LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT

Để xác định đúng kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng, số tiền đã thu và phải thu khách hàng nói riêng, doanh nghiệp cần tổ chức chặt chẽ, hợp lí về quy trình kế toán, chứng

Luận văn tốt nghiệp

LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT

DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG



Bảng 2.1 Bảng kết quả kinh doanh của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát giai đoạn 2010-2012 34

Bảng 2.2 Các sản phẩm đang được bán tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát 37

Bảng 2.3 Đơn giá nhập hàng tồn kho tháng 2/2013 47

DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ



Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 11

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền mặt 15

Sơ đồ 1.3 Kế toán phải thu khách hàng ( QĐ 48 ) 17

Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàng 24

Sơ đồ 1.5 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình thu tiền khách hàng 27

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 29

Sơ đồ 2.2 Hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung 31

Sơ đồ 2.3 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàng 43

Sơ đồ 2.4 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự lập và luân chuyển phiếu thu 46

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ  Hình 2.1 Giao diện của phần mềm kế toán UNESCO 33

Hình 3.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng tiêu thụ và mức tăng sản lượng tiêu thụ LPG tại Việt

Nam giai đoạn 1991-2008 65

MỤC LỤC  PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Sự cần thiết của đề tài 1

2.Mục tiêu nghiên cứu 1

3.Phương pháp nghiên cứu 1

4.Phạm vi nghiên cứu 2

5.Bố cục bài luân văn 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG 3

1.1 Khái quát về công tác bán hàng và thu tiền khách hàng 3

1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng trong các công ty thương mại

3

1.1.1.1 Khái niệm bán hàng và tầm quan trọng của kế toán bán hàng 3

1.1.1.2 Tổ chức kế toán trong công tác bán hàng 4

1.1.1.3 Cách tính giá xuất kho 7

1.1.1.4 Phương thức bán hàng và thời điểm ghi nhận doanh thu 9

1.1.1.5 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10

1.1.2 Khái quát về công tác kế toán thu tiền khách hàng 12

1.1.2.1 Sơ lược về công tác thu tiền khách hàng 12

1.1.2.2 Tổ chức kế toán trong công tác thu tiền khách hàng 12

1.1.2.3 Các phương thức thanh toán của khách hàng 14

1.1.2.4 Sơ đồ hạch toán tài khoản 111,112,131 14

1.2 Khái quát về chứng từ kế toán 18

1.2.1 Khái niệm 18

1.2.2 Đặc điểm và phân loại 18

1.2.3 Tầm quan trọng của chứng từ kế toán 20

1.2.3.1 Trong công tác kế toán và quá trình kinh doanh của công ty 20

1.2.3.2 Trong công tác bán hàng 20

1.3 Quy trình chung và một số điểm cần lưu ý khi lập chứng từ kế toán 20

1.4 Quy trình bán hàng và lập luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 21 1.4.1 Quy trình bán hàng 21

1.4.2 Các chứng từ sử dụng trong công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 23

1.5 Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác phải thu khách hàng 26

Chương 2: TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT 28

2.1 Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 28

2.1.1 Đặc điểm tự nhiên và lịch sử hình thành, phát triển của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 28

2.1.2 Tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 29

2.1.2.1 Bộ máy tổ chức 29

2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức 29

2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ tùng phòng ban 30

2.1.3 Tình hình nhân sự 30

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 30

2.1.4.1 Hình thức sổ kế toán 30

2.1.4.2 Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng 31

2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công ty 32 2.1.4.4 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty 33

2.1.5 Kết quả kinh doanh trong 3 năm (2010-2012) 33

2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 36

2.2 Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 37

2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH gas Thuận Phát 37 2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty 37

2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ 38

2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán 38

2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 39

2.2.2.1 Quy trình bán hàng 39

2.2.2.2 Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty 39

2.2.2.3 Cách lập và luân chuyển một số chứng từ trong bán hàng 41

2.3 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng và quy trình lập, luân chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 43

2.3.1 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 43

2.3.1.1 Đặc điểm 43

2.3.1.2 Phương thức thanh toán của khách hàng 44

2.3.1.3 Cách theo dỏi nợ phải thu tại công ty 44

2.3.2 Quy trình thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác

thu tiền khách hàng 44

2.3.2.1 Quy trình thu tiền khách hàng 44

2.3.2.2 Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 45 2.3.2.3 Quy trình thu tiền qua ngân hàng và theo dõi nợ phải thu 47

2.4 Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh 47

2.5 Chứng từ kế toán và Sổ sách kế toán 50

Chương 3: NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ 62

3.1 Nhận xét chung 62

3.1.1 Về loại hình doanh nghiệp 62

3.1.2 Về bộ máy tổ chức 63

3.1.3 Tình hình kinh doanh 63

3.2 Nhận xét về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 64

3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của công ty 64

3.2.2 Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty 66

3.2.3 Về quy trình bán hàng, lập và luân chuyển chứng từ bán hàng 67 3.3 Nhận xét về công tác kế toán thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 68

3.4 Kiến nghị và giải pháp 69

3.4.1 Một số kiến nghị hoàn thiện bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 69

3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luân chuyển chứng trong công tác thu tiền khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát 71 KẾT LUẬN 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU



1 Sự cần thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường nhiều cạnh tranh như hiện nay, để đạt được mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp đặt ra là thu được lợi nhuận, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát huy hết tiềm năng vốn

có của mình Muốn như vậy, trước hết doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của khâu bán hàng vì nó ảnh hưởng quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Và một khâu liên quan chặt chẽ đến khâu bán hàng đó là thu tiền khách hàng, có thể nói hai khâu này quyết định sự tồn vong của doanh nghiệp

Để xác định đúng kết quả kinh doanh nói chung và kết quả bán hàng, số tiền

đã thu và phải thu khách hàng nói riêng, doanh nghiệp cần tổ chức chặt chẽ, hợp lí

về quy trình kế toán, chứng từ, sổ sách… trong công tác kế toán bán hàng và phải thu khách hàng Đây là điều hết sức cần thiết, nó giúp doanh nghiệp đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và thu tiền khách hàng, vận dụng lí thuyết đã học kết hợp thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH Gas

Thuận Phát em chọn đề tài “ Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán

bán hàng và thu tiền khách hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát” cho bài

luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là tập trung tìm hiểu về quy trình bán hàng và thu tiền khách hàng đặc biệt chuyên sâu về chứng từ kế toán và lập, luân chuyển chứng từ trong bán hàng và thu tiền khách hàng như hóa đơn GTGT, phiếu xuất, phiếu thu…

3 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài luận văn này em đã kết hợp những kiến thức đã được học

ở trường với việc quan sát học hỏi từ những gì thực tế xảy ra tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát, đồng thời nghiên cứu thêm từ các văn bản pháp luật, các bài khóa luận của các anh chị khóa trước

4 Phạm vi đề tài

Tìm hiểu các vấn đề trong phạm vi kế toán bán hàng và thu tiền khách hàng,

đi sâu tìm hiểu về qui trình lập và luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng, thu tiền khách hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát

5 Bố cục bài luận văn

Ngoài phần Lời Mở Đầu và Kết Luận, kết cấu bài luận văn tốt nghiệp này

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG

1.1 Khái quát về công tác bán hàng và thu tiền khách hàng

1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng trong các công ty thương mại

1.1.1.1 Khái niệm bán hàng và tầm quan trọng của kế toán bán hàng

Khái niệm

Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua quá trình bán hàng mà các giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện

Trong kinh tế, chu trình kinh doanh là sự luân chuyển của Hàng – Tiền - Hàng và bán hàng là sự chuyển đổi từ trạng thái hàng hóa (vật chất) sang trạng thái tiền tệ

Tầm quan trọng của kế toán bán hàng

Bán hàng là một hoạt động mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm

hàng đầu doanh nghiệp có tìm được lợi nhuận (mục tiêu hàng đầu mà các doanh

nghiệp hướng tới) hay không là phụ thuộc chủ yếu vào kết quả bán hàng

Trong nền kinh tế nhiều khó khăn và cạnh tranh gay gắt như hiện nay để quản lí hoạt động kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải biết sử dụng kế toán như một công cụ quan trọng và không thể thiếu được Đặc biệt để quản lí tốt nghiệp

vụ tiêu thụ hàng hóa thì kế toán bán hàng phải phát huy tốt vai trò chức năng của

nó, cần phải tổ chức công tác này một cách khoa học, hợp lí và thường xuyên được hoàn thiện để phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh khác nhau của công ty

Tóm lại, tổ chức chặt chẻ ở công tác kế toán bán hàng luôn luôn là điều hết sức cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh và muốn thu được lợi nhuận

1.1.1.2 Tổ chức kế toán trong công tác bán hàng

Theo Quyết định số 15/2006; 48/2006 và các thông tư 244/2009/TT-BTC;

206/2009/TT-BTC; 106/2008/TT-BTC của Bộ Tài Chính doanh nghiệp cần tổ chức

hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ, sổ sách kế toán trong công tác bán hàng như sau:

Tài khoản kế toán

Các tài khoản chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng là 156,157, 333,

511, 512, 632

Sơ lược các tài khoản như sau:

Tài khoản 156 Hàng hóa

SDĐK:

Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn Trị giá hàng hóa xuất kho để bán mua hàng ( bao gồm các loại thuế không Chi phí thu mua phân bổ cho hàng

Trị giá hàng bán bị trả lại thương mại được hưởng

Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi ( nếu doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho kiểm kê

theo phương pháp kiểm kê định kì Kết chuyển hàng tồn đầu kì ( nếu Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào DN sử dụng phương pháp kiểm kê hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư định kì)

Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có

SDCK:

Tài khoản 157_Hàng gửi đi bán

SDĐK:

Trị giá hàng hóa đã gửi cho Trị giá hàng hóa được xác

khách hàng hoặc đã cung cấp cho khách định là đã bán

Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ Số thuế GTGT đầu ra và số thuế

Số thuế, phí, lệ phí và các khoản GTGT hàng nhập khẩu phải

phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; nộp;

Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác

Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị

giảm giá

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có

SDCK:

Tài khoản 632_Giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng đã bán hoặc dự Hoàn nhập khoản dự

phòng giảm giá hàng tồn kho phòng hoặc cuối kỳ kết chuyển

sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có

Tài khoản 511_ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

+Số thuế TTĐB, thuế XNK hoặc Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa thuế GTGT theo phương pháp trực và cung cấp dịch vụ của doanh tiếp phải nộp tính trên doanh thu nghiệp

bán hàng thực tế của sản phẩm,

hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong

kì

+Trị giá khoản chiết khấu thương

mại, giảm giá hàng bán, hàng bán

bị trả lại kết chuyển vào cuối kỳ

+Cuối kỳ kết chuyển doanh thu

thuần vào tài khoản 911

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có

Tài khoản 512_Doanh thu nội bộ

+ Trị giá hàng bán trả lại, chiết khấu Tổng doanh thu nội bộ phát sinh thương mại, giảm giá hàng bán đã trong kỳ

chấp nhận trên khối lượng hàng hóa

dịch vụ, sản phẩm đã tiêu thụ nội

bộ trong kỳ

+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp

của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

đã tiêu thụ nội bộ trong kỳ

+ Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911

để xác định kết quả kinh doanh

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có Chứng từ hạch toán

Khi bán hàng doanh nghiệp thường sử dụng những chứng từ sau:

 Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế GTGT

 Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Phiếu giao hàng

1.1.1.3 Phương pháp tính giá xuất kho ( giá vốn hàng bán)

Để xác định đúng kết quả kinh doanh trước tiên phải xác định đúng trị giá xuất kho của hàng hóa Tùy theo từng phương pháp khác nhau mà ta có những cách tính giá xuất kho khác nhau:

Phương pháp thực tế đích danh

Theo phương pháp này sản phẩm hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể

áp dụng được phương pháp này

Phương pháp giá bình quân

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

 Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng)

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân Thông thường áp dụng cho doanh nghiệp kê khai hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì

Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng

nhập trong kỳ)

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào

cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

 Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tính giá đơn vị bình quân theo công thức sau:

Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số

lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)

Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít

Phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết

Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

Phương pháp LIFO (nhập sau xuất trước)

Ngược lại với phương pháp FIFO

Phương pháp này hầu như không được dùng trong thực tế

1.1.1.4 Phương thức bán hàng và thời điểm ghi nhận doanh thu Phương thức bán hàng

Trong kinh doanh thương mại người mua cũng như như người bán có quyền được lựa chọn phương thức bán hàng sao cho phù hợp với điều kiện của mình và được bên còn lại chấp nhận

Ta có nhiều phương thức bán hàng khác hàng khác nhau tùy vào cơ sở phân loại

 Theo địa điểm giao hàng:

- Bán hàng tại kho nhà cung cấp

- Bán hàng tại đơn vị tiêu dùng

- Ngoài ra ta còn có bán hàng không qua kho, bán hàng theo hình thức gửi hàng…

 Theo khối lượng hàng bán

 Theo phương thức thanh toán

- Bán hàng thu tiền ngay

- Bán trả chậm, trả góp

 Các hình thức khác: Bán hàng trực tiếp, bán hàng qua điện thoại, bán qua

mạng…

Thời điểm ghi nhận doanh thu

Thời điểm xác định doanh thu theo pháp luật về thuế và kế toán

 Việc xác định doanh thu theo pháp luật hiện hành về kế toán thực hiện

theo chuẩn mực kế toán số 14 (doanh thu và thu nhập khác) đã được quy định tại Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/3/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Theo đó (trích dẫn nội dung chuẩn mực):

- Đối với hàng hoá: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa

mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:

(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

(e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.1.1.5 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Mô tả sơ đồ

(1): Cuối kì kết chuyển doanh thu thuần để XĐKQKD

(2): Doanh số phát sinh

(3): Tổng giá thanh toán

(4): Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại

(5): Ghi tăng thuế GTGT

(6): Ghi giảm thuế GTGT

(7): Cuối kì kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

1.1.2 Khái quát về công tác kế toán thu tiền khách hàng

1.1.2.1 Sơ lược về công tác thu tiền khách hàng

Thu tiền khách hàng là hoạt động mà tất cả các doanh nghiệp bán hàng đều phải thực hiện Thu tiền là hoạt động tiếp theo sau hoạt động bán hàng trong chu trình bán hàng-thu tiền, hai hoạt động này hầu như gắn liền với nhau, hoạt động bán hàng có chính xác, chặt chẽ thì hoạt động thu tiền mới thuận lợi và không bị sai sót

Thu tiền ở đây không chỉ đơn giản là bán hàng thu tiền mặt mà công tác kế toán thu tiền tại một công ty bao gồm: các khoản thu bằng tiền mặt, thu qua ngân hàng và theo dõi cả khoản tiền chưa thu được ( nợ phải thu)

1.1.2.2 Tổ chức kế toán trong công tác thu tiền khách hàng

Tài khoản sử dụng

Các tài khoản được sử dụng trong công tác thu tiền khách hàng là 111, 112

và 131 Các tài khoản được hạch toán như sau:

đánh giá lại số dư

Tồng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có

SDCK:

TK 131_Phải thu khách hàng

SDĐK:

Số tiền phải thu khách hàng + Số tiền khách hàng đã trã

+ Số tiền đã nhận trước, ứng trước của khách hàng

+ Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng, doanh thu của số hàng

đã bán bị người mua trã lại

+ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có SDCK:

Chứng từ sử dụng

 Phiếu thu

 Giấy báo có của ngân hàng

 Biên bản bù trừ công nợ…

1.1.2.3 Các phương thức thanh toán của khách hàng

Tùy theo từng lĩnh vực kinh doanh và từng doanh nghiệp khác nhau mà có những hình thức thanh toán khác nhau cho phù hợp

Những hình thức thanh toán được áp dụng phổ biến trong kinh doanh thương mại đó là:

Thanh toán bằng tiền mặt: lượng tiền thanh toán thường ít và bán

hàng thanh toán ngay

Thanh toán qua ngân hàng: Với lượng tiền tương đối lớn để đảm

bảo an toàn trong thanh toán khách hàng chọn cách thanh toán qua ngân hàng thông qua các hình thức như chuyển tiền, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc….Đây là hình thức đang được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

1.1.2.4 Sơ đồ hạch toán các tài khoản 111, 112, 131

Do 2 tài khoản 111 và 112 hạch toán tương đối giống nhau nên chỉ trình bày một sơ đồ kế toán tổng hợp tiền mặt 111

Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền mặt

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổng hợp kế toán tiền mặt

Chú thích:

- (1): Nhận vốn góp

- (2): Chi mua hàng hóa, vật tư

- (3): Doanh thu, thu nhập bằng tiền

- (4): Chi phí bằng tiền

- (5): Vay tiền về nhập quỹ

- (6): Trả nợ vay bằng tiền

- (7): Nhận tiền đầu tư

- (8): Đầu tư bằng tiền

- (9): Thu nợ khách hàng

- (10): Đem tiền đi kí quỹ

- (11): Tiền thừa phát hiện khi kiểm kê

- (12): Tiền thiếu phát hiện khi kiểm kê

Sơ đồ kế toán phải thu khách hàng

Sơ đồ 1.3 Kế toán phải thu khách hàng ( QĐ 48 )

Chú thích:

- (1) Các khoản chi hộ khách hàng

- (2) KH trả tiền trước hoặc KH thanh toán tiền nợ

- (3) Tổng giá phải thanh toán bao gồm doanh thu chưa thu tiền và thuế

- (4) Bù trừ công nợ

- (5) Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại ( bao gồm thuế GTGT nếu có)

- (6) Lãi từ chênh lệch tỷ giá

- (7) Chiết khấu thanh toán

- (8) Nợ khó đòi xử lí xóa sổ

- (9) Ghi đồng thời khi xử lí nợ khó đòi

1.2 Khái quát về chứng từ kế toán

1.2.1 Khái niệm

Căn cứ Điều 4 Khoản 7 Luật Kế Toán “Chứng từ kế toán là những giấy tờ

và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán”

1.2.2 Đặc điểm và phân loại

Đặc điểm, tính chất

Chứng từ kế toán có các đặc điểm sau:

 Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán

 Là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ phát sinh, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của doanh nghiệp

 Là cơ sở để cơ quan nhà nước giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại,

tố cáo có liên quan

 Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp

 Theo địa điểm lập chứng từ, ta có 2 loại:

- Chứng từ bên trong ( chứng từ nội bộ ): là chứng từ do bộ phận kế

toán hoặc các bộ phận khác thuộc doanh nghiệp lập Ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập…

- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ do kế toán phản ánh các nghiệp vụ

kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp nhưng do bên ngoài lập và chuyển đến Chẳng hạn như giấy báo có, giấy báo nợ, hóa đơn của nhà cung cấp…

 Theo trình tự lập có 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp

- Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu): phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở của chứng từ gốc

phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau giúp giảm bớt khối lượng công việc tuy nhiên sử dụng chứng từ tổng hợp thì phải kèm theo chứng từ gốc thì mới hợp lệ

 Theo yêu cầu quản lý của nhà nước

- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế giữa

các pháp nhân với nhau hoặc có yêu cầu quản lí chặt chẽ Loại chứng từ này thường được phổ biến rộng rãi và được nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

- Chứng từ mang tính chất hướng dẫn: chỉ sử dụng trong nội bộ đơn vị

của doanh nghiệp nên doanh nghiệp tự thiết kế sao cho phù hợp

 Theo hình thức biểu hiện:

- Chứng từ thông thường: được lập bằng giấy và đã thực sự hoàn thành

mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử

- Chứng từ điện tử: chứng từ kế toán được biểu hiện dưới dạng điện tử,

được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng

 Phân loại theo nội dung kinh tế

Dựa vào những chỉ tiêu kế toán khác nhau mà ta có những loại chứng từ thuộc những lĩnh vực khác nhau như:

- Chứng từ lao động và tiền lương

- Chứng từ hàng tồn kho

- Chứng từ TSCĐ

- Chứng từ bán hàng

- Chứng từ tiền mặt

1.2.3 Tầm quan trọng của chứng từ kế toán

1.2.3.1 Trong công tác kế toán và quá trình kinh doanh của công

ty

Chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công việc kế toán

1.2.3.2 Trong công tác bán hàng

Bán hàng là một lĩnh vực trong kinh doanh nó có liên quan đến nhiều cá nhân, tổ chức và đặc biệt là cơ quan thuế Chính vì vậy lập chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp cũng như là cơ sở để xác định nghĩa vụ với nhà nước Đồng thời khi có sai sót cần phải chịu trách nhiệm trước pháp luật ta cũng dùng chứng từ

 B1: Lập, tiếp nhận, xử lý

 B2: Kế toán viên, kế toán trưởng ký duyệt hoặc trình giám đốc ký

 B3: Phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi sổ

 B4: Lưu trử bảo quản chứng từ

Một số điểm cần lưu ý khi lập và luân chuyển chứng từ:

 Lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo nội dung trên mẫu in

 Khi viết phải dùng bút mực, số và chử viết phải liên tục không được ngắt quảng, phải gạch chéo các phần còn trống

 Không viết tắt, không tẩy xóa, không chỉnh sửa Khi viết sai gạch chéo vào chứng từ viết sai

 Đối với chứng từ liên quan đến tiền khi sai cần phải hủy bằng cách gạch chéo và không xé ra khỏi cuốn

 Lập đầy đủ theo đúng số liên quy định Nội dung giữa các liên phải giống nhau Lập để giao dịch với bên ngoài cần phải có con dấu của đơn vị

 Nếu là chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trử theo quy định của từng trường hợp cụ thể

 Cần phải kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ hay chuyển cho đơn vị, cơ quan khác Nếu có sai sót thì người kiểm tra phải trả lại và yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

 Chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình

- Tối thiểu mười năm đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp

để ghi sổ và lập báo cáo tài chính

- Tối thiểu năm năm đối với những chứng từ làm tài liệu kế toán cho quản lí, điều hành của đơn vị

1.4 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng

1.4.1 Quy trình bán hàng

Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:

B1 Giới thiệu hàng hóa:

Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi )

B2 Nhận đơn hàng

 Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng

 Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…

Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX –HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán

B3 Ký hợp đồng mua bán

Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:

 Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán

 Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua

 Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán

 Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền

 Chất lượng hàng hóa

 Phương thức thanh toán

 Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện

B4 Xuất hóa đơn

Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin

 Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán

 Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền

 Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu

B5 Cấp phát hàng hóa

B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa

B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền

1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng

Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng

 Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật

Thương Mại 2005, Luật Dân Sự 2005…và nhu cầu của hai bên Nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhau

 Bảng kê mua hàng, phiếu đề xuất nội bộ, phiếu xuất kho: Đây là

những chứng từ nội bộ do công ty tự thiết kế sao cho phù hợp với công ty mình Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho công ty

 Hóa đơn GTGT: Đây là chứng từ bắt buộc mà bất cứ DN nào dù lớn

hay nhỏ cũng phải có Chủ yếu phục vụ cho mục đích mang tính chất pháp lý và làm cơ sở để ghi nhận doanh thu

Lưu đồ chứng từ

Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong xử lý thủ công hay bán thủ công.- Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mô tả quá trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phòng ban đến cuối quá trình sau khi chúng được xử lý

Dưới đây là lưu đồ chứng từ của một quá trình bán hàng :

Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàng P.KINH DOANH P GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO

Lập HĐ

và BKMH

2 HỢP ĐỒNG

1

BẢNG KÊ MUA HÀNG

B

1 HỢP ĐỒNG

A

1 BẢNG KÊ MUA HÀNG

B

Kiểm tra

và lập phiếu ĐXVT

1 PHIẾU ĐXVT

KH

C

1 PHIẾU ĐXVT

C

DUYỆT

1 PHIẾU ĐXVT

2

1

PHIẾU XUẤT KHO

D

XUẤT KHO

Giao hàng và giao cho

KH ký

2 PHIẾU XK 1

KH

N

N

1 PHIẾU XK

đã ký

1 HỢP ĐỒNG

Lập Hóa Đơn

1.5 Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng

Quy trình thu tiền thông thường bao gồm các bước sau:

- Bước 1: Bộ phận kế toán hoặc nhân viên bán hàng tiếp nhận chứng từ thanh

toán ( hóa đơn, hợp đồng…) từ khách hàng

- Bước 2: Kế toán tiền mặt ( kế toán ngân hàng) kiểm tra, đối chiếu các chứng

từ xem có, chính xác hợp lệ hay không Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt

- Bước 3: Kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán

Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt

- Bước 5: Thực hiện thu tiền:

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu (do kế toán lập)

kèm theo chứng từ gốc Thủ quỹ phải:

- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu so với chứng từ gốc

- Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung trên chứng từ

- Kiểm tra ngày, tháng trên phiếu thu và chử kí của người có thẩm quyền

- Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác trước khi nhập quỹ

- Cho người nộp tiền kí tên vào phiếu thu

- Thủ quỹ kí tên và giao cho khách hàng liên 2

- Ghi sổ quỹ

- Chuyển 2 liên còn lại cho kế toán

Đối với thu tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm

thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng Sau khi khách hàng thanh toán xong sẽ nhận Giấy Báo Có từ ngân hàng và dùng làm căn cừ ghi sổ

Sơ đồ 1.5 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình thu tiền khách hàng

1 CTTT

1

CTTT

3 PHIẾU THU

THU TIỀN

VÀ GHI

SỖ

SỔ QUỸ

3 PHIẾU THU

2 PHIẾU THU

N

1 PHIẾU THU hoặc UNT

DUYỆT

3 PHIẾU THU,UNT

2 PHIẾU THU,UNT

1 PHIẾU THU hoặc UNT

KH

A

A

Chương 2:

TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH GAS THUẬN PHÁT

2.1 Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát

2.1.1 Đặc điểm tự nhiên và lịch sử hình thành, phát triển của Công Ty

TNHH Gas Thuận Phát Đặc điểm tự nhiên

Công ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ chủ yếu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long và một số tỉnh lân cận như Trà Vinh, Cần Thơ, Tiền Giang… Công ty phục vụ dân dụng và đại lí, giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng

 Tên công ty: CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT

 Địa chỉ: Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long

 Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh gas, bếp gas, các phụ kiện về gas, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống gas công nghiệp

 Mã số thuế: 1500667192

 Điện thoại: 0703 724 748

 Fax: 0703 724 749

 Vốn điều lệ: 1000,000,000đ Người thành lập công ty là ông Mạch Quốc

Toàn Hiện ông là Giám Đốc và là người đại diện hợp pháp của công ty

Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Doanh nghiệp Gas Thuận Phát được thành lập vào ngày 24 tháng 3 năm

2005 tại Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ở dạng cửa hàng với quy mô nhỏ lẽ chỉ bán gas, đổi gas, sửa chữa thiết bị gas là chính Sau đó nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc đăng ký kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động ngày 29 tháng 4 năm 2006 doanh nghiệp gas Thuận Phát được cấp phép kinh doanh

và đổi tên thành Công ty TNHH Gas Thuận Phát

Khi còn là cửa hàng nhỏ Thuận Phát đã tạo được lòng tin và uy tín đối với khách hàng Đồng thời với đầu óc kinh doanh nhạy bén và sự đoàn kết của toàn thể nhân viên trong công ty mà quy mô kinh doanh cuả Thuận Phát ngày càng lớn Ngày càng có nhiều khách hàng mới với những hợp đồng kinh doanh có giá trị lớn

Do nhu cầu của khách hàng các mặt hàng của công ty của ngày càng phong phú và chất lượng hơn Hiện nay công ty đang hoạt động khá hiệu quả và đang mở rộng quy mô kinh doanh cũng như tìm kiếm các thị trường tiêu thụ mới cho mặt hàng của mình, song song đó công ty cũng từng bước nâng cao chất lượng phục vụ của mình với nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá…

2.1.2 Tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

2.1.2.1 Bộ máy tổ chức

Mô hình Công Ty Gas Thuận Phát là mô hình đơn giản Đứng đầu là Giám Đốc, kế đến là Phó Giám Đốc điều hành các bộ phận chịu trách nhiệm chính đối với hoạt động kinh doanh của công ty, là người đại diện cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật

2.1.2.2 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ TOÁN

2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban

Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đi thương thuyết và kí hợp đồng cho

công ty, quyết định giám sát mọi hoạt động trong công ty, là người phân công trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên, đưa ra các định hướng phát triển cho công ty

Phó Giám Đốc: là người chỉ dưới quyền Giám Đốc, có thể thay mặt Giám

Đốc về tư cách pháp nhân và được sự ủy quyền của Giám Đốc giải quyết các hoạt động trong công ty

Nhân viên kế toán: Giúp Giám Đốc kiểm tra mọi hoạt động thu chi theo dõi

công nợ, theo dõi xuất-nhập-tồn hàng hóa và báo cáo thuế cho công ty

Nhân viên kinh doanh: tiếp khách hàng và nhận đơn đặt hàng, điện thoại

đặt hàng

Nhân viên giao hàng: giao hàng cho khách hàng

Thủ kho: kiểm kê kho, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng ngày kiểm tra chất

lượng hàng nhập, xuất…

Thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền và kiểm kê quỹ hằng ngày

2.1.3 Tình hình nhân sự

Công Ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động với mô hình khép kín, bao gồm

20 nhân sự: 01 Giám Đốc, 01 Phó Giám Đốc, 01 Nhân viên kế toán, 01 Nhân viên kinh doanh, 01 Thủ Quỹ và 15 Nhân viên giao hàng Hầu hết các nhân viên trong công ty đều có kinh nghiệm làm việc lâu năm và gắn bó mật thiết với công ty

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.1.4.1 Hình thức sổ kế toán

Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, công ty phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán hiện có Xây dựng hệ thống kế toán đầy đủ chinh xác sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán

Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là Nhật Ký Chung Theo quyển 2 trong cuốn Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính “ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật Ký,

mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội

dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật Ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh”

Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2 Hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung

Chú thích:

: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng, cuối kì : Đối chiếu, kiểm tra NKĐB : Nhật kí đặc biệt

NKC : Nhật kí chung

THCT : Tổng hợp chi tiết

CĐPS : Cân đối phát sinh

2.1.4.2 Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng

Công ty đang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ

số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006

Hệ thống các chứng từ:

Do quy mô công ty tương đối nhỏ và chỉ hoạt động mua bán bình thường nên

số lượng chứng từ phát sinh tương đối ít, bao gồm:

Bảng THCT

Báo cáo tài chính

 Phiếu nhập kho

 Phiếu xuất kho

 Phiếu thu, phiếu chi

 Hợp đồng kinh tế…

Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong công ty là một mô hình phân loại các đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lí thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra Hiện công ty đang có sử dụng các tài khoản sau:

 TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối

 TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

 TK 531: Hàng bán bị trả lại

 TK 632: Giá vốn hàng bán

 TK 6421: Chi phí bán hàng

 TK6422: Chi phí quản lí doanh nghiệp

 TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công ty Chế độ kế toán

Hiện nay, công ty đang sử dụng chế độ kế toán dành cho DN vừa và nhỏ Kế toán viên được trang bị kiến thức cơ bản về các chế độ và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Luôn cập nhật thông tin về những thay đổi bổ sung các chế độ, chuẩn mực kế toán Chế độ tài khoản, chứng từ và sổ sách của công ty theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006

Phương pháp kế toán

 Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên