Bài báo cáo thực tập công tác Văn Phòng HĐND và UBND thành phố Đồng Hới

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền Trung là đơn vị công lập thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng thuộc các chuyên ngành Quản lý nhà nước, Quản trị nhân lực, Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học. Nhằm nâng cao nhận thức, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tiếp cận thực tế và có điều kiện kiểm nghiệm lý thuyết đã học. Đồng thời nâng cao chất lượng đào tạo chuyên ngành, phát triển kỹ năng thực hành và giáo dục truyền thống cho sinh viên. Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi kiến tập thực tế tại các cơ quan, đơn vị theo ngành nghề đào tạo. Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trọng và cần thiết với mục đích đưa lý luận vào trong thực tiễn để mỗi sinh viên làm quen và rèn luyện những kỹ năng cần thiết, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để vận dụng vào kỳ thực tập tốt nghiệp và cuộc sống sau này. Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. ” Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy với công việc. Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. Để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức thực tế cho sinh viên trong quá trình học lý thuyết tại trường. Được sự chấp thuận của Giám đốc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ sở Miền Trung và đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tôi được nhận về kiến tập tại Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới. Đây chính là môi trường thuận lợi để tôi có thể tiếp cận với những kỹ năng, nghiệp vụ về quản trị văn phòng. Trong thời gian kiến tập 1 tháng từ ngày 06/7/2015 đến ngày 31/7/2015, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các cô, các chú, các anh chị trong Văn phòng cùng sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, vốn kiến thức, nghiên cứu thu thập các tài liệu phục vụ cho bài báo cáo của mình. Nội dung phần báo cáo gồm có 3 phần : Phần I : Khảo sát công tác Văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới Phần II : Kết luận và đề xuất kiến nghị Phần III : Phụ lục.

LỜI MỞ ĐẦU

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại miền Trung là đơn vị công lập thuộcTrường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độĐại học, Cao đẳng thuộc các chuyên ngành Quản lý nhà nước, Quản trị nhânlực, Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học

Nhằm nâng cao nhận thức, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tiếp cậnthực tế và có điều kiện kiểm nghiệm lý thuyết đã học Đồng thời nâng cao chấtlượng đào tạo chuyên ngành, phát triển kỹ năng thực hành và giáo dục truyềnthống cho sinh viên Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi kiến tập thực tế tại các

cơ quan, đơn vị theo ngành nghề đào tạo Kiến tập ngành nghề là một nội dungquan trọng và cần thiết với mục đích đưa lý luận vào trong thực tiễn để mỗi sinhviên làm quen và rèn luyện những kỹ năng cần thiết, học hỏi, tích lũy kinhnghiệm để vận dụng vào kỳ thực tập tốt nghiệp và cuộc sống sau này

Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọngđặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắmtình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng ”

Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị.Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết, luôn phấnđấu vươn lên, tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy với công việc.Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải

có một nền hành chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác,hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt làcông cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công táchành chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cảitiến, phát huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc củamỗi cơ quan, đơn vị

Để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức thực tế cho sinh viên trongquá trình học lý thuyết tại trường Được sự chấp thuận của Giám đốc TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội cơ sở Miền Trung và đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tôiđược nhận về kiến tập tại Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới.Đây chính là môi trường thuận lợi để tôi có thể tiếp cận với những kỹ năng,nghiệp vụ về quản trị văn phòng

Trong thời gian kiến tập 1 tháng từ ngày 06/7/2015 đến ngày 31/7/2015, tôi

đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các cô, các chú, các anh chịtrong Văn phòng cùng sự hướng dẫn của các thầy cô trong khoa Quản trị vănphòng, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm, vốn kiến thức, nghiên cứu thuthập các tài liệu phục vụ cho bài báo cáo của mình

Nội dung phần báo cáo gồm có 3 phần :

Phần I : Khảo sát công tác Văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới

Phần II : Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần III : Phụ lục.

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG

HĐND- UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI

* Giới thiệu chung về thành phố Đồng Hới:

Thành phố Đồng Hới, thuộc tỉnh Quảng Bình nằm trên quốc lộ 1A, Đườngsắt Thống nhất Bắc Nam và đường Hồ Chí Minh, có vị trí địa lý 17o21’ vĩ độbắc và 106o10’ kinh độ đông Diện tích tự nhiên là 155,54 km2 , dân số: 103.988người Thành phố có vị trí trung độ của tỉnh Quảng Bình, cách khu du lịch di sảnthiên nhiên thế giới vườn quốc gia Phong nha - Kẻ Bàng 50 km, cách khu dulịch suối Bang 50 km, cách khu cụm Cảng biển Hòn La 60 km và cửa khẩu quốc

tế Cha Lo 180 km, Đồng Hới nằm ngay dọc bờ biển, có sông Nhật Lệ chảy giữalòng thành phố, bờ biển với chiều dài 12 km về phía Đông thành phố và hệthống sông, suối, hồ, rừng nguyên sinh ở phía tây thành phố rất thích hợp chophát triển du lịch, nghỉ ngơi, giải trí

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Đồng Hới

Căn cứ vào “ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày

26 tháng 11 năm 2003 ” Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND thành phốĐồng Hới nói riêng cũng như của UBND thành phố thuộc tỉnh( gọi chung là cấphuyện) nói chung được quy định rõ rõ từ Điều 97 đến Điều 107 của Luật Tổchức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụthể:

1 Chức năng

UBND thành phố Đồng Hới do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hànhcủa Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảmthực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm

sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ươngtới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Điều 97:

- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân thành phố Đồng Hới thực hiện những

nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngânsách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợpcần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhândân xã, phường xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã, phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định củapháp luật;

+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, phường.

Điều 98:

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷban nhân dân thành phố Đồng Hới thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sauđây:

+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

+ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâmsản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,phường;

+ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợivừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của phápluật

thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dântỉnh.

+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sởtheo sự phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

+ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

+ Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Điều 102:

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thểdục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức cáctrường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạoviệc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thicử;

+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh

do địa phương quản lý;

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

+ Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y,dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

+ Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,nhân đạo

Điều 103:

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhândân thành phố thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sảnxuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt;

+ Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chấtlượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn thànhphố; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địaphương

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp viphạm theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựnglực lượng công an nhân dân thành phố vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thựchiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành

vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

Điều 105:

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhândân thành phố có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào củacông dân ở địa phương;

+ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáohoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật vàchính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, phường thực hiện các biệnpháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân;

+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chứctiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướngdẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, phường

+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷban nhân dân cấp trên;

+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của thành phố;

+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ởđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

3 Tổ chức bộ máy của UBND thành phố Đồng Hới

UBND thành phố Đồng Hới gồm có 13 phòng, ban trực thuộc :

* Phòng Giáo dục và Đào tạo

* Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

* Phòng Y tế

* Thanh tra Nhà nước

* Phòng Văn hóa Thông tin

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Vị trí, chức năng:

Là cơ quan có chức năng tổng hợp và phục vụ các hoạt động của HĐND và

UBND thành phố thực hiện quyền lực quản lý Nhà nước và ở địa phương Chịu

sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và công tác của UBND thànhphố

- Nhiệm vụ, quyền hạn:

+ Giúp Thường trực HĐND, UBND thành phố xây dựng chương trình, kế hoạchhoạt động hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm Phục vụ HĐND, UBNDthành phố thực hiện chương trình, kế hoạch sau khi được thông qua

+ Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND thành phố tiếp dân, chuyển đơn, theo dõi,đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân do đại biểuHĐND thành phố chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết

+ Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND thành phố tiếp xúc cử tri, tổng hợp ý kiến,kiến nghị của cử tri, báo cáo Thường trực HĐND thành phố theo quy định vàgửi đến các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét, giải quyết theo quy địnhcuả pháp luật

+ Phục vụ hoạt động đại biểu HĐND thành phố về chuẩn bị cho kỳ họp, đảmbảo hoạt động của đại biểu HĐND tại kỳ họp theo quy định hiện hành.

+ Giúp HĐND, Thường trực HĐND thành phố điều hoà, phối hợp hoạt độngcủa các ban của HĐND trong thẩm tra báo cáo, đề án do HĐND, Thường trựcHĐND thành phố phân công

+ Phối hợp với các Ban của HĐND thành phố chuẩn bị báo cáo về hoạt độngcủa HĐND tại kỳ họp HĐND Rà soát lần cuối về thể thức, nội dung văn bảntrước khi trình HĐND, Thường trực HĐND thành phố xem xét, phê chuẩn hoặcthông qua, phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến Nghị quyết của HĐNDthành phố trên các phương tiện thông tin đại chúng

+ Quản lý công tác văn thư, hành chính, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND,Thường trực HĐND và các Ban của HĐND, UBND thành phố theo quy địnhcủa Pháp luật Hướng dẫn các cơ quan chuyên môn của thành phốvề công tácvăn thư, hành chính, lưu trữ thống nhất theo đúng nguyên tắc, chế độ của Nhànước (bao gồm cả chế độ bảo mật giấy tờ)

+ Tổ chức công tác thông tin, xử lý thông tin bảo đảm phản ánh thưuờng xuyên,kịp thời, chính xác theo đúng tình hình các mặt công tác trong thành phố, phục

vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND thành phố

+ Giúp UBND thành phố trong việc phối hợp với các tổ chức, cơ quan của thànhphố chuẩn bị các vấn đề để UBND hoặc HĐND thành phố xem xét, quyết địnhkịp thời, chính xác đúng thể chế của Nhà nước Xem xét các quyết định và cácbiện pháp của HĐND, UBND cấp xã, phát hiện và đề nghị UBND thành phốuốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợp với chủ trương, chính sách củaĐảng, Nhà nước

+ Tổ chức truyền đạt các quyết định của UBND thành phố cho các ngành, cáccấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong việc thực hiện cácquyết định đó

+ Giúp UBND thành phố đảm bảo mối quan hệ giữa UBND thành phố và cácđoàn thể nhân dân trong thành phố Tổ chức việc tiếp nhận và giải quyết cáckhiếu nại, tố cáo của nhân dân.

+ Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của HĐND, UBND thành phố vàviệc thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài chính của HĐND,UBND thành phố theo chế độ tài chính Nhà nước Tổ chức phục vụ đảm bảođiều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của HĐND,Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, đại biểu HĐND, UBND thành phố.+ Trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thự chiện nhiệm vụcải cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực được giao

+ Tham mưu giúp UBND thành phố về công tác ngoại vụ, gồm:

Giúp UBND thành phố chuẩn bị nội dung làm việc và tổ chức đón tiếp đoànkhách quốc tế đến thăm và làm việc tại địa phương

Quản lý các đoàn ra, đoàn vào thuộc phạm vi của địa phương

+ Xử lý các vấn đề về lãnh sự, có liên quan đến yếu tố nước ngoài như: đi lại,lưu trú, tai nạn… của người nước ngoài

+ Hướng dẫn, giúp đỡ và quản lý hoạt động của các đoàn, các phóng viên báochí nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương

+ Tham mưu giúp UBND thành phố xây dựng các chương trình, dự án xin tàitrợ, viện trợ phi chính phủ từ nước ngoài tại địa phương

+ Tham mưu giúp UBND thành phố quản lý Nhà nước về công tác Thi đua –Khen thưởng, dân tộc, tôn giáo

+ Quản lý công chức, viên chức, tài chính, tài sản được giao theo quy định củaPháp luật và theo phân cấp hiện hành

+ Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Thường trực HĐND, UBND thành phốgiao

Công chức, người lao động tại văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hớigồm bộ phận tổng hợp, hành chính quản trị trong đó có các tổ: tổ chuyên viên, tổvăn thư, tài vụ, Trung tâm một cửa liên thông, tổ lái xe, tổ phục vụ, tổ quản trịmạng, tổ bảo vệ.

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới:

( Phụ lục 2)

2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

Để thống nhất trong việc quản lý hoạt động, đáp ứng yêu cầu công việctheo chức năng, nhiệm vụ, Văn phòng HĐND- UBND thành phố Đồng Hới( gọi tắt là Văn phòng ) phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng cán bộ, côngchức, viên chức như sau:

* Lãnh đạo văn phòng:

- Đồng chí Lê Thị Thu Cúc – Chánh văn phòng

+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành chung toàn bộ hoạt động của Vănphòng

+ Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng; chủ tài khoản,điều hành tài chính của HĐND, UBND và Văn phòng; đảm bảo yêu cầu cơ sởvật chất cho hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND vàUBND thành phố

+ Trực tiếp chỉ đạo, điều hành và quản lý hoạt động của trang thông tin điện

tử thành phố; việc đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện cơ chế mộtcửa liên thông xã, phường của thành phố

+ Chỉ đạo công tác tham mưu tổng hợp trên các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản;tài chính kế hoạch; Ngoại vụ; Xây dựng chính quyền và chỉ đạo điều hành củaUBND thành phố

+ Giữ mối quan hệ công việc với Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội vàHDDND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và Văn phòng Thành ủy

- Đồng chí Hoàng Thị Thanh Duyên – Phó Chánh Văn phòng:

+ Giúp Chánh Văn phòng lãnh đạo, điều hành hoạt động Văn phòng trên cáccông việc được Chánh Văn phòng phân công

+ Phụ trách công tác tham mưu tổng hợp chung của UBND thành phố

+ Chỉ đạo công tác tổng hợp thuộc các lĩnh vực: Nội chính, Kinh tế, Quản lý

đô thị; Tài nguyên môi trường; công tác GPMB

- Đồng chí Hồ Thanh Hải – Phó Chánh Văn phòng

+ Giúp Chánh Văn phòng lãnh đạo, điều hành hoạt động Văn phòng trên cáccông việc được Chánh Văn phòng phân công

+ Chỉ đạo tham mưu hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND; công táctham mưu, tổng hợp hoạt động của UBND thành phố trên các lĩnh vực: Vănhóa xã hội và Tôn giáo

+ Tham mưu quan hệ phối hợp giữa UBND thành phố với HĐND thành phố,Mặt trận và các tổ chức đoàn thể của thành phố

- Đồng chí Đoàn Thị Hải Lý – Phó Chánh Văn phòng:

+ Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành hoạt động văn phòng trên cáccông việc được Chánh Văn phòng phân công

+ Trực tiếp phụ trách hoạt động của Trung tâm một cửa liên thông thàh phố;công tác Cải cách TTHC, kiểm soát TTHC và việc áp dụng hệ thống quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

+ Theo dõi, đôn đốc công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo

* Tổ chuyên viên

- Đồng chí Phan Thị Thanh Nga : Tổ trưởng

Tham mưu quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ Tổng hợp lĩnh vực vănhóa- xã hội; tổng hợp phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND

- Đồng chí Hoàng Minh Thành

Theo dõi tổng hợp các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, Giải phóng mặt bằng ;công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố

- Đồng chí Dương Thị Thủy Lê

Theo dõi, tổng hợp các lĩnh vực: kinh tế, quản lý đô thị, Tài nguyên – Môitrường

- Đồng chí Hà Thị Thu Thủy

Theo dõi, tổng hợp các lĩnh vực Nội chính; công tác tiếp dân và giải quyếtđơn thư khiếu nại tố cáo

* Tổ văn thư, tài vụ: Gồm có 04 đồng chí

* Trung tâm một cửa liên thông: Gồm 07 đồng chí

( Phụ lục 3)

III Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của UBND thành phố Đồng Hới

Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới đã áp dụng các văn bảncủa Nhà nước quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ như Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông

tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báocáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Để thực hiện tuân thủđúng quy trình nghiệp vụ dựa trên những quy định Pháp luật, Nhà nước và đạtkết quả cao trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi –đến, giao nhận hồ sơ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Nhận thức được vaitrò, ý nghĩa, tác dụng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động cuả cơ quan,UBND Thành phố Đồng Hới đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác vănthư, lưu trữ.

* Quyết định số 03/2014/ QĐ- UBND ngày 26 tháng 4 năm 2014 của UBND

Thành phố Đồng Hới về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

( Phụ lục 4)

Bản Quy chế công tác văn thư, lưu trữ gồm có 05 chương, 43 điều

- Chương I : Quy định chung

- Chương II : Công tác văn thư

- Chương III: Công tác lưu trữ

- Chương IV: Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại tố cáo

- Chương IV: Trách nhiệm thi hành

Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND Thành phố Đồng Hới được điềuchỉnh một cách tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư, lưutrữ như: Quy định soạn thảo, ban hành văn bản hành chính về hình thức văn bảnhành chính; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; duyệt bản thảo, sữa chữa, bổsung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký banhành; ký văn bản; bản sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao vàbản sao lục; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ vàquản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan;Thu thập, bảo quản, bổ sung tài liệu lưu trữ

Văn phòng HĐND – UBND luôn chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ ,cácnghiệp vụ về văn thư luôn thực hiện tốt, các quy định về công tác Lưu trữ giúp

Văn phòng luôn luôn nắm bắt kịp thời các văn bản mới, tiêu hủy các văn bản hếtgiá trị và bảo quản tài liệu tốt nhất.

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơquan, tổ chức, chính vì vậy, việc ban hành và áp dụng các văn bản quy định vềquy chế công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động hàng ngày của cơ quan luônđem lại hiệu quả cao, sự thông suốt, đảm bảo đúng quy trình công việc, qua bảnquy chế công tác văn thư lưu trữ, cán bộ công chức sẽ căn cứ vào đó để thựchiện những công việc được giao, tạo sự đồng bộ trong hoạt động của cơ quan

2 Mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Đồng Hới

Có thể nói rằng, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác vănthư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyếtcông việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

Văn thư là bộ phận thuộc Văn phòng HĐND – UBND Thành phố ĐồngHới UBND Thành phố Đồng Hới đã áp dụng hình thức tổ chức công tác vănthư tập trung Toàn bộ các khâu tiếp nhận, chuyển giao, nắm bắt thông tin, quản

lý văn bản, tài liệu đi - đến… đều tập trung ở bộ phận văn thư thuộc Vănphòng Với mô hình tổ chức văn thư này sẽ thuận lợi cho việc tập trung quản lýthống nhất tài liệu, quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ, nâng cao chất lượngcông việc, tiết kiệm nhân lực

Hiện tại, tổ văn thư thuộc Văn phòng HĐND – UBND Thành phố ĐồngHới gồm có 03 người:

* Đồng chí Nguyễn Thị Hiệp - Tổ trưởng : Chịu trách nhiệm về công tác vănthư, lưu trữ hiện hành của cơ quan

* Đồng chí Hoàng Thị Liên Hoa: Chịu trách nhiệm in, ấn tài liệu HĐND vàUBND Thành phố

* Đồng chí Hoàng Xuân Thành : Thực hiện nhiệm vụ quét, gửi văn bản đi trên

hệ thống phần mềm gửi, nhận văn bản và thực hiện nhiệm vụ chuyển công văncủa HĐND, UBND Thành phố

3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Thành phố Đồng Hới

3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu là văn bản chứa đựng những quyếtđịnh và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước quản lý ban hành theo thẩmquyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệquản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức vàcông dân

Để tuân thủ theo những quy định của Pháp luật, cũng như đáp ứng đượcyêu cầu công việc, lãnh đạo UBND Thành phố được ban hành những loại vănbản sau:

- Chủ tịch UBND Thành phố có thẩm quyền ban hành:

+ Quyết định: Đối với loại văn bản này,thường được điều chỉnh nhữngnội dung như bổ nhiệm, khen thưởng, điều động, nâng lương, Quyết định banhành quy chế quy định

+ Chỉ thị: Thường điều chỉnh những nội dung về chỉ đạo, điều hành, triểnkhai thực hiện các công việc như Chỉ thị về công tác điều chỉnh quy hoạch sửdụng đất

- Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật vềcác văn bản theo các lĩnh vực công tác được phân công

- Chánh Văn phòng có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chínhthông thường như:

+ Báo cáo

+ Kế hoạch

+ Tờ trình

+ Thông báo

- Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thộc lĩnhvực công tác được phân công.

3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND Thành phố Đồng Hới

3.2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản

- Phông chữ trình bày văn bản:

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việtcủa bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

- Khổ giấy:

Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyểnđược trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

văn bản hành chính; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV_VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ về việc hướng dẫnvới thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Quốc hiệu:

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiềungang, ở phía trên, góc phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình

bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòngthứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối,

có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài củadòng chữ, cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡchữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, in thường Nếu tên cơ quan, tổchức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Ví dụ:

UBND THÀNH PHỐ ĐỒNG HỚI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Số, ký hiệu của văn bản:

+ Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của UBND Thành phốĐồng Hới Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vàongày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữviết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+Số, ký hiệu văn bản được trình bày dưới phần tác giả của văn bản, từ “ Số”được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, sau từ “ Số ” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn

10 phải ghi thêm số 0 phía trước Giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản cógạch nối không cách chữ

Ví dụ:

Báo cáo của Văn phòng HĐND – UBND được ghi như sau: Số: 15/BC-VP

- Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tênriêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng,năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 thìghi thêm số 0 ở trước

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh

có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

Ví dụ: Đồng Hới, ngày 14 tháng 07 năm 2015.

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

+ Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

+ Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trìnhbày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờtrình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dướitên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dướitrích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài củadòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Ví dụ:

BÁO CÁO Tình hình kinh tế - xã hội năm 2014;

Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội năm 2015

+ Trích yếu nội dung của công văn hành chính được trình bày dưới số, kýhiệu văn bản, sau từ viết tắt “V/v” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ13-14, kiểu chữ đứng

Ví dụ:

Số: /UBND

V/v giải quyết đơn kiến nghị

của các hộ dân trú tại phường

Phú Hải, thành phố Đồng Hới

- Nội dung văn bản:

+ Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Nội dung trongvăn bản đảm bảo các yêu cầu: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; phùhợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định củapháp luật; được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết,cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, ghiđầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật vàPháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh)

+ Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý đểban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo mộttrình tự nhất định, cụ thể:

* Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

* Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) banhành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

* Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

* Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểmhoặc theo khoản, điểm

- Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng;

cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảngcách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cáchdòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đagiữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp

lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấmphẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

Trong trường hợp văn bản có bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoảntrình bày:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề(tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ

tự của mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canhgiữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,đậm

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ

tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòngriêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữđứng

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theothứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữcủa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

+ Việc ghi quyền hạn người ký được thực hiện:

* Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vàotrước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức:

Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN

* Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt

“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu:

Ví dụ: KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó kýthay cấp trưởng

* Trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước

chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:

+Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học

vị và các danh hiệu danh dự khác

+ Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày bên phải dưới phần

nội dung, các chữ viết tắt “ TM ”, “ KT ”, “ TL ”, “ Q ”, được trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm

Chữ ký được ký dưới chức vụ, quyền hạn, dấu được đóng lên chữ ký được từ1/3 đến 1/2 tính từ bên trái Họ tên người ký được trình bày dưới dấu và chữ ký,được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

+ Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì ghi tên từng cơquan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặcmột số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung.

+ Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

* Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chứchoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

* Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo

là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Sau từ

“Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một

cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trêncùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhântrở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan,

tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng,cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầudòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòngchữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằngchữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản đượctrình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng códấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cầnthiết), cuối cùng là dấu chấm.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Ả Số trang văn bản:

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ sốẢ-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng

3.2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản có một vai trò rất quan trọng để các cơ quan quản lý hành chínhnhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Hàng năm, UBND Thànhphố Đồng Hới ban hành rất nhiều văn bản bao gồm rất nhiều loại văn bản khácnhau để điều chỉnh, giải quyết công việc nội bộ cũng như với các tổ chức vàcông dân trên địa bàn thành phố Văn bản của UBND Thành phố Đồng Hớiđược thực hiện theo đúng Thông tư số: 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính; Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV_VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ về việchướng dẫn với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ, côngchức làm việc tại UBND Thành phố đặc biệt quan tâm Vì vậy mà các văn bảnđều được trình bày theo đúng thể thức và kỹ thuật theo quy định, ít có sai sót

Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung đã được thểchế hóa, là phương tiện quan trọng, chủ yếu để truyền tải quyền lực của nhànước vào cuộc sống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký tra tìm, trích dẫnvăn bản và thể hiên giá trị pháp lý cũng như hiệu lực thi hành văn bản Các vănbản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với thẩm quyền, chức

vụ người ký và dấu của cơ quan Mặc dù chỉ là những yếu tố bên ngoài của vănbản, nhưng nếu thể thức văn bản được quy định rõ ràng và thực hiên thống nhất

sẽ góp phần cùng với nội dung văn bản đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thihành Chính vì vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn vản của UBND Thànhphố Đồng Hới được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.ngày 19

tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành về việc hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính.

Kỹ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện khá tốt khi soạn thảo đảm bảocho văn bản khi ban hành có đầy đủ tính mục đích, chính xác, được trình bàyđầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu Các cán bộ, chuyên viên đều có kinhnghiệm và kỹ năng trong việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính Tuy nhiên, dokhối lượng công việc có thời điểm bận rộn nên không tránh khỏi một số trườnghợp sai sót nhưng đều là những lỗi nhỏ về chính tả hay dấu câu, không ảnhhưởng lớn đến văn bản và đều được các cán bộ xem xét, sửa chữa kịp thời

3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND Thành phố Đồng Hới

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp

khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tácsoạn thảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vàphạm vi hoạt động Để văn bản được soạn thảo và ban hành một cách chính xác,thì người soạn thảo phải nắm vững các kiến thức và kỹ năng như thu thập và xử

lý thông tin, viết đề cương, kỹ thuật trình bày văn bản, cách sử dụng từ ngữ, cúpháp trình bày

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dung để chỉ trình tự các công việccần phải tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành Việc soạnthảo văn bản cần phải được thực hiện theo một trình tự khoa học

Tùy theo tính chất, nội dung, hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà cóthể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng Tuy nhiên việc xác định mộttrình tự chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hóa công tác này Những nộidung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được thể chếhóa, tức là phải được thể hiện bằng văn bản Trên cơ sở văn bản đã quy định vàtùy theo tính chất, quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, những nội dung quy

định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản có thể ban hành thành một quyđịnh riêng,hoặc cũng có thể ban hành như một văn bản độc lập.

Hiện tại, UBND Thành phố Đồng Hới chưa có văn bản chính thức nàoquy định về soạn thảo và ban hành văn bản Công tác soạn thảo và ban hành vănbản của UBND Thành phố Đồng Hới được thực hiện theo trình tự như sau:

- Bước 1: Xác định tính chất, nội dung, hình thức của văn bản cần soạnthảo Trong văn phòng HĐND – UBND Thành phố Đồng Hới, văn bản trướckhi được soạn thảo phải được xác định là văn bản tham mưu cho Ủy ban nhândân Thành phố hay là văn bản ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa Văn phòng, từ đó mới dựa vào cơ sở đó để soạn thảo cho đúng thể thức vànội dung văn bản

- Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Quá trình thu thập, xử lý thông tin của Văn phòng HĐND – UBND Thànhphố như sau:

+ Trường hợp là văn bản của Văn phòng thì trực tiếp tham khảo ý kiến củaPhó Chánh Văn phòng phụ trách công tác có liên quan trong nội dung văn bản,tham khảo ý kiến các phòng, ban, hoặc cá nhân để tiếp thu ý kiến và thu thậpthông tin

+ Trường hợp là văn bản tham mưu cho UBND Thành phố hoặc cần thuthập thông tin thì đề xuất vớilãnh đạo UBND Thành phố để mở các cuộc họpbàn để lấy ý kiến từ các phòng, ban, cá nhân liên quan

+ Nguồn thông tin được lấy từ văn bản của cấp trên về nhiệm vụ được giao,thông tin từ văn bản của cơ quan cấp dưới hoặc đơn vị trực thuộc về nhiệm vụcông tác Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản đảm bảo chính xác,đúng thực tế và hiện thời

- Bước 3: Lập đề cương, viết bản thảo

+ Đề cương văn bản là dự kiến trình bày những điểm chủ yếu trong nộidung văn bản Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những vấn đề đã