Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặ
Trang 1KHOA KỸ THUẬT ĐIỆN – ĐIỆN TỬ
QUẢN TRỊ HỌC
Đề Tài: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ
GVHD: Lê Đức Định
Nhóm 6
Thành viên nhóm
1 Cáp Nhật Minh (Trưởng nhóm)
2 Ngô Minh Thông
3 Nguyễn Hữu Vũ Hiển
4 Nguyễn Hữu Luyến
5 Nguyễn Đăng Khoa
6 Nguyễn Ngọc Thành
7 Phạm Phú Khánh
8 Hứa Ngọc Tường
Tp Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2017
Trang 2MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 2
I NỀN TẢNG 3
1 Khái niệm kiểm tra 3
2 Hình thức kiểm tra 4
3 Vai trò và mục đích kiểm tra 5
a Vai trò 5
b Mục đích 6
II TIẾN TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC 6
1 Tiến trình kiểm tra 6
a Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện 6
b Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại tiêu chuẩn 7
c Điều chỉnh những sai lệch 7
2 Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra 8
3 Bảy nguyên tắc quản trị của giáo sư Koontz và O’Donnell 8
III MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA TẠI VIỆT NAM 11
1 Co.opmart 12
2 Metro 12
KẾT LUẬN 13
TÀI LIỆU THAM KHẢO 15
Trang 3Lời nói đầu
Kiểm tra là hoạt động cần thiết trong mỗi người Bất cứ hoàn cảnh, thời đại nào cũng đều có sự hiện diện của chức năng kiểm tra Mỗi ngành nghề, mỗi con người đều có phương pháp thực hiện khác nhau Nó mang đến yếu tố quyết định cho sự thành công hay thất bại của mỗi cá nhân, doanh nghiệp, hay sản phẩm Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra
Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp, chúng ta không thể không nhắc đến chức kiểm tra trong quản trị Đây là một quá trình hết sức cần thiết, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo thì mô hình hoạt động của doanh nghiệp vẫn chưa hoàn hảo Do vậy, nhà quản trị cần phải đo lường thực hiện các kế hoạch dựa trên thực tế nhằm phát hiện ra những sai lệch và đề ra các biện pháp điều chỉnh để thực hiện các mục tiêu kế hoạch đề ra Đây được gọi là chức năng kiểm tra trong quản trị Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức đề ra hay không, cũng như lý do tại sao đạt được hoặc không đạt được
Ở Việt Nam, kiểm tra trong quản trị của các doanh nghiệp nay không phải là điều gì mới mẻ những cũng không nhiều nhà quản trị hiểu sâu về vấn đề này, chính vì vậy, nhóm 6 xin phép
nghiên cứu đề tài: “Chức năng kiểm tra trong quản trị” Đồng thời làm rõ vấn đề, đưa ra những
lập luận, ý kiến để trình bày về vấn đề
Trang 4I Nền tảng
1 Khái niệm kiểm tra:
Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những tiêu chuẩn đã hoạch định, trên cơ sở đó phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó, đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phụ sai lệch
để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định
Theo Henri.Fayol: “Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch
đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không”.
Theo Kenneth A Merchant: “Kiểm tra bao gốm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị
thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch”.
Theo Harold Koontz: “Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp
dưới để tin rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã và đang được hoàn thành”.
Theo RobertJ Mockler: “Kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin
nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra, xác định mức
độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử dụng có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”.
Khái niệm của RobertJ Mockler chính xác và đầy đủ hơn
Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ để phát hiện
sự chệch hướng khỏi kế hoạch và để ra biện pháp khắc phục Trong một số trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu
tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển
Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con số thống kê và các
sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồ thị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm
Tóm lại, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cấp cao đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong doanh nghiệp Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị
Trang 52 Hình thức kiểm tra
Có 3 loại hình kiểm tra: Kiểm tra lường trước, kiểm tra trong khi thực hiện (kiểm tra đồng thời) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra phản hồi)
Kiểm tra lường trước: thời điểm thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, dự báo, dự
đoán tình huống để ngăn chặn các vấn đề, nguy cơ đe dọa đến nhà quản trị Mục đích thực hiện kế hoạch chính xác, dự trù những tình huống, sự việc từ hoạch định, tránh sai lầm ngay từ đầu thông qua những thông tin từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Kiểm tra lường trước là kiểm tra ít tốn chi phí nhưng hiệu quả cao Nhà quản trị ở cấp bậc càng cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng
Ví dụ: Vào mùa đông tới thì điều kiện thời tiết có thể lạnh gấp đôi trung bình nhưng
năm trước, vì vậy công ty bán áo lạnh mùa đông phải thay đổi chất liệu, kiểu áo,… để phù hợp với nhu cầu của khách hàng
Hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt, hoặc dự trữ hàng hóa
Kiểm tra đồng thời: trực tiếp theo dõi các diễn biến trong quá trình thực hiện kế
hoạch, nhận định những trở ngại và đề ra giải pháp kịp thời để đảm bảo thực hiện kế hoạch đúng tiến độ
Ví dụ: Công ty X ra mẫu nước ngọt mới, được chiết xuất từ thảo mộc và trà xanh để
mang hương vị tự nhiên, và thực hiện chiến dịch cho khách hàng dùng thử kèm theo
đó là bán hàng Trong quá trình này, nhà quản trị phải theo dõi, tiếp thu đánh giá, cảm nhận của khách hàng về sản phẩm Nếu quá nhiều khách hàng phàn nàn về hương vị cũng như mẫu mã quá tệ, thì nhà quản trị phải lên kế hoạch điều chỉnh tức khắc để tiếp tục chiến dịch này
Kiểm tra phản hồi: sau khi kế hoạch đã được triển khai và đạt được những thành
quả, đo lường kết quả thực tế đạt được so với chỉ tiêu ban đầu nhằm đánh giá lại toàn bộ kế hoạch thực hiện và rút ra những bài học về thành công và sai lầm
Ví dụ: Sau khi công ty X ra mẫu nước ngọt và đặt chỉ tiêu là phải bán được với số
lượng 30.000 chai ở khu vực Quận 9, Tp Hồ Chí Minh Thực hiện xong chiến dịch, thì kết quả thu được là đã bán được vượt chỉ tiêu 10.000 chai Như vậy có sự phản hồi sản phẩm tốt đến từ khách hàng nên nhà quản trị sẽ tiếp tục đẩy mạnh và cải tiến dòng sản phẩm này tới khu vực Quận 9
Trang 6Sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa 3 hình thức kiểm tra
3 Vai trò và mục đích kiểm tra:
a Vai trò:
Kiểm tra giúp các nhà quản trị đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục
Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời đưa ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đề ra
Kiểm còn giúp các tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường, các hiểm họa khó lường trước
Phản hồi
Kiểm tra phản hồi
Đánh giá lại toàn bộ
kế hoạch thực hiện và
đề ra biện pháp điều chỉnh trong tương lai
Kiểm tra lường trước
Dự đoán các vấn đề có
thể phát sinh để tìm ra
cách ngăn ngừa trước
Kiểm tra đồng thời
Điều chỉnh những sai sót khi thực hiện
Kiểm tra đồng thời
Điều chỉnh những sai sót ngay khi xuất hiện
Trang 7 Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị, tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động, tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới
b Mục đích:
Đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức
Đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một các hiệu quả
Làm sáng tỏ và dễ dàng đề ra chỉ tiêu chính xác hơn
Xác định, dự đoán những biến động, và những chiều hướng chính
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm
Giúp nhà quản trị phác thảo các tiêu chuẩn tường trình, báo cáo rõ rang, cụ thể, loại bớt những vấn đề không cần thiết
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian công sức của mọi người
Phát hiện kịp thời các sai sót để đưa ra các biện pháp hoặc thông báo cho các bộ phận chịu trách nhiệm xử lý
II Quy trình
1 Tiến trình kiểm tra:
Có 3 bước căn bản:
a Xác định các tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện:
Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ mà nhà quản trị cần phải xác định để thực hiện Mỗi hoạt động tổ chức có mỗi loại tiêu chuẩn khác nhau, vì vậy các tiêu chuẩn phải hợp lý
và có khả năng thực hiện trên thực tế Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay
Xác định các tiêu chuẩn
&
phương pháp thực hiện
Xác định các tiêu chuẩn
&
phương pháp thực hiện
Đo lường kết quả thực hiện
&
đối chiếu lại với tiêu chuẩn
Đo lường kết quả thực hiện
&
đối chiếu lại với tiêu chuẩn
Điều chỉnh các sai lệch Điều chỉnh các sai lệch
Trang 8từ đầu Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối Một tổ chức đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi Nó có ý nghĩa quan trong đối với hiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánh không chính xác thực tế
và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch
Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở vị trí nào thì dễ dàng đánh giá kết quả thực hiện công việc Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề thách thức để kiểm tra
Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn:
Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ gia
Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng
Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm
Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp
Dễ dàng cho việc đo lường
b Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu lại với tiêu chuẩn:
Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách thích hợp và có các phương thức để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực
tế của những nhân viên dưới quyền của họ Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường (định lượng) số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra năng suất công việc (định tính) thực sự của một nhân công trong xí nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ làm việc của nhân công, môi trường làm việc cũng ảnh hưởng tới khả năng tạo ra thành phẩm hay là uy tín, kinh nghiệm làm việc của nhân công đó
Vậy nên, tiêu chuẩn định lượng dễ đo lường hơn định tính Ngoài ra phương pháp và công cụ đo lường quyết định hiệu quả đo lường Đo lường sớm, thường xuyên sẽ sớm nhận ra sai lệch so với mục tiêu đã đề ra Bên cạnh đó đo lường phải nằm trong phạm vi chấp nhận được
Các yêu cầu khi đo lường kết quả:
Trang 9 Kết quả phải mang tính hữu ích.
Có mức độ tin cậy cao
Kết quả thu được không lạc hậu
c Điều chỉnh những sai lệch:
Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng như việc kiểm định dựa trên cơ sở những tiêu chuẩn đó Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích sự kiện, tìm hiểu nguyên nhân sai lệch Nếu biết rõ nguyên nhân thì nhà quản trị ít gặp trở ngại gì khi thực hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh
Khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại trình độ chuyên môn của nhân viên, tuyển thêm lao động mới kèm theo tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, thay đổi tác phong lãnh đạo của các nhà quản trị các cấp, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu
Ở các trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng bách hóa, … nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên, nhà quản trị có thể nắm được số hàng tồn kho, số lượng hàng bán được, doanh số, lợi nhuận, và những sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện
Bên cạnh đó, ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiếm tra hữu hiệu để có thể báo cáo sản lượng sản phẩm bất cứ lúc nào, số giờ lao động đã được thực hiện Nhờ đó, nhà quản trị biết được kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ hay bị chậm trễ trong quá trình sản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, đưa ra những biện pháp khắc phục hợp lý
Yêu cầu khi thực hiện việc điều chỉnh những sai lệch:
Xét lại những tiêu chuẩn: xem lại tiêu chuẩn có cùng hướng với mục tiêu hay không (trường hợp này ít khi xảy ra)
Xét lại những chiến lược: trong một số trươngf hợp, hoàn cảnh bị biển đổi thì có ảnh hưởng gì đến chiến lược
Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực: Sự thực hiện không đầy đủ có thể bắt nguồn từ cấu trúc hệ thống hay sự trợ lực tài nguyên
Xét lại những hoạt động: phần lớn do quản đốc chức năng thiết kế và thực thi
Sự tương quan: cần quan tâm đến các yếu tố khác nhau Tương tự như khi điều chỉnh mục tiêu thì cần tới tiêu chuẩn chiến lược khác nhau
Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược: đây là hoạt động kiểm soát quan trọng để chắc chắn rằng hoạt động đúng
Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm:
Trang 10Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giá tổng hợp về các vấn đề như:
- Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng
- Trình bày tổng quá quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra
- Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động
- Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đối tượng
- Những biện pháp khắc phục điều chỉnh
2 Nguyên tắc khi tổ chức công tác kiểm tra:
- Chính xác
- Kịp thời
- Tiết kiệm
- Linh hoạt
- Dễ hiểu
- Chuẩn mực kiểm tra hợp lý
- Dựa vào kế hoạch, mục tiêu đề ra
- Chọn mẫu tiêu biểu
- Kiểm tra gắn liền với khắc phục – phòng ngừa
3 Bảy nguyên tắc kiểm tra của giáo sư Koontz và O’Donnell
Theo giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo khi xây dựng cơ chế kiểm tra:
Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch Vì vậy, việc kiểm tra phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Hơn thế nữa, kiểm tra cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra
Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của Chủ Tịch hội đồng quản trị sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của trưởng phòng Sự kiểm tra hoạt động bán hàng sẽ khác với sự kiểm tra hoạt động kế toán Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với doanh nghiệp lớn, hay tập đoàn
Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của các nhà quản trị