BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: “TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN
Trang 1BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: “TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG,
TỈNH LẠNG SƠN”
Hà Nội, tháng 4 năm 2017
Trang 2MỤC LỤC
Contents
LỜI CẢM ƠN 4
PHẦN 1: MỞ ĐẦU 5
LỜI MỞ ĐẦU 5
1.1 Mục đích thực tập 6
1.2 Nội dung thực tập 7
1.3 Thời gian và địa điểm thực tập 7
1.4 Báo cáo quá trình thực tập 8
1.5 Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 10
PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO 11
TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG 11
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, 11
TỈNH LẠNG SƠN 11
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN 12
1.1 Lịch sử hình thành 12
1.2 Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 12
1.3 Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 13
1.3.1 Cơ cấu tổ chức và nhân sự 14
1.3.2 Chức năng 14
1.3.3 Nhiệm vụ 14
Trang 3Chương 2: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN
LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN 16
2.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản 16
2.1.1 Khái niệm quản lý văn bản 16
2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến 16
2.2 Thực trạng của công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 31
2.2.1 Tình hình hoạt động của bộ phận Văn phòng trong công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 32
2.2.2 Kết quả thực hiện công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 33
2.3 Nhận xét hoạt động của công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 37
2.3.1 Những kết quả đã đạt được 37
2.3.2 Những mặt hạn chế 38
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 39
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN… 41
3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 41
3.1.1 Tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát………41
Trang 43.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức 41
3.1.3 Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 42 3.1.4 Tăng cường trang thiết bị vật chất, thiết bị phụ trợ 43
3.1.5 Tăng cường công tác thông tin tuyên truyền 43
3.2 Một số kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 44
PHẦN 3: KẾT LUẬN 46
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 48
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 49
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, em đã học tập vàtiếp thu được rất nhiều những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước Kìthực tập cuối khóa là một cơ hội tốt để cho em vận dụng những kiến thức đã đượchọc vào thực tế, để rèn luyện các kĩ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bước đầulàm quen những công việc liên quan đến chuyên ngành được đào tạo, nhằm nângcao hiểu biết và học hỏi được những kinh nghiệm thực tiễn phục vụ cho công việcsau này
Trong thời gian thực tập 02 tháng vừa qua (từ 06/3/2017 – 28/4/2017), tạiVăn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình,
sự quan tâm và tạo điều kiện của các cô chú, anh chị trong cơ quan thực tập, cũngnhư sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của thầy cô giáo hướng dẫn thực tập
Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban nhândân xã Thanh Long, cụ thể là chú Triệu Viết Thăng (Công chức Văn phòng –Thống kê) đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, cũng như đã cung cấp
tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập này Đồng thời, em xin chânthành cảm ơn các thầy cô tại Học viện Hành chính Quốc gia – những người đãcung cấp cho em nền tảng kiến thức lý luận vô cùng bổ ích trong bốn năm học Đặcbiệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Trưởng đoàn ThS DoãnMinh Thắng, Phó đoàn ThS Nguyễn Trường Huy và giảng viên hướng dẫn côNguyễn Hồng Vân đã nhiệt tình hướng dẫn cho em trong quá trình thực tập, cũngnhư trong quá trình hoàn thiện báo cáo thực tập này
Hà Nôi, ngày 28 tháng 3 năm 2017
Sinh viên thực tập
Hoàng Ngọc Tuyền
Trang 6PHẦN 1: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – hiện đạihóa đất nước, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước côngnghiệp theo hướng hiện đại Để thực hiện mục tiêu này, chúng ta đã xây dựng mộtnền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủnghĩa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng trên rất nhiều mặt, đẩy mạnh chuyểndịch cơ cấu kinh tế theo hướng giảm tỉ trọng của nông nghiệp, tăng nhanh tỉ trọngcủa công nghiệp và dịch vụ quyết tâm đạt được mục tiêu đã đề ra
Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, Việt Namđang tiến hành cải cách nền hành chính trên nhiều lĩnh vực, đây được xem là nộidung quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước trong tương lai.Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần nângcao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Đâyđược coi là một trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cáchnền hành chính quốc gia Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta phải cải tiến vàhoàn thiện hoạt động của bộ phận văn phòng và đặc biệt là công tác quản lý vănbản
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cầncủa mỗi cơ quan Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan, tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, đổi mới phương thức lãnh đạo Để làmđược điều đó thì trước tiên phải nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản Tuynhiên, cho đến nay vẫn còn những bất cập, thắc mắc về công tác quản lý văn bản
Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra cácgiải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản lý vănbản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp nói chung và Văn phòng ủy ban nhândân xã Thanh Long nói riêng là một vấn đề cơ bản, cấp thiết hiện nay Xuất phát từ
Trang 7tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 02 tháng thực tập tại cơ quan em đã
chọn đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn” làm báo cáo thực tập của
mình
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn ” lấy vấn
đề quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long làm đối tượngnghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong
phạm vi hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện VănLãng, tỉnh Lạng Sơn
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này,
em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp luận duy vật biện chứng
Phương pháp phân tích các cơ sở dữ liệu
Phương pháp tổng hợp, khái quát trên cơ sở các số liệu báo cáo và tài liệuliên quan
Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện VănLãng, tỉnh Lạng Sơn
Chương 2: Thực trạng hoạt động của công tác quản lý văn bản tại Vănphòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiệncông tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyệnVăn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
1.1 Mục đích thực tập
Thực hiện Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 của Giámđốc Học viện Hành chính Quốc gia về việc ban hành quy chế tổ chức thực tập chosinh viên Đại học hành chính hệ chính quy
Trang 8Theo kế hoạch thực tập của Phòng đào tạo Học viện Hành chính Quốc gia.Mục đích thực tập như sau:
Nắm được công tác quản lý văn bản tại Văn phòng
Quan sát sự phối hợp giải quyết các văn bản giữa Văn phòng và cácphòng ban chuyên môn tại cơ quan
Thực hành các kỹ năng hành chính liên quan
1.3 Thời gian và địa điểm thực tập
Trang 9Địa điểm thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện VănLãng, tỉnh Lạng Sơn
Thời gian thực tập: thời gian thực tập tại Văn phòng bắt đầu từ 06/03/2017
đến hết ngày 28/04/2017
1.4 Báo cáo quá trình thực tập
Cán bộ hướng dẫn
TriệuViếtThăng
Tuần 2, 3
(từ 13/03
đến 24/03)
Tiến tập tại bộ phận Văn phòng
Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc tại bộ phậnVăn phòng của Ủy ban nhân dân xã Thanh Long
Nhận nhiệm vụ và hoàn thành công việc do cán
bộ hướng dẫn thực tập giao
Nghiên cứu các văn bản liên quan đến quản lývăn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Ủy ban nhândân xã
Thực hành soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ,giấy tờ văn bản
Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thứcvăn bản và các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khác như: sửdụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn bản
Chọn đề tài viết báo cáo và lập đề cương báocáo thực tập
Trình giảng viên hướng dẫn xem đề cương báocáo thực tập
TriệuViếtThăng
Học sử dụng máy photo, máy in,…
Nhận biết và thực hành đóng các loại con dấucủa cơ quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh
TriệuViếtThăng
Trang 10lãnh đạo cơ quan.
Tiến hành viết báo cáo thực tập sơ lược
Liên hệ với Công chức Văn phòng Thống kê đểthu thập số liệu viết báo cáo
Hoàn thành báo cáo sơ lược
Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáothực tập sơ lược
Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báocáo
Hoàn thành báo cáo sơ lược
TriệuViếtThăng
Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn của Giảngviên hướng dẫn
Xin ý kiến đánh giá quá trình thực tập tại cơquan thực tập
Nộp báo cáo thực tập
TriệuViếtThăng
1.5 Những công việc đã làm trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, em
đã được thực hiện một số công việc cụ thể liên quan, bao gồm:
Nghiên cứu các văn bản liên quan đến quản lý văn bản đến, văn bản đi tạiVăn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long
Trang 11Thực hành soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ văn bản
Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thức văn bản và các nghiệp vụvăn thư lưu trữ khác như: sử dụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn bản
Vào sổ văn bản đến, văn bản đi, văn bản giao trực tiếp và sổ chuyển giaobưu điện
Học sử dụng thiết bị như: máy photo, máy in,…
Nhận biết và thực hành đóng các loại con dấu của cơ quan như: Ủy ban nhândân, dấu chức danh lãnh đạo cơ quan
Trang 12PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁOTÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG,
TỈNH LẠNG SƠN
Trang 13Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN
VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN 1.1 Lịch sử hình thành
Vào tháng 2/1981, theo quyết định số 08/QĐ-UBND của Chủ tịch Ủy bannhân dân tỉnh Lạng Sơn thì hai xã Hành Thanh và Phượng Long được sáp nhập lạithành xã Thanh Long
Thanh Long là một xã biên giới có truyền thống bảo vệ An ninh Biên giớiQuốc gia, với đường biên giới dài 9,04km có 19 cột mốc từ 1063+800 đến 1080trong đó có 17 mốc chính và 02 mốc phụ
Trải qua qua trình xây dựng và phát triển chính quyền, xã Thanh Long đãđạt được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vực
Trong tình hình mới, Đảng bộ và nhân dân xã ra sức thi đua phấn đấu xâydựng địa phương, củng cố chính quyền cơ sở làm nền tảng cho công cuộc xây dựngđất nước
Hiện nay, dân số toàn xã là 3.150 người, gồm 03 dân tộc chính(Tày, Nùng,Kinh) cùng nhau sinh sống Địa giới hành chính được chia làm 17 thôn bản (trong
đó có 07 thôn biên giới) với diện tích đất tự nhiên là 388383ha
1.2 Tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnhLạng Sơn được căn cứ, quy định tại Luật chính quyền địa phương số77/2015/QH13 ngày 19/6/2015 và căn cứ theo Quyết định số 96 của Ủy ban nhândân tỉnh Lạng Sơn ngày 28 tháng 09 năm 2001 ( 96/2001/QĐ-UBND) quy định vềchức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan chuyên môn thuộc Ủy bannhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Căn cứ theo luật vàquyết định này tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân xã Thanh Long như sau:
Tổng số biên chế là 23 người trong đó gồm có 01 Chủ tịch, 02 phó chủ tịch
và 02 ủy viên Ủy ban nhân dân, trong đó 01 phó chủ tịch phụ trách văn hóa – xã
Trang 14hội, 01 phó chủ tịch phụ trách kinh tế - nông nghiệp, 01 ủy viên là Trưởng công an
xã phụ trách an ninh; 01 ủy viên là chỉ huy trưởng quân sự xã phụ trách quân sự
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ THANH LONG
1.3 Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn
Cơ cấu tổ chức, nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Ủy bannhân dân xã Thanh Long được quy định tại Quyết định số 96 của Ủy ban nhân dântỉnh Lạng Sơn ngày 28 tháng 9 năm 2001 ( 96/2001/QĐ-UBND) và theo quyếtđịnh số 05/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân xã Thanh Long về việc ban hành quychế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng,tỉnh Lạng Sơn Căn cứ theo các quyết định này cơ cấu tổ chức, nhân sự và chứcnăng nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long như sau:
1.3.1 Cơ cấu tổ chức và nhân sự
HĐND
UBND THƯỜNG TRỰC UBND
ỦY VIÊN THƯỜNG TRỰC XÃ
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
– TÀI
CHÍNH
TƯ PHÁP – HỘ TỊCH
VĂN PHÒNG THỐNG KÊ
ĐỊA CHÍNH
QUÂN SỰ
CÔNG AN
Trang 15Biên chế của Văn phòng gồm: 02 biên chế, gồm các chức danh:
Công chức Văn phòng Thống kê: 01
Công chức Văn phòng Thống kê kiêm văn thư: 01
1.3.2 Chức năng
Tổ chức phục vụ các hoạt động của Ủy ban và Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã;giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động củacác cơ quan chuyên môn cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; bảođảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban xã; tham mưu giúp
Ủy ban nhân dân xã quản lý nhà nước về công tác dân tộc và tôn giáo; ngoại vụ, thiđua khen thưởng trên địa bàn
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịchlàm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chứccác kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy bannhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp,
Trang 16theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã vàthực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình pháttriển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địabàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao
Trang 17Chương 2:
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG,
TỈNH LẠNG SƠN 2.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản
2.1.1 Khái niệm quản lý văn bản
Căn cứ theo thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 vềhướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức,Thông tư số 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Thìquản lý văn bản được hiểu như sau:
Công tác quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng
Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan
2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến
a Công tác quản lý văn bản đi
Căn cứ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm các loại quy phạm pháp luật,văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản
đi ở bộ phận Văn phòng và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi
Trang 18gửi đi Trình tự quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND xã Thanh Long về cơbản đã tuân thủ theo quy định của nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ vềcông tác văn thư (và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi 1 sốđiều trong nghị định 110/2004/NĐ-CP)
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Côngvăn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan,đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phảiđược Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền kí chính thức, sau đó phảichuyển qua bộ phận văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cả công văn đi phải lấy sốriêng cho từng loại
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng Ủy ban nhân dân
xã Thanh Long như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chungcủa cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật cóquy định khác
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củapháp luật hiện hành và đăng ký riêng
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Trang 19về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký nhưsau:
Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống
số riêng
Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng
Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiệntheo quy định của pháp luật hiện hành
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đi:
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm
a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đicho phù hợp
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi mà cụ thể là mẫu sổ công văn đi của UBND xãThanh Long được trình bày như sau:
Trang 20S ố bản
N ơi nhận
L ưu
hồ sơ
G hi chú
B ản sao
B ản chín h (
1)
(
( 4)
( 5)
( 6)
( 7)
(
( 10)
Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vitính
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Cơ quan:………
Năm:………
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Từ số:………đến số:………
Từ ngày:…/…./…….đến ngày:…/…./……
Trang 21Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đượcthực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bảncủa cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành vàphụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quanquản lý ngành
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượngkhẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2,Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
Trang 22Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản
Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì:
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và cácdấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản
2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)
Chuyển phát văn bản đi
Trang 23Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối vớivăn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phảilập Sổ chuyển giao riêng
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫntại Phụ lục IX của Thông tư
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít vàviệc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký vănbản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để
ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác:
Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi
Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện:
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vàđóng dấu vào sổ (nếu có)
Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơinhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính
Chuyển phát văn bản mật:
Trang 24Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 vàĐiều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11).
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thuhồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phảichuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổgửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết
Bước 5: Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nộidung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
Trang 25 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức.
b Công tác quản lý văn bản đến
Căn cứ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan
Tất cả các loại văn bản, (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng vàvăn bản mật) đơn, thư gửi đến UBND xã được gọi chung là văn bản đến
Nhìn chung, số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bảnđến có ngày, tháng, năm nào bộ phận Văn phòng xếp lại thành giấy nhỏ trên tậpcông văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến Tất cả tập này được để trong bìacứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong Sau mỗi năm bộ phận Vănphòng cất vào tủ đựng hồ sơ, tài liệu
Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến ở Văn phòng Ủy ban nhân dân
xã Thanh Long gồm các bước sau:
Bước 1 : Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sốlượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trướckhi nhận và ký nhận
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặcvăn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản cóđóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhậnvăn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lậpbiên bản với người chuyển văn bản