Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

58 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU.. Và cũng có thể nói r

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

-

NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM

PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH : THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA HỌC : 51 (2006- 2010)

HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY

NGƯỜI HƯỚNG DẪN : TH.S TÔ HIỀN

HÀ NỘI, 2010

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 5

7 Bố cục của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN………

6

1.2 Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 8

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 10

1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu 10

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.2 Những vấn đề chung về tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 13

1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu 13

1.2.2 Khái niệm phục vụ người dùng tin 14

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 15

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ

VIỆN TẠ QUANG BỬU 19

2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu 19

2.1.1 Đăng ký tài liệu 20

2.1.2 Xử lý tài liệu 21

2.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu 25

2.2.1 Kho đóng… 27

2.2.2 Kho mở…… 30

2.2.3 Kho đóng- mở 38

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 43

3.1 Các hình thức phục vụ người dùng tin 43

3.1.1 Phục vụ tại chỗ 43

3.1.2 Phục vụ mượn về nhà 48

3.1.3 Phục vụ tra cứu thông tin 50

3.1.4 Các hình thức phục vụ khác 53

3.2 Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu 56

3.2.1 Triển lãm… 56

3.2.2 Giới thiệu sách mới 57

3.2.3 Pano Thư viện 58

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 59

4.1 Nhận xét, đánh giá 59

4.1.1 Về công tác tổ chức vốn tài liệu 59

4.1.1.1 Ưu điểm… 59

4.1.1.2 Hạn chế… 61

4.1.2 Về công tác phục vụ người dùng tin 62

4.1.2.1 Ưu điểm… 65

4.1.2.2 Hạn chế… 68

4.2 Đề xuất giải pháp 70

4.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức vốn tài liệu 70

4.2.2 Đổi mới phương thức phục vụ 71

4.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị 75

4.2.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ 76

4.2.5 Đẩy mạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 77

KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thử hình dung, nếu một thành phố ngày nay không có những số nhà, tên phố, chỉ có những ngôi nhà nối tiếp theo nhau, sẽ thật là khó khăn để gọi ra một địa chỉ cụ thể Và nếu trong một thư viện, những cuốn sách cũng giống như những ngôi nhà ấy, thì có lẽ việc tìm kiếm chúng chẳng khác nào một bài toán lịch sử đang thách thức trí nhớ của con người

Từ thời xưa, những người trông sách đã hiểu rằng, cần phải tạo một ra một trật tự thống nhất, logic cho kho sách quý của mình Họ đã bắt đầu tổ chức, phân chia chúng theo những môn loại tri thức, theo ngôn ngữ, theo chất liệu…những tài liệu theo cách phân chia đó được để gần nhau, và người ta thấy được tri thức, sự hiểu biết của con người qua thời gian đang ngày một biến đổi, phát triển Qua một kho sách có tổ chức, người ta còn có thể thấy được quá khứ và hiện tại, có thể nhìn nhận được một vấn đề theo sự chảy trôi của dòng thời gian Bởi vậy việc tổ chức vốn tài liệu cũng giống như một nghệ thuật sắp đặt có mục đích và ý nghĩa to lớn

Cho đến ngày hôm nay cũng vậy, bất cứ một thư viện nào cũng đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu sao cho khoa học, hợp lý Và công tác này thêm khó khăn hơn, ngày càng đòi hỏi cao hơn khi mà nguồn lực thông tin trong thư viện không ngừng tăng lên nhanh chóng, và nếu không có một phương thức để ứng phó với sự gia tăng đó, kho sách

sẽ trở nên khó kiểm soát, khó sử dụng và kém hiệu quả Tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho không khó, nhưng tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy ra được tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng, thì đó mới là một vấn đề lớn Cũng chính vì vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu luôn là một trong những khâu quan trọng nhất của hoạt động nghiệp vụ tại mỗi cơ quan thông tin, thư viện Thông qua công tác này giúp cho thư viện quản lý vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin khai thác, sử dụng nguồn tin một cách hiệu quả nhất

Và cũng có thể nói rằng, tổ chức vốn tài liệu tạo đà cho công tác phục vụ người dùng tin, nhưng chỉ thông qua phục vụ Thư viện mới có thể đánh giá được hiệu quả của công tác tổ chức vốn tài liệu, đồng thời qua việc phục vụ, bạn đọc sẽ hiểu rõ hơn về cách thức

tổ chức vốn tài liệu và tìm kiếm nguồn thông tin một cách khoa học Đó là hai công đoạn

kế tiếp và hỗ trợ cho nhau rất nhiều Nếu một trong hai khâu đó làm chưa tốt, cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khâu còn lại, và làm giảm đi hiệu quả hoạt động của Thư viện

Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện điện tử hiện đại, và là thư viện trường đại học khoa học kỹ thuật lớn nhất cả nước Thư viện có truyền thống hoạt động hơn 50 năm

và được biết đến không chỉ nhờ quy mô rộng lớn, được đầu tư kỹ lưỡng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, có chất lượng hoạt động hiệu quả, mà còn ở nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật đa dạng về loại hình và lĩnh vực, đứng đầu cả nước Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong những năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không dễ dàng, khi mà xã hội đang đứng trước sự gia tăng khổng lồ của khối lượng thông tin, đặc biệt là những thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ Thư viện cũng đã không ngừng phát triển nguồn thông tin của mình để đáp ứng tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của Trường Đi cùng với sự phát triển về số lượng của nguồn tin, Thư viện lại phải có những phương pháp tổ chức nguồn vốn đó và phục vụ bạn đọc một cách hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, sử dụng của người dùng tin Do vậy mà công tác tổ chức vốn tài liệu phải luôn được ưu tiên đi trước một bước, và vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự phát triển lâu dài trong một tương

lai xa của Thư viện, nhưng lại phải gắn bó với phục vụ và thân thiết với người dùng tin

Và để giải quyết tốt mối quan hệ đó, Thư viện Tạ Quang Bửu cũng gặp phải những khó khăn cần sớm được khắc phục Chính vì lý do đó, em đã chọn hướng nghiên cứu:

“Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Mục đích:

 Tìm hiểu rõ thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

 Qua đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp

có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

Nhiệm vụ:

 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu

 Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin đối với Thư viện Tạ Quang Bửu

 Mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

o Cơ sở khoa học của việc tổ chức vốn tài liệu

o Phương pháp tổ chức vốn tài liệu

o Các hình thức phục vụ

o Các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu

 Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

 Đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và

phục vụ người dùng tin

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Tổ chức vốn tài liệu là một vấn đề không còn xa lạ, nhưng vẫn luôn nhận được sự quan tâm, nghiên cứu, tìm hiểu của đông đảo những người yêu mến công tác này Bên cạnh đó, việc tổ chức vốn tài liệu trong giai đoạn hiện nay đã có nhiểu đổi thay, tiến bộ, cũng như những vấn đề còn tồn tại cần sớm được khắc phục, giải quyết Ngay ở Khóa luận tốt nghiệp năm 2008 của Ngô Thị Mỹ Hạnh, sinh viên khoa Thông tin- Thư viện khóa K49(2004- 2008) hệ chính quy đã đề cập đến công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu với tên đề tài đầy đủ là: “ Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” Tuy nhiên khi xem xét khóa luận này, tôi nhận thấy với thực tế hiện nay của Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác tổ chức vốn tài liệu đã có nhiều thay đổi

Qua đề tài của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức vốn tài liệu Đồng thời có những nhận xét và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao hơn nữa công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu Ngoài ra, tôi còn muốn

mở rộng phạm vi nghiên cứu của mình tới công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện

Tạ Quang Bửu, bởi đây là một mảng quan trọng gắn liền với công tác tổ chức vốn tài liệu, và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động thư viện Với lý do đó, tôi đã lựa chọn đề tài: “Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội”

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những nhiệm vụ đã đặt ra trong

đề tài khóa luận, đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định và giới hạn như sau:

 Đối tượng: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

 Phạm vi: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ

Quang Bửu, trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

 Phương pháp duy vật biện chứng

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của khóa luận

Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin đối với hoạt động thư viện

Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu Đánh giá những điểm mạnh, yếu của công tác này, thông qua đó đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác

tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin, đáp ứng tốt nhu cầu của bạn đọc

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khoá luận bao gồm 4 chương sau:

Chương 1: Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu và công tác tổ chức vốn tài liệu, phục

vụ người dùng tin

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Chương 3: Hoạt động tổ chức phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Chương 4: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu

quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC

TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN

1.1 Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu

Địa chỉ: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 3869 2243 Website : http://library.hut.edu.vn/

Email : bklib@mail.hut.edu.vn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu

Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập từ năm 1956 (ngay sau ngày thành lập trường) Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Thư viện đã có nhiều đóng góp quan trọng trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế - khoa học - kỹ thuật của đất nước

Nhìn lại chặng đường đã qua, trong những năm đầu mới thành lập, với số vốn tài liệu ban đầu là 5000 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn và 2 cán bộ phụ trách không có nghiệp vụ thư viện, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo vụ Có thể nói điều kiện hoạt động của Thư viện lúc bấy giờ rất khó khăn, cơ sở vật chất thiếu thốn do tình hình chung của Trường và đất nước trong những năm tháng chiến tranh Tuy nhiên, Thư

viện vẫn không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán bộ và sinh viên trong trường, kể cả trong thời gian sơ tán

Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành hiện đại hóa công tác đào tạo, nâng cao chất lượng dạy và học Trường cũng đã đầu tư đáng kể cho Thư viện, như tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất cho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển và trưởng thành của Trường, cũng như Thư viện, nhất là đầu

tư xây dựng Thư viện điện tử rất quy mô và hiện đại

Tháng 11/2003, “Thư viện” và “Trung tâm Thông tin và Mạng” đã sáp nhập thành đơn vị mới là “Thư viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ chính: vận hành và khai thác Thư viện điện tử mới và quản lý điều hành Mạng thông tin của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Từ năm học 2006 - 2007, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗ ngồi và tăng cường khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến

Đầu tháng 9/2008, theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, để phù hợp với tình hình mới, Bộ phận Thư viện tách ra và trở thành đơn vị “Thư viện Tạ Quang Bửu” độc lập, bước vào một giai đoạn phát triển mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trường ĐHBK Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Thư viện Tạ Quang Bửu trực thuộc trường Đại học Bách khoa Hà Nội, có chức năng tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, nghiên cứu phát triển, tổ chức khai thác các nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường

1.1.2.2 Nhiệm vụ

 Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin thư viện

o Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện thông qua việc khai thác, sử dụng các loại tài liệu từ nhiều nguồn trong nước, ngoài nước, có trong thư viện và

từ các thư viện khác ( Tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, mạng Internet….)

o Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận

án tiến sỹ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, các dạng tài liệu khác

của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong nhà trường

o Phối hợp chặt chẽ với các thư viện, các nhà xuất bản, các trung tâm thông tin

trong và ngoài nước trong công tác bổ sung nguồn lực thông tin cho Thư viện

o Tổ chức bổ sung, điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tư liệu thư viện trong nhà

trường

 Tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và

quản lý của trường

o Tổ chức khai thác nguồn thông tin Thư viện truyền thống

o Tổ chức hệ thống thông tin Thư viện số

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm 04 bộ phận, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc