Hoạt động chứng thực tại quận nam từ liêm và một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại quận nam từ liêm

ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘIBỘ MÔN LUẬT HÀNH CHÍNH ---o0o---KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài Hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm và Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chứng

ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI

BỘ MÔN LUẬT HÀNH CHÍNH

-o0o -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài Hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm và Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động

chứng thực tại quận Nam Từ Liêm

Giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Thị Thúy

Sinh viên: Phùng Bá Quân- MSSV: K11DCQ072

Lớp: K11DCQ

Hà Nội, tháng 01 năm 2015

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 5 1.1 Khái niệm hoạt động chứng thực 5

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực 8

1.2.1 Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tới trước Đổi mới (1945 - 1986) 9

1.2.2 Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính (1986- 1997) 10

1.2.3 Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – đến nay) 10

1.3 Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực 12

1.3.1 Thẩm quyền chứng thực của phòng Tư pháp: 12

1.3.2 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã: 14

1.3.3 Những yêu cầu đối với hoạt động chứng thực 15

1.3.4 Trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực 16

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM 19

2.1 Tổng quan về quận Nam Từ Liêm 19

2.2 Thực trạng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm 20

2.2.1 Hoạt động của Phòng Tư pháp quận 20

2.2.2 Hoạt động chứng thực của UBND phường trên địa bàn quận 21

2.3 Những kết quả đạt được, tồn tại hạn chế, nguyên nhân 22

2.3.1 Những kết quả đạt được 22

2.3.2 Những hạn chế, bất cập 29

2.3.3 Nguyên nhân: 40

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM 44

3.1 Định hướng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm 44

3.2 Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm 45

3.2.1 Hoàn thiện pháp luật về chứng thực 45

3.2.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, cơ chế, chính sách đãi ngộ cho cán bộ làm công tác chứng thực 46

3.2.3 Đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật 50

3.2.4 Phát huy cơ chế dân chủ, công tác tuyên truyền tại cơ sở 52

3.2.5 Tằng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của UBND quận với hoạt động chứng thực trên địa bàn 54

3.2.6 Quán triệt thực hiện nghiêm túc quy chế một cửa tại UBND cấp xã, phường, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực, rà soát, bãi bỏ các QĐ gây trở ngại cho yêu cầu chứng thực của người dân 55

KẾT LUẬN 59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC……….……… 64

PHẦN MỞ ĐẦU

Chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giaodịch của công dân, tổ chức và của chính các cơ quan nhà nước Xã hội càngphát triển thì nhu cầu chứng thực cũng ngày càng tăng theo Có một thực tếrất dễ gặp trong cuộc sống một cá nhân, tổ chức có thể sử dụng cùng 1 thờiđiểm nhiều loại giấy hoặc một loại giấy tờ vào nhiều công việc khác nhau.Nhà nước khi tiến hành chứng thực các bản sao là: Sao đúng với bản chínhnhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia các giao dịch

có sử dụng văn bản này và đảm bảo an toàn cho công tác quản lý nhà nước

Xét ở góc độ hành chính học, chứng thực là một dịch vụ công mà Nhànước có trách nhiệm cung ứng cho công dân của mình Tại góc độ này, trongbối cảnh chúng ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủnghĩa trọng tâm là đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia theo hướngtrong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của côngdân, thì việc cải cách hoạt động chứng thực là yêu cầu tất yếu và đặc biệtquan trọng Kể từ ngày 18 tháng 5 năm 2007, Chính phủ ban hành Nghị địnhsố 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký (sau đây viết là Nghi định 79/2007/NĐ-CP), Nghịđịnh 04/2012/NĐ-CP; Thông tư 03/2008/TT-BTP; Luật Công chứng số:53/2014/QH13 có hiệu lực thi hành kể từ 01/01/2015 đã thể hiện sự mongmuốn, quyết tâm cải cách mạnh mẽ trong lĩnh vực này

Việc tách bạch rõ hoạt động công chứng và chứng thực, quy định rõchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn…của cơ quan hành chính thực hiện chứngthực là sự đổi mới, điểm sáng trong công tác cải cách nền hành chính củanước ta trong thời gian vừa qua, nó đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạonhiều thuận lợi cho các cá nhân và tổ chức trong hoạt động chứng thực;

Thực hiện phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho Ủy bannhân dân cấp xã đối với các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt Sự phân cấp nàykhông chỉ tạo thuận tiện cho người dân về việc đi lại mà còn mở ra một hệ

thống rộng rãi với hơn 12.000 cơ quan chứng thực thay vì chỉ có hơn 700 Ủyban nhân dân cấp huyện; giảm tải cho các phòng công chứng, từ đó giải quyếtđược tình trạng quá tải tại nhiều phòng công chứng Nghị định còn cho phépngười dân có thể liên hệ với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quanchứng thực bản sao từ bản chính thông qua đường bưu điện, đồng thời khuyếnkhích các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ tự đối chiếu với bản chính,không nhất thiết phải cần bản sao có chứng thực Ngoài ra, Nghị định đãmạnh dạn xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ vớihộ khẩu, theo đó, các cá nhân, tổ chức có thể đến bất kỳ cơ quan chứng thựcnào để chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quy định; thời gian giảiquyết được rút ngắn trong một buổi làm việc; trong hầu hết các trường hợpchứng thực, người yêu cầu chứng thực không cần xuất trình giấy tờ tuỳ thân,chỉ xuất trình khi chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, cũng chính từ sự phân cấp này, bản thân nó đã làm phát sinhnhiều vấn đề cần giải quyết Sau gần 7 năm thực hiện Nghi định số 79/NĐ-CP(mặc dù Chính phủ đã ban hành Nghị định, thông tư sửa đổi, bổ sung Nghịđịnh số 79/2007/NĐ-CP), đã bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế, từ yếu tố thể chếchứng thực đến công tác tổ chức thực hiện

Xuất phát từ thực tế trên, được sự đồng ý của Giảng viên hướng dẫn:

ThS.Lê Thị Thúy Em đã chọn đề tài “Hoạt động chứng thực tại quận Nam

Từ Liêm và Một số biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với

mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào quá trình cải cách nền hànhchính, hoạt động chứng thực, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân tại địaphương mình công tác

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm hoạt động chứng thực

Trong cuộc sống, từ khi sinh ra, đi học, đi làm mỗi công dân Việt namđược cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp rất nhiều loại giấy tờ như: giấykhai sinh, bằng tốt nghiệp THCS, THPT, Đại học khi đi học và các văn bản,giấy tờ cá nhân khác Thực tế sẽ có nhiều lúc chúng ta gặp phải tình huống:Muốn nộp hồ sơ thi đại học tại nhiều hơn 2 trường yêu cầu phải có giấy khaisinh, bằng tốt nghiệp cấp 3 mà chúng ta chỉ có 1 bản gốc; nộp hồ sơ xin việctại nhiều cơ quan yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp đại học trong khi đó chúng

ta chỉ được các cơ quan tổ chức, nhà nước cấp 1 bản chính của mỗi loại giấy

tờ này Vấn đề đặt ra lúc này là tìm kiếm một loại giấy tờ, công cụ có thể thaythế các bản chính trong các tình huống giao dịch, và bản sao xuất hiện Tuynhiên, các bản sao tự nó không chứng minh được sao đúng với bản chính củamình Bản sao lúc này cần phải có một sự đảm bảo bằng pháp lý nhằm tạo rasự tin tưởng, giảm sự sai lệch, lừa dối gây thiệt hại cho các bên trong giaodịch cũng như sự an toàn cho công tác quản lý nhà nước Chứng thực là nhucầu của cuộc sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức vàcủa chính nhà nước Nhu cầu đảm bảo về pháp lý, chứng thực của con ngườitất yếu sẽ ngày càng tăng song song với sự phát triển của xã hội

Khái niệm chứng thực, có thể tiếp cận theo một số góc độ sau:

- Theo Từ điển Tiếng Việt thông dụng do Nhà xuất bản Giáo dục ấn

hành năm 1995, chứng thực là xác nhận là đúng sự thật.

Theo nghĩa chung, chứng thực là sự chứng nhận của cá nhân hay tổchức về tính xác thực của văn bản, giấy tờ, sự vật, sự việc

- Theo khía cạnh khác, tại diễn đàn khoa học hành chính công Việt Nam hiện nay, nhiều nhà khoa học nhìn nhận chứng thực là một loại dịch vụ

công mà nhà nước cung cấp cho công dân để phục vụ đời sống xã hội hàngngày Cách tiếp cận này khá mới, coi người dân là “khách hàng” và nhà nướccung ứng, phục vụ nhân dân Quan điểm này ngày càng được thừa nhận rộngrãi và được cụ thể hóa trong các văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cóthẩm quyền, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay chúng ta đang tích cực xâydựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, chuyển dần từ nền hành chính

truyền thống mang nặng tính “cai trị” sang mô hình nền hành chính hiện nền hành chính “phục vụ” Nhà nước của dân, do dân và vì dân, cán bộ, côngchức là công bộc của dân, hết lòng chăm lo cho lợi ích của dân.

đại-Đây cũng chính là định hướng cho sự đổi mới về công tác cải cách tưpháp hiện nay, trong đó có nội dung cải cách công tác chứng thực (cùng vớicông chứng, giám định tư pháp, trợ giúp pháp lý, và một số nội dung khácthuộc nội dung bổ trợ tư pháp), khi mà vấn đề chứng thực được phân cấpmạnh cho cấp xã

Hoạt động chứng thực bao gồm nhiều nội dung: chứng thực di chúc,cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,…Tuy nhiên đối tượng nghiên cứu của khóa luận chỉ nghiên cứu hoạt độngchứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 Nghi định số 79/2007/NĐ-CP ngày18/05/2007 của Chính phủ quy định về chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký đưa ra khái niệm về chứng thực tại Khoản 5:“Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; và khái niệm chứng thực chữ ký tại Khoản 6: "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Cũng tại Điều 5 của Nghị định này: Thẩm quyền và trách nhiệm chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giao cho: Phòng Tư pháphuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấphuyện) và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhândân cấp xã)

Công tác quản lý nhà nước cũng được quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP bao gồm các nội dung: cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từbản chính, chứng thực chữ ký; Sổ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản saotừ bản chính, chứng thực chữ ký; Xử lý vi phạm; Khiếu nại, tố cáo và giảiquyết khiếu nại, tố cáo

Từ thẩm quyền thực hiện chứng thực, nội dung quản lý nhà nước vềhoạt động chứng thực, em thấy rằng nếu coi chứng thực là một loại dịch vụ

công mà nhà nước có trách nhiệm cung ứng cho người dân, thì ở khía cạnhkhác, nhà nước phải quản lý chứng thực làm sao cho tốt, để nâng cao chấtlượng cung ứng dịch vụ của mình, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân,phục vụ cho sự phát triển của xã hội Quan niệm như vậy để thấy được côngcuộc cải cách nền hành chính quốc gia có thành công hay không phụ thuộc rấtnhiều vào các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phươngcũng như cán bộ, công chức của các cơ quan này.

Từ sự khái quát về chứng thực, quản lý nhà nước về chứng thực emxin đưa ra khái niệm hoạt động chứng thực như sau: Hoạt động chứng thực làviệc cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước căn cứ vào quy định của pháp luậthiện hành để triển khai, tổ chức, thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký

- Phân biệt chứng thực và công chứng:

Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động hoàn toànkhác nhau Tuy nhiên, vì một số lý do dẫn đến sự nhầm lẫn, đồng nhất haihoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên truyền pháp luật về côngchứng, chứng thực tới người dân gặp không ít khó khăn Do đó, việc so sánh

để tìm ra phân biệt chứng thực với công chứng là hết sức cần thiết

+ Về mặt văn bản pháp luật: Trước ngày 01/7/2007, hoạt động côngchứng và chứng thực được điều chỉnh chung bởi Nghị định 75/2000/NĐ-CPcủa Chính phủ về công chứng, chứng thực Từ ngày 01/7/2007, Nghị định79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản saotừ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực thi hành, đã thay thế các quyđịnh các quy định về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại Nghị định75/2000/NĐ-CP; Ngày 29/11/2006 Quốc hội ban hành Luật công chứng số82/2006/QH11, sau một thời gian thực hiện có nhiều bất cập đến ngày20/06/2014 Quốc hội ban hành Luật Công chứng số 53/2014/QH13 (có hiệulực từ ngày 01/01/2015) Luật công chứng sửa đổi và quy định mới một số nộidung về công chứng cho phù hợp với yêu cầu của thực tế hiện nay Như vậy,hai hoạt động công chứng và chứng thực đã được quy định rõ ràng trong cácvăn bản pháp luật khác nhau

Điều 2 Luật Công chứng số số: 53/2014/QH13 năm 2014 (có hiệu lực

kể từ ngày 01/01/2015) cũng định nghĩa về công chứng, theo đó: ”Công

chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức

tự nguyện yêu cầu công chứng”.

Như vậy, về mặt chủ thể thực hiện hoạt động: công chứng là hoạt động

được thực hiện bởi công chứng viên thuộc các Phòng Công chứng hoặc Vănphòng công chứng Chứng thực được thực hiện bởi phòng Tư pháp cấphuyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Hiện nay, khi có Luật Công chứng số: 53/2014/QH13 và Nghị định số79/2007/NĐ-CP, chúng ta cần có sự phân biệt rõ ràng về công chứng vàchứng thực Theo hai văn bản này, trong khi chứng thực vẫn là một dịch vụcông do phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã thực hiện thì công chứngđã được xã hội hoá Các Phòng Công chứng nhà nước được chuyển thành cácđơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tư pháp; còn ở khu vực tư nhân, các Vănphòng công chứng được thành lập dưới hình thức là các doanh nghiệp tư nhânhoặc công ty hợp danh Do vậy hai thuật ngữ, hai hoạt động: công chứng vàchứng thực cần phải được tách bạch và sử dụng đúng trên cơ sở phân tíchnhững điểm giống và khác nhau như đã nêu ở phần trên Có như vậy thì việctriển khai các quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực mới dễ đivào cuộc sống Đó cũng là cách làm cho việc quản lý nhà nước đối với hailoại hoạt động này hiệu quả hơn

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực.

Để đánh giá bất kỳ sự vật, hiện tượng, ngành, lĩnh vực khoa học, hoạtđộng nào trong cuộc sống, chúng ta đều phải tìm hiểu về qua trình hình thành,các giai đoạn phát triển của nó Để hiểu rõ hơn sự phát triển hoạt động chứngthực trong lịch sử pháp luật Việt Nam Có thể có nhiều cách để phân chiathành các giai đoạn của quá trình hình thành và phát triển của hoạt độngchứng thực của nước ta Tuy vậy, theo logic của khóa luận tốt nghiệp này khiđặt chứng thực trong bối cảnh cải cách tư pháp, cải cách hành chính, xây

dựng nhà nước pháp quyền hiện nay, tác giả chọn cách tiếp cận theo các giaiđoạn trong tiến trình cải cách.

- Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tớitrước Đổi mới (1945 - 1986);

- Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính(1986 - 1997)

- Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 - nay)

1.2.1 Giai đoạn 1: Từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra đời tới trước Đổi mới (1945 - 1986)

Hoạt động chứng thực đã được tiến hành ngay sau Nhà nước Việt NamDân chủ cộng hòa ra đời (02/9/1945) và không ngừng được củng cố qua cácgiai đoạn lịch sử

Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký sắc lệnh số 59/SL quyđịnh về thể lệ thị thực các giấy tờ với nội dung, trình tự thủ tục thị thực giấy

tờ cho công dân trong giao dịch dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địachỉ cụ thể của một người tại địa phương Xét về nội dung, đây chỉ là một thủtục hành chính, càng về sau, việc áp dụng Sắc lệnh 59/SL càng mang tínhhình thức, chủ yếu xác nhận ngày tháng năm sinh, chữ ký và địa chỉ thườngtrú của đương sự Tiếp đó, ngày 29/02/1952, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắclệnh số 85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhàcửa, ruộng đất Do hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ nên Sắc lệnh số 85/SL chỉ ápdụng đối với những vùng tự do hoặc những vùng thuộc Ủy ban kháng chiến.Cũng theo Sắc lệnh này, Ủy ban kháng chiến cấp xã hoặc xã được nhận thựcvào văn tự theo hai nội dung: nhận thực chữ ký của các bên mua, bán, cho,đổi nhà cửa, ruộng đất, và nhận thực người đứng ra bán, cho, đổi là chủ củanhững nhà cửa, ruộng đất đem bán, cho, đổi

Từ năm 1954 đến năm 1981 có rất ít quy phạm điều chỉnh hoạt độngcông chứng, chứng thực Năm 1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)ban hành Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởngquy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp

Nhìn chung, trong giai đoạn này, hoạt động chứng thực chủ yếu thựchiện trong lĩnh vực cấp bản sao từ sổ gốc, còn chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký là rất ít Việc thực hiện công tác này còn mang tính

chất hành chính nặng nề của cơ chế “xin - cho” - một biểu hiện của nền hànhchính tập trung, quan liêu, bao cấp.

1.2.2 Giai đoạn 2: Từ Đổi mới tới trước đẩy mạnh cải cách hành chính (1986- 1997)

Bước vào công cuộc đổi mới (bắt đầu từ năm 1986), nhu cầu về chứngthực tăng lên, nhất là việc chứng thực các bản sao

Trên cơ sở của Nghị định 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồngBộ trưởng, năm 1987 Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 574/QLTPK quyđịnh về công tác công chứng nhà nước Cùng với Thông tư 574/QLTPK là sự

ra đời của Phòng Công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và một sốphòng công chứng ở các địa bàn khác (nếu có nhu cầu); công tác công chứng,chứng thực của Ủy ban nhân dân cũng được kiện toàn

Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 4/5/1994 của Chính phủ về cảicách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của côngdân và tổ chức, để giải quyết tình trạng ngày càng quá tải của các Phòng côngchứng nhà nước, ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP vềtổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Theo Nghị định này, việc chứngthực bản sao các giấy tờ từ bản chính chuyển cho Ủy ban quận, huyện, thị xã,thành phố thuộc tỉnh thực hiện, các Phòng công chứng nhà nước không thựchiện việc này nữa; các Phòng công chứng nhà nước ở các địa phương thuộccác Sở Tư pháp Sự thay đổi này so với Nghị định 45/NĐ ngày 27/7/1991cũng đã góp phần chuyên môn hóa hoạt động công chứng

1.2.3 Giai đoạn 3: Đẩy mạnh cải cách hành chính (1997 – đến nay)

Bước vào giai đoạn đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo Chỉ thịsố 342/TTg ngày 22/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ, để đáp ứng nhu cầungày càng tăng về công chứng, chứng thực, góp phần phục vụ cho sự pháttriển kinh tế, xã hội của đất nước, tăng cường quản lý nhà nước về công táccông chứng, chứng thực, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-

CP về công chứng, chứng thực Nghị định đã có sự chọn lọc, kết hợp các quyđịnh trong hai Nghị định số 45/HĐBT và Nghị định số 31/CP; đã quy địnhUBND cấp huyện chứng thực bản sao văn bằng, giấy tờ, chứng chỉ bằng tiếngViệt, tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký cá nhân Như vậy, theo Nghị

định này, thì việc chứng nhận bản sao là sao y bản chính có thể gọi là chứng

thực nếu được thực hiện ở UBND cấp huyện, còn gọi là công chứng nếu thực

hiện ở Phòng công chứng nhà nước Nghị định số cũng quy định về phạm vicông chứng, chứng thực, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việccông chứng, chứng thực, tổ chức phòng công chứng và công tác chứng thựccủa ỦBND cấp huyện, UBND cấp xã

Nghị định 75/2000/NĐ-CP có nhiều điểm mới so với các văn bản trước

đó như: khái niệm công chứng, chứng thực được phân biệt rạch ròi; phạm vicông chứng, chứng thực được quy định rộng hơn; trình tự thủ tục được quyđịnh rõ ràng, cụ thể, v.v.; Quy định các cơ quan có thẩm quyền công chứng,chứng thực bao gồm: các phòng công chứng nhà nước; UBND cấp huyện(phòng Tư pháp huyện); UBND cấp xã; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quanlãnh sự Việt Nam ở nước ngoài Đồng thời, cơ quan, tổ chức cấp bản gốc cácloại hồ sơ, giấy tờ mang tính pháp lý cũng có quyền chứng thực bản sao các

hồ sơ, giấy tờ mà mình cấp bản gốc

Bằng hoạt động chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩmquyền chứng thực đã góp phần cho việc bản đảm an toàn pháp lý trong quanhệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa hành

vi vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Tuy nhiên, do nhu cầu chứng thực của người dân không ngừng tănglên Dẫn đến tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng nhà nước và Ủy bannhân dân cấp huyện, cũng như yêu cầu làm sao để người thuận tiện hơn, đượcphục vụ tốt hơn khi có nhu cầu chứng thực Để khắc phục tình trạng này,ngày 29/11/2006, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng số 82/2006/QH11,Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Hai vănbản này cùng có có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 Từ đây hai hành vicông chứng và chứng thực được phân biệt rõ ràng, cụ thể trong hai văn bảnpháp luật khác nhau Đó là một bước cải cách lớn trong lĩnh vực công chứng,chứng thực ở nước ta

Đối với hoạt động chứng thực, do nhu cầu của nhân dân về chứng thựcbản sao, chứng thực chữ ký tăng nhanh trong những năm gần đây của quátrình đổi mới đất nước (số liệu của Bộ Tư pháp cho thấy, trên 90% số lượngviệc giải quyết của các phòng Công chứng là việc chứng thực bản sao, chứng

thực chữ ký), cho nên Nghị định 79/2007/NĐ-CP được ban hành là thực sựcần thiết, đáp ứng nhu cầu và mong mỏi của nhân dân Nghị định quy địnhtrực tiếp việc chứng thực văn bản, chứng thực chữ ký là thuộc thẩm quyềncủa hơn 700 phòng Tư pháp, hơn 12.000 Ủy ban nhân dân cấp xã trong cảnước và gần 200 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, gấp hơn 15 lần số

cơ quan chứng thực trước đây đối với hai nội dung chứng thực này

Về lý thuyết, đây là một giải pháp tích cực khắc phục tình trạng quá tảichứng thực tồn tại nhiều năm tại các phòng công chứng, đồng thời đáp ứngđược yêu cầu của cải cách hành chính giai đoạn hiện nay là phải phân biệt rõchức năng của cơ quan chứng thực với các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công làcác Phòng công chứng, văn phòng công chứng)

Như vậy có thể nói, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo nên một sựchuyển biến mạnh mẽ về phân cấp thực hiện hoạt động chứng thực ở nước tatrong thời gian vừa qua

1.3 Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực

Hoạt động chứng thực được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền trên các cơ sở pháp lý sau:

- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về Cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 Sửa đổi, bổ sung Điều

5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

- Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tưpháp về Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CPngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

1.3.1 Thẩm quyền chứng thực của phòng Tư pháp:

Nghị định 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số04/2012/NĐ-CP) và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ

Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CPlần đầu tiên quy định trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho các phòng Tưpháp Theo đó, các Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký theo phạm vi quy định, cụ thể như sau:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nướcngoài;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếngnước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứngthực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếubằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng,chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó

có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt ) thì cơ quan có thẩm quyềnchứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện

- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (VD: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Namliên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cảtiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọnchứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ,văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì đểthuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phươngán sau đây:

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nướcngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bảnbằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài

- Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chưa bố trí đủ cánbộ tư pháp - hộ tịch cấp xã (cán bộ tư pháp), cán bộ tư pháp chưa được đàotạo trung cấp pháp lý hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máyphotocopy để phục vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Uỷban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện được chứngthực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Đối với huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn thì ngoàithẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định tạikhoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Phòng Tư pháp cấp huyệncòn có thẩm quyền chứng thực tất cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực

của Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị địnhsố 79/2007/NĐ-CP.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứngthực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tưpháp

Các nội dung chứng thực tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đều đượcđịnh nghĩa một cách rõ ràng, bao gồm:

"Bản chính" là bản do cơ quan , tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên

có giá trị pháp lý để sử dụng, là sơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao;Bản chính gồm có bản chính cấp lần đầu và bản chính cấp lại (Thông tư03/2008/TT-BTP)

"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có

nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính;

"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm

quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: Phòng Tư pháp,

Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vàobản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính;

"Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy

định tại Điều 5 của Nghị định này (bao gồm: phòng Tư pháp cấp huyện, Ủyban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) chứng thựcchữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

1.3.2 Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã:

Thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã (gồm Ủy bannhân dân các xã, phường, thị trấn) được quy định tại Nghị định số79/2007/NĐ-CP (Được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP)và Thông tư 03/2008/TT-BTP bao gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổchức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằngtiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam vàngười nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng

tiếng nước ngoài ) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhândân cấp xã.

- Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu củacông dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liênkết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếngViệt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứngthực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã

- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ,văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì đểthuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phươngán sau đây:

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nướcngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bảnbằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứngthực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy bannhân dân cấp xã

Hoạt động chứng thực, xét về tính chất, là hoạt động bổ trợ tư pháp, làmột loại dịch vụ công nhằm xác định tính chân thực, đảm bảo pháp lý cho các

hồ sơ, giấy tờ của các cá nhân, tổ chức trong các giao dịch của mình Do đó,việc phân cấp trực tiếp thẩm quyền chứng thực cho cơ quan chuyên môn của

cơ quan hành chính nhà nước là một xu hướng đúng đắn, phù hợp với yêu cầucải cách hành chính nhà nước giai đoạn hiện nay là phải thực hiện phân cấpquản lý hành chính một cách triệt để giữa trung ương và địa phương, giữa cáccấp chính quyền địa phương Tuy vậy, việc phân cấp hiện nay mới chỉ đượcthực hiện trong hoạt động chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo Nghịđịnh số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định số04/2012/NĐ-CP) nên việc phân cấp chưa được thực hiện triệt để

1.3.3 Những yêu cầu đối với hoạt động chứng thực

- Đảm bảo tính xác thực

Khi thực hiện việc chứng thực, người thực hiện chứng thực phải kháchquan, trung thực và chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình Trong

trường hợp biết hoặc phải biết việc chứng thực hoặc nội dung chứng thực làtrái pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì không được thực hiện chứng thực

Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng như người thực hiệnchứng thực phải tôn trọng sự thật đúng nguyên hiện trạng, không được thêmbớt, làm sai lệch nội dung chứng thực

- Đảm bảo pháp chế

Đây là yêu cầu mang tính nguyên tắc Việc chứng thực phải thực hiệntheo quy trình thủ tục đã được pháp luật quy định, tuân thủ nghiêm ngặt cácquy định của Nhà nước về hoạt động chứng thực

Người dân đến yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dungchứng thực, chỉ được chứng thực những nội dung mà pháp luật không cấm

Cán bộ, công chức giải quyết yêu cần chứng thực của người dân phảichịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình; giải quyết thoả đáng quyền lợicủa người dân nhưng phải đảm bảo đúng pháp luật;

Những hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực đều phảibị xử lý nghiêm minh theo pháp luật

- Giữ bí mật

Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thựccũng như những thông tin liên quan đến hoạt động chứng thực, trừ trường hợp

cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ

sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xửliên quan đến việc đã chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan Đối vớicác cán bộ, công chức thì đây là một yêu cầu mang tính chất nghề nghiệpchuyên môn nhằm đảm bảo quyền và lợi ích của người yêu cầu chứng thựccũng như các bên có liên quan

1.3.4 Trách nhiệm của các cơ quan trong quản lý nhà nước đối với hoạt động chứng thực

Quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP, là nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hành chính nhà nước từ trungương tới cấp huyện, đảm bảo nguyên tắc Chính phủ quản lý thống nhất, cácBộ, ngành, địa phương tham gia quản lý theo phạm vi thẩm quyền được phápluật quy định Nội dung quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký như sau:

* Chính phủ: thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,

chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* Bộ Tư pháp: chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện

quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vănbản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việctuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạmvề cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việccấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc

hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổgốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đạidiện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao đượcgiao thực hiện nhiệm vụ

* Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vinhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trongviệc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản saotừ bản chính, chứng thực chữ ký

* Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi

là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh): thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương

có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp huyện,cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp huyện;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ

Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

* Ủy ban nhân dân cấp huyện: thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản

sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địaphương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp xã về việccấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từsổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo Ủy ban nhândân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM 2.1 Tổng quan về quận Nam Từ Liêm

Quận Nam Từ Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CPngày 27/12/2013 của Chính phủ về điều Chỉnh địa giới hành chính huyện TừLiêm để thành lập 02 quận Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm và 23 phường thuộcThành phố Hà Nội

Quận Nam Từ Liêm bao gồm 10 phường: Cầu Diễn, Mỹ Đình 1, MỹĐình 2, Phú Đô, Mễ Trì, Trung Văn, Xuân Phương, Phương Canh, Đại Mỗ,Tây Mỗ; Thành lập trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các xã:

Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần diện tích và dân sốxã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích và dân số thị trấnCầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông Nhuệ) Quận có diện tíchtự nhiên là 3.227,36 ha, dân số 232.894 người Có nhiều công trình kiến trúchiện đại và quan trọng của thủ đô Hà Nội như Trung tâm Hội nghị Quốc gia,

Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình, tòa nhà cao nhất Việt Nam KeangnamHanoi Landmark Tower, Bảo tàng Hà Nội, Đại lộ Thăng Long, Trung tâmtriển lãm quy hoạch Quốc gia, Trung tâm đào tạo VĐV Cấp cao Hà Nội,

Địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm:

- Phía đông giáp quận Thanh Xuân và Cầu Giấy;

- Phía tây giáp huyện Hoài Đức;

- Phía nam giáp quận Hà Đông;

- Phía bắc giáo quận Bắc Từ Liêm

Theo quy hoạch chung Thủ đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050, quậnNam Từ Liêm là một trong những đô thị lõi, là trung tâm hành chính, dịch vụ,thương mại của Thủ đô Hà Nội Quận cũng là địa phương có tốc độ đô thị hóanhanh và mạnh mẽ trong các quận, huyện thuộc Thành phố, với nhiều dự ántrọng điểm đã và đang được triển khai

Là một phần của vùng đất Từ Liêm, quận Nam Từ Liêm có truyềnthống lịch sử, văn hóa lâu đời, mang đặc trưng của nền văn minh sông Hồngrực rỡ và gắn liền với những thăng trầm lịch sử của đất Thăng Long – Hà Nộingàn năm văn hiến

Nhân dân Từ Liêm nói chung, nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng

có lòng yêu nước nồng nàn, bản chất cần cù, sáng tạo, trong lịch sử luôn cónhững đóng góp quan trọng trong sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, bảovệ Thủ đô, đất nước

Phát huy những truyền thống tốt đẹp đó, Đảng bộ, chính quyền và cáctầng lớp nhân dân quận Nam Từ Liêm đang vững bước trên con đường côngnghiệp hóa, hiện đại hóa, từng bước xây dựng quê hương trở thành đô thị vănminh, giàu đẹp, tiếp tục có những đóng góp quan trọng cho sự nghiệp chungcủa Thủ đô Hà Nội và đất nước

2.2 Thực trạng hoạt động chứng thực tại quận Nam Từ Liêm

2.2.1 Hoạt động của Phòng Tư pháp quận

Theo quy định của pháp luật, phòng Tư pháp quận Nam Từ Liêm là cơquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, giúp Ủy bannhân dân thực hiện chức năng quản lý trong lĩnh vực tư pháp, bao gồm: xâydựng văn bản pháp luật, kiểm tra và xử lý văn bản pháp luật, phổ biến giáodục pháp luật thi hành án dân sự, công chứng, chứng thực, trợ giúp pháp lý,hòa giải cơ sở và các công tác pháp lý khác theo sự ủy quyền của Ủy bannhân dân quận Phòng Tư pháp chịu sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Ủy bannhân dân quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

Phòng Tư Pháp được Ủy ban nhân dân quận giao nhiệm vụ quản lý nhànước về chứng thực như sau:

- Hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân 10phường (gọi tắt là cấp xã) và của phòng Tư pháp;

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xãvà của phòng Tư pháp;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực theo thẩm quyền;

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp xã vềchứng thực;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của cả huyện đểbáo cáo cho Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội theo định kỳ sáu tháng vàmột năm

Phòng Từ pháp quận Nam Từ Liêm theo Nghị định 79/2007/NĐ-CPThực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản bằng tiếng Việt, vănbản song ngữ và văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký, điểm chỉtrong các giấy tờ, văn bản được viết bằng tiếng nước ngoài.

Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận,được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng, có sự phân công cán bộgiúp Trưởng phòng phụ trách công tác chứng thực trên địa bàn huyện

Hiện nay, phòng Tư pháp quận có 01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởngphòng và 05 chuyên viên, cán bộ Nơi làm việc của Phòng được bố trí trongtrụ sở Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, tại: số 127 Hồ Tùng Mậu, TTCầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

2.2.2 Hoạt động chứng thực của UBND phường trên địa bàn quận

Theo những quy định trong: Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân năm 2003, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sungbằng Nghị định số 04/2012/NĐ-CP), trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xãtrong việc thực hiện công tác chứng thực như sau:

- Tổ chức thực hiện tốt việc chứng thực bản sao từ bản chính, các vănbản, giấy tờ bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ,văn bằng bằng tiếng Việt theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP,Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Thông tư 03/2008/TT-BTP

- Bố trí đủ cán bộ có trình độ để giúp việc cho chủ chủ tịch, Phó Chủtịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong công tác chứng thực; đảm bảo thườngxuyên có người trực nhận, giải quyết kịp thời và đúng quy định các yêu cầuvề chứng thực cho người dân;

- Đảm bảo các phương tiện vật chất cần thiết cho việc thực hiện chứng thực;

- Báo cáo tình hình chứng thực tại địa phương cho Ủy ban nhân dânquận (thông qua phòng Tư pháp) theo định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng,một năm (Được quy định tại Thông tư số 20/2013/TT-BTP của Bộ Tư pháp);

- Thực hiện việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của người dân đối với việcchứng thực tại địa phương;

- Việc thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịchhoặc Phó Chủ tịch phụ trách tư pháp thực hiện Cán bộ tư pháp cấp xã giúp

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch thực hiện chứng thực Cán bộ tư pháp phải có đủtiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đã chuyển việc chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ bằng tiếngViệt cho cấp xã thực hiện là một cuộc chuyển đổi lớn Trước đó, việc chứngthực này chỉ được thực hiện tại phòng công chứng nhà nước hoặc Ủy bannhân dân cấp huyện, đến nay dịch vụ này lại chuyển về thực hiện tại cấp xã đãtăng thêm cho cấp xã một nhiệm vụ mới Đây cũng là thách thức không nhỏđối với chính quyền cấp xã trên địa bàn cả nước nói chung, và ở quận NamTừ Liêm nói riêng, nhất là trong điều kiện quận mới chia tách vẫn còn khókhăn về cơ sở vật chất phục vụ cho việc cung ứng dịch vụ chứng thực mà nhucầu của người dân ngày càng tăng

2.3 Những kết quả đạt được, tồn tại hạn chế, nguyên nhân

2.3.1 Những kết quả đạt được

* Về công tác tổ chức của chính quyền và phòng Tư pháp quận

Công tác tổ chức của chính quyền và phòng Tư pháp quận đã đáp ứng

được yêu cầu cơ bản, ban đầu phục vụ cho công tác chứng thực tại Ủy bannhân dân các phường, nhất là khi chứng thực bản sao, chứng thực chữ kýđược chuyển về cấp xã theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày

01 tháng 7 năm 2007

- Về công tác chỉ đạo, điều hành:

Là một quận mới của Thủ đô Hà Nội, cơ cấu phát triển kinh tế phầnnhiều là làm thương mại dịch vụ, do đó hoạt động chứng thực diễn ra khámạnh mẽ Ngay từ khi Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ra đời, Ủy ban nhân dânquận (UBND huyện Từ Liêm cũ) đã tích cực chủ động triển khai thực hiệnđảm bảo quyền lợi cho nhân dân Ủy ban nhân dân quận giao cho phòng Tưpháp có trách nhiệm thực hiện tốt công tác chứng thực trên địa bàn, trong đógiao cho Trưởng phòng Tư pháp trực tiếp ký chứng thực (ký Thừa ủy quyềnChủ tịch) ở cấp quận; Chủ tịch, phó Chủ tịch ký chứng thực cấp phường.Song song với đó là việc ban hành Chỉ thị số 05/CT-UB ngày 04/02/2001 củaChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về việc triển khai thực hiện Nghị định số 75của Chính phủ và các công văn hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho cácphường trên địa bàn

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời đánh dấu sự phân cấp mạnh trongcông tác chứng thực của các cấp chính quyền Ủy ban nhân dân quận đã tậptrung chỉ đạo triển khai thực hiện nhằm đảm bảo đúng các quy định của phápluật Ban hành chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc tăng cườngquản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn huyện đã được banhành và tổ chức thực hiện Đặc biệt sau khi có Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều củaNghị định 79/2007/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân quận đã ban hành Công vănsố 632/UBND-TP ngày 21/8/2007 về việc hướng dẫn một số nội dung cơ bảntại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Sau khi Chính phủ ban hành Nghị định số04/2012/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Ủy bannhân dân quận tiếp tục kịp thời chỉ đạo phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cácphường trên địa bàn nghiêm túc triển khai thực hiện tại cơ quan, địa phươngmình, tránh gây phiền hà cho nhân dân khi có yêu cầu chứng thực văn bản.

Sự chỉ đạo kịp thời, chủ động của Ủy ban nhân dân quận trong tổ chứcthực hiện chứng thực trên địa bàn đã tạo căn cứ pháp lý, những điều kiệnthuận lợi để công tác chứng thực được triển khai nhanh chóng, đáp ứng nhucầu của nhân dân

- Về công tác nhân sự thực hiện chứng thực:

Phòng Tư pháp chủ động tham mưu với Ủy ban nhân dân quận kiệntoàn và củng cố đội ngũ cán bộ tư pháp của các phường có đủ tiêu chuẩn đểthực hiện nhiệm vụ Hoạt động trong lĩnh vực tư pháp của quận có 24 cán bộ,công chức; trong đó 16 công chức và cán bộ hợp đồng công tác tư pháp- hộtịch tại các phường (11 công chức; 05 cán bộ hợp đồng), có 06 phường đã bốtrí 02 công chức tư pháp - hộ tịch (do công chức tư pháp được bầu giữ cácchức danh lãnh đạo của Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dânphường) Về trình độ cán bộ tư pháp cơ sở có 03/16 người có bằng Thạc sỹLuật học và Hành chính công, 08 người có bằng Đại học chuyên ngành Luậtvà Hành chính công; 05 được đào tạo chuyên ngành khác Trong những nămqua đội ngũ cán bộ tư pháp từ quận đến cơ sở đã thực hiện tốt nhiệm vụchuyên môn, tham mưu cho Đảng, chính quyền thực hiện tốt công tác quản lývề lĩnh vực tư pháp, nhất là công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực

Việc bố trí, sắp xếp cán bộ tư pháp làm công tác chứng thực đảm bảođúng tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật Hàng năm số cán bộ, công chứclàm công tác chứng thực từ quận đến phường đều được bồi dưỡng nghiệp vụvề thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP

do Sở Tư pháp TP.Hà Nội tổ chức, đồng thời chỉ đạo tố chức mở; tham giaCông tác đào tạo, tập huấn cán bộ tư pháp hàng năm do Sở Tư pháp, quận tổchức Hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực hướng mạnhvề cơ sở Đến nay, trên địa bàn huyện, 100% các phường đều có báo cáo viên,100% các phường đều có tuyên truyền viên pháp luật

Tại Báo cáo của UBND quận về tổng kết công tác chứng thực từ năm

2010 đến 30/12/2013 trên địa bàn quận đã khẳng định: “Sau 06 năm thực hiệnNghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ đã đạt được một số kết quả bướcđầu Công tác cán bộ tư pháp từng bước ổn định và đi vào nề nếp Cán bộ hộtịch tại các phường đã xác định được tầm quan trọng của công tác này nên đãtuân thủ trình tự, thủ tục của Nghị định Nghiệp vụ được nâng cao nên thụ lýgiải quyết nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho nhân dân, do vậy từ quận đến

cơ sở đã hạn chế việc khiếu nại của nhân dân về công tác quản lý hộ tịch vàchứng thực”

- Xây dựng bộ thủ tục chứng thực niêm yết tại Ủy ban nhân dânphường để chuẩn bị triển khai cơ chế một cửa:

Chuẩn bị cho việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký tại cấp xã theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, bên cạnh việc cửcán bộ tư pháp đi học các lớp bồi nghiệp vụ do Sở Tư pháp tổ chức, chínhquyền và ngành tư pháp đã tiến hành hoàn thiện bộ các thủ tục chứng thực tạicấp xã theo cơ chế một cửa Hiện nay, theo Quyết định số 4322/QĐ-UBNDngày 01/10/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, bộ thủ tụchành chính lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xãgồm có 29 thủ tục, trong đó có 02 thủ tục chứng thực đang được áp dụng tạicác phường của quận (thay thế Phần I – Mục V Lĩnh vực Tư pháp (từ thủ tụcsố 1 đến thủ tục số 53) ban hành kèm theo Quyết định số 4046/QĐ-UBNDngày 31/8/2011 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc côngbố Bộ Thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố HàNội) (Xem Phụ lục) Mỗi thủ tục đều có sự quy định rõ về: tên thủ tục, căn cứ

áp dụng, hồ sơ, thời gian và mức lệ phí cho việc chứng thực đó Đây là việclàm rất quan trọng để triển khai các thủ tục chứng thực mới đưa về thực hiệnở cấp xã phường với những thủ tục đang được giải quyết theo cơ chế một cửatại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của mỗi phường

Đa số các phường đã có bảng tin niêm yết các thủ tục chứng thực Tuynhiên, mức độ thông tin, hình thức còn chưa thống nhất giữa các phường

Về cơ bản có thể thấy, mọi công việc chứng thực theo thẩm quyềnđược quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bằngNghị định số 04/2012/NĐ-CP) của Chính phủ và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều củaNghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản saotừ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí Được quận,phường duy trì thường xuyên trực theo cơ chế một cửa đảm bảo đúng phápluật, đáp ứng nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức

- Công tác truyền thông tới tổ chức và công dân được chú trọng thựchiện và có nhiều sáng tạo:

Công tác phổ biến thông tin tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Ủy bannhân dân

Các phường đều có bảng tin để thông báo cho tổ chức và công dân vềcác việc được giải quyết chứng thực, phí, lệ phí và thời gian xử lý hồ sơ

Tuy vậy, nhiều phường niêm yết không đầy đủ bộ thủ tục, khiến nhiềungười dân không biết, đã mang hồ sơ lên quận, trong khi đó, đây là thủ tục cóthể làm tại phường: Ví dụ: việc chứng thực chữ ký trong các văn bản giấy tờbằng tiếng Việt gây mất thời gian công sức của nhân dân

Tại các phường, chưa cung cấp thông tin về các thủ tục chứng thực thuộcthẩm quyền giải quyết của phòng Tư pháp để người dân có thêm thông tin

- Tuyên truyền pháp luật:

Tuyên truyền, phổ biến cho quần chúng nhân dân biết về những chủtrương, chính sách của Đảng, pháp luật của và Nhà nước là nhiệm vụ quantrọng của các cấp chính quyền, thể hiện rõ bản chất dân chủ của Nhà nước ta.Mục đích là tạo được sự quan tâm của các tổ chức, cá nhân, các tầng lớp nhândân về những chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước, để từ

đó thu thập, tổng hợp những ý kiến đánh giá, phản hồi từ phía nhân dân nhằmbổ sung, hoàn chỉnh các chủ trương, chính sách đó.

Trong những năm qua, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật luônđược ngành Tư pháp Thủ đô nói chung và quận Nam Từ Liêm nói riêng quantâm, đẩy mạnh thực hiện Ngành Tư pháp đã tham mưu cho cấp Ủy Đảng vàchính quyền nhiều chương trình, kế hoạch hoạt động trong công tác tuyêntruyền, phổ biến pháp luật, trong đó có pháp luật về chứng thực, nhằm tạođiều kiện cho cán bộ, công chức và nhân dân biết, hiểu đúng và thực hiện đầyđủ, đúng quy định của pháp luật về hoạt động chứng thực, bảo đảm việcchứng thực được thực hiện một cách đồng bộ, chính xác và đúng pháp luật

Công tác tuyên truyền pháp luật ở cấp cơ sở được chỉ đạo đẩy mạnh,dưới nhiều hình thức: qua hệ thống đài truyền thanh; qua các buổi sinh hoạttại cộng đồng dân cư, cấp băng đĩa, tài liệu tuyên truyền để người dân nắmbắt được các quy định về chứng thực kịp thời

Do đó, những quy định về chứng thực đã được các cấp, các ngành phốihợp nhịp nhàng nên phần lớn các tổ chức, cá nhân đều biết và hiểu về hoạtđộng chứng thực

Ngược lại, thông qua tuyên truyền, các ý kiến phản hồi, đánh giá từphía quần chúng được tiếp thu và xử lý kịp thời bằng văn bản, góp phần nângcao hiệu quả công tác xây dựng văn bản và phổ biến pháp luật, nâng cao hiệuquả hoạt động chứng thực

Công tác tuyên truyền pháp luật đã có những thành công nhất địnhtrong việc tìm ra sự linh hoạt trong phổ biến thông tin thông qua các kênhkhác nhau và nội dung thông tin phù hợp với thực tế địa phương

- Công tác tổng hợp, báo cáo tình hình chứng thực được củng cố và duytrì giữa cấp phường và cơ quản quản lý cấp quận:

Hàng tháng cán bộ chứng thực tiến hành tổng hợp tình hình chứng thựctại Ủy ban nhân dân theo mẫu nhất định, bao gồm các số lượng định lượng, vànhững tình huống, khó khăn phát sinh Báo cáo này sẽ được trình tới ngườiphụ trách công tác chứng thực của phường (Chủ tịch hay Phó Chủ tịch Ủyban nhân dân phường) Sau khi tổng hợp sẽ được gửi về Ủy ban nhân dânquận (thông qua phòng Tư pháp) Việc thiết lập và duy trì lịch báo cáo như

vậy là điều hết sức cần thiết cho công tác quản lý trong việc nắm rõ tình hình,và kịp thời xử lý những phát sinh.

- Bước đầu thiết lập được kênh để tổ chức và công dân phản hồi về tìnhhình thực hiện chứng thực:

Khiếu nại và khuyến nghị được gửi có thể được tiếp nhận qua hai hìnhthức: Hòm thư góp ý và phản ánh trực tiếp Cùng với quá trình thành lập Bộphận tiếp nhận và trả kết quả, các phường đều có “Hòm thư góp ý” cho tổchức và công dân Theo sự phản ánh của các cán bộ, đây là phương tiện hữuhiệu trong những ngày đầu khi thực hiện chứng thực theo Nghị định số79/2007/NĐ-CP và theo cơ chế “một cửa” Sau đó tổ chức và công dânthường khiếu nại trực tiếp những thắc mắc của họ Ngoài ra cán bộ chứngthực, một số phường đã có lịch để lãnh đạo phường trực tiếp giải quyết nhữngkhiếu nại của tổ chức và công dân vào một thời gian nhất định

* Tổ chức thực hiện chứng thực cho người dân

Công tác chứng thực đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu chứng thực của tổchức và công dân trên địa bàn quận Điều này được minh chứng qua các khíacạnh sau

- Số lượng yêu cầu chứng thực đã được giải quyết ngày càng tăng, tỷ lệđúng hẹn cao: Xem bảng tổng hợp bên dưới

Bảng Tổng hợp số liệu việc chứng thực được giải quyết tại

phường Xuân Phương (từ năm 2010 đến 2013)

Số liệu cho thấy, nhìn chung số lượng các việc chứng thực ngày càng

có xu hướng tăng, tăng mạnh Trong đó tốc độ tăng cụ thể là: Chứng thực bảnsao từ bản chính 48.794 so với 38.210 (tăng 27,69% sau 4 năm); chứng thựcchữ ký 1.983 so với 1.615 (tăng 22.4%); và cấp bản sao từ sổ gốc là 17.048 sovới 12.671 (tăng 34.54%) Như vậy việc chứng thực bản sao từ sổ góc có xuhướng tăng mạnh nhất từ năm 2010 đến năm 2013, chủ yếu vào các yêu cầucấp bản sao quyền sử dụng đất, sổ hộ khẩu

- Thời gian chờ giải quyết chứng thực đã được rút ngắn hơn, tỷ lệ hồ sơđược giải quyết đúng hạn đạt cao:

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định: “ Thẩm quyền chứng thực bảnsao từ bản chính, chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầuchứng thực” và Điều 15 quy định “ việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản saotừ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải đượcthực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứngthực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thựcsau nhưng không quá 02 ngày làm việc” (Khoản 4, Điều 5) Do đó đã tạo điềukiện thuận lợi cho người dân trong việc chứng thực, tránh sự phiền hà, tốnkém về thời gian, chi phí đi lại Như vậy cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứngthực có thể đến bất kỳ Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nào để thực hiện việcchứng thực của mình

Nhiều phường đạt tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn ở mức cao, gần nhưkhông bị quá hạn Xem bảng tổng hợp dưới đây

Tỷ lệ trả hồ sơ chứng thực đúng hẹn tại một số phường trên địa bàn quận

Nội dung chứng thực Thời gian

(ngày)

Tỷ lệ trả hồ sơ đúng hẹn

Chứng thực bản sao

Chú thích:

PĐ: Phường Phú Đô

TV: Phường Trung Văn

CD: Phường Cầu DiễnTM: Phường Tây Mỗ

2.3.2 Những hạn chế, bất cập

- Chất lượng nhân sự thực hiện chứng thực còn chưa cao so với mặt

bằng chung của thành phố Hà Nội:

Số liệu tổng hợp từ bản “Kết quả rà soát công chức tư pháp - hộ tịch xã,thị trấn” cho kết quả:

Bảng Thống kê về cán bộ tư pháp cấp phường của quận Nam Từ Liêm (năm 2014)

Thâm niên công tác tư pháp của cán bộ

Bảng tổng hợp thể hiện vẫn còn những bất cập về nhân sự hoạt độngchứng thực ở cấp phường như sự mất cân đối về độ tuổi, trình độ, chuyênngành đào tạo, thâm niên công tác…cụ thể:

- Mất cân đối về độ tuổi: những người trên 50 tuổi chiếm tới 18,75%.Điều này là một khó khăn cho công tác chứng thực, khi mà những người nàyvừa phải kiêm nhiệm cả việc hộ tịch (đa số) Trong khi đó, công việc chứngthực chuyển về cấp xã yêu cầu cao về độ tinh nhạy và quan sát, đối chiếu vănbản, giấy tờ gốc với bản sao Điều này đặt các cán bộ chứng thực có tuổi cao,độ tinh, nhạy trong quan sát hết sức khó khăn mà rất khó có giải pháp khắcphục nếu như không phải là sự thuyên chuyển công việc, về nghỉ chế độ chocán bộ trẻ thay

- Cán bộ làm công tác Tư pháp nhìn chung còn ít kinh nghiệm; đội ngũcán bộ có kinh nghiệm lại còn tương đối trẻ, mới ra trường, một số ít đượcđào tạo đại học thì lại không phải chuyên ngành Luật; một số được thuyênchuyển từ các ngành Văn hóa, Đoàn thể sang làm công tác tư pháp Vì vậytrình độ chuyên môn, sự am hiểu pháp luật còn hạn chế Do đó dẫn đến tâm lý

“ngại” chứng thực những nội dung liên quan đến hợp đồng và đôi khi chứngthực các hợp đồng không đúng các quy định của pháp luật gây ảnh hưởng đếncác giao dịch dân sự và quyền lợi của cá nhân không được đảm bảo (trướcthời điểm ngày 01/11/2011, việc thực hiện chứng thực các loại hợp đồng dânsự vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân các phường trên địa bàn quận, từngày 01/11/2011, thực hiện theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành phốHà Nội, việc chứng thực các loại hợp đồng được chuyển giao cho các tổ chứchành nghề công chứng thực hiện, Ủy ban nhân dân các xã thị trấn chấm dứtchứng thực các loại hợp đồng dân sự)

Đối với việc chứng thực đơn thuần, mang tính đơn giản khác có một sốđịa phương đã xảy ra tình trạng chứng thực bản sao không đúng với bản chính

do không có nghiệp vụ để phân biệt rõ ràng Đặc biệt, trước khi Chính phủban hành Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân các phường cóthẩm quyền chứng thực các văn bản song ngữ, các bằng tốt nghiệp song ngữ

có xảy một số sai sót, cán bộ đã không phát hiện được văn bằng chứng chỉđược làm giả, văn bản được cấp trái thẩm quyền Qua công tác kiểm tra, chothấy có nhiều phường chứng thực bản sao từ bản sao văn bản, chứng thực các

văn bản chỉ có dấu treo, không được người có thẩm quyền ký và đóng dấu của

cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về công tác văn thư

- Cơ chế trợ giúp thực hiện chứng thực với cấp xã, phường còn yếu:Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời là một bước đi mạnh mẽ của cảicách tư pháp ở nước ta hiện nay khi chuyển phần lớn (số lượng yêu cầu lànhiều và thường xuyên) công việc chứng thực từ cấp huyện về cấp xã, khôngchỉ số lượng công việc tăng lên, mà trong đó còn tồn tại nhiều sự phức tạp,khó khăn của công việc chứng thực

Như đã phân tích trên, trong khi trình độ, năng lực, kinh nghiệm côngtác lĩnh vực tư pháp của cán bộ chứng thực ở cấp phường còn nhiều hạn chế,thì cơ chế hỗ trợ của cấp quận cho phường còn yếu

Có hai hình thức hỗ trợ chính và quan trọng là: hỗ trợ về đào tạo, tư vấnvà hỗ trợ về tài chính, cơ sở vật chất

Sự khó ở đây có thể là: về kiến thức, hoặc về phương tiện hỗ trợ chocông tác chứng thực Điều này là logic với trình độ năng lực cán bộ chứngthực (như đã trình bày trên) Theo báo cáo tổng kết công tác chứng thực năm

2013 của Ủy ban nhân dân các phường, về trang bị phương tiện, cơ sở vậtchất hỗ trợ cho công tác chứng thực đặc biệt là máy photocoppy:

Chưa được trang bị riêng máy photocoppy 03 30

Sử dụng chung máy của UBND phường 04 40

Số liệu cho thấy có tới 70% số xã là không có máy photo riêng để phụcvụ chứng thực Theo đó người dân phải tự lo việc photo, photo nhờ, rồi nộp

hồ sơ (bản chính, bản photo) cho cán bộ chứng thực Tại khâu này, người tiếpnhận hồ sơ phải kiểm tra, đối chiếu tính chính xác của từng bản photo so vớibản gốc Điều này làm mất nhiều thời gian của cả người yêu cầu chứng thựcvà người chứng thực Thậm chí, sự sai sót là luôn tiềm ẩn ở mức cao

Tuy nhiên, do kinh phí trang bị các máy photo này là lớn, vượt ra ngoàikhả năng chi của ngân sách phường Trong các báo cáo của phòng Tư phápgửi Ủy ban nhân dân quận về sơ kết, tổng kết công tác chứng thực, đề xuất vềtrang thiết bị, trong đó có máy photo là ưu tiên hàng đầu

Ở hình thức hỗ trợ qua tập huấn: trước thời điểm Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, Sở Tư pháp đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ

chứng thực cho các cán bộ tư pháp cấp xã (thuộc huyện Từ Liêm cũ) nhưngthời gian tập huấn quá ít: chỉ trong một ngày Trong một ngày làm việc, cáchọc tập huấn viên được các cán bộ các Phòng công chứng trao đổi về kỹ năngchứng thực, kỹ năng và kinh nghiệm phát hiện văn bằng, giấy tờ giả Tuynhiên, một ngày tập huấn là chưa đủ để các cán bộ tư pháp xã vốn đã hạn chếvề trình độ pháp lý có thể nắm bắt đủ các kỹ năng, kinh nghiệm còn khá mới

mẻ này

- Thực hiện chứng thực chưa đảm bảo yêu cầu theo cơ chế một cửa:Việc niêm yết các công việc chứng thực ở các phường còn chưa thốngnhất và bị thiếu:

Qua thực tế quan sát cho thấy, nhiều phường chỉ niêm yết một số thủtục chứng thực mà số lượng nhiều, thường xuyên, chứ không niêm yết các thủtục còn lại Điều này vô hình đã hạn chế sự thông tin tới người dân

Bên cạnh việc cung cấp thông tin về các thủ tục chứng thực thuộc thẩmquyền của Ủy ban nhân dân cấp xã, các phường cần cung cấp thêm thông tinvề các thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân quận,phòng Tư pháp để người dân được biết, tuyên truyền trong cộng đồng

- Hoạt động chứng thực bị gián đoạn: khi người ký chứng thực đi vắng: Theo quy định, công tác chứng thực ở xã do Chủ tịch hoặc Phó Chủtịch được giao phụ trách Họ sẽ là người ký chứng thực Tuy vậy, đã phát sinhmột bất cập là, nếu người ký chứng thực đi vắng (vì một lý do nào đó: đi họp,

đi cơ sở, đi việc riêng điều này là khó tránh khỏi), thì sẽ không có ai kýchứng thực, và sẽ xảy ra hai trường hợp: một là, cán bộ chứng thực khôngnhận hồ sơ; hai là, hồ sơ phải chờ ký Cả hai trường hợp này người dân đềuphải đợi (đợi hôm khác, hoặc đợi lúc sau người ký chứng thực về ký) Nhưvậy, sự liên tục của công tác chứng thực không còn, điều này không hợp vớinguyên tắc của cơ chế một cửa đang áp dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Sự gián đoạn này sẽ có hệ quả lớn hơn đối với những phường mà cónhu cầu chứng thực lớn Đây là vấn đề về thể chế chứng thực cần Nhà nướcphải điều chỉnh cho phù hợp

- Việc thu phí còn nhiều bất hợp lý, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát:

Qua kiểm tra hàng năm, kết quả cho thấy rằng, ở tất cả các xã, người thu phí chứng thực không phải là thủ quỹ của Ủy ban nhân dân