Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

Chính vì vậy tác giả đã đi sâu tìm hiểu cụ thể một số đơn vị điển hình về việc phát triển và chia sẻ TNS với đề tài: ―Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan nội dung Khóa luận do bản thân tự nghiên cứu, tìm tòi

và học hỏi, dưới sự hướng dẫn và chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn Trong quá trình thực hiện khóa luận, bên cạnh sự cố gắng nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận rất nhiều sự giúp đỡ từ thầy cô, gia đình và bạn bè Qua đây, tôi xin gửi lời cảm

ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo và các bạn học Khoa Thông tin Thư Viện khoa 2007- 2011 Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới các thầy giáo, cô giáo, các anh chị, cô chú công tác tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành khóa luận của mình

Đặc biệt, cho tôi được tỏ lòng kình trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáo, Ths Nguyễn Thị Thúy Hạnh đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi trong thời gian qua

Hà Nội, ngày 23 tháng 5 năm 2011 Sinh viên

TVS Thư viện Số TTTTTV ĐHQGHN Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học

Quốc gia Hà Nội

MỤC MỤC

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu 2

3 Cơ sở lí luận và phương pháp nghiên cứu 2

4 Mục địch nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học của niên luận 3

6 Bố cục của niên luận 3

PHẦN 2: NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TTTTTV ĐHQG HN VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ 5

1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số 5

1.1.1 Những vấn đề chung 5

1.1.1.1 Thư Viện số 5

1.1.1.2 Thư viện điện tử 6

1.1.1.3 Tài liệu điện tử 7

1.1.1.4 Tài liệu số 8

1.1.1.5 Số hóa 9

1.1.1.6 Siêu dữ liệu 9

1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ tài nguyên số 13

1.1.2 Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài

nguyên số 15

1.1.2.1Chính sách của đảng và Nhà nước về sự nghiệp thư viện 15

1.1.2.2 Chức năng loại hình, quy mô của thư viện 16

1.1.2.3 Các hoạt động thuộc môi trường hoạt động chung 17

1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động 18

1.1.2.5 Trình độc cán bộ 19

1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ 22

1.2 Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN 23

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 23

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ 26

1.2.3 Cơ sở vật chất 27

1.2.4 Cơ cấu tổ chức 27

1.2.5 Xu hướng phát triển 29

1.3 Giới thiệu về Thư viện Quốc gia Việt Nam 29

1.3.1 Lịch sử hình thành của Thư viện Quốc gia Việt Nam 29

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam 30

1.3.3 Cơ sở vật chất 33

1.3.4 Cơ cấu tổ chức 33

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TTTTTV ĐHQG HN VÀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 36

2.1 Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN

2.1.1 Việc phát triển tài nguyên số tại TTTTTV ĐHQGHN 36

2.1.1.1 Đội ngũ cán bộ kĩ thuật 36

2.1.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm

TTTV ĐHQGHN 38

2.1.1.3 Biện pháp để tạo lập kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 39

2.1.1.4 Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 40

2.1.1.5 Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 41

2.1.1.6 Vấn đề công nghệ trong phát triển tài nguyên số 41

2.1.1.7 Bảo quản tài nguyến số tại TTTTTV Đại học Quốc gia Hà Nội 47

2.1.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 48

2.1.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS 50

2.1.2 Tìm hiểu về việc chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 51

2.2 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 52

2.2.1 Phát triển tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 52

2.2.1.1 Đội ngũ cán bộ kỹ thuật 52

2.1.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho tài liệu 53

2.2.1.3 Biện pháp tạo lập kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 54

2.2.1.3.1 Cơ sở dữ liệu thư mục 54

2.2.1.3.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn 56

2.2.1.4 Lập chính sách duy trì ngân quỹ cho phát triển kho tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 62

2.2.1.5 Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tâp

số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 63

2.2.1.6 Vấn đề công nghệ cho việc phát triển tài nguyên số 63

2.2.1.7 Bảo quản tài nguyên số 70

2.2.1.8 Vấn đề bản quyền trong phát triển tài nguyên số 71

2.2.1.9 Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển TNS 74

2.2.2 Chia sẻ tài nguyên số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 75

3 So sánh hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam 77

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 80

3.1 Nhận xét và đánh giá 80

3.1.1 Tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN 80

3.1.2 Tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 81

3.2 Kiến nghị và giải pháp 83

3.2.1 Trung tâm TTTV ĐHQGHN 83

3.2.1.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số 83

3.2.1.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số 84

3.1.1.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 85

3.1.1.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào 85

3.1.1.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ 86

3.1.1.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng 86

3.1.1.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số 87

3.1.1.8 Các giải pháp khác 87

3.2.2 Thư viện Quốc gia Việt Nam 88

3.2.2.1 Đảm bảo tính pháp lý cho phát triển tài nguyên số 88

3.2.2.2 Đảm bảo nguồn kinh phí cho hoạt động phát triển tài nguyên số

90

3.2.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 90

3.2.2.4 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào 91

3.2.2.5 Đào tạo bồi dưỡng trình độ cho cán bộ 91

3.2.2.6 Đào tạo, đảm bảo kiến thức thông tin người dùng 92

3.2.2.7 Tăng cường chia sẻ nguồn tài nguyên số 93

3.2.2.8 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài nguyên số 94

3.2.2.9 Các giải pháp khác 94

PHẦN 3 KẾT LUẬN 97

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 98

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Bước vào thế kỷ XXI – công nghệ thông tin và tri thức bùng nổ đã chiếm lĩnh một vị trí quan trọng và trở thành một động lực quan trọng cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội Nền kinh tế đã có những biến chuyển từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin Sự phát triển của công nghệ thông tin đã có sự tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới sự phát triển của hoạt động TTTV Thông tin tăng nhanh theo cấp số nhân về số lượng chất lượng cũng

như về loại hình và phương thức khai thác, điều này đã tạo nên một sức ép lớn

cho các cơ quan TTTV Các cơ quan TTTV đã phải tự biến đổi, hoàn thiện mình

sao cho phù hợp để quản trị thông tin và tri thức

Nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tri thức hóa, các mô hình thư viện hiện đại đã ra đời và xu thế phát triển TVS đã trở thành một phần chủ đạp trong hoàn cảnh hoạt động TTTV trên thế giới Cuộc cách mạng thông tin không những cung cấp năng lực công nghệ hướng đến TVS, mà còn đáp ứng một nhu cầu chưa từng có về lưu trữ tổ chức và truy cập thông tin

Nhằm hội nhập với cộng đồng thư viện trên thế giới, Thư viện Việt Nam cần phát triển về TNS và công nghệ khai thác Xây dựng một TVS là một quy trình phức tạp và vô cùng tốn kém Xây dựng phát triển và thực hiện chia sẻ TNS

là công việc cốt lõi trong việc hình thành TVS Tuy nhiên chi phí để số hóa tài liệu là rất lớn, chúng ta cần xây dựng và tuân theo một quy trình thống nhất, đồng bộ để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả thực sự

Thư viện số với việc xây dựng, phát triển và chia sẻ tài nguyên thông tin

số đang trở thành một xu thế tất yếu đối với các thư viện ở Việt Nam nói riêng

và trên thế giới nói chung Việc phát triển TNS không chỉ phục vụ mục đích nhằm sao lưu bảo quản tài liệu được tốt hơn mà còn vì nó đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của người dùng tin

Xây dựng phát triển và chia sẻ kho TNS trong thư viện các trường đại học trên thế giới quan tâm đầu tư phát triển Đặc biệt đối với Việt Nam một đất nước

có nền giáo dục đang phát triển thì vấn đề phát triển và chia sẻ TNS nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu trong nội bộ một đơn vị và giữa các đơn vị với nhau đang được quan tâm xây dựng và phát triển

Khi tiến hành nghiên cứu về TVS tác giả nhận thấy vấn đề phát triển và chia sẻ TNS là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu Chính vì vậy tác giả đã đi sâu tìm hiểu cụ thể một số đơn vị điển hình về việc phát triển và chia sẻ TNS với

đề tài: ―Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam‖ làm Khóa luận của mình

2.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính xác của đề tài được xác định là phát triển và chia sẻ tài nguyên số

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cả về mặt không gian và thời gian là việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN

và Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

3.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Cơ sở lý luận:

Trên cơ sở tham khảo các tài liệu trong và ngoài nước, các báo cáo khoa học về vấn đề xây dựng TVS và phát triển chia sẻ TNS

Dựa trên xu thế quốc tế và nhu cầu điều kiện cụ thể tại Việt Nam đặc biệt

là ĐHQGHN và Thư viện Quóc gia Việt Nam về phát triển và chia sẻ TNS

Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu lí thuyết: Thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tin trong các tài liệu tham khảo

Nghiên cứu thực tiễn: Kháo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

4 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu bước đầu về vấn đề phát triển và chia sẻ TNS, Khóa luận mang lại cái nhìn ban đầu, khái quát về việc phát triển và chia sẻ TNS tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng; từ đó đề xuất một số giải pháp hiệu quả trong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại đây

5 Ý nghĩa khoa học của khóa luận

Về lý luận: Khóa luận đã trình bày vấn đề lí luận nội hàm các khái niệm liên quan tới tài nguyên số: Thư viện số, Thư viện điện tử, Số hóa, Tài liệu số,

Siêu dữ liệu, Tài liệu điện tử Và nhưng vấn đề cơ bản xung quanh vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số

Ý nghĩa thực tiễn: Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam Đưa ra một số đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung

tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

6 Bố cục của khóa luận

Với mục đích và đối tượng nghiên cứu của khóa luận này ngoài phần mục lục, tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia thành các phần:

- Phần mở đầu trình bày lý do chọn đề tài, tình hình nghiên cứu, mục đích, đối tượng, phương pháp nghiên cứu, bố cục của khóa luận

- Phần nội dung Chương 1: Những vấn đề chung về tài nguyên số và Giới thiệu về Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 2: Phát triển và chia sẻ TNS tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

 Một số khái niệm chung về phát triển và chia sẻ tài nguyên số

 Phát triển TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN: Đội ngũ cán bộ kĩ thuật , thiết lập chính sách phát triển kho TNS , Biện pháp để tạo lập kho TNS , Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho TNS, Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử, Vấn đê công nghệ cho phát triển tài nguyên số, Bảo quản TNS , Vấn đề bản quyền trong phát triển nguồn TNS hóa , Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trong phát triển nguồn TNS hóa

 Chia sẻ TNS: Thực trạng chia sẻ TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

 So sánh việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị

- Kết luận

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển, chia sẻ tài nguyên số

1.1.1 Những vấn đề chung

1.1.1.1 Thư viện số

Có thể nói khi con người bước sang thế kỷ 21, bước sang kỷ nguyên mới,

kỷ nguyên của công nghệ thông tin và truyền thông Công nghệ thông tin phát triển kéo theo đó là sự bùng nổ thông tin theo cấp số nhân Xuất hiện theo đó là các thuật ngữ khái niệm: TVĐT, TVS, TNS, số hóa tài nguyên….Hầu hết những thuật ngữ này dùng chưa thống nhất có nhiều sự pha trộn:

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về TVS

Theo như Gladney – 1994: ―Một TVS phải là tập hợp các thiết bị máy tính, lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo thúc đẩy

và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa các tài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục, tìm kiếm, phân phát thông tin Một dịch vụ TVS đầy đủ trọn vẹn phải bao gồm đảm bảo có

cả các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống và khai thác tối đa các ích lợi của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin và truyền thông số.‖

Liên đoàn thư viện thế giới – DLF: ― TVS là một tổ chức cung cấp tài nguyên, bao gồm cả đội ngũ chuyên nghiệp, để chọn lọc cấu trúc, cung ứng truy cập, biên dịch, phân phối , bảo quản nguyên vẹn, và đảm bảo bền vững theo thời gian những bộ sưu tập kỹ thuận số để sẵn sàng phục vụ cộng đồng một cách kinh tế.‖

Song có thể nói rằng, dù định nghĩa như thế nào thì TVS với mục đích đạt được các nhu cầu xã hội đều phải:

Phục vụ một cách lý tưởng một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồng người dùng tin xác định nào đó

Không phải là một thực thể đơn độc

Được cấu tạo bởi cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức

Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục với quá trình truy cập

Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu tố công nghệ

Tạo sự truy cập thông tin nhanh chóng và hiệu quả cùng với một loạt các phương thức đa dạng, đa chiều

Cung cấp truy cập miễn phí (đối với cộng đồng người dùng tin xác định)

Sở hữu và quản lý, kiểm soát được các nguồn tài nguyên thông tin của mình (hay có thể phải mua bên ngoài)

Có một tập hợp nguồn tài nguyên thông tin có đặc điểm sau:

Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thông tin trên Internet và Web mang lại Khái niệm này đang được các chuyên gia công nghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống bất kể có dựa trên một thư viện truyền thống hay không Môi trường kỹ thuật Internet hiện nay thậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin trên mạng một lúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể những người sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin, sự hiện diện của Web bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó Tuy nhiên sự khác biệt giữa thư viện điện tử, Thư viện số với kho thông tin khổng lồ trên Internet đó là World Wide Web (WWW) thiếu hẳn những đặc điểm quan trọng của việc sưu tầm có chọn lọc và tổ chức thông tin chặt chẽ như trong thư viện điện tử và thư viện số

Thư viện điện tử cũng có thể hiểu theo nghĩa tổng quát: Là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện; Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa Nguồn lực của Thư viện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa

1.1.1.3 Tài liệu điện tử

Có nhiều quan điểm nói về tài liệu điện tử Hiện nay khái niệm này phần lớn vẫn còn rất mơ hồ Tài liệu điện tử có thể được xem là tài liệu được trình bày

và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thông qua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính Các vật mang tin ở đây có thể là băng từ, đĩa

từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính

Có thể thấy sự ra đời của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổ thông tin và bùng nổ công nghệ

Tài liệu điện tử có các dạng như: Tạp chí điện tử (e – journal), các file dữ liệu được tổ chức qua hệ thống thư mục:

 Các file dữ liệu audio có nội dung âm nhạc, thơ, các bài giảng, sưu tập âm thanh, sinh vật học,

 Các file dữ liệu hình ảnh như các bộ sưu tập hình ảnh chuyên nghiệp, thương mại, các hình ảnh liên quan đến các công trình nghiên cứu khoa học: toán, lí, hóa, sinh vật học Các dữ liệu file (nơi, ngày, giờ, nội dung, mô tả nội dung liên quan, tác giả, độ phân giải, )

 Các file video bao gồm các tài liệu được thu lại, nội dung, các bài phát biểu, sự kiện quan trọng liên quan đến nhà trường, khoa lớp, các video download từ internet, các bộ sưu tập chuyên nghiệp

Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý các file văn bản, hình ảnh, bảng biểu

Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng các tài liệu đã được tạo lập ở những dạng khác nhau như scan, ghi âm )

Nói tóm lại TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số mà máy tính có thể đọc được

1.1.1.5 Số hóa

Số hóa là quá trình biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sang dạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hình phẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng để số hóa tài liệu.‖ ( Thư viện trường đại học Cornell)

Chung quy lại ta thấy rằng số hóa là tiến trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống mà cụ thể là sách và văn bản sang dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính

1.1.1.6 Siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (Metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin Thuật ngữ ―meta‖ xuất xứ là một từ Hy Lạp dùng để chỉ một cái gì đó có bản chất cơ bản hơn hoặc cao hơn Vì vậy siêu dự liệu là dữ liệu về dữ liệu Nó được những thủ thư truyền thống đặt vào trong các biên mục và được sử dụng thông thường nhất để mô tả thông tin về các tài nguyên Web

Theo tài liệu hướng dẫn số hóa tài liệu ― Moving theory into practice: digital imaging tutorial‖ [Kenney, 2001], siêu dữ liệu được xác định là dữ liệu

mô tả của đối tượng thông tin và trao đổi các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh

và tổ chức Siêu dữ liệu còn có thể được định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖ [23, tr53]

Theo tiến sỹ Warwick Cathro, ―siêu dữ liệu là những thành phần mô tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thông tin‖ Siêu

dữ liệu được xác định là ―dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức Siêu dữ liệu còn có thể định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu‖ Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là ―thông tin có cấu trúc mà nó mô tả, giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng và quản lý hơn Siêu dữ liệu được hiểu là

dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin về thông tin‖

Theo Dempsey và Heery, 1997: ―siêu dữ liệu là dữ liệu đi kèm với đối tượng thông tin và nó cho phép những người sử dụng tiềm năng có thể biết trước

sự tồn tại cũng như đặc điểm của đối tượng thông tin này‖

Định nghĩa tại Việt Nam:

Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 ― Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước‖:

Siêu dữ liệu hay còn gọi là dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản

lý và lưu trữ dữ liệu

Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin

Mục đích của siêu dữ liệu:

Mục đích đầu tiên và cốt yếu nhất của siêu dữ liệu là góp phần tìm lại các tài liệu, tài nguyên điện tử

Hỗ trợ cho việc sử dụng hiệu quả tài nguyên Một khi tài nguyên được trong môi trường điện tử, siêu dữ liệu cung cấp cho người sử dụng những thông tin về kỹ thuật, về khuôn khổ kinh doanh (bản quyền, quyền truy cập )

Đảm bảo sự liên tác giữa các hệ thống Những sơ đồ dữ liệu được thống nhất sẽ giúp ích cho các hệ thống có thể nhận dạng đúng các yếu tố, có thể chuyển đổi dữ liệu dễ dàng, đảm bảo hoạt động trên mạng hiệu quả hơn

Phân loại siêu dữ liệu theo A.J Gilliland Swetland có các loại như:

 Siêu dữ liệu hành chính,

 Siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu bảo quản,

 Siêu dữ liệu kỹ thuật

 Siêu dữ liệu sử dụng

Theo Kenney có 3 loại siêu dữ liệu sau:

Siêu dữ liệu mô tả (descriptive metadata): Mô tả và xác định tài nguyên, cho phép phát hiện ( tìm tài nguyên); ở mức cục bộ, cho phép tìm và tìm lại đối tượng, ở cấp mạng Web, cho phép phát hiện tài nguyên

Siêu dữ liệu cấu trúc (structural metadata): Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh, minh họa, phụ lục …giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu; cung cấp thông tin về cấu trúc bên trong của tài liệu điện tử ( XML, SGML, HTML, OAI, )

Siêu dữ liệu hành chính ( Administrative metadata): Hỗ trợ quản trị và xử

lí sưu tập số; Dữ liệu kĩ thuật

Mối liên kết giữa các bản ghi siêu dữ liệu và tài nguyên có thể có một trong hai dạng sau:

Các phần tử siêu dữ liệu được chứa trong một bản ghi riêng tách rời với tài liệu, ví dụ trường hợp bản ghi biên mục của thư viên truyền thống

Siêu dữ liệu có thể được gắn vào trong tài liệu Ví dụ, trong biên mục xuất bản nước ngoài, dữ liệu mô tả này được gắn vào trang sau của trang tiêu đề sách Đối với thư viện số hóa, việc gắn thông tin biên mục siêu dữ liệu vào ngay trong tài liệu toàn văn là yêu cầu bắt buộc

Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tập hợp các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu Ví dụ, một hệ thống siêu dữ liệu thông thường trong biên mục thư viện chứa đựng một tập hợp bản ghi siêu dữ liệu dùng để mô tả sách như tác giả, nhan đề, ngày xuất bản, tiêu đề

đề mục, số gọi chỉ vị trí trên giá sách,

Vậy vấn đề đặt ra ở đây rằng siêu dữ liệu đóng vai trò như một mục lục thư viện, vậy liệu siêu dữ liệu có thay thế mục lục thư viện hay không?

Siêu dữ liệu và phiếu mô tả tương đồng với nhau về mục đích sử dụng, thậm chí còn giống nhau về nội dung Tuy nhiên khác nhau cơ bản là phiếu mục lục thì tách rời với kho sách, trong khi siêu dữ liệu liền vào nội dung tài liệu

Chuẩn siêu dữ liệu Tài liệu điện tử hay kỹ thuật số ở dạng toàn văn và đa phương tiện phải được đóng gói bằng công nghệ web Vì siêu dữ liệu phải gắn liền vào nội dung tài liệu nên cũng phải được đóng gói để trở thành siêu dữ liệu thư tịch Chẳng hạn như những biểu ghi thư tịch sử dụng khổ mẫu MARC21 trong thư viện truyền thống, khi sử dụng với tài nguyên điện tử thì phải được đóng gói bằng ngôn ngữ XML để trở thành MARC-XML

Có nhiều chuẩn mô tả dữ liệu biên mục mang tích chất siêu dữ liệu khá thông dụng, ví dụ MARC21/ UNIMARC, ISO2079, Dublin Core metadata, MODS, METS các dữ liệu này thường được gắn vào phần đầu cho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các search engine tìm kiếm, lọc ra các thông tin metadata để tổ chức thành các kho dữ liệu mà không cần dùng đến

hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống, Nói cách khác, ngay bản thân ngôn ngữ XML tự nó đã hỗ trợ cho việc hình thành một cơ sở dữ liệu toàn văn bản, phi cấu trúc rất tiện lợi cho việc tìm kiếm trao đổi thông tin

Đặc biệt những ai làm việc với thư viện số thì cần phải biết hai phương pháp chuẩn khác nhau về trình bày siêu dữ liệu tài liệu: Dạng biên mục máy đọc

được MARC21 và Dublin Core Dạng MARC được phát triển công phu, kiểm soát chặt chẽ, chi li bao hàm đến độ khá phức tạp, được tạo nên bởi những nhà biên mục học chuyên nghiệp chủ yếu để sử dụng trong các thư viện truyền thống Chuẩn MARC được Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ phát triển vào cuối thập niên 1960 để phục vụ cho việc trao đổi biểu ghi thư mục giữa các thư viện

Chuẩn Dublin Core chủ trương đơn giản hóa để sử dụng cho các thư viện

số đối với những người không cần phải huần luyện nghiệp vụ thư viện Hai chuẩn này không những chú ý đến những các giá trị đặc thù của mình mà còn lưu tâm đến những triết lý căn bản đối nghịch nhau một cách tuyệt đối

Nếu sử dụng Dunlin Core với 15 thành phần đã được đóng gói bằng XML

để biên mục tài liệu truyền thống lẫn điện tử thì ta không cần phải chuyển đổi Nếu có chuyển đổi thì chuyển đổi sang MARC để có thể trao đổi với hệ thống cũ những biểu ghi thư tịch trong thư viện truyền thống Cách biên mục này gọi là cách biên mục trên web, cũng đồng nghĩa với việc tạo lập siêu dữ liệu So với dạng MARC, Dublin Core đơn giản hơn Dublin Core chỉ bao gồm 15 yếu tố trong khi MARC có tới hàng trăm các trường lớn nhỏ Core tức chỉ những thành phần nòng cốt, ngoài ra còn tăng thêm những thành phần phụ cho mục đích riêng

1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ Tài nguyên số

―Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình Như vậy có mượn chia sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dụng, văn hóa, các tổ

chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và các cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước Mượn, chia sẻ tài liệu thông tin vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện‖ ( TS Lê Văn Viết)

Chúng ta có thể thấy TNS nó là một dạng nguồn lực của trung tâm TTTV Việc chia sẻ TNS chính là một dạng của chia sẻ nguồn lực TTTV

Theo Aller Ken: Chia sẻ nguồn lực là biểu thị một phương thức hoạt động nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ Mục đích là tạo

ra một mạng tác động tích cực vào (a) người sử dụng thư viện về mặt tiếp cận được nhiều tài liệu hay dịch vụ, và (b) nguồn kinh phí về mức độ cung cấp dịch

vụ với chi phí thấp hơn, tăng dịch vụ ở một mức kinh phí hay có nhiều dịch vụ hơn với mức kinh phí thấp hơn nếu như hoạt động riêng lẻ

Theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới của thuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện Thực sự, hai thuật ngữ này bao hàm nhiều hoạt động tương tự, nhưng có sự khác biệt quan trọng về phương pháp Thuật ngữ trước (hợp tác thư viện) lấy sự hiện hữu của các thư viện để xét và mô

tả cách họ đạt được mục tiêu tốt hơn bằng cách làm việc cùng nhau Thuật ngữ mới một mặt công nhận các nguồn lực nhận thức, tri thức và vật chất, mặt khác, con người tham gia vào tổ chức nhóm để tạo các quan hệ tối ưu đáp ứng nhu cầu của các thư viện

Định nghĩa của Philip Senell nhấn mạnh rằng chia sẻ nguồn lực không phải là điểm kết thúc ở bản thân nó, mà nó còn có nghĩa nâng cao dịch vụ cung cấp cho người dùng tin

Chia sẻ TNS là sự chia sẻ nguồn lực thông qua sự hỗ cho của máy tính điện tử và mang máy tính

1.1.2 Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên

số

Chúng ta có thể thấy rằng cho dù ở hoạt động nào, lĩnh vực nào, hành một ngành nghề, một cơ quan tổ chức đoàn thể nào thì cũng đều phải chịu ảnh hưởng nhất định từ những yếu tố chủ quan và những yếu tố khách quan tác động tới Hơn thế trong bối cảnh hiện nay sự gia tăng về nguồn thông tin theo cấp số nhân, cũng như sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đã tác động không nhỏ tới hoạt động thông tin thư viện nói chung và hoạt động phát triển chia sẻ tài nguyên số nói riêng

1.1.2.1 Chính sách của Đảng và Nhà nước về sự nghiệp thư viện

Trong xã hội hiện nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của các hoạt động kinh tế xã hội thì hoạt động thông tin thư viện cũng không ngừng phát triển trở thành một bộ phận không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế đất nước Hoạt động thông tin thư viện góp phần không nhỏ vào phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí của mọi thành phần trong xã hội Vị trí, vai trò của thư viện trong xã hội ngày càng được khẳng định

rõ ràng Chính sách của đảng và nhà nước có tác động rất lớn tới sự nghiệp thư viện

Năm 1993, Thủ tướng chính phủ đã ra Quyết định số 25 – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật

Tiếp đó, năm 2002 Chính phủ lại ra Nghị định số 72/2002/NĐ-CP về chính sách đầu tư đối với thư viện Tại chương IV điều 14 có viết: ―Bảo đảm kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động hóa, xây dựng thư viện điện tử, tạo cảnh quan môi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu, thông tin và các

hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt‖

Tại chương IV điều 23 của Pháp lệnh Thư viện có viết: Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp pháp luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch

vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện‖

Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ chính trị (Khóa III) về ― Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước‖

Các văn bản pháp quy về công tác thư viện đã thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng-Nhà nước ta đối với sự phát triển của sự nghiệp thư viện Vấn đề phát triển

và chia sẻ tài nguyên số còn đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn và lâu dài, sự quan tâm của nhà nước giúp các cơ quan Thông tin – Thư viện yên tâm, mạnh dạn hơn để chuyển mình trong thế giới số

1.1.2.2 Chức năng, loại hình, quy mô của thư viện

Có thể thấy đây là nhân tố quan trọng quyết định việc có hay không việc việc phát triển nguồn tài nguyên số và việc chia sẻ nó với bên ngoài Vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số đòi hỏi sự đầu tư không nhỏ về nguồn lực cả về tiền bạc và con người Các cơ quan thông tin hiện nay phải đánh giá được năng lực của mình để có thể quyết định chính xác Không chỉ các cơ quan Thông tin Thư viện chuyên ngành (Thư viện các trường đại học, trung cấp chuyên nghiệp ) mà còn có cả các Cơ quan Trung tâm Thông tin Thư viện Tổng hợp cũng cần phải xác định diện ưu tiên phát triển loại hình tài liệu số nào

1.1.2.3 Các hoạt động thuộc môi trường hoạt động chung

Thông thường có thể thấy bất kỳ một đơn vị, cơ quan kinh tế nói chung và các cơ quan Thông tin – Thư viện nói riêng cũng đều chịu tác động nhất định ở các mức độ khác nhau từ phía môi trường hoạt động chung: Như nền kinh tế, chính trị, xã hội, trình độ dân trí, tác nhân môi trường Ví dụ như nếu nền kinh

tế của quốc gia không được phát triển, ngân sách hoạt động của các đơn vị này

có thể sẽ bị cắt giảm; hoặc sự thay đổi của tỷ giá hối đoái tiền tệ những ảnh hưởng đến hoạt động đặt mua tài liệu từ các nhà cung cấp, nhà xuất bản ở nước ngoài Điều này đã có ảnh hưởng tới hoạt động phát triển tài nguyên số Cụ thể:

Sự thiếu hụt về tài chính: có thể là việc tập trung phần lớn kinh phí cho hoạt động cũng không đủ tiền để đặt mua tất cả các tài liệu mà nhà quản lý lựa chọn cho bộ sưu tập tài nguyên số

Đồng thời trong điều kiện kinh tế đó đòi hỏi người quản lý thông tin cần phải thiết thực hơn trong việc lập kế hoạch và báo cáo, giải trình; cũng như đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động của thư viện

Thêm vào đó những thay đổi và phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ cũng ảnh hưởng đến phương thức quản lý của hoạt động này Thư viện sẽ không còn tập trung vào việc quản lý phát triển các tài nguyên theo truyền thống

cũ mà trở nên trú trọng hơn vào việc làm thế nào để truy cập thông tin, cũng như quản lý nội dung

Chính vì các yếu tố đó mà một lần nữa khẳng định yếu tố môi trường hoạt động xung quanh luôn có ảnh hưởng cơ bản đối với viêc quản lý, đặc biệt đối với hoạt động phát triển tài nguyên số Trước hết cần phải tính đến những thay đổi chung đối với hoạt đông Thông tin – Thư viện trên thế giới cũng như trong phạm

vi quốc gia Ở đó, phương thức hoạt động của thư viện và các trung tâm thông tin đang từng bước chuyển mình từ truyền thống sang hiện đại; đòi hỏi sự thay đổi của các yếu tố trong toàn hệ thống

Thêm vào đó, sự ảnh hưởng của khoa học công nghệ, mang đến sự phát triển của các phương tiện điện tử, cũng như các nguồn tài nguyên trực tuyến được đánh giá phù hợp dẫn đến sự phức tạp và thách thức mà các cơ quan Thông tin Thư viện phải đối mặt với môi trường xung quanh nhằm đảm bảo cho hoạt động của mình

Vì vậy, các cơ quan Thông tin Thư viện cần phải xem xét lại vai trò và những ảnh hưởng quan trọng đối với hoạt động thông tin trong phạm vi môi trường hoạt động nói riêng, và khu vực nói chung Đặc biệt cần phải chú trọng tới vai trò của thư viện mình trong hệ thống thông tin thư viện chung; ở đó các nguồn tài nguyên thông tin, dịch vụ và hoạt động thông tin của cơ quan cũng như các thư viện thanh viên cần quan tâm tới việc hướng dẫn các đối tượng người dùng tin làm thế nào để khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên đó Chính vì vậy, bất cứ sự thay đổi nào trong môi trường chung này đều có những ảnh hưởng nhất định không thể tránh khỏi

1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động

Một tác động mang tính sống còn đối với hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số là trong các thư viện đó chính là vấn đề kinh phí và quản lý tài chính Trên thực tế cho thấy bất kỳ một hoạt động riêng lẻ nào trong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số đều phụ thuộc vào tính khả thi của các nguồn kinh phí Ngân sách tài chính không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu của người dùng Do vậy ngân sách này cần phải đảm bảo tính cấn đối giữa các loại hình/ khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng Chính vì thế mỗi thư viện cần lên kế hoạch để kinh phí bổ sung của minh đáp ứng được:

Sự phong phú đa dạng về loại hình và chủ đề tài liệu đối với các chuyên ngành đào tạo khác nhau

Sự phân phối tài liệu hợp lý đảm bảo nhu cầu truy nhập thông tin

Kinh phí có những ảnh hưởng trực tiếp nhất định tới việc lựa chọn, đặt mua và bổ sung các nguồn tài nguyên thông tin đưa vào phục vụ Hơn nữa nguồn kinh phí phụ thuộc từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi cán bộ làm công tác bỏ sung cũng như các nhà quản lý phải có cái nhìn toàn diện hơn trong việc đưa ra các chính sách phát triển tài nguyên số của cơ quan mình một cách hợp lý để vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng, khả năng duy trì hoạt động của thư viện Khi thư viện càng đảm bảo khả năng cung cấp thông tin của mình nhằm đáp ứng nhu cầu và duy trì người dùng, thì nguồn tài chính sử dụng để mua tài liệu hay quyền truy cập thông tin càng trở nên hạn chế Chính vì thế mà nghiên cứu định hướng chiến lược cần phù hợp với các phương thức công cụ quản lý trong môi trường hiện tại Thế nên đôi khi sự thiếu hụt về kinh phí không tránh khỏi, dẫn tới việc tỷ lệ hóa các bộ sưu tập với các mục đích và chính sách phục vụ khác nhau – trở thành một hoạt động quan trọng đối với người quản lý cũng như người trực tiếp làm công tác bổ sung tài liệu khi điều đó ảnh hưởng đến chính sách lựa chọn cũng như quá trình tiến hành bổ sung tài liệu

1.1.2.5 Trình độ cán bộ thƣ viện

Trong thư viện số, dù có sự hỗ của công nghệ, nhưng các cán bộ thư viện phải là người quản trị những nguồn thông tin số này, cán bộ thư viện sẽ phát triển tiến tới để trở thành những tổ chức và chuyên gia thông tin trong xã hội Vì vậy, so với cán bộ thư viện truyền thống, nội dung công việc của cán bộ thư viện

số rất khác biệt Công việc của họ chủ yếu như sau:

Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài nguyên số Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho thư viện số

Mô tả nội dung và thuộc tính của đầu mục hoặc đối tượng (siêu dữ liệu)

Lập kế hoạch, thực hiện và hỗ trợ các dịch vụ số như đinh hướng thông tin, tư vấn và chuyển giao;

Tạp lập giao diện thân thiện người dùng trên toàn bộ hệ thống mạng;

Xây dựng các chính sách và tiêu chuẩn liên quan tới thư viện số

Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin với giá trị gia tăng Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng Đảm bảo an ninh thông tin

Nội dung Cán bộ thư viện

truyền thống

Cán bộ thư viện số

Môi trường làm việc

Thư viện truyền thống Thư viện số

Vai trò trong xã hội

Thu thập tư liệu, phổ biến tư liệu

Chuyên gia thông tin, định hướng thông tin

Hệ thống kiến thức

Nhóm độc giả

Cách thức phục vụ

Đối tượng Tài liệu in Các bộ sưu tập số

làm việc Nội dung công việc

Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn và

chuyển giao công nghệ hiện đại

Trình độ làm việc

Thấp ( Ngoại ngữ và CNTT )

Cao, chuyên nghiệp

Nói tóm lại cho dù thư viện có phát triển theo hướng nào thì mục tiêu của

nó là đáp ứng nhu cầu thông tin và mong muồn hiểu biết của nhân loại sẽ không bao giờ thay đổi Trong những thư viện số, cán bộ thư viện sẽ cung cấp cho bạn đọc những dịch vụ đa dạng, tiên tiến, năng động và linh hoạt theo cách thức đầy sang tạo, bao gồm:

Phân tích và xử lý nhiều loại tài nguyên khác nhau;

Thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin;

Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá gia tăng cao đúng lúc và đúng đối tượng;

Chuyển giao thông tin đúng tới người dùng và cung cấp các dịch vụ chuyên biệt và định hướng người dùng

Nhân viên lưu thông có thể nắm bắt và cập nhật số lượng, tần suất đối với các loại/ bản tài liệu có nhu cầu sử dụng cao

Đồng thời họ cũng nắm rõ tình trạng của tài liệu cần được đưa vào chỉnh sửa hoặc gia cố

1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ

Việc lựa chọn công nghệ để phục vụ cho việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số rất quan trọng Bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong việc phát triển và chia sẻ kho tài nguyên dạng số Vì vậy yêu cầu về công nghệ phải:

Là công cụ, môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng dễ tiếp cận;

Có để độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sưu tập;

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện;

Dễ dàng trao đổi cơ sở dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu

Dựa theo các yêu cầu này thì để có thể thực hiện phát triển nguồn tài nguyên số cũng như thực hiện chia sẻ tài nguyên số đó được thành công thì cần phải:

Có hệ thống mạng lưới Internet được kết nối internet với đường truyền đủ

để đáp ứng cho người dùng tối thiểu của thư viện( hiện nay hầu hết các trường đều đã xây dựng mạng LAN của tưh viện là một nhánh của hệ thống Intranet của trường)

Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng cho việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu, quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền

Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập Phần mềm quản lý tài liệu số

1.2 Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập theo quyết định 97/CP ngày 10/12/1993 của thủ tướng chính phủ, ĐHQGHN có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống giáo dục đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao đồng thời đào tạo một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia về công nghệ, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường lao động trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Một trong những

nhiệm vụ được quan tâm hang đầu ngay khi được thành lập, Ban giám đốc ĐHQGHN đã triển khai và xây dựng một Trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại

Xây dựng và phát triển mô hình một Trung tâm đào tạo đại học, sau đại học, nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao, ngang tầm các đại học tiên tiến trong khu vực tiến tới đạt trình độ quốc tế

Đào tạo nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước

Nghiên cứu phát triển khoa học – công nghệ, góp phần giải quyết các vấn

đề về thực tiễn do kinh tế xã hội đặt ra, tham gia tư vấn hoạch định chính sách, chiến lược là các giải pháp phát triển Giáo dục – Đào tạo, khoa học công nghệ và kinh tế xã hội

Là Trung tâm giao lưu quốc tế về văn hóa khoa học giáo dục của cả nước Trong những năm gần đây ĐHQGHN đang phấn đấu nỗ lực thực hiện lộ trình nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm phát triển ĐHQGHN thành Trung tâm đào tạo đại học đa ngành, đa lĩnh vực, theo hướng đại học nghiên cứu, từng bước nâng cao vị thế và uy tín trong hệ thống giáo dục đại học nước nhà và trên thế giới, góp phần phát triển kinh tế xã hội đất nước

Một trong những nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi thành lập, Ban giám đốc ĐHQGHN đã triển khai và xây dựng một Trung tâm TTTV hiện đại

Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc ĐHQGHN trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN: Đại học Tổng Hợp, Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Ngoại Ngữ Trung tâm có tên giao dịch quốc tế là: Library and Information Center, Vietnam national university, Ha Noi

và tên viết tắt là LIC Trung tâm TTTV ĐHQGHN có tài khoản và con dấu riêng Trung tâm là đơn vị sự nghiệp trực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân

Hiện nay trụ sở chính của Trung tâm đặt tại 144 đường Xuân Thủy – quận Cầu Giấy, Hà Nội Các chi nhánh:

Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình (Gồm bộ phận Mễ trì và bộ phận khoa hóa ở 19 Lê Thánh Tông)

Phòng phục vụ bạn đọc Trường Đại Học Ngoại Ngữ tại số 1 Phạm Văn Đồng- Cầu Giấy – Hà Nội

Trung tâm có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu thông tin lớn tại một trường dại học với 6 trường đại học thành viên và 2 khoa trực thuộc

Trường Đại học Công nghệ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Trường Đại học Ngoại Ngữ

Trường Đại học Giáo dục Trường Đại học Khoa học Tự nhiên Trường Đại học Kinh tế

Khoa Luật Khoa Quốc tế Khoa sau đại học Khoa Quản trị Kinh doanh Nhận thức rõ chức năng vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Trung tâm trong việc góp phần thực hiện những nhiệm vụ trên, Ban giám đốc ĐHQGHN đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư thích đáng về kinh phí cho việc nâng cấp, xây dựng và phát triển Trung tâm thành một cơ quan TTTV lớn

Hiện nay Trung tâm đã có cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụ được trang bị đầy dủ các phương tiện hiện đại, những kho tư liệu với khối lượng

lớn có thể đáp ứng nhu cầu của người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau Trung tâm có quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50 trường đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức, Nga, Italia, Nhật

và nhiều nước khác, trong đó có Viện Sorbon, Đại học Lomonoxop, Viện hàn lâm khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo, Thư viện Quốc gia Australia…

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ

Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGH

Nhiệm vụ:

Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu, xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN

Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy

và học tập trong ĐHQGHN

Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN

Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập

và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài

Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện

Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN

1.2.3 Cơ sở vật chất

Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm

04 mạng cục bộ Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows

2003 server Quản trị CSDL là SQL Server 2000 Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP

Trước đây hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21 Hiện nay Trung tâm đã và đang chuyển sang dùng phần mềm thư viện số Dspace

Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp, dễ khai thác, tìm kiếm thông tin (phụ lục hình 1)

Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN có tổng diện tích khoảng 6400 km2 và dưới nguồn vốn tài trợ của dự án xây dựng thư viện số Trung tâm đang xây dựng mở rộng thêm diện tích sang khu nhà 7 tầng Với tổng số vốn tài liệu với hơn 12000 tên sách với hơn 700000 bản Trung tâm có khoảng 140900bản, hơn 2000 thác bản văn bia

Bộ sưu tập điện tử gồm có 6 CSDL với hàng triệu biểu ghi thư mục, hàng nghìn bản fulltext về tất cả các lĩnh vực Đồng thời về cơ sở dữ liệu trực tuyến có CSDL về thư mục sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án…

1.2.4 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm đã khẩn trương hình thành và kiện toàn bộ máy tổ chức nhanh chóng phù hợp với tình hình thực tế, với chức năng nhiệm vụ mới mà ĐHQGHN giao phó Trung tâm có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học Bao gồm:

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được xây dựng với một mô hình tương đối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt Đó

là hệ thống mở, đảm bảo cho Trung tâm thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin ở mọi cấp độ, từ cấp độ Đại học quốc gia đến các Trường đại học thành viên, cấp khoa, cấp bộ môn, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữa nguồn tin và người dùng tin

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay thể hiện tính hệ thống rất cao Tất

cả các phòng vừa mang tính chuyên môn hóa cao vừa mang tính đồng bộ, nhất quán Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp lẫn nhau nên việc lưu thông chia sẻ nguồn thông tin rất dễ dàng và thuận lợi Với mô hình hoạt động này Trung tâm có những điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng TVĐT vào các khâu công tác từng bước phát triển hơn nữa

1.2.5 Xu thế phát triển

Trong những năm tới Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN không ngừng đẩy mạnh kế hoạch nhằm hoàn thiện các phương pháp xử lí nghiệp vụ Mặt khác tiến hành áp dụng công nghệ thông tin đưa trung tâm trở thành một trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại tiến tới xây dựng TVS, nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin, tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của ĐHQG

1.3.Giới thiệu về Thƣ Viện Quốc Gia Việt Nam

1.3.1 Lịch sử hình thành của Thƣ Viện Quốc gia Việt Nam

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo Nghị Định của toàn quyền Pháp Anbe Xarô (Alert Sarraut)

ký ngày 29/11/1917 Trụ sở Nha đặt tại đường Boocnhi Đêboocđơ (Borguis Deborders) Hà Nội, mà trước đó là khu vực trường thi tuyển chọn nhân tài thời phong kiến rồi đến trụ sở Nha Kinh lược Bắc Kỳ, nay là số 31 phố Tràng Thi

Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc

Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia Thư viện

Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn

Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng Thư viện vào Sài Gòn

Đến tháng 10/1954, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp quản Hà Nội, tiếp quản thư viện, trên văn bản mang tên là Thư viện Trung ương từ Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền (sau là Bộ Văn hóa)

Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định

Năm 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên Hiệp Quốc của khu vực Đông Dương

Năm 2000, Thư viện Quốc gia chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện Quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution)

Thư viện Quốc gia với bề dày hơn 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao giờ cũng là Thư viện hàng đầu của nước ta Nó chính là Thư viện Khoa học Tổng hợp lớn nhất trong cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống Thư viện Công

cộng nhà nước, là Thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dân tộc, là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các Hệ thống Thư viện trong cả nước và quan hệ quốc tế

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

Những năm đầu của thế kỷ XXI, Thư viện Quốc gia Việt Nam vẫn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579-TC-

QĐ ngày 17 tháng 3 năm 1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin Đến ngày 24/08/2004 Thư viện Quốc gia Việt Nam hoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Thứ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin Gần đây nhất, quyết định số 2638/QĐ-BVH TTDL quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam, ban hành ngày 11 tháng 06 năm 2008 quy định:

Về vị trí, chức năng: Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm

của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao

và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung,

bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội

Nhiệm vụ, quyền hạn:

1 Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

3 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

4 Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

6 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, Tạp chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác

7 Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

8 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và

Du lịch

9 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viên do các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy

14 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3.3 Cơ sở vật chất

Tính đến hết năm 2002, Thư viện đã:

Xây xong 2 nhà 6 tầng dành cho kho sách và báo, tạp chí, 1 nhà 6 tầng dành cho phục vụ bạn đọc; cải tạo lại các nhà cũ có từ thời Pháp thuộc; xây trạm điện để bảo đảm có nguồn điện ổn định phục vụ bạn đọc Tổng diện tích của thư viện sau khi xây dựng và cải tạo xong là khoảng 16.000m2

sử dụng

Thư viện được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động rất hiện đại và các trang thiết bị chuyên dùng khác

Các trang thiết bị nghiệp vụ Máy tính, máy in, sao chụp, số hóa tài liệu

Các thiết bị bảo quản chuyên dụng: máy khử axit, máy bôi nền tài liệu, tủ hút khí độc, máy vệ sinh tài liệu, máy ép khô tài liệu…

1.3.4 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam được quy định tại quyết định

số 2638/QĐ-BVH TTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch ban hành ngày 11 tháng 06 năm 2008 Theo đó, cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam gồm 1 Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và 13 phòng ban chức năng Với tổng số nhân viên thống kê tại TVQGVN năm 2010 có tới 176 người Họ là những người cán

bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của Thư viện Trong 176 cán bộ có: 1 cán

bộ trình độ tiến sỹ, gần 20 cán bộ trình độ thạc sỹ, 70% cán bộ có trình độ đại học

Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, sắp xếp, bố trí cán bộ, viên chức và người lao động theo cơ cấu chức danh

và tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; xây dựng và ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của Thư viện

Phòng Lưu chiểu

Phòng Bảo quản

Phòng Phân loại-Biên mục

Phòng tin học

Phòng

Bổ sung-Trao đổi

Phòng nghiên cứu khoa học

Phòng Quan hệ quốc tế

Phòng Thông tin tư liệu

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM 2.1 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đai học Quốc gia Hà Nội

2.1.1 Việc phát triển TNS tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN 2.1.1.1 Đội ngũ cán bộ kĩ thuật

Xây dựng và phát triển TVĐT hiện đại đòi hỏi người cán bộ thư viện phải biết vận hành, khai thác các sản phẩm CNTT một cách thông thạo; phải rèn luyện và chấp hành nghiêm túc các yêu cầu có tính chất bắt buộc của thao