Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Do vậy để mọi người có thể hiểu rõ và nắm bắt khái quát hơn về dịch vụ thông tin của Trung tâm và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả phục vụ người dùng tin của Trung t

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 4

1 Tính cấp thiết của đề tài 4

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 6

4 Đối tượng nghiên cứu 7

5 Phạm vi nghiên cứu 7

6 Phương pháp nghiên cứu 7

7 Đóng góp về lý luận và thực tiễn 8

8 Kết cấu niên luận 8

NỘI DUNG 10

CHƯƠNG1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 10

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 10

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 13

1.3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 15

1.4 Đội ngũ cán bộ của Trung tâm 16

1.5 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Trung tâm 18

1.5.1 Đặc điểm về nguồn tin truyền thống 18

1.5.2 Đặc điểm về nguồn tin điện tử 19

1.6 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Trung tâm 20

1.7 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm 20

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 22

2.1 Đặc điểm người dùng tin của Trung tâm 22

2.2 Các loại hình dịch vụ đang được tiến hành tại Trung tâm 24

2.2.1 Dịch vụ miễn phí 24

2.2.1.1 Phục vụ bạn đọc tại phòng đọc, phòng mượn tài liệu 24

2.2.1.2 Dịch vụ “hỏi – đáp” thông tin 42

2.2.2 Dịch vụ thu phí 43

2.2.2.1 Làm thẻ bạn đọc 44

2.2.2.2 Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) 45

2.2.2.3 Tìm tin theo yêu cầu 46

2.2.2.4 Photo tài liệu 47

2.2.2.5 Cung cấp các sản phẩm thông tin- thư viện 48

2.2.2.6 Đào tạo người dùng tin 49

2.2.2.7 Tư vấn, chuyển giao công nghệ, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện 56

2.2.2.8 Phát hành sách 56

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN CỦA TRUNG TÂM

THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 57

3.1 Nhận xét 57

3.1.1 Những mặt đã đạt được 57

3.1.2 Những mặt còn hạn chế 62

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 64

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin của Trung tâm 65

3.2.1 Bổ sung tài liệu một cách hợp lý 65

3.2.2 Đa dạng hoá các loại hình dịch vụ 67

3.2.3 Xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trang thiết bị hiện đại 68

3.2.4 Xây dựng chiến lược Marketing các dịch vụ thông tin – thư viện 69

3.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ 70

3.2.6 Tăng cường công tác đào tạo người dùng tin 72

3.2.7 Tổ chức câu lạc bộ bạn đọc 72

3.2.8 Thực hiện liên thư viện 73

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nhân loại đã và đang tiếp tục bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Sự bùng nổ thông tin đang là một vấn đề thách thức lớn đặt ra với các nhà khoa học

và quản lý Nhu cầu thông tin ngày càng gia tăng, nguồn thông tin được sản sinh với số lượng ngày càng lớn gia tăng theo cấp số mũ, phong phú về loại hình và khó kiểm soát về chất lượng nội dung Chính điều này làm cho các cơ quan thông tin, thư viện cần phải tích cực hơn nữa trong việc hoàn thiện và đổi mới hoạt động của mình để đáp ứng tốt nhất cho người dùng tin Việc đổi mới và hoàn thiện ở đây chính là đổi mới cách đưa tài liệu của mình ra để phục vụ được nhiều hơn, được nhiều bạn đọc chú ý hơn Và như vậy thư viện phải thực hiện công tác phục vụ người dùng tin tốt hơn, hoàn thiện hơn

Công tác phục vụ người dùng tin là chặng đường cuối cùng của chu trình đường đi của tài liệu trong thư viện Đây chính là tấm gương phản ánh một cách rõ nét và đầy đủ trình độ tổ chức của thư viện cũng như năng lực làm việc của cán bộ

ở tất cả các khâu từ bổ sung, trao đổi, xử lý tài liệu đến phục vụ bạn đọc Công tác phục vụ người dùng tin thư viện bao gồm tất cả các hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin, thư viện nói chung Trong đó dịch vụ thông tin, thư viện là tất cả những gì cơ quan thông tin, thư viện tạo ra và cung cấp cho người dùng tin nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng các nguồn, hệ thống thông tin Xét về bản chất, dịch vụ thông tin thư viện là công cụ, phương tiện, hoạt động, phương thức mà cán bộ thông tin, thư viện sáng tạo, hoàn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu tìm và sử dụng tin của người dùng tin Nó là yếu tố phản ánh trình độ phát triển của hoạt động thông tin thư viện, phản ánh vai trò của thông tin đối với quá trình phát triển

Ngày nay, sức mạnh và hiệu quả hoạt đông của một trung tâm thông tin - thư viện không chỉ được đo bằng khối lượng các nguồn tư liệu hiện có

mà nó phải được đo bằng năng lực đáp ứng nguồn thông tin đó một cách nhanh nhất, chính xác và phù hợp nhất trên cơ sở huy động nguồn thông tin đó một cách

nhanh nhất và chính xác nhất để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao nhất phù hợp với nhu cầu của người dùng tin

Học viện Chính trị - Hành Chính Quốc gia Hồ Chí Minh là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trung, cao cấp, cán bộ khoa học chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị - xã hội Trong những năm gần đây, Học viện đang tích cực triển khai thực hiện Nghị quyết số 52, Quyết định 149 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ của Học viện và các Nghị định số 80, 435 và 685 của Giám đốc Học viện về đổi mới đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện Cùng với sự đổi mới đó, Trung tâm thông tin khoa học

- giảng đường thứ hai - đóng vai trò không nhỏ trong việc giúp đỡ, hỗ trợ học viên

cũng như cán bộ nghiên cứu giảng dạy của Học viện tìm kiếm thông tin, tham khảo tài liệu “tự học”, “tự nghiên cứu” bằng các dịch vụ đang được tiến hành tại đây

Tuy trong thực tế dịch vụ của Trung tâm vẫn chưa thực sự phát triển và chưa tương xứng với tiềm năng hiện có của mình, vẫn còn tồn tại những bất cập nhất định trong công tác phục vụ người dung tin Do vậy để mọi người có thể hiểu

rõ và nắm bắt khái quát hơn về dịch vụ thông tin của Trung tâm và đề xuất một số giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả phục vụ người dùng tin của Trung tâm tôi

đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm

Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” làm

đề tài cho Khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu công tác phục vụ người dùng tin của Trung tâm Thông tin khoa học Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, về quy trình tạo lập

và triển khai các dịch vụ thông tin Trên cơ sở đó đưa ra những đánh giá, nhận xét

về những ưu nhược điểm và đưa ra những kiến nghị đề xuất mang tính khả thi nhằm đa dạng, nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác phục vụ người dùng tin

+ Khảo sát và phân tích thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh + Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Ngày nay hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện đang dần có những chuyển biến rõ rệt để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu thông tin ngày càng gia tăng về số lượng và chất lượng của người dùng tin Công tác phục vụ người dùng tin là một vấn đề rất được quan tâm Trong những năm gần đây có không ít những khoá luận, niên luận, báo cáo khoa học, các bài nghiên cứu, báo - tạp chí viết về

công tác phục vụ người dùng tin Cụ thể với các bài trích tạp chí “Phát triển các

dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin – thư viện” của tác giả Nguyễn Huy

Thắng đăng trên Tạp chí Thông tin và tư liệu, (Số1, 2010, tr.24-28) đã đề cập tới một khía cạnh trong công tác phục vụ người dùng tin đó là phát triển các dịch vụ thông tin để đáp ứng tốt nhất cho người dùng tin trên cơ sở tìm hiểu về nhu cầu tin

Với bài “hình thành dịch vụ Thông tin – thư viện “sẵn sàng đáp ứng” trong

trường Đại Học” của tác giả Dương Thị Vân đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam,

(Số 3, 2008, tr.16-19) đã cho chúng ta thấy tầm quan trọng của việc xây dựng một

hệ thống dịch vụ đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu tin của người dùng tin, cũng

chính là việc hoàn thiện công tác phục vụ của Trung tâm mình

Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia

Hồ Chí Minh (đặc biệt là công tác phục vụ người dùng tin ) cũng là đối tượng

nghiên cứu của nhiều đề tài Gần đây nhất, khoá luận “Tổ chức và hoạt động của

Thư viện Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” (2006) của tác

giả Phạm Thị Hải đã đề cập về hoạt động chung và cách thức tổ chức của Trung

tâm Tuy nhiên tác giả đề cập ở mức độ khái quát, chưa đi nghiên cứu sâu, tìm hiểu

về cách thức phục vụ người dùng tin, các bước tiến hành dịch vụ

Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm

Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” là

đề tài hoàn toàn mới ở mức độ nghiên cứu Khoá luận

4 Đối tượng nghiên cứu

Khoá luận tập trung nghiên cứu công tác phục vụ người dùng tin của Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Nghiên cứu công tác phục vụ người dùng tin trong giai đoạn hiện nay (2009-2010)

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Khoá luận dựa trên cơ sở phép biện chứng duy vật lịch sử, quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác sách, báo và thư viện; các chỉ thị và nghị quyết của Đảng và Nhà nước về đường lối phát triển sự nghiệp thông tin – thư viện

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Tổng hợp, thống kê tài liệu

- Nghiên cứu tài liệu

- Quan sát trực tiếp và gián tiếp

- Phỏng vấn cán bộ thư viện của Trung tâm

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi

7 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn

7.1 Ý nghĩa về mặt lý luận

Góp phần hoàn thiện lý luận về công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thông tin – thư viện và vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

7.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn

Khảo sát thực trạng công tác phục vụ người dùng tin; đưa ra một số nhận xét

về hoạt động của công tác này, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

8 Kết cấu niên luận

Ngoài phần Lời nói đầu, kết luận và tài liệu tham khảo niên luận gồm những phần chính sau:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Chương 2: Thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác phục vụ người dùng tin cuả Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Phòng Tư liệu - tiền thân của Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh ngày nay được thành lập từ đầu năm

1962 với chức năng nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cung cấp các loại tài liệu phục

vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của trường Nguyễn Ái Quốc Trung ương Với số lượng biên chế tính trung bình chưa đến 20 người được tổ chức thành

4 tổ chuyên môn, Phòng Tư liệu đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao Trong

đó, các nhiệm vụ chủ yếu là: Bổ sung, xử lý, bảo quản sách; Tổ chức phục vụ học viên, giảng viên và cán bộ nhà trường; Biên dịch các bài giảng của các giáo sư Liên

Xô, Trung Quốc và các tài liệu nước ngoài; Đánh máy, in tài liệu phục vụ học tập, nghiên cứu

Cùng với sự phát triển của Nhà trường, khi Trường Đảng Nguyễn Ái Quốc Trung ương đổi tên thành Trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc thì Phòng

Tư liệu cũng được nâng lên thành cấp Vụ: ngày 15-4-1978 Giám đốc Trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã ký Quyết định số 48 NQ/TĐ về việc thành lập Vụ Tư liệu trực thuộc Theo Quyết định này, Vụ Tư liệu có nhiệm vụ nghiên cứu, chỉ đạo

và thống nhất quản lý công tác thông tin tư liệu thư viện, biên dịch tài liệu nước ngoài nhằm phục vụ đắc lực và kịp thời cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong trường

Với số lượng khoảng trên 40 người được tổ chức thành 2 phòng: Phòng Lưu trữ - Thư viện và Phòng Thông tin - Biên dịch và 2 tổ chuyên môn Chức năng nhiệm vụ của cả Vụ cũng như của riêng từng phòng cho thấy hoạt động của Vụ đã từng bước mang chất thông tin, không còn đơn thuần là một đơn vị cung cấp tư liệu Tính thông tin đặc biệt được thể hiện trong hoạt động xử lý tin, các hình thức thông tin ấn phẩm, thông tin miệng, thông tin chuyên đề Chính ở giai đoạn này, từ

1984 - 1985 “Sưu tập chuyên đề”, “Thông tin chuyên đề” rồi “Thông tin tư liệu”…

đã ra mắt bạn đọc, phục vụ cán bộ giảng dạy, học viên, là tiền thân của các loại ấn phẩm thông tin của Trung tâm ngày nay

Sau khi trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đổi tên thành Học viện Khoa học Xã hội Nguyễn Ái Quốc, Học viện đã đầu tư xây dựng đề án cải tiến công tác thông tin, xây dựng bộ máy làm công tác thông tin với sự tham gia tích cực và

có hiệu quả của Ban lãnh đạo Vụ Tư liệu, Ban Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc đã ra Quyết định số 6 - QĐ ngày 5/7/1988: chuyển Vụ Tư liệu thành Trung tâm Thông tin - Tư liệu trực thuộc Ban Giám đốc Học viện Nguyễn Ái Quốc

Trong quyết định về chức năng nhiệm vụ của Trung tâm có ghi rõ “Trung tâm là cơ quan thông tin - tư liệu tổng hợp về lý luận Mác - Lênin và khoa học

xã hội nói chung, có chức năng nghiên cứu, cung cấp thông tin; tổ chức, hướng dẫn các hoạt động thông tin - tư liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu thuộc trách nhiệm Học viện quản lý, đào tạo, bồi dưỡng”

Về tổ chức: với 38 cán bộ lúc thành lập, Trung tâm có 3 phòng: Phòng Thư viện, Phòng Văn kiện và Lưu trữ tư liệu, Phòng Xử lý và Phổ biến tin và một

tổ Tổng hợp Đến năm 1995 sáp nhập Tổ Tổng hợp và Phòng Lưu trữ thành Phòng Tổng hợp - Lưu trữ

Tháng 5/1997, sau khi Học viện CTQG Hồ Chí Minh hợp nhất với Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, trung tâm Thông tin -

Tư liệu được hợp nhất với Viện Thông tin khoa học và có tên gọi là Viện Thông tin khoa học

Khi hợp nhất Viện có 68 cán bộ, được tổ chức thành 4 phòng chuyên môn: Phòng Tổng hợp - Lưu trữ, Phòng Thư viện, Phòng Xử lý và Phổ biến tin và Phòng Thông tin phục vụ lãnh đạo với đội ngũ cán bộ quản lý của Viện là Viện trưởng

và 3 Phó Viện trưởng về chức năng nhiệm vụ của Viện đã được Giám đốc Học viện

ra Quyết định số 497 QĐ/HV

Ngày 1 tháng 10 năm 2008 theo quyết định Số: 2248/QĐ – HVCT – HCQG quyết đinh đổi tên Viện thông tin khoa học thành Trung tâm Thông tin khoa học như hiện nay

Thành tích của Trung tâm thể hiện trên toàn bộ các mảng hoạt động chuyên môn:

Công tác tạo nguồn đã bổ sung được một lượng sách, tài liệu lớn hơn nhiều

so với những năm trước và đảm bảo chất lượng Công tác phục vụ được đa dạng hóa: phục vụ tại các phòng đọc, phòng mượn, cung cấp bản sao, bản gốc, thông tin phục vụ lãnh đạo, phục vụ trực tiếp theo yêu cầu…

Thông tin ấn phẩm thật đa dạng – Trung tâm đã có ấn phẩm thứ ba được

Bộ Văn hóa Thông tin cấp giấy phép đó là Bản tin Những vấn đề Chính trị - Xã hội Tổng số các loại ấn phẩm định kỳ và không định kỳ của Trung tâm lên tới 10 loại với các nội dung đa dạng, phong phú và hình thức được cải tiến

Một thành tựu hết sức đặc biệt trong giai đoạn hiện nay đó là công tác ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa tư liệu Được Ban Giám đốc giao nhiệm vụ

và chỉ đạo, Bộ Khoa học và Công nghệ tài trợ và sự hợp tác của nhiều cơ quan, Thư viện điện tử của Học viện được hoàn thành Tuy mới là giai đoạn 2 song đang đi vào hoạt động có hiệu quả Đồng thời Trung tâm còn được trang bị một số công nghệ và thiết bị như mã vạch Hiện nay, Dự án khả thi cho một Thư viện điện tử

mở rộng của hệ thống Học viện đang được xây dựng Chắc chắn hoạt động thông tin của toàn hệ thống Học viện trong đó có sự đóng góp của Viện Thông tin khoa học sẽ có những bước tiến mạnh mẽ phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của Học viện

Nghiên cứu khoa học cũng là công tác được đẩy mạnh trong giai đoạn này

và được coi là nhiệm vụ hết sức quan trọng sau nhiệm vụ phục vụ Các mặt họat động khác, kể cả chuyên môn và sinh hoạt hàng ngày Trung tâm luôn là một đơn

vị hoàn thành xuất sắc, có phong trào thi đua sôi nổi, có chất lượng

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

1.2.1 Chức năng của Trung tâm

Trung tâm Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Trung tâm Thông tin khoa học thực hiện các chức năng: quản lý, bảo đảm các hoạt động thông tin khoa học, tư liệu, thư viện; nghiên cứu, ứng dụng thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học lý luận chính trị - hành chính; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học

1.2.2 Nhiệm vụ của Trung tâm

1 Cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học, công tác lãnh đạo, quản lý của Học viện, góp phần phục

vụ việc nghiên cứu, hoạch định đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

2 Tổ chức nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác thông tin khoa học trong toàn Học viện Tham mưu cho Giám đốc Học viện về phát triển và quản lý công tác thông tin khoa học của Học viện

3 Thu thập, chọn lọc, xử lý, phân loại và phát triển các nguồn tin trong nước

và ngoài nước về chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các khoa học chính trị, hành chính và các khoa học xã hội - nhân văn; xây dựng ngân hàng tin mạnh bao gồm các loại cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu công tác của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, học viên của Học viện và các đối tượng dùng tin khác

4 Tổ chức biên soạn, biên dịch các tài liệu nước ngoài, xuất bản và phát hành các ấn phẩm thông tin: tạp chí “Thông tin khoa học chính trị - hành chính” (tiếng Việt), tạp chí “Thông tin khoa học” (tiếng Anh), bản tin phục vụ lãnh đạo… theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện

5 Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện Bổ sung tài liệu theo kế hoạch đã duyệt, thực hiện đúng các quy tắc, nghiệp vụ, quy trình hoạt động của Thư viện để phục vụ các đối tượng dùng tin theo quy định

6 Quản lý, vận hành, phát triển mạng thông tin điện tử nội bộ và Thư viện điện

tử

7 Phát hành các loại sách, báo, tạp chí, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy

và tham khảo khác tại Trung tâm, đáp ứng tốt nhu cầu của cán bộ, học viên Thu, phát, ghi, gỡ, sao, nhân băng ghi âm, ghi hình các hoạt động khoa học, đào tạo

và các hoạt động quan trọng khác của Học viện

8 Tổ chức lưu trữ và bảo quản thông tin khoa học với các loại hình vật mang tin khác nhau trong Học viện (dạng giấy, CD-ROM, DVD, VCD, vi phim…) theo quy định về lưu trữ Quốc Gia

9 Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp

vụ cho cán bộ làm công tác thông tin khoa học của các đơn vị trong toàn Học viện; các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

10 Tổ chức hướng dẫn các đối tượng dùng tin trong Học viện

11 Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước và của Học viện

12 Hợp tác với các tổ chức trong nước và nước ngoài trên lĩnh vực thông tin khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện

13 Quản lý, chăm lo xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm về mọi mặt; thực hiện tốt chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thưởng và

kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm theo phân cấp quản lý Thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí trong đơn vị theo quy định của pháp luật Quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao

Phòng Tổng hợp – Hành chính

Phòng Quản trị mạng

Phòng Thƣ viện

Tạp chí Thông tin

KH Chính trị - hành chính

Tạp chí thông tin KH (Tiếng Anh)

Phòng

xử lý

và phổ biến thông tin

Trong đó phòng thư viện được phân chia tiếp như sau:

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật – trang thiết bị

Trung tâm được giao sử dụng 1500m2

cho một tầng của một toà nhà 3 tầng bao gồm một số phòng chính sau:

Hệ thống phòng đọc:

* Một phòng đọc tổng hợp: 170m2

với 80 bàn đọc (trong đó có 56 bàn đọc dạng cabin) để bạn đọc làm việc, được trang bị hệ thống chiếu sang và điều hoà nhiệt độ Đây là phòng đọc tài liệu tham khảo và báo tạp chí

* Một phòng đọc tra cứu Sau đại học: diện tích 80m2

với 40 chỗ ngồi chủ yếu cho cán bộ và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh Đây là phòng đọc kết nối với kho tài liệu (chủ yếu là luận văn, luận án và sách tham khảo) Phòng đọc được

Trưởng phòng thư viện(01)

Phó phòng thư viện (02)

Tổ bổ sung – biên mục

Tổ bạn đọc (phục vụ NDT)

Tổ báo - tạp chí

và thư mục

P.xử lý

kỹ thuật nghiệp

vụ

P.đọc trực tuyến

P.đọc tổng hợp

P.đọc sau đại học

P

mượn tổng hợp

P

mượn sách kinh điển

P.báotạp chí

Quầy phát hành sách

trang bị 6 máy tính (4 máy cho học viên tra cứu, 2 máy cho thủ thư) Hệ thống điều hoà và chiếu sáng đầy đủ

* Phòng đọc trực tuyến: có diện tích 80m2với 16 bàn đọc gắn máy tính và các thiết bị kèm

Hệ thống kho tàng:

* Kho phòng mượn sách kinh điển: có diện tích 150m2, là nơi lưu trữ những tài liệu của các nhà sáng lập ra chủ nghĩa Mác Lênin, chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng và Nhà nước ta; các tài liệu văn kiện Đại hội, hội nghị Trung ương…Đây là một kho khá đặc thù của Thư viện trường chính trị

* Kho sách phòng mượn tổng hợp: có diện tích 220m2(chia thành 2 phòng),

là nơi lưu trữ các sách tham khảo, giáo trình, sách công cụ tra cứu…

* Kho sách phòng đọc tổng hợp (nằm ở tầng 2 và tầng 3) có diện tích là 250m2, là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc tổng hợp là nơi lưu trữ đầy đủ nhất tài liệu nghiên cứu, học tập trong Thư viện

* Kho tài liệu lưu trữ: có diện tích là 80m2 để lưu trữ các tài liệu nhiều bản sách như sách kinh điển (Lênin toàn tập) và một số tài liệu khác

* Kho sách sau đại học: với diện tích 90m2

là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc sau đại học nằm liền kề với phòng đọc sau đại học Đây là một nơi lưu trữ tất cả các luận văn, luận án do các học viên cao học va nghiên cứu sinh lưu chiểu

Hệ thống phòng làm việc nghiệp vụ khác: Là nơi làm việc của cán bộ thư

viện như: bổ sung, xử lý kỹ thuật, phát hành báo tạp chí…với diện tích khoảng 110m2

Trang thiết bị:

Về cơ bản thư viện vẫn hoạt động trên cơ sở là một thư viện truyền thống: vốn tài liệu là các sách báo in, được xếp trên giá Hệ thống tra cứu vẫn sử dụng tủ phích mục lục, các thao tác phục vụ vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ công

Hiện nay mỗi cán bộ thư viện đều được trang bị một máy tính cá nhân Nằm trong dự án Thư viện điện tử, phía Hàn Quốc đã trang bị cho Thư viện hạ tầng cơ

sở kỹ thuật tương đối hiện đại gồm nhiều máy móc: máy in thẻ bạn đọc, máy quýet, máy scan, máy đóng sách, máy in mã vạch, ổ ghi DVD, CD… và các thiết bị văn phòng khác

1.5 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Trung tâm

Hoạt động của một trung tâm thông tin – thư viện phụ thuộc rất nhiều vào nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin của một thư viện là tập hợp có hệ thống những xuất bản phẩm và những vật mang tin khác nhau Đối với Trung tâm Thông tin khoa học - Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh nguồn lực thông tin có thể được chia làm 2 nhóm chính: nguồn tin truyền thống và nguồn tin hiện đại

1.5.1 Đặc điểm nguồn tin truyền thống

Bao gồm nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án): Nguồn lực thông tin của Trung tâm đã được kế thừa và chọn lọc trong gần 50 năm xây dựng và trưởng thành và ngày càng phát triển về số lượng và chất lượng, là nguồn tin chính chiếm tỉ trọng lớn trong vốn tài liệu của Trung tâm Nguồn tài liệu

này được chia làm 2 loại: tài liệu công bố và tài liệu không công bố

 Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản thường do các nhà xuất bản

ấn hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, được phân phối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các đại lý phát hành, hiệu sách… Hiện nay, ở Trung tâm số lượng tài liệu dạng này lên tới hàng trăm ngàn cuốn sách, trung bình mỗi năm Thư viện bổ sung khoảng 400 tên sách với gần

4000 cuốn Tài liệu bổ sung vào chủ yếu là sách chính trị xã hội: sách kinh điển

Mác, Ănghen, Lê-nin, Hồ Chí Minh,…tài liệu của các vị lãnh đạo Đảng, xây dựng Đảng, kinh tế chính trị, luật…, các sách văn hoá, giải trí…Hiện nay thƣ viện có khoảng 45000 tên tài liệu Cơ cấu sách:

Sách kinh điển chiếm 20%

Sách giáo trình chiếm 10%

Sách tham khảo chiếm 60%

Ngoài ra Trung tâm còn bổ sung một số lƣợng báo tạp chí khá lớn Trung bình mỗi năm bổ sung:

 Báo tiếng Việt 60 loại (từ 1- 2 bản)

 Báo chí tiếng Việt: 80 tên tạp chí (từ 1- 2 bản)

 Bản tin: là những bản tin thuộc Trung tâm thông tin hoặc các viện trong Học viện ấn hành

 Báo tạp chí ngoại văn khoảng gần 60 tên với nhiều thứ tiếng nhƣ: Trung, Nga, Pháp, Anh, Đức…

 Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám” Hiện nay tài liệu xám của Trung tâm bao gồm:

Luận văn cử nhân: 8865 Luận án Thạc sĩ: 11210 Luận án tiến sĩ: 1005

Đề tài nghiên cứu: 1182

1.5.2 Đặc điểm nguồn tin điện tử ( băng từ, CD-ROM, CSDL)

Bên cạnh nguồn thông tin truyền thống Trung tâm đã và đang tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu thƣ mục và cơ sở dữ liệu sách thƣ viện dùng cho tra cứu

+ CSDLTM: đã lên tới hàng chục ngàn biểu ghi các bài trích báo, tạp chí + CSDL SACHTV: là cơ sở dữ liệu lớn và quan trọng nhất của Thư viện Đây là cơ sở dữ liệu quản lý các luận án thạc sỹ, luận án tiến sỹ, đề tài nghiên cứu được bảo vệ tại Học viện

+ Nguồn tin dạng CD-ROM ở Thư viện rất ít, với “Hồ Chí Minh toàn tập”,

“Hệ thống văn bản pháp luật có liên quan”, “Tuổi trẻ Việt Nam học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”…

1.6 Đội ngũ cán bộ

Hiện tại đội ngũ cán bộ của Trung tâm gồm 53 người

Ban lãnh đạo Trung tâm gồm 03 đồng chí:

+ Phó giáo sư, Tiến sĩ Võ Văn Đức, Giám đốc

+ Tiến sĩ Đặng Lễ Nghi, Phó Giám đốc

+ Tiến sĩ Lê Văn Toan, Phó Giám đốc

- Cán bộ, công chức của Trung tâm: 01 Phó giáo sư, Tiến sĩ; 05 Tiến sĩ; 08 Thạc sĩ;

37 cử nhân

1.7 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm

Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam là trung tâm quốc gia về đào tạo cán bộ

và nghiên cứu khoa học về chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh Học viện có nhiệm vụ đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý trung, cao cấp của Đảng và Nhà nước Đào tạo cán bộ khoa học chuyên ngành chính trị, hành chính và các chuyên ngành về khoa học xã hội khác ở bậc đại học, cao học và nghiên cứu sinh Học viện còn có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học về chủ nghĩa Mác – Lênnin, tư tưởng Hồ Chí Minh về lịch sử xây dựng Đảng và khoa học hành chính để cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoàn thiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

Do vậy, Trung tâm Thông tin khoa học của Học viện đóng một vai trò rất quan trọng trong việc góp phần thực hiện các chức năng, nhiệm vụ mà Học viện đề

ra Công tác phục vụ người dùng tin tại đây luôn được đặt lên hàng đầu, không những chú trọng vào việc nghiên cứu nhu cầu của người dùng tin mà còn chú trọng vào việc xây dựng và hoàn thiện hơn nữa công tác phục vụ người dùng tin

Công tác phục vụ người dùng tin tại đây không chỉ góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động của Trung tâm mà nó còn giúp cho Trung tâm hoàn thành tốt vai trò, nhiệm vụ của một “giảng đường thứ hai” tại Học viện

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ -

HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 2.1 Đặc điểm người dùng tin của Trung tâm

Người dùng tin của Trung tâm bao gồm các cán bộ lãnh đạo quản lý của Học viện, cán bộ nghiên cứu, giảng viên, cán bộ chuyên môn và các học viên của học viện Ngoài ra Trung tâm còn phục vụ các đối tượng người dùng tin bên ngoài Học viện Người dùng tin của Trung tâm chia làm các nhóm:

- Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy:

Là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tin của Trung tâm Công việc nghiên cứu cũng như các đề tài, dự án đòi hỏi các nhà khoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết, cập nhật tại các thư viện Dù thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau nhưng nhóm này đều có mối quan tâm đến các vấn đề như lý luận chính trị và các chuyên ngành khoa học xã hội chuyên sau tại Học viện Dạng tài liệu “xám” được đa số người dùng tin trong nhóm này rất quan tâm, tập trung các công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học, thông tin chuyên

đề, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo

Thông tin dành cho nhóm đối tượng này rất đa dạng nhưng đòi hỏi chuyên sâu để phù hợp với chuyên ngành cũng như vấn đề mà họ nghiên cứu Họ luôn yêu cầu được cung cấp những thông tin mới, cập nhật, đầy đủ và chính xác

Dạng tài liệu mà nhóm người dùng tin này thường sử dụng ngoài sách, tạp chí, tư liệu, họ rất quan tâm đến các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch, thông tin trên Internet Họ cũng rất hay tìm kiếm thông tin trong các dạng tài liệu cấp 2 như Thư mục chuyên đề, Thư mục Thông báo sách mới, tài liệu tổng thuật, lược thuật…Các tài liệu này giúp đỡ họ nhanh chóng nắm bắt tình hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa chọn, khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện

xu hướng phát triển nội tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan

hệ với bên ngoài Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề “nóng” của khu vực như bản tin Những vấn đề chính trị xã hội, Bản tin lãnh đạo…Các thông tin này thường ở dạng đã được chọn lọc, xử lý, gia cố như Tin nhanh, Tin tham khảo đặc biệt, Thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận…

Việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo, quản

lý là một việc làm hết sức quan trọng Yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàn diện, giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xác định chiến lược phát triển của Học viện được tốt hơn

- Nhóm cán bộ, công nhân viên trong Học viện

Là đội ngũ cán bộ các đơn vị hậu cần Họ đến tìm tài liệu với nhiều lý do như để đọc tin tức, nắm bắt tình hình thời sự, truy cập internet, giải trí….Do vậy, nhu cầu thông tin của họ cũng khá đa dạng và phong phú ở nhiều lĩnh vực khác nhau

- Nhóm học viên

Là học viên của các lớp Cao học, nghiên cứu sinh, các lớp cao cấp lý luận chính trị….Khác với học viên ở các trường Đại học, học viên ở Học viện phần lớn đều là những người có trình độ đại học và trên đại học, trình độ lý luận và có thể là cán bộ lãnh đạo quản lý ở các địa phương Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú từ những tài liệu chuyên sâu về các ngành, đến các tài liệu tham khảo, các tài

liệu giải trí như tiểu thuyết, thơ…

- Nhóm người dùng tin bên ngoài Học viện

Là những cán bộ nghiên cứu, giảng viên, học viên từ các trường đại học, các cán bộ khoa học của các ban ngành của cơ quant rung ương và địa phương Họ đến

để nghiên cứu thông tin về lý luận chính trị, lịch sử, xây dựng Đảng…Nhu cầu tin của nhóm đối tượng này là những tài liệu có tính chất chuyên sâu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn, đặc biệt là tài liệu chủ nghĩa MácLênin, tư tưởng Hồ Chí Minh

2.2 Các loại hình dịch vụ đang được tiến hành tại Trung tâm

2.2.1 DỊCH VỤ MIỄN PHÍ

2.2.1.1 Phục vụ bạn đọc tại phòng đọc, phòng mượn tài liệu

Làm việc các ngày trong tuần (trừ sáng thứ 4 thư viện nghỉ làm nghiệp vụ)

Thời gian mở cửa:

Yêu cầu bạn đọc ra vào có thẻ

Đây là phòng đọc mở, giúp cho bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy những tài liệu mình cần Các tài liệu được phục vụ ở đây bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như các tài liệu khoa học xã hội nhân văn, các tài liệu chính trị đảng, các văn kiện,

từ điển…

Là phòng phục vụ tất cả các đối tượng người dùng tin tại Học viện Đây là nơi có đầy đủ các loại tài liệu nhất Tại đây người dùng tin được tiếp cận với gần 2 vạn cuốn sách tham khảo ở nhiều chuyên ngành khác nhau, khoảng 2000 cuốn sách tra cứu rất có giá trị như: từ điển, niên giám thống kê 8865 cuốn luận văn cử nhân của các khoá trước Đặc biệt tại đây bạn đọc có thể đọc 60 loại báo và 125 loại tạp chí tiếng Việt, 69 loại báo, tạp chí ngoại văn Tất cả các loại tạp chí hạt nhân, báo Nhân dân và Quân đội nhân dân đều được thư viện đóng lưu từ nhiều năm nay Đây thực sự là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu, giảng dạy, cũng như học tập của bạn đọc Phòng phục vụ theo hình thức bán mở (Tất cả các loại báo, tạp chí đều phục vụ theo hình thức kho mở, còn đối với luận văn và sách phòng phục vụ theo hình thức kho kín)

Vốn tạp chí tại đây rất phong phú về thể loại Có thể kể đến như:

+ Tạp chí doanh nhân và pháp luật + Tạp chí hoạt động khoa học + Tạp chí hồ sơ và sự kiện + Tạp chí khoa học chính trị + Tạp chí khoa học xã hội + Tạp chí quản lý nhà nước + Tạp chí quốc phòng toàn dân + Tạp chí tài chính

+ Tạp chí kinh tế và chính trị thế giới + Tạp chí kinh tế dự báo

+ Tạp chí lao động và công đoàn + Tạp chí thanh tra

………

Với vốn tài liệu phong phú và hình thức phục vụ trên, hàng năm phòng đọc tổng hợp thu hút khoảng 4000 lƣợt bạn đọc đến đọc tài liệu lƣợt luân chuyển sách hơn 1000 bản, lƣợt luân chuyển luận văn hơn 4400 bản, lƣợt luân chuyển báo, tạp chí khoảng 12500 bản

Phòng đọc đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở do vậy thu hút đƣợc nhiều bạn đọc đến ngoài mục đích nghiên cứu, còn có mục đích giải trí với nhiều loại tạp chí về đời sống xã hội Tại đây, vốn tài liệu tiếng Việt đƣợc sử dụng là chủ yếu Tuy nhiên bên cạnh đó tài liệu thuộc các thứ tiếng khác cũng đƣợc sử dụng khá nhiều:

Bảng 01: Ngôn ngữ tài liệu ngoài tiếng Việt được sử dụng:

1.28%

0 10 20 30 40 50 60

Tiếng Anh Tiếng Pháp Tiếng Trung Tiếng Nga

Biểu đồ 01: Ngôn ngữ ngoài tiếng Việt được sử dụng

Như vậy có thể thấy ngoài ngôn ngữ tiếng Việt là chủ yếu thì tiếng Anh cũng

là ngôn ngữ được đông đảo bạn đọc sử dụng (55.12%) Số lượng học viên, cán bộ khoa học biết tiếng Anh ngày càng nhiều bởi vì trong những năm gần đây, do yêu cầu đào tạo mà tiếng Anh được đưa vào giảng dạy nhiều hơn, học viên có điều kiện tiếp xúc với tiếng Anh nhiều hơn các ngoại ngữ khác Tiếng Anh đang trở thành xu hướng trong hoạt động ngoại giao những năm gần đây Do vậy, nhu cầu tài liệu về tiếng Anh ngày càng cao Nắm bắt được điều này Trung tâm Thông tin khoa học – Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh cũng đã có những chính sách bổ sung phù hợp để phục vụ người dùng tin một cách tốt nhất

Bên cạnh các tài liệu tiếng Việt và tiếng Anh thì tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác cũng được bạn đọc sử dụng nhưng ít:

nào cũng tổ chức và bảo quản kho mở có hiệu quả Bởi vậy, khi tổ chức kho mở cần phải tính đến những vấn đề như:

tổ chức phòng đọc mở hay không Ngoài ra, thư viện cũng tổ chức các hội nghị bạn đọc, đào tạo người dùng tin để nhận được sự cộng tác tốt nhất từ phía bạn đọc

Diện tích kho

Kho mở cần một diện tích tương đối rộng nhằm:

- Đủ chỗ chứa tài liệu của thư viện trong một khoảng thời gian nhất định, ngay

cả khi được bổ sung nhiều tài liệu, tránh phải dồn giãn kho thường xuyên;

- Tạo điều kiện thuận tiện cho người đọc tìm kiếm tài liệu và truy cập tới các dịch vụ của thư viện (như tra cứu máy tính, từ điển, đĩa CD, sao chụp tài liệu, );

- Tạo điều kiện làm việc cho cán bộ;

- Đủ chỗ cho sinh viên, cán bộ nghiên cứu, học tập, tham quan…

Trang thiết bị

Trong kho mở, vì lượng người hàng ngày tiếp xúc với tài liệu rất lớn nên tài liệu có nhiều nguy cơ bị xâm hại và mất mát hơn kho đóng Để bảo quản tài liệu, kho mở phải được trang bị cổng từ, máy hút bụi, máy điều hoà không khí, máy hút

ẩm và camera để quan sát chung

Trong kho mở, sách không xếp theo cỡ mà xếp theo ngành khoa học, nên giá kệ phải được tính toán để xếp được các loại sách mà không tốn diện tích kho Việc trừ lại diện tích kho cho sự phát triển tài liệu từng ngành cũng phải được xem xét dựa vào chính sách và chủ trương bổ sung của thư viện

Tổ chức kho

Hiệu quả của kho mở phụ thuộc rất nhiều vào công tác tổ chức kho Trong kho

mở, tài liệu thường được xếp theo sự phân chia các ngành khoa học của một khung phân loại nhất định Nếu ngành nào có nhiều tài liệu thì có thể chia nhỏ thêm các đề mục con trên đầu các giá kệ giúp người đọc dễ tìm tài liệu Lựa chọn khung phân loại, thống nhất cách định ký hiệu tác giả, sắp xếp tài liệu chính xác, thường xuyên kiểm tra và chấn chỉnh kho là những việc làm mang lại hiệu quả cho kho mở

Cán bộ Thư viện: Có đủ đội ngũ cán bộ có trình độ xử lý tài liệu và phục vụ

phòng đọc tại mở Với phòng đọc mở phục vụ luôn cần ít nhất 2 người Tài liệu tại kho mở được phục vụ trực tiếp nên khó khăn cho khâu quản lý Bạn đọc có thể cắt, xén, để lẫn lộn hoặc thất thoát tài liệu Cán bộ thư viện phải túc trực thường xuyên, giải đáp và hướng dẫn bạn đọc khi có yêu cầu Họ cũng phải nắm khá vững về bảng phân loại, ký hiệu Cutter để có thể hiểu về vị trí tài liệu và giới thiệu cho bạn đọc Ngoài ra, vì lượng tài liệu bạn đọc dùng cho từng ngày khá lớn nên đòi hỏi cán bộ phải mất nhiều thời gian để sắp xếp cuối ngày

 Phòng đọc sau đại học (tầng 2)

Gồm kho sách tự chọn, một số loại sách báo, tạp chí trong nước, luận văn thạc sỹ, luận văn tiến sĩ, đề tài khoa học

Ký hiệu kho:LAThS, LATS, ĐTNC, 6W,…

Trước đây phòng được mở ra nhằm phục vụ riêng cho đối tượng là cán bộ nghiên cứu giảng dạy, học viên cao học và nghiên cứu sinh Tuy nhiên hiện nay thư viện linh động phục vụ tất cả đối tượng bạn đọc trong Học viện nhằm phát huy việc

sử dụng tối đa nguồn tài liệu hiện có

Kho tài liệu phục vụ ở phòng sau đại học hiện có khoảng gần 17000 cuốn sách tham khảo, 568 đề tài nghiên cứu khoa học, 2713 cuốn luận văn thạc sĩ, 839 cuốn luận án tiến sĩ, hơn 20 loại báo tiếng Việt Bạn đọc thường đến đây tham khảo tài liệu nhiều nhất là thời kỳ chuẩn bị viết luận văn, luận án tốt nghiệp Phòng phục

vụ bạn đọc theo hình thức kho đóng và kho mở: kho đóng đối với tài liệu là luận văn thạc sỹ, luận văn tiến sỹ, đề tài khoa học; kho mở với cách sách tham khảo có

ký hiệu 6W, các báo tạp chí Năm học (2008-2009) phòng phục vụ khoảng 3435 lượt bạn đọc, 11478 lượt tài liệu

Đối với tài liệu đọc tự chọn thì được sắp xếp theo khung phân loại DDC thuộc các lĩnh vực sau:

- 000 tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát

Khi vào phòng đọc bạn đọc cần tuân thủ một số yêu cầu:

- Để túi sách, đồ cá nhân ở ngoài tủ đựng đồ

- Đọc xong trả tài liệu tại bàn thủ thư

* Trình tự mượn (cho tài liệu trong kho kín): Sau khi tìm được tài liệu mình

cần và lấy được ký hiệu sách, bạn đọc phải thực hiện các bước:

- Lấy phiếu mượn sách và điền đầy đủ các yếu tố: ngày muợn, tên người mượn, lớp học, số thẻ, số ký hiệu của tài liệu

- Đặt phiếu mượn của mình tại bàn thủ thư để làm thủ tục muợn

Để tìm được tài liệu trong kho mở bạn đọc phải xác định được tài liệu đó

thuộc lĩnh vực nào Ví dụ bạn đọc tìm tài liệu là “Bách khoa thư Hà Nội” thì tài liệu này thuộc lĩnh vực “Lịch sử” ; do đó bạn đọc phải tìm đến ngăn tài liệu có ký hiệu

là 900 (lịch sử) Thông thường thư viện thường dán nhãn có tên lĩnh vực nên bạn

đọc cũng rất dễ tìm

Từ việc có được các tài liệu mình cần cho đến việc các tài liệu đó đã đáp ứng tốt cho nhu cầu của bản thân chưa còn tùy thuộc vào nhận xét của mỗi bạn đọc

Bảng 02: Mức độ đáp ứng của các tài liệu:

Như vậy có thể thấy có đến 44.87% người dùng tin cảm thấy nhu cầu tin của mình chỉ được đáp ứng ở mức độ bình thường.Vậy nguyên nhân do đâu”:

+ Số lượng tài liệu ở Trung tâm chưa đủ để đáp ứng khi mà một tài liệu có quá nhiều bạn đọc yêu cầu, nhất là vào thời gian ôn thi, bảo vệ

+ Máy tra cứu số lượng còn quá ít, hệ thống mạng đôi khi xảy ra trục trặc làm hạn chế khả năng tìm kiếm được tài liệu mình cần

+ Cách tổ chức sắp xếp của kho mở đôi khi gây khó khăn cho bạn đọc trong việc tìm kiếm, mặt khác do bạn đọc khi vào lấy tài liệu khi trả không trả tại bàn thủ thư

mà tự ý xếp sách lên giá gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cho những người sau

52.26% bạn đọc thấy thỏa mãn nhu cầu tin, đây cũng là tín hiệu đáng mừng

để cho Trung tâm có thể nâng cao hơn nữa cách phục vụ cũng như nâng cao chất

lượng của các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm mình Hiện nay hầu hết các dịch vụ của Trung tâm đã được tuyên truyền tới bạn đọc, bên cạnh đó là những hoạt động thu hút người dùng tin đến với thư viện như: tọa đàm, trao đổi, mở lớp hướng dẫn…

Hiện tại thư viện đang chuyển Phòng đọc sau đại học từ hình thức kho đóng sang hình thức kho mở đối với dạng tài liệu là sách Theo xu hướng chung của các thư viện, thư viện đã lựa chọn bảng phân loại DDC để phân loại tài liệu thay cho bảng phân loại BBK mà thư viện đã sử dụng trước đây Tuy phòng đọc mở chưa xây dựng hoàn chỉnh nhưng bước đầu đã thu hút được nhiều bạn đọc đến sử dụng, vòng quay của sách tăng lên so với trước đây Trong quá trình xây dựng Phòng đọc

mở thư viện gặp phải một số khó khăn sau đây:

- Diện tích kho còn hẹp sẽ gây khó khăn trong việc bổ sung thêm sách vào phòng đọc mở sau này

- Các trang thiết bị phục vụ cho phòng đọc mở chưa được đầu tư thoả đáng như: giá sách chuyên dụng, cổng từ, chỉ từ, camera, phần mềm quản lý Để xây dựng kho mở thư viện cần chú ý những vấn đề sau:

+ Thư viện cần bố trí phòng đọc mở có không gian rộng đủ để xếp các giá sách và chỗ bạn đọc ngồi

+ Trang bị các giá sách chuyên dụng cho kho mở

- Bạn đọc có thể ra vào tự do trong kho tạo ra những khó khăn nhất định trong việc bảo quản tài liệu, quản lý số lượng bạn đọc

- Bạn đọc lấy sách ra sử dụng, trong quá trình lựa chọn bạn đọc rất dễ xếp nhậm vị trí của mỗi cuốn sách

- Tài liệu trong kho mở thông thường được sắp xếp theo môn loại khoa học

mà không theo số đăng ký cá biệt Chính vì thế không thể kiểm kê theo phương pháp truyền thống là rà soát theo thứ tự sách trên giá để tìm ra vị trí trống

Để khắc phục những khó khăn trên thì phòng đọc mở cần phải được trang bị

cơ sở vật chất hiện đại như: Hệ thống máy tính, máy đọc mã vạch, thanh từ, cổng

từ, camera, sử dụng phần mềm có thể quản lý bạn đọc và thống kê tài liệu Bên cạnh đó chúng ta cần phải tuyên truyền, hướng dẫn bạn đọc sử dụng kho mở, nâng cao ý thức của bạn đọc khi sử dụng kho mở Nâng cao trình độ của cán bộ thư viện: cán bộ kho mở ngoài năng lực chuyên môn nghiệp vụ (có trình độ tin học, sử dụng thành thạo các bảng phân loại, trong đó có DDC ), còn phải có các kỹ năng quản

lý (quản lý cơ sở vật chất, vốn tài liệu, số lượng bạn đọc, hoạt động của bạn đọc )

 Phòng mượn tổng hợp (tầng 3)

Song song với phòng đọc, phòng mượn được xem là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thông tin khoa học Bạn đọc không phải lúc nào cũng có điều kiện đến thư viện đọc sách, báo hoặc tài liệu nghiên cứu Chính hình thức cho mượn về nhà là một giải pháp thuận lợi đối với họ Họ có thể chủ động nghiên cứu kỹ tài liệu mà họ mượn về nhà

Phòng mượn tổng hợp gồm các loại sách tham khảo, giáo trình, sách kinh điển, sách văn kiện…

Phiếu yêu cầu

THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

PHIẾU YÊU CẦU

Thủ tục mượn:

Xuất trình thẻ học viên Lấy phiếu mượn sách và điền đầy đủ các yếu tố: ngày muợn, tên người mượn, lớp học, số thẻ, số ký hiệu của tài liệu

Đăng ký và hoàn tất thủ tục mượn tại quầy thủ thư

Khi trả sách bạn đọc phải trả đúng thời gian quy định (mỗi lần mượn chỉ tối đa 15 ngày)

Thời gian mượn tài liệu thông thường là 15 ngày, điều này tạo điều kiện rất lớn cho người dùng tin có thể nghiên cứu tài liệu dễ dàng hơn

Việc tạo một cuốn theo dõi riêng cho từng bạn đọc giúp thư viện dễ dàng hơn trong việc kiểm soát tài liệu

Kho sách của phòng mượn có giới hạn hơn so với vốn sách ở phòng đọc tổng hợp Tuy ít môn loại hơn nhưng mỗi tên sách lại được lưu giữ nhiều bản hơn Đây là kho sách lớn gồm hơn 7 vạn bản bới nhiều môn loại: sách tham khảo, sách giáo trình, sách kinh điển, sách văn học Kho sách được phục vụ theo hình thức kho đóng Năm học 2008-2009 phòng mượn đã thu hút khoảng 3856 lượt bạn đọc, phục

vụ 11615 lượt tài liệu

Tổ chức theo hình thức kho đóng có ưu điểm là quản lý và bảo vệ sách (chống thất thoát) được dễ dàng Trật tự sách trong kho không bị xáo trộn Tiết kiệm được diện tích giá kệ (do dùng sách cùng cỡ xếp cạnh nhau thành từng đợt; không phải dự trữ chỗ cho các sách cùng chủ đề sẽ tiếp tục bổ sung vào kho) Tuy nhiên, ít thụân tiện cho người đọc, vì họ phải viết phiếu yêu cầu (dựa trên những thông tin hết sức vắn gọn trong tờ phiếu mục lục hay biểu ghi thư mục), chờ đợi để nhân viên vào kho lấy sách, mà không có điều kiện xem lướt qua nội dung sách để chọn lọc kỹ càng trước khi quyết định mượn Đôi khi lấy sách ra chỉ sử dụng được một phần rất nhỏ, sau đó lại trả ngay, rất mất thời gian Hơn nữa, có những tên sách không phản ánh được chính xác, đầy đủ nội dung của cuốn sách mà phục vụ theo hình thức kho đóng bạn đọc mượn tài liệu chủ yếu dựa vào tên sách ghi trong phiếu mục lục, số lượng mỗi lần mượn lại giới hạn nên bạn đọc nhiều khi mượn phải những tài liệu có nội dung chưa thoả mãn với nhu cầu của mình Hiện nay, ở các nước Âu Mỹ, người ta vẫn duy trì hình thức kho đóng để bảo quản sách quý hiếm

và có tần số sử dụng thấp

 Phòng mượn sách học tập (tầng 1)

Gồm các loại sách kinh điển, sách văn kiện, giáo trình…

Ký hiệu kho: HT Học viện chính trị hành chính quốc gia Hồ Chí Minh là cơ quan nghiên cứu

và giảng dạy lý luận chính trị đặc biệt là lý luận Mác- Lênin- tư tưởng Hồ Chí

Minh Vì vậy nhu cầu nghiên cứu các loại sách kinh điển của Mác- Ăngghen- Lênin- Hồ Chí Minh là rất lớn Để đáp ứng được nhu cầu đó, thư viện đã tổ chức ra phòng mượn sách kinh điển Kho sách của phòng không đầy đủ lĩnh vực như ở phòng mượn tổng hợp mà chủ yếu là sách kinh điển của Mác- Ănghen- Lênin- Hồ Chí Minh và các tác phẩm của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước, bên cạnh

đó còn có các loại giáo trình phục vụ cho các môn học trong chương trình đào tạo của Học viện Hiện nay tổng số sách trong kho có khoảng 1500 tên sách với trên

80000 bản, khoảng 1989 lượt bạn đọc với khoảng gần 5900 lượt tài liệu

So với phòng đọc tổng hợp, phòng đọc sau đại học thì phòng mượn sách học tập có lượng bạn đọc thấp hơn Tuy nhiên đây là một phòng quan trọng trong việc đáp ứng tốt nhất cho mọi nhu cầu về sách giáo trình phục vụ cho việc học tập của học viên trong Học viện Với tính chất là một trường Đảng thì các tài liệu kinh điển như CacMac và Ăngghen, Lênin toàn tập, tư tưởng Hồ Chí Minh đóng vai trò chủ đạo trong công tác giảng dạy cũng như học tập Do vậy nguồn tài liệu ở đây được xem là vô cùng quan trọng Cùng với những nhu cầu về sách, báo giải trí thì những tài liệu học tập luôn là sự lựa chọn và quan tâm hàng đầu của người dùng tin tại đây

Có thể thấy được nhu cầu của người dùng tin về các loại tài liệu trong thư viện của Học viện thông qua biểu đồ sau:

100%

70%

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Biểu đồ thể hiện các loại tài liệu thường được sử dụng

Như vậy có thể thấy nhu cầu về báo, tạp chí của bạn đọc Trung tâm là cao nhất 100% Có thể hiểu điều này vì người dùng tin đến với Trung tâm, đến với thư viện với mục đích là tìm những thông tin cần thiết để phục vụ cho hoạt động học tập, nghiên cứu và cũng có thể là giải trí của bản thân Báo, tạp chí là những nguồn tài liệu chứa hầu hết tất cả những thông tin mà bạn đọc cần, tuy nhiên nó không tập trung mà nằm rải rác ở nhiều đầu báo, tạp chí khác nhau Hiện tại thư viện có rất nhiều đầu báo, tạp chí để phục vụ bạn đọc, ví dụ như:

* Báo:

- Báo quân đội

- Báo nhân dân

Tiếp theo đó thì luận án, luận văn và đề tài khoa học cũng được rất nhiều bạn đọc quan tâm Thông thường vào thời gian gần thi hoặc bảo vệ thì số lượng bạn đọc đến mượn luận văn, luận án, đề tài khoa học tăng nhanh Bạn đọc thường có thói quen mượn những công trình nghiên cứu từ các năm trước để nghiên cứu và triển khai đề tài của mình cho phù hợp Tuy nhiên có những thời điểm số lượng tài liệu vẫn không đủ để đáp ứng cho nhu cầu của người dùng tin Do vậy, hàng năm thư viện vẫn rất chú trọng vào việc bổ sung các loại tài liệu thuộc dạng này

Sách ở đây chủ yếu là giáo trình và các sách kinh điển phục vụ cho lĩnh vực học tập Còn với các sách tham khảo bạn đọc tại Trung tâm thường có thói quen đọc ở phòng đọc mở hoặc photo đem về nhà đọc

 Phòng tư liệu khoa học

Gồm các văn kiện Đảng, Nhà nước, các tài liệu dịch, tài liệu thống kê, các bài nói bài viết của các nhà lãnh đạo Đảng, Nhà nước…

Đây là các tài liệu quan trọng và có thể là những tài liệu mật không được tiết

lộ ra ngoài, do vậy việc bảo quản các tài liệu này luôn được chú trọng quan tâm

 Phòng đọc trực tuyến

Phục vụ khai thác thông tin trên mạng, tra cứu tài liệu của thư viện

Phòng đọc trực tuyến, bạn đọc được tra cứu miễn phí Tại đây có nối internet thuận tiện cho bạn đọc có thể truy cập vào trang web của Học viện để lấy những thông tin cần thiết

Phòng được trang bị 16 máy tính tinh thể lỏng được nối mạng từ máy chủ Tại đây bạn đọc có thể truy cập Internet, tra cứu miễn phí thông tin tư liệu thông qua việc truy cập vào các Webside của Viện thông tin khoa học, của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước

Hơn nữa tại đây bạn đọc còn có thể trao đổi trực tuyến với nhau thông qua phòng Chat Room của Trung tâm Yêu cầu bạn đọc phải có một ID và Account riêng mới có thể truy cập Qua đó bạn đọc có thể nói chuyện, trao đổi với nhau những thông tin cá nhân, công việc… Đây là một ứng dụng rất tốt để khuyến khích bạn đọc đến với Trung tâm: