Quản lý hệ thống thông tin phòng giao dịch một cửa

Quy định chung - Một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua m

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công nghệ thông tin (CNTT), truyền thông và Interrnet đang làm thay đổi cơ bản lối sống cách suy nghĩ, phương thức làm việc của người dân và doanh nghiệp, các quan hệ giao dịch và trao đổi thông tin trong xã hội

Việc ứng dụng CNTT trong đời sống xã hội và trong các quan hệ giao dịch với các cơ quan quản lý nhà nước thông qua việc cung cấp các dịch vụ hành chính công cho người dân và doanh nghiệp

Trước đây, khi phải tiếp xúc và giao dịch với chính quyền, dù bằng cách nào đi nữa người dân vẫn cứ nghĩ ngay đến những thủ tục mất thời gian và phiền nhiễu Ngày nay, xu hướng trên thế giới là các chính phủ đang cố gắng làm cho người dân thay dổi quan điểm đó Các nước phát triển trên thế giới đã và đang tăng cường nhiều biện pháp, trong đó có sử dụng CNTT, truyền thông và Interrnet, nhằm hiện đại hóa các cơ quan công quyền, tiến tới một nền hành chính điện tử, thực hiện các giao dịch và giao tiếp điện tử (trực tuyến) giữa chính quyền và người dân, phục vụ người dân ngày càng tốt hơn

Tại Việt Nam, các cơ quan Nhà nước đang được chính phủ trang bị các loại công cụ hiện đại để phục vụ người dân những dịch vụ hành chính công thuận lợi hơn

và hiệu quả hơn Mô hình “phòng giao dịch một cửa” là bước đi ban đầu trong quá trình thực hiện nền hành chính điện tử, sử dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là CNTT,

để tăng cường việc truy cập và cung ứng các dịch vụ công của Chính phủ và các cơ quan công quyền, đem lại sự thuận tiện và lợi ích cho người dân, doanh nghiệp, lợi ích cho chính các công chức Nhà nước

Phòng giao dịch một cửa là ứng dụng CNTT và truyền thông nhằm tin học hóa các quy trình cung cấp và phục vụ các dịch vụ hành chính công cho người dân và doanh nghiệp thực hiện các giao tiếp, giao dịch với chính quyền chỉ tại một nơi (tại một văn phòng, hay hiện đại hơn là chỉ tại một máy tính nối mạng Internet) mà những

yêu cầu của họ vẫn được giải quyết, không những vậy mà còn thuận tiện, nhanh chóng

và tránh được các phiền nhiễu vẫn gặp xưa nay

2 Mục tiêu nghiên cứu và tính cấp thiết của đề tài

- Tìm hiểu mô hình Phòng giao dịch một cửa

- Phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý Phòng giao dịch một cửa

- Phân tích thiết kế CSDL Phòng giao dịch một cửa

3 Phạm vi nghiên cứu và ứng dụng

- Phân tích quy trình nghiệp vụ công tác quản lý hành chính tại văn phòng một số UBND huyện/quận, từ đó mô phỏng và mô hình hóa thành phòng giao dịch một cửa

- Ứng dụng điều hành thử nghiệm trên cơ sở mô hình một cửa đã được thiết kết tại văn phòng quận Hải An TP Hải Phòng

4 Ý nghĩa khoa học:

- Là lĩnh vực được nhiều nhà nghiên cứu và các cán bộ quản lý quan tâm Vấn

đề được chính phủ quan tâm ứng dụng

5 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu

- Phân tích - tổng hợp các thông tin thu thập từ tài liệu và khảo sát thực tế tại UBND quận Hải An

- Thể hiện kết quả thực nghiệm

- Sử dụng phương pháp tích hợp

TỔNG QUAN

Hiện nay việc triển khai mô hình phòng giao dịch một của theo định hướng chính phủ điện tử đã phổ biển tại các cơ quan công quyền Nhưng việc tin học hóa chúng còn chưa triển khai đồng bộ Cụ thể ứng dụng này chưa được xây dựng tại UBND Quận Hải An

Đề tài này nhằm nghiên cứu mô hình “Phòng giao dịch một cửa”, tin học hóa các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại phòng giao dịch một cửa UBND cấp huyện Sản phẩm là tài liệu “Phân tích thiết kế HTTT phục vụ

“Phòng giao dịch một cửa” và một phần mềm mang tính chất minh họa cho mô hình

“Phòng giao dịch một cửa” đã được tin học hóa

Về nội dung và bố cục, ngoài các phần như: mục lục, lời nói đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được trình bày gồm 3 chương:

Chương 1: Mô hình phòng giao dịch một cửa

Chương này nhằm mục đích nghiên cứu mô hình Phòng giao dịch một cửa tại các cơ quan quản lý nhà nước Từ đó thấy được sự khác biệt của mô hình giao dịch một cửa so với các mô hình trước đây của các cơ quan công quyền

Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, CSDL và mô hình chức năng phòng giao dịch một cửa.

Chương này sẽ phân tích về hệ thống thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu phục

vụ Phòng giao dịch một cửa Điều này nhằm mục đích xây dựng, thiết kế cho việc ứng dụng CNTT vào mô hình giao dịch một cửa

Chương 3: Ứng dụng

Xây dựng phần mềm thử nghiệm minh hoạ quản lý thông tin Phòng giao dịch một cửa cấp huyện/quận, cụ thể tại UBND quận Hải An

Chương 1 MÔ HÌNH PHÒNG GIAO DỊCH MỘT CỬA 1.1 Giới thiệu chung

1.1.1 Các căn cứ pháp lý để triển khai mô hình “Phòng giao dịch một cửa”

- Nghị quyết hội nghị lần thứ 7 của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII

- Quyết định số 207/TTg ngày 25/10/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành kế hoạch thực hiện Nghị quyết hội nghị lần thứ 7 Ban chấp hành TW Đảng khóa VIII

- Nghị quyết số 38/CP của Chính phủ ngày 04/05/1994 về cải cách một bước thủ tục hành chính

- Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17/09/2001 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Chương trình cải cách hành chính (CCHC) 10 năm (2001-2010), trong đó tập trung vào 7 chương trình với 4 nội dung sau:

• Cải cách thể chế, rà soát lại các thủ tục hành chính nhằm giảm bớt phiền

hà trở ngại trong việc giải quyết thủ tục hành chính phục vụ nhân dân

• Tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý Nhà nước, nhằm bảo đảm hoạt động đúng chức năng có hiệu lực, hiệu quả

• Nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ và phẩm chất của đội ngũ cán bộ công chức

• Cải cách tài chính công

1.1.2 Mục đích, yêu cầu của “Phòng giao dịch một cửa”

1.1.2.1 Mục đích của mô hình Phòng giao dịch một cửa :

a Thực hiện cải cách hành chính theo mô hình một cửa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công dân, tổ chức khi có nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính không phải đi lại nhiều lần, tiếp xúc nhiều nơi, qua nhiều tầng lớp trung gian, hao tốn tiền của và công sức, nhằm động viên và khích lệ nhân dân cùng các tổ chức tham gia phát triển KTXH trên địa bàn

b Thông qua việc thực hiện cơ chế một cửa không ngừng nâng cao tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý hành chính nhà nước, nâng cao phẩm chất chính trị, năng lực công tác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, vai trò, trách nhiệm và lương tâm nghề nghiệp của công chức hành chính Từ đó lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn hiện nay.

c Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban chuyên môn, tránh đùn đẩy công việc

d Thực hiện mô hình một cửa đảm bảo được tính dân chủ, công khai, bài trừ được các tiêu cực của cán bộ công chức

1.1.2.2 Yêu cầu CCHC theo mô hình Phòng giao dịch một cửa

a Giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức đến giao dịch tại một nơi

b Sắp xếp tổ chức bộ máy các phòng ban chuyên môn, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu mới

c Giải quyết công việc đúng quy trình, quy định, đúng thời gian

d Thực hiện công khai hóa các quy trình, thủ tục, lệ phí, thời hạn giải quyết các lĩnh vực

e Đội ngũ công chức làm việc ở một cửa phải có trình độ, lịch sự, niềm nở, tận tâm phục vụ khách đến giao dịch

1.1.3 Các lĩnh vực thực hiện mô hình Phòng giao dịch một cửa

1.2 Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa”

1.2.1 Quy định chung

- Một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết quả thông qua một đầu mối là “bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” tại cơ quan hành chính nhà nước

- Việc thực hiện cơ chế “một cửa” nhẳm đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, công dân, giảm phức tạp cho tổ chức, công dân, chống tệ nạn quan liêu tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà nước

- Cơ chế "một cửa" được áp dụng trong các cơ quan hành chính nhà nước

ở địa phương cụ thể là: UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW (các sở, ban, Văn phòng HĐND và UBND); UBND huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh; UBND xã, phường, thị trấn

- Cơ chế "một cửa" được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật

• Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân

• Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

• Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của

tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước

• Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân

- Cơ chế "một cửa" được thực hiện trong các lĩnh vực sau:

• Tại tỉnh thành phố thực thuộc TW: phê duyệt các dự án đầu tư trong nước và nước ngoài, xét duyệt cấp vốn xây dựng cấp vốn xây dựng cơ

bản, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền

sử dụng đất, cho thuê đất, giải quyết chính sách xã hội

• Tại quận, huyện, thành phố thuộc cấp tỉnh: cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các hộ kinh doanh cá thể, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất, đăng ký

hộ khẩu, công chứng và chính sách xã hội

• Tại xã, phường, thị trấn: xây dựng nhà ở, đất đai, hộ tịch, chứng thực

- Ngoài các quy định đã nêu Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW căn cứ vào tình hình thực tế tại địa phương quyết định lựa chọn thêm một số lĩnh vực công tác khác để áp dụng cơ chế

"một cửa"

1.2.2 Trách nhiệm triển khai cơ chế “một cửa”

- Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW có trách nhiệm:

• Ban hành quyết định về áp dụng cơ chế “một cửa” đối với các lĩnh vực công việc ở các cấp chính quyền địa phương theo quy định đã nêu

• Quy định thống nhất thủ tục, trình tự giải quyết những loại công việc được áp dụng theo cơ chế “một cửa” trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật đồng thời bãi bỏ quy định do địa phương ban hành không cần thiết, gây phiền hà cho tổ chức, công dân

• Quy định thời gian giải quyết các loại công việc, phí, lệ phí được thu theo quy định của pháp luật

- Thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm:

• Ban hành quy chế làm việc theo quy định quy trình hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; trách nhiệm của các bộ phận có

liên quan trong thực hiện cơ chế “một cửa”; trách nhiệm của cán bộ, công chức làm việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

• Niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

• Bố trí cán bộ công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: là những cán bộ công chức có năng lực, trình độ và phẩm chất tốt, có khả năng giao tiếp với các tổ chức công dân Cán bộ công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải đeo thẻ cán bộ công chức, ghi rõ

họ tên, chức danh Trên bàn làm việc của cán bộ công chức phải ghi rõ giải quyết loại công việc gì, ví dụ về đất đai, xây dựng, công chứng hoặc đăng ký kinh doanh…

• Bố trí phòng làm việc của cán bộ tiếp nhận và trả kết quả một cách thích hợp, đủ điều kiện làm việc

• Tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp cho đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp là việc ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

• Có các hình thức thông báo, tuyên truyền thích hợp để tổ chức, công dân biết về hoạt động theo cơ chế “một cửa” tại địa phương

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở các sở ban, ngành cấp Tỉnh đặt tại Phòng hành chính tổng hợp, chịu sự quản lý của phòng hành chính tổng hợp

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở cấp huyện đặt tại Văn phòng HĐND

và UBND cấp huyện, chịu sự quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở cấp xã đặt tại Văn phòng HĐND và UBND cấp xã, chịu sự quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp xã

- Các Bộ, cơ quan ngan Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm trình Chính phủ quy định phân cấp các công việc thuộc ngành, lĩnh vực cho UBND các cấp; quy định rõ thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của tổ chức, công dân.

- Kinh phí triển khai cơ chế “một cửa” do các cơ quan có liên quan lập

dự toán; được cấp từ ngân sách nhà nước

1.2.3 Quy trình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa

- Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với

tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh

• Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển hồ sơ của

tổ chức, công dân đến các bộ phận chức năng có liên quan để giải quyết

- Các bộ phận liên quan có trách nhiệm giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo đúng thời gian quy định

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận lại kết quả giải quyết công việc và trả lại lại tổ chức, công dân theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí theo quy định của pháp luật

- Trường hợp giải quyết hồ sơ không đúng như thời gian đã hẹn thì

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả

1.3 Mô hình “phòng giao dịch một cửa”

Công dân tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết thủ thục hành chính chỉ cần đến một nơi duy nhất là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện để nộp

hồ sơ và nhận kết quả giải quyết, không phải đến nhiều nơi để liên hệ giải quyết như trước đây

1.3.1 Giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các phòng ban

Hình 1.1: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các phòng ban

Theo hồ sơ trên, tổ chức hoặc công dân đến nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ghi phiếu hẹn cho

tổ chức hoặc công dân, đồng thời chuyển hồ sơ cho phòng ban chuyên môn xem xét giải quyết theo thẩm quyền Các phòng ban chuyên môn giải quyết xong chuyển kết quả cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả lại cho tổ chức và công dân theo đúng quy định về thời gian.

1.3.2 Giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện

Hình 1.2: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp

huyệnTheo sơ đồ này, tổ chức hoặc công dân đến nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định tại

bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, sau đó bộ phận này chuyển cho các phòng chuyên môn tham mưu giải quyết, cán bộ công chức của các phòng chuyên môn xử lý

hồ sơ, trưởng hoặc phó phòng ký đề xuất và trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp huyện ký Sau đó văn thư đóng dấu chuyển xuống bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

để gửi lại cho tổ chức và công dân đúng ngày ghi trên phiếu hẹn Đồng thời chuyển một bộ hồ sơ lưu cho phòng ban chuyên môn nếu có

1.3.3 Giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền liên quan đến cấp tỉnh

Hình 1.3: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền liên quan đến

cấp tỉnhTheo sơ đồ này, tổ chức hoặc công dân đến nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển hồ sơ cho các phòng chuyên môn giải quyết theo thẩm quyền và trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp huyện ký, đóng dấu, sau đó bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đem hồ sơ đến các cơ quan hữu quan

Chuyển phòng chuyên môn

Chuyển các cơ quan của tỉnh

Nhận lại hồ sơ

67

của tỉnh để giải quyết theo quy định Khi các cơ quan của tỉnh giải quyết xong, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận về và trả lại cho tổ chức hoặc công dân.

1.3.4 Một số hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện

1.3.4.1 Lĩnh vực đất đai, nhà ở

a Xin đất làm nhà ở của hộ gia đình, cá nhân

b Xin thuê đất SXKD của hộ gia đình, cá nhân

c Chuyển đổi quyền sử dụng đất

d Chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

e Chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với tổ chức

f Chuyển nhượng quyền sử dụng đất đô thị

g Cho thuê đất để SXKD đối với hộ gia đình, cá nhân

h Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

i Chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với hộ gia đình, cá nhân

j Cấp giấy phép xây dựng mới nhà ở thuộc sở hữu gia đình, cá nhân

k Cấp giấy phép cải tạo, sửa chữa, mở rộng nhả ở thuộc sở hữu gia đình và cá nhân

l Cấp giấy phép chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

m Sửa đổi các giấy tờ thuộc lĩnh vực nhà, đất do cơ quan làm sai

1.3.4.2 Lĩnh vực đăng ký kinh doanh

a Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể

b Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh hộ cá thể

c Đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể

d Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh HTX

e Cấp lại giấy đăng ký kinh doanh HTX

f Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh HTX

1.3.4.3 Lĩnh vực chứng thực

a Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

b Chứng thực bản sao văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt

h Chứng thực hợp đồng thuê, mượn nhà ở sử dụng vào mục đích khác

1.3.4.4 Lĩnh vực lao động, thương binh, xã hội

a Cấp giấy chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ

b Đề nghị cấp sổ hưởng chế độ trợ cấp đối với các đối tượng chính sách

c Thẩm định hồ sơ dự án vay vốn hỗ trợ việc làm

d Cấp sổ chứng nhận hộ đói nghèo

e Xác nhận gia đình chính sách được miễn giảm thuế

f Chứng nhận và đề nghị giám định lại thương tật vào hạng thương binh

g Chứng nhận và đề nghị giám định lại thương tật cho thương binh đã xếp hạng

h Chứng nhận trợ cấp cho con thương, bệnh binh, con liệt sĩ

i Đề nghị cấp lại thẻ bảo hiểm y tế cho người thuộc diện chính sách

j Đề nghị gia hạn thẻ bảo hiểm y tế cho người thuộc diện chính sách

k Sửa đổi các giấy tờ thuộc lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội do

cơ quan làm sai

l Quyết định trợ cấp thường xuyên cho người cao tuổi

m Giải quyết chế độ cho người bị nhiễm chất độc hóa học

1.3.5 Một số quy định về hồ sơ thủ tục hành chính

1.3.4.2 Quy định nội dung lập các hồ sơ về lĩnh vực đất đai

- Căn cứ pháp lý:

• Căn cứ Luật đất đai ngày 26 tháng 11 năm 2003

• Căn cứ nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ

về thi hành Luật đất đai

• Căn cứ vào các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành luật đất đai

- Các thủ tục hành chính

a Hồ sơ xin cấp đất ở hộ gia đình (do UBND phường, xã lập)

- Đơn xin cấp đất ở hộ gia đình có các cơ quan liên quan và UBND phường xã ghi ý kiến

- Mặt bằng quy hoạch phân lô đất ở được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

- Hồ sơ nộp gồm: 2 bộ (trong đó có một bộ gốc)

b Hồ sơ các tổ chức xin thuê đất, giao đất

- Tờ trình giao đất hoặc đơn xin thuê đất được UBND phê duyệt

- Quyết định thành lập đơn vị

- Dự án đầu tư được phê duyệt

- Mặt bằng quy hoạch do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

- Hồ sơ nộp hồm 2 bộ gốc

c Hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất

- Bản thỏa thuận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng có ý kiến của UBND các xã, phường

- Các giấy tờ hợp lệ về quyền sử dụng lô đất chuyển nhượng Nếu đất do cha ông để lại phải có biên bản họp anh em ruột thống nhất

- Sơ đồ vị trí lô đất chuyển nhượng

- Hồ sơ nộp gồm 02 bộ (trong đó có một bộ gốc)

d Hồ sơ xin chuyển quyền sử dụng đất do tách hộ

- Đơn xin chuyển quyền sử dụng đất do tách hộ có xác nhận của UBND

xã, phường

- Các giấy tờ hợp lệ về quyền sử dụng lô đất xin tách hộ

- Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do tách hộ

- Sơ đồ vị trí lô đất xin tách hộ

- Hồ sơ nộp gồm 02 bộ (trong đó có một bộ gốc)

e Hồ sơ chuyển đổi quyền sử dụng đất ở

- Bản thỏa thuận chuyển đổi đất ở giữa hai hộ có xác nhận của UBND xã, phường Nếu đất do cha, ông để lại phải có các giấy tờ hợp lệ và có

sự chứng giám, xác nhận của tổ trưởng tổ dân phố hoặc xóm trưởng và xác nhận của UBND các xã, phường nơi có đất

- Các giấy tờ hợp lệ về quyền sử dụng lô đất xin chuyển đổi

- Sơ đồ vị trí lô đất chuyển đổi

- Hồ sơ nộp gồm 02 bộ (trong đó có một bộ gốc)

f Trình tự giải quyết

- Nộp hồ sơ tại “Phòng giao dịch một cửa”

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp pháp của hồ sơ, nếu xét thấy đầy đủ thì ghi giấy biên nhận hồ sơ

- Phòng Địa chính chủ trì phối hợp với phòng liên quan và UBND xã, phường (nơi có đất) tiến hành thẩm định hồ sơ và lập biên bản thẩm định Nếu thẩm định thấy đủ các điều kiện quy định thì UBND xã, phường và phòng địa chính chịu trách nhiệm hoàn thành hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất theo mục quy định

- Tổ chức cá nhân trực tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết tại phòng giao dịch theo phiếu hẹn

g Tuyến giao nhận hồ sơ

- Hồ sơ xin giao đất ở hộ gia đình, các công trình của phường xã, phường

xã nộp trực tiếp

- Hồ sơ xin giao đất, thuê đất của các tổ chức do tổ chức đó nộp trực tiếp

- Đơn xin xác nhận hồ sơ lưu tại phòng Địa chính

h Thời hạn giải quyết

- Hồ sơ thuộc thẩm quyền của UBND giải quyết:

• Từ ngày nhận đủ hồ sơ đến giao thông báo nộp tiền: 15 ngày

• Từ ngày nhận được hóa đơn nộp tiền đến khi ra QĐ cấp giấy: 5 ngày

- Hồ sơ thuộc thẩm quyền trình UBND tỉnh giải quyết

- Từ ngày nhận được hồ sơ đến trình Tỉnh

- Căn cứ luật doanh nghiệp năm 1999

- Căn cứ Nghị định số 109/2004/NĐ-CP ngày 02/4/2004 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh

b Hồ sơ cấp giấy phép đăng ký kinh doanh

- Giấy đăng ký kinh doanh cũ, có ảnh chần dấu nổi (UBND cấp huyện cấp) Đối với hộ xin đăng ký kinh doanh lần đầu phải có đơn đăng ký kinh doanh hộ kinh doanh cá thể (theo mẫu đơn thống nhất)

- Kèm theo bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (đối với ngành, nghề mà luật, pháp lệnh, nghị định quy định phải có chứng chỉ hành nghề)

- Biên lai môn bài

- Kèm theo 2 ảnh (3x4) và chứng minh nhân dân cả bản gốc và bản

c Trình tự giải quyết

- Khi cần cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: các cá nhân, nhóm kinh doanh sản xuất, thương mại, dịch vụ trực tiếp liên hệ với bộ phận tiếp nhận hồ sơ (cán bộ phụ trách đăng ký kinh doanh) tại trung tâm giao dịch “một cửa” để nhận hồ sơ và được hướng dẫn thủ tục hoàn chỉnh

hồ sơ

- Sau khi hoàn chỉnh hồ sơ, người kinh doanh nộp cho Bộ phận tiếp nhận

hồ sơ, cán bộ phụ trách đăng ký kinh doanh cần kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo quy định, viết phiếu nhận hồ sơ và hẹn thời gian giải quyết cho người kinh doanh

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm chuyển hồ sơ cho các phòng, ban chuyên môn liên quan để giải quyết và trình ký theo thẩm quyền

- Người kinh doanh chỉ trực tiếp nhận kết quả giải quyết hoặc nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ

d Thời hạn giải quyết: 7 ngày (kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ)

e Lệ phí: Thu theo quyết định của Bộ tài chính hiện hành

f Ghi chú:

- Thời điểm kinh doanh: Hộ kinh doanh cá thể có quyền tiến hành hoạt động kinh doanh sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp kinh doanh các ngành nghề có điều kiện

• Những hộ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

• Không thuộc ngành nghề cấm kinh doanh

• Trường hợp hộ kinh doanh có thể có tên riêng thì tên đó không được trùng với tên của hộ kinh doanh cá thể đã đăng ký trong phạm vi cấp huyện

- Ngành nghề kinh doanh phải có đủ các điều kiện sau:

• Giấy phép kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp

• Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, quy định về phòng cháy chữa cháy, trật tự an toàn xã hội và an toàn giao thông.

• Hành nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề

• Hành nghề kinh doanh phải có vốn pháp định

1.3.5.3 Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

a Hồ sơ:

- Khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể gửi thông báo đến phòng kế hoạch – tài chính (theo mẫu), thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, nơi hộ kinh doanh cá thể đã đăng ký

- Kèm theo chứng chỉ hành nghề (nếu chuyển sang các ngành nghề đòi hỏi phải có chứng chỉ hành nghề)

b Trình tự giải quyết:

- Người kinh doanh nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh cho phòng kế hoạch – tài chính (thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính)

- Cán bộ phụ trách lĩnh vực nhận hồ sơ liên quan đến đăng ký kinh doanh kiểm tra và xét thấy đủ thủ tục thì viết phiếu biên nhận (theo mẫu)

- Người kinh doanh nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, theo phiếu hẹn

c Thời hạn giải quyết: 5 ngày

d Lệ phí: Thu theo quy định của Bộ tài chính hiện hành

e Ghi chú:

- Trường hợp chuyển địa điểm kinh doanh sang huyện khác hoặc chấm dứt hoạt động kinh doanh, hộ kinh doanh cá thể phải nộp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho phòng kế hoạch – tài chính

- Trường hợp tạm ngừng hoạt động đăng ký kinh doanh 30 ngày trở lên, hộ đăng ký kinh doanh cần gửi đơn (theo mẫu) cho phòng kế hoạch – tài chính và chi cục thuế biết.

- Căn cứ thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/3/2001 của Bộ tư pháp hướng dẫn thi hành nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực

b Thời gian giải quyết

- Trong ngày (riêng các giấy tờ liên quan đến đất đai từ 1 đến 2 ngày)

c Mức thu lệ phí: Theo chế độ tài chính hiện hành

1.3.5.5 Các hồ sơ về chính sách xã hội

a Căn cứ pháp lý

- Nghị định 28/CP của Chính phủ ngày 29/4/1995 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Pháp lệnh ưu đãi người hoạt động Cách mạng, liệt sĩ, gia đình liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng

- Thông tư liên tịch số 26/1999/TTLB/BTC-BLĐTBXH-GGD ngày 02/01/1999 của Bộ tài chính – Bộ lao động thương binh xã hội và

Bộ giáo dục đào tạo hướng dẫn thực hiện chế độ ưu đãi đối với người có công với cách mạng và con em của họ đang học tại các trường

- Thông tư liên tịch số 23/2001/TTL/BTC-BLĐTBXH-GGD ngày 06/4/2001 của Liên tịch Bộ tài chính, Bộ lao động thương binh xã hội hướng dẫn thực hiện chính sách đang theo học ở các trường, cơ sở giáo dục – đào tạo ngoài công lập.

- Xác nhận hồ sơ trên cơ sở quyết định số 1143/2000/QĐ-LĐTBXH ngày 01/01/2000 của Bộ lao động thương binh xã hội về điều chỉnh chuẩn nghèo giai đoạn 2001 – 2005

b Các yêu cầu được giải quyết tại trung tâm “một cửa”

- Xác nhận thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh, quân nhân bị bệnh nghề nghiệp, quân nhân bị tai nạn lao động, xác định gia đình liệt sĩ, thân nhân liệt sĩ

- Xác nhận hộ nghèo

- Tiếp nhận hồ sơ trợ cấp ưu đãi học sinh, sinh viên khối giáo dục và đào tạo

c Hồ sơ tiếp nhận tại trung tâm “một cửa”

- Xác nhận đối tượng là thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh, quân nhân bị bệnh nghề nghiệp, quân nhân bị tai nạn lao động, thân nhân gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng gồm:

• Giấy chứng nhận theo mẫu quy định

• Kèm giấy chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ hoặc quyết định cấp có thẩm quyền chứng nhận

• Sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh gốc

- Xác nhận hộ nghèo

• Giấy chứng nhận theo mẫu quy định có xác nhận của UBND Phường, xã

• Sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh

- Hồ sơ chính sách ưu đãi học sinh, sinh viên

• Đối với trường hợp trợ cấp hàng tháng và trợ cấp 1 lần: Đơn xin hưởng

ưu đãi trong giáo dục đào tạo (theo mẫu); Bản gốc giấy khai sinh hoặc bản sao có chứng nhận của UBND phường, xã

• Đối với trường hợp trợ cấp tiền học phí cho học sinh, sinh viên học trường cơ sở giáo dục và đào tạo ngoài công lập gồm: Đơn xin hưởng ưu đãi trong giáo dục đào tạo (theo mẫu); Phiếu xác nhận của các trường cao đẳng, đại học, trung học và các trường thuộc khối giáo dục nơi học sinh đang theo học; Hóa đơn thu tiền nộp học phí của nhà trường; Bản gốc giấy khai sinh hoặc bản sao có chứng nhận của UBND phường, xã

d Quy định giải quyết

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ: Chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, đối chiếu các giấy tờ liên quan mà đối tượng trình Đối với hồ sơ hợp lệ thì trình Phòng tổ chức lao động TBXH xác nhận theo thẩm quyền được giao Riêng hồ sơ trợ cấp ưu đãi học sinh, sinh viên lập thủ tục biên nhận

để duyệt và giải quyết trợ cấp

- Cán bộ tiếp nhận: Tiến hành trả hồ sơ đã được giải quyết cho đối tượng (không thu lệ phí)

e Thời hạn giải quyết:

- Xác nhận đối tượng chính sách, hộ nghèo không quá một buổi

Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN, CSDL VÀ MÔ

HÌNH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG GIAO DỊCH MỘT CỬA

2.1 Phân tích Hệ thống và chuẩn hóa thông tin tại văn phòng UBND tại một số văn phòng quận /huyện

2.1.1 Phân tích các quy trình, nghiệp vụ hành chính

2.1.1.1 Xác định, chuẩn hoá và công khai các loại hồ sơ thủ tục hành chính

a Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, các cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thực hiện ban hành các quy định và hướng dẫn cụ thể quy trình giải quyết từng loại hồ sơ thủ tục hành chính về các nội dung sau:

- Các văn bản làm căn cứ giải quyết HS

- Các thủ tục cần thiết để có thể giải quyết HS

- Chức vụ lãnh đạo phụ trách giải quyết HS

- Đơn vị (phòng ban) chủ trì giải quyết HS

- Các nội dung thông tin cần quản lý đối với HS

- Các mẫu văn bản, kết quả giải quyết HS

- Thời gian quy định giải quyết HS

- Phí và lệ phí

b Hình thành và tạo lập các loại hồ sơ trong HTTT

- Để có thể vận hành HTTT Phòng giao dịch một cửa, đối với từng loại hồ

sơ của các lĩnh vực khác nhau, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc đơn vị chủ trì giải quyết loại hồ sơ có nhiệm vụ khai báo (tạo lập và cập nhật) các nội dung đã được xác định và chuẩn hoá Dữ liệu loại hồ sơ sẽ được

hệ thống sử dụng để hình thành quy trình giải quyết cho từng loại hồ sơ thủ tục hành chính khác nhau trên mạng từ khi tiếp nhận hồ sơ cho đến khi trả kết quả hồ sơ

- Với cơ chế này, người sử dụng có thể tự thêm một loại hồ sơ, hoặc thay đổi nội dung thủ tục quy trình các loại hồ sơ Như vậy, với cơ chế

mở này, hệ thống có thể áp dụng để giải quyết không hạn chế về số lượng các loại hồ sơ thủ tục hành chính

- Dữ liệu loại hồ sơ được coi như một loại thông tin danh mục (từ điển) đặc biệt, và cần được thống nhất dùng chung trong toàn bộ hệ thống mạng diện rộng, và như vậy có thể trao đổi thông tin với nhau

c Công khai thông tin liên quan đến các loại giải quyết các thủ tục hành chính

Khi các loại hồ sơ đã được chuẩn hoá và được tạo lập, lưu trữ trong HTTT, thì việc công khai các thủ tục hành chính cho người dân và tổ chức, doanh nghiệp là cần thiết và bắt buộc Các nội dung cần công khai gồm:

- Các văn bản làm căn cứ (văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, hướng dẫn liên quan đến các thủ tục hành chính)

- Hướng dẫn các thủ tục thuộc từng loại hồ sơ thủ tục hành chính

- Thông báo các quy định liên quan đến quy trình giải quyết thủ tục hành chính (thời gian giải quyết, phí và lệ phí, cơ quan giải quyết, các bước thực hiện,…)

d Các hình thức công khai thông tin giải quyết các thủ tục hành chính gồm:

- Phổ biến thông tin trên các bảng tại Phòng giao dịch một cửa

- Phổ biến thông tin bằng các tờ rơi

- Phổ biến thông tin trên các phương tiện truyền thông (báo, đài, truyền hình)

- Phổ biến thông tin trên Internet (Cổng giao tiếp điện tử, báo điện tử,…)2.1.1.2 Giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính

Trên cơ sở quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” đã trình bày, có thể khái quát trình tự và thủ tục chung giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo các bước sau:

a Chuẩn bị hồ sơ

- Chủ hồ sơ (người dân, tổ chức) tìm hiểu các thủ tục, quy trình, quy định liên quan đến giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính:

• Thông qua các hình thức công khai thủ tục hành chính đã nêu

• Thông qua hướng dẫn của cán bộ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Chủ hồ sơ tiến hành lập hồ sơ thủ tục theo quy định theo một trong các cách:

• Mua các mẫu biểu cần thiết và tiến hành khai báo vào mẫu

• Các thủ tục và biểu mẫu có thể được phổ biến và cung cấp qua mạng Internet đến chủ hồ sơ Các thủ tục được chủ hồ sơ lập bằng máy tính trên các mẫu có sẵn và in ra

• Chủ hồ sơ khai báo vào các form hồ sơ đăng ký trên mạng và gửi hồ sơ qua mạng đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

b Tiếp nhận hồ sơ

- Chủ hồ sơ nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp lệ của hồ sơ, thủ tục

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn chỉnh

• Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết

- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận:

- Tiếp nhận hồ sơ qua mạng, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện:

• Tiếp nhận hồ sơ điện tử

• Kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp thức của hồ sơ

• Cập nhật (chuyển) hồ sơ vào CSDL

• Thông báo hẹn thời gian trả lời kết quả (qua mạng)

• Chuyển hồ sơ (điện tử) cho đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ

c Giải quyết hồ sơ

- Đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ

• Nghiên cứu hồ sơ

• Xác minh các thủ tục

• Xin ý kiến các đơn vị phối hợp (nếu cần)

• Dự thảo văn bản giải quyết hồ sơ theo văn bản mẫu

• Trình hồ sơ và văn bản dự thảo về lãnh đạo giải quyết

• Chuyển hồ sơ kết quả giải quyết cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho chủ hồ sơ

• Cập nhật thông tin riêng quản lý hồ sơ (nếu có)

- Các đơn vị phối hợp

• Phối hợp xác minh các thủ tục

• Góp ý kiến giải quyết hồ sơ (nếu có)

- Lãnh đạo phụ trách giải quyết hồ sơ

• Nghiên cứu hồ sơ và văn bản giải quyết hồ sơ

• Trao đổi ý kiến xử lý với đơn vị chủ trì giải quyết (nếu cần)

• Ký duyệt văn bản giải quyết hồ sơ

• Chuyển hồ sơ và văn bản giải quyết hồ sơ cho đơn vị chủ trì giải quyết

- Các công việc giải quyết hồ sơ được tin học hoá và được thực hiện trên

mạng máy tính

• Các thông tin liên quan đến giải quyết hồ sơ được cập nhật vào CSDL.

• Các trao đổi thông tin giữa đơn vị chủ trì giải quyết, đơn vị phối hợp xử lý, lãnh đạo phụ trách được thực hiện trên mạng Lan tại cơ quan

d Trả kết quả giải quyết hồ sơ

- Trả kết quả giải quyết hồ sơ tại phòng giao dịch một cửa, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện:

• Nhận kết quả giải quyết từ đơn vị chủ trì giải quyết (qua mạng)

• In các giấy tờ Giấy báo xử lý chậm (nếu có), văn bản kết quả giải quyết (Quyết định, Công văn, Thông báo) để trả cho chủ hồ sơ

• In thông báo tình hình giải quyết hồ sơ và công bố tại phòng giao dịch một cửa

- Thông báo kết quả giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử

• Thông báo danh sách kết quả giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử

• Thông báo tình hình giải quyết hồ sơ trên cổng giao tiếp điện tử

• Gửi kết quả giải quyết (điện tử) và thông báo đến nhận kết quả cho chủ hồ sơ

2.1.1.3 Lưu trữ, quản lý, sử dụng thông tin về hồ sơ thủ tục hành chính

a Các dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính và dữ liệu quản lý riêng được lưu trong CSDL của HTTT Các hồ sơ, giấy tờ và sổ sách vẫn được lưu trữ nhưng là các bản in ra từ hệ thống Dữ liệu được lưu trữ phân tán tại các CSDL của UBND cấp huyện, việc trao đổi dữ liệu trên mạng Lan và mạng diện rộng là thường xuyên và bắt buộc

b Tiến tới các dữ liệu giải quyết hồ sơ được lưu trữ mang tính pháp lý Có thể chỉ tồn tại các hồ sơ thủ tục hành chính dạng điện tử

2.1.1.4 Cung cấp khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ thủ tục hành chính

a HTTT cung cấp cho người sử dụng có thẩm quyền các công cụ lập báo cáo

giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo nhiều dạng khác nhau, phong phú

và đa chiều HTTT cũng phục vụ người sử dụng tra cứu tìm kiếm thông tin theo yêu cầu Việc gửi nhận báo cáo được thực hiện qua mạng Một số thông tin về giải quyết thủ tục hành chính được cung cấp xuất bản lên cổng giao tiếp điện tử, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành, Website công cộng của tỉnh

b Người dân tổ chức có thể được cung cấp dịch vụ tra cứu tìm kiếm thông tin

về hồ sơ thủ tục hành chính liên quan mà họ được cho phép

2.1.1.5 Tích hợp, trao đổi thông tin với các hệ thống khác

a Nhu cầu trao đổi thông tin với các hệ thống khác là rất lớn, bao gồm:

- Tham chiếu và sử dụng dữ liệu của HTTT có liên quan

- Cung cấp dữ liệu cho HTTT có liên quan

- Cung cấp thông tin tổng hợp lên Cổng giao tiếp điện tử, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành, Web site công cộng

b HTTT Phòng giao dịch một cửa được tích hợp với các HTTT liên quan và có

cơ chế trao đổi thông tin dữ liệu theo quy định

2.1.2 Phân tích và thiết kế HT thông tin quản lý danh mục

- Các thông tin thêm (chức năng nhiệm vụ)

2.1.2.5 Danh sách các đơn vị (phòng ban) trong cơ quan

- Tên loại văn bản

2.1.3 Phân tích và thiết kế HT thông tin quản lý người dùng

2.1.4 Phân tích và thiết kế HT thông tin giải quyết thủ tục hành chính

- Văn bản và mẫu văn bản

• Văn bản

• Mẫu văn bản

- Loại hồ sơ thủ tục hành chính ( gọi tắt là loại hồ sơ) gồm các dữ liệu chi tiết

• Thông tin chung

• Danh mục các văn bản làm căn cứ

• Danh mục các thủ tục

• Danh mục các tiêu thức (trường) quản lý hồ sơ (riêng)

• Danh mục các văn bản mẫu liên quan đến loại hồ sơ

- Hồ sơ thủ tục hành chính (gọi tắt là hồ sơ)

• Thông tin về chủ hồ sơ

• Thông tin chung hồ sơ

• Thông tin quản lý riêng hồ sơ (các tiêu thức riêng theo loại hồ sơ)

• Thông tin về các thủ tục của hồ sơ (các tệp)

• Thông tin xử lý, giải quyết hồ sơ (Thông tin trao đổi góp ý)

• Thông tin kết quả giải quyết hồ sơ (văn bản giải quyết hồ sơ)

2.1.4.1 Văn bản và mẫu văn bản

• Chức vụ lãnh đạo ký văn bản giải quyết

• Đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết

• Lệ phí giải quyết hồ sơ

Bảng 2.1: Danh mục các văn bản làm căn cứ

STT Số/ký hiệu Ngày VB Loại VB Người ký Trích yếu Tệp VB

Bảng 2.2: Danh mục các thủ tục

Bảng 2.3: Các văn bản mẫu

2.1.4.3 Hồ sơ thủ tục hành chính/Tiếp nhận hồ sơ

a Thông tin chung hồ sơ

- Phiếu giao nhận hồ sơ số

- Ngày phát giao nhận hồ sơ

- Chuyển hồ sơ (tới lãnh đạo và đơn vị giải quyết hồ sơ)

- In phiếu giao nhận hồ sơ

2.1.4.4 Hồ sơ thủ tục hành chính/ Xử lý, giải quyết hồ sơ

Bảng 2.5: Danh sách các hồ sơ cần xử lý/phụ trách/tham gia xử lý

(view và chọn)

STT Mã HS Loại HS Ngày nhận Ngày trả KQ CB nhận HS Lãnh đạo

- Mã số hồ sơ

- Thông tin tiếp nhận hồ sơ (thông tin đã cập nhật ở tiếp nhận hồ sơ)

- Thông tin xử lý chậm hồ sơ

Bảng 2.6: Thông tin trao đổi xử lý hồ sơ

Thời

gian

Người gửi

Người nhận

Nội

Thời gian

• Người soạn thảo

Bảng 2.7: Các lần của văn bản dự thảo

STT(lần) Thời gian Trích yếu Tệp VB Hoàn thành

Bảng 2.9: Hồ sơ thủ tục hành chính/thông tin quản lý riêng

STT Tiêu thức Nội dung (Giá trị của tiêu thức)

2.1.5 dThông tin kết xuất

2.1.5.1 Thông tin liên quan đến một hồ sơ cụ thể

- Giấy biên nhận (yêu cầu bổ xung hồ sơ hoặc hẹn trả kết quả giải quyết hồ sơ)

- Thông báo tình hình giải quyết hồ sơ(Chậm, yêu cầu bổ xung)

- Văn bản giải quyết hồ sơ

2.1.5.1 Thông tin tìm kiếm tra cứu

- Tra cứu văn bản làm căn cứ để giải quyết hồ sơ

- Tra cứu tìm kiếm hồ sơ theo tiêu thức

- Tra cứu giấy biên nhận

- Tra cứu văn bản giải quyết hồ sơ

2.1.5.1 Thống kê theo số lượng hồ sơ

- Theo khoảng thời gian

- Theo loại hồ sơ

- Theo lãnh đạo phụ trách

- Theo đơn vị giải quyết hồ sơ

- Theo kết quả giải quyết hồ sơ

2.2 Mô tả thông tin, chuẩn hóa thông tin và thiết kế hệ thống

- Các thông tin chung lưu trong CSDL phục vụ cho việc cập nhật, quản lý, khai thác dữ liệu trong CSDL, gọi là thông tin danh mục, hay được gọi là

từ điển

- Các thông tin quản lý người sử dụng và quyền truy nhập của người

sử dụng vào HTTT, gọi chung là thông tin quản lý người sử dụng

- Các nội dung thông tin liên quan đến các hồ sơ thủ tục hành chính cần cập nhật, quản lý và lưu trữ trong CSDL, gọi chung là dữ liệu, như các

hồ sơ xin cấp phép xây dựng, hồ sơ xin cấp quyền sử dụng đất, hồ sơ đăng ký kinh doanh,

- Thông tin kết xuất (thường không được lưu trong CSDL) là các thông tin được hệ thống kết xuất từ các dữ liệu trong CSDL của HTTT phòng giao dịch một cửa phục vụ nhu cầu của các đối tượng người sử dụng, trong đó đặc biệt là các loại sổ giải quyết thủ tục hành chính, các giấy tờ liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính, các thống kê số liệu về giải quyết thủ tục hành chính, các kết quả tra cứu, tìm kiếm, mà hiện nay đang được thực hiện thủ công.

2.3 Mô hình cơ sở dữ liệu

2.3.1 Danh sách các bảng dữ liệu

2.3.1.1 Thông tin danh mục

- CapCQ (Cấp cơ quan)

2.3.1.2 Thông tin quản lý người sử dụng và quyền truy nhập

- QuyenSD (Quyền truy nhập)

- Group (Nhóm người sử dụng)

- User (Người sử dụng)

2.3.1.3 Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu

- Vanban (Văn bản về thủ tục hành chính)

- LoaiHS (Loại hồ sơ thủ tục hành chính)

• LoaiHS_Cancu (Các văn bản căn cứ của loại hồ sơ)

• LoaiHS_Thutuc (Danh sách các thủ tục của loại hồ sơ)

• LoaiHS_MauVB (Danh sách các mẫu văn bản của loại hồ sơ)

• LoạiHS_Tieuthuc (Các tiêu thức quản lý của loại hồ sơ)

- ChuHS (Chủ hồ sơ thủ tục hành chính)

- Hoso (Hồ sơ thủ tục hành chính)

• HS_Thutuc (Các thủ tục của HS)

• HS_Gopykien (Các thông tin trao đổi giải quyết HS)

• HS_VBDT (Các VB dự thảo kết quả giải quyết HS)

• HS_GopyVBDT (Các góp ý cho văn bản dự thảo)

• HS_TieuthucQL (Giá trị các tiêu thức quản lý của HS)

2.3.2 Mô hình quan hệ dữ liệu

- Quan hệ dữ liệu của cơ quan và đơn vị

- Quan hệ dữ liệu của người sử dụng và phân quyền truy nhập

- Quan hệ dữ liệu của văn bản và mẫu văn bản

- Quan hệ dữ liệu của loại hồ sơ

- Quan hệ dữ liệu của HS (thủ tục hành chính)

2.4 Mô hình chức năng hệ thống

2.4.1 Mô tả chung

2.4.1.1 Các chức năng tạo lập, lưu trữ và quản lý thông tin

Hệ thống phải cung cấp các chức năng tạo lập thông tin để người sử dụng có thể nhập các thông tin Các chức năng tạo lập và cập nhật phải tuân thủ theo các mẫu chuẩn của từng công việc Ngoài ra hệ thống phải cung cấp các công cụ để người

sử dụng có thể soạn thảo văn bản ngay trong hệ thống, theo các mẫu văn bản đã có sẵn Các chức năng cụ thể như sau: