Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu xám của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội

Ngày nay nguồn tài liệu “xám” tại các trường đại học đang được nhiều nhóm người dùng tin quan tâm, trong đó có Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội.. Chính vì vậy, tôi l

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -

CÙ THỊ ĐIỆP TÌM HIỂU SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo : Chính quy Khóa học : QH-2008-X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN : THS TRẦN HỮU HUỲNH

HÀ NỘI – 2012

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 3

5.Lịch sử nghiên cứu 3

6.Ý nghĩa nghiên cứu 4

7.Cấu trúc niên luận 5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội 6

1.2 Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội 7

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 7 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 8

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 9 1.2.4 Nguồn lực thông tin 10

1.2.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12

CHƯƠNG 2.HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI

2.1 Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 15

2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám” 15

2.1.2 Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 18

2.2 Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội 19

2.2.1 Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 19

2.2.2 Dịch vụ nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm 46

3.1 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin về nguồn tài liệu “xám” 54

3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện 55

3.3 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” 56

3.4 Xây dựng và củng cố hạ tầng cơ sở thông tin 56

3.5 Hướng dẫn người dùng tin khai thác tài liệu “xám” 57

3.6 Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với các cơ quan thông tin -thư viện trong và ngoài nước 58

3.7 Hoàn thiện điểm truy cập thông tin 58

3.8 Đẩy mạnh số hóa tài liệu”xám” 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay các trường đại học đang đào tạo trên quy mô rộng lớn, để đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học thì họ phải dựa vào nguồn lực thông tin ở thư viện là rất nhiều Đặc biệt là các trường đào tạo chuyên ngành về kĩ thuật, nguồn tài liệu “xám” trong thư viện là rất cần thiết sẽ

là những sản phẩm ứng dụng vào thực tế, có tính khả thi cao

Nguồn tài liệu “xám” hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học được tích lũy lâu dài và là những kiến thức nền tảng giúp cho sự phát triển sau này thông qua sự tìm hiểu sáng tạo của những cá nhân, tập thể Mỗi sản phẩm đi liền với hoạt động dịch vụ của tài liệu

“xám” và có điểm khác biệt so với các nguồn tài liệu khác

Tài liệu “ xám” là một loại thông tin rất quan trọng hiện nay, nó được hiểu

là loại tài liệu chứa đựng tri thức khoa học của nhân loại Loại tài liệu này có hàm lượng tri thức cao, có tính cập nhập, đi sâu vào từng vấn đề Chính vì thế đã

có nhiều nước trên thế giới đã quan tâm đặc biệt đến nguồn tài liệu này: Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện hoàng gia Đan Mạch, Trung tâm thông tin khoa học công nghệ Nhật Bản…và ngay trong hệ thống thư viện thì ở hệ thống thư viện nào cũng có nguồn tài liệu này: thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư viện đa ngành….Ở Việt nam nguồn tài liệu này đã và đang được quan tâm thu thập và khai thác, nhưng do đặc trưng của từng cơ quan thông tin và thư viện nên nguồn tài liệu này được chú trọng ở nhiều mức độ khác nhau

Trong xu thế phát triển chung của đất nước, hoạt động nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo của các trường đại học ngày càng mở rộng, nâng cao chất lượng Do đó nguồn tài liệu “xám” của mỗi trường ngày càng tăng nhanh về

số lượng và mang tính chuyên sâu, đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập

Ngày nay nguồn tài liệu “xám” tại các trường đại học đang được nhiều nhóm người dùng tin quan tâm, trong đó có Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội Việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng nguồn tài liệu

“xám” hiện nay là vấn đề vô cùng bức thiết quan trọng, bởi lẽ chúng chịu những yếu tố tác động như: chính sách, pháp lý, công nghệ Chính vì vậy, tôi lựa chọn

đề tài “Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của

Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội” làm khóa luận tốt

- Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nguồn tài liệu

“xám” đã và đang phục vụ người dùng tin tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội Những ưu điểm và hạn chế của SP&DVTT tài liệu “xám” trong hoạt động TT-TV của Trung tâm Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng SP&DVTT tài liệu “xám”

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm nguồn tài liệu “xám”, nhu cầu tin của người sử dụng Thực trạng các SP&DVTT tài liệu

“xám” ở Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội Từ đó đưa ra

các kiến nghị và giải pháp mang tính khả thi đối với nguồn thông tin này trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

- Phương diện nghiên cứu: Các SP&DVTT tài liệu “xám”

- Không gian nghiên cứu: Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội từ năm 2005 - nay

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận: dựa trên quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư

tưởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin- thư viện, các văn bản pháp quy về thông tin khoa học đối với trung tâm thông tin- thư viện các trường đại học

- Phương pháp nghiên cứu: trao đổi, quan sát, nghiên cứu, thông kê, xử lý,

phân tích, tổng hợp tài liệu

5 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề khai thác và sử dụng nguồn tài liệu “xám” đã và đang thu hút rất nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, khóa luận, luận văn, hội thảo đã đề cập đến nguồn thông tin về tài liệu ”xám” Nhưng mỗi đề tài tiếp cận khai thác ở mức độ, khía cạnh, thời gian và địa điểm khác nhau

Có một số bài viết “Nguồn tài liệu nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường Đại học Sư phạm I Hà Nội” của Nguyễn Thị

Minh Ngọc đăng trên bản tin số 22, tháng 9/2009; “ Một số vấn đề xung quanh

việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS.Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và tư liệu, số 4, 1999; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hội “Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”; Khóa luận tốt ngiệp

của tác giả Nguyễn Hoàng Anh “Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội”

Nhưng hiện nay vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về sản phẩm và dịch

vụ nguồn tại liệu “xám” tại trường Đại học Xây dựng Hà Nội Chính vì thế tôi chọn đề tài “Tìm hiểu những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội”, với hi vọng từ những đề tài trước đó và đề tài này của tôi sẽ góp phần làm sáng tỏ những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Từ đó chúng ta nhận thấy vai trò, đặc điểm của nguồn tại liệu “xám” giai đoạn hiện nay trong nghiên cứu khoa học và giáo dục đào tạo tại các trường đại học nói riêng và nền kinh tế -xã hội nói chung

6 Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài

* Ý nghĩa lý luận

Khóa luận góp phần làm phong phú vốn hiểu biết chung về các sản phẩm

và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội, đồng thời cho thấy giá trị khoa học nguồn tài liệu “xám’

ở đây

* Ý nghĩa thực tiễn

Khóa luận phản ánh toàn bộ nguồn tài liệu “xám” và công tác phục vụ nhu cầu của người dùng tin tại Trung tâm thông tin- thư viện trường Đại Học Xây dựng Hà Nội, những nhận xét, đánh giá về việc tạo lập và cung cấp SP&DVTT nguồn tài liệu “xám” Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm SP&DVTT mới, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin trong thời gian tới

7 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo Nội dung trình

bày ở 3 chương:

Chương 1 Khái quát về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

Chương 2 Hiện trạng những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu

“xám” tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm trong thời gian tới

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội

Trường Đại học Xây dựng (National University of Civil Engineering) là một

cơ sở giáo dục chuyên ngành xây dựng ở Hà Nội, được thành lập vào ngày 8 tháng 8 năm 1966, theo theo Quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 của Hội đồng chính phủ Tiền thân là khoa Xây dựng (1956 - 1966) của trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Nhà trường là một cơ sở đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và trên đại học cho nhiều ngành khác nhau trong lĩnh vực xây dựng Đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng vào đời sống

Trải qua bao năm tháng, Nhà trường đã đào tạo được trên 35.000 kỹ sư và kiến trúc sư, 1.242 thạc sỹ, 138 tiến sỹ chuyên ngành Bồi dưỡng sau đại học cho trên 2.500 kỹ sư, bồi dưỡng nghiệp vụ giám sát thi công cho trên 5.000 người Những sinh viên do trường Đại học Xây dựng đào tạo hiện đang làm việc tại các

cơ quan nghiên cứu, thiết kế, thi công, quản lý và khai thác các công trình trên mọi lĩnh vực xây dựng thuộc các bộ, ngành, trong các viện nghiên cứu, sở, tổng công ty trên khắp cả nước

Quy mô đào tạo hiện nay của trường là trên 25.000 người (trong đó: hệ dài hạn tập trung trên 14.900 sinh viên, học cấp bằng đại học thứ hai trên 1.700,

hệ cử tuyển 210, hệ liên thông trên 270, học viên cao học trên 700 và gần 60 nghiên cứu sinh)

Nhà trường hiện nay có tổng số giảng viên và nhân viên là 875 người, trong đó có 661 cán bộ giảng dạy, 214 nhân viên, 4 tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ,

2 giáo sư, 317 thạc sĩ, 67 phó giáo sư, 6 nhà giáo nhân dân, 202 giảng viên chính, 55 nhà giáo ưu tú 55 Ngoài ra có 62 nhà giáo (trong đó có 42 giáo sư và phó giáo sư) đã nghỉ hưu, nhưng ký hợp đồng tiếp tục giảng dạy và đào tạo giảng viên trẻ Hiện nay giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7% trong đó 25,56 % là tiến sĩ

1.2 Giới thiệu về Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Quá trình hình thành Thư viện trường gắn với lịch sử hình thành và phát triển của nhà trường (ngày 8/8/1966) Từ đó tới nay thư viện trải qua nhiều biến động thay đổi, mới đầu thư viện trường là một phòng tư liệu nhỏ lưu giữ tài liệu của trường

Giữa năm 1969, đầu năm 1970 Nhà trường sơ tán về Hương Canh thuộc huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phú và phòng tư liệu của trường cũng được

chuyển về đây Năm 1976 Nhà trường đã chuyển về Hà Nội và xây dựng lại cơ

sở các phòng ban trong đó có phòng tư liệu của trường

Lãnh đạo Nhà trường thấy được tầm quan trọng của thư viện trường trong công tác giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học Chính vì vậy năm 2001 Thư viện trường đại học Xây dựng được đổi mới, từ một phòng tư liệu đã trưởng thành Trung tâm Thông tin -Thư viện (gọi tắt là Trung tâm) với cơ sở vật chất khang trang, có đầy đủ chức năng và nhiệm vụ của một Trung tâm thông tin -thư viện đại học phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí tư liệu của trường đại học Xây dựng Hà Nội

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

Trung tâm có 4 chức năng cơ bản, đó là:

+ Chức năng thông tin

+ Chức năng văn hóa

+ Chức năng giáo dục

+ Chức năng nghiên cứu

Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT – TV trường đại học thì chức năng giáo dục quan trọng nhất Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

* Nhiệm vụ

+ Tham mưu cho lãnh đạo về phương hướng tổ chức và xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện, nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong trường Đại học Xây dựng Hà Nội

+ Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động

+ Phục vụ thông tin tư liệu cho bạn đọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập

+ Giới thiệu hướng dẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp người dùng tin tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng

+ Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tốt công việc được giao, quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu của Trung tâm

+ Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm của Đại học Xây dựng Hà Nội

và các nhà xuất bản, các nguồn tài liệu xám được cấp bộ và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc Đại học Xây dựng Hà Nội chủ trì hoặc do cán bộ Đại học Xây dựng Hà Nội thực hiện Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của Đại học Xây dựng Hà Nội

+ Nghiên cứu triển khai và ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện

+ Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức cơ cấu của Trung tâm (xem sơ đồ sau)

* Phòng bổ sung và xử lý nghiệp vụ

Phòng tìm tin, thư mục

Phòng

bổ sung

và xử lí nghiệp

vụ

Phòng đọc tài liệu

Phòng mượn tài liệu

Phòng tra cứu tin

Ban giám đốc Trung tâm

- Bộ phận bổ sung: nghiên cứu tình hình xuất bản trong và ngoài nước, xác định diện bổ sung tài liệu, thu thập và bổ sung các loại hình tài liệu dưới các hình thức khác nhau

- Bộ phận xử lý: xử lý tài liệu được nhập về gồm có: đăng kí, dán nhãn, xử

lý nội dung, xử lý hình thức, lập phiếu

* Phòng phục vụ

- Tổ chức hệ thống phục vụ bạn đọc

- Quản lý tài liệu

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ

- Phục vụ bạn đọc các loại hình tài liệu

- Phòng phục vụ gồm có: phòng mượn, phòng quốc văn, phòng ngoại văn

* Phòng phục vụ tra cứu tin

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ tra cứu tìm tin

* Phòng máy tính

- Biên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục

- Nghiên cứu ứng dụng thông tin, quản lý hệ thống máy chủ và thiết bị mạng, quản lý các cơ sở dữ liệu

Hiện nay do hệ thống máy không được bảo trì, nên phòng này đang tạm ngừng hoạt động, trong thời gian tới hệ thống máy được nâng cấp phòng máy sẽ quay trở lại hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình

Hiện nay thư viện có tất cả 15 cán bộ, trong đó đa số cán bộ được đào tạo chuyên ngành thông tin -thư viện số cán bộ còn lại được đào tạo từ các chuyên ngành khác nhau (kiến trúc, toán -tin, văn thư lưu trữ, quản trị tin, quốc tế) Cán

bộ phân bố vào các phòng như sau:

- Phòng giám đốc: 1 người

- Phòng giáo trình: 4 người

- Phòng quốc văn: 3 người

- Phòng ngoại văn: 1 người

- Phòng tin học: 3 người

- Phòng xử lý nghiệp vụ: 2 người

1.2.4 Nguồn lực thông tin

Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, đến nay Trung tâm đã

có nguồn tài liệu đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung Từ đó Trung tâm

đã xây dựng các phòng riêng dựa vào chức năng nhiệm vụ để quản lý nguồn tài liệu một cách hợp lý, phù hợp với điều kiện khai thác và sử dụng nguồn tin tại đây

Hiện nay nguồn tài liệu tại Trung tâm thông tin -thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội gồm có:

- Phòng giáo trình :118.878 cuốn

- Phòng đọc quốc văn:

Đề tài + luận văn thạc sĩ 4.660 cuốn + CD

Đồ án sinh viên khoa kiến trức (kèm CD) 320 cuốn

Bảng 1: Số lượng tài liệu của phòng đọc quốc văn thống kê năm 2011

- Phòng đọc ngoại văn:

Bảng 2: Số lượng tài liệu của phòng đọc ngoại văn thống kê năm 2011

Số tạp chí hiện có:

- Tạp chí tiếng Việt: 71 loại

- Tạp chí nước ngoài : có một số tạp chí được sắp xếp trên giá cùng sách ngoại văn

1.2.5.Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

* Người dùng tin

NDT là một cá nhân hay một tập thể nào đó có nhu cầu về thông tin nhằm thực hiện một chức năng lao động xã hội Do tính chất phong phú đa dạng của NDT mà mỗi một cơ quan thông tin- thư viện cần phải xác định rõ đối tượng NDT để từ đó xây dựng nên chiến lược tổ chức hoạt động thông tin một cách hiệu quả nhất làm cho nguồn tin trở thành tài nguyên thông tin

NDT tại Trung tâm bao gồm:

- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý

- Cán bộ nghiên cứu /giảng viên

- Sinh viên

- Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học

+ Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý

Họ là những người có nhu cầu tìm đọc các tài liệu thuộc diện đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu có tính bao quát Nhóm đối tượng này tuy không nhiều nhưng đặc biệt quan trọng, họ là những người trực tiếp ra quyết định ảnh hưởng đến sự phát triển của nhà trường

Họ cần nguồn tài liệu này vì đây là nguồn tài liệu có nguồn thông tin khoa học cao, cung cấp thông tin chuyên sâu về những lĩnh vực mà họ đang công tác

để họ có thể áp dụng vào công việc của mình

+ Cán bộ nghiên cứu/ giảng viên

Đội ngũ cán bộ nghiên cứu/giảng viên là những người có trình độ học vấn cao, nhu cầu lớn đối với các loại sách tham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo nước ngoài Họ cần những nguồn tài liệu “xám” để hỗ trợ quá trình nghiên cứu, giảng dạy và tiếp nhận thêm những nguồn tri thức khoa học

+ Sinh viên

Nhóm đối tượng này chiếm số lượng đông đảo của Trung tâm Sinh viên

là những nhà khoa học và công nghệ trong tương lai và không thể thiếu của sự nghiệp công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước Trung tâm phục vụ tất cả các khoa, các khóa, các hệ đào tạo, trong đó chủ yếu là sinh viên chính quy

Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, nguồn tài liệu “xám” là cần thiết đối với nhóm người dùng tin này, họ cần những thông tin xác thực và khoa học để đáp ứng nhu cầu của bản thân Nhất là những thông tin đối với họ trong học tập, nghiên cứu khoa học và làm khóa luận tốt nghiệp

+ Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học

Là đối tượng thường xuyên đến Trung tâm, có nhu cầu sử dụng các loại sách tham khảo, đặc biệt là các luận án tiến sĩ, thạc sỹ Họ là một trong những nhóm đối tượng chính của nguồn tài liệu “xám”, họ là một lực lượng nòng cốt nguồn nhân lực khoa học và kĩ thuật hiện nay Hầu hết nhóm này là kĩ sư, thạc sĩ

có mục tiêu học lên cao họ rất cần nguồn tài liệu này để tham khảo hỗ trợ quá trình nghiên cứu của họ

Đối tượng bạn đọc này có trình độ học vấn, họ biết cách sử dụng và khai thác nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm, với khả năng chuyên sâu và trình độ lý luận và thực tiễn nên họ có khả năng tiếp nhận nguồn tri thức có trong nguồn tài liệu “xám” Đồng thời có nhiều thông tin phản hồi đóng góp vào việc phục vụ ngày càng hoàn thiện hơn

* Nhu cầu tin

Việc tiếp cận, chiếm hữu và sở hữu tri thức chỉ thật sự có hiệu quả trên tính tự giác của sinh viên và học viên Việc tiếp cận chiếm hữu những kiến thức

đã có là việc học xem xét quá khứ, tìm tòi khám phá những cái chưa có thật sự là việc học cho tương lai Thư viện đại học mở ra một môi trường tri thức rộng lớn, thông thoáng và đa dạng để sinh viên thỏa sức mở rộng tầm nhìn và ước mơ của mình Trung tâm có đối tượng phục vụ đó là cán bộ quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học trong trường, tất cả đối tượng trên đều được phục vụ tại chỗ, cho mượn tài liệu về nhà

+ Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh

Người dùng tin là các sinh viên, học viên học tập tại các chuyên ngành, sinh viên các lớp dự án, học viên cao học được đào tạo tại nhà trường Nhu cầu của họ phong phú và đa dạng, nhưng tài liệu chủ yếu liên quan đến ngành học gồm: giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu Ngoài ra họ có nhu cầu về tài liệu nghe nhìn như: băng, đĩa, CD-ROM phục vụ cho việc học tiếng và tài liệu của họ chủ yếu là phục vụ cho quá trình học tập, bồi dưỡng ngoại ngữ

+ Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý, cán bộ nghiên cứu, giáo viên

Nhóm người dùng tin này có trình độ cao, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lãnh đạo quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học Do đó, nhu cầu tin vừa mang tính chất chuyên sâu, vừa mang tính chất trải rộng và mới Họ có nhu cầu

về tài liệu mang tính chất nghiên cứu, lý luận và mang tính chất thời sự, sử dụng tài liệu thuộc nhiều ngôn ngữ khác nhau

Trên cơ sở các nhóm người dùng tin và nhu cầu tin của người dùng tin, Trung tâm đã và đang từng bước nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động để đáp ứng nhu cầu tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của thầy và trò trường đại học Xây dựng Hà Nội

CHƯƠNG 2

HIỆN TRẠNG NHỮNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUỒN TÀI LIỆU “XÁM”TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI

2.1 Tầm quan trọng của sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” 2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tin tài liệu “xám”

 Khái niệm về tài liệu “xám”

Tài liệu “xám” có tên gọi theo thuật ngữ tiếng Anh là “grey literature”, hiện nay có nhiều định nghĩa trong và ngoài nước về tài liệu “xám” đã từng gây tranh luận trong giới nghiên cứu Năm 1995 nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu “xám” đưa ra định nghĩa: “ Tài liệu “xám” bao gồm các tài liệu mã nguồn

mở ở bên trong hoặc bên ngoài quốc gia, thường có sẵn thông qua các kênh chuyên biệt và có thể không có mặt ở các kênh thông thường, trong các hệ thống xuất bản, phân phối, kiểm soát thư tịch hoặc bổ sung do các nhà sách hoặc đại lý thực hiện”

Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về tài liệu “xám” tổ chức tại Mỹ năm 1999 định nghĩa: Tài liệu “xám” là tài liệu được tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền,

cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn và điện tử

và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại

Một số định nghĩa khác về tài liệu xám: “Không hiện diện trong các thư mục như cơ sở dữ liệu hay bảng chỉ mục, ở dạng in ấn và điện tử” hoặc “chỉ các bài trình bày, báo cáo, ghi chép hoặc các tài liệu khác được sản sinh và xuất bản bởi các cơ quan nhà nước, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không được phát hành hoặc đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại Rất nhiều tài liệu loại này rất khó tìm kiếm” (Thư viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dương họcVirginia)

“Chỉ tài liệu và dạng tài liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lượng hạn chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức.” (Thư viện Y học – Đại học Ottawa)

“Chỉ các nghiên cứu hoặc không được xuất bản hoặc được xuất bản với mục đích phi thương mại” (Thư viện Đại học NewEngland)

Tóm lại, tài liệu “xám” là các tài liệu không được công bố rộng rãi, thường không có mặt trong các kênh phát hành, phân phối truyền thống, được công bố trong nội bộ cơ quan, đơn vị, trường học, nội dung chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực và không chịu tác động của các mục đích thương mại

Theo định nghĩa tài liệu “xám” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc, Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Sư phạm I Hà Nội: “Là tài liệu nội sinh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trường đại học… Phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng như hướng phát triển của những đơn vị này và thường được lưu giữ ở các thư viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó”

 Đặc điểm nguồn tài liệu “xám”

Hiện nay nguồn tài liệu “xám” của chúng ta xuất hiện rất đa dạng mang nhiều các đặc điểm khác nhau về nội dung và phong phú về số lượng Mỗi trường đại học đào tạo nguồn nhân lực lại có những nguồn tài liệu xám khác nhau, chính vì vậy để có thể phân rõ đặc điểm nguồn tài liệu này thì chúng ta phải dựa vào điều kiện cụ thể tài liệu “xám” của từng trường

Để nhận dạng đặc điểm nguồn tài liệu “xám” chúng ta phải dựa vào tính chất của quá trình tạo ra nguồn tài liệu nội sinh của các trường đại học, theo tác giả Trần Mạnh Tuấn cần dựa vào tính chất sẽ phân tài liệu “xám” thành 3 loại:

- Nguồn tin phản ánh các kết quả hoạt động học tập đào tạo: Là các luận án, luận văn, các kết luận khoa học, các tư liệu điền dã, các tư liệu điều tra, các hồ sơ thí nghiệm, các chương trình đào tạo, giáo trình, đề cương bài giảng

- Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học: Là các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tư liệu trung gian được tạo nên từ việc triển khai các chương trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sản xuất thử, các báo cáo khoa học, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo…

- Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học: bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, các thông tin phản ánh định hướng phát triển của nhà trường

 Vai trò của tài liệu “xám”

Nguồn tài liệu có vai trò rất quan trọng trong thư viện, nó chính là một trong bốn yếu tố để cấu thành lên thư viện Thư viện có phát triển hay không là phụ thuộc vào một trong những yếu tố này và trong đó là nguồn tài liệu Đặc biệt

là đối với các thư viện đại học, nguồn tài liệu “xám” phản ánh tiềm năng phát triển của nhà trường, chính trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị (gọi là nguồn tin nội sinh hay tài liệu “xám”) Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo Nguồn thông tin này rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhà trường

Tài liệu “xám” cho thấy cái nhìn tổng quan vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể thường tập trung vào một ngành, chuyên môn nào

đó và được biên soạn theo từng lĩnh vực nhất định đi sâu vào từng vấn đề cụ thể Bên cạnh đó góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng người sử dụng Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, tài liệu “xám” ra

đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực đang nghiên cứu

2.1.2 Đặc điểm dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”

 Khái niệm dịch vụ

Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tinh thần Chỉ cần ở mức giúp người sử dụng trao đổi được thông tin, trong khi đó có nhu cầu, ngoài việc trao đổi thông tin, người sử dụng dịch vụ còn cần được cung cấp những thông tin cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của họ

Theo tác giả Trần Mạnh Tuấn “ Dịch vụ thông tin- thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn những nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin -thư viện” Các hoạt động dịch vụ thông tin thư viện bao gồm: Cho mượn tài liệu (miễn phí); Dịch vụ tài liệu tham khảo (có thu phí); Dịch vụ tư vấn; Dịch vụ dịch thuật; Dịch vụ internet; Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI); Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS); Các dịch vụ trao đổi thông tin ( Hội thảo, Hội chợ, triển lãm,…)

- Sự tồn kho: tổn thất do tồn kho của dịch vụ, tổn thất này là lớn và khó xác định được đầy đủ

2.2 Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” tại Trung tâm thông tin-thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

2.2.1 Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm

Nguồn tài liệu “xám” là một tài sản vô cùng quý giá đối với mỗi Trung tâm thông tin- thư viện trường đại học được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện của mỗi trường để đưa ra các dạng tài liệu “xám” đặc trưng của riêng mình Hiện nay tại Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội đang lưu giữ nhiều loại tài liệu xám khác nhau như: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành, các báo cáo kết quả triển khai

Nguồn tài liệu này trước đây lưu giữ ở tư liệu các khoa, từ năm 2002 đến nay được Trung tâm triển khai lưu giữ và lưu thông cho quá trình quản lý và bảo quản nhằm phục vụ nhu cầu thông tin của người dùng tin

Sản phẩm bao gồm:

* Luận án tiến sĩ

Hiện nay Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội có 160 luận án tiến sĩ thuộc các chuyên ngành: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Kiến trúc công trình; Quy hoạch đô thị và nông thôn; Vật liệu và công nghệ vật liệu xây dựng; Xây dựng đường ôtô và đường thành phố; Xây dựng công trình biển; Cấp thoát nước; Xây dựng công trình ngầm và mỏ; Xây dựng công trình thuỷ; Xây dựng cầu, hầm

Đó là các chuyên ngành nhà trường đào tạo mang tính chuyên sâu, luận án tiến sĩ là một nguồn tài liệu quý - một công trình nghiên cứu lâu dài của những chuyên gia đầu ngành, để được làm luận án tiến sĩ thì trước đó tác giả của những luận án này phải có công trình nghiên cứu khoa học đạt giải cấp Bộ là quy chế bắt buộc trong chuyên ngành Vậy để tạo ra những luận án này thì phải có một

quá trình tích lũy và nghiên cứu chuyên sâu và với những chuyên ngành kĩ thuật còn mang tính khả thi, thực tiễn rất cao

Mỗi luận án đi sâu vào một vấn đề chính, vì vậy nguồn thông tin trong luận án giúp cho người dùng tin có thể tìm hiểu sâu về một vấn đề trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường Họ có thể học tập và khám phá sáng tạo

ra những cái mới dựa vào cái đã có Cũng từ nguồn tài liệu này họ có thể tạo ra một sản phẩm mới cho nguồn tài liệu “xám”

Trung tâm thu nhận tài liệu luận án tiến sĩ từ năm 2004, những luận án tiến

sĩ trước đó được lưu giữ ở các khoa cũng đã được chuyển về trung tâm

* Luận văn thạc sĩ

Nguồn tài liệu này được nhận vào Trung tâm từ năm 2002 khi các phòng

tư liệu của các khoa chuyển lên và cả những luận văn trước năm 2002 Hiện Trung tâm có 4.660 cuốn, thuộc các chuyên ngành đào tạo thạc sĩ như: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Xây dựng đường ô

tô và đường thành phố; Xây dựng cầu, hầm; Xây dựng công trình biển; Xây dựng công trình thuỷ; Cơ học vật thể rắn; Toán ứng dụng; Kiến trúc; Công nghệ môi trường; Kinh tế xây dựng; Kỹ thuật máy và thiết bị xây dựng, nâng chuyển; Cấp thoát nước

Nguồn tài liệu này đã giúp ích rất lớn cho quá trình học tập và nghiên cứu của các sinh viên trong nhà trường, vì đây là trường đào tạo các chuyên ngành kĩ thuật công nghệ xây dựng nên nguồn tài liệu này tập trung khai thác chính vào các chuyên môn kĩ thuật đào tạo chính của nhà trường Thông qua đó chính là nền móng tạo ra các sản phẩm thông tin mới của quá trình học viên cao học nghiên cứu đưa ra các giải pháp mang tính khả thi trong tương lai Từ đó giúp cho quá trình ứng dụng kĩ thuật vào thực tiễn đưa ra các phương pháp giải quyết các vấn đề còn khó khăn trong chuyên môn của khoa học kĩ thuật công nghệ

* Đồ án kiến trúc

Sản phẩm đặc trưng của Trung tâm đó là các đồ án mới được quản lý Đây

là nguồn tài liệu rất quý giá đặc biệt, những đồ án quản lý là các đồ án của khoa Kiến trúc, các đồ án này được xử lý bằng cách phân loại rồi xếp giá theo số đăng

kí cá biệt

Hiện nay tại Trung tâm có tất cả 320 đồ án trong đó kèm đĩa CD, những

đồ án này giúp cho người dùng tin tìm hiểu các sáng tạo, những ý tưởng, phong cách thể hiện độc đáo của kiến trúc Đồ án thường mang tính thực tế cao được thiết kế tính toán và khảo sát kĩ lưỡng, đó là sự phối hợp giữa thực tiễn và sự sáng tạo Khi tham khảo các đồ án, người dùng tin có thể tìm hiểu được thực địa của từng khu vực và quá trình tham khảo có thể đưa ra những công trình kiến trúc sáng tạo mới phù hợp hơn Các đồ án này tập trung ở rất nhiều mảng kiến trúc khác nhau: nhà ở, bảo tàng, trường học, bệnh viện, khách sạn, công viên, khu nghỉ dưỡng, đô thị, đường phố…nội dung khá đa dạng

* Giáo trình và sách tham khảo (do cán bộ trong trường biên soạn)

Sản phẩm là giáo trình, tài liệu tham khảo do cán bộ trong nhà trường biên soạn viết ra, những tài liệu này chỉ có ở các môn chuyên ngành, không có môn khoa học cơ bản Hiện nay tại Trung tâm có 404 đầu sách do cán bộ trong trường biên soạn và được xuất bản (từ năm 2006 đến 2011 có 114 đầu sách của 57 giảng viên biên soạn xuất bản) Những tài liệu được nghiên cứu viết về chuyên ngành

kĩ thuật phục vụ cho các sinh viên và cán bộ trong trường, giúp cho người dùng tin tìm hiểu và thu thập các thông tin phù hợp với yêu cầu trong quá trình nghiên cứu và học tập

* Các đề tài nghiên cứu khoa học và các báo cáo tổng hợp, tuyển tập công trình nghiên cứu khoa học

Ngoài các sản phẩm là luận án, luận văn Trung tâm còn quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, nhưng chỉ là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ từ năm 2002 trở lại đây (trước đó những đề tài này quản lý tại các khoa) Hiện nay

Trung tâm có 347 đề tài nghiên cứu khoa học với nội dung rất đa dạng, nghiên cứu nhiều khía cạnh và chuyên ngành đào tạo khác nhau Những đề tài này mang tính thực tiễn cao được các chuyên gia đánh giá nghiên cứu mang tính sáng tạo, tính mới và mang tính khả thi

Những đề tài nghiên cứu đã được công nhận bởi các chuyên gia, trong đó tích lũy nhiều kiến thức khác nhau giúp người dùng tin có thể khai thác theo nhiều khía cạnh, thu thập được các thông tin chính xác dễ dàng Với số lượng đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm quản lý là không nhiều, những tài liệu này được xếp trên giá theo số đăng kí cá biệt

* Các niên lịch khoa học công nghệ

Hiện nay Trung tâm quản lý số lượng này ít chỉ có 5 quyển (do cán bộ giảng dạy trong trường biên soạn) Nội dung chủ yếu về bộ máy hoạt động khoa học công nghệ gồm: Tên cán bộ lãnh đạo và chức vụ; các phòng ban; khoa; viện;

cơ sở hoạt động khoa học công nghệ Một số văn bản về khoa học công nghệ; Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; Công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên; Tuyển tập các công trình nghiên cứu khoa học

Tài liệu này giúp cho người dùng tin tìm hiểu về quá trình nghiên cứu khoa học của nhà trường, các cán bộ trực tiếp quản lý tham gia đạt được nhiều thành tựu Hơn thế nữa, đưa ra một số những văn bản hướng dẫn nghiên cứu khoa học giúp cho người dùng tin tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu khoa học cho đúng quy trình Tìm hiểu các thông tin về học tập và nghiên cứu khoa học, đây là nguồn tài liệu rất hữu ích

* Tuyển tập các công trình khoa học

Sản phẩm thông tin này được viết theo các năm, nội dung là tóm tắt các công trình khoa học tiêu biểu của giảng viên, sinh viên trong trường nghiên cứu

Số tài liệu trên tại Trung tâm gồm có 52 quyển, xếp giá theo số đăng kĩ cá biệt

* Xuất bản phẩm tiếp tục

Để có thể nắm bắt tổng hợp tình hình giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học và các công tác hoạt động của các phòng, ban tổ chức của nhà trường thì người dùng tin có thể tìm hiểu khai thác qua xuất bản phẩm ở đây Đối với nguồn tài liệu này vẫn chưa có nhiều tại Trung tâm đại học Xây dựng Hà Nội, nhưng chỉ qua đó thấy rõ những hoạt động và thông tin khoa học của nhà trường

Hiện nay tại Trung tâm mới thu nhận 2 tạp chí là: Tạp chí khoa học công nghệ xây dựng và bản tin đại học xây dựng

2.2.1.1 Công tác phát triển nguồn tài liệu”xám”

Việc bổ sung phát triển vốn tài liệu là vô cùng cần thiết hiện nay cho Trung tâm, vì nguồn tài liệu “xám” luôn được nghiên cứu và phát triển, thông tin mang tính cập nhật và tính khoa học cao Để đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin, Trung tâm thường xuyên bổ sung nguồn tài liệu này

Chính sách bổ sung

Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Trung tâm mang tính khách quan và phù hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của nhà trường Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tài liệu; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; thống nhất các quy trình, thủ tục trong việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự thuận lợi và chính xác trong hoạt động bổ sung tài liệu

Quy trình bổ sung tài liệu

Bước Nội dung thực hiện Chứng từ, hồ sơ Đơn vị

liên quan

Thời gian thực hiện

1 Đề nghị mua sách, báo, tạp chí…

a - Hàng năm, theo tiến độ

lập dự toán của nhà trường, Trung tâm thông báo (qua công văn, lịch tuần) đến các đơn vị có nhu cầu sách, báo…để lập

Phiếu yêu cầu sách thư viện, báo

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành

nhu cầu năm tiếp theo và gửi cho Trung tâm

- Các nhu cầu sách giáo khoa, sách, tạp chí tham khảo cho các chuyên ngành phải có ý kiến từ bộ môn của các khoa/ban

- Trưởng đơn

vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác từ đơn vị

- Trung tâm tiếp nhận nhu cầu, bổ sung (nếu thấy cần thiết)

b - Hàng quý (tháng cuối

của mỗi quý), Trung tâm thông báo đến các đơn vị (qua công văn, lịch tuần)

để gửi nhu cầu sách, báo của quý sau

- Các đơn vị có nhu cầu sách, tạp chí mới phát sinh đến Trung tâm (VD: giáo trình, tài liệu tham khảo đơn vị mới xuất bản, các sách, tạp chí mới bổ sung…)

Phiếu yêu cầu sách thư viên, báo

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành

- Trưởng đơn

vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác từ đơn vị

- Trung tâm tiếp nhận nhu cầu, bổ sung nhu cầu khác

c - Trường hợp các đơn vị

có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp thiết, Trung tâm tiếp nhận yêu cầu của đơn

vị

Phiếu yêu cầu sách thư viên, báo

- Bộ môn lập phiếu yêu cầu sách, tạp chí chuyên ngành

- Trưởng đơn

vị tập hợp, bổ sung các yêu cầu khác

- Trung tâm tiếp nhận nhu cầu

2 Thẩm định nhu cầu, lập kế hoạch

- Khi tiếp nhận nhu cầu từ

các đơn vị (hàng năm, quý), Trung tâm tiến hành tổng hợp, thẩm định nhu cầu, rà soát tình trạng hiện

có, rà soát dự toán ngân sách năm để lập kế hoạch

và dự toán của năm, của quý kèm theo các phiếu yêu cầu gửi cho phòng tài

vụ kiểm soát dự toán và trình BGH duyệt

- Kế hoạch mua sách, báo, tạp chí…

- Các phiếu cầu cần mua

- Trung tâm lập kế hoạch

và dự toán

3 Thực hiện đặt hàng

- Căn cứ vào kế hoạch đã

được BGH duyệt, Trung tâm tiến hành lập thông báo đặt hàng

- Đồng thời, Trung tâm gửi thông báo đặt hàng đến phòng tài chính để chủ động khảo sát giá

Thông báo đặt hàng

- Trung tâm lập thông báo đặt hàng

- Phòng tài chính kiểm soát giá

4 Nhận báo giá của nhà cung cấp

- Trung tâm và phòng Tài

vụ tiếp nhận các báo giá

(Các bảng báo giá được niêm phong kín)

- Trung tâm và nhà trường phối hợp thực hiện xét chọn nhà cung cấp

- Các báo giá niêm phong kín

- Biên bản chọn nhà cung cấp

- Trung tâm

và phòng Tài

vụ nhận các báo giá, giữ niêm phong

5 Ký hợp đồng mua

- Căn cứ vào biên bản

chọn nhà cung cấp, phòng Tài vụ lập quyết định lựa chọn nhà cung cấp; soạn thảo và trình BGH ký hợp đồng với nhà cung cấp

Đồng thời chuyển 1 bản hợp đồng mua bán cho

- Quyết định chọn nhà cung cấp

- Hợp đồng với nhà cung cấp

- Phòng tài

vụ soạn thảo

hồ sơ trình BGH ký

- Trung tâm phối hợp với phòng tài vụ

Trung tâm để triển khai hợp đồng

chỉnh các hồ

sơ liên quan

6 Triển khai, theo dõi thực hiện hợp đồng

- Căn cứ vào hợp đồng ký

kết, Trung tâm triển khai thực hiện, lập đề nghị tạm ứng theo hợp đồng (nếu có)

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiến hành nhận hàng, nghiệm thu hợp đồng;

- Lập giấy đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp khi công việc hoàn thành

- Giấy đề nghị tạm ứng

-Biên bản giao nhận hàng hoá, nghiệm thu công việc

- Hoá đơn bán hàng;

- Giấy đề nghị thanh toán

Hồ sơ thanh toán

Phòng tài vụ

- Nguồn tài liệu là sách in

Các Khoa /Bộ môn của nhà trường có vai trò chính trong hoạt động lựa chọn tài liệu cho Trung tâm vì cán bộ giảng dạy của từng chuyên ngành mới có

những am hiểu sâu sắc về nội dung của chuyên ngành đó Trung tâm sẽ bổ sung nguồn tài liệu khi cán bộ của khoa có trực tiếp yêu cầu, cán bộ có nguồn tài liệu phải trực tiếp đăng kí với khoa /bộ môn Sau khi khoa, bộ môn đó có ý kiến xác nhận đồng ý bổ sung nguồn tài liệu này thì sẽ gửi lên phòng đào tạo để xác nhận nguồn thông tin có hay không trong quá trình giảng dạy và phòng đào tạo đồng ý thì họ sẽ xác nhận gửi cho Trung tâm để bổ sung

Cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu, có kinh nghiệm về nội dung vốn tài liệu cũng như chương trình giảng dạy của nhà trường, hoàn toàn có khả năng hỗ trợ các Khoa /Bộ môn để lựa chọn tài liệu Để đảm bảo có sự cân đối trong vốn tài liệu của Trung tâm (sự cân đối phù hợp với tỷ lệ sinh viên của từng ngành học) và ra quyết định bổ sung ở từng mảng tài liệu nhất định để cân đối vốn tài liệu

Chia làm 2 loại bổ sung: bổ sung lần 1 và bổ sung tái bản

Bổ sung lần 1: bổ sung với tài liệu mới mà Trung tâm hiện chưa có, bổ sung dạng này sẽ tuân theo đúng quy trình bổ sung

Bổ sung tái bản: là tài liệu hiện có ở Trung tâm và số lượng vẫn chưa đủ

để đáp ứng yêu cầu của người dùng tin Cán bộ Trung tâm sẽ kiểm kê lại số tài liệu còn trong kho và xác định số lượng cần và trình Ban giám hiệu

- Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học

Trung tâm có chính sách xây dựng nguồn tài liệu nội sinh chất lượng khoa học, đặc biệt là luận án tiến sĩ, luận văn cao học

+ Đối với luận án tiến sĩ:

Các cá nhân là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trường trước khi hoàn thành luận án tiến sĩ (trong nước và ngoài nước) đều phải nộp lại một bản luận án cho Trung tâm

Tiêu chuẩn tiếp nhận: 01 bản luận án hoàn chỉnh in trên giấy A4, đóng bìa cứng, có ghi tên đề tài, tên tác giả và năm hoàn thành luận án trên bìa và 01 đĩa

CD

+ Đối với luận văn cao học:

Trung tâm tiếp nhận và lưu chiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên tại trường

Quy trình tiếp nhận: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi học viên phải tự nộp luận văn cho Trung tâm Học viên sẽ được nhận bản xác nhận đã nộp luận văn

Tiêu chuẩn tiếp nhận: Bản in trình bày theo đúng quy định của Phòng Sau đại học, có chữ ký xác nhận của hội đồng khoa học chấm luận văn

Tệp điện tử: trình bày trên 01 tệp.DOC hay PDF và tệp minh họa kèm theo nếu có (trình bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung)

+ Đối với đề tài nghiên cứu khoa học:

Trung tâm nhận lưu chiểu những đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, sau khi có kết quả báo cáo, tác giả nộp đề tài nghiên cứu khoa học

Hàng năm trung tâm vẫn thường xuyên bổ sung các loại tại liệu “xám”, đặc biệt là giáo trình, và các luận văn, các luận án, đề tài nghiên cứu Đối với các ấn phẩm thông tin trung tâm thu thập thông tin rồi biện soạn theo định kì

Loại tài liệu Năm

Giáo trình Luận văn, luận án,

đề tài nghiên cứu

Bảng 3 Số lượng bổ sung giáo trình và Luận văn, luận án,

đề tài nghiên cứu của Trung tâm từ năm 2008 đến 2011

 Công tác thu nhận

Phòng xử lý nghiệp vụ trực tiếp thu nhận các nguồn tài liệu”xám” nếu là luận án, luận văn thì có kèm theo đĩa CD Hình thức giao nộp: nhận trực tiếp Sau khi đã giao nộp, cán bộ phòng xử lý nghiệp vụ có trách nhiệm cấp giấy biện

nhận đã giao nộp theo mẫu có sẵn (Xem phụ lục 1)

Việc thu nhận nguồn tài liệu “xám” có ý nghĩa vô cùng quan trọng, lưu giữ những giá trị tri thức và phổ biến tri thức cho người dùng

 Đăng kí, đóng dấu, dán nhãn cho tài liệu “xám”

Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong Trung tâm thông qua việc vào sổ đăng kí môn loại tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu, ngăn ngừa tổn thất và nâng cao hiệu quả phục vụ

Thông qua việc đăng kí tài liệu có thể kịp phản ánh tình hình hoạt động của toàn thư viện, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch công tác thông tin -thư viện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách tài liệu “xám”nói riêng Việc đăng kí tài liệu có thể nêu lên những thống kê chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết hoạt động công tác thông tin thư viện của Trung tâm

Muốn phát huy được tác dụng của việc đăng kí tài liệu trong Trung tâm cần xây dựng chế độ đăng ký đạt được yêu cầu nghiêm ngặt, đảm bảo được tính