Tiểu luận Mô tả các cấp độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán

Trình tự ghi sổ Biểu đồ 01 1 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ- LUẬT KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

MÔ TẢ CÁC CẤP ĐỘ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG KẾ TOÁN

Giảng viên: Nguyễn Thanh Duy

Sinh viên thực hiện:

Đề tài 1: MÔ TẢ CÁC CẤP ĐỘ ỨNG DỤNG CNTT VÀO THỰC

TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HIỆN NAY

Contents

A PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN BẰNG TAY 4

I GIỚI THIỆU 4

- Các hình thức : 4

 Hình thức kế toán Nhật ký chung 4

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 4

 Hình thức Chứng từ ghi sổ 4

 Hình thức Nhật ký - Chứng từ 4

II ĐẶC TRƯNG 4

1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 4

2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 6

3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 8

III ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM 12

B THỨC EXCEL BÁN THỦ CÔNG 13

I Giới thiệu 13

II Thế mạnh 14

III Hạn chế 14

IV Ví dụ: 15

C PHƯƠNG THỨC PHẦN MỀN KẾ TOÁN 16

I Khái quát về phần mềm kế toán 16

1 Khái niệm của PMKT: 17

2 Bước tiến của PMKT so với excel 17

3 Lợi ích của PMKT đối với kế toán 17

4 Lợi ích của PMKT đối với doanh nghiệp 17

5 Đối với các đối tượng bên ngoài 18

II Ví dụ về phần mềm Fast Accounting 18

1 Khái quát phần mềm Fast Accounting 2.0 18

2 Cài đặt phần mềm Fast Accounting 19

3 Cách sử dụng phần mềm 19

4 Ưu việt của Fast Accounting nói riêng và PMKT nói chung 20

D PHƯƠNG PHÁP ERP 21

I ERP là gì? 21

III Bước tiến của ERP so với PMKT 24

IV Một số hạn chế 25

V Một số phần mềm ERP phổ biến 26

1/ ERP AMIS.VN 27

Vậy ERP AMIS.VN là gì ? 27

b/ Tính năng: 28

d Ưu điểm : 30

2/ ERP MICROSOFT DYNAMICS 30

a ERP MICROSOFT DYNAMICS là gì ? 30

b Chức năng: 31

c Ưu điểm : 33

E BUSINESS INTELIGENCE 34

I Khái niệm 34

II Đặc trưng của hệ thống BI 34

5 Lợi ích của Business Inteligent (BI) đối với doanh nghiệp 37

6 Hạn chế của hệ thống BI 41

Tài liệu tham khảo: 42

A PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN BẰNG TAY

I GIỚI THIỆU

- "Kế toán thủ công" hay còn gọi là kế toán bằng tay là phương pháp kế toán bằng bút, nhằm phân biệt với công việc kế toán bằng máy vi tính ("ghi chép" bằng bàn phím)

- Các hình thức :

 Hình thức kế toán Nhật ký chung

 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

 Hình thức Chứng từ ghi sổ

 Hình thức Nhật ký - Chứng từ

II ĐẶC TRƯNG

1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

a Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản

- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký,

mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó

- Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

b Các loại sổ kế toán

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

c Trình tự ghi sổ (Biểu đồ 01)

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

 Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp

vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

a Đặc trưng cơ bản

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái

- Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

b Các loại sổ kế toán

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

c Trình tự ghi sổ kế toán ( Biểu đố 02)

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả

2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng

kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền "Phát sinh" ở phần Nhật Ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các

Tài khoản = Tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính

3 Hình thức Chứng từ ghi sổ

a Đặc trưng cơ bản

- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

b Các loại sổ kế toán

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

c Trình tự ghi sổ kế toán (Biểu số 03)

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng

từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào

Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh

(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

4 Hình thức Nhật ký - Chứng từ

a Đặc trưng cơ bản

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ

kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

b Các loại sổ kế toán

 Nhật ký chứng từ;

 Bảng kê;

 Sổ Cái;

 Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

c Trình tự ghi sổ kế toán (Biểu số 04)

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật

ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn

cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

III ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM

Ưu và nhược điểm của kế toán thủ công không hoàn toàn là việc so sánh giữa kế toán thủ công và kế toán máy Chúng ta phải đi từ bản chất của kế toán thủ công để nêu lên những thuận lợi và khó khăn cho người làm kế toán

1 Ưu điểm

- Giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn: người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà không phải học trình tự vì đó là phương pháp cơ bản và phổ thông Ưu điểm này nhận thấy rõ nếu đem so sánh với luồng dữ liệu của một phần mềm kế toán

- Rèn luyện cho kế toán đức tính cẩn thận, tỉ mỉ: Đương nhiên rồi, vì ghi chép bằng bút thường rất hay bị sai sót mà đã sai sót thì lại rất khó sửa, đôi khi phải làm lại từ đầu cũng có thể suy ra từ đây rèn luyện thêm tính kiên nhẫn nữa

- Có thể làm việc được ở mọi tình huống (kể cả khi mất điện)

- Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy

Ví dụ 2: Mua hàng hoá/vật tư (Thanh toán bằng tiền mặt), bạn phải viết lập phiếu chi

và phải lập phiếu nhập đồng thời Song song đó bạn phải vào sổ qũy, sổ chi tiết vật tư cho từng mặt hàng

- Khi sai sót mất nhiều thời gian để tìm kiếm và nếu có cũng rất lâu

- Làm nhiều quy trình mới ra được báo cáo các lọai nhất là vào dịp kết sổ cuối năm

B THỨC EXCEL BÁN THỦ CÔNG

I Giới thiệ u

Excel là gì? Đó là một phần mềm hay một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương

trình ứng dụng này sẽ tạo ra môt bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong

Trong Excel, một Workbok là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ

đồ thi ) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính ), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin

Workbook

Worksheet Worksheet

1048576 dòng 16384 cột

Chartsheet

(file) Một Workbook chứa rất nhiều Worksheet hay chartsheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

Nhờ vào tính tích hợp này mà Excel trở thành công cụ hỗ trợ rất lớn cho kế toán:

 Có rất nhiều Worksheet nên mỗi Worksheet sẽ trở thành một giấy làm việc cho việc theo dõi các tài khoản trọng yếu, các phần hành riêng lẻ

 Việc Khai báo Thông tin mới, nhập liệu dễ dang và được cập nhật tự động trong hệ thống là ưu điểm vượt bậc so với kế toán tay

 Các liên kết nội và liên kết ngoại giúp việc cập nhật số liệu nhanh chóng và

tự động hóa đưa vào các phần hành của kế toán dễ dàng hơn

 Thiết lập các báo cáo theo mẫu và áp dụng các hàm tính toán trên Excel tang độ chính xác và nhanh chóng khi dữ liệu đã được nhập

 Vẽ đồ thị phân tích dễ dàng và nhanh chóng

 Lưu trữ tốt

II Thế mạ nh

 Không tốn tiền mua bản quyền

 Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về CSDL :Bản chất của mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách Nếu chỉ cần tạo DS dữ liệu, Excel sẽ

là giải pháp tối ưu

 Lưu trữ tốt hơn file giấy

 Dễ dàng thực hiện vì excel có các hàm hỗ trợ, thống kê các khoản mục một cách nhanh chóng

 Có nhiều khả năng phân tích :Bạn có thể khai thác toàn bộ khả năng phân tích dữ liệu của Excel mà không cần đến một chương trình nào khác

III Hạ n chế

 Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm (phù hợp với cty cực bé)

 Phần mềm kế toán được phát triển bởi những người làm IT chuyên nghiệp và có

sự tư vấn của những người làm kế toán nên dữ liệu kế toán được tổ chức khoa học,

có quan hệ dàng buộc chặt chẽ (ví dụ: không thể xóa linh tinh 1 chứng từ nếu có chứng từ phát sinh sau đó, không thể xóa đối tượng nếu đã tham gia giao dịch kinh

tế phát sinh) Còn Excel thì ngược lại

 Dữ liệu toàn bộ kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ nhiều files độc lập, dữ liệu lớn trên 5Mb thì mở ra rất chậm

 Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA – mà lập trình cỡ đó ko phải ai cũng làm được)

 Các chứng từ nhập đa phần dạng row của 1 Sheet, không đúng mẫu chứng từ thực

sự (tức là ko có quan hệ master-detail theo đúng nghĩa của 1 chứng từ)

 Sửa xóa chứng từ thoải mái (thậm chí ko có cả các danh mục đối tượng, và nếu có thì có thể xóa xoẹt đi mà chả sao cả) nhưng chưa chắc đã có quan hệ tốt nên có thể

dữ liệu ko đúng Không đáp ứng được nguyên tắc kế toán trong trường hợp sửa xóa: Nguyên tắc lịch sử chứng từ Và giả sử có sửa xóa thì cũng không theo dõi lưu vết hành động được

 Làm excel thì phụ thuộc vào người làm Nhân viên kế toán bỏ đi thì nhân viên khác sẽ chưa chắc có các file kế toán đó, mà có chưa chắc đã sử dụng được Còn phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng để người sau có thể dùng được

 Nếu làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày Trong khi làm PMKT thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ KT thì người dùng ko còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa Nhưng bấm Recap là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập

 Macro của Excel có thể bị xóa bởi các PM diệt virus trong khi các CSDL của PMKT thì ít bị trục trặc Tính an toàn cao của PMKT với các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu ko có quyền

 Nếu muốn phân quyền trên Excel thì cũng phải viết gần như 1 PMKT Tuy nhiên

ở VN chỉ có 1 vài người làm được việc đó Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là = 0

IV Ví dụ :

Quy trình mà chúng ta làm kế toán bằng excel:

Bước 1: Thiết lập thông tin doanh nghiệp

 Thiết lập thông tin doanh nghiệp: tên doanh nghiep, địa chỉ, mã số thuế,

 Thiết lập danh mục : +Bảng đăng kí danh mục tài khoản lưu chứa các mục thông tin về danh mục tài khoản, số lượng đầu kỳ/cuối kỳ, số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ

và số dư cuối kỳ Các thông tin này chỉ khai báo một lần duy nhất khi mới bắt đầu sử dụng

+ Bảng cân đối tài khoản phát sinh: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Kế toán viên phải nhập dữ liệu thông tin kế toán

 Thiết lập hệ thống sổ: nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, bảng kê mua hàng, nhật ký bán hàng, sổ theo dõi tài sản cố định…

Bước 2: Nhập số dư ban đầu

Bước 3: Cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ

 Nghiệp vụ thu chi tiền

 Nghiệp vụ mua bán hàng

 Tài sản cố định

 …

Bước 4: Làm các bút toán cuối kỳ

 Phân bổ chi phí trả trước

 Xác định giá vốn trong kỳ

 Tính và trích Khấu hao TSCĐ

 …

Bước 5: Làm Báo Cáo Tài Chính

 Cập nhật bảng cân đối tài khoản phát sinh

 Bảng cân đối kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

 Thuyết minh báo cáo tài chính

Nhờ vào Excel là một bảng tính nên ta dễ dàng áp dụng các hàm để việc tính toán diễn ra dễ dàng và nhanh chóng hơn Một số hàm thong thường như: AND(logical1, logical2, …); IF(logical_test, value_if_true,value_if_false); LEFT(text, num_chars); Các hàm nâng cao như : SUMIF(range, criteria, sum_range); DSUM(database, filed, criteria); … Và để hình thành công thức tính toán đôi khi phải ghép các hàm đó với nhau

Ví dụ cụ thể: sau khi thiết lập hệ thống như trên thì dựa vào các chứng từ kế toán

ta nhập dữ liệu vào bảng kế toán máy Vì đã thiết lập các công thức từ trước nên dữ liệu

sẽ được cập nhật đến các sheet liên quan trong nghiệp vụ ta đã nhập liệu Cứ như thế thì đến cuối kì ta chỉ cần xem các sổ tổng hợp hay bảng cân đối tài khoản phát sinh để tiến hành lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp

C PHƯƠNG THỨC PHẦN MỀN KẾ TOÁN

I Khái quát về phầ n mề m kế toán

Cùng với quá trình phát triển CNTT, để tiết kiệm thời gian cugnx như công sức trong công việc kế toán Phần mềm kế toán ra đời là một bước tiến trong lĩnh vực kế toán

1 Khái niệm của PMKT:

- PMKT là một chương trình lập trình sẵn, sử dụng dữ liệu đầu vào (các chứng

từ phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn…) sẽ xử lý dữ liệu này và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo tài chính

2 Bước tiến của PMKT so với excel

- Tính chính xác: Trước đây khi xử dụng excel, nhập số liệu trên 1 bảng tính chung dễ dẫn đến sai sót, cũng như các hàm tính toán, chuyển dữ liệu từ file này qua file kia… PMKT sử dụng duy nhất một dữ liệu đầu vào là các chứng

từ gốc, đi qua 1 hệ thống xử lý được lập trình sẵn và cho ra BCTC nên tính chính xác cao Còn xử lý bằng excel thì dễ có sai sót khi sử dụng nhiều nguồn

dữ liệu khác nhau

- Tính hiệu quả: cho thông tin đầu ra nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn

- Tính chuyên nghiệp: toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được lập tự động và in ấn sạch sẽ, đẹp và nhất quán Còn khi sử dụng excel thì nhân viên

kế toán phải tự lập BCTC và khi có sai sót phải lập lại hoặc chỉnh sửa

- Tính cộng tác: PMKT có đầy đủ các phần hành kế toán, nên có thể sử dụng đầu ra của phần hành này làm đầu vào của phần hành kia

3 Lợi ích của PMKT đối với kế toán

- Giảm thiểu công việc tính toán bằng tay hay excel của nhân viên kế toán

- Tránh sai sót cũng như trùng lặp các bước phải làm như trước kia

- Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán

- Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu

- Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ

4 Lợi ích của PMKT đối với doanh nghiệp

- Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng

- Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng

- Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả

- Thông tin báo cáo tài chính chính xác hơn tạo sự tin tưởng đối với các nhà đầu

tư

5 Đối với các đối tượng bên ngoài

- Thông tin BCTC chính xác làm giảm rủi ro cho nhà đầu tư khi ra quyết định đầu tư

- Đối với cơ quan thuế dễ kiểm soát hơn

II Ví dụ về phầ n mề m Fast Accounting

Như trước kia kế toán phải phân ra từng bộ phận ứng với từng phần hành kế toán, mỗi bộ phận phải nhập dữ liệu vào từng file excel, xử lý số liệu, rồi kế toán trưởng tổng hợp và lập BCTC Khi PMKT ra đời thì mọi công việc đó được lập trình thành 1 chương trình,

kế toán chỉ cần nhập số liệu chứng từ gốc và phần mềm tự xử lý, liên kết số liệu đầu vào đầu ra giữa các bộ phận, tự lập BCTC

1 Khái quát phần mềm Fast Accounting 2.0

- Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997

- Là phần mềm kế toán của công ty Fast

- Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ:

[1] Hệ thống

[2] Kế toán tổng hợp

[3] Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

[4] Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

[5] Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

[6] Kế toán hàng tồn kho

[7] Kế toán TSCĐ

[8] Kế toán CCLĐ

[9] Báo cáo chi phí theo khoản mục

[10] Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp

[11] Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục

[12] Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng

[13] Báo cáo thuế

[14] Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa

[15] Quản lý hóa đơn

[16] Thuế thu nhập cá nhân

- Fast Accounting 2.0 là phiên bản nâng cấp ra đời năm 2011, thích hợp cho doanh

nghiệp nhỏ và vừa

- Fast Accounting 11(năm 2013) được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội

bộ hoặc làm việc từ xa qua internet Đặc biệt Fast Accounting 11 có thể chạy đồng thời dưới dạng ứng dụng windows hoặc ứng dụng web thông qua các trình duyệt phổ biến như Internet Explorer, Fire Fox, Chrome…

2 Cài đặt phần mềm Fast Accounting

- Phần mềm này dễ cài đặt nhiều hơn so với Vietsun

- Bạn lên web down về chạy file cài đặt như những phần mềm ứng dụng khác

- Sau khi cài đặt chạy chương trình và chọn Demo sử dụng thử 90 ngày

- Bạn nên restart lại máy để chỉnh font chữ cho phù hợp

- VD: Màn hình giao diện cùa Fast Accounting 10.2

3 Cách sử dụng phần mềm

- Fast Accounting thân thiện với người sử dụng, giao diện hoạt động là các nút chọn nên nhanh hơn so với Vietsun (sử dụng dạng tree)

- Chia sẵn thành nhiều phần hành dễ dàng trong việc dử dụng

- Khi bấm vào mỗi phần hành sẽ hiện lên các chứng từ để người sử dụng nhập vào, các danh mục để điền số dư đầu kì hay công nợ… phía dưới là danh sách các sổ sách, báo cáo theo dõi của phần hành đó Khi ta click vào các sổ sách chứng từ sẽ hiên lên hình ảnh mẫu theo quy định của BTC

Ví dụ:

- Khi mở chương trình ta nhập thông tin của Doanh nghiệp

- Chọn ngày làm việc ( từ ngày nào đến ngày nào)

- Khai báo số dư đầu kì:

Chon phần hành tương ứng: công nợ ( chọn mua bán hàng), hàng hóa thì chon Hàng tồn kho…các tk khác thì chọn kế toán tổng hợp, danh mục cập nhật số liệu/

số dư đầu kì

-

- Ví dụ: Khai báo số dư đầu kì đối với TK131 thì ta chọn phân hệ “Bán hàng và công nợ phải thu”, tk156 ta chọn phần hệ “Hàng tồn kho”, sau đó vào Danh mục chon nhập số dư đầu kì Đối với hàng tồn kho ta chọn phương pháp xuất kho khi nhập liệu, phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho cho mình

- Ví dụ nghiệp vụ bán hàng:

Chọn phân hệ Bán hàng và công nợ phải thu

Chọn hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Ta nhập số liệu thông tin trên giao diện giống chứng từ nhà nước quy định

Thao tác này tương đương với nghiệp vụ Nợ 131/ Có 5111,3331

4 Ưu việt của Fast Accounting nói riêng và PMKT nói chung

- Thân thiện với người sử dụng

- Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả

- Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền…

- Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính

- Quản lý chi tiết theo từng phần hành, từng đối tượng, lưu giữ thông tin qua nhiều năm

- Quản lý , nhập liệu được nhiều đơn vị tiền tệ, nhiều đơn vị cơ sở

- Cho phép kết xuất dữ liệu, in ấn dễ dàng