Tìm hiểu về công nghệ sharepoint và áp dụng vào bài toán quản lý văn bản cho ủy ban nhân dân xã gia vân

Với Sharepoint 2010 chúng ta không chỉ giới hạn việc cung cấp khả nănglàm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn cóthể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ từgiáo viên hướng dẫn là Th.S Phạm Thị Thương Các nội dung nghiên cứu và kếtquả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ côngtrình nghiên cứu nào trước đây Nội dung đề tài được tham khảo và sử dụng cáctài liệu, thông tin đăng tải trên các sách báo theo danh mục tài liệu tham khảo của

LỜI CẢM ƠN

Sau hơn ba tháng tìm hiểu và thực hiện đề tài tốt nghiệp “Tìm hiểu về công

nghệ SharePoint và áp dụng trong bài toán quản lý văn bản cho Ủy ban nhân dân xã Gia Vân” đã cơ bản hoàn thành Để đạt được kết quả này em đã nỗ lực hết

sức đồng thời cũng nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, ủng hộ của thầy

cô, bạn bè và gia đình

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trường CôngNghệ Thông Tin và Truyền Thông, đặc biệt là các thầy cô bộ môn Công NghệPhần Mềm đã dạy dỗ em suốt 5 năm học vừa qua và tạo điều kiện cho phép emđược thực hiện đồ án tốt nghiệp này

Đặc biệt em xin được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới cô giáoPhạm Thị Thương đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình hoànthành đồ án tốt nghiệp

Cuối cùng em xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã giúp đỡ và động viên emtrong suốt thời gian thực hiện đề tài

Với trình độ và kiến thức còn hạn chế nên đồ án của em không tránh khỏinhững khiếm khuyết Em hy vọng sẽ nhận được những ý kiến nhận xét, góp ýcủa các thầy cô và bạn bè về những vấn đề được triển khai trong đồ án

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ SHAREPOINT 9

1.1 Sharepoint là gì? 9

1.2 Nền tảng của Sharepoint 9

1.3 Giá trị mà SharePoint 2010 mang lại 10

1.4 Các tính năng của Sharepoint 2010 11

1.5 Cách hoạt động của SharePoint 13

1.5.1 Trong môi trường làm việc của người sử dụng 13

1.5.2 SharePoint làm việc cho những nhà thiết kế 14

1.5.3 Nhiệm vụ của người thiết kế SharePoint 14

6 Viết tài liệu về cấu hình Sharepoint 14

1.6 Các phiên bản Sharepoint 2010 19

1.7 Chính sách cấp phép License cho Sharepoint 2010 20

SharePoint Server 2010: Theo mô hình Internet/Extranet 23

1.8 Các phiên bản chính thức của SharePoint 2010 24

1.9 Bảo mật trong SharePoint 26

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 29

2.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống 29

2.1.1 Cơ cấu tổ chức 29

2.1.2 Giới thiệu chung về các bộ phận trong Ủy ban 29

2.1.3 Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống hiện tại 32

2.1.4 Các loại biểu mẫu, báo cáo 35

2.1.5 Những tồn tại và yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý văn bản hiện tại 36

2.2 Phân tích thiết kế 37

2.2.1 Tác nhân của hệ thống 37

2.2.2 Các UseCase của hệ thống 38

2.2.3 Biểu đồ UseCase 40

CHƯƠNG 3 68

CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 68

3.1 Trang chủ 68

3.2 Văn bản đến 68

3.3 Công văn đi 69

3.4 Biểu mẫu 70

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Các tính năng trong SharePoint 12

Hình 1.2: SharePoint Server 2010 theo mô hình Intranet 21

Hình 1.3: Chính sách cấp phép CAL 22

Hình 1.4: Chính sách cấp phép trong SharePoint 23

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Gia Vân 29

Hình 2.2: Danh sách các UseCase của hệ thống 38

Hình 2.3: Mối quan hệ giữa UseCase và tác nhân 39

Hình 2.4: Biểu đồ UC mức tổng thể 40

Hình 2.5: Biểu đồ UC quản lý thành viên của quản trị hệ thống 40

Hình 2.6: Biểu đồ UC Văn thư – lưu trữ 41

Hình 2.7: Biểu đồ UC lãnh đạo 41

Hình 2.8: Biểu đồ trình tự UC đăng nhập 42

Hình 2.9: Biểu đồ cộng tác UC đăng nhập 43

Hình 2.10: Biểu đồ trình tự chức năng tìm kiếm 44

Hình 2.11: Biểu đồ cộng tác chức năng tìm kiếm 44

Hình 2.12: Biểu đồ trình tự chức năng soạn thảo văn bản đi 45

Hình 2.13: Biểu đồ cộng tác chức năng soạn thảo văn bản đi 46

Hình 2.14: Biểu đồ trình tự chức năng nhập mới văn bản đi 47

Hình 2.15: Biểu đồ cộng tác chức năng nhập mới văn bản đi 47

Hình 2.16: Biểu đồ trình tự chức năng sửa văn bản đi 48

Hình 2.17: Biểu đồ cộng tác chức năng sửa văn bản đi 49

Hình 2.18: Biểu đồ trình tự chức năng xóa văn bản đi 50

Hình 2.19: Biểu đồ cộng tác chức năng xóa văn bản đi 50

Hình 2.20: Biểu đồ trình tự chức năng phân loại theo phân loại công văn 51

Hình 2.21 : Biểu đồ trình tự chức năng phân loại theo phân loại công văn 52

Hình 2.22: Biểu đồ trình tự thêm văn bản đến 53

Hình 2.23: Biểu đồ cộng tác thêm văn bản đến 53

Hình 2.24: Biểu đồ trình tự chức năng xóa văn bản đến 54

Hình 2.26: Biểu đồ trình tự chức năng phê duyệt 56

Hình 2.27: Biểu đồ cộng tác chức năng phê duyệt 56

Hình 2.28: Biểu đồ trình tự chức năng thống kê - báo cáo 57

Hình 2.29: Biểu đồ cộng tác chức năng thống kê - báo cáo 58

Hình 2.30: Biểu đồ cộng tác chức năng thêm thành viên 59

Hình 2.31: Biểu đồ cộng tác chức năng thêm thành viên 59

Hình 2.32: Biểu đồ trình tự chức năng sửa thành viên 60

Hình 2.33: Biểu đồ cộng tác chức năng sửa thành viên 61

Hình 2.34: Biểu đồ trình tự chức năng xóa thành viên 62

Hình 2.35: Biểu đồ cộng tác chức năng xóa thành viên 62

Hình 2.36: Biểu đồ trình tự chức năng thêm quyền 63

Hình 2.37: Biểu đồ cộng tác chức năng thêm quyền 64

Hình 2.38: Biểu đồ lớp điều khiển 65

Hình 2.39: Biểu đồ lớp biên 66

Hình 2.40: Biểu đồ lớp thực thể 66

MỞ ĐẦU

Ngày nay Công nghệ thông tin đóng vai trò rất quan trọng đối với sự pháttriển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, chiếm một vị trí quan trọng trong mọi lĩnhvực đời sống, trở thành động lực cơ bản của sự phát triển kinh tế - xã hội, đưa thếgiới chuyển từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin và phát triểnkinh tế tri thức Đối với bất kỳ tổ chức nào, từ doanh nghiệp đến các tổ chứcchính phủ, giải quyết các bài toán nhằm tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ, kinhdoanh và quản lý của mình dựa trên cơ sở ứng dụng Công nghệ thông tin là yêucầu quan trọng được đặt ra hàng đầu

Công tác quản lý công văn là một vấn đề hết sức khó khăn và phức tạp, hiệntại thì đây là vấn đề còn nhiều bất cập Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệthông tin vào công tác quản lý sử dụng những công nghệ mới phục vụ cho quátrình điều hành quản lý là vấn đề cấp bách cần được quan tâm và chú trọng Từ

đó giúp cho công tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn giản hơn,nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ

sơ, sổ sách

Với Sharepoint 2010 chúng ta không chỉ giới hạn việc cung cấp khả nănglàm việc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn cóthể đầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho các tổ chức.Sharepoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rấtnhanh chóng đáp ứng mọi yêu cầu trong hoạt động kinh doanh và các tổ chức xãhội giúp người sử dụng có thể kết nối và làm việc ở mọi lúc mọi nơi trên mọithiết bị giúp cho công việc của họ có thể giải quyết có hiệu quả Chính vì vậyviệc áp dụng công nghệ Sharepoint vào việc triển khai các ứng dụng cho các đơn

vị là một nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực

Chính vì vậy em chọn đề tài “Tìm hiểu về công nghệ Sharepoint và áp dụng

vào bài toán quản lý văn bản cho ủy ban nhân dân xã Gia Vân” Qua đây em

mong muốn áp dụng những lợi thế của công nghệ Sharepoint để xây dựng giảipháp quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân xã Gia Vân

Đề tài được chia thành 3 chương chính:

 Chương 1: Tổng quan về công nghệ SharePoint

 Chương 2: Khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống

 Chương 3: Chương trình ứng dụng

Do kiến thức thực tế và hiểu biết còn hạn chế, nhóm mong sự góp ý của thầy

cô và bạn bè để em có thể có cách nhìn sâu sắc và hoàn thiện đồ án tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG NGHỆ SHAREPOINT

1.1 Sharepoint là gì?

Sharepoint là một nền tảng (Platform) để trao đổi thông tin làm việc cộng táctrong nội bộ doanh nghiệp và trên nền Web SharePoint là giải pháp kết nối và hỗtrợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trongmạng lưới Intranet, Extranet của doanh nghiệp hay có thể chia sẻ ra bên ngoàiInternet cho cả khách hàng và đối tác

Với SharePoint, chúng ta sẽ không chỉ giới hạn việc cung cấp khả năng làmviệc cộng tác cho nhân viên văn phòng hoặc các nhóm kinh doanh mà còn có thểđầu tư sâu vào việc phát triển các ứng dụng mở rộng cho doanh nghiệp.SharePoint được xem là nền tảng để bạn có thể phát triển những ứng dụng rấtnhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu trong hoạt động kinh doanh, có thể là một ứngdụng nhỏ cho một nhóm hay một phòng ban, hoặc có thể là những giải phápdoanh nghiệp tầm cỡ và phức tạp với nhiều quy trình xử lý thông tin phức tạp,chỉnh sửa code hoặc tích hợp với các phần mềm ứng dụng khác

1.2 Nền tảng của Sharepoint

Nền tảng Sharepoint 2010 có thể diễn tả qua 5 từ sau: cộng tác, tổng hợp, tổchức, trình bày và cộng đồng

Cộng tác: đây là nền tảng cơ bản của Sharepoint, giá trị cốt lõi mà nền tảng

này đem lại là khả năng cộng tác mạnh mẽ hỗ trợ workflow, khả năng đồng bộhóa cao, tăng khả năng bảo mật, giúp người dùng trong các phòng ban, các nhóm

và trong doanh nghiệp có thể tương tác với nhau tạo nên một môi trường cộngtác hoàn hảo

Tổng hợp: Sharepoint 2010 cho phép bạn có thể tổng hợp các thông tin từ

nhiều nguồn tài nguyên khác nhau như database, file server hoặc website Gồm:

 Liên kết đến nội dung

 Index nội dung

 Lưu trữ nội dung

 Sử dụng ứng dụng Really Simple Sysdication (RSS)

 Sử dụng ứng dụng Bussiness Connectivity Services (BCS)

Tổ chức: trong mọi ngữ cảnh khi các dữ liệu được tổng hợp thì nó cần tổ

chức lại vì gần như tất cả chúng ta tốn khá nhiều thời gian cho việc tổ chức lạithông tin trên server, database, tài liệu trong thư mục document hoặc các nộidung khác trong doanh nghiệp SharePoint cung cấp những tính năng có khảnăng tổ chức hóa cao như:

 Quản lý siêu dữ liệu với Metadata Service

 Phân loại nội dung

 Chia cột trong site

 Quản lý các phần

 Tóm tắt liên kết các Web Part

 Phân loại thư mục

Trình bày: sau khi tổng hợp và tổ chức hóa thông tin bạn cần trình bày làm

sao để dễ nhìn cũng như dễ hiểu SharePoint Designer có thể giúp bạn trình bày

và bố cục và giao diện tùy thích

Cộng đồng: SharePoint cho phép bạn xuất bản thông tin đến các thành viên

trong nhóm cũng như đến những người xem Web Content Management là công

cụ quan trọng giúp bạn xuất bản thông tin đến cộng đồng

1.3 Giá trị mà SharePoint 2010 mang lại

 Khả năng kết nối và tăng thêm sức mạnh người dùng

Trước tiên, chúng ta vẫn thường nghe phản hồi từ phía khách hàng rằng đại

đa số những ứng dụng cho doanh nghiệp thường bị một hạn chế là khó sửdụng Với SharePoint 2010, Microsoft đã nghiên cứu khá kỹ kinh nghiệm sửdụng của người dùng trên toàn thế giới để rồi đưa ra giải pháp kết nối và traoquyền cao nhất cho người dùng giúp họ dễ dàng sử dụng và thực hiện đượcnhiều tính năng của sản phẩm

 Cắt giảm chi phí nhờ dựa trên 1 nền tảng thống nhất

Song song với việc kết nối và gia tăng sức mạnh cho người dùng thì việccắt giảm chi phí luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu của tất cả các khách hàng

phí trong khi vẫn cam kết họ sẽ có được những lợi ích từ những xu hướngcông nghệ mới nhất

Cuối cùng, một cơ hội lớn nữa cho việc tiết kiệm chi phí từ công nghệđiện toán đám mây Với SharePoint 2010, bộ phận IT sẽ có thêm chọn lựakhi triển khai hạ tầng SharePoint, bạn có thể triển khai trên server đặt tạidoanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ SharePoint Online với toàn bộ dữ liệuđược Microsoft lưu trữ tại các datacenter toàn cầu Với giải pháp này, chúng

ta thấy được khách hàng không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo rằng sẽ

có một hệ thống tin cậy nhờ outsourcing phần lưu trữ và quản lý

 Đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu công việc

Với SharePoint 2010, những nhà phát triển ứng dụng sẽ có thể tạo ra cácchương trình quản lý nội dung và làm việc cộng tác chạy trong Firewall hoặctương tác bên ngoài internet SharePoint giúp bạn tăng thêm sức mạnh trongviệc tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau trong nhiều hệ thống khác nhauvới những dạng thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc Cuối cùng,Microsoft cũng đã đầu tư rất nghiêm túc cho việc hỗ trợ những nhà lập trìnhphát triển ứng dụng Visual Studio 2010 có những công cụ mới để tạo vàkiểm soát lỗi cho các các ứng dụng SharePoint, một giao diện đồ họa mớicho việc xây dựng web part và hỗ trợ tích hợp với Team Foundation Server.Chắc chắn với sự ra đời của phiên bản 2010, SharePoint sẽ trở thành một nềntảng xuyên suốt toàn doanh nghiệp để tạo ra những ứng dụng quản lý nộidung và làm việc cộng tác

1.4 Các tính năng của Sharepoint 2010

Sharepoint 2010 cung cấp những giá trị cốt lõi trong cộng tác MicrosoftSharepoint 2010 đem đến cho doanh nghiệp:

 Kết nối và ủy quyền

 Giảm thiểu chi phí với một hạ tầng hợp nhất

 Nhanh chóng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Hình 1.1: Các tính năng trong SharePoint

Những tính năng mở rộng trong Sharepoint có thể được nhóm lại như sau:

 Site: Cho phép các nhân viên, đối tác, khách hàng có thể làm việc thông

qua giao diện Web để chia sẻ thông tin, dữ liệu Bạn có thể kiểm soát sitebên trong hoặc bên ngoài firewall

 Communities: Sử dụng các tính năng để kết nối con người với nhau, sắp

xếp hợp lí hóa, tổ chức thông tin một cách hiệu quả

 Content: Cung cấp sự nhanh chóng, chính xác và an toàn khi truy cập

thông tin

 Search: Tìm kiếm và kết nối thông tin thông qua các Sharepoint list, site,

các hệ thống external, các nguồn dữ liệu như các tập tin chia sẻ, Websitehoặc các ứng dụng line – of – business

 Insights: Cho phép người dùng có thể nâng cao khả năng kinh doanh

trong doanh nghiệp bằng cách tạo ra các báo cáo, tổ chức dữ liệu, phântích nghiệp vụ

 Composites: Cho phép bạn tạo ra các giải pháp tích hợp để hỗ trợ người

dùng và các chuyên gia lập trình viên một cách nhanh chóng

1.5 Cách hoạt động của SharePoint

1.5.1 Trong môi trường làm việc của người sử dụng

SharePoint đơn giản hóa môi trường người sử dụng bằng cách yêu cầu họ mởmột ứng dụng duy nhất: trình duyệt web Những hỗ trợ hàng đầu được cung cấpchoInternet Explorer và Netscape Navigator Hỗ trợ đứng thứ hai dành choSafari, Firefox, và Mozilla Nếu người dùng không sử dụng Internet Explorerhoặc Netscape Navigator, điều đó đơn giản nghĩa là một vài mục thư viện sẽ hiểnthị khác đi phụ thuộc vào phông chữ và yếu tố thiết kế được sử dụng ở trang đó.Nguời thiết kế SharePoint cần kiểm tra các vị trí cẩn thận để chắc chắn mức độđược chấp nhận từ phía người sử dụng Khi một người sử dụng tạo ra một mụcmới, ứng dụng mặc định sẽ tự động mở hoặc một hộp danh sách xuất hiện đểngười dụng chọn kiểu nội dung được liên kết phù hợp Ví dụ đó có thể là thưviện thông tin có sẵn một số mẫu được định dạng trước Sau khi một mẫu thôngtin được thiết kế, nó có thể xuất hiện ở SharePoint như một mục trong thư việntại một vị trí cụ thể hay một kiểu nội dung Khi xuất hiện như một kiểu nội dung,mẫu có thể được sử dụng ở vị trí khác nữa Khi một người sử dụng tạo ra mộtmục mới trong thư viện mẫu, một danh sách trải xuống các kiểu mẫu hiển thị vàngười sử dụng chọn một mẫu để điền vào Một cách khác để quản lý các kiểu nộidung khác nhau là tạo ra một thư viện riêng biệt cho mỗi kiểu nội dung Theocách này, mỗi thư viện chỉ chứa một kiểu dữ liệu Khi đó, một kiểu nội dung mặcđịnh sẽ tự động mở đúng ứng dụng được chỉ định tại thời điểm tạo thư viện Cáchnày không chỉ giới hạn cho các mẫu Một kiểu nội dung có thể là bất kì địnhdạng tài liệu cụ thể nào mà người sử dụng trang đó cần tái tạolại và có thể kếthợp với một ứng dụng nhất định tại thời điểm tạo văn bản.Ví dụ, nếu có một thưviện tài liệu được dùng để lưu bản fax, một mẫu fax có thể là kiểu nội dung mặcđịnh đặc thù của thư viện này và thư viện sẽ mở một trang Wordvới mẫu fax mặcđịnh Điều đó giúp tiết kiệm thời gian cho người sử dụng bởi vì mở một ứngdụng không phải là một bước riêng biệt Khi tài liệu đã có được mở ra, thì cả ứngdụng được dùng để tạo tài liệu đó cũng được mở hoặc nếu họ không có ứng dụng

đó cài đặt trên máy tính chứa văn bản hiện thời của họ thì nó sẽ mở trong mộtcửa sổ trình duyệt.

1.5.2 SharePoint làm việc cho những nhà thiết kế

Đầu tiên, SharePoint làmột ứng dụng mạng vì vậy bất kì vấn đề nào củamạng sẽ được chú ý khi sử dụng SharePoint trực tuyến Nghĩa là DNS, DHCP

và Active Directory cần hoạt động hoàn hảo trước khi mạng sử dụng SharePoint.Nếu tất cả hệ thống này thực hiện đầy đủ chức năng, bước tiếp theo là quyết địnhxem cài đặt trên một máy chủ đơn hay nhiều máy chủ Bỏ qua kiểu cài đặt, có hailoại cơ bản dịch vụ máy chủ cần được thực hiện Thứ nhất là cơ sở dữ liệu máychủ dùng SQL Máy chủ dùng ngôn ngữ SQL là phần quản trị lưu trữ củaSharePoint, cần một số cơ sở dữ liệu để lưu trữ nội dung riêng biệt.Thứ hai làdịch vụ Web được IIS cung cấp IIS cùng với ASP.NET phải được cài đặt trênmáy chủ SharePoint trước khi bắt đầu quá trình cài đặt SharePoint Ngoài ra,cũngcần các phiên bản NET Framework 2 hoặc 3 của Microsoft và quá trình cài đặt

sẽ kết thúc nếu như những dịch vụ trên chưa được cài đặt Mặc dù, một vài côngtycó thể cài đặt được chỉ với vài đặc điểm cung cấp bởi dịch vụ SharepointWindows(WSS) 3.0

1.5.3 Nhiệm vụ của người thiết kế SharePoint

Một người thiết kế mạng Sharepoint thường phải đảm nhiệm sáu nhiệm vụđặc trưng sau:

1 Lên kế hoạch bảo mật Active Directory

2 Lên kế hoạch bảo mật giao thức SSL

3 Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ chia sẻ

4 Tăng tính năng của các ứng dụng Web và tập hợp

5 Tạo các nhóm

6 Viết tài liệu về cấu hình Sharepoint

Lên kế hoạch bảo mật Active Directory: Hầu hết người sử dụng SharePointđã

đăng nhập vào mạng hỗ trợ với địa chỉ và mật khẩu của người sử dụngtrongActive Directory Mỗi nhóm được tạo trong SharePoint thiết lập một

vực mới được tạo, biện pháp bảo mật này được thừa kế hoặc người quản trị nhóm

có thể quyết định thiết lập an ninh độc nhất chỉ dành cho nội dung ở khu vực phụ.Cách dễ nhẩt để áp dụng bảo mật trong môi trường công ty là sử dụng các nhómActive Directorymới hoặc đã có SharePoint cũng giống như những ứng dụngkhác của Microsoft Quá trình cài đặt, hay trong trường hợp quá trình tạo nhóm,

sẽ tự động tạo ra nhóm mặc định Người thiết kế SharePoint cần đảm bảo rằngthư mục hiện hành bao gồm một ActiveDirectory thích hợp để những ngườitạo/quản trị khu vực Sharepoint có thể thêm nhóm quản trị đúng vào nhóm nội bộcùng với một khu vực phụ để bảo vệ nội dungvà hiển thị chúng cho đúng đốitượng người xem Đây là một ví dụ về cách hoạt động của nó: khi người quản trịtạo một nhóm vị trí gọi là ABC Realty, một vị trí quan trọng cùng tên sẽ được tạolập Nếu đây là vị trí đầu tiên được tạo trên Sharepoint, nó sẽ liên kết với mộtứng dụng Web IIS gọi là SharePoint – 80 Nếu không, người quản trị có thể tạomột ứng dụng web mới để hỗ trợ nhóm mới này.Trong cả hai phiên bản củaMOSS 2007 và WSS 3.0, ba nhóm SharePoint mới sẽ được tạo với những nhómquyền mặc định được phân trong khu vực:

 Quản lý– được phép quản lý toàn bộ

 Thành viên– được phép đóng góp

 Khách vào– được phép đọc

Một lần nữa, người tạo/quản trị vị trí nên chuyển nhóm tổng hợp miền quảntrị vào nhóm nội bộ SharePoint để thiết lập an ninh nội dung cho nội dung vị tríphụ

Nếu đang sử dụng phiên bản MOSS 2007 Enterprise, nhóm vị trí đầu tiên và vịtríquan trọng nhất sẽ được cài đặt các biện pháp bảo mật dưới đây:

• Owners - được phép quản lý toàn bộ

• Khách viếng thăm – được phép đọc

• Người thiết kế

• Người phê duyệt

• Người đọc tài nguyên mẫu

• Quản lý cấp cao

• Người dùng nhanh chóng.

• Người đọc hạn chế

• Người xem

Khi đã tạo một vị trí phụ trong việc phân quyền, người quản trị vẫn được gợi ý là

kế thừa giấy phép từ vị trí đã có hay tạo giấy phép khác Không quan tâm đếnbao nhiêu nhóm mà SharePoint tạo ra ở vị trí quan trọng đó, nếu đã chọn các tínhnăngphân quyền, người quản trị sẽ chỉ được gợi ý tạo 3 nhóm xác định ở trên(thành viên, quản trị và khách)

Nhóm nội bộ SharePoint được dùng để đảm bảo truy nhập nội dung được kiểmsoát Một khi người sử dụng mở một file, nó sẽ được kết nối mạng nơi có thểhiển thị nội dung file cho người sử dụng trái phép có thể truy nhập vào các công

cụ kiểm soát mạng Để ngăn ngừa nguy cơ này, các nhà thiết kế Sharepoint nên

có kế hoạch xây dựng các biện pháp bảo vệ dữ liệu trong khi xây dựng đườngtruyền giữa máy chủ Sharepoint với máy tính người sử dụng

Lên kế hoạch bảo mật giao thức SSL: Khi tạo một vị trí tại Sharepoint, vị trí

có thể được dùng như một cổng Intranet, Extranet hoặc Internet Mỗi một loạicổng này có những nguy cơ khác nhau khi nhóm khách xem nội dung mở rộng.Intranet có nguy cơ thấp nhất vì việc sử dụng được giới hạn cho những ngườitrong cùng một công ty Tuy nhiên, tất cả nội dung được sử dụng hệ thống có dâytruyền thống có nguy cơ bị tổn hại Để giảm nguy cơ này, tiến hành một hệ thống

an ninh SSL có thể bảo vệ dữ liệu SSL sử dụng chứng nhận máy chủ - khách để

mã hóa dữ liệu khi nó được truyền qua mạng

Người xem nội dung càng lớn thì càng quan trọng để mã hõa dữ liệu đótrong quá trình truyền Đó là cách bảo mật nội dung SharePoint khá đơn giản bởi

vì chứng nhận được áp dụng ở cấp độ ứng dụng web của SharePoint Trong IIS,mỗi ứng dụng web của Sharepoint tương đương với một trang web Chứng thựcđược áp dụng cho trang web IIS trên tab Directory Security và tất cả nội dungđược truy xuất thông qua ứng dụng web của SharePoint tương ứng sẽ tự độnggắn với những dữ liệu được mã hóa

Người thiết kế SharePoint nên đảm bảo rằng cấu trúc của phân cấpSharePoint sẽ hỗ trợ SSL bất cứ khi nào dữ liệu được truy xuất bên ngoài khuvực công ty và đối với một dữ liệu cụ thể được tạo bên trong công ty có nguy cơ

bị thất thoát cao như thông tin tài chính, nội dung tuyển dụng và trang web quảntrị SharePoint tại trung tâm

Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ chia sẻ: Quản lý các nhà cung cấp dịch vụ

chia sẻ (SSP) trong MOSS 2007 cho phép chức năng kết nối mạng, công ty đượccấuhình một lần và chia sẻ trong toàn nhóm bằng nhóm vị trí tạo trong tất cả ứngdụngnhóm web Điển hình là sẽ chỉ có một SSP được yêu cầu và mọi dịch vụ củacông ty gồm danh mục dữ liệu công ty (BDC), dịch vụ tính toán Excel và dịch vụtìm kiếm cũng đượcquản lý bằng SSP này Các SSP khác cũng có thể được tạo,

ví dụ, nếu muốn trình duyệt nội dung và chỉ cho một nhóm người dùng cụ thểtruy nhập, nhưng chỉ một SSP có thể liên kết với cơ sở dữ liệu nội dung tại mộtthời điểm vì vậy nên có các cơ sở dữ liệu khác để hỗ trợ cấu hình này Dịch vụtìm kiếm có rất nhiều lựa chọn cấu hình và chúng đều được định hình qua SSP.Những mục cần cấu hình là:

• Máy chủ chỉ mục (Index Server)

• Máy chủ truy vấn (Query Server)

• Nguồn tài nguyên (Content sources)

• Trình tự trình duyệt (Crawl Schedules)

• Quy tắc trình duyệt (Crawl Rules)

• Phạm vi (Scopes)

• Trang chính thức và thứ tự liên quan

• Kiểu file được trình duyệt

• Dữ liệu (Metadata) được trình duyệt

Một khi việc cấu hình những tính năng tìm kiếm hoàn thành, qui mô cầnđược kích hoạt tại nhóm vị trí thích hợp để các mục được trình duyệt đã sẵn cócho người sửdụng tìm kiếm SSP cũng chứa các file định nghĩa ứng dụng mà tạomục nhập trong BDC Danh mục bao gồm một danh sách các ứng dụng công việc

có thể truy nhập qua mục trong danh sách Sharepoint Đó có thể là một trang

hiển thị trong cơ sở dữ liệu nhân viên tạo bằng PeopleSoft, hay trang hiển thịtrong cơ sở dữ liệu SAP hay một bảng biểu từ cơ sở dữ liệu máy chủ SQL Cácfile định nghĩa ứng dụng được tạo bởi một nhân viên phát triển ứng dụng, là cácfile XML xác định làm thế nào dữ liệucó thể tới được SharePoint gồm các thôngtin thẩm định và kết nối.

Dịch vụ tính toán bằng Excel được cấu hình bằng cách xác định “khu vực tincậy” (Trusted Location), một vị trí trên máy chủ chứa các bảng tính có thể đượckếtnối tới các SharePoint Vị trí này cho phép SharePoint mở các đường dẫn tớitập tin Excel và sử dụng các đối tượng đã tồn tại trong những file này để hiển thịthànhbiểu đồ, đồ thị hoặc bảng với dữ liệu được truy vấn SSP cho phép dịch vụnày được cấu hình một lần và sử dụng chúng trong toàn nhóm Tất cả các máychủ dùng Sharepoint cho người sử dụng trong nhóm sẽ có thể sử dụng nhữngphần cài đặt dịch vụ này Để giúp người sử dụng tiếp cận dịchvụ như dịch vụ tínhtoán Excel, và tìm kiếm trong công ty thì việc cài đặt tính năng thích hợp phảiđược thực hiện theo nhóm, ứng dụng WEB, nhóm vị trí và các cấp vị trí

Tăng tính năng của các ứng dụng Web và tập hợp: Nhà thiết kế Sharepoint sẽ

cần xác định nhóm tính năng trong Sharepoint sẽ được sử dụng trong khi cài đặt.Các tính năng này cần được bật ở 4 cấp độ trong SharePoint để có thể truy nhập

từ một vị trí trong nhóm, ứng dụng Web, nhóm khu vực và từng khu vực cụ thể.Các tính năng có trong nhóm, ứng dụng web và cấp độ nhóm khu vực lại không

có trong cấp độ khu vực Các tính năng có thể xây dựng dựa trên nền tảng từ khuvực này đến khu vực kia Để cấu hình một vài chức năng cho nhóm, mở trangweb quản trị trung tâm và chọn mục hoạt động Việc định cấu hình các tính năngứng dụng web được thực hiện từ mục quản lý ứng dụng trong phần quản trị trungtâm Các quản trị nhóm cấu hình lần lượt nhóm khu vực và tính năng nhóm khuvực Đó là bởi vì các quản trị nhóm, đặc biệt là nhà thiết kế Sharepoint khôngtruy nhập vào nội dung Sharepoint Chúng ta sẽ đề cập đến vấn đề làm thế nào đểkích hoạt những tính năng chỉ vì những tính năng phải được kích hoạt để chúngsẵn có tại cấp độ vị trí nơi người sử dụng truy nhập nội dung

Tạo nhóm và cấu hình tính năng nhóm khu vực: Các nhóm mặc định được

tạo bởi các quản trị nhóm mặc dù các quản trị nhóm không được truy nhập vàonội dung SharePoint trong những nhóm khu vực đó Tại thời điểm thiết lập, quảntrị cấp cao sẽ chỉ định một quản trị nhóm từ những người sử dụng trong ActiveDirectory Người này sẽ chịu trách nhiệm nội dung trong những vị trí được tạo ratrong nhóm Tính năng nhóm khu vực được định cấu hình từ thực đơn SiteActions Dưới cột có Site Administration, chọn tính năng nhóm khu vực Nếungười quản trị thực hiện các giải pháp tùy chọn trong nhóm khu vực, giải pháp sẽxuất hiện trong danh sách này cùng với tính năng Microsoft mặc định Kích vàonút Activate để kích hoạt từng tính năng.Tính năng của từng khu vực được kíchhoạt bằng cách click vào thực đơn SiteActions và chọn Site Settings trong từngkhu vực đơn lẻ Lựa chọn cấu hình tính năng khu vực ở trong cột quản trị khuvực Lựa chọn này có thể được sử dụng để khởi động phần trang web Help Desktùy chọn được thể hiện trong một khu vực được thiết kế cho nhân viên CNTT.Tính năng của vị trí mở rộng chức năng của SharePoint trong một vị trí đơn lẻ

Viết tài liệu về cấu hình Sharepoint: Viết tài liệu về cấu hình là trách nhiệm

của người thiết kế mạng Sharepoint Việc này có thể thực hiện bằng cách sử dụngbảng tính xây dựng trước do Microsoft cung cấp trên vị trí Sharepoint Khôngphải tất cả các bảng tính đều liên quan đến mọi hoạt động trên SharePoint, tuynhiên, chúng đưa ra chỉ dẫn để đảm bảo tất cả các yếu tố cấu hình được xem xétcho hầu hết các công việc triển khai

1.6 Các phiên bản Sharepoint 2010

 Triển khai Intranet

dùng trong doanh nghiệp, cung cấp công cụ để triển khai nghiệp vụ,dịch vụ Web và ứng dụng Microsoft trong phạm vi doanh nghiệp

cộng tác ở tất cả nội dung, đơn giản hóa công việc quản trị nội dung vàquy trình làm việc trong doanh nghiệp

 Triển khai Internet/Extranet

muốn mở rộng quan hệ với khách hàng thông qua Internet hoặc tăngtính bảo mật với các site extranet để làm việc cùng với các đối tác

vừa và nhỏ muốn tạo một site Internet hoặc site extranet nhỏ

 Các sản phẩm liên quan

trình viên muốn tạo ra các giải pháp Sharepoint mà không cần sử dụngcác đoạn code chẳng hạn như giải pháp BI, giải pháp tích hợp dữ liệu,

hệ thống ứng dụng nghiệp vụ

pháp cộng tác thông qua Web để thiết lập lịch làm việc, tổ chức hóa tàiliệu, sử dụng các workspace, blog, wiki và các thư viện tài liệu trongcác phòng ban

1.7 Chính sách cấp phép License cho Sharepoint 2010

Bạn có thể dùng SharePoint 2010 để thiết lập mạng intranet, extranet vàInternet Các mạng thông tin intranet sẽ đòi hỏi khách hàng phải mua theo hìnhthức Server/CAL (Client Access License) Đối với SharePoint Server 2010 thì sẽđòi hỏi khách hàng phải mua từng bản riêng nếu bạn cài trên nhiều máy chủ khácnhau (ví dụ: bạn cần triển khai mô hình SharePoint Server 2010 trên 3 máy chủthì bạn phải mua 3 bản SharePoint Server 2010), đồng thời bạn cũng phải muaCAL cho từng người (hoặc cho từng máy tính) truy cập vào SharePoint Server.Đối với trường hợp bạn xây dựng hệ thống theo mô hình Extranet hoặc Internetthì bạn chỉ cần mua server không cần mua CAL

Hình 1.2: SharePoint Server 2010 theo mô hình Intranet

Client Access License

Hình thức Standard CAL sẽ cung cấp các chức năng căn bản nhất củaSharePoint 2010 như sau:

 Sites: Hạ tầng ứng dụng cho phép bạn xây dựng các trang web phục vụ

cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp

 Communities: Là một nền tảng tích hợp để mọi người có thể làm việc

cộng tác

 Content: Phục vụ cho việc quản lý tài liệu với khối lượng lớn.

 Search: Tìm kiếm các thông tin liên quan, lọc thông tin và tìm người

(không bao gồm FAST Search)

 Composites: Cho phép bạn tự thực hiện các giải pháp trong doanh nghiệp

(không bao gồm Access Services và InfoPath Services)

Hình 1.3: Chính sách cấp phép CAL

Hình thức Enterprise CAL sẽ cung cấp đầy đủ các tính năng củaSharePoint 2010:

 Sites: Hạ tầng ứng dụng cho phép bạn xây dựng các trang web phục vụ

cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp

 Communities: Là một nền tảng tích hợp để mọi người có thể làm việc

cộng tác

 Content: Phục vụ cho việc quản lý tài liệu với khối lượng lớn.

 Search: Tìm kiếm các thông tin lien quan, lọc thông tin và tìm người

(không bao gồm FAST Search)

 Composites: Cho phép bạn tự thực hiện các giải pháp trong doanh nghiệp

(không bao gồm Access Services và InfoPath Services)

 Insights: Cho phép khai thác báo cáo thông minh trong doanh nghiệp (bao

gồm PerformancePoint Services, Excel Services, và Visio Services)

Lưu ý là hình thức Enterprise CAL là phải mua cộng thêm (có nghĩa là kháchhàng phải mua Standard CAL trước rồi sau đó mới mua thêm Enterprise CAL)

Hình bên dưới minh họa về sự khác biệt giữa Standard CAL và EnterpriseCAL của SharePoint 2007 và 2010

Hình 1.4: Chính sách cấp phép trong SharePoint

SharePoint Server 2010: Theo mô hình Internet/Extranet

SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Standard

SharePoint for Internet Sites, Standard, cung cấp đầy đủ các tính năng củaSharePoint 2010 Standard CAL nhưng được phép dùng cho Internet hoặcExtranet Hình thức license cho Server này được thiết kế cho các doanh nghiệp

có mô hình vừa và nhỏ Việc triển khai cũng hạn chế ở một tên miền duy nhất vànhững tên miền con Một tên miền bao gồm 1 tên miền công cộng (như

là com, net, org) và một tên miền cấp 2 theo chủ sở hữu (như là tên của công

ty, tên của tổ chức, tên của CLB) Ví dụ một tên miền hợp lê làMyCompany.com, MyOrganization.net và MyClub.org Tên miền con(subdomain) là bất cứ tên URL nào nằm bên tay trái của tên miền cấp 2

SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Enterprise

SharePoint for Internet Sites, Enterprise, sẽ cung cấp đầy đủ các tính năngcủa SharePoint 2010 Enterprise CAL để sử dụng trên Internet hoặc extranet.Hình thức license này cũng bao gồm quyền sử dụng FAST Search cho Internet

hoặc extranet Bạn có thể triển khai một SharePoint Server 2010 độc lập choInternet Sites, Enterprise, như là một SharePoint server hoặc là một FAST Searchserver nhưng không được chạy song song đồng thời.

1.8 Các phiên bản chính thức của SharePoint 2010

SharePoint 2010 được Microsoft đưa ra 4 phiên bản Nếu đây là lần đầu tiêncài đặt nên bạn cần quyết định chọn cho mình một phiên bản SharePoint thíchhợp để triển khai Sau khi đã xem xét các thông tin, bạn có thể quyết định chọnphiên bản nào đó để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp đề ra

SharePoint 2010 cung cấp 2 kiểu triển khai với 4 phiên bản để bạn có thểchọn lựa:

Triển khai Intranet

 SharePoint Foudation 2010

 Các phiên bản SharePoint 2010

 Fast Search Server 2010 for SharePoint

 SharePoint Online

Triển khai trên Internet

 SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard Edition

 SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise Edition

 FAST Search Server 2010 for Internet Business

 SharePoint Online for Internet Services

SharePoint Foudation 2010

SharePoint Foudation 2010 là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏhoặc các phòng ban trong doanh nghiệp vì nó cung cấp cho bạn một giải phápcộng tác thông qua nền Web Bạn có thể sử dụng SharePoint Foudation 2010 để

tổ chức tài liệu, công việc, các chủ đề thảo luận thông qua blog, wiki, workspacehoặc các thư viện tài liệu

SharePoint 2010

SharePoint 2010 yêu cầu bạn phải mua và cài đặt, ngoài ra bạn cần phải muathêm bản quyền Client Access License (CAL) cho mỗi client Bạn có thể lựa

 Standard Client Access Licensing: Dành cho các doanh nghiệp muốn

triển khai giải pháp cộng tác sử dụng nhiều loại nội dung Đây là sự lựachọn với một chi phí chấp nhận được Với phiên bản này, bạn có thể sửdụng các tính năng cốt lõi trong SharePoint 2010 để quản lý nội dung vàquy trình xử lí trong doanh nghiệp, tìm kiếm và chia sẻ thông tin giữa cácnhân viên, đơn giản hóa môi trường làm việc của nhân viên thông qua cáctính năng cho phép tổ chức hóa thông tin

 Enterprise Client Access Licensing: Dành cho doanh nghiệp muốn triển

khai các giải pháp mở rộng từ SharePoint, cho phép người dùng tìm kiếm,tạo và làm việc với dữ liệu cũng như các tài liệu trong một hạ tầng hợpnhất Bạn có thể sử dụng các tính năng trong phiên bản Enterprise CAL đểtích hợp các ứng dụng chẳng hạn như các dịch vụ Web, hệ thống ứng dụngnghiệp vụ (line-of-business – LOB) hoặc ứng dụng Microsoft Office chạytrên trình duyệt Web

FAST Search Server for SharePoint

FAST Search Server là phiên bản mở rộng trong SharePoint 2010 Nó baogồm tất cả các tính năng có trong phiên bản SharePoint 2010 Enterprise Edition,ngoài ra tích hợp thêm công nghệ Microsoft FAST Search Tính năng FASTSearch cho phép bạn tìm kiếm nâng cao, tối ưu hóa tìm kiếm bằng cách lựa chọnchi tiết các thành phần mà bạn muốn tìm kiếm

SharePoint 2010 Online

Phiên bản SharePoint này là giải pháp SharePoint được triển khai trên điệntoán đám mây (cloud computing), tương tự như giải pháp Microsoft BusinessProductivity Online Suite (BPOS) Bạn có thể sử dụng phiên bản.

SharePoint 2010 Online để cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng củaSharePoint mà không cần phải cài đặt sản phẩm SharePoint tại doanh nghiệp.SharePoint 2010 Online gồm 2 phiên bản: Standard và Dedicated

 SharePoint Online Standard: phiên bản Standard hỗ trợ doanh nghiệp

thông qua intranet, tập trung vào khả năng truyền thông và cộng tác Phiênbản này cung cấp cho bạn các chức năng sau:

 Collaboration – cộng tác.

 Portal – cổng thông tin.

 Search – tìm kiếm.

 Content Management – quản trị nội dung.

 Business Process and Form : Các quy trình xử lí trong doanh

nghiệp

 SharePoint Online Dedicated: Phiên bản SharePoint Online Dedicated

cung cấp cho bạn nhiều tính năng hơn phiên bản Standard, gồm các phươngthức chứng thực và tính năng tùy chỉnh

1.9 Bảo mật trong SharePoint

Bảo mật trong SharePoint là vấn đề thường bị bỏ qua, nhiều người dùng và

quan tâm đến rủi ro Sau đây là 5 nguyên tắc vàng trong bảo mật SharePoint màbạn cần chú ý.

Nguyên tắc 2

Đối với các site mở cho phép mọi người truy cập qua Internet thì cần phải sửdụng Web-Front End riêng biệt và được đặt trong vùng DMZ (DemilitarizedZone)

DMZ là một vùng được kết nối trực tiếp đến firewall Điều này làm tăng khảnăng bảo mật khi chia sẻ một ứng dụng SharePoint ra bên ngoài Đây không phải

là một giải pháp hoàn hảo nhưng giảm thiểu được rủi ro trong bảo mật

có thể làm tăng hiệu suất vận hành thông qua bộ nhớ đệm

bạn gửi đã được mã hóa sẽ ngăn chặn một kẻ tấn công sử dụng kĩ thuật Sniffing)SSL vẫn còn khả năng bảo vệ các dữ liệu khi một người nào đó cố ý truy cập vào

dữ liệu mà không được cho phép

Nguyên tắc 5

Đảm bảo tất cả bản vá lỗi và cập nhật đã được áp dụng cho hệ điều hành

Bất kì nguyên tắc bảo mật nào mà bạn thấy, không chỉ riêng SharePoint đềuyêu cầu tuân thủ nguyên tắc này Việc cài đặt các bản vá lỗi giúp bạn hạn chếđược nguy cơ tấn công vào các lổ hổng bảo mật

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống

2.1.1 Cơ cấu tổ chức

Ủy ban nhân dân xã Gia Vân là đơn vị hành chính cấp xã do Hội đồng nhândân cùng cấp bầu ra Ủy ban nhân dân gồm có năm thành viên: Chủ tịch, các phóchủ tịch và hai thành viên là cấp chính quyền địa phương cơ sở gần nhất, đây là

cơ quan nắm quyền chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh

tế xã hội an ninh quốc phòng tại địa phương theo quy định của Nhà nước và phápluật

Hiện trạng bộ máy tổ chức của ủy ban nhân dân xã Gia Vân được tổ chứcnhư sau:

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Gia Vân

2.1.2 Giới thiệu chung về các bộ phận trong Ủy ban.

 Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân

Chức năng: Là cán bộ chuyên trách lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã,

chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Ủy ban nhândân và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế - xã hội, anninh, quốc phòng Đồng thời chịu trách nhiệm phê duyệt các công văn đến/đitrước khi ban hành hoặc chuyển đến các bộ phận khác có liên quan

 Bộ phận Văn phòng - Thống kê

Chức năng: Đây là bộ phận chuyên môn chuyên tiếp nhận các công văn

đến, soạn thảo văn bản, gửi các công văn đi, đồng thời tham mưu, tổng hợpgiúp Ủy ban nhân dân xã trong các lĩnh vực giải quyết các thủ tục hành chínhcủa địa phương, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý,chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân

 Bộ phận tư pháp – hộ tịch

Chức năng: Giúp Ủy ban nhân dân xã lấy ý kiến nhân dân đối với dự án

luật, pháp lệnh theo kế hoạch của Ủy ban nhân dân cấp xã và hướng dẫn của

cơ quan chuyên môn cấp trên, giúp Ủy ban nhân dân xã phổ biến, giáo dụcpháp luật trong nhân dân xã, thực hiện đăng kí và quản lý hộ tịch theo cácnhiệm vụ cụ thể được phân cấp theo đúng thẩm quyền được giao Đồng thờigiúp Ủy ban nhân dân xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp

 Bộ phận Địa chính – Xây dựng

Chức năng: Lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ

mục kê toàn bộ đất của xã, giúp Ủy ban nhân dân xã hướng dẫn thủ tục, thẩmtra để xác nhận việc tổ chức hộ gia đình đăng kí đất ban đầu, thực hiện cácquyền công dân liên quan tới đất trên địa bàn xã theo quy định của nhà nước

và pháp luật, thẩm tra, lập văn bản trình Ủy ban nhân dân xã trên quyết định

về giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấychứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình và cá nhân và tổ chứcthực hiện quyết định đó Đồng thời thu thập tài liệu số liệu về số lượng, chấtlượng đất đai, tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai, kiểmtra thực hiện quy hoạch, tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã quản lý công tácxấy dựng, giám sát về kỹ thuật trong việc xây dựng các công trình phúc lợiđịa phương,…

 Bộ phận văn hóa – xã hội:

Chức năng: Quản lý trên các lĩnh vực văn hóa xã hội tại địa phương, xây

dân xã về quản lý nhà nước về văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, thông tintruyền thanh, quản lý các di tích lịch sử văn hóa tại địa phương, xây dựng cácphong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư, thựchiện nếp sống văn hóa trong tổ chức cưới, việc tang,…

 Bộ phận tài chính – kế toán

Chức năng: Bộ phận tài chính – kế toán có chức năng quản lý, điều hành các

lĩnh vực về tài chính , kế toán của Ủy ban nhân dân xã, xây dựng kế hoạchthu, chi tài chính, tổ chức các nguồn vốn sản xuất, đầu tư phát triển, quản lýcác quỹ tập chung của Ủy ban nhân dân xã

 Bộ phận lao động - thương binh xã hội

Chức năng: Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý

nhà nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm, bảo hiểm xã hội, phòng chốngcác tệ nạn xã hội, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội…

 Xã đội

Chức năng: Có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân

trong lĩnh vực quốc phòng địa phương như: huấn luyện dân quân tự vệ đăng

kí tuổi 17, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, gọi công dân nhập ngũ, chính sáchhậu phương quân đội, đảm bảo trực sẵn sàng chiến đấu khi có tình huống sảy

ra, xây dựng phương án phòng chống bão lụt, giảm nhẹ thiên tai, phòngchống cháy rừng,…

 Ban công an xã

Chức năng: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân xã thực hiện các chức năng

quản lý nhà nước trên lĩnh vực an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội tại địaphương, kiểm tra phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luậttrong lĩnh vực an ninh trật tự, là công cụ bảo vệ đảng chính quyền và nhândân địa phương, phối hợp tổ chức giáo dục người lầm lỗi hòa nhập cộngđồng, xây dựng củng cố các tổ hòa giải, là nòng cốt trong phong trào toàn dântham gia bảo vệ an ninh tổ quốc, giữ gìn thôn xóm bình yên gia đình hòathuận, quản lý hộ tịch hộ khẩu, quản lý chứng minh thư nhân dân

2.1.3 Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống hiện tại

Hệ thống văn bản của Ủy ban nhân dân xã Gia Vân được văn thư lưu trữcủa bộ phận Văn phòng – Thống kê đảm nhiệm Trong việc quản lý công văn,giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến,quản lý công văn đi, lưu trữ các hồ sơ, trình ban lãnh đạo xử lý kịp thời các côngvăn trong cơ quan

2.1.3.1 Đối với văn bản đến

 Tiếp nhận và đăng kí công văn đến, phân loại công văn đến gửi chocác đơn vị, cá nhân có liên quan đến nội dung công văn, theo dõi tìnhhình lập báo cáo theo nội dung yêu cầu công văn

 Công văn đến có thể là do cơ quan gửi đến hoặc cá nhân gửi đến

 Tất cả công văn đến được bộ phận văn thư lưu trữ thuộc bộ phận Vănphòng – Thống kê ghi vào sổ công văn đến sau đó sẽ phân loại côngvăn thành các loại: quyết định, chỉ thị, thông tư hướng dẫn, thông báo,đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân…hay các lĩnh vực: an ninh,quốc phòng, văn hóa – xã hội, dân số, đất đai,…

 Sau đó chuyển công văn đến từng bộ phận có liên quan

 Các cán bộ chuyên trách sẽ xem xét công văn, nếu tự giải quyết được

họ sẽ kí phê duyệt rồi trình lên Chủ tịch, nếu không tự giải quyết đượcthì cần sự tham mưu, giải quyết của các cán bộ, ủy viên khác rồi họ sẽ

kí chuyển đi Nội dung công văn sau khi kí bao gồm: chuyển cho ai(nếu công văn cần chuyển đi), thời hạn giải quyết, ngày kí…

 Cán bộ chuyên trách văn phòng dựa vào nội dung để ghi những thôngtin vào sổ theo dõi công văn và chuyển công văn đi, nếu công văn lànhững thông báo thì cán bộ văn thư lưu trữ sẽ soạn thảo trình lãnh đạo,nếu được họ sẽ ban hành công văn đi

 Số thứ tự công văn

 Cơ quan ban hành văn bản

 Trích yếu nội dung công văn

 Ngày tháng ra công văn

 Ngày nhận công văn

 Ngày vào sổ

 Người kí ban hành văn bản

 Ghi chú: những tài liệu đính kèm

2.2.3.2 Đối với văn bản đi

Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi, trình lãnh đạo phêduyệt, vào sổ công văn đi

 Công văn đi sẽ được soạn thảo bởi cán bộ văn thư lưu trữ của bộ phậnvăn phòng đảm nhiệm Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ đượctrình lên lãnh đạo duyệt nội dung và kí ban hành

 Công văn đã được kí sẽ được in ấn và nhân bản và được cán bộchuyên trách Văn phòng – Thống kê tiến hành các công việc ghi sốcông văn đi, đóng dấu và chuyển đến cho các địa chỉ cần thiết

 Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nộidung công văn và nhất định phải được xác định rõ ở tiêu đề công văn

 Số thứ tự công văn

 Số công văn

 Cơ quan ban hành văn bản

 Trích yếu nội dung công văn

 Ngày tháng ra công văn

 Người kí ban hành văn bản

 Ghi chú: tài liệu đính kèm,…

2.1.3.2 Quản lý công tác lưu trữ

Quản lý lưu trữ gồm: lưu trữ công văn đến, lưu trữ công văn đi, các loại hồ

sơ, sổ sách

Công văn được sắp xếp theo hai nhóm:

Danh mục: lưu trữ theo tên loại công văn

Lĩnh vưc: lưu trữ công văn có liên quan đến một vấn đề, một công việcnào đó

Công văn bao gồm các loại danh mục:

Mã loại công văn Mô tả

 Khiếu nại, đất đai

 Xây dựng

 Giao thông vận tải

 Kế hoạch tài chính

 Văn hóa, xã hội

 Khen thưởng, kỉ luật

 Thông tin nội bộ

2.1.4 Các loại biểu mẫu, báo cáo

 Biểu mẫu công văn đến

 Biểu mẫu công văn đi

2.1.5 Những tồn tại và yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý văn bản hiện tại

 Tồn tại

- Hệ thống làm việc một cách thủ công vì vậy rất khó khăn cho công tácquản lý, tra cứu tìm kiếm nên thật sự chưa hiệu quả, tốn nhiều thờigian và công sức

- Các văn bản, công văn giấy tờ, hồ sơ quản lý và lưu trữ chủ yếu trêngiấy tờ do vậy việc thống kê báo cáo gặp nhiều khó khăn và công sức

 Yêu cầu đặt ra

Cần xây dựng một phần mềm quản lý văn bản cho Ủy ban nhân dân xãGia Vân nhằm:

- Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý văn bản

- Tự động hóa quá trình nhận, gửi văn bản theo nhiều hình thức

- Lưu trữ văn bản an toàn, tính bảo mật cao, lượng lưu trữ lớn

- Tìm kiếm, tra cứu công văn nhanh chóng, dễ dàng