Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứ

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến cô giáo, PGS

TS Trần Thị Quý, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa luận này

Tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn tới các Thầy giáo, Cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội đã tận tình chỉ bảo giảng dạy chúng tôi trong 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường

Qua đây tôi cũng gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc, các cán bộ Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, đã tạo điều kiện cho tôi tìm hiểu,

có được những số liệu, tài liệu để tôi có thể hoàn thành bài Khóa luận này

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết quả như ngày hôm nay

Do hạn chế về mặt thời gian và trình độ nên bài Khóa luận tốt nghiệp này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong quý thầy cô và các bạn đóng góp và cho ý kiến để tôi có thể bổ sung sửa chữa hoàn thiện nghiên cứu của mình

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm2009

Tác giả

Bùi Thị Ngọc K50 – Khoa Thông tin – Thư viện

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS TS Trần Thị Quý Đây là công trình nghiên cứu chưa từng được công bố Các thông tin trong Khóa luận là trung thực và có xuất xứ rõ ràng trên cơ sở khảo sát thực tế tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Tôi xin cam đoan những thông tin trên hoàn toàn là sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, Ngày tháng 5 năm 2009

Tác giả

Bùi Thị Ngọc

Bảng chữ cái viết tắt

Tiếng việt

2 ĐHNTHN Đại học Ngoại thương Hà Nội

3 TVĐHNTHN Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Tiếng Anh

1 AACR2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần thứ 2

(Anglo – American Cataloguing Rules 2 nd)

2 DDC Khung phân loại thập tiến Dewey

(Dewwy Decimal Classification)

3 ISBD Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế

(International Standard Biliographic Description)

4 MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy

(Machine - Readable Cataloging 21st)

5 LCSH Khung đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội

Mỹ (Library of Congress Subject Heading - LCSH)

6 UDC Khung phân loại thập tiến Quốc tế (Universal

Decimal Classification)

7 UNIMARC Khổ mẫu trao đổi

8 USMARC Khổ mẫu đọc máy của Mỹ (United State Machine

Raedable Cataloguing – USMARC)

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học công nghệ trong nửa cuối thế kỉ

XX, đặc biệt là sự phát triển có tính chất cách mạng của công nghệ thông tin

và truyền thông (ITC) đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế xã hội nói chung

và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng Khoa học và công nghệ phát triển

đã tạo tiền đề cho việc chuyển từ một xã hội sản xuất công nghiệp chế tạo sang một xã hội dựa trên sử dụng thông tin, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và truyền thông trong mọi lĩnh vực đời sống hình thành một “xã hội thông tin” ở thế kỉ XXI

Trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức thì tri thức và thông tin là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển của mỗi quốc gia Nếu thiếu thông tin thì quốc gia đó sẽ lạc hậu không thể phát triển theo kịp thế giới Trong xã hội thông tin, thư viện không chỉ là nơi lưu giữ sách theo quan niệm truyền thống

mà thư viện là nơi lưu trữ và truyền tải thông tin chính xác đầy đủ kịp thời cho bạn đọc, là cầu nối giúp con người nắm bắt được thông tin mình cần trong thời kỳ “bùng nổ thông tin” Nhiệm vụ của các cơ quan thông tin thư viện là thu thập, xử lý thông tin và sản xuất ra các sản phẩm thông tin, tổ chức các dịch vụ tìm kiếm, phổ biến thông tin đến cho người đọc một cách dễ dàng và đầy đủ Và việc đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là mục tiêu chung của mọi thư viện

Để thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin một cách tối đa, bên cạnh việc đầu tư cho cơ sở vật chất, vốn tài liệu, thì việc xử lý tài liệu một cách chuẩn xác cũng là một yếu tố quan trọng Xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong chu trình thông tin tư liệu Việc xử lý tài liệu tốt sẽ giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử một cách trật tự, có cấu trúc chặt chẽ Bên

cạnh đó trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay không một cơ quan thông tin thư viện nào có thể thu thập hết được nguồn thông tin tài liệu để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng tin, tiến hành thống nhất chuẩn hóa công tác

xử lý tài liệu là cơ sở để các thư viện có thể trao đổi chia sẻ dữ liệu với nhau trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới Chính vì vậy, hoạt động xử lý tài liệu luôn luôn được các cơ quan thông tin, thư viện quan tâm hàng đầu và đang tiến hành chuẩn hóa

Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (TVĐHNTHN) là một Thư viện nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học Trong sự nghiệp đổi mới giáo dục đại học với phương châm đào tạo lấy người học làm trung tâm nên các trung tâm thông tin, thư viện trường đại học được coi như “giảng đường thứ hai” giúp sinh viên học tập có cơ hội khám phá, thực hành và phát triển những kiến thức đã nhận được TVĐHNTHN là “giảng đường thứ hai” của sinh viên, học viên và đội ngũ cán bộ quản lý của Nhà trường Thư viện

đã và đang cung cấp các tài liệu, thông tin về chuyên ngành kinh tế đối ngoại, quản lý kinh tế, marketing, cho người dùng tin, do đó việc bổ sung, xử lý tài liệu để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là nhiệm vụ quan trọng của Thư viện Trong những năm gần đây, được sự quan tâm của Ban Giám hiệu Trường, Thư viện đã được đầu tư khá lớn để hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện, vì vậy Thư viện phần nào đã đáp ứng được nhu cầu tin của Người dùng tin Tuy nhiên, hoạt động xử lý tài liệu còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của thư viện Từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin sau hoạt động xử lý tài liệu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của thầy và trò Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng của công tác xử lý tài liệu, phân tích đánh giá thực trạng xử lý tài liệu ở TVĐHNTHN về ưu, nhược điểm, những thuận lợi và khó khăn và đưa ra một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện đáp ứng yêu cầu đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

1 Tiến hành nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội, đặc điểm của Thư viện Trường như: quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của họ

2 Nghiên cứu quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện hiện nay, thực trạng công tác xử lý tại Thư viện: quy trình xử lý hình thức tài liệu, các quy tắc và khổ mẫu biên mục đang áp dụng, quy trình và công cụ xử lý nội dung tài liệu, phần mềm thư viện đang sử dụng hỗ trợ cho công tác biên mục,…

3 Đánh giá về những mặt đạt được và hạn chế trong công tác xử lý tài liệu của TVĐHNTHN và đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng xử lý tài liệu của Thư viện

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài

“Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” là đề tài chưa phải mới ở cấp

độ nghiên cứu làm khóa luận tốt nghiệp

Đã có nhiều công trình nghiên cứu về TVĐHNTHN: năm 2004 tác giả Nguyễn Hồng Hạnh đã nghiên cứu đề tài Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác phát triển vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội” Năm 2007 tác giả Nguyễn Thị Bình cũng chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp

của mình là về TVĐHNTHN: “Ứng dụng tin học tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”

Công tác xử lý tài liệu là một khâu quan trọng trong dây truyền thông tin tư liệu nên luôn được các nhà thư viện học quan tâm và có nhiều bài viết

về đề tài này Tác giả Trần Thị Quý và Nguyễn Thị Đào đã viết cuốn “Xử lý thông tin” – 2007 đây được coi là nền tảng lý thuyết để tiến hành công tác xử

lý tài liệu thư viện Và năm 2004 tác giả Vũ Thị Hồng Lan đã nghiên cứu đề tài “Hoạt động xử lý vốn tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Hàng Hải” làm

đề tài niên luận Năm 2006 tác giả Trần Thị Thảo tiến hành nghiên cứu “Ứng dụng biên mục hiện đại và thực tiễn biên mục tại các Thư viện đại học Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, và tác giả Nguyễn Thị Nhân (2006) nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Đề tài “Tìm hiểu chu trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của tác giả Nguyễn Ánh Hồng; đề tài “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Đồng Đức Hùng (2002),…Tạp chí Thư viện Việt Nam số 3/2007 có đăng bài “Hoạt động xử lý thông tin của Trung tâm Thông tin – Tư liệu Học viện Báo chí và Tuyên truyền: thực trạng và giải pháp” của tác giả Hồng Luyến,…

Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Do đó tôi đã chọn đề tài

“Nâng cao hiệu quả công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

4 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động xử lý tài liệu của Thư viện, (các quy tắc, công cụ và khổ mẫu biên mục đang áp dụng để xử lý tài liệu, nghiên cứu phần mềm ứng dụng tại Thư viện trong công tác xử lý tài liệu,…)

5.2 Phương pháp cụ thể:

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác xử

lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội, thực trạng và giải pháp”, tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa tài liệu + Phương pháp phỏng vấn, quan sát thực tế

+ Phương pháp thống kê số liệu, đánh giá

6 Đóng góp của khóa luận

6.1 Đóng góp về mặt lý luận

Khóa luận khẳng định tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt trong xu thế hội nhập chia sẻ nguồn lực thông tin để cùng phát triển như hiện nay

6.2 Đóng góp về mặt thực tiễn

Đề tài khóa luận phản ánh công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội hiện nay, phân tích đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công tác xử lý tài liệu từ đó đưa ra các kiến nghị và giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu giúp Thư viện hoạt động hiệu quả hơn phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường trong thời gian tới

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của Khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học trong giai đoạn đổi mới giáo dục đại học của đất nước

Chương 2 Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

Chương 3 Một số nhận xét và kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI VỚI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TRONG GIAI ĐOẠN ĐỔI MỚI GIÁO DỤC ĐẠI HỌC CỦA ĐẤT NƯỚC

1.1 Khái quát về Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội (ĐHNTHN) là trường đại học công lập nằm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam Trường được thành lập vào năm 1960, sơ khai là một bộ môn trong khoa Quan hệ Quốc tế do Bộ Ngoại giao trực tiếp quản lý nhưng đặt tại Trường Đại học Kinh tế Tài chính

Từ khi thành lập đến năm 1984 Trường thuộc Bộ Ngoại thương (nay là Bộ Công Thương) Trong thời gian này, Trường ĐHNTHN là trường đại học duy nhất có nhiệm vụ đào tạo cán bộ có trình độ đại học cho ngành Ngoại thương Năm 1984, Trường Đại học Ngoại thương chuyển từ Bộ Ngoại thương sang

Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Thời gian này, phần lớn các trường đại học chuyển từ các bộ ngành chủ quản sang Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp trực tiếp quản lý Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý Nhà nước về đào tạo đại học và trung học chuyên nghiệp Cho đến cuối những năm 1980, cơ cấu tổ chức của Trường như Ban Giám hiệu, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, các Phòng chức năng, các Khoa và Bộ môn tiếp tục được củng cố Công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,…đã được đẩy mạnh và phát triển thêm một bước

Trước đây, ĐHNTHN là một trường đơn ngành đến nay đã và đang đào tạo theo hướng đa ngành, chương trình học đa dạng và chất lượng cao nhằm thích ứng với quá trình hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới

Từ năm học 1999-2000 Trường đã chính thức được phép đào tạo 3 ngành: ngành Kinh tế đối ngoại, Tiếng Anh thương mại, Ngành Quản trị kinh doanh

Nhà trường đã chú trọng tới việc đa dạng hóa các loại hình đào tạo: chính quy, tại chức, văn bằng hai, các lớp liên thông,…Mở rộng cơ cấu đào tạo đại học và sau đại học Trong nhiều năm qua Trường đã cung cấp cho đất nước một đội ngũ khá đông đảo gần 9000 sinh viên hệ chính quy và hơn 3000 sinh viên hệ tại chức với gần 300 Thạc sỹ trong lĩnh vực Kinh tế đối ngoại

Trường ĐHNTHN là trường có chất lượng đào tạo cao hàng đầu cả nước Sinh viên tốt nghiệp Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội làm việc trong nước cũng như ở nước ngoài đều được đánh giá cao cả về kiến thức chuyên môn và trình độ ngoại ngữ Đặc biệt, sinh viên Đại học Ngoại thương

Hà Nội còn nổi tiếng là năng động, sáng tạo và tự tin Chính nhờ những kết quả đó, Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội đã được Liên hiệp Hội Khoa

học và Công nghệ Việt Nam (VUSTA) trao tặng Cúp vàng “Thương hiệu

là áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến

1.1.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Hiện nay, Trường ĐHNTHN có 13 khoa, 8 phòng ban chức năng, 9 trung tâm, 3 bộ môn và một số ban trực thuộc Trường có trên 270 cán bộ, công nhân viên, giảng viên Trong đó đội ngũ giảng viên giảng dạy lên tới

200 người Số cán bộ có học hàm học vị và trình độ sau đại học có gần 100 người Trong nhiều năm qua Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội luôn thực hiện chủ trương đổi mới giáo dục và nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại phục vụ đắc lực sự nghiệp Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước

3 Bộ môn trực thuộc

8 Phòng ban chức năng

9 Trung tâm

1 K Kinh tế & kinh doanh quốc tế

2 K Quản trị kinh doanh

12 Khoa sau đại học

13 K.Đào tạo và bồi dưỡng tại chức

8. TT Nghiên cứu Hàn Quốc

9. TT Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1 Bộ môn tiếng Nga

2 Bộ môn Kinh tế học

3 Bộ môn tiếng Việt

1.2 Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội với nhiệm vụ đào tạo

và nghiên cứu khoa học của Trường

1.2.1 Lịch sử ra đời và phát triển của Thư viện

Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội được thành lập từ năm

1960, tiền thân là một kho sách được tách ra từ Thư viện Trường Cán bộ Ngoại Giao – Ngoại thương với số lượng sách hạn chế khoảng chừng 4000 cuốn, cơ sở vật chất rất khiêm tốn Do chưa được Nhà trường quan tâm đúng mức về việc đầu tư xây dựng, tu sửa, nâng cấp cho Thư viện nên bộ phận phục vụ còn đơn giản với hai hình thức phục vụ là mượn về nhà và đọc tại chỗ Trong số đội ngũ cán bộ thư viện chỉ duy nhất có trưởng Thư viện được đào tạo chính quy, số còn lại đều tốt nghiệp đại học ở các chuyên ngành khác

Tuy nhiên, nhận thức được Thư viện là yếu tố cấu thành vô cùng quan trọng của Trường ĐHNTHN, là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo của Nhà trường Cùng với sự phát triển đi lên của Nhà trường, Thư viện đã không ngừng được đổi mới Đến nay Thư viện đã có một

cơ ngơi khang trang 3 tầng với tổng diện tích là 1300m2, từ việc bố trí các bộ phận phục vụ bạn đọc, bộ phận xử lý nghiệp vụ hợp lý đến việc đầu tư trang thiết bị đầy đủ tiện nghi, sách báo được bổ sung đều đặn đã dần dần thu hút đông đảo bạn đọc đến Thư viện Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, cùng với sự đi lên của Nhà trường, Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội cũng dần được đổi mới, hỗ trợ đắc lực cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo của Nhà trường

Từ năm 2001 đến nay, được sự quan tâm của Ban giám hiệu và các tổ chức quốc tế, TVĐHNTHN đã được đầu tư khá mạnh mẽ về cơ sở vật chất trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin Đặc biệt là sau khi triển khai dự

án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin Thư viện”, các tiểu dự án mức

A, B, C thuộc Quỹ nâng cao chất lượng (QIG) – Dự án Giáo dục Đại học I, chương trình FTUTRIP – Dự án Giáo dục Đại học II, Thư viện đã được đổi mới một cách toàn diện sâu sắc theo hướng hiện đại hóa: được đầu tư máy

móc, trang thiết bị hiện đại và nguồn lực thông tin tương đối phong phú (bao gồm giáo trình, sách tham khảo và các cơ sở dữ liệu online) phục vụ cho việc giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường Hoạt động của Thư viện đã dần được hiện đại hóa theo mô hình thư viện điện tử và hướng tới thư viện số

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.2.1 Chức năng

Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội là thư viện chuyên ngành nằm trong hệ thống giáo dục của Nhà trường, Thư viện thực hiện 4 chức năng cơ bản của mọi thư viện nói chung: chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí Trong đó 2 chức năng chính là: chức năng giáo dục và chức năng thông tin hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập của thầy trò, nâng cao trình

độ chuyên môn của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường Bên cạnh đó Thư viện còn là trung tâm văn hóa, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của người dùng tin

vụ của Thư viện Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng, cũ nát lạc hậu trừ những tài liệu quý hiếm

 Tổ chức phục vụ cho các đối tượng người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của Thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc

và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động

phục vụ ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của bạn đọc

 Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, tiến hành lưu giữ và bảo quản tài liệu khi được bổ sung về Thư viện

 Tổ chức các hệ thống tuyên truyền, giới thiệu dịch vụ phổ biến thông tin nhằm sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu mà Thư viện quản lý

 Xây dựng hệ thống tra cứu một cách khoa học và tổ chức phục

vụ bạn đọc khai thác thông tin có hiệu quả

 Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với các trung tâm thông tin khoa học công nghệ Quốc gia, Thư viện Quốc gia, trung tâm thông tin thư viện các trường đại học, quỹ sách Châu Á,…

 Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện

 Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hóa hoạt động Thư viện

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một số cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn tại và phát triển (như xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị,…) Lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức 2 nhóm công việc như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý, tổ chức công tác phục vụ người dùng tin, quy trình kỹ thuật thông tin thư viện, tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ

Thư viện được chia thành 2 bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thư viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ người dùng tin của Thư viện Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thư viện

TVĐHNTHN có 5 phòng ban chính trực thuộc ban giám đốc

+ Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và một Phó giám đốc Giám đốc chịu trách

nhiệm trước Hiệu trưởng về thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Thư viện

và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Ban giám hiệu giao phó, ngoài ra Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, thanh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị

và các hoạt động khác

+ Phòng nghiệp vụ (Professional section): có 3 cán bộ có trình độ chuyên

môn nghiệp vụ chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, làm sổ đăng ký cá biệt, sổ đăng ký tổng quát, in thẻ sinh viên, in mã vạch và số đăng ký cá biệt

+ Bộ phận phục vụ bạn đọc: gồm 4 phòng, có 7 cán bộ có nhiệm vụ là giới

thiệu nguồn tài liệu của Thư viện tới bạn đọc, phục vụ bạn đọc Thư viện:

Phòng mượn (Check – out section): gồm giáo trình và tài liệu tham

khảo trong và ngoài nước phục vụ cho bạn đọc mượn về nhà

Phòng đọc tự chọn (Self – service readingrom): gồm các tài liệu là báo,

tạp chí trong và ngoài nước, các báo cáo thực tập của từng khóa, các kỷ yếu hội nghị hội thảo về kinh tế

Phòng đọc tổng hợp (Reading section): gồm sách tham khảo trong và

ngoài nước, các đề tài nghiên cứu khoa học, khoa luận, luận văn được phục

vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên

Phòng đọc đa chức năng (Multimedia section): là phòng khai thác cơ

sở dữ liệu online và khai thác thông tin trên internet

Ban giám đốc

Phòng nghiệp

vụ

Phòng mượn

Phòng đọc tự chọn

Phòng đọc đa chức năng

Phòng đọc tổng hợp

1.2.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tổng diện tích mặt bằng Thư viện được sử dụng là 1300m2

bao gồm các phòng ban như trên Trong mỗi phòng ban lại được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động của từng phòng ban

Từ năm 2002 đến nay, Thư viện đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại để ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động tác nghiệp của Thư viện và phục vụ tra cứu thông tin của bạn đọc Các trang thiết bị bao gồm:

1 máy chủ HT – LH 6000 – U3 – 523 gram

52 máy tính và các thiết bị ngoại vi

1 máy tin Barcode Blaster

4 máy đọc mã vạch

2 máy in mạng HP laser jet 4200

1 máy in màu HP Derkjet 1180C

1 máy scanner màu HP Scanjet 7450C2

1 máy photo Gertener DSM 616 Thư viện kết nối lắp đặt hệ thống mạng cục bộ LAN kết nối Thư viện với các phòng ban trong Trường Đồng thời Thư viện cũng kết nối mạng Internet để

có thể tìm tin, trao đổi chia sẻ thông tin với các thư viện khác trong và ngoài nước

Về phần mềm quản lý thư viện:

Từ năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin Thư viện”, Thư viện được trang bị phần mềm “Thư viện điện tử ” do công

ty máy tính truyền thông CMC thiết lập Đó là Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB Version 3.0 Hiện nay phần mềm được nâng cấp thành ILIB Version 4.0 Phần mềm này cho phép Thư viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình cụ thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lưu giữ thông tin;

tổ chức biên mục tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ và từ xa của bạn đọc; quản lý việc mượn trả tài liệu của bạn đọc; quản lý kho; tạo ra các sản phẩm thông tin, cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống khác

1.2.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Thư viện

1.2.5.1 Người dùng tin

Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ thư viện nào Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thỏa mãn nhu cầu tin của họ cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin Sự thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của Thư viện, việc đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin là mục tiêu hướng tới của mọi Thư viện

Thành phần người dùng tin chủ yếu của TVĐHNTHN rất đa dạng và trình độ ở nhiều cấp khác nhau do đó nhu cầu tin của họ cũng đa dạng Đối tượng người dùng tin của Thư viện chủ yếu là sinh viên trong trường với trên

2000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là sinh viên theo các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, lớp liên thông, văn bằng hai,

hệ cao học, Đối tượng người dùng tin của Thư viện còn là các nhà khoa học, các lãnh đạo, quản lý có trình độ học hàm học vị: Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến

Sỹ, Thạc sỹ, giảng viên, cán bộ nghiên cứu,…

Có thể khái quát người dùng tin của Thư viện thành những nhóm cơ bản sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý: nhóm này bao gồm Ban giám hiệu Trường, các cán bộ lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, các Trưởng, Phó khoa bộ môn, các phòng ban chức năng, các tổ chức, trung tâm trực thuộc Trường,…Đối tượng này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng,

họ vừa là người dùng tin, vừa là chủ thể thông tin Họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển Trường

- Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: ĐHNTHN có khoảng 270 cán

bộ công nhân viên, trong đó có 200 người là cán bộ giảng dạy Đây là nhóm người dùng tin có trình độ cao, có học hàm học vị Họ tham gia công tác

giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học theo từng chuyên ngành

- Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: Đây là nhóm người dùng tin đông đảo nhất của Thư viện, là người dang theo học các chương trình đào tạo của Trường (13 khoa và 3 bộ môn), bao gồm sinh viên hệ chính quy, tại chức, lớp cao đẳng, lớp liên thông, học viên sau đại học,… họ thường tham gia nghiên cứu khoa học hàng năm về các vấn đề chuyên ngành kinh tế đang theo học

1.2.5.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Trong “xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức” thì nguồn thông tin gia tăng một cách nhanh chóng, nó đã trở thành mối quan tâm của nhiều ngành trong xã hội Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người, nó tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ xã hội và mang tính chất chu kỳ Nếu thỏa mãn nhu cầu tin một cách tối đa thì nhu cầu tin càng phát triển và ngược lại nhu cầu tin sẽ bị thoái hóa, triệt tiêu nếu không được thỏa mãn thường xuyên

Đối tượng người dùng tin của Thư viện đa dạng do đó nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng yêu cầu về nội dung thông tin và các hình thức chuyển tải thông tin Trường ĐHNTHN là Trường hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại nên nhu cầu tin chủ yếu về kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngoài, Tuy nhiên, mỗi nhóm người dùng tin của Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội khác nhau cũng có nhu cầu tin khác nhau

Nhóm 1 Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học

Với người dùng tin là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học loại hình phục vụ chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, Bộ, Nhà Nước Đó là những tư liệu khoa học giúp cho các nhà khoa học tiếp cận một cách nhanh chóng những thành

tựu khoa học trong và ngoài nước, nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển của các ngành khoa học đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế

Nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên vừa mang tính chất tổng hợp, vừa chuyên sâu, vì khoa học ngày nay càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp, vừa chi tiết Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời, có tính chính xác cao

Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện luôn đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt nhu cầu tin của đối tượng này

Nhóm 2 Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý

Đối với những nhà quản lý thì thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực về khoa học cơ bản, tài liệu chính trị, kinh tế xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà Nước

Đặc điểm nhu cầu thông tin của họ là phải nghiên cứu các loại tài liệu

về khoa học quản lý, khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, kinh tế, văn hóa

xã hội Trong đó đặc biệt là các tài liệu về các ngành khoa học mũi nhọn nhằm mục đích tìm hiểu một cách cụ thể, xác thực tình hình thực tiễn và những yêu cầu hiện nay trong nền kinh tế xã hội của đất nước, của Nhà trường,… từ đó đưa ra các quyết định khả thi cao cho việc phát triển sự nghiệp giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường Đồng thời còn tư vấn cho Đảng và Nhà nước trong việc đề ra các chỉ thị, nghị quyết về công tác giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng

Thư viện cần phải tổ chức tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ trên mạng nhằm đáp ứng nhu cầu của người cán bộ quản lý Do cường độ hoạt động của cán bộ lãnh đạo quản

lý nên việc cung cấp thông tin phải cô đọng súc tích Hình thức thường là các

bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt, tổng luận,…Phương thức phục vụ chủ yếu

là phục vụ từ xa, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp đến từng người theo yêu cầu cụ thể Bên cạnh đó phần lớn cán bộ lãnh đạo quản lý của Trường còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học Vì vậy, ngoài những thông tin về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước thì nhóm này cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn như cán bộ giảng dạy khác

Nhóm 3 Người dùng tin là sinh viên và học viên sau đại học

Người dùng tin thuộc nhóm này có số lượng đông đảo nhất chiếm 95% tổng số người dùng tin của Thư viện Bên cạnh các tài liệu giáo trình thuộc các môn học đại cương như: Triết học Mác – Lênin, Lịch sử Đảng, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế học vi mô, Kinh tế học vĩ mô,…thì nhu cầu lớn nhất của họ là tài liệu chuyên ngành kinh tế ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu,…Đối với sinh viên các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật, thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, khóa luận rất cao luôn được thư viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác sử dụng bằng cách đọc tại chỗ hoặc photo tài liệu

90-1.2.6 Đặc điểm vốn tài liệu của Thƣ viện

1.2.6.1 Tài liệu truyền thống

 Sách: Hiện tại Thư viện có gần 20.000 tên sách tương đương với

45.000 bản sách, bao gồm: giáo trình tiếng Việt, giáo trình sách ngoại ngữ, sách tham khảo tiếng Việt; sách ngoại ngữ chuyên ngành (Anh, Nhật, Pháp, Nga, Trung)

Nội dung kho sách chủ yếu là các loại tài liệu chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Luật,… Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: Chính trị, Xã hội, Triết học, Tin học, sách ngoại văn: Ạnh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc

 Báo và tạp chí: Thư viện có khoảng 1800 bản với hơn 252 loại,

trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn gồm các ngôn ngữ: Anh, Nga, Nhật, Trung, Pháp (14 loại xuất bản trong nước và 17 loại xuất bản nước ngoài)

 Nguồn tin nội sinh: Là một bộ phận khá quan trọng trong Thư viện

Nguồn tin nội sinh hay tài liệu xám được tạo ra trong quá trình hoạt động đào tạo của Nhà trường, phản ánh đầy đủ và có hệ thống, tiềm năng, thế mạnh, các thành tựu khoa học cũng như định hướng phát triển của Nhà trường Đây

là nguồn thông tin hữu ích phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong Trường, bao gồm:

- Luận án, luận văn

TVĐHNTHN là nơi đảm nhiệm việc thu nhận, bảo quản luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ 3.200 cuốn Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ,

- Các loại tài liệu khác: Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ các tài liệu có giá

trị khác như: tài liệu dịch (Thư viện có 14 tên sách được dịch ra từ tiếng Anh với 140 bản); tài liệu là kỷ yếu hội nghị, hội thảo có khoảng 90 tài liệu; đề tài nghiên cứu khoa học Thư viện lưu giữ từ năm 2001 đến nay có khoảng 207 đề tài

 Tỉ lệ thành phần vốn tài liệu trong Thư viện (tính đến hiện nay) bao gồm:

Loại tài liệu Tỉ lệ (% so với tổng số tài liệu)

Loại khác (tài liệu dịch, kỷ yếu, đề tài)

0.8%

3.3 5.8 0.8

Sách Báo, tạp chí Luận án, luận văn Loại khác

Biểu đồ thể hiện thành phần vốn tài liệu tại TVĐHNTHN

1.2.6.2 Tài liệu điện tử

Bên cạnh đó tài liệu điện tử cũng được Thư viện tăng cường bổ sung Đến nay Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm: CSDL sách tiếng Việt, CSDL sách ngoại văn, CSDL từ điển, CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, CSDL Báo tạp chí lưu

Năm 2004, tham gia Dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức B, Thư viện đã được đầu tư 4 CSDL điện tử do 2 công ty: Igroup Asia Pacific Limited (Hồmg Kông) và ABSCO Publishing (Úc) cung cấp bao gồm:

+ Lexis – Nexis Academic Online, + Roquest ABI/Inform Global, + Emeral Management Fulltext, + Business Source Fremier Năm 2005, tiếp tục tham gia dự án Giáo dục Đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức C, Thư viện được đầu tư 2 hạng mục cơ sở dữ liệu online (thời gian thuê bao 2 năm) bao gồm:

+ Proquest ABI/Inform complete + Emerald Management Fulltext

Năm 2009, tham gia chương trình FTUTRIP – Dự án Giáo dục Đại học 2, Thư viện được đầu tư CSDL Business $ Company Resource Center (BCRC) – một cơ sở dữ liệu tập hợp các thông tin kinh doanh trên toàn cầu (thời gian thuê bao là 3 năm)

Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế Ngoại thương, Quản trị kinh doanh, Thương mại điện tử, Luật kinh doanh quốc tế, Marketing, Tài chính, Kế toán, Tiếng Anh thương mại… Kèm theo gần 363 đĩa CD-Rom và DVD backup dữ liệu Nội dung CSDL này bao gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến những lĩnh vực Kinh doanh quốc tế, Marketing,…

1.3 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung và tại Thư viện Trường nói riêng

1.3.1 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện

Xử lý tài liệu (xử lý thông tin) là biến đổi các tài liệu (nguồn thông tin) thu thập được dưới các dạng khác nhau nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ hoạt động thông tin của các cơ quan thông tin thư viện

Mục tiêu của xử lý tài liệu là giúp cho việc tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng thuận tiện và dễ dàng, đồng thời giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho cũng như các nguồn thông tin trên máy tính điện tử một cách trật tự, có cấu trúc chặt chẽ Ngoài ra công tác này còn đảm nhận việc xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hỗ trợ trao đổi, lưu trữ và bảo quản nguồn thông tin trong các cơ quan thông tin thư viện

Công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện Nó có vai trò to lớn trong việc phát triển nguồn lực thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động phục vụ người dùng tin trong các thư viện Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng Kết quả của công tác xử lý tài liệu đã cho phép người dùng tin người

dùng tin nắm được thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu tin của mình

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đã dẫn tới hiện tượng

“bùng nổ thông tin” Trong xã hội “bùng nổ thông tin” như hiện nay thì nguồn thông tin tăng lên một cách nhanh chóng cả về nội dung thông tin và phương tiện lưu trữ Ngoài các phương tiện lưu giữ thông tin truyền thống như giấy,

vi phim, vi phiếu, người dùng tin có thể khai thác thông tin dưới dạng âm thanh, hình ảnh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động làm cho nguồn tin trở nên đa dạng và phong phú hơn, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phức tạp của người dùng tin hiện đại Tuy nhiên, sự phong phú và đa dạng về nguồn tin đó đôi khi lại là nguyên nhân gây nên sự nhiễu tin, thừa tin, thông tin không chính xác Đứng trước một khối lượng lớn tri thức của nhân loại đôi khi người dùng tin không thể tìm thấy tài liệu cần thiết Do đó khi mà nguồn dữ liệu tăng lên nhanh chóng thì quy trình lưu trữ, xử lý và tìm kiếm càng trở nên phức tạp và cần thiết, việc xử lý tài liệu ngày càng phải đặc biệt chú trọng tới kỹ năng, nghệ thuật xử lý, quản lý, khai thác, và sử dụng dữ liệu

Trong chu trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn nhất Hoạt động này mang tính chất quyết định và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ Có thể nói kết quả của công tác xử lý tài liệu chính là tiền đề cho việc tổ chức và hình thành các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện Góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú có chất lượng

Đối với người dùng tin, khi mà tài liệu được xử lý tốt sẽ giúp họ có thể tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng chính xác dù tài liệu thông qua các ngôn ngữ tài liệu cho dù tài liệu đó có ở trong thư viện mình hay ở cơ quan thông tin thư viện khác Đồng thời nó giúp người dùng tin tìm tin chính xác không bị nhiễu tin từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin

Việc xử lý thông tin tốt giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng tin về số lượng, chất lượng thông tin (cả về hình thức và

nội dung) mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức

Ngày nay, khi mà các cơ quan thông tin thư viện xử lý tài liệu một cách thống nhất sẽ thực hiện tốt việc chia sẻ tài liệu, dùng chung tài liệu qua mạng trên phạm vi quốc gia khu vực và thế giới, sử dụng công nghệ tiên tiến trong hoạt động thông tin thư viện, nâng cao chất lượng dịch vụ tiếp cận với các thư viện khác trên thế giới Do đó các thư viện trên thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng đã luôn dành sự quan tâm đặc biệt đối với hoạt động

xử lý tài liệu, việc chuẩn hóa thống nhất trong công tác xử lý tài liệu

1.3.2 Vai trò của công tác xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin tại Thư viện Trường Đại

Như vậy công tác xử lý tài liệu có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin thư viện Nhận thức được vấn đề trên nên TVĐHNT đã luôn chú trọng đến công tác xử lý tài liệu, đảm bảo chất lượng công tác xử lý tài liệu để Thư viện hoạt động hiệu quả hơn

Công tác xử lý tài liệu của Thư viện được giao cho Phòng Nghiệp vụ đảm trách Đây là một quy trình xử lý toàn bộ nội dung của tài liệu và xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin Chất lượng thông tin, chất lượng các loại hình sản phẩm dịch vụ thông tin của Thư viện phụ thuộc rất nhiều vào công tác xử

lý tài liệu

TVĐHNTHN có số lượng người dùng tin khá lớn, đặc điểm nhu cầu tin khá đa dạng phong phú Bên cạnh đó Thư viện có vốn tài liệu tương đối lớn, phong phú về loại hình ở cả dạng truyền thống và hiện đại, tài liệu tiếng Việt

và tài liệu ngoại văn nhiều Hiện nay, Thư viện đang tổ chức kho theo hình thức kho kín nên việc tra tìm được tài liệu một cách nhanh chóng chính xác là yêu cầu của mọi người dùng tin của Thư viện Do vậy, công tác xử lý tài liệu

có ý nghĩa vô cùng quan trọng

- Việc xử lý tài liệu sẽ cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan về tài liệu mình cần, biết được tài liệu đó đang ở trong kho nào để được yêu cầu phục vụ tài liệu một cách nhanh chóng chính xác

- Việc nhập dữ liệu trên máy tính tạo ra các CSDL, phục vụ cho việc quản lý toàn bộ nguồn tài liệu của Thư viện

- Các dữ liệu sau khi được xử lý sẽ được cập nhật vào CSDL, cho ra dữ liệu xếp giá, phân kho phục vụ cho công tác tổ chức kho

- Qua công tác xử lý tài liệu, thiết lập các điểm truy cập một cách khoa học, thống nhất, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm nhanh chóng, chính xác tài liệu

mà họ cần Việc mô tả tài liệu giúp thiết lập các điểm truy nhập theo tên tác giả, nhan đề tài liệu Công tác xử lý nội dung tài liệu giúp người dùng tin có thể truy nhập theo số phân loại, theo từ khóa,…

- Kiểm soát tính thống nhất trong biên mục nhằm mục đích tổ chức bộ máy tra cứu tìm tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội không còn dùng bộ máy tra cứu tin truyền thống, thay vào đó là bộ máy tra cứu tin hiện đại Bạn đọc tra tìm tài liệu qua mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC theo nhiều cách như: tra tìm theo tên tài liệu, tên tác giả, chỉ số phân loại hay từ khóa… Việc tra cứu tìm tin có sự trợ giúp của máy tính khiến người dùng tin tiết kiệm được thời gian cũng như chủ động trong việc tìm kiếm thông tin

- Bên cạnh đó Thư viện Trường đang triển khai dự án Giáo dục Đại học

2 pha: Xây dựng thư viện số (2009-2011) nên việc thống nhất áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, thống nhất trong khâu xử lý tài liệu, nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu là một yêu cầu cấp thiết Vì khi xây dựng thư viện số thì việc xử lý tài liệu một cách thống nhất chuẩn xác sẽ giúp Thư viện có thể

dễ dàng chia sẻ thông tin với các thư viện trong và ngoài nước, đáp ứng được mục tiêu đào tạo mà Nhà trường đề ra

CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

2.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu tại Thư viện

2.1.1 Các quy tắc và khổ mẫu áp dụng trong xử lý hình thức tài liệu

2.1.1.1 Quy tắc mô tả

Trong xã hội “bùng nổ thông tin” hiện nay thì việc thư viện có thể thu thập được mọi nguồn thông tin dưới mọi hình thức là vô cùng khó khăn, nó đòi hỏi các thư viện cần có sự trao đổi chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin với nhau Xuất phát từ nhu cầu trao đổi dữ liệu trên đòi hỏi công tác biên mục trong các thư viện cần được chuẩn hóa nhằm đảm bảo cho các khổ mẫu tương hợp và có khả năng trao đổi dữ liệu Nhiều quy tắc biên mục đã ra đời, liên tục được chỉnh sửa và được các thư viện áp dụng rộng rãi trên phạm vi quốc gia và trên thế giới Hiện nay phổ biến 2 quy tắc mô tả: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (Anglo – American Cataloguing Rules - AACR); Tiêu chuẩn quốc tế về

mô tả thư mục (International Standard Biliography Description – ISBD)

 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR)

AACR được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1967, trên cơ sở hợp tác giữa Anh và Mỹ Từ đó đến nay AACR đã qua nhiều lần chỉnh biên và sửa đổi Năm 1978 các hội thư viện và đại diện thư viện các nước Anh, Mỹ, Canada, họp để biên soạn một quy tắc mới dựa trên AACR (AACR1) để khắc phục những hạn chế của AACR1 là Quy tắc biên mục Anh – Mỹ ấn bản lần thứ 2 (Anglo – American Cataloguing Rules 2nd

– AACR2) AACR2 được chính thức xuất bản vào cuối năm 1978 nhưng đến năm 1981 mới thực sự được áp dụng Và từ đó đến nay AACR2 đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa Phiên bản gần đây nhất là AACR2R

Nhìn chung AACR2 dựa theo ISBD (General-G) trong mô tả tài liệu thư viện Có sư quy định chặt chẽ, chi tiết trong việc mô tả từng loại hình tài liệu Và đặc biệt là nó chú trọng đến cách lập các điểm truy nhập cho biểu ghi thư mục Quy tắc này được dùng trong biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc bằng máy (Machine - Readable Cataloging 21st

- MARC21)

Cấu trúc của AACR2 được chia làm 2 phần:

Phần 1 Mô tả các dạng tài liệu riêng biệt Bao gồm 1 chương chung và các

chương cho các tài liệu riêng biệt và những chương mới dành cho file dữ liệu đọc máy (chương 9), đồ tạo tác và vật thể hình khối

1 Quy tắc chung cho mô tả (dựa trên khuôn khổ của ISBD (G))

Mô tả các dạng tài liệu cụ thể:

AACR2 có nhiều mức độ mô tả chi tiết khác nhau Thông thường mức

độ mô tả của AACR2 là:

Mức 1

Nhan đề chính / Thông tin đầu tiên về trách nhiệm nếu khác với tiêu đề

mô tả chính hoặc không có tiêu đề mô tả chính – Lần xuất bản – Thông tin đặc thù – Nhà xuất bản đầu tiên, năm xuất bản – Quy mô – Phụ chú – Chỉ

số tiêu chuẩn quốc tế

Mức 2

Nhan đề chính [chỉ định chung về loại hình tài liệu - GDM] = Nhan đề song song : Nhan đề khác / Thông tin trách nhiệm đầu tiên – Lần xuất bản / Trách nhiệm liên qua đến lần xuất bản – Thông tin đặc thù – Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm xuất bản (Nơi in : nhà in) – Quy mô : các chi tiết vật lý khác ; khổ cỡ – (Nhan đề chính của tùng thư / Thông tin trách nhiệm, ISSN ;

Số thứ tự của cuốn sách trong từng thư Nhan đề tùng thư con, ISSN của tùng thư con : Số thứ tự của cuốn sách trong tùng thư con) – Phụ chú – Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế

Mức 3 Bao gồm tất các yếu tố theo quy tắc

Với bố cục và mức độ mô tả chi tiết như trên, AACR2 phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả về các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư mục

Bên cạnh sự đổi mới về bố cục, AACR2 còn có nhiều đặc điểm cải tiến như trong quy định về tiêu đề mô tả (điểm truy nhập) AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức giữa bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ Khi chọn mô tả chính, người ta không sử dụng tràn lan tên các cơ quan tổ chức làm “tác giả tập thể” mà chỉ quy định một số trường hợp Khi lập tiêu đề mô

tả với tên người, ưu tiên sử dụng các tên hay biệt hiệu thông dụng mà không phân biệt tên thật, tên khai sinh, biệt danh, bút danh hay tên rút gọn

AACR2 đặt cơ sở nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vị quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành Do cung cấp một khổ mẫu mô tả chuẩn mực thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu nên quy tắc này tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện, đồng thời giúp người sử dụng giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu bằng cách cung cấp các điểm truy nhập tương thích nhiều hơn với hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn

Các quy tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt mềm dẻo với 3 mức độ mô tả chi tiết tùy theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ thư viện sử dụng nhưng vẫn đảm bảo đúng chuẩn mực quốc tế Chính vì vậy AACR2 thu hút được sự chú ý của nhiều nước Trong chuyển đổi mục lục phiếu sang mục lục máy và các mục lục truy nhập trực tuyến, các thư viện Anh, Mỹ đều xây dựng tiêu đề (điểm truy nhập) theo AACR2 Đến lần chỉnh biên năm 1988 AACR2 đã được áp dụng trong hầu hết các nước nói tiếng Anh, và đến nay

Bộ quy tắc này đã được dịch ra khoảng 28 thứ tiếng khác nhau

AACR2 có mối quan hệ chặt chẽ với MARC21, các trường trong MARC21 đều được thiết kế theo mô hình phiếu mục lục AACR2 Hiện nay, các nhà thư viện đang nỗ lực chỉnh biên, sửa đổi nhằm biến AACR2 trở thành một chuẩn quốc tế

 Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thƣ mục (International Standard Biliography Description – ISBD)

Ý tưởng biên soạn một quy tắc mô tả thư mục để áp dụng trên phạm vi quốc tế được đề cập tại hội nghị Quốc tế các chuyên gia biên mục tại Copenhague – Đan Mạch vào năm 1969 Đến năm 1971 bản thảo đầu tiên của ISBD (M) đã được xem xét và cho nhân bản cho hơn 70 tổ chức thư mục quốc gia nghiên cứu góp ý Sau đó một loạt các quy tắc mô tả dùng cho mọi loại hình tài liệu thư viện được biên soạn và xuất bản như: ISBD (S – Serials) dùng cho mô tả ấn phẩm tiếp tục; ISBD (G) tổng quát; ISBD (A) dùng cho

mô tả sách cổ; ISBD (CM) dùng cho mô tả tư liệu bản đồ; ISBD (NBM) dùng cho mô tả tài liệu không phải là sách; ISBD (CF) dùng cho mô tả các tệp tin hay cơ sở dữ liệu Hiện nay ISBD (CF) đã được chuyển đổi thành ISBD (ER)

để bao quát thêm các nguồn tin điện tử (Electronic Resources)

Trong ISBD có 8 vùng mô tả thư mục tài liệu bao gồm:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng lần xuất bản và thông tin trách nhiệm liên quan tới lần xuất bản đó

3 Vùng thông tin đặc thù (báo tạp chí)

Một bản mô tả theo ISBD phải được mô tả như sau:

Nhan đề chính = Nhan đề song song: thông tin liên quan đến nhan đề / thông tin trách nhiệm – Lần xuất bản - Thông tin đặc thù – Nơi xuất bản: nhà xuất bản, năm xuất bản – Mô tả vật lý – (Tùng thư)

Phụ chú ISBD xác định toàn bộ các yếu tố đưa vào mô tả, cho phép nhận dạng

tư liệu ở mức tối đa Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả thư tiêu chuẩn cho các loại hình tài liệu thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc

tế và thông tin thư mục ISBD cho phép các nước lần đầu tiên trao đổi các biểu ghi thư mục xuất phát từ những nguồn khác nhau, khắc phục hàng rào địa lý Ngoài ra nhờ hệ thống các dấu hiệu phân cách có ý nghĩa dẫn luận, nó giúp khắc phục hàng rào ngôn ngữ, tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi các biểu ghi thư mục sang các dữ liệu đọc bằng máy

Về cơ bản giữa ISBD và AACR2 có nhiều điểm tương đồng Theo chuyên viên Vũ Văn Sơn thì AACR2 tương hợp với ISBD đến 90%, các lần tái bản của AACR2 đều được chỉnh biên sao cho sát với ISBD Cả hai quy tắc này đều chia nội dung mô tả vào 8 vùng mô tả chính; việc lựa chọn các yếu tố thư mục để đưa vào các phích, phiếu, biểu ghi thư mục đầu giống nhau; sử

dụng dấu phân cách giữa các vùng mô tả cách nhau bằng dấu phân cách: dấu chấm, khoảng cách gạch ngang khoảng cách ( - ) Mặc dù trước đây AACR2 không quy dịnh dấu phân cách sau này mới cải biên theo ISBD,…[19,tr.10]

Mặc dù vậy giữa 2 quy tắc này vẫn có những điểm khác biệt sau:

đề (tác giả/nhan đề)

Không áp dụng hình thức này

3 Thông tin trách

nhiệm, số lượng tác giả được quy định

Nếu có từ 3 tác giả trở xuống thì ghi họ tên của tất cả các tác giả ấy;

nếu có trên 3 tác giả thì chỉ ghi tên tác giả đầu tiên và dấu ba chấm và thêm vào cụm từ [và những người khác]

Nếu có từ 4 tác giả trở xuống thì ghi họ tên đầy

đủ của cả 4 tác giả ấy; nếu có từ 5 tác giả trở lên thì chỉ ghi họ tên của 3 tác giả đầu tiên rồi phẩy và ba chấm…với sách tiếng Việt, [et al.] với sách viết bằng chữ cái latinh

4 Định danh chung

về tài liệu (GMD) trong vùng nhan

đề và thông tin trách nhiệm

Định danh chung về tài liệu (GMD) trong vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm được đưa vào sơ đồ mô tả và đặt

Không đề cập đến

trong ngoặc vuông sau nhan đề chính

5 Phần ghi thông

tin theo dõi các tiêu đề bổ sung và tham chiếu

Có thêm các đề mục chủ đề được đánh bằng

số Ả rập

Các quy tắc chính thống hầu như không đề cập đến vấn đề này

6 Thông tin về

vung xuất bản

Trong AACR2 rút gọn thì không dung các chữ viết tắt [s.l.], [s.n.] để thay thế trong trường hợp không rõ nơi, nhà xuất bản mà nó bỏ hoàn toàn yếu tố không rõ này

Trong ISBD thì ghi các chữ viết tắt (sl), (sn) trong vùng địa chỉ xuất bản trong trường hợp không xác định được nơi xuất bản và nhà xuất bản

Bảng so sánh giữa AACR2 và ISBD [19,tr.11]

Sự tương hợp giữa ISBD và AACR2 là điều kiện thuận lợi cho các nước, các thư viện muốn chuyển đổi từ sử dụng ISBD sang AACR2 Tuy nhiên phải biết dung hòa các yếu tố khác biệt ở trên để có một quy tắc biên mục thống nhất mà không ảnh hưởng nhiều đến hệ thống mục lục thư viện

Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thư viện có 2 xu hướng Xu hướng thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn Xu hướng thứ 2 là áp dụng các chuẩn nhưng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thư viện Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội tiến hành mô tả thư mục theo xu hướng thứ nhất Thư viện áp dụng Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục - ISBD để mô tả tài liệu trên khổ mẫu MARC21

Ví dụ: Mô tả tài liệu theo ISBD

2.1.1.2 Khổ mẫu biên mục

Để đáp ứng nhu cầu tìm tin nhanh chóng và chính xác thông qua nhiều điểm truy cập khác nhau (không chỉ là các yếu tố thư mục mà còn đi sâu vào nội dung của tài liệu) của người dùng tin, các thư viện đại học Việt Nam đã sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của mình Song song với hình thức biên mục truyền thống, hầu hết các thư viện đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin để biên mục tự động bằng máy Hình thức biên mục này được hỗ trợ bởi các phần mềm thư viện Mỗi phần mềm thư viện thông thường đều có chức năng quản trị CSDL CSDL là tập hợp các biểu ghi

có cấu trúc Mỗi biểu ghi bao gồm nhiều trường khác nhau trong đó mỗi trường hoặc trường con thường tương ứng với một yếu tố thư mục Để máy tính có thể phân biệt được sự khác nhau giữa các trường, khi thiết kế các CSDL các thư viện phải gán cho các trường các nhãn và tên trường Ví dụ: Trường nhan đề và thông tin trách nhiệm là 245, trường các yếu tố xuất bản là 260,…

Trong biên mục đọc máy, để xử lý các dữ liệu cần có một khổ mẫu nhằm đảm bảo được tính tương hợp giữa các yếu tố của biểu ghi đọc máy Vì vậy khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy, là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể đọc được

MACR là do Thư viện Quốc hội Mỹ tạo lập vào những năm 1960 của thế kỷ XX, là kết quả của dự án “Biên mục có thể đọc bằng máy” (MARC - Machine Readable Cataloguing) từ năm 1964 và được thừa nhận là khổ mẫu

Thương mại điện tử - cơ hội và thách thức đối với ngoại thương Việt Nam / Nghiêm Ngọc Lan - H : ĐHNT, 2002 - 104tr ; 29cm

quốc gia với tên gọi là USMARC - United State Machine Raedable Cataloguing Từ năm 1968 USMARC là cơ sở cho ra đời nhiều khổ mẫu quốc gia khác như: CANMARC ở Canada, UKMARC ở Anh, AUSMARC ở ÚC Năm 1977 Thư viện Quốc hội Mỹ cho phát hành MARC21 (Machine - Readable Cataloging 21st – MARC21) trên cơ sở của CANMARC và USMARC và coi đó là “Khổ mẫu cho thế kỉ XXI”

Phương pháp tạo lập biểu ghi thư mục trong phần lớn các thư viện ngày nay là dựa theo khổ mẫu đọc máy MARC (Machine Readable Cataloguing) Trong đó 2 khổ mẫu được sử dụng phổ biến là Khổ mẫu trao đổi UINIMARC, và Khổ mẫu có thể đọc máy MARC21 (Machine Readable Cataloging 21st – MARC21)

 Khổ mẫu áp dụng UNIMARC

UNIMARC ra đời trên ý tưởng xây dựng một khổ mẫu trao đổi chung

để chuyển đổi dữ liệu MARC của các thư viện khác nhau Khổ mẫu do IFLA phát triển với mong muốn là khổ mẫu biên mục chung cho thế giới Khổ mẫu này tạo khả năng chỉ viết và duy trì hai chương trình chuyển đổi từ Khổ mẫu quốc gia sang UNIMARC và một chương trình chuyển đổi từ UNIMARC sang Khổ mẫu quốc gia Một nguyên tắc cơ bản của kiểm soát thư mục là: Các cơ quan thư mục quốc gia nếu muốn có thể sử dụng lợi thế và kết quả của công tác biên mục thực hiện ở nước xuất bản tư liệu gốc UNIMARC đóng góp một phần quan trọng vào việc thực hiện nguyên tắc này nếu có sự hợp tác

và nỗ lực của các quốc gia sử dụng khổ mẫu MARC Hiện nay nhiều nước đang sử dụng UNIMARC làm khổ mẫu biên mục của nước họ UNIMARC có

ưu điểm là thích hợp với phần mềm CDS/ISIS và nó gần gũi với Quy tắc mô

tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD

 Khổ mẫu có thể đọc bằng máy (Machine Readable Cataloguing 21 st

- MARC21)

MARC21 là sự hòa hợp giữa 2 khổ mẫu USMARC và CANMARC Cấu trúc biểu ghi của MARC21 gồm 3 phần:

- Đầu biểu (Leader) độ dài là 24 ký tự đưa thông tin về quá trình

ký tự) Ngoài ra MARC21 còn có mã kết thúc trường và mã kết thúc biểu ghi

MARC21 ra đời và trở thành chuẩn biên mục được nhiều nước áp dụng MARC21 giúp kiểm soát được nguồn thông tin bằng máy tính điện tử, tra cứu tin bằng máy tính điện tử, tra cứu trực tuyến; giúp trao đổi dữ liệu giữa các thư viện; giúp xây dựng các sản phẩm thông tin như mục lục, thư mục, thông báo sách mới Các khối trường cơ bản của MARC21: Các trường được chia thành 10 nhóm chính bắt đầu từ 0XX đến 9XX

Về cơ bản MARC21 và UNIMARC có nhiều điểm giống nhau vì đều thuộc họ hàng nhà MARC, ra đời dựa trên khổ mẫu USMARC Tuy nhiên giữa MARC21 và UNIMARC có những điểm khác biệt về cách tập hợp các trường thành từng khối khác nhau, mã trường phản ánh nội dung dữ liệu nói chung cũng khác nhau do:

 MARC21 được xây dựng dựa trên cơ sở phiếu biên mục truyền thống Cụ thể là những trường đầu tiên trong khổ mẫu được tạo thành dành phản ánh ký hiệu phân loại (trong khối dữ liệu 0XX), tiếp đến tiêu đề mô tả chính (khối 1XX, tác giả đặt ở vị trí tiêu đề mô tả), cuối cùng là thông tin theo dõi liên kết các tiêu đề bổ sung (khối 7XX)

 UNIMARC bám sát sơ đồ mô tả ISBD, cụ thể là trong khối thông tin mô tả nhan đề và thông tin trách nhiệm được ghi vào trường đầu tiên với các trường con $f và $g mô tả họ tên các tác giả chính phụ Trong trường hợp cần lập tiêu đề hay điểm truy cập theo tác giả Các dữ liệu về chủ đề được ghi vào khối trường 6XX UNIMARC không nhấn mạnh vào tiêu đề mô tả chính, do đó đã đặt tất cả các thông tin trách nhiệm vào khối trường 7XX

Cấu trúc các nhóm trường được trình bày trong biểu ghi của 2 khổ mẫu như sau:

0XX Khối trường kiểm soát, số và

mã

Khối nhận dạng

1XX Khối trường về tiêu đề chính Khối thông tin mã hóa

2XX Khối trường nhan đề và thông

tin liên quan đến nhan đề

Khối thông tin mô tả

3XX Khối trường mô tả đặc trưng

vật lý

Khối phụ chú

4XX Khối trường về tùng thư Khối tiểu dẫn liên kết

5XX Khối trường phụ chú Khối nhan đề có liên quan 6XX Khối trường điểm truy cập chủ

sử dụng các phần mềm này cùng với nó là việc chuyển đổi sử dụng khổ mẫu