Bài Giảng Kỹ Năng Điều Hành Công Sở

Quan niệm về công sở và quản lý công sở TỔ CHỨC XÃ HỘI Có cùng mục tiêu hoạt động Có quan hệ với nhau theo một nguyên tắc nhất định Hoạt động theo các giới hạn khác nhau và có tính năng

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH

CÔNG SỞ

Kết cấu nội dung

1 Quan niệm về công sở và quản lý

Tài liệu tham khảo

 Luật cán bộ, công chức (2008)

 Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí (2008)

 Luật phòng, chống tham nhũng (2008)

 Học viện Hành chính quốc gia: Tổ chức điều hành của

các hoạt động công sở, Nxb.Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003.

 Bùi Thế Vĩnh (chủ biên): Thiết kế tổ chức các cơ quan

hành chính nhà nước, Nxb.Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998.

 Lưu Kiếm Thanh: Tài liệu nội bộ bồi dưỡng về Quản lý

hành chính nhà nước - Chuyên đề Quản lý công sở.

1 Quan niệm về công sở và quản lý

công sở

TỔ CHỨC

(XÃ HỘI)

Có cùng mục tiêu hoạt động

Có quan hệ với nhau theo một nguyên tắc nhất định

Hoạt động theo các giới hạn khác nhau và có tính năng động (biến đổi)

Là một tập hợp các nhóm (hoặc một số người)

1.1 Công sở?

Là một tổ chức, có cơ cấu chặt chẽ và chức năng cụ thể.

Có thứ bậc trong quá trình hoạt động

Có trụ sở,có công sản và nhân sự để hoạt động.

Được sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ.

Là cơ quan thuộc bộ máy nhà nước thành lập theo luật định

CễNG SỞ

Là một pháp nhân

1.2.Đặc điểm của Công sở

1 Có vị trí pháp lý nhất định

2 Thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể do NN qui định và

chịu sự kiểm soát của cơ quan NN có thẩm quyền.

3 Hoạt động trong nhiều mối quan hệ nhằm đảm bảo qlý tập

trung thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa các ngành,

các cấp, các vùng lãnh thổ, các CS

4 Phục vụ lợi ích công, lợi ích NN, không vụ lợi

5 Có các đk và phương tiện cần thiết để thực hiện công vụ

- Thẩm quyền - Tài chính - Tài sản

- Tổ chức - Nhân sự

-Theo nghĩa hẹp:

Quản lý công sở là quản lý trụ sở làm việc của

cơ quan, tổ chức (QĐ 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006).

Những yếu tố để nhận biết một công sở theo các nhà Luật học Cộng hoà Pháp

Nguồn: Luật hành chínhGustave peiser.NXB

CTQG-HN1994

Một số cách hiểu khác nhau:

Theo nghĩa rộng: Là các cơ quan trong

bộ máy nhà nước nói chung

(VP Quốc hội,HĐND các cấp, Chính

phủ và hệ thống các cơ quan

HCNN,các cơ quan toà án, VKS nhân dân các cấp

Theo nghĩa hẹp: Chính phủ và hệ

thống các cơ quan HCNN

Nghĩa hẹp hơn: Trụ sở

 Xét ở góc độ phục vụ Nhà nước:

Công sở là các tổ chức giúp cơ

quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ do pháp luật quy định

Hoạt động của công sở nhằm thoả mãn các lợi ích chung của cộng

đồng và phục vụ Nhà nước, do vậy cần được sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước

 Xét về hình thức tổ chức: Công sở là một cơ cấu bao gồm các phương

tiện vật chất và con người để thực

hiện công vụ Nhà nước, là trụ sở làm việc của tổ chức, cơ quan Nhà nư

ớc, do Nhà nước lập ra

 Xét trên phương diện pháp lý: Công

sở là một pháp nhân, được sử dụng quyền lực công để giải quyết công việc theo luật định

kiểm soát công việc hành chính,

quản lý các mặt của đời sống xã

hội , là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc

chung, bảo đảm các thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước, nơi phối hợp với các bộ phận, cán bộ theo một cơ chế nhất định

để thực hiện một nhiệm vụ

CÔNG SỞ

CƠ QUAN TỔCHỨC

Z

Kĩ xảo là tập hợp các động tác thuần thục, có tính tự động hoá cao, vượt ra ngoài sự kiểm soát thường xuyên của ý thức Kĩ xảo có độ chính xác và tính

hiệu quả cao

hiệu quả cao

Kĩ năng quản lí gồm:

 - Kĩ năng kĩ thuật Đây là các kiến thức về phương pháp, quá trình, thủ tục và kĩ thuật

để thực hiện các công việc chuyên môn

và năng lực trong việc sử dụng các công

cụ và thiết bị có liên quan tới các hoạt

động

về hành vi con người và quá trình tương

tác giữa các cá nhân, năng lực hiểu biết cảm giác, thái độ và động cơ của người khác qua lời nói và việc làm, năng lực thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả

Kĩ năng quản lí gồm:

 - Kĩ năng nhận thức Đó là năng lực phân tích, suy nghĩ lô gíc, thành thạo trong hình thành các khái niệm và khái quát hoá những quan hệ phức tạp giữa các sự vật và hiện tượng; sáng tạo trong việc

đề ra các ý tưởng và trong việc giải quyết các

vấn đề; năng lực phân tích các sự kiện và các xu thế, đoán trước được những thay đổi và nhận

dạng được những cơ hội và những vấn đề còn

tiềm ẩn

 Tầm quan trọng của từng kĩ năng tuỳ thuộc vào vị trí của người quản lí trong hệ thống thứ bậc của hành chính

- Đề ra giải pháp thực hiện mục tiêu

- Tổ chức các hoạt động triển khai

kế hoạch, thực hiện để đạt được

1.4 Nguyên tắc quản lý công sở

 Pháp chế;

 Công khai, dân chủ;

 Liên tục, kịp thời, chính xác, khách quan;

 Phù hợp văn hóa-đạo đức công vụ;

 Đạt hiệu quả tối ưu

1.5.Mục tiêu điều hành quản lý

 TT số 05/2008/TT-BNV ngày 07/8/2008 hướng dẫn về

biển tên CQ HCNN.

 QĐ 141/2008/QĐ-TTg ngày 22/10/2008 của Thủ tướng

Chính phủ về Quy chế quản lý trụ sở, nhà làm việc các đơn vị sự nghiệp công lập

 QĐ 09/2007/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng

Chính phủ v/v sắp xếp lại, xử lý nhà, đất thuộc sở hữu

NN

 QĐ 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng

Chính phủ về Quy chế QLCS các CQ HCNN.

 QĐ số 20/2007/QĐ-BXD ngày 23/5/2007 v/v ban hành

mô hình công sở mẫu CQ HCNN.

Văn bản liên quan công tác QLCS

Bộ máy công sở là tổng thể các đơn

2.1.1.Yêu cầu tổ chức bộ máy công sở ầu tổ chức bộ máy công sở

- Phải gọn nhẹ, không cồng kềnh, nặng nề;

- Chức năng, nhiệm vụ phải được phân định rõ ràng, cụ thể, không chồng chéo, trùng lắp;

- Thuận lợi cho việc phối hợp hoạt động của CS;

- Liên tục nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả;

- Tổ chức công việc theo quy trình chuẩn;

- Phát triển bền vững.

2.1.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy công sở

- Phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của CS

và hướng tới việc thực hiện có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ đó.

- Không để chức năng, nhiệm vụ nào không có tổ chức hoặc người đảm nhận; không được bỏ sót công vụ, nhiệm vụ nào.

- Mỗi nhiệm vụ phải có người có khả năng để đảm nhiệm;

- Giảm cấp trung gian, giảm tối đa cấp phó;

- Phải có sơ đồ chỉ rõ mối quan hệ trong CS.

- Đảm bảo sự thuận lợi, dễ tiếp xúc.

- Đảm bảo sự nghiêm trang (tránh nơi

có khu thương mại, dịch vụ vui chơi, giải trí )

- Kiến trúc phải phù hợp, đảm bảo tính

nghiêm túc, không tạo cảm giác sợ hãi

2.2 Địa điểm, kiến trúc công sở NN

Bé Ngo¹i giao

- Đảm bảo sự phù hợp, khoa học, thích ứng;

- Những bộ phận chuyên môn phải bố trí theo dây chuyền hợp lý, thuận lợi cho việc điều hành, phối hợp công tác;

- Nơi tiếp dân, tiếp khách phải bố trí thuận lợi cho việc tiếp đón, bảo vệ trật tự, trị an…

- Những bộ phận cần yên tĩnh, nghiên cứu, lưu trữ bố trí nơi khuất, phía sau ;

- Ngoài ra, cần chú ý cảnh quan, môi trường (cây xanh, bãi cỏ )

2.3 Sắp xếp, bố trí các bộ phận

trong công sở

- Hợp lý, phù hợp đảm bảo tính khoa học, hiệu quả.

- Phải ngăn nắp, trật tự, sạch sẽ, thuận lợi, phù hợp với văn hoá nơi công sở

Bố trí theo mô hình mở

Bố trí theo mô hình đóng

- Phù hợp với chức năng nhiệm vụ

- Tận dụng được diện tích hợp lý.

- Giảm thời gian di chuyển, tạo sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ phận.

- Khả năng cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực.

- Duy trì chất lượng công việc.

- Tạo tâm lý phấn khởi, gắn bó với công việc.

- Tiết kiệm được kinh phí cho các dịch vụ.

- An toàn trọng việc sử dụng các thiết bị.

Yêu cầu:

- Phải đầy đủ, phù hợp, thích ứng

đảm bảo cho cán bộ, công chức thực thi công vụ có hiệu quả

- Các điều kiện vật chất khác như:

tiêu chuẩn về ánh sáng, nhiệt độ, màu sắc, tiếng ồn…

màu sắc, tiếng ồn…

phải đảm bảo phù hợp

2.5 Trang thiết bị, phương tiện

làm việc & các ĐKVC khác

-

DÞch vô hoµn h¶o

Hoạt động của công sở

Mục tiêu,

Kế hoạch Ra

Quyết định

Nguồn Nhân lực

Ra Quyết định

Mục tiêu,

Kế hoạch

Tài chính Truyền thông

Tổ chức

Thúc đẩy

và hợp tác

Lãnh đạo, Chỉ huy

Kiểm tra, Kiểm soát

HIỆU LỰC, HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

MÔI TRƯỜNG

MÔI TRƯỜNG MÔI TRƯỜNG

MÔI TRƯỜNG

S phân c p nhu c u c a ự ấ ầ ủ

S phân c p nhu c u c a ự ấ ầ ủ

Maslow

Nhu cầu sinh học

Nhu cầu an tồn

Nhu cầu sinh học

Nhu cầu xã hội

hướng chuyển dịch nhu cầu (động cơ)

C cấp thiết từ thấp

L lên cao

N

hu cầu tự

k hẳng định

3.1.Nhiệm vụ chủ yếu của công sở

 Quản lý công vụ, công chức

 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận

để thực hiện mục tiêu chung.

 Tổ chức hoạt động thông tin.

 Tổ chức hoạt động giao tiếp về hành chính.

 Quản lý tài sản công & ngân sách, chống lãng

phí.

 Xây dựng các quy chế và kiểm tra thực hiện

chúng.

 Nâng cao không ngừng hiệu lực, hiệu

quả hoạt động của công sở

 Hoạt động của công sở cần chấp hành

đúng pháp luật

 Tạo điều kiện cho công sở phát triển bền vững

 Tổ chức công việc một cách khoa học,

theo các quy trình chuẩn

3.2 Yêu cầu tổ chức hoạt động công sở

4 Nội dung cơ bản của KTĐHCS

 Kế hoạch hóa;

 Thiết kế & Phân công công việc;

 Tổ chức, điều hành các cuộc họp;

 Phối hợp trong quản lý

 Kiểm tra, kiểm soát công việc;

 Vấn đề hiện đại hóa công sở.

Đây là sự xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được

và những bước

đi cần thiết để đạt đến các mục tiêu đó.

4.1 Kế hoạch hóa

4.1.1 Kế hoạch

Kế hoạch là phương hướng và các nội dung cần làm, là phương án hành động để thực hiện một công việc hay một nhiệm vụ cụ thể trong quá trình hoạt động của

cơ quan, công sở.

YÊU CẦU:

Cụ thể.

Thiết thực.

Kịp thời.

Phù hợp với năng lực CB và mục tiêu hoạt động.

Có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện.

Phù hợp với năng lực CB và mục tiêu hoạt động.

Có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện.

Có tính khả thi.

Ý NGHĨA Giảm tối đa các bất trắc có thể xảy ra.

Tập trung các nguồn lực để thực hiện tốt mục tiêu đã định.

Kiểm tra được các hoạt động thuận lợi,

có căn cứ.

Ý NGHĨA Giảm tối đa các bất trắc có thể xảy ra.

Tập trung các nguồn lực để thực hiện tốt mục tiêu đã định.

Kiểm tra được các hoạt động thuận lợi,

có căn cứ.

Vì sao phải có KH chiến lược?

Tạo phương hướng cho hoạt động của công sở Giúp tính toán đầu tư toàn diện và tăng cường hiệu

4.1.2 Các loại kế hoạch Kế hoạch

CHIẾN LƯỢC:

xác định những mục tiêu cơ bản và cách thức tối ưu để đạt được mục tiêu đó.

TRẢ LỜI 6W?

What : Xác định nhiệm vụ kế hoạch

Where : Nơi tổ chức thực hiện kế hoạch

When : Xác định thời gian thực hiện

Why : Tại sao phải giải quyết vấn đề

Who : Ai giải quyết vấn đề

How : Phương thức, cách thức thực hiện

TRẢ LỜI 6W?

What : Xác định nhiệm vụ kế hoạch

Where : Nơi tổ chức thực hiện kế hoạch

When : Xác định thời gian thực hiện

Why : Tại sao phải giải quyết vấn đề

Who : Ai giải quyết vấn đề

How : Phương thức, cách thức thực hiện

YÊU CẦU Xác định mục tiêu

Loại KH này chỉ liên quan đến một vài lĩnh vực cụ thể.

YÊU CẦU Chi tiết

Gắn với nhiệm vụ cụ thể của công sở

4.1 Kế hoạch hóa

 Nội dung kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của UBND cấp xã

 Một số kỹ năng lập

kế hoạch

a) CĂN C L P K Ứ Ậ Ế

a) CĂN C L P K Ứ Ậ Ế

HO CH Ạ

 Căn cứ pháp lý: (1) Chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của UBND xã, (2) Kế hoạch của cấp trên, kế hoạch dài hạn (5 năm) của UBND cấp

xã, (3) Nghị quyết của các cấp ủy đảng

 Căn cứ thực tiễn: (1) tình hình thực tiễn của

địa phương, (2) kết quả thực hiện kế hoạch

KT-XH năm trước (một số năm trước), nguồn lực của UBND

 Căn cứ nhu cầu: (1) nhu cầu, nguyện vọng của

nhân dân, (2) xu hướng phát triển của xã hội, thế giới

 Thủ tục: Hoàn thiện dự thảo, họp ra quyết định & trình cấp có thẩm quyền, ban hành văn bản

C S H T NG Ơ Ở Ạ Ầ

C S H T NG Ơ Ở Ạ Ầ

 Giao thông: đường, cầu, cống

 Công trình công cộng & phúc lợi: chợ, nhà văn hóa, trạm y tế, trường học

 Nước

VĂN HÓA - XÃ H I Ộ

VĂN HÓA - XÃ H I Ộ

 Xóa đói, giảm nghèo

 Giải quyết việc làm & đào tạo nghề

 Kỹ năng hoạch định công việc

a) PHÂN TÍCH & ĐÁNH GIÁ

 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

KT-XH năm trước (mặt mạnh, mặt yếu &

nguyên nhân) để rút kinh nghiệm

 Khảo sát, thu thập thông tin, số liệu

về thực tế KT-XH của địa phương để

phân tích, đánh giá khả năng hiện có

 Dùng phương pháp SWOT để xác định tình huống: SO - ST - WO - WT

 Cơ hội (Opportunity)

 Mối đe dọa (Threaten)

c) HO CH Đ NH CÔNG Ạ Ị

c) HO CH Đ NH CÔNG Ạ Ị

VI C Ệ

 Tên công việc

 Mục tiêu công việc

 Yêu cầu & sản phẩm

 Nguồn lực & điều kiện

MÔ HÌNH XÁC ĐỊNH TÊN CÔNG VIỆC

Xác đ nh tên công vi c ị ệ

Xác đ nh tên công vi c ị ệ

 CV là một hoạt động, nên trước hết nó

được diễn đạt bằng một động từ, trả lời

câu hỏi làm gì? Ví dụ: lập (xây dựng, thiết

kế, hoạch định), dự kiến (dự thảo, soạn

thảo, dự trù), tổ chức (tiến hành, thực hiện,

Tên công vi c ệ

Tên công vi c ệ

 Sau danh từ là một tân từ, với chức

năng bổ ngữ, để làm rõ thêm nghĩa

của danh từ chỉ đối tượng, trả lời các câu hỏi để làm gì, ở đâu, bao giờ, cho

ai, vì cái gì?

Xác đ nh m c tiêu công ị ụ

Xác đ nh m c tiêu công ị ụ

vi c ệ

 Mục tiêu là cái cần phải đạt được,

luôn phải hướng vào

 Phân biệt mục đích & mục tiêu

 Mục tiêu: tổng quát (chung) & cụ thể

 Một công việc có thể có một/một vài

mục tiêu

 Mục tiêu phải SMART: cụ thể, đo

lường được, xác đáng, khả thi & có

thời hạn

 Hoạt động cụ thể liên quan đến nhiều yếu

tố đầu vào: chức năng/nhiệm vụ, đơn vị/cá nhân thực hiện, cấp quản lý, thời hạn thực hiện, nguồn vốn, …

 Trước hết là động tác liệt kê tất cả những

gì cần làm

 Sau đó tiến hành việc điều chỉnh

(tách/nhập) các hoạt động & sắp xếp

thành bảng tổng hơp theo trình tự thời

gian & tùy theo yêu cầu, có thể bóc tách

thành bảng con theo các chủ đề: đơn vị/cá nhân thực hiện, cấp quản lý, …

tiện, thiếu trách nhiệm

Xác đ nh các s n ph m ị ả ẩ

Xác đ nh các s n ph m ị ả ẩ

 Sản phẩm có thể hữu hình (như bản báo cáo), có thể vô hình (như việc trình bày báo cáo tại hội nghị)

 Các hoạt động khác nhau, nói chung,

mang lại những sản phẩm khác nhau > xác định sản phẩm theo các hoạt động

đã xác định

 Các sản phẩm khác nhau đòi hỏi cách

đánh giá & phương tiện đo lường khác nhau, có những yêu cầu về chất lượng khác nhau (ví dụ tiếp dân đo lường?)

4.2.1 Thiết kế công việc

* Yêu cầu:

 Phù hợp với mục tiêu

 Nội dung phải rõ ràng, có tính khả thi.

 Tạo ra khả năng sáng tạo cho CBCC

 Tạo ra khả năng hợp tác khi giải quyết

 Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi.

4.2.Thiết kế &Phân công công việc

* Các phương pháp thiết kế

 Thiết kế công việc theo dây chuyền

Thiết kế công việc theo nhóm

Thiết kế công việc theo từng cá nhân

4.2.2 Phân công công việc

*Nguyên tăc phân công

 Phối hợp thực hiện các chức năng, nhiệm vụ

của công sở

 Tương thích chức năng &khả năng

 Tiêu chuẩn thích hợp cho từng công việc

 Mô tả cụ thể công việc

 Thay thế

 Thúc đẩy việc nâng cao trình độ, nghiệp vụ, tạo

sự thăng tiến cho nhân viên.

*Cách thức phân công công việc

 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị

 Phân công theo khối lượng và tính chất

của công việc

 Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

 Đảm bảo tính thích ứng giữa năng lực của nhân viên và chức trách được giao

- Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006

4.3 Tổ chức, điều hành các cuộc họp