thời dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử Hỗ trợ cho AACR2 còn có 2 bản hướng dẫn: “Hướng dẫn mô tả thư mục cho tư liệu multimedia tương tác” và Hướng dẫn mô tả thư mục cho các phiên bản”

* Bộ quy tắc biên mục RDA (Resource Description Access)

Hiện nay, trên thế giới xuất hiện Bộ quy tắc mới mang tên Bộ quy tắc biên mục Mô tả và truy cập tài nguyên RDA (Resource Description Access) RDA là Bộ quy tắc biên mục mới được soạn thảo để thay thế cho Bộ Quy tắc Biên mục Anh-Mỹ (AACR2) nhằm giúp cho việc mô tả và truy cập các nguồn lực thông tin RDA được đánh giá là bộ quy tắc biên mục cho thế kỷ XXI

Đặc điểm của RDA:

- Một tiêu chuẩn mới cho việc mô tả và truy cập tài nguyên

- Được thiết kế cho môi trường số

+ Sản phẩm dựa trên web (cũng có bản in)

+ Mô tả và truy cập tất cả tài nguyên số (và cả liên biến)

+ Tạo ra những biểu ghi có thể sử dụng trong môi trường số (Internet, Web OPAC, vv…)

- Tiêu chuẩn có nội dung đa quốc gia cung ứng việc truy cập và mô tả thư mục

- Dành cho tất cả mọi phương tiện

- Độc lập với khổ mẫu (vd MARC 21) được dùng để chuyển tải thông tin

Bộ quy tắc biên mục RDA đang trong giai đoạn áp dụng thử nghiệm và chuẩn bị đưa vào hoạt động Hy vọng, việc áp dụng RDA sẽ đáp ứng được nhu cầu phát triển mới của hoạt động Thông tin - Thư viện trong giai đoạn phát triển mới của thời đại

1.2.1.2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules )

Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 gồm 19 chương chia làm 2 phần bao quát việc mô tả

và cung cấp những điểm truy cập cho mọi loại hình tài liệu

Cấu trúc của bộ quy tắc gồm 2 phần chính:

Phần 1: Từ chương 1 đến chương 13 là phần Mô tả thư mục

Phần này quy định cách mô tả các loại hình tài liệu khác nhau và dựa trên quy định của ISBD (Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế)

Phần 2: từ chương 21 đến chương 26 là phần Lựa chọn điểm truy cập

Cụ thể AACR2 bao gồm các phần và chương như sau:

Phần 1

Chương 1: Quy tắc mô tả tổng quát: Quy định dùng chung cho mọi loại hình tài liệu như:

- Nguồn lấy thông tin

Chương 5: Tài liệu âm nhạc

Chương 6: Tài liệu ghi âm

Chương 7: Phim và băng video

Chương 8: Tài liệu đồ hoạ

Chương 9: Nguồn tin điện tử

Chương 10: Vật chế tác và ba chiều

Chương 11: Tài liệu vi hình

Chương 12: Nguồn tin tiếp tục

Chương 13: Mô tả trích

Phần 2

Bắt đầu từ chương 21-25, phần này liên quan đến việc xác định và tạo lập các điểm truy cập mà theo đó những thông tin mô tả được trình bày cho người sử dụng mục lục cung cấp như tạo ra tham chiếu đến những tiêu đề này

Chương 21: Lựa chọn điểm truy cập

Chương 22: Tiêu đề cá nhân

Chương 23: Địa danh

Bộ quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 có nhiều ưu điểm:

- Trình bày các quy định mô tả trước quy định lựa chọn tiêu đề, cách trình bày này phù hợp với lý luận về Biên mục hiện nay

- Trong các quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhâp) AACR2 ít nhấn mạnh đến hình thức của bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ

- AACR2 có mối quan hệ với MARC21: MARC21 dựa trên cấu trúc của AACR2 để cấu tạo các trường con, do vậy MARC21 cho phép nhập dữ liệu theo AACR2 ở các mức khác nhau, tùy theo từng loại hình thư viện Từ đó, thuận lợi cho biên mục sao chép, tận dụng được các kết quả biên mục của các thư viện khác có cùng tiêu chuẩn

- Thống nhất mẫu mô tả giữa các thư viện, tạo khả năng thực hiện biên mục tích hợp đa phương tiện

- Tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ biên mục và người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập) tương thích

Tuy nhiên AACR2 cũng có những nhược điểm như:

- Cách biên mục theo AACR2 đôi khi làm mất thông tin về các tác giả có trách nhiệm khác, nếu không lập tiêu đề phụ cho các tác giả này

- Bản đầy đủ của AACR2 rất chi tiết và phức tạp, đôi khi gây khó khăn cho người sử

- Trong tương lai AACR2 không phù hợp với môi trường điện tử hay môi trường số Vì vậy, cần

có một quy tắc biên mục mới thay thế quy tắc này

1 2.2 Khổ mẫu MARC21

1.2.2.1 Khái niệm, chức năng và thành phần của Khổ mẫu

MARC là từ viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: “Machine Readable Cataloguing” Thuật ngữ này có nghĩa là “Biên mục có thể đọc bằng máy”

Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được (machine-readable) Khổ mẫu thư mục MARC

21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu trúc hoàn thiện, có những ưu điểm và đặc điểm nổi bật, vì vậy

nó thu hút được sự quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng

Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời năm 1997, là bước phát triển tiếp theo khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc Hội Mỹ

MARC 21 bao gồm 5 thành phần hoàn chỉnh hỗ trợ và bổ sung lẫn nhau để hoàn chỉnh việc biên mục và kiểm soát dữ liệu thư mục Khổ mẫu này còn mang nhiều yếu tố đặc trưng quốc gia (Mỹ) 5 thành phần đó là:

- MARC 21 Format for Authory Data: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu tác giả

- MARC 21 Format for Bibliographic Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục

- MARC 21 Format for Classification for Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu phân loại

- MARC 21 Format for Communty Informstion: Khổ mẫu MARC21 cho thông tin cộng đồng

- MARC 21 Format for Holdings Data: Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu về vốn tư liệu

Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình Biên mục tự động, cho phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận

và tra tìm tài liệu thuận tiện

1.2 2.2 Phạm vi áp dụng và các loại biểu ghi xử lý của Khổ mẫu

Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục được thiết kế để làm một công cụ chứa thông tin thư mục về các tài liệu văn bản được in và bản thảo, tệp tin, bản đồ, bản nhạc, xuất bản phẩm nhiều

kỳ, tài liệu nghe nhìn và các tài liệu hỗn hợp Dữ liệu thư mục thông thường bao gồm nhan đề,

chủ đề, chú giải, dữ liệu về xuất bản, thông tin mô tả vật lý của đối tượng Khổ mẫu thư mục chứa các yếu tố dữ liệu cho các loại hình tài liệu sau:

- Sách (BK) - sử dụng cho các tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình có bản chất chuyên khảo

- Xuất bản phẩm nhiều kỳ (SE) - sử dụng cho tài liệu văn bản được in, bản thảo và các tài liệu vi hình mà nó được sử dụng ở dạng từng phần với phương thức xuất bản lặp lại (như ấn phẩm định

kỳ, báo, niên giám, )

- Tệp tin (CF) - sử dụng cho phần mềm máy tính, dữ liệu số, các tài liệu đa phương tiện định hướng sử dụng bằng máy tính, hệ thống hoặc dịch vụ trực tuyến Các loại nguồn tin điện tử khác được mã hoá theo khía cạnh quan trọng nhất của chúng Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ

- Bản đồ (MP) - sử dụng cho tài liệu bản đồ được in, bản thảo và vi hình, bao gồm tập bản đồ, bản

đồ riêng lẻ và bản đồ hình cầu Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ

- Âm nhạc (MU) - sử dụng cho bản nhạc được in, bản thảo và vi hình cũng như nhạc ghi âm và những tài liệu ghi âm không phải nhạc khác Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ

- Tài liệu nhìn (VM) - sử dụng cho những loại tài liệu chiếu hình, không chiếu hình, đồ hoạ hai chiều, vật phẩm nhân tạo hoặc các đối tượng gặp trong tự nhiên ba chiều, các bộ tài liệu Tài liệu

có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ

- Tài liệu hỗn hợp (MX) - sử dụng chủ yếu cho những sưu tập lưu trữ và bản thảo của hỗn hợp các dạng tài liệu Tài liệu có thể có bản chất chuyên khảo hoặc xuất bản nhiều kỳ (Ghi chú: trước năm

1994, tài liệu hỗn hợp (MX) được tham chiếu như là tài liệu lưu trữ và bản thảo (AM))

Các loại biểu ghi xử lý:

- Tài liệu ngôn ngữ

- Bản thảo tài liệu ngôn ngữ

- Ghi âm không phải âm nhạc

- Ghi âm âm nhạc

- Tài liệu chiếu hình

- Đồ hoạ không chiếu hai chiều

- Vật phẩm nhân tạo ba chiều và đối tượng tự nhiên

- Bộ tài liệu

- Tài liệu hỗn hợp

- Tài liệu vi hình, bất kể là dạng bản gốc hoặc sao, không được xác định là một loại biểu ghi đặc thù Khía cạnh vi hình chỉ có tính chất thứ cấp đối với loại tài liệu của đối tượng gốc (thí dụ dạng sách, ) từ đó tạo ra tài liệu vi hình Điều này cũng áp dụng tương tự với một số loại tệp tin mà ở

đó khía cạnh tệp tin chỉ là thứ cấp; tuy nhiên, một số dạng nguồn tin điện tử sẽ được gán mã đúng

ở dạng tệp tin

1.2.2.3 Cấu trúc biểu ghi và các trường cơ bản

Một biểu ghi MARC 21 gồm 3 phần chính: Đầu biểu, danh mục, các trường Cụ thể như sau:

Đầu biểu (Leader)

Đầu biểu của một biểu ghi MARC 21 gồm các phần tử cho phép chương trình xử lý các phần còn lại của biểu ghi (Thư mục, các trường…) Đầu biểu là một chuỗi liên tục gồm 24 ký tự được quy định những chức năng riêng biệt, để từ đó máy tính nhận dạng và xử lý biểu ghi Chuỗi ký tự này đứng đầu tiên trong dãy ký tự mã hoá biểu ghi của máy tính, tiếp đó là thư mục, cuối cùng là

dữ liệu thư mục

Danh mục (Directory)

Danh mục của một biểu ghi thư mục MARC 21 là một chuỗi mục có độ dài cố dịnh theo ngay sau đầu biểu dể xác định nội dung của biểu ghi Danh mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào biểu ghi thư mục, cho thấy trong biểu ghi thư mục bao gồm các nhãn trường nào, vị trí bắt đầu của trường, độ dài của trường Danh mục chỉ được sử dụng bởi người lập trình máy tính, nội dung của danh mục được mã hoá bằng chữ số

Các trường

Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC 21 bao gồm các trường, ngoài các trường dành cho các yếu

tố mô tả thư mục theo AACR2 như nhan đề, thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản, tùng thư, đặc trưng số lượng,… còn có các trường dành cho đề mục chủ đề, ký hiệu phân loại… Các trường này có thể chia nhỏ thành các trường con Trong biểu ghi của MARC 21 mỗi trường được biểu thị bằng một nhãn trường gồm 3 chữ số

Khổ mẫu MARc 21 có khoảng trên 200 trường, phân thành từng khối trường tuỳ vào chức năng

0XX : Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,v.v

6XX : Các tiêu đề mô tả theo chủ đề

7XX : Tiêu đề bổ sung, không phải chủ đề hoặc tùng thư; trường liên kết

8XX : Tiêu đề tùng thư bổ sung, sưu tập, v.v

9XX : Thông tin nội bộ

1.2.2.4 MARC 21 Tiếng Việt

MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục / biên soạn bởi Trung

tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia ; Cao Minh Kiểm chủ biên

– Hà Nội : 2005 – 354tr

* Lý do biên soạn MARC 21 Tiếng Việt

Xuất phát từ thực tế là số trường trong MARC21 được thường xuyên sử dụng chỉ chiếm phần nhỏ, còn lại là những trường rất ít được sử dụng Vì vậy, việc lựa chọn bản MARC21 đầy đủ là không cần thiết Yêu cầu đặt ra là cần phải có một Khổ mẫu MARC21 rút gọn phù hợp với thực tiễn Việt Nam

Ngày 22-23/11/2001 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia "Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam" Tại hội thảo này các thư viện Việt Nam đã đi đến thống nhất áp dụng khổ mẫu MARC21 để xây dựng MARC Việt Nam Việc các thư viện Việt Nam đi đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC21 để xây dựng khổ mẫu biên mục quốc gia Việt Nam là một quyết định quan trọng và đúng đắn

Khổ mẫu MARC21 Việt Nam rút gọn cho dữ liệu thư mục được thiết kế để nhập các thông tin thư mục về các dạng tư liệu in hoặc bản thảo, tài liệu điện tử, tệp tin máy tính, bản đồ, bản nhạc,

tư liệu nghe nhìn, tài liệu đa phương tiện và tư liệu hỗn hợp Khổ mẫu bao gồm những chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được giữa các tổ chức thông tin và thư viện của Việt Nam

Hiện nay, MARC21 đã được sử dụng trong biên mục tự động ở hầu hết các thư viện, MARC21

đã được công nhận là TCVN 7539: 2005 Thông tin và tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục

* Phạm vi áp dụng của khổ mẫu thư mục

Dữ liệu thư mục thông thường chứa các thông tin về nhan đề, tên người hoặc tổ chức, chủ đề, phụ chú, thời gian xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, thông tin về đặc trưng vật lý của đối tượng mô tả,v.v Khổ mẫu này được thiết kế để chứa các thông tin thư mục cho các loại hình tư liệu sau:

Dựa trên thực tế biên mục ở Việt Nam, xem xét nhu cầu và khả năng ứng dụng để xây dựng các

cơ sở dữ liệu thư mục ở các cơ quan thông tin thư viện, Khổ mẫu này không có mục tiêu bao quát đầy đủ nhất các yếu tố có thể mà chỉ đưa ra những yếu tố cơ bản cần có, có tính đến sự tương hợp quốc tế Trong quá trính ứng dụng thực tế, sẽ xem xét việc tiếp tục bổ sung những yếu tố cần thiết do đòi hỏi của thực tế hoạt động biên mục yêu cầu

* Những loại biểu ghi thư mục

Biểu ghi thư mục MARC 21 Việt Nam rút gọn được phân biệt với những loại biểu ghi đặc biệt khác ở mã ghi trong vị trí số 06 của vùng đầu biểu, trong đó xác định các loại hình biểu ghi sau:

- Tư liệu ngôn ngữ

- Ghi âm âm nhạc

- Tư liệu chiếu

- Vật phẩm hai chiều không chiếu được

- Vật phẩm nhân tạo 3 chiều hoặc đối tượng tự nhiên

- Bộ tư liệu (Kit)

- Tư liệu hỗn hợp

Tài liệu vi hình (Vi phim, vi phiếu), dù là nguyên bản hay là được tạo ra từ nguyên bản, không được xác định như một loại biểu ghi Dạng Biểu ghi cảu vi hình xác định dựa vào nguyên bản mà

nó chứa thông tin (thí dụ là tài liệu ngôn ngữ nếu là vi phiếu của một quyển sách)

* Thành phần của biểu ghi thư mục

Biểu ghi của MARC 21 Việt Nam bao gồm 3 thành phần quan trọng:

+ Cấu trúc biểu ghi

Cấu trúc biểu ghi MARC 21 Việt Nam bao gồm các phần như sau:

- Chỉ dẫn đầu biểu ghi

- Danh bạ

- Các trường dữ liệu

+ Mã xác định nội dung

Mã xác định nội dung (Content Designators) là các mã và những quy định được thiết lập để

xác định một cách rõ ràng các yếu tố dữ liệu có trong biểu ghi và hỗ trợ việc xử lý những dữ liệu

này Mã xác định nội dung là nhãn trường, dấu phân cách trường con, v.v

+ Nội dung dữ liệu

Nội dung Dữ liệu (Content data) được xác định bởi các chuẩn bên ngoài khổ mẫu như chuẩn

mô tả ISBD, chuẩn mã ngôn ngữ, chuẩn mã nước, từ điển từ chuẩn Một số mã được xác định bởi chính khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn

Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn là một tập hợp các mã thông tin và các mã xác định nội dung được quy định để mã hoá biểu ghi thư mục máy tính đọc được phục vụ trao đổi thông tin

* Một số quy ước dùng trong tài liệu

Những quy ước đánh máy sau sử dụng trong tài liệu này:

0 - Ký tự này thể hiện số không (zero) trong nhãn trường, vị trí cố định của ký tự, vị trí của chỉ thị

# - Ký tự đồ hoạ # thể hiện khoảng trống (hex 20) trong những trường mã hoá, vị trí không xác định của chỉ thị hoặc trong những tình huống đặc biệt mà ký tự khoảng trống có thể gây nhầm lẫn

$ - Ký tự $ (hex 1F) được sử dụng để thể hiện dấu phân cách trường con đi trước ký hiệu trường con Thí dụ $a thể hiện dẫu phân cách trường con a

* Nguyên tắc phát triển

Số lượng trường trong khổ mẫu sẽ không cố định mà có thể bổ sung để đáp ứng nhu cầu phát triển Những nhãn trường và trường con quy định trong khổ mẫu này là tập hợp cơ bản cho các biểu ghi thư mục để các tổ chức có liên quan nghiên cứu áp dụng vào hoàn cảnh cụ thể của tổ chức mình

Các tổ chức, cá nhân chấp nhận sử dụng khổ mẫu này có thể đưa thêm vào những trường và trường con khác nhưng phải tuân thủ nguyên tắc sau:

- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung thêm đã có trong bản MARC21 đầy đủ do Thư viện Quốc hội

Mỹ ban hành thì sử dụng những nhãn trường và trường con đã được quy định trong MARC21

- Nếu trường dữ liệu cần bổ sung có tính đặc thù và cục bộ của riêng tổ chức, không mang tính chất chung cho tất cả tổ chức khác thì lựa chọn nhãn trường thuộc nhóm số X9X và 9XX: nhãn trường cục bộ

1.2.3 Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC)

1.2.3.1.Giới thiệu sơ lược về Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)

Hệ thống phân loại thập phân Dewey được viêt tắt là DDC ( Dewey Dicimal Classification Sytem), là một công cụ dùng để sắp xếp cho có hệ thống các tri thức của con người Hệ thống này được sáng lập vào năm 1873 bởi ông Melvil Dewey và được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1876 Đây là một hệ thống phân loại rất chi tiết, bao gồm mọi lĩnh vực của kiến thức từ triết học tôn giáo, đến ngôn ngữ văn học và lịch sử, địa lý

Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) mang tính quốc tế cao được hơn 200.000 thư viện tại 135 quốc gia đang sử dụng, chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á-Thái Bình Dương, 13 nước ở châu

Mỹ, 8 nước ở châu Âu, 7 nước ở Trung Đông Trong 135 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một số nước trên thế giới đã đưa kí hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy vi tính Một trong đặc điểm rất mạnh của DDC là được cập nhật liên tục DDC thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản

* Các ấn bản

Bảng phân loại thập phân Dewey ( khung DDC ) được xuất bản thành hai phiên bản khác nhau: Một phiên bản đầy đủ và một phiên bản rút gọn

Ấn bản rút gọn dành cho các thư viện có khoảng trên dưới 20.000 đơn vị tài liệu Khung DDC được cập nhật hóa trong khoảng thời gian giữa hai ấn bản kế tiếp bằng những phụ đính và sửa đổi được xuất bản dưới nhan đề: Dewey Decimal Classsification, Additions, Notes and Decisions

Ấn bản đầy đủ cũng được xuất bản dưới dạng điện tử ( Dewey for windows) Những thông báo thay đổi cũng đã được cập nhật thường xuyên vào đĩa Dewey for windows này

Kể từ lần đầu tiên DDC được ấn bản vào năm 1876, đến nay DDC đã có hơn 20 lần tái bản Ấn bản 22 là ấn bản đầy đủ đáp ứng nhu cầu của các thư viện thế giới, ngoài ra còn phát hành bản dịch, các ấn bản điện tử đế đáp ứng nhu cầu mới

* Khung phân loại Thập phân DDC 22 bao gồm các lớp chính sau:

000 Tài liệu tổng quát

còn là cơ hội tiến tới thống nhất và chuấn hóa nghiệp vụ trên con đường hiện đại hóa hệ thống thư viện Việt Nam

Để hội nhập với Thư viện thế giới tạo điều kiện chia sẻ nguồn lực thông tin, việc dịch và đưa khung DDC vào sử dụng ở các Thư viện Việt Nam là cần thiết Từ tháng 8/2003 – 6/2006, Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch) đã cho phép dịch và xuất bản DDC

14 với sự tài trợ của tổ chức AP và sự giúp đỡ của OCLC và LC

Ngày 7/5/2007, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lich đã ban hành văn bản số 1598/ BVHTT-TV về hướng dẫn áp dụng chuẩn nghiệp vụ DDC trên phạm vi cả nước

* Đặc điểm của DDC rút gọn 14

+ Cập nhật liên tục

DDC 14 là ấn bản rút gọn đầu tiên của khung phân loại DDC ra đời trong môi trường WEB, nên được cập nhật liên tục và mở rộng việc tiếp cận với các nguồn thông tin, tạo điều kiện hợp tác dễ dàng với những người sử dụng trên toàn thế giới, ấn bản lần 14 đã sử dụng mục tin hàng tháng để chuyển tải thông tin cập nhật tới người sử dụng

+ Hiệu quả phân loại

Ban biên tập đã chuyển thông tin thích hợp trong bảng chính và bảng phụ được loại bỏ khỏi phần hướng dẫn, chuyển đổi chính sách áp dụng DDC của Phòng phân loại thập phân Thư viện Quốc hội mà trước đây đã được mô tả trong phần hướng dẫn thành thông lệ sử dụng DDC, chuyển các chỉ dẫn cơ bản về việc sử dụng DDC sang phần mở đầu và thông tin cơ sở sang phần Khung phân loại thập phân Dewey: Nguyên tắc và áp dụng Ban biên tập chỉnh sửa các mục còn lại của phần hướng dẫn theo một kiểu thống nhất để dễ hiểu và sử dụng có hiệu quả

*Cấu trúc của DDC rút gọn 14

Bảng tóm lƣợc 10 lớp chỉnh của DDC 14

000 Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát

100 Triết học & Tâm lý học

Chỉ chi tiết hóa đến 001.4: Bao gồm cả

Phương pháp mô tả, thực nghiệm, lịch

sử, hỗ trợ và khuyến khích đối với

nghiên cứu, học bổng, phần thưởng

Chỉ chi tiết hóa đến 005.7 với ghi chú:

Bao gồm cả lập trình và chương

trình cho truyền thông dữ liệu, giao

diện; bộ điều khiển thiết bị, cấu trúc

Chỉ chi tiết hóa đến 202.8 với ghi chú:

Bao gồm cả kính hiển vi, tác phẩm

liên ngành về thuật soi hiển vi Chỉ chi tiết hóa đến 512.9 với ghi chú:

Chỉ chi tiết hóa đến 530.13 với ghi

chú: Bao gồm cả thuyết động học, lý thuyết chiết lọc, thống kê lượng tử, lý

thuyết vận tải

1 3 Vai trò của việc chuẩn hóa trong công tác biên mục tài liệu

Chuẩn hóa trong công tác Thông tin – Thư viện nói chung và chuẩn hóa trong công tác Biên mục nói riêng luôn được ưu tiên hàng đầu cộng đồng Thông tin - Thư viện Việt Nam để có thể hội nhập và phát triển Việc chuẩn hóa trong công tác biên mục sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan Thông tin - Thư viện:

- Thực hiên tốt công tác kiểm soát thư mục

Nếu không có các công cụ kiểm soát tính nhất quán thì sẽ làm giảm chất lượng của bộ máy tra cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn hoặc mất tin Việc sử dụng các chuẩn biên mục giúp tránh trùng lặp, giảm thiểu công sức tạo lập các tiêu đề và nâng cao chất lượng của mục lục thư viện

- Chia sẻ tài nguyên giữa các cơ quan Thông tin – Thư viện

Kết quả của chuẩn hóa Biên mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin thư mục giữa các Thư viện, tiết kiệm được thời gian, công sức của các cán bộ Biên mục

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG CÁC CHUẨN NGHIỆP VỤ TRONG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI TÂM THÔNG TIN– THƯ VIỆN HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

2.1 Giới thiệu khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

2.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện CNBCVT thành lập theo Quyết định số 397/TCCB ngày 30/5/2006 của Giám đốc Học viện trên cơ sở sáp nhập bộ phận Thư viện của Phòng Quản lý đào tạo, Trung tâm Internet Plaza và Trung tâm Internet A3 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin 1 Năm 2009, Trung tâm quản lý cả phòng Thí nghiệm – Thực hành của Học viện ở Cơ sở Hà Đông,

Hà Nội

Từ khi ra đời cho đến nay, Trung tâm đã không ngừng phát triển và hoàn thiện nhằm thực hiện tốt chức năng của mình

Tuy nhiên, Trung tâm đang trong giai đoạn xây dựng trụ sở nên các phòng ban đang nằm rải rác

ở các tòa nhà khác nhau (tập trung chủ yếu ở nhà A3) nên công tác phục vụ còn gặp nhiều khó khăn Do đó vấn đề về quy hoạch Trung tâm là một công việc rất cần thiết mà Trung tâm cần phải làm

2.1.2 Chức năng của Trung tâm

- Quản lý chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin - thư viện trong toàn Học viện; tổ chức và quản lý công tác thông tin - thư viện phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Cơ sở Hà Đông

- Quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng trang thiết bị thí nghiệm - thực hành do Học viện giao phục

vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học tại Cơ sở Hà Đông

- Quản lý và phỗ trợ các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Khối Quản lý và Đào tạo phía Bắc của Học viện

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TTTV HVCNBCVT gồm Lãnh đạo Trung tâm (1 trưởng Trung tâm; 1 phó trưởng Trung tâm) và 4 tổ: Tổ Văn phòng; Tổ Thư viện; Tổ Công nghệ Thông tin và

Tổ Thí nghiệm - Thực hành

2.1.4 Các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của TTTTTV

* Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin của Trung tâm được xây dựng và tổ chức xuất phát từ nhu cầu thực tế của cán bộ và sinh viên trong Học viện nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập Các tài liệu của Trung tâm phù hợp các chương trình đào tạo của Học viện Bưu chính Viễn thông Hiện tại, Trung tâm đã xây dựng được vốn tài liệu tương đối lớn về số lượng, khoảng 5.126 tên tài liệu với 42.200 bản Trong đó: Sách tiếng Việt: 1.405 tên với 18.887 bản; Sách Ngoại văn: 2.005 tên sách với 2.536 bản

Bên cạnh các tài liệu phục vụ chủ yếu cho công tác học tập và nghiên cứu, Trung tâm Thông tin

- Thư viện HVNBCVT còn có số lượng lớn các báo tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài (Tạp chí tiếng Việt có 37 tên và tạp chí Ngoại văn có 12 tên)

* Nguồn nhân lực

Hiện nay, số cán bộ của Trung tâm Thông tin - Thư viện HVNBCVT là 15 người

Trong đó cán bộ có trình độ chuyên môn:

- 01 thạc sĩ chuyên ngành Công nghệ Thông tin

- 01 thạc sĩ chuyên ngành Thông tin- Thư viện

- 01 thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh

- 03 cử nhân chuyên ngành Thông tin- Thư viện

- 08 Đại học chuyên ngành khác

- 01 cao đẳng Công nghệ Thông tin

* Trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật

Trung tâm có tổng diện tích là 1000m2 gồm các phòng : phòng Đọc, phòng Mượn và kho sách là 180 m2; phòng Nghiệp vụ và văn phòng là 70 m2; phòng máy chủ và các phòng Internet là

250 m2 Bộ phận thí nghiệm, thực hành đặt tại các tầng 3, 4, 5 nhà A3 có diện tích khoảng 500 m2

Các thiết bị tin học và công nghệ thông tin gồm có:

+ Hệ thống máy chủ tại Data Center

+ Hệ thống máy tính : phòng Internet A3 có 50 máy tính; phòng Internet Plaza : 50 máy tính; phòng Nghiệp vụ và Văn phòng: 4 máy tính; phòng Đọc và phòng Mượn của thư viện : 5 máy + Các phòng thí nghiệm : hơn 100 máy tính

+ Hệ thống mạng LAN, Internet và VinaREn

Ngoài ra, tại các phòng chức năng đều được trang bị các thiết bị như máy in, máy Photocopy, giá sách, xe đẩy để luân chuyển tài liệu

2.2 Thực trạng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong Biên mục tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông

2.2.1 Áp dụng quy tắc AACR2 tại Trung tâm Thông tin- Thư viện HVCNBCVT

2.2.1.1 Quá trình triển khai

- Giai đoạn trước năm 2007

Tại Thư viện của Học viện, công tác mô tả tài liệu được thực hiện theo các quy tắc mô tả do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn như : Tài liệu hướng dẫn Mô tả ấn phẩm, dành cho mục lục Thư viện do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 1994

Trong suốt thời gian này, quá trình xử lý tài liệu của Thư viện thực hiện bằng phương pháp Biên mục truyền thống, mà kết quả của quá trình này là các phiếu mục lục : Mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề Thông qua hệ thống mục lục người dùng tin có thể tra cứu tài liệu được dễ dàng hơn Tuy nhiên, bạn đọc sẽ phải mất thời gian tra cứu, cán bộ biên mục phải mất nhiều thời gian và công sức hơn

Năm 2002, Thư viện Học viện bước đầu tin học hóa hoạt động thông tin- thư viện bằng việc đưa công nghệ thông tin và các thiết bị hỗ trợ tin học hóa khác Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện CDS/ISIS 3.0 của Thư viện Quốc gia Kết quả của quá trình này là sau khi tạo lập biểu ghi, cán bộ Biên mục in ra các phiếu mục lục xếp vào hộp phích CSDL tạo lập được đưa lên mạng LAN của Thư viện nhằm phục vụ bạn đọc trong và ngoài học viện đến Thư viện tra cứu tài liệu

- Giai đoạn từ năm 2007 đến nay

Thực hiện quyết định 1598/BVHTT-TV của Bộ Văn hoá Thông tin ban hành ngày 7/5/2007 về việc ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ vào công tác thư viện, trong đó có áp dụng AACR2 Một thuận lợi là, tháng 12/2007 Trung tâm Thông tin - Thư viện HVCNBCVT đã mua phần mềm Thư viện điện tử Libol 6.0 theo của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân

Khi sử dụng phần mềm mới này, Thư viện đã chuyển đối cơ sở dữ liệu từ CDS/ISIS sang Libol theo cấu trúc của MARC21 và quy tắc chuẩn được chọn là quy tắc biên mục Anh Mỹ AACR2 Việc chuyển đổi dữ liệu này đã đáp ứng được sự liên tục của bộ máy tra cứu trên hệ thống máy tính, đảm bảo phục vụ người đọc không bị gián đoạn Tuy nhiên, cũng từ việc chuyển đổi này, đã phát hiện ra những sai sót của CSDL cũ, cán bộ Biên mục đã tiến hành hiệu đính lại

Khi biên mục theo MARC21, Trung tâm đã phối hợp với Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân cung cấp phần mềm, xây dựng các biểu mẫu biên mục riêng cho từng loại hình tài liệu (mẫu biên mục sách; mẫu biên mục luận án, luận văn…)

Trong giai đoạn này, quy trình Biên mục được tiến hành như sau:

- Khảo sát tài liệu

- Đối với tài liệu tiếng Việt: Nhập trực tiếp trên máy tính để tạo lập biểu ghi Đây là hình thức biên mục gốc

- Đối với các tài liệu nước ngoài có chỉ số ISBN: Thực hiện Biên mục sao chép qua Internet thông qua cổng Z39.50 của phần mềm Libol để truy cập và tải các biểu ghi từ các thư viện nước ngoài như: Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Anh, Thư viện Quốc gia Úc và một số thư viện các trường đại học khác

Hiện nay, Trung tâm đang triển khai áp dụng hiệu quả quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 rút gọn vào công tác Biên mục Tại Trung tâm đã có các quy định cụ thể về Biên mục sách; Biên mục luận án, luận văn; Biên mục tạp chí theo quy tắc AACR2 trên phần mềm Libol Dữ liệu mô tả thư mục được nhập vào máy tính theo khổ mẫu MARC21 thông qua phân hệ biên mục của phần

mềm Libol 6.0