Hoạt Động Chia Sẻ Nguồn Lực Thông Tin Điện Tử Tại Cục Thông Tin Khoa Học Và Công Nghệ Quốc Gia

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN ---NGUYỄN THỊ THU TRANG HOẠT ĐỘNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-NGUYỄN THỊ THU TRANG

HOẠT ĐỘNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH-2011-X

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

-NGUYỄN THỊ THU TRANG

HOẠT ĐỘNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học: QH-2011-X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS Đồng Đức Hùng

HÀ NỘI, 2015

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình làm Khóa luận, bên cạnh sự cố gắng, nỗ lực không ngừngcủa bản thân, tôi đã luôn nhận được sự động viên và giúp đỡ nhiệt tình từ phíacác thầy cô, gia đình và bạn bè

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo trong KhoaThông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đặc biệt làThạc sĩ Đồng Đức Hùng-người trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành Khóa luậnnày Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các cô chú, anh chị và cáccán bộ công tác tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, đặc biệt làThạc sĩ Trần Thị Hải Yến-Phó Giám đốc Thư viện Khoa học và Công nghệ đãchỉ bảo tận tình và tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành Khóa luận này

Mặc dù đã không ngừng nỗ lực để hoàn thiện Khóa luận nhưng do trình

độ bản thân còn hạn hẹp nên Khóa luận cũng khó tránh khỏi những thiếu sót vềmặt nội dung và hình thức trình bày Kính mong nhận được sự thông cảm và chỉbảo tận tình của quý thầy cô và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2015

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thu Trang

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cục TTKH&CNQG

Hình 2: Cơ cấu trình độ học vấn của cán bộ tại Cục TTKH&CNQG

Hình 3: Truy cập toàn văn CSDL

Hình 4: Truy cập tới dạng thư mục của KQNC

Hình 5: Giao diện tìm kiếm thông tin trên cổng thông tin VISTA

Hình 6: Biểu đồ số lượt khai thác CSDL trực tuyến EBSCO và Proquest CentralHình 7: Biểu đồ số lượt tìm kiếm CSDL Proquest Central năm 2011-2013

Bảng 1: Mức độ đóng góp kinh phí của các thành viên Liên hợp TV năm 2008

2006-Bảng 2: Tình hình khai thác và sử dụng EBSCO và Blackwell năm 2006-2008

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1 2 Mục đích nghiên cứu 3 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4 Phương pháp nghiên cứu 3 5 Đóng góp của khóa luận 4 6 Cấu trúc của khóa luận 4 PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ 5

1.1 Khái quát chung về Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 5 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5

1.1.2 Vị trí và chức năng 7

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 8

1.1.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức 10

1.1.4.2 Đội ngũ cán bộ 12

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12

1.1.5.1 Đặc điểm người dùng tin 12

1.1.5.2 Đặc điểm nhu cầu tin 15

1.2 Khái quát chung về nguồn lực thông tin điện tử 17 1.2.1 Khái niệm 17

1.2.1.1 Nguồn lực thông tin 17

1.2.1.2 Nguồn lực thông tin điện tử 17

1.2.1.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử 18

1.2.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin điện tử 19

1.2.2.1 Tính dễ truy cập và đa truy cập 19

1.2.2.2 Tốc độ phổ biến thông tin nhanh 20

1.2.2.3 Không gian lưu trữ nhỏ 20

1.2.2.4 Thuận lợi trong bảo trì 20

1.2.2.5 Lưu trữ an toàn 21

1.2.3 Vai trò của hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin 21

1.2.4 Kinh nghiệm chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử của một số nước trên thế giới

23

1.2.4.1 Ở Mỹ 23

1.2.4.2 Ở Úc 24

CHƯƠNG 2: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 27

2.1 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Cục 27 2.1.1 Nguồn lực thông tin truyền thống 27

2.1.2 Nguồn lực thông tin điện tử 30

2.1.2.1 Thông tin điện tử nội sinh 30

2.1.2.2 Thông tin điện tử ngoại sinh 33

2.2 Thực trạng hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 37 2.2.1 Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử ngoài Liên hợp thư viện

39

2.2.1.1 Nguồn tin điện tử 39

2.2.1.2 Thực hiện chia sẻ 40

2.2.1.3 Chính sách chia sẻ 40

2.2.1.4 Hoạt động chia sẻ nguồn tin điện tử và kết quả 43

2.2.2 Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử của Liên hợp thư viện .

45

2.2.2.1 Quá trình thành lập và phát triển của Liên hợp 45

2.2.2.2 Thành viên 46

2.2.2.3 Cơ sở pháp lý 47

2.2.2.4 Cơ chế hoạt động 49

2.2.2.6 Hoạt động chia sẻ nguồn tin điện tử của Liên hợp và kết quả của hoạt động 51

2.3 Nhận xét hoạt động chia sẻ nguồn tin điện tử tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 57 2.3.1 Thuận lợi 57

2.3.2 Khó khăn 59

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 62 3.1 Xây dựng chính sách chia sẻ 62

3.2 Nâng cấp cơ sở hạ tầng và công nghệ 62

3.3 Tăng cường kinh phí đóng góp 63

3.4 Đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn tin 64

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thông tin (TT) là nhu cầu cơ bản không thể thiếu của mọi người, mọi tổchức, mọi quốc gia Ngày nay, người ta cho rằng TT là nguồn lực của mỗi quốcgia, quốc gia nào sở hữu được nhiều TT hữu ích, nước đó sẽ mau chóng pháttriển, nhất là thông tin về khoa học và công nghệ (KH&CN) Hiện nay, thông tinKH&CN trở thành một hàng hóa có giá trị cao và được trao đổi bằng hình thứcmua, bán giữa các nước

Thông tin KH&CN là nhân tố thúc đẩy kinh tế, xã hội phát triển Trongđiều kiện mà cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đang diễn ra với quy môrộng lớn, KH&CN ngày càng trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội,thì TTKH&CN thực sự trở thành nguồn lực quan trọng không thể thiếu đượctrong xã hội TT, vì TTKH&CN là cơ sở của các phương pháp mới hoặc sảnphẩm mới đưa lại lợi nhuận cho những ai sở hữu chúng

Nguồn lực thông tin (NLTT) là yếu tố đầu vào hàng đầu của hoạt độngthông tin thư viện (TTTV) Cũng như mọi loại nguồn lực khác, NLTT cũng cótính khan hiếm, là sự thiếu NLTT cho quá trình hoạt động TTTV, chủ yếu làphục vụ người dùng tin (NDT) Trong khi nhu cầu TT của bạn đọc ngày càng đadạng, phức tạp và yêu cầu cao hơn nhưng hầu hết các cơ quan TTTV đều không

có đủ tiềm lực và khả năng độc lập phát triển NLTT nhằm thỏa mãn nhu cầu đó

Trong thời đại công nghệ thông tin (CNTT), TT luôn luôn là khan hiếmbởi tính đổi mới liên tục của nó Tính khan hiếm do đổi mới TT tạo ra nhu cầuphải thường xuyên cập nhật và đáp ứng TT Trong khi đó mỗi TV, cơ quan TTkhông thể tự mình đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của NDT ở mọi lĩnh vực và ở

mọi nơi, mọi thời điểm Ngay cả các TV với ngân sách phát triển bộ sưu tập khálớn cũng đang gặp khó khăn trong việc đối phó với sự gia tăng nhu cầu TT mộtcách nhanh chóng như ngày nay

Tính khan hiếm của NLTT nói chung và sự khan hiếm của NLTTKH&CN nói riêng có tác động mạnh mẽ đến hiệu quả xã hội đối với NDT cũngnhư nhà cung cấpTT Đối với người sử dụng TT, tính khan hiếm của NLTT làkhông thỏa mãn nhu cầu TT, gây ra những khó khăn trong khai thác TT từ phía

xã hội, làm giảm tính hiệu qủa của việc khai thác TT và hiệu quả công việc Vềphía của nhà cung cấp, tính khan hiếm của NLTT làm không đáp ứng được nhucầu TT của NDT, làm giảm uy tín và chất lượng phục vụ bạn đọc của nhà cungcấp TT, làm giảm tính xã hội hóa TT Đặc biệt, sự khan hiếm của NLTTKH&CN còn tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của đất nước bởi TTKH&CN

là nhân tố thúc đẩy kinh tế xã hội phát triển Việc không đáp ứng đủ nhu cầu TTKH&CN sẽ làm hạn chế sự phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia

Đứng trước vấn đề trên các cơ quan TTTV trên thế giới nói chung và ởViệt Nam nói riêng luôn đặt vấn đề là làm sao để đáp ứng tốt nhất nhu cầu củaNDT Một trong những phương pháp hữu ích đó là phải thực hiện tạo lập nhiềunguồn tin điện tử chất lượng và tiến hành hợp tác chia sẻ với nhau để có thể đápứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và phức tạp của NDT

Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt Nam (gọi tắt là Cục

TT hoặc là Cục) là đơn vị đầu ngành về KH&CN cũng đang đứng trước vấn đềchung đó Do đó, Cục TTKH&CNQG cần phải thực hiện phát triển và chia sẻnguồn tin KH&CN một các hiệu quả nhất để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của NDT.Điều này có ý nghĩa và góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy và làm động lực

để phát triển kinh tế xã hội nước ta

Đó là lý do tôi thực hiện đề tài “Hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tinđiện tử tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia”.

2 Mục đích nghiên cứu

Thực tế cho thấy cần phải xây dựng một hệ thống cho các cơ quan TTTV,trong đó mỗi đơn vị có thể chia sẻ và nhận được nhiều NLTT để có thể đáp ứngtốt nhất nhu cầu của NDT

Đề tài nhằm mục đích tìm hiểu về hoạt động chia sẻ nguồn lực TT điện tửcủa Cục TTKH&CNQG Từ đó đưa ra đánh giá và nhận xét về hoạt động chia sẻnguồn lực TT điện tử của Cục TT hiện nay để đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằmnâng cao chất lượng và hiệu quả công tác chia sẻ nguồn lực TT điện tử của Cục

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nguồn lực thông tin điện tử và hoạtđộng chia sẻ nguồn lực TT điện tử

Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Cục TTKH&CNQG

+ Phạm vi thời gian: từ năm 2004 đến năm 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã sử dụng một số phương pháp nhưsau:

- Phương pháp khảo sát thực tế;

- Phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp phỏng vấn

5. Đóng góp của khóa luận

Khóa luận góp phần làm rõ đặc điểm nguồn lực TT điện tử và vai trò củahoạt động chia sẻ nguồn lực TT điện tử

Khảo sát thực trạng hoạt động chia sẻ nguồn lực TT điện tử của CụcTTKH&CNQG, từ đó:

- Đưa ra đánh giá, nhận xét về hoạt động chia sẻ nguồn lực TT điện tử củaCục;

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động chia sẻ nguồnlực TT điện tử của Cục;

- Góp phần thúc đẩy hoạt động chia sẻ nguồn tin điện tử tại CụcTTKH&CNQG

6. Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Phụ lục, khóa luận

có phần Nội dung gồm 3 chương sau:

Chương 1: Khái quát chung về Cục Thông tin Khoa học và Công nghệQuốc gia và nguồn lực thông tin điện tử

Chương 2: Nguồn lực thông tin và thực trạng hoạt động chia sẻ nguồn lựcthông tin điện tử tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chia sẻ nguồnlực thông tin điện tử tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA

VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

1.1 Khái quát chung về Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia có tên giao dịch quốc tế

là National Agency for Science and Technology Information, viết tắt là NASATI(gọi tắt là Cục) trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ là tổ chức đứng đầu hệthống các tổ chức TTKH&CN, thực hiện chức năng TTTV, thống kê trung tâmcủa cả nước về KHCN

Cục được thành lập ngày 24 tháng 9 năm 1990 theo quyết định số487/TCCB của Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học Nhà nước (với tên gọi là Trung tâmThông tin Tư liệu KH&CNQG) trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị: Viện Thông tinKhoa học và Kỹ thuật Trung ương với Thư viện Khoa học và Kỹ thuật Trungương

TV Khoa học và Kỹ thuật Trung ương được thành lập theo quyết định củaThủ tướng Chính phủ ngày 06 tháng 02 năm 1960 trên nền tảng của TV Họcviện Viễn Đông Bác Cổ (do Nhà nước đô hộ Pháp thành lập từ tháng 01/1901với mục đích nghiên cứu Viễn Đông và Đông Dương) Trải qua quá trình hìnhthành và phát triển, từ năm 1969, TV Khoa học và Kỹ thuật Trung ương đượccoi là Trung tâm tư vấn, điều hòa, phối hợp các hoạt động nghiệp vụ cho mạnglưới TV Khoa học Kỹ thuật ở miền Bắc Chức năng và nhiệm vụ của TV Khoa

học Kỹ thuật là quản lý TL khoa học kỹ thuật trong cả nước, hướng dẫn, giúp đỡ

về TL cho các ngành, các cấp

Viện Thông tin Khoa học và Kỹ thuật Trung ương được thành lập theoquyết định số 187 – CP ngày 04/10/1972, tiền thân là phòng Thông tin Khoa họcđược thành lập vào tháng 08/1961 theo quyết định số 89/CP

Từ khi thành lập, tên gọi của Cục có sự thay đổi theo các giai đoạn từ năm

1990 đến nay Cụ thể như sau:

+ Giai đoạn 1990-2003 có tên gọi là Trung tâm Thông tin Tư liệuKH&CN Quốc gia;

+ Giai đoạn 2004-2010 có tên gọi là Trung tâm Thông tin KH&CN Quốcgia;

+ Từ năm 2010 đến nay có tên gọi là Cục Thông tin KH&CN Quốc gia.Trong suốt quá trình hoạt động phát triển, với đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức và nhân viên tâm huyết, được đào tạo bài bản có trình độ cao, CụcTTKH&CNQG đã có nhiều đóng góp to lớn cho các hoạt động kinh tế xã hộicủa đất nước như:

- Từng bước hình thành và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

về TTTV, thống kê KH&CN, đáp ứng nhu cầu phát triển và hội nhập quốc

tế của Việt Nam;

- Hình thành và phát triển hệ thống các tổ chức TTTV KH&CN rộng khắptrong cả nước, phục vụ tích cực cho công tác nghiên cứu khoa học và pháttriển công nghệ, đào tạo, sản xuất, kinh doanh;

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ TT và tri thức KH&CN phục vụ công cuộc xoáđói, giảm nghèo và phát triển bền vững trên cơ sở ứng dụng các thành tựuKH&CN trong sản xuất và đời sống;

- Hình thành và tăng cường dịch vụ giao dịch TT công nghệ, góp phần tíchcực vào hình thành và phát triển thị trường công nghệ ở Việt Nam;

- Xây dựng và phát triển tiềm lực TTKH&CN; hiện đại hoá hạ tầng mạngTTKH&CN

Với những thành tích như vậy, Cục TTKH&CNQG đã vinh dự được Nhànước trao tặng danh hiệu và phần thưởng cao quý:

+ Huân chương Độc lập hạng Ba

+ 02 Huân chương Lao động Hạng Nhất

+ Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ

+ Cờ của Chính phủ tặng "Đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua"

Cục cũng được nhiều Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Côngnghệ, của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ ChíMinh, nhiều tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương khác

1.1.2 Vị trí và chức năng

Cục TTKH&CN Quốc gia là cơ quan trực thuộc Bộ KH&CN, có chứcnăng tham mưu và giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước và tổ chức thựchiện các hoạt động TTTV, thống kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia vềKH&CN

Cục TTKH&CNQG có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản nội bộ,ngoại tệ Kho bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật

Cục có trụ sở đặt tại 24-26 Lý Thường Kiệt-Hoàn Kiếm-Hà Nội.

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Các nhiệm vụ cơ bản của Cục TT KH&CNQG:

Xây dựng và trình Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ: các văn bản quyphạm pháp luật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực TTTV, thống

kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia về KH&CN, phát triển chợ công nghệ

và thiết bị, phát triển các mạng TTKH&CN tiên tiến ; Dự thảo chiến lược, chínhsách, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm, đề án phát triển TTTV,thống kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia về KH&CN, phát triển chợ côngnghệ và thiết bị, trung tâm giao dịch thông tin công nghệ, các mạng TTKH&CNtiên tiến

Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm phápluật, tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, chiến lược, chính sách, quy hoạch, kếhoạch, đề án sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành, phê duyệt

Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh vực TTTV, thống

kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia về KH&CN

Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản quy phạm nội bộ thuộc lĩnh vựcTTTV, thống kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia về KH&CN, phát triểnchợ công nghệ và thiết bị, các mạng TTKH&CN tiên tiến

Chỉ đạo chuyên ngành về lưu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN đốivới các cơ quan có thẩm quyền của các Bộ, ngành và địa phương; đăng ký, lưugiữ kết quả và sử dụng TT kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN; quản lý và cấp

mã số chuẩn quốc tế cho các xuất bản phẩm kế tiếp (ISSN)

Xây dựng và phát triển hệ thống thống kê KH&CN, hệ thống chỉ tiêuthống kê KH&CN thống nhất trong cả nước; chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thựchiện chế độ báo cáo thống kê, chủ trì triển khai các cuộc điều tra thống kê quốcgia và ngành về KH&CN; phát triển CSDL về thống kê KH&CN.

Tổ chức và phát triển Thư viện KH&CNQG ; duy trì và phát triển Liênhiệp thư viện Việt Nam về các nguồn thông tin KH&CN (Vietnam LibraryConsortium); chủ trì cập nhật, bổ sung và phát triển nguồn TTKH&CN cho cảnước

Tổ chức và thực hiện xử lý, phân tích-tổng hợp và cung cấp TT phục vụlãnh đạo, quản lý, nghiên cứu, đào tạo, sản xuất, kinh doanh và phát triển kinhtế-xã hội

Xây dựng và phát triển CSDL quốc gia về KH&CN

Tổ chức và phát triển các chợ công nghệ và thiết bị quy mô quốc gia vàquốc tế; tổ chức, tham gia các triển lãm, hội chợ KH&CN trong nước và quốc tế

Duy trì và phát triển Mạng Nghiên cứu và đào tạo Việt Nam (VinaREN).Cập nhật và phát triển Cổng TTTV, thống kê KH&CN Việt Nam(VISTA); Duy trì và phát triển hệ thống Tạp chí Khoa học Việt Nam trực tuyến(VJOL); xuất bản Tạp chí Thông tin và Tư liệu, các sách KH&CN, các xuất bảnphẩm TTKH&CN khác

Tổ chức và phát triển Sàn giao dịch TT công nghệ trực tiếp và trên mạngInternet; phổ biến và cung cấp TT công nghệ

Phối hợp thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm hành chính về hoạt động TTTV, thống kê, xây dựng và khai thác CSDL

quốc gia về KH&CN, phát triển trợ công nghệ và thiết bị, các mạng TTKH&CNtiên tiến theo quy định của pháp luật.

Thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực TTTV, thống kê KH&CN.Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ, ứng dụng CNTT và cácthành tựu KH&CN tiên tiến trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao

Bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về TTTV,thống kê, xây dựng và khai thác CSDL quốc gia về KH&CN, chợ công nghệ vàthiết bị theo quy định

Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

Tổ chức hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực TTTV, thống kê, CSDL vềKH&CN; in ấn, số hóa; tổ chức các sự kiện KH&CN

Quản lý về tổ chức, cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Cục theo phân cấpcủa Bộ và quy định của pháp luật

Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức

Cục TTKH&CNQG gồm: 1 Cục trưởng và 2 Phó Cục trưởng

Bao gồm 12 phòng ban, trong đó:

+ Khối đơn vị quản lý Nhà nước gồm: Phòng quản lý Thông tin - Thưviện; Phòng hợp tác quốc tế; Phòng Kế hoạch - Tổng hợp; Phòng Tài chính - Kếtoán; Văn phòng

+ Khối đơn vị sự nghiệp gồm: TV KH&CNQG; Trung tâm CSDL Quốc gia về KH&CN; Trung tâm Thống kê KH&CN; Trung tâm Giao dịch Thông tin Công nghệ Việt Nam; Trung tâm mạng TTKH&CN tiên tiến; Trung tâm Phân tích Thông tin; Tạp chí Thông tin và Tư liệu.

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ

Quốc gia

1.1.4.2 Đội ngũ cán bộ

Theo số liệu năm 2013, Cục TTKH&CN có nguồn nhân lực với 170 cán

bộ TTTV có trình độ cao, chuyên nghiệp Trong đó, có 5 Tiến sĩ, 25 Thạc sĩ, 95

cử nhân và kỹ sư thuộc nhiều lĩnh vực, còn lại là lực lượng kỹ thuật viên, laocông.

Hình 2: Biểu đồ cơ cấu trình độ học vấn của cán bộ tại Cục TT KH&CNQG

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

1.1.5.1 Đặc điểm người dùng tin

NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống TT, là đối tượng phục vụ của côngtác TTTV Họ vừa là khách hàng của dịch vụ TT vừa là người sản sinh ra những

TT mới

NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống TT Họ được coi là yếu tốtương tác hai chiều với các cơ quan TT, là định hướng các hoạt động của cơquan TT NDT tham gia vào hầu hết các quá trình của dây truyền TT và là ngườiđánh giá các nguồn TT đó Vì vậy, việc nghiên cứu đặc điểm NDT, qua đó xácđịnh nhu cầu tin là việc cần thiết

Nhu cầu TTKH&CN là một trong những nhu cầu cơ bản của con người,xuất phát từ lòng ham hiểu biết và khám phá thế giới khách quan Nhu cầuTTKH&CN nói riêng, nhu cầu tin nói chung là nguồn gốc, mục tiêu hướng tớihoạt động TTTV.

Cục TTKH&CN là tổ chức đứng đầu cả nước về các lĩnh vực KH&CN Vìvậy, NDT tại Cục hết sức đa dạng và phong phú Ta có thể chia NDT tại Cụcthành 4 nhóm chủ yếu sau:

+ Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý;

+ Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy;

+ Nhóm NDT là người trực tiếp sản xuất, kinh doanh;

+ Nhóm học sinh, sinh viên, học viên

Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý:

Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý là nhóm đặc biệt đóng vai trò quantrọng trong sự phát triển của cơ quan NDT thuộc nhóm này có hai đặc điểm cơbản:

+ Trước hết họ là những người điều hành công việc và bộ máy quản lýhành chính, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của cơ quan, bộphận mà họ quản lý Họ là những người ra quyết định và chuẩn bị ra quyết định

ở các cấp khác nhau Họ có nhiệm vụ vạch ra phương hướng, xây dựng kếhoạch, tổ chức và giám sát việc triển khai công tác chung cho các cơ quan, bộphận Để lãnh đạo, quản lý tốt họ không những cần những TT đầy đủ, chính xác

mà còn cần sử dụng thường xuyên các TT chung về chính trị, xã hội

+ Bên cạnh công tác lãnh đạo, quản lý thì hầu hết họ cần tiếp tục làm côngtác nghiên cứu khoa học Tuy nhiên do phải đảm đương công tác quản lý nênNDT nhóm này rất bận rộn và thời gian họ dành cho việc nghiên cứu TL khôngnhiều.

Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy:

Đây là nhóm NDT có trình độ cao và khả năng sử dụng ngoại ngữ cũngcao Họ là những người tham gia quá trình nghiên cứu và chuyển giao tri thức,vừa là chủ thể của TT vừa là NDT thường xuyên của Cục

Người tham gia nghiên cứu khoa học ngày nay không những chỉ cần kiếnthức sâu về một lĩnh vực mà còn có hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau,nhất là về kinh tế, xã hội, sản xuất và đời sống Ngoài tri thức xã hội còn phải cókiến thức thực tiễn về chuyên môn của mình, đặc biệt phải có sự nhạy bén pháthiện các vấn đề của sản xuất, nhu cầu của xã hội để từ đó vạch ra hướng nghiêncứu thích hợp Do đó, NDT nhóm này là những chủ thể rất năng động và tíchcực Với tư cách là chủ thể TT, họ là những người thường xuyên tạo ra các TTmới thông qua các công trình, KQNC được công bố

Nhóm NDT là người trực tiếp sản xuất, kinh doanh:

Nhóm NDT này là người trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất, kinhdoanh TT mà họ cần vừa phải gắn với lĩnh vực chuyên môn, vừa phải gắn vớimôi trường hoạt động sản xuất đó

Nhóm nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên:

Đây là nhóm NDT đông đảo và thường xuyên của Cục NDT thuộc nhómnày có đặc điểm: Đa số họ còn rất trẻ, có trình độ cao Thời gian nhóm này dành

cho việc nghiên cứu TL là tương đối nhiều, ngoài thời gian trên lớp thì hầu hếtNDT nhóm này sử dụng TV là nơi học tập và nghiên cứu.

Cùng với sự phát triển của KH&CN, những ứng dụng của CNTT đến lĩnhvực TTTV đã làm thay đổi lớn thói quen sử dụng TT của NDT NDT thích sửdụng công cụ tìm kiếm trên mạng internet, những tiện ích của những CSDL điện

tử NDT có xu hướng cập nhật nhiều hơn TLtoàn văn điện tử thay cho TL intruyền thống

1.1.5.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Mỗi nhóm NDT có một nhu cầu thông tin KH&CN đặc thù riêng

Nhu cầu tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm NDT này là những người có trình độ học vấn cao và được đào tạo

có hệ thống về một lĩnh vực nhất định Trước tiên, họ cần những TT về khoa họcquản lý, tình hình chính trị - xã hội trong và ngoài nước, đường lối chính sách vềKH&CN… NDT nhóm này yêu cầu những TT mang tính chuyên sâu về các lĩnhvực chuyên môn Họ là người có nhu cầu sử dụng những TT tài liệu “xám” đểsáng tạo ra những TT mới có giá trị Những TT mà đối tượng này yêu cầu phảikhách quan, toàn diện, đầy đủ, chính xác và kịp thời để họ tham khảo, nghiêncứu trước khi đưa ra một quyết định nào đó về quản lý, hoạch định chiến lược, tổchức và đổi mới quản lý… Do thời gian rất bận rộn nên việc thỏa mãn nhu cầutin của nhóm NDT này phải đáp ứng yêu cầu sau:

+ Thời gian đáp ứng TT nhanh chóng:

+ Chất lượng TT phải cao;

+ TT họ nhận được phải sử dụng được ngay, trực tiếp trong quá trình họ raquyết định.

Nhóm NDT này thường yêu cầu TT dưới dạng toàn văn đã được cô đọng,bao gói và xử lý, TT dữ kiện Dịch vụ TT thích hợp nhất với họ là phục vụ TT cóchọn lọc SDI (Selective Dissemination of Information) và phục vụ TT theo yêucầu

Nhu cầu tin của nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

Đây là nhóm NDT cũng có trình độ học vấn cao, hoạt động TT năng động

và tích cực Họ vừa là chủ thể vừa là khách thể của hoạt động TT, luôn khai thácmạnh nguồn lực TT nói chung và nguồn TL xám nói riêng

Nhu cầu của họ là những TT mang tính chất chuyên ngành, vừa mang tínhchất lý luận và thực tiễn chuyên sâu Nhóm này chiếm tỷ lệ khá cao tại Cục, họ

có nhu cầu tin cao về các loại hình TL truyền thống và hiện đại, thường là TLquý hiếm, TL “xám” đã số hóa; các TL chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực

cụ thể mà họ quan tâm

Nhu cầu tin của nhóm cán bộ là người trực tiếp sản xuất, kinh doanh

Sản xuất, kinh doanh là khu vực rộng lớn nhất của nền sản xuất xã hội, nótrải rộng trong mọi lĩnh vực của đời sống và cần có sự tham gia của nhiều ngườitrên mọi miền đất nước

Họ là người có trình độ chuyên môn, trình độ học vấn khác nhau:kỹ sư,công nhân lành nghề, thương nhân,… Nhiệm vụ chính của họ là trực tiếp hoặcgián tiếp làm ra các sản phẩm phục vụ xã hội hoặc trực tiếp phục vụ nhu cầu xãhội Nhóm NDT này có tỷ lệ tương đối thấp, tuy nhiên đã phần nào cho thấythành phần NDT đến với Cục TT là khá phong phú và đa dạng Cần nghiên cứu

và điều tra nhu cầu tin của họ để có kế hoạch đáp ứng TT đầy đủ và chính xáccho đối tượng này.

Nhu cầu tin của nhóm nghiên cứu sinh, học viên và sinh viên

Đây là nhóm NDT chiếm tỷ lệ lớn nhất tại Cục Nhu cầu tin của nhóm nàyrất đa dạng, tham khảo để mở rộng kiến thức và cập nhật các TT mới về nghiêncứu khoa học phù hợp với ngành học và lĩnh vực nghiên cứu của họ

Nghiên cứu đặc điểm NDT và nhu cầu tin của từng nhóm đối tượng NDTtại Cục TT sẽ giúp cho việc nhận dạng nhu cầu TT và sử dụng các nguồn TL sốcủa họ, qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp nhằm đáp ứng đúng với nhu cầu

TT của mỗi nhóm NDT

1.2 Khái quát chung về nguồn lực thông tin điện tử

1.2.1 Khái niệm

1.2.1.1 Nguồn lực thông tin

Trong bài giảng của mình, PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng đã đưa ra một kháiniệm đầy đủ và toàn diện về nguồn lực TT: Nguồn lực TT là một dạng sản phẩmtrí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực TT có cấu trúc được kiểm soát và

có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng

Như vậy, nguồn lực TT là một phần kết quả trong hoạt động sáng tạo củacon người, là một phần tiềm lực TT được kiểm soát, tổ chức để thông qua đó conngười có thể dễ dàng truy nhập khai thác và sử dụng chúng nhằm phục vụ chocác mục tiêu phát triển xã hội loài người

1.2.1.2 Nguồn lực thông tin điện tử

Thành phần chính của nguồn lực TTĐT là TLĐT và TLS Cả trong vàngoài nước có nhiều định nghĩa về TLĐT hay TLS.

Theo tiêu chuẩn của Nga GOSTR 51141-98 thì: TLĐT là những TL đượctạo lập do sử dụng các vật mang tin và các phương pháp ghi bảo đảm việc xử lý

TT bằng máy tính điện tử Theo định nghĩa này, TLĐT được hiểu là “TL đọc đọcđược bằng máy” như thuật ngữ khoa học được dùng phổ biến trong các TL bằngtiếng Anh và tiếng Nga

Gần đây, trong các TL, TLS được hiểu là tập hợp có tổ chức những bộ sưutập TT của các đối tượng số hoặc đã được số hóa, được lưu trữ trên máy tínhđiện tử mà có thể truy cập, chia sẻ, khai thác các giao thức và thủ tục chuẩn xácđịnh trong môi trường điện tử

Từ cách hiểu trên, nên về thực chất trong hoạt động thực tiễn, khái niệmTLĐT và TLS được hiểu là tương đương Do bản chất tồn tại và lưu trữ hoàntoàn khác biệt so với loại hình TL truyền thống trên TLS hay TLĐT chỉ có thểvận động (truy cập, chia sẻ, khai thác) trên máy tính hay mạng các máy tính

1.2.1.3 Chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử

Chia sẻ nguồn lực

Xét về mặt tổ chức, sự chia sẻ nguồn lực là sự tích hợp khả năng đầu vàocủa các đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực cụ thể nào đó Xét về mặtquản lý, chia sẻ nguồn lực là biểu hiện của một quá trình ra quyết định dựa trên

cơ sở lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho một hoạt động Như vậy chia sẻ nguồnlực liên quan chủ yếu đến hai hoạt động là tổ chức và quản lý Nói một cách nôm

na, chia sẻ nguồn lực là quá trình tạo mạng hoạt động nhằm huy động một cáchtối đa các tiềm năng có thể về một yếu tố của các đơn vị trực thuộc mạng Chia

sẻ nguồn lực còn có nghĩa là sự kết tụ năng lực quản lý của các nhà quản lýmạng nhằm tạo ra một sức mạnh TT mới lớn hơn gấp nhiều lần các sức mạnhriêng lẻ Có thể mường tượng về quá trình này như một quá trình phối hợp sứcmạnh quản lý

Chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử

Chia sẻ nguồn lực TTĐT là một giải pháp có thể chấm dứt những vấn đề

TT khó khăn nhức nhối của xã hội đó là sự khan hiếm: Bùng nổ TT, đẩy nhanhlưu thông, giảm chi phí, thay thế vấn nạn giấy tờ trong từng cơ quan và trongtoàn xã hội…

Chia sẻ nguồn tin điện tử là một hình thức hoạt động mà trong đó các chứcnăng được chia sẻ chung bởi một số TV với nhau

Như vậy, chia sẻ nguồn lực TTĐT có nghĩa là các cơ quan TTTV hợp tác,phối hợp với nhau để chia sẻ cho các TV khác những nguồn tin điện tử mà TVmình có được nhằm mục đích chủ yếu là phục vụ tốt nhất nhu cầu của NDT,đồng thời còn có thể tiết kiệm nguồn kinh phí bổ sung tài nguyên TT cho mỗiTV

1.2.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin điện tử

Nguồn lực TTĐT có nhiều ưu điểm, trong đó có thể kể đến:

1.2.2.1 Tính dễ truy cập và đa truy cập

TLS trực tuyến trên mạng có thể được truy cập từ nhiều điểm (trạm), tạinhiều thời điểm và nhiều NDT có thể cùng sử dụng Thông qua mạng máy tính,NDT có thể truy cập vào nguồn tin của một TV nào đó mà không cần phải đến

TV thông qua máy tính, chính là các điểm truy cập Như vậy, sẽ có rất nhiều cácđiểm để NDT truy cập vào nguồn tin của TV ở nhiều thời điểm khác nhau.

1.2.2.2 Tốc độ phổ biến thông tin nhanh

Tốc độ phổ biến TT số hiện nay đã đạt đến mức tức thời nhờ các phươngtiện tin học và viễn thông, đặc biệt là mạng Internet Nhờ có máy tính điện tử vàmạng máy tính mà nguồn lực TTĐT được chia sẻ, lan truyền một cách rộng rãi

và rất nhanh chóng từ nước này sang nước khác Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, NDTnước ta muốn nắm bắt tri thức của nhân loại lại gặp rào cản về ngoại ngữ, bởi vìnói chung phần lớn các TT đó không được thể hiện bằng tiếng Việt

1.2.2.3 Không gian lưu trữ nhỏ

Mật độ TT trong các nguồn lực TTĐT rất cao Ta có thể thấy rõ ưu điểmnày qua việc so sánh giữa 2 phiên bản sản phẩm của Bộ Tạp chí Tóm tắt Hóahọc (Chemical Abstracts) của Cơ quan Thông tin của Hiệp hội Hóa học Hoa kỳ.Nếu ở dạng ấn phẩm in, mỗi năm có khoảng 100 tập, mỗi tập khoảng 2.000trang, tổng cộng là 200.000 trang mỗi năm Khối lượng TT này được cô kết lạichỉ trong một đĩa CD-ROM gọn nhẹ

Như thế, không gian lưu giữ nguồn lực TTĐT là rất nhỏ nhưng mật độ TTlưu trữ trong đó lại rất lớn Đây là một đặc trưng rất cơ bản và cũng là ưu điểmlớn của nguồn lực TTĐT

1.2.2.4 Thuận lợi trong bảo trì

Nguồn lực TTĐT có khả năng tái sử dụng, tính liên tác trong các thao táccập nhật mới, loại bỏ trùng lặp và lỗi thời, sắp xếp lại,… Nhà lưu trữ có thể dễ

dàng lưu trữ nguồn lực TTĐT mà không mất nhiều không gian, thời gian và cóthể làm những công tác sửa đổi, cập nhật, bổ sung,…một cách rất nhanh chóng.Đồng thời, NDT cũng có thể tìm kiếm TTĐT nhanh chóng và chính xác thôngqua máy tính và mạng máy tính

1.2.2.5 Lưu trữ an toàn

Trong nhiều trường hợp đối với TL quý, hiếm, bản gốc của TL cần đượcbảo vệ thì phiên bản TLĐT sẽ là sự thay thế cần thiết cho bạn đọc/NDT Bản gốccủa TL ở dạng in sẽ được lưu trữ một cách cẩn thận nhất, còn bản điện tử của nó

sẽ là bản thay thế và dùng để phục vụ cho NDT Do đó, bản ĐT là bảo đảm antoàn cho TV

1.2.3 Vai trò của hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin

Những thay đổi về kinh tế và xã hội gần đây đã, đang góp phần hình thành

“xã hội thông tin” Trong xã hội đó TT được xem như “hàng hóa” và nó đem lạisức mạnh, tạo thế cạnh tranh giữa các quốc gia cũng như giữa các cá nhân.Khoảng cách giữa người giàu thông tin và người nghèo thông tin ngày càng lớn

Để thu hẹp được khoảng cách trên, TV đóng vai trò vô cùng quan trọng vì TV lànơi cung cấp một số dịch vụ TT đáng tin cậy Và chính sự hợp tác chia sẻ nguồnlực TT giữa các TV là một trong những con đường để các TV tăng cường nguồnlực và cải thiện chất lượng dịch vụ của mình

Hơn nữa, thế kỉ 21 xuất hiện sự bùng nổ TT khi mà internet được sử dụngnhư một phương tiện mới để lưu trữ và phân phối TT Thách thức lớn đối vớingười làm nghề TT và các trung tâm TTTV là giám sát, quản lý lượng TT khổng

lồ hàng ngày được tạo ra và phổ biến trên thế giới Thực tế cho thấy không một

TV nào một mình có thể quản lý được khối lượng TT khổng lồ trên thế giới và

đáp ứng hữu hiệu nhu cầu tin đa dạng ngày càng tăng của các nhóm NDT Với lý

do này khái niệm liên hiệp TV được phát triển Liên hiệp TV được biết đến vớimục đích chia sẻ nguồn lực TT ở nhiều mức độ và trên nhiều phạm vi khác nhau

Ngân sách cấp cho nhiều TV và trung tâm TT bị cắt giảm hoặc không tăngtrong khi đó chi phí cho việc bổ sung TL và mua sắm trang thiết bị của các TVkhông ngừng tăng Vì vậy hợp tác là cơ hội để các TV chia sẻ gánh nặng tàichính

"Thông tin" là một nguồn tài nguyên quốc gia và các mạch máu phát triểnđất nước Nó cũng quan trọng đối với các tổ chức, công ty và quốc gia để đạtđược lợi thế cạnh tranh là điều quan trọng để có được quyền truy cập vào hiệntại, TT đổi mới hàng ngày để tồn tại trong thị trường toàn cầu Do đó, sản xuất,mua lại, tổ chức, thu hồi và sử dụng các TT nên được xem như là một vấn đềquốc gia Như TT đã trở thành một tài nguyên không thể thiếu và hàng hóa trong

"Thông tin", cung cấp các dịch vụ TT là rất quan trọng cho tất cả các loại hình tổchức Chi phí cung cấp dịch vụ TT hiệu quả là gia tăng song song với vai tròngày càng tăng, TT đóng vai trò ngày càng lớn trong hoạt động của tổ chức Cán

bộ TV đang phải đối mặt với thách thức trong việc cung cấp các dịch vụ tốt hơnnhưng ngân sách thu hẹp lại Tuy nhiên, những phát triển trong CNTT tạo ranhững cơ hội mới cho cán bộ TV Ví dụ, TV hiện nay có thể cung cấp quyềntruy cập vào các nguồn TT trên mạng mặc dù các TV của họ thậm chí không sởhữu Họ cần phải cân nhắc những ưu điểm của phương pháp tiếp cận mới như

"truy cập so với sở hữu." Họ cố gắng để phục vụ ngày càng cao nhu cầu TT củacác khách hàng của họ thông qua các mạng khác nhau như Internet Hợp tác liên

TV và điều phối các tài nguyên chia sẻ cũng là điều kiện thuận lợi trong môitrường mạng như vậy là dễ dàng hơn cho các TV để tạo thành tập đoàn và chia

sẻ tài nguyên TTĐT

Sự chia sẻ nguồn lực TTĐT giúp TV nhỏ có thể được tiếp cận với cácnguồn TT trên mạng với tốc độ tương tự như những TV lớn có thể, không phânbiệt nơi các nguồn vật chất được tổ chức Như thế, các cơ quan TTTV đều có thểnâng cao được chất lượng phục vụ nhu cầu tin cho NDT.

Việc hợp tác chia sẻ nguồn lực TTĐT đối với bất kì một loại hình cơ quan

TT, TV nào cũng mang lại lợi ích rất lớn

Như vậy, việc hợp tác chia sẻ nguồn lực TTĐT mang lại rất nhiều lợi íchquan trọng đối với mỗi TV thành viên hay đối với tất cả các liên hiệp TV Một ýnghĩa to lớn của hoạt động chia sẻ nguồn lực TTĐT là làm giàu thêm nguồn tàinguyên TT cho đất nước để đất nước có động lực phát triển mạnh mẽ mọi ngànhnghề

1.2.4 Kinh nghiệm chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử của một số nước trên

thế giới

Trên thế giới, hoạt động chia sẻ nguồn lực TT đã được tiến hành dướinhiều hình thức và ở nhiều mức độ khác nhau Trong đó, hình thức đầu tiên phổbiến nhất là mượn liên TV Để hoạt động này có thể diễn ra, các TV cần phảiđược liên kết, nằm trong một hệ thống Hệ thống này đặt ra quy tắc và hình thứcmượn TL giữa các TV trong và ngoài hệ thống Cuối thế kỷ 20, sự phát triển củaCNTT đã dẫn đến việc xuất hiện một hình thức chia sẻ mới: các mạng cung cấpbiểu ghi thư mục cho phép chia sẻ thư mục trực tuyến và chia sẻ nguồn lực Dướiđây là ví dụ về hoạt động chia sẻ nguồn lực TTĐT ở một số nước trên thế giới

1.2.4.1 Ở Mỹ

Một ví dụ về dự án NAILLD (North American and Interlibrary LoanDocument Delivery Project) Cosortia đã thiết lập mục lục liên hợp (UnionCatalog) và Mục lục liên hợp ảo (Virtual Union Catalog), với các biểu ghi thư

mục có đính kèm tên các TV có TL đó, kết nối với dữ liệu cho mượn (circulationdata) Việc kết nối này cho phép người sử dụng có thể tra tìm TL, gửi yêu cầu về

TL trực tiếp đến TV thành viên của consortia và TL cần mượn sẽ được gửi tớingười sử dụng thông qua TV cơ sở của họ Bạn đọc cũng có thể tìm TL trên thưmục liên hợp (nếu yêu cầu) trên một phiên bản khác, TV có TL nhận yêu cầu sẽthực hiện cho mượn thông qua hệ thống

Ở Boston Library Consortium (BLC), một tổ chức của 16 TV đại học vànghiên cứu ở Massachusettes và Rhode Island, tham gia trong dự án thư mục ảo(a Virtual Catalog Project) do Ban điều hành Thư viện Massachusettes(Massachusettes Board of Library Commissioners) cấp một phần kinh phí Dự ánkết nối các TV riêng lẻ của các thành viên BLC với thư mục của mạng thư mụcMassachusettes Một khi việc lắp đặt thư mục hoàn thành, độc giả của BLC sẽ cókhả năng tra cứu trên 25 triệu TL trên các bộ sưu tập và có thể xác định đượcngay địa chỉ TL Một khi mạng dự án được hoàn thành, con số này có thể tăngtới 56 triệu

Dự án này đã làm cho hoạt động chia sẻ nguồn lực TTĐT phát triển mạnh

mẽ hơn, đáp ứng nhu cầu TT của NDT một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn

Thư viện Úc nhận ra rằng việc chia sẻ nguồn lực TT quan trọng trong việcđáp ứng nhu cầu của người sử dụng TV, nhưng nó không phải là một thay thế

cho việc mua các TL thư viện để đáp ứng các nhu cầu cơ bản của người sử dụng.Mục đích của việc chia sẻ nguồn lực TT là để có được những TL mà một TVkhông thể mua vì chúng nằm ngoài bộ sưu tập của TV.

Mặc dù Bộ luật của liên thư viện chia sẻ nguồn tin Úc là tự nguyện thamgia nhưng tất cả các TV được khuyến khích tham gia chia sẻ nguồn lực TT theocác nguyên tắc và thực hiện các tiêu chuẩn cấp dịch vụ theo quy định đảm bảomột hệ thống hoạt động hiệu quả Các dịch vụ cốt lõi là bắt buộc các TV thànhviên thực hiện TV được khuyến khích để cung cấp tất cả các loại dịch vụ

Nguyên tắc hoạt động của Liên thư viện chia sẻ nguồn tin Úc

Trách nhiệm của TV yêu cầu:

- Tuân thủ các tiêu chuẩn dịch vụ cấp;

- Xuất bản chính sách chia sẻ tài nguyên của họ và niêm yết các mức dịch vụ hỗtrợ, liệt kê tất cả các khoản phí và đảm bảo TT liên lạc là chính xác;

- Cải thiện các dịch vụ và quy trình đánh giá sau thực hành tốt nhất theo từngtiêu chuẩn cấp độ dịch vụ;

- Duy trì cổ phần của họ; đảm bảo sẵn sàng cho việc chia sẻ tài nguyên (trongchừng mực các thỏa thuận trong hợp đồng cho phép);

- Nhận thức các điều kiện cấp phép cho tài nguyên ĐT của họ và cung cấp khiđược phép;

- Đảm bảo tính bảo mật yêu cầu của người bảo trợ được tôn trọng;

- Thực hiện vệ sinh thường xuyên, hoàn thành quá trình như nhận được, nhậnphòng, trả lại và TV cung cấp TL

Trách nhiệm của TV yêu cầu tài liệu:

- Tuân thủ các chính sách, các quy định đặc biệt về việc sử dụng các vật liệu vàhạn chế của TV cung cấp tiềm năng;

- Cung cấp TT chi tiết về thư mục đầy đủ và số cuộc gọi của các TV cung cấpkhi có thể;

- Thanh toán mọi khoản phí được ủy quyền áp đặt bởi các TV cung cấp bao gồm

cả chuyển phát nhanh…

Trách nhiệm của TV cung cấp

- Cung cấp các bản sao tốt nhất có thể, phù hợp với quy trình làm việc hiệu quả,

và thông báo cho các TV yêu cầu nếu một bản sao chất lượng không có sẵn;

- Cung cấp một loạt các phương thức thanh toán hiệu quả như các dịch vụ thanhtoán tự động quốc gia thông qua TV Úc giao hàng TL, chuyển tiền điện tử (EFT)hoặc thanh toán với yêu cầu sử dụng thẻ tín dụng hoặc kiểm tra;

- Cung cấp một cách nhanh chóng các cấp độ dịch vụ được yêu cầu và nếukhông thể cung cấp, tư vấn TT cho các TV yêu cầu trong thời gian sớm nhất cóthể…

CHƯƠNG 2: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ THỰC TRẠNG

HOẠT ĐỘNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI CỤC THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUỐC GIA 2.1 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Cục

2.1.1 Nguồn lực thông tin truyền thống

Cục TTKH&CNQG là một trong những cơ quan lưu giữ kho TL truyềnthống lớn nhất cả nước và có giá trị khoa học cao, bao gồm sách, tạp chí khoahọc kỹ thuật, báo cáo, KQNC,… Do vậy, việc tạo lập các điểm truy cập tới kho

dữ liệu quý này có ý nghĩa quyết định hiệu quả khai thác kho tài nguyên truyềnthống

Nhìn chung, nguồn tài nguyên truyền thống tại Cục đóng vai trò quantrọng giúp thực hiện chức năng lưu giữ và quản lý kho TL truyền thống tại Cục.Kho TL truyền thống tại Cục TT gồm có kho sách, kho tạp chí, kho KQNC vàcatalog công nghiệp

- Kho sách

Kho sách của TV có hơn 350.000 cuốn sách, trong đó sách tiếng Việtchiếm 10%, sách ngôn ngữ gốc Slavơ chiếm 30%, sách ngôn ngữ gốc Latinhchiếm 60%

Về môn loại, 32% vốn sách của Thư viện thuộc các ngành khoa học cơbản, 45% thuộc các ngành KH&CN, 23% thuộc các ngành nông, lâm, ngưnghiệp, y tế, kinh tế, quản lý, thông tin học và thư viện học

Thư viện có một kho TL tra cứu quý, với hơn 17.000 sách chuyên khảogồm nhiều loại hình từ bách khoa toàn thư, cẩm nang, sổ tay tra cứu, đến các từ

điển chuyên ngành, tạp chí tóm tắt, trong đó có các TL tra cứu rất nổi tiếng vàquý hiếm ở Việt Nam như bộ Chemical Abstracts (Thư viện có trọn bộ từ năm

1907 tới nay)

- Kho tạp chí

Kho tạp chí lưu giữ và bảo quản gần 7000 tên tạp chí và ấn phẩm kế tiếpgồm 5 695 tên tạp chí gốc Latinh (chủ yếu là tiếng Anh và tiếng Pháp), 830 têntạp chí tiếng Nga và 350 tên tạp chí tiếng Việt, gần đây có bổ sung gần 50 tên tạpchí tiếng Trung Quốc, trong đó có hơn 1000 tên thuộc các lĩnh vực khoa học cơbản, KH&CN, khoa học kinh tế được bổ sung thuờng xuyên Bên cạnh nguồn tạp chí dưới dạng giấy, còn có một kho TL dưới dạng vi phimvới hơn 1000 tên tạp chí tiếng Anh, Pháp thuộc các chuyên ngành khoa học kỹthuật Ngoài ra có gần 1000 TL về Đông Dương thời Pháp thuộc dưới dạng viphim, thuộc các ngành: Địa lý, địa chính, sinh học, nông nghiệp, xây dựng …Những tạp chí khoa học và công nghệ các Tỉnh, Thành trong phạm vi cả nước,những bài tạp chí dưới dạng tờ rời, những số tạp chí lẻ cũng được lưu giữ tạiđây

- Kết quả nghiên cứu

Theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ và Nghị định số159/2004/NĐ-CP ngày 15/8/2004 của Chính phủ về hoạt động Thông tinKH&CN và Quyết định số 03/2007/QĐ-BKHCN ngày 16/3/2007 của Bộ trưởng

Bộ KH&CN về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu giữ và sử dụng kết quả thựchiện nhiệm vụ KH&CN, Cục TTKH&CNQG là cơ quan nhà nước có thẩmquyền về đăng ký, lưu giữ và phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học và pháttriển công nghệ

Kho kết quả nghiên cứu (KQNC) được Cục xây dựng từ năm 1990 Đây

là báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ KH&CN, được thực hiện trên phạm vitoàn quốc dưới dạng các đề tài, dự án, gồm:

- Các đề tài, dự án thuộc các chương trình KH&CN trọng điểm cấp nhànước;

- Các đề tài, dự án độc lập cấp nhà nước;

- Các đề tài, dự án cấp Bộ;

- Các đề tài, dự án cấp tỉnh/thành phố;

- Các đề tài, dự án cấp cơ sở

Đây là nguồn TL quý hiếm được thu thập tương đối đầy đủ, có hệ thống

và được cập nhật thường xuyên Trung tâm đã số hoá hầu hết các báo cáo này và

có thể cung cấp bản sao điện tử của các báo cáo theo yêu cầu Hiện tại trên trựctuyến chỉ tra cứu được thư mục các báo cáo đó

Kho KQNC là kho TL duy nhất của Quốc gia hiện nay cung cấp cácKQNC trong nước thuộc hầu hết các lĩnh vực KH&CN, trong đó có các lĩnh vựcmũi nhọn như: công nghệ sinh học, công nghệ thông tin, vật liệu mới, chế tạomáy, bảo vệ môi trường,…với mức cập nhật hàng nghìn TL mỗi năm

Kho KQNC cung cấp cho người sử dụng phương tiện tìm tin phong phú,

đa dạng và đặc thù đối với loại TL là các công trình nghiên cứu khoa học Người

sử dụng có thể tìm tin theo các tiêu chí như tên đề tài; tên chủ nhiệm đề tài hoặccán bộ phối hợp nghiên cứu; đối tượng nghiên cứu; tên cơ quan chủ trì đề tài;năm kết thúc đề tài; địa điểm thực hiện đề tài;… Cùng với các TT chi tiết củabiểu ghi thư mục, kho KQNC còn cung cấp cho người sử dụng toàn văn các báo