Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Khoá luận tốt nghiệp “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội” là công

trình nghiên cứu của riêng tôi Khóa luận này được hoàn thành trên cơ sở nghiên cứu tài liệu và thu thập thông tin trong quá trình tôi thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

Tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo, Ths Bùi Thanh Thủy, người đã tận

tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Khóa luận này

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy, Cô trong khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ chúng tôi trong suốt 4 năm học tập tại Trường

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc và các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong quá trình thực tập và hoàn thành Khóa luận

Tôi xin cảm ơn gia đình và bạn bè – những người luôn bên tôi, động viên

và khuyến khích để tôi có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết quả đạt được như ngày hôm nay

Trong quá trình thực hiện Khóa luận do thời gian và trình độ có hạn nên Khóa luận còn nhiều thiếu sót và hạn chế Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô, các bạn để nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 05 năm 2009

Sinh viên

Cao Thị Hằng

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Muc đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 3

6 Đóng góp của đề tài 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU 4

1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội 4

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 4

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm 6

1.1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm 7

1.1.5 Vốn tài liệu của Trung tâm 10

1.1.6 Cơ sở vật chất – kỹ thuật 13

1.2 Lý luận chung về xử lý tài liệu 14

1.2.1 Khái niệm xử lý tài liệu 14

1.2.2 Mục đích của việc xử lý tài liệu trong hoạt động Thông tin – Thư viện 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 17

2.1 Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại

học Lao động –Xã hội 17

2.2 Công tác mô tả thư mục tại Trung tâm 17

2.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác mô tả thư mục 19

2.2.2 Áp dụng quy tắc mô tả ISBD 20

2.2.3 Áp dụng khổ mẫu MARC 21 vào quy trình biên mục 24

2.3 Công tác phân loại tài liệu 29

2.4 Công tác định từ khóa cho tài liệu 35

2.5 Công tác làm tóm tắt /chú giải cho tài liệu 39

2.6 Sản phẩm thông tin của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm 41

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI 46

3.1 Một số nhận xét chung 46

3.1.1 Những ưu điểm của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm 46

3.1.2 Những hạn chế của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm 48

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm 51

3.2.1 Chuẩn hóa công tác xử lý tài liê ̣u 51

3.2.2 Xây dựng công cụ kiểm soát tính thống nhất nghiệp vụ xử lý tài liệu 53

3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán bộ xử lý tài liệu 55

3.2.4 Tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị 57

3.2.5 Thường xuyên tổ chức đào tạo người dùng tin 58

3.2.6 Đa dạng hóa các sản phẩm thông tin 59

KẾT LUẬN 61

PHỤ LỤC 62

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Xử lý tài liệu được xem là khâu quan trọng nhất của dây chuyền thông tin

tư liệu, từ đây sau quá trình xử lý, tài liệu được đưa ra phục vụ người dùng tin Mỗi cơ quan thông tin - thư viện hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt sứ mệnh của mình và đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lượng xử lý tài liệu Nâng cao chất lượng của công tác xử lý tài liệu là một vấn đề then chốt mà bất cứ cơ quan thông tin - thư viện nào cũng cần quan tâm để từng bước tăng cường hiệu quả hoạt động của cơ quan mình, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin

Là một Thư viện nằm trong hệ thống các Thư viện trường Đại học, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Lao động – Xã hội là nơi lưu trữ và cung cấp các thông tin văn hóa, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dậy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên trong toàn trường Để đáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu tin của bạn đọc, Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Lao động – Xã hội

đã đặc biệt quan tâm tới công tác xử lý tài liệu, từng bước chuẩn hóa các khâu nghiệp vụ trong quá trình xử lý, góp phần nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm

Trong những năm gần đây sự ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện đã tạo ra những thay đổi, những bước phát triển mới, đặt ra cho công tác xử lý tài liệu của Trung tâm những yêu cầu mới Bên cạnh đó nhu cầu trao đổi thông tin giữa các cơ quan TT-TV ngày càng cao nên việc hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng của công tác xử lý tài liệu

trở thành vấn đề cấp thiết Chính vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội”

2 Muc đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: Nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu của Trung tâm Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích trên, các nhiệm vụ chính mà đề tài cần giải quyết là:

- Tìm hiểu khái quát về quá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm

vụ của Trung tâm

- Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin, nhu cầu tin và nguồn lực thông tin của Trung tâm

- Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm

- Đưa ra những nhận xét và kiến nghị làm tăng hiệu quả công tác xử lý tài liệu của Trung tâm

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Cho đến nay đã có một số tác giả quan tâm, nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội nhưng nhìn chung họ chỉ chủ yếu tập trung vào việc tìm hiểu các khía cạnh như: Bộ máy tra cứu tin, phát triển nguồn lực thông tin, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm… Tuy nhiên, đề tài về tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội thì chưa có tác giả nào nghiên cứu

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác xử lý tài liệu

- Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội trong khoảng thời gian từ năm 2005 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:

- Phương pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát, điều tra thực tế

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU 1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Trường Đại học Lao động - Xã hội, tiền thân là trường Trung học tiền lương thuộc Bộ Lao động, được thành lập từ năm 1961 Năm 1991 trường hợp nhất với trường Quản lý cán bộ thương binh xã hội lấy tên là trường Cán bộ Lao động – Xã hội

Tháng 1 năm 1997 trường được nâng cấp lên thành Trường Cao đẳng Lao động – Xã hội

Năm 2005, trường được nâng cấp lên thành Trường Đại học Lao động –

Xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu nguồn lực cho quá trình công nghiệp hóa – hiện

đại hóa đất nước

Trong 46 năm phấn đấu và trưởng thành, trường đã đào tạo được gần

40 000 cán bộ lao động – xã hội, cung cấp cho xã hội nguồn nhân lực tri thức cần thiết để góp phần cùng cả nước xây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh

Song song với sự hình thành và phát triển của trường, do yêu cầu của việc lưu giữ tài liệu, phục vụ nhiệm vụ học tập, nghiên cứu của sinh viên, giảng viên trong trường, tổ thư viện cũng được hình thành với tên gọi là tổ thư viện tư liệu Hoạt động của tổ được duy trì trong suốt 43 năm kể từ khi thành lập

Đến tháng 3/2005, Trung tâm Thông tin – Thư viện của trường được thành lập trên cơ sở của tổ thư viện tư liệu Trong suốt bốn năm qua, Trung tâm đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong việc phục vụ nhu cầu thông tin của bạn đọc là sinh viên và cán bộ trong trường

Trong thời gian tới, được sự phê duyệt của Bộ Lao động Thương binh và

Xã hội, Nhà trường sẽ triển khai xây dựng và lắp đặt thư viện điện tử với kinh phí 6,9 tỷ đồng cùng với hệ thống phần mền, thiết bị hiện đại, góp phần đắc lực cho công tác giáo dục-đào tạo toàn diện của Nhà trường Hiện nay quy mô đào tạo của Trường đã được mở rộng hơn hiện tại Trường có 02 cơ sở đào tạo mới ở thành phố Sơn Tây và Thành phố Hồ Chí Minh

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

 Nhiệm vụ

- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu văn hóa, khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tài liệu đó

- Tăng cường công tác tìm kiếm, khai thác và cập nhật những thông tin khoa học, sách và các tài liệu mới Định kỳ ra thông tin thư mục và giới thiệu sách, tạp chí và thông tin khoa học mới cho bạn đọc

- Xây dựng kế hoạch tu bổ, bảo quản giáo trình, tài liệu

- Tổ chức phục vụ cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tài liệu do Trung tâm quản lý

- Xây dựng quy chế làm việc của thư viện, nội quy phòng mượn, phòng đọc, làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên trong trường

- Xây dựng mối quan hệ tốt với thư viện các trường đại học để trao đổi và chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà trường và nhà nước

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm

Theo Quyết định số 334/QĐ – ĐHLĐ – XH ngày 11/05/2007 của Hiệu trưởng Trường Đại học Lao Động Xã hội Hà Nội về việc thành lập tổ chuyên môn Trung tâm và bổ nhiệm cán bộ Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm 11 cán

bộ Trong đó 01 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc và 2 tổ chuyên môn (Tổ xử lý nghiệp vụ và tổ phục vụ bạn đọc)

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm Thông tin - Thư viện

Trường Đại học Lao động - Xã hội

Giám đốc Trung tâm: là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác thông tin thư viện, trực tiếp lãnh đạo một số công việc cụ thể Xây dựng chủ trương, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện, phân công kiểm tra, đánh giá cán bộ

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc khi

Các cán bộ được bố trí vào các phòng ban của Trung tâm như sau:

- Các phòng thuộc bộ phận nghiệp vụ Phòng xử lý - bổ sung – biên mục (02 cán bộ)

- Các phòng thuộc bộ phận phục vụ Phòng đọc lớn (03 cán bộ)

Phòng đọc báo – tạp chí (học sinh, sinh viên tự phục vụ) Phòng mượn (02 cán bộ)

Phòng bán (02 cán bộ) Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ:

1.1.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm

Người dùng tin là đối tượng phục vụ chính của bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào vì vậy nghiên cứu người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin của họ là một trong những hoạt động chủ yếu của cơ quan thông tin – thư viện Thông qua

đó, thư viện sẽ điều chỉnh những nội dung hoạt động của mình cho phù hợp với người dùng tin của thư viện để nâng cao khả năng đáp ứng cũng như thoả mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin

Có thể chia người dùng tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội ra làm 3 nhóm như sau:

- Nhóm1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này bao gồm: Ban giám hiệu; Cán bộ lãnh đạo; Trưởng phó các khoa, các phòng ban, các trung tâm, trạm chức năng trong nhà trường Họ là người dùng tin và là chủ thể thông tin ở Trường Đại học Lao động – Xã hội Các cán bộ lãnh đạo vừa thực hiện chức năng quản lý công tác, vừa thực hiện các chiến lược phát triển của nhà trường Chính vì vậy, thông tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo Thông tin có diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học giáo dục, kinh tế, kỹ thuật, các văn bản tài liệu của Đảng, Nhà nước và của nhiều ngành Khi ra quyết định quản lý, điều hành quản lý giáo dục

- đào tạo và nghiên cứu khoa học ở trường Đại học Lao động – Xã hội, họ chính

là người cung cấp thông tin có giá trị cao, do vậy cán bộ thông tin cần khai thác triệt để nguồn thông tin này nhằm tăng cường nguồn thông tin cho công tác thông tin – thư viện

Nhu cầu thông tin của nhóm này rất đa dạng và phong phú Do cường độ lao động của nhóm này cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng, súc tích

Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm đối tượng này thường là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin… Phương pháp phục vụ dành cho nhóm đối tượng này cần phải đa dạng, linh hoạt theo những yêu cầu, tình huống cụ thể của từng giai đoạn

- Nhóm 2: Nhóm cán bộ giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin có trình độ chuyên môn cao, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giảng dạy và nghiên cứu khoa học Họ vừa là những người dùng tin thường xuyên, vừa là những người cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học được công bố, các đề xuất, các dự án,

chuyên sâu, có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự và liên quan đến các ngành khoa học giáo dục, kinh tế xã hội, các vấn đề xã hội

Hình thức phục vụ thường là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc

- Nhóm 3: Nhóm học sinh – sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ đông đảo nhất của Trung tâm Họ

là các sinh viên chính quy, tại chức, học viên sau đại học của Trường Với nhóm người dùng tin này do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nghiên cứu, vì thế mà họ rất cần tài liệu, thông tin để sử dụng trong quá trình học tập, nghiên cứu của mình Họ vừa có nhu cầu về giáo trình các môn học đại cương, chuyên ngành như: Triết học, chủ nghĩa xã hội, kinh tế xã hội, kinh tế chính trị… họ lại vừa có nhu cầu về tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí ở nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với chương trình học cụ thể của từng năm học, từng cấp học Ngoài ra các tài liệu phục vụ cho việc giải trí cũng chiếm một phần nhu cầu tin của họ

Có thể nói đặc điểm nhu cầu của người dùng tin là học sinh – sinh viên của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội khá rộng Trong quá trình đào tạo của trường nhu cầu tin của học sinh – sinh viên có thể được chia thành 2 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Sinh viên học các môn học cơ bản như: Triết học, Tư tưởng

Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Ngoại ngữ… nhu cầu đọc của nhóm sinh viên này chủ yếu là các loại giáo trình cơ bản, cơ sở, các tài liệu tham khảo chiếm tỷ lệ rất nhỏ

 Giai đoạn 2: Đây là giai đoạn sinh viên đã được vào học theo đúng chuyên ngành nên đặc điểm nhu cầu tin của nhóm đối tượng này đã có sự thay đổi Nhu cầu tin của họ mang tính chuyên sâu ngoài sách giáo khoa, giáo trình

họ cần thêm nhiều tài liệu tham khảo để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu để hiểu sâu được vấn đề

1.1.5 Vốn tài liệu của Trung tâm

Hiện nay Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội có một kho sách tương đối lớn (trên 10 vạn bản) với đầy đủ các môn loại tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường Tài liệu bổ sung vào thư viện bao gồm: sách, giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu liên quan đến các ngành đào tạo của nhà trường như: Công tác xã hội, Quản lý lao động, Kế toán, Bảo hiểm, các sách tham khảo như văn học, lịch sử, văn hoá, tâm lý học, xã hội học, kinh tế học, thể dục thể thao, tin học, ngoại ngữ, các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin… Vốn tài liệu của Trung tâm được chia như sau:

 Sách, giáo trình và bài giảng

Đây là phương tiện học tập và giảng dạy không thể thiếu được của cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên Hiện tại, trong kho của thư viện trường có thể phân chia nguồn tài liệu sách, giáo trình và bài giảng theo lĩnh vực đào tạo như sau:

Tên tài liệu Số lượng /bản Tỷ lệ %

Bảng 1: Thành phần vốn tài liệu là sách, giáo trình và bài giảng

theo lĩnh vực đào tạo

Bên cạnh mảng sách giáo trình làm chủ đạo thì tài liệu tham khảo của thư viện là hết sức cần thiết, nó giúp cho học sinh, sinh viên tự bổ sung kiến thức,

mở rộng những vấn đề cơ bản trong bài giảng và những vấn đề giáo viên trong trường nghiên cứu khoa học Hiện nay, tổng số đầu sách, tài liệu tham khảo của nhà trường có khoảng 23.100 bản

sinh viên Tuy nhiên, hiện nay mỗi đầu báo chỉ có một bản, nên một số đầu báo mang tính xã hội cao và được nhiều người tìm đọc thường khó đến được với đông đảo bạn đọc Khó khăn hơn nữa là cả thư viện chưa có một tạp chí nào xuất bản bằng tiếng nước ngoài, một phần do khó khăn về kinh phí, đồng thời số lượng bạn đọc có khả năng đọc nghiên cứu bằng tiếng nước ngoài còn hạn chế

 Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học

Đối với các liệu tài liệu này thì từ trước năm 2001 hầu như chưa được chuyển về thư viện để bảo quản và phục vụ độc giả Bắt đầu từ năm 2002, thư viện mới tiếp nhận các đề tài, báo cáo khoa học và luận văn tốt nghiệp… từ phòng Khoa học đối ngoại (nay là phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế), Trung tâm Thông tin Thư viện đã xử lý, lưu trữ để phục vụ độc giả trong trường Tính đến thời điểm này, số lượng đề tài khoa học là 145 bản, báo cáo khoa học là 160 bản, báo cáo thực tập của học sinh, sinh viên là 310 bản

Nếu nhìn vào số lượng này ta thấy số lượng tài liệu là quá ít và chưa tương xứng với một trường đại học có gần 400 cán bộ, giảng viên và hơn 7100 sinh viên hệ chính quy

 Tài liệu điện tử

Trong những năm qua Trung tâm đã chú trọng xây dựng và phát triển nguồn tài liệu điện tử, làm cơ sở để tiến tới xây dựng thư viện điện tử Tài liệu điện tử của Trung tâm bao gồm:

CSDL về sách, giáo trình, tài liệu tham khảo 5373 biểu ghi

CSDL các văn bản pháp luật đang tiến hành xây dựng

1.1.6 Cơ sở vật chất – kỹ thuật

Với định hướng phát triển hoạt động thông tin - thư viện, trong những năm gần đây, nhà trường đã có sự quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm Thông tin – Thư viện Tổng diện tích của Trung tâm hiện có khoảng

với trên 250 chỗ ngồi Đây được coi

là phòng đọc tổng hợp, vì nó bao gồm cả đọc giáo trình, tài liệu tham khảo và báo, tạp chí

mới bằng sắt, với sức chứa trên 100.000 bản sách

bài giảng do trường in ấn

Các phòng phục vụ và phòng làm việc được trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ, quạt trần, bàn ghế, ánh sáng, giá kệ khá hiện đại và khang trang

Hệ thống mạng nội bộ (LAN), được xây dựng năm 2005 với tổng số máy tính hiện có là 06 máy Trong đó 04 máy phục vụ cho quá trình xử lý thông tin

và 02 máy phục vụ cho tra cứu Các máy tính được trang bị đồng bộ và tốc độ khá cao (Internet Pentium800MHz với 256Mb RAM chạy trên hệ điều hành Window 2000 Server), trang bị trong các năm từ 2004 đến 2006 Năm 2006 Trung tâm Thông tin – Thư viện đã được nối mạng Internet cùng với nhà trường Ngoài ra Trung tâm còn được trang bị thêm một số thiết bị khác như: 01 máy in laser, 01 máy photocopy với màn hình cảm ứng khá hiện đại, tháng 4/2004 nhà trường trang bị cho Trung tâm phần mềm “Hệ thống quản trị thư viện tích hợp – SmilibV4” do công ty CMC cung cấp

1.2 Lý luận chung về xử lý tài liệu

1.2.1 Khái niệm xử lý tài liệu

Một cơ quan không thể được gọi là thư viện nếu thiếu tài liệu Đã có rất nhiều định nghĩa, khái niệm về tài liệu thư viện được các nhà thư viện học đưa ra nhưng tất cả đều thống nhất trên quan điểm: “Tài liệu là vật mang tin, trên đó ghi

cố định thông tin và được xem như một đối tượng xử lý trong quá trình xử lý thông tin và tư liệu” [1]

Người dùng tin chỉ có thể tiếp cận được tới nguồn tài liệu trong thư viện khi tài liệu đó đã qua quá trình xử lý nghiệp vụ Các tài liệu sau khi bổ sung về, chưa qua quá trình xử lý, vẫn nằm im trong kho là những “tài liệu chết”, không thực hiện được nhiệm vụ của mình là cung cấp tri thức, thông tin cho người dùng tin Vậy xử lý tài liệu là gì? Theo thông tin học thì:

Xử lý tài liệu là hoạt động biến đổi và trình bày thông tin dưới các hình thức nhằm đáp ứng tối đa hoạt động thông tin

Và nhằm những mục đích:

- Khắc phục sự bùng nổ thông tin bằng cách quản lý các nguồn tin

- Gia tăng giá trị nội dung các thông tin giúp người dùng tin định hướng thông tin cho hoạt động của mình hoặc ở mức độ cao hơn, nó thực hiện chức năng tư vấn, hỗ trợ ra quyết định lãnh đạo

Ngay trong nội hàm của khái niệm tài liệu thư viện đã cho thấy rằng tài liệu chính là đối tượng của quá trình xử lý thông tin và tư liệu Xử lý tài liệu là một chu trình tập hợp các quá trình, thao tác nhằm biến đổi thông tin thu thập được thành dạng thể hiện mới bằng cách mô tả lại những đặc trưng cơ bản của tài liệu và phân tích nội dung của chúng giúp người dùng tin có thể truy cập, tra cứu và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng

1.2.2 Mục đích của việc xử lý tài liệu trong hoạt động Thông tin – Thư viện

Một điều dễ thấy là việc tổ chức tài liệu theo bất kỳ một hình thức nào thì tất cả các tài liệu trong kho vẫn phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định để

vừa có thể tạo điều kiện sử dụng tối đa vốn tài liệu, lại vừa đảm bảo cho việc

quản lý tốt những tài liệu này, hơn nữa còn tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ

thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc Để việc sắp xếp tài liệu được hợp lý và khoa

học thì chúng ta phải căn cứ vào các dấu hiệu nhận biết như: ký hiệu phân loại,

tên sách, khổ sách, số đăng ký cá biệt…Những dấu hiệu đó chỉ có được khi tài

liệu được tiến hành xử lý toàn diện về cả nội dung lẫn hình thức

Hoạt động của hầu hết các trung tâm thông tin – thư viện đều gồm hai khâu chính đó là: công tác kỹ thuật nghiệp vụ (xử lý tài liệu) và công tác quản trị

nghiệp vụ Trong đó, kỹ thuật nghiệp vụ là khâu quan trọng mang tính chất quyết

định đến mọi hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện Hoạt động đó là một

chuỗi các quá trình từ chọn lọc, bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, lưu trữ tài liệu đến

khâu tìm và phổ biến thông tin Chuỗi các quá trình này không thể thiếu bất kỳ

một khâu nào Trong chuỗi đó xử lý tài liệu là một mắt xích quan trọng, là công

đoạn giữa của dây chuyền thông tin tư liệu

Dây chuyền thông tin tư liệu

Kho TL

Thủ tục tìm tin

Các chỉ dẫn thư mục, mục lục

Yêu cầu

TT

Dữ liệu

TT mới

XL hình thức, nội dung

Chọn lọc, bổ sung

TL

TL cấp

1

Dây chuyền thông tin tư liệu bao gồm rất nhiều quá trình tạo thành một vòng khép kín trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện từ khi tài liệu được bổ sung vào thư viện cho đến khi chúng được đưa ra phục vụ nhu cầu của người dùng tin Trong đó xử lý tài liệu là công đoạn được thực hiện thứ hai sau khi tài liệu được bổ sung về thư viện Tài liệu sau khi qua quá trình xử lý mới tiếp tục thực hiện các công đoạn khác của dây chuyền thông tin tư liệu Nếu tài liệu sau khi được bổ sung mà không qua giai đoạn xử lý sẽ không thể thực hiện

tiếp các giai đoạn khác và không thể đưa ra phục vụ người dùng tin

Xử lý tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động chung của mọi loại hình thư viện Xử lý tài liệu là quá trình thực hiện hàng loạt các thao tác nhằm rút ra những thông tin đặc trưng cả về nội dung và hình thức của tài liệu (như mô tả, phân loại, định chủ đề…)

Để làm được điều đó chúng ta phải hiểu rõ mục đích của việc xử lý tài liệu Xử lý tài liệu giúp chúng ta nhận dạng tài liệu một cách dễ dàng để từ đó có thể tránh được những sai lầm, thiếu sót trong các câu tiếp theo

Việc xử lý tài liệu còn giúp cho việc tìm tin đạt kết quả nhanh chóng Một tài liệu muốn có được thông tin chính xác, khoa học thì đòi hỏi khi xử lý tài liệu người cán bộ cần xử lý chính xác Mục đích quan trọng của việc xử lý tài liệu là thông qua việc xử lý chúng ta có thể tìm được tài liệu trên cả hai phương diện nội dung và hình thức, làm tăng giá trị nội dung các thông tin, giúp người dùng tin định hướng thông tin cho các mục đích hoạt động của mình, giúp cán bộ tìm tin có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng tin về số lượng, chất lượng thông tin (cả về hình thức và nội dung) mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, góp phần tạo ra các sản phẩm và dịch

vụ thông tin phong phú, tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin nếu có sự thống nhất trong quy trình xử lý tài liệu giữa các thư viện

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 2.1 Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động –Xã hội

Tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Lao động – Xã hội, tài liệu sau khi được bổ sung về sẽ được chuyển lên phòng nghiệp vụ Trước tiên, tài liệu sẽ được xử lý kỹ thuật, gồm: đăng ký, đóng dấu Sau đó, thực hiện từ khâu xử lý hình thức đến xử lý nội dung

- Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp người dùng tin có khái niệm về tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó

Trung tâm sử dụng quy tắc mô tả quốc tế ISBD (International Standard Book Description) và tiến hành biên mục theo MARC21 ( Machine Readable Cataloguing) đối với tài liệu thư viện

- Xử lý nội dung tài liệu: là quá trình phân tích nội dung tài liệu để tiến hành các công đoạn: phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề cho tài liệu, tóm tắt và chú giải tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin

Công đoạn xử lý nội dung tại Trung tâm mới chỉ dừng lại ở mức: phân loại tài liệu, định từ khóa, làm chú giải / tóm tắt cho tài liệu

2.2 Công tác mô tả thư mục tại Trung tâm

Mô tả thư mục vừa là một công đoạn vừa là một sản phẩm

Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin

Công tác mô tả thư mục là bước đầu tiên của công tác xử lý tài liệu, nhờ

đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ

Mô tả thư mục bao gồm các công việc:

- Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang… )

- Ghi các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này

Mô tả thư mục cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất không mơ hồ, nó giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó Thông qua mô tả thư mục, các cơ quan thông tin - thư viện có thể tiến hành xây dựng hệ thống mục lục, biên soạn các bản thư mục và thiết lập các điểm tìm tin theo tiêu đề mô tả Bên cạnh đó,

mô tả thư mục còn giúp người dùng tin có một khái niệm về tài liệu thông qua những thông tin sơ bộ về tài liệu như tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản của tài liệu… Từ đó, người dùng tin có thể nhanh chóng, dễ dàng truy cập, xác định được các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình và tìm được chúng trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục, cơ sở dữ liệu) Khi khối lượng tài liệu gia tăng nhanh chóng, muốn tìm được những tài liệu mình cần là không đơn giản và phải mất rất nhiều thời gian Nhưng kết quả của công đoạn mô tả thư mục sẽ giúp người dùng tin tìm được những tài liệu phù hợp nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất

Hiện nay việc mô tả tài liệu trong các thư viện có 2 xu hướng Xu hướng thứ nhất là áp dụng triệt để các quy tắc biên mục vào công tác xử lý tài liệu Nghĩa là biên mục hoàn toàn tuân theo chuẩn Xu hướng thứ 2 là áp dụng các chuẩn nhưng có sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của mỗi thư viện Hai quy tắc mô tả đang được sử dụng phổ biến hiện nay là ISBD và AACR2

Hiện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Lao đông – Xã hội đang tiến hành mô tả theo hướng thứ nhất và sử dụng quy tắc mô tả ISBD trong mô tả tài liệu Thư viện

2.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác mô tả thư mục

Được sự quan tâm và đầu tư của Ban lãnh đạo nhà trường, cùng với sự nỗ lực không ngừng của Giám đốc và đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động - Xã hội, năm 2004 Trung tâm đã tiến hành ứng dụng phần mềm Smilib của công ty CMC vào công tác Thư viện Chính vì vậy mà công việc quản lý cũng như xử lý tài liệu được hiệu quả hơn rất nhiều, việc mô tả không còn tiến hành một cách thủ công truyền thống nữa mà đã tiến hành nhập tin vào máy

Smilib là giải pháp thư viện của công ty CMC dành cho các thư viện vừa

và nhỏ ở Việt nam Smilib được xây dựng trên các module, những module này được kết hợp và sửa đổi để thỏa mãn nhu cầu của các thư viện vừa và nhỏ, từ những Thư viện Công cộng, những Trung tâm thông tin đến các Thư viện trường Đại học, các tổ chức trên khắp cả nước

Smilib hoàn toàn tương thích với mạng LAN, mạng INTRANET, và INTERNET Smilib có các chức năng sau:

- Tìm kiếm dễ dàng, nhanh và hiệu quả, kể cả tìm toàn văn bằng tiếng Việt

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ - Unicode

- Hỗ trợ hệ thống phân loại đa ngôn ngữ và các tiêu chuẩn thư viện như: ISBD, AACR 2, TCVN 4743 – 89,…

- Hỗ trợ tìm tin trên mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)

- Xuất nhập theo chuẩn MARC, UNIMARC

- Chuyển đổi dữ liệu theo chuẩn CDS/ISIS

Hình 1: Màn hình các phân hệ của phần mềm Smilib

Trong điều kiện Trường Đại học Lao động – Xã hội có quy mô còn nhỏ, lượng tài liệu và bạn đọc chưa lớn thì sử dụng phần mềm Smilib là phù hợp và thiết thực nhất Phần mềm này có đủ các chức năng để áp dụng cho một thư viện hiện đại từ khâu bổ sung, biên mục, lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, kiểm kê,

in phích, in mã vạch, in sổ đăng ký cá biệt, tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50 Phần mềm này sẽ giúp bạn đọc tiếp cận với tài liệu một cách thuận lợi nhất, nhanh nhất, chính xác nhất Đối với cán bộ thư viện nó cũng là công cụ để phục vụ bạn đọc tốt hơn, quản lý tốt hơn trong các khâu của hoạt động chuyên môn thông tin – thư viện

2.2.2 Áp dụng quy tắc mô tả ISBD (International Standard Bibliographic Description)

ISBD được Hiệp hội Thư viện Quốc tế IFLA bắt đầu soạn thảo từ năm

1969 và đến năm 1976 được Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục” Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng và yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu

tả thƣ mục cho phép xác định tài liệu ở mức tối đa Nó phân chia các dữ liệu thƣ mục thành từng vùng và từng yếu tố trong vùng với những thuyết minh đầy đủ, chính xác về các vùng đó Ngoài ra ISBD còn đƣa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng hoặc vùng con: Giữa các vùng đƣợc phân cách nhau bởi dấu “ - ”, giữa các yếu tố trong vùng đƣợc ngăn cách nhau bằng các dấu quy định nhƣ: dấu “ ; ”, dấu “ : ”, dấu “// ”…

Các vùng mô tả của ISBD đƣợc chia thành 7 vùng lớn:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

3 Vùng thông tin đặc thù cho tài liệu, sử dụng cho ấn phẩm định kì

Khi mô tả thƣ mục, các cán bộ tại Trung tâm đều xem xét các yếu tố cơ bản nhƣ: nhan đề, những thông tin về trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, ấn loát Ngoài ra, những thông tin về công dụng và đối tƣợng sử dụng của tƣ liệu, kích cỡ, số trang, minh họa, tƣ liệu kèm theo và tùng thƣ… cũng đƣợc đƣa vào mô tả thƣ mục Các dữ liệu thƣ mục này đƣợc rút ra chủ yếu từ tài liệu gốc và cả nguồn phụ bên ngoài khi cần thiết; trong đó trang

Trung tâm cũng áp dụng các quy tắc riêng đối với mô tả sách có tác giả cá nhân, tác giả tập thể, sách không có tác giả, sách có tác giả cá nhân là người nước ngoài, cụ thể như sau:

 Vấn đề lập tiêu đề mô tả (điểm truy cập)

Tiêu đề mô tả là các thông tin mô tả được trình bày trước bản mô tả thư mục / biểu ghi thư mục Trung tâm chủ yếu tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tác giả (tác giả cá nhân và tác giả tập thể)

- Lập tiêu đề mô tả cho tác giả cá nhân + Sách của một tác giả: Chọn chính tác giả viết tác phẩm đó làm tiêu đề

Ví dụ: Cuốn sách “Kinh tế trang trại Việt Nam” / Nguyễn Hữu Tuấn, Phan

Đình Hải, Ngô Ngọc Lân, Nguyễn Văn Kim (Tiêu đề mô tả chính: Nguyễn Hữu Tuấn)

- Lập tiêu đề mô tả cho tác giả tập thể:

Tác giả tập thể bao gồm các cơ quan của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các hội nghị, các tổ chức… Một tác phẩm được coi là có tác giả tập thể thì lập tiêu

đề mô tả chính theo tác giả tập thể đó

Ví dụ: Cuốn sách: "Giáo trình kế toán tài chính" / Trường Đại học Kinh tế

- Lập tiêu đề mô tả theo tên tài liệu / nhan đề tài liệu: Trung tâm chỉ tiến hành lập tiêu đề mô tả theo tên tài liệu cho những tài liệu không nêu tên tác giả

cá nhân hoặc không thuộc phạm trù lập tiêu đề mô tả theo tác giả tập thể

Ví dụ: cuốn sách: "Chính sách, chế độ thương binh và xã hội" không có

tác giả Khi đó sẽ lập tiêu đề mô tả theo tên tài liệu: "Chính sách, chế độ thương binh và xã hội"

 Phương pháp trình bày tiêu đề mô tả chính

- Đối với tác giả cá nhân là người Việt Nam: mô tả thuận + Tên không gồm họ thường là biệt danh, bút danh mô tả như ghi trên tài liệu

Ví dụ: Thạch Lam  THẠCH LAM + Tên có cấu trúc Họ - Đệm - Tên, mô tả thuận và viết hoa toàn bộ Họ - Đêm - Tên

Ví dụ: Nguyễn Văn Định  NGUYỄN VĂN ĐỊNH

- Đối với tác giả cá nhân là người nước ngoài tên có cấu trúc Tên- Đệm-

Họ, tiến hành mô tả đảo Khi mô tả, họ được đảo lên trước; phần đệm và tên thường được viết tắt; giữa họ và tên được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy

Ví dụ: Ivan Petrovich Pavlov  PAVLOV, IVAN PETROVICH

- Đối với các tài liệu mà tác giả là tác giả tập thể như các cơ quan đoàn thể, tổ chức thì mô tả giống như tên của nó

Ví dụ: Trường Đại học Lao động - Xã hội  Trường Đại học Lao động -

Xã hội

Như vậy, trong việc lựa chọn tiêu đề mô tả, Trung tâm đã tuân thủ các quy

tác giả trở lên Trung tâm vẫn tiến hành lập tiêu đề mô tả chính theo tên tác giả chứ không theo nhan đề như Quy tắc Việc lập tiêu đề mô tả chủ yếu theo tên tác giả cho tất cả các tài liệu trong thư viện sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin tra tìm tài liệu Khi biết tên tác giả người dùng tin sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu mình cần Nhưng việc không tuân theo Quy tắc mô tả sẽ gây khó khăn cho việc trao đổi biểu ghi giữa Trung tâm với các thư viện khác

Cùng với tiêu đề mô tả, các dữ liệu trong các vùng mô tả thư mục như vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm, vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản, vùng thông tin đặc thù cho tài liệu (sử dụng cho ấn phẩm định kì), vùng địa chỉ xuất bản (phát hành), vùng mô tả vật lý: Đặc trưng số lượng, số trang, minh họa, khổ cỡ, vùng tùng thư (sách bộ), vùng phụ chú…đều được thực hiện đúng quy tắc, duy chỉ có vùng chỉ số ISBN là không chính xác Theo quy tắc thì mục này phải dùng để ghi chỉ số sách Quốc tế, nhưng Thư viện đã lấy mục này để ghi số thứ tự của tài liệu được nhập vào máy Điều này gây sự khó hiểu thậm chí có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng

2.2.3 Áp dụng khổ mẫu MARC 21 vào quy trình biên mục

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng

Trong quy trình xử lý tài liệu thư viện, dù theo công nghệ truyền thống hay công nghệ hiện đại thì khâu biên mục, trong đó có biên mục mô tả là một trong những khâu quan trọng nhất Kết quả của biên mục tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan Thông tin – Thư viện Ngay từ khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình xử lý tài liệu, công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội đã được chú trọng chuẩn hóa Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hóa để máy

tuân theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất

Khổ mẫu hay format là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấu trúc hóa Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kết hợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhận biêt, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính

Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc, dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử Nó là khổ mẫu cho phép máy tính lưu giữ

và truy xuất thông tin…

Phương pháp tạo lập biểu ghi thư mục trong phần lớn các thư viện ngày nay là dựa theo khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging) Trong đó 2 khổ mẫu đang được sử dụng phổ biến là UNIMARC và MARC21

UNIMARC và MARC21 đều có nguồn gốc từ khổ mẫu USMARC của

Mỹ MARC21 là sự hòa hợp 2 khổ mẫu USMARC và CANMARC MARC 21

sử dụng các chữ số, chữ cái và các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các loại hình thông tin khác nhau trong một biểu ghi Cấu trúc biểu ghi của MARC21 gồm 3 phần: Đầu biểu, danh bạ và các trường có độ dài thay đổi

MARC21 ra đời và trở thành chuẩn biên mục được nhiều nước áp dụng Ngoài các trường dành cho các yếu tố mô tả thư mục theo AACR2 còn có các trường dành cho từ khoá, kí hiệu phân loại… Mỗi trường trong biểu ghi MARC

21 được biểu diễn bằng nhãn trường gồm có 3 chữ số Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm Ví dụ như các nhãn trường bắt đầu bằng số “0” thuộc nhóm trường “0XX” là các trường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “1” thuộc nhóm trường

3 chữ số cho phép tạo ra nhiều vùng dữ liệu thoả mãn mọi nhu cầu nhận dạng tư liệu Cấu trúc các nhóm trường được trình bày trong biểu ghi của khổ mẫu MARC21 như sau:

Khối trường MARC21

OXX Khối nhận dạng 1XX Khối tiêu đề mô tả chính 2XX Khối nhan đề, lần xuất bản, địa chỉ xuất bản, năm xuất bản 3XX Khối mô tả vật lý

4XX Khối thông tin về tùng thư 5XX Khối phụ chú

6XX Khối các tiêu đề mô tả theo chủ đề 7XX Khối các tiêu đề mô tả không phải chủ đề, tùng thư 8XX Khối tiêu đề mô tả theo tùng thư

9XX Khối sử dụng quốc gia và cục bộ Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Lao dộng – Xã hội đã xây dựng một format chuẩn (như kiểu kí tự trình bày, độ dài và kiểu trường chứa dữ liệu, thứ tự sắp xếp các trường trong một biểu ghi) cho các tài liệu có trong thư viện

Việc biên mục tài liệu tại Trung tâm đang được thực hiện trên phân hệ biên mục của phần mềm smilib Các dữ liệu biên mục được thực hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21 và tuân thủ các chuẩn quốc tế về biên mục là biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD Phân hệ biên mục là công

cụ mạnh, thuận tiện giúp biên mục mọi dạng tài nguyên trong thư viện theo các tiêu chuẩn đã được qui định giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác

và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng Đây là một công

cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục, cho phép chỉnh sửa và tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành các khâu trong quá trình biên mục bao gồm: nhập mới, sửa chữa, xoá, duyệt, xem, tái sử dụng bản ghi Phân hệ này hỗ trợ mọi trường theo mọi chuẩn của MARC 21 và được bổ sung thêm các trường

dữ liệu đặc thù của Việt Nam

Công tác biên mục tại Trung tâm chủ yếu được thực hiện theo hình thức biên mục gốc do cán bộ Trung tâm trực tiếp xử lý sau khi tài liệu được nhập về thư viện

Biên mục gốc còn gọi là biên mục tại chỗ, là quá trình tạo lập biểu ghi thư mục trên cơ sở mô tả trực tiếp tài liệu có trong thư viện bằng các khổ mẫu (Format) nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm thư viện nào đó quy định Quy trình cơ bản của biên mục gốc gồm các công đoạn sau:

- Xử lý tiền máy: mô tả các yếu tố thư mục của tài liệu vào khổ mẫu nhập tin (Worksheet), kiểm soát tính thống nhất

mô tả thư mục cho tài liệu

Sau khi được biên mục sơ lược, tài liệu bắt đầu chuyển qua cho các cán bộ nghiệp vụ xử lý trên phiếu nhập tin MARC 21 là khổ mẫu khá phức tạp gồm nhiều trường, chỉ thị trường và trường con nên khi xử lý trực tiếp trên máy cán

bộ sẽ gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những sai sót Khi biên mục theo

có tính đến các đặc điểm riêng của kho tài liệu tại Trung tâm Việc biên mục được tiến hành trên phiếu nhập tin trước rồi mới nhập vào máy Làm như vậy có thể kiểm tra kỹ các dữ liệu được biên mục trước khi nhập máy, hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình xử lý Nhưng làm như vậy sẽ mất nhiều thời gian

và nhân lực hơn so với việc nhập trực tiếp dữ liệu vào máy

Các tài liệu sau khi xử lý trên phiếu nhập tin sẽ được kiểm tra, hiệu chỉnh chính xác và nhập lên phân hệ Biên mục của phần mềm để lưu vào máy và cho bạn đọc tra tìm

Hình 2: Hình minh họa khổ mẫu biên mục sách theo MACR 21

Khi biên mục các trường đã có sẵn nếu trường nào thiếu thì ta tiến hành bổ sung (thêm trường) Tất cả những thông tin đã nhập ở phân hệ bổ sung đều đã có sẵn trong phân hệ biên mục, cán bộ thư viện chỉ cần thêm một số thông tin khác cho tài liệu như: thông tin trách nhiệm, tóm tắt, từ khóa và chỉnh sửa một số trường hợp bị lỗi ở phần bổ sung Một tài liệu đã biên mục xong thì đặt ở chế độ sẵn sàng lưu thông, có nghĩa là tài liệu này sẵn sàng cho bạn đọc tra tìm

Nếu một tài liệu đã có trong thư viện và đã được biên mục trước đó, hiện tại bổ sung thêm số lượng tài liệu mới thì không cần biên mục lại mà chỉ cần vào mục số ĐKCB và ghi số ĐKCB mới vào

Hình 3: Một biểu ghi đã được biên mục hoàn chỉnh

(Hiển thị dạng MARC 21)

Hiện tại do cổng Z39.50 để trao đổi các dữ liệu, các biểu ghi với các Trung tâm thông tin – thư viện trong và ngoài nước chưa đưa vào hoạt động nên Trung tâm chưa tiến hành biên mục sao chép qua Z39.50 để sử dụng các kết quả biên mục của các Trung tâm thông tin – thư viện khác

2.3 Công tác phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những kí hiệu của khung phân loại cụ thể

Kí hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung, chủ đề mà tài liệu đề cập

Công tác phân loại tài liệu giữ vai trò cốt lõi cho dù ngày nay với tiện ích tra cứu tài liệu do việc ứng dụng tin học, song công tác phân loại vẫn không hề mất đi mà còn luôn duy trì và phát triển Các khung phân loại vẫn được nghiên cứu, triển khai thực hiện để phân loại tài liệu, tạo dựng cơ sở dữ liệu, các loại hình sản phẩm – dịch vụ thông tin thư viện

Phân loại tài liệu được xem là cơ sở cho các hoạt động của thư viện như:

bổ sung vốn tài liệu, tổ chức kho sách theo môn loại tài liệu, tổ chức hệ thống mục lục phân loại, triển lãm sách theo chuyên đề và giới thiệu sách mới

Muốn phân loại tài liệu chính xác ta phải nghiên cứu tài liệu thông qua tên tài liệu, nội dung tài liệu, mục lục và lời nói đầu Nếu xem xét qua tất cả các yếu

tố trên mà người cán bộ phân loại vẫn không hiểu rõ chủ đề của tài liệu thì cần phải tra cứu thêm trong từ điển, bách khoa thư, sách tra cứu hay tham khảo thêm

ý kiến của các chuyên gia và các đồng nghiệp Phân loại tài liệu là một công tác khó, đòi hỏi người cán bộ phải nắm vững được cấu trúc bảng phân loại và hệ thống các bảng trợ ký hiệu đồng thời phải hiểu biết rộng, chuyên môn sâu về nhiều lĩnh vực, có kinh nghiệm trong công tác phân loại tài liệu thì mới xác định được đúng nội dung của tài liệu và định cho nó một ký hiệu phân loại chính xác

Trung tâm tiến hành phân loại theo một quy trình thống nhất gồm các bước sau:

- Phân tích và xác định nội dung chính của tài liệu

- Xác định lớp của chủ đề chính

- Tìm ký hiệu cho tài liệu trong bảng phân loại tương ứng với lớp đã chọn

- Ghi ký hiệu phân loại lên phiếu nhập tin

Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng bảng phân loại dùng cho các Thư viện Khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia Việt nam biên soạn (Bảng phân loại 19 lớp) Bảng này có nguồn gốc từ bảng phân loại thập tiến UDC Bảng đã được các nhà Thư viện Liên Xô mở rộng thêm 7 lớp thành 17 lớp, tương ứng với 17 môn

Việt nam tiến hành dịch và biên soạn, chỉnh lý cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của Việt nam (chủ yếu là các thư viện vừa và nhỏ) Bảng phân loại được xuất bản lần đầu năm 1961; năm 1991 bảng được mở rộng thêm 2 lớp thành 19 lớp Lần xuất bản năm 2002 bảng được xuất bản thành 2 tập:

Tập 1: Gồm bảng chính và các bảng phụ

Tập 2: Bảng tra cứu chủ đề và hướng dẫn sử dụng Hiện tại, Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội đang dùng bảng phân loại dùng cho các Thư viện Khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia Việt nam biên soạn xuất bản năm 2002

Theo bảng phân loại, tri thức được chia thành 19 môn ngành lớn:

0 Tổng loại

1 Triết học Tâm lý học Logic học

2 Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo

Trong mỗi môn ngành lớn lại tiếp tục phân chia thành các môn ngành trực thuộc, nhỏ hơn

Ví dụ: Môn loại 5 bao gồm:

51 Toán học

52 Thiên văn học

53 Vật lý học

54 Hóa học

55 Địa chất học Địa lý tự nhiên Vật lý địa cầu…

Trong mỗi môn ngành nhỏ tùy theo yêu cầu có thể đƣợc chia thành những

đề mục chi tiết hơn Ví dụ:

Trong mục 51 Toán học lại đƣợc chia thành: