Vận dụng microsoft office excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả

Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng quản lý, trang bị cho các thầy, cô giáo nhữ

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

I ĐẶT VẤN ĐỀ 2

II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 4

1 Cơ sở lí luận 4

2 Thực trạng 5

a Thuận lợi: 5

b Khó khăn: 6

3 Mô tả giải pháp 6

a Xử lý các bảng tổng hợp thống kê số liệu 9

b 19

III KẾT LUẬN: 26

1 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm: 26

2 Bài học kinh nghiệm: 26

3 Kiến nghị, đề xuất: 27

I ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong thời đại công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày càng phát triển phùhợp với tiến trình của đất nước thì chúng ta không thể không nói đến sự pháttriển vượt bậc của nghành công nghệ thông tin (CNTT) Công nghệ thông tinthực sự trở thành kho tàng - nguồn tài nguyên quan trọng Chính vì thế cần phảiđẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoáđất nước trong thời kỳ mở cửa và hội nhập, hướng tới nền kinh tế tri thức củađất nước

Đặc biệt ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việcquản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm về tin học và đã mang lại lợi ích rất

to lớn góp phần nâng cao đời sống của nhân dân, đáp ứng được nhu cầu đòi hỏingày càng cao trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của con người trong đó có cảlĩnh vực giáo dục

Mục đích của việc ứng dụng CNTT vào nhà trường là sử dụng CNTT như

một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao chất lượng

quản lý, trang bị cho các thầy, cô giáo những công cụ hữu ích trong công táctrồng người

Đối với cơ quan Phòng giáo dục đào tào nói chung và với đơn vị trườnghọc nói riêng thì thường xuyên phải đối mặt với rất nhiều bảng tổng hợp thống

kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển,việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bảnviết tay nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê Đến nay, khi

công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ lao động "Trí tuệ" giúp cho con

người rất nhiều trong công việc và trong công tác thống kê số liệu; hơn nữa, conngười đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từngcông việc cụ thể, đặc biệt là bảng tính Excell một giải pháp tối ưu cho từng con

số và thuận tiện hơn cho việc thống kê số liệu

Mặc dù Ms Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ được phần mềmnày đòi hỏi chúng ta phải biết cách khai thác thế mạnh của những công cụ mangtính chuyên nghiệp, cũng như sự kết hợp giữa các hàm một cách uyển chuyển vàtinh tế làm thế nào phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của

MS Excel để giải quyết được nhiều công việc trong thực tiễn một cách hiệu quả

và đặc biệt hơn nữa là sẽ giảm bớt gánh nặng cho những người làm công tácthống kế và tổng hợp

Với những nguyên do trên và qua những lần làm việc nhiều trên bảng tính

Excel, tôi đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài " Vận dụng Microsoft Office Excel sáng tạo, linh hoạt vào xử lý các bảng tổng hợp số liệu; Sổ điểm cá nhân một cách “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả”"

Với đề tài này, trong khả năng có hạn của mình, bản thân tôi mong muốnhướng đến các mục tiêu sau:

Phát huy hết những tính năng ưu việt của MS Excel để:

Giúp Ban giám hiệu thuận tiện hơn trong việc tổng hợp và xử lý số liệutrong các bảng báo cáo thống kê

Giúp Ban giám hiệu có thể thống kê các bảng báo cáo số liệu một cáchkịp thời, chính xác, khoa học, an toàn và hiệu quả

Giúp các đồng chí giáo viên chủ nhiệm thuận tiện hơn trong việc theo dõi

chất lượng học sinh qua các đợt kiểm tra định kỳ và đặc biệt hơn đó là giúp cácđồng chí có được cuốn sổ điểm cá nhân khoa học, với độ chính xác cao màkhông tốn công sức và mất nhiều thời gian.

Giúp các đồng nghiệp có những hiểu biết nhất định về tính năng ưu việtcủa MS.Excel và cách sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin để hoànthành tốt công tác của mình Giúp quý thầy, cô bắt nhịp với công cuộc số hoátrong thời kỳ hiện đại hoá ngày nay

II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1 Cơ sở lí luận.

Căn cứ vào Chỉ thị số 55/2008 CT - BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộtrưởng Bộ giáo dục đào tạo về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụngCNTT trong ngành giáo dục giai đoạn 2008 - 2012

Trong tình hình phát triển mạnh mẽ như ngày nay, nghành tin học vớinhững hiệu quả thiết thực trong đời sống xã hội cùng với sự phát triển của cáccông cụ phần cứng và phần mềm Tin học đã được xã hội công nhận như là lĩnhvực không thể thiếu trong bất kỳ một nghành nghề nào đặc biệt là trong ngànhgiáo dục đang trong giai đoạn đổi mới giáo dục, đưa CNTT vào trong dạy học

trong bảng tổng hợp, như vậy để hoàn thành nó với tiêu chí “nhanh – chính xác – khoa học – an toàn – hiệu quả” thì chắc chắn chúng ta phải đưa ra một

phương án tối ưu và phương án đó chính là tận dụng sức mạnh của công nghệthông tin Mà giải pháp tối ưu cho từng con số, cho từng bảng tính đó chính làphần mềm MS.Excel của Microsoff Office

MS.Excel là một phần mềm xử lý bảng tính thông dụng nhất từ trước đếnnay Nó được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, trường học ở nhiều mục đíchkhác nhau Với MS.Excel, chúng ta có thể tính toán, lập bảng tổng hợp, phântích số liệu, mà không cần dùng đến một chương trình chuyên nghiệp nào

Vấn đề ở đây chính là chúng ta cần phải vận dụng MS Excel như thế nào

để phát huy hết được những tính năng độc đáo và ưu việt của nó để giải quyếtcông việc trong thực tiễn một cách hiệu quả

2 Thực trạng.

a Thuận lợi:

- Phần lớn Ban giám hiệu, cán bộ giáo viên ở các trường học đến nay đều

biết sử dụng máy vi tính và đã quen với việc ứng dụng CNTT trong quản lý vàdạy học.

- Phần lớn ở các trường học đều đã có giáo viên Tin học hoặc văn thư đãđược học Tin học nên rất thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT

- Đội ngũ cán bộ giáo viên ở các trường hầu hết được trẻ hóa nên việc tiếpnhận và ứng dụng CNTT là rất thuận lợi

- Bản thân mỗi giáo viên luôn tự học và tự bồi dưỡng thêm kiến thức Tinhọc cho mình: qua các tài liệu tham khảo, sách báo, qua bạn bè đồng nghiệp

b Khó khăn:

Mặc dù Ban giám hiệu, cán bộ giáo viên ở các trường học đều biết sửdụng máy tính nhưng phần lớn họ chỉ quen với việc đánh văn bản, làm báo cáotrên phần mềm MS.Word chứ họ chưa tiếp cận nhiều với phần mềm MS.Excelngoại trừ các đồng chí làm kế toán

Khi làm việc với bảng tính Excel lần đầu, do không quen nên một số ítđồng chí thấy khó sử dụng và không muốn tìm hiểu thêm nó lần nữa dẫn đến ýthức tự học ở các đồng chí đó chưa cao

3 Mô tả giải pháp

Trước khi bước vào phần mô tả các giải pháp, tôi xin đưa ra một số kinhnghiệm nhỏ mà tôi đã đúc rút được từ thực tiễn để phần nào giúp quý thầy, côgiáo tự tin hơn khi làm việc với bảng tính Excel

(1) Viết ký tự lên trên hoặc ký tự xuống dưới trong Excel.

Bước 1: Vào menu Format/Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1), hộp thoại xuất hiện, trường hợp này hộp thoại Format Cells chỉ chứa duy nhất thẻ

Bước 2: Ở phần Efects, đánh dấu chọn mục Sper Script nếu muốn viết

ký tự lên trên, hoặc đánh dấu chọn mục Subscript để viết ký tự xuống dưới Cuối

cùng nhấp chọn OK.

(2) Lặp lại các tiêu đề cột trên mỗi trang.

Thông thường dòng đầu tiên của bảng tính là dòng chứa tiêu đề của cột

Để dòng tiêu đề này xuất hiện sau mỗi lần sang trang mới ta thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu File/Pagesetup hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ Sheet Bước 2: Ở phần Print titles nhập địa chỉ cần in lặp lại ở các trang vào hộp Rows To Repeat At Top (ví dụ: $1:S3 là từ hàng 1 đến hàng 3) Nhấp vào OK.

Lưu ý: Dòng tiêu đề cột kể từ trang thứ hai nó sẽ không hiển thị ở chế độ

soạn thảo mà chỉ hiển thị ở chế độ Print Preview và lúc in ra giấy

(3) Cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột.

Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, đặc biệt là các bảng tính có dữ liệu chiếmnhiều hơn một trang màn hình, bạn nên cố định tiêu đề dòng hay tiêu đề cột hay

cả hai, để chúng ta luôn nhìn thấy chúng Điều này giúp bạn dễ dàng định vị các

ô cần nhập dữ liệu

+ Để cố định tiêu đề dòng ta thực hiện:

Chọn ô đầu tiên của dòng nằm ngay phía dưới dòng tiêu đề cần cố định,

sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.

+ Để cố định tiêu đề cột ta thực hiện:

Chọn ô đầu tiên của cột nằm ngay phía sau cột tiêu đề cần cố định, sau đó

vào menu Window chọn Freeze Panes.

+ Để cố định tiêu đề dòng và tiêu đề cột ta thực hiện:

Chọn ô nằm phía dưới dòng tiêu đề đồng thời năm bên phải cột tiêu đề

cần cố định, sau đó vào menu Window chọn Freeze Panes.

+ Để gỡ bỏ những gì đã cố định vào menu Window chọn Unfreeze Panes (4) Không đánh số thứ tự ở các ô dòng trống.

Khi trong một danh sách có sử dụng những dòng trống nhưng bạn khôngmuốn đánh số thứ tự ở những dòng này Ở đây chúng ta không thể kéo dấu Fillhandle như cách đánh số thứ tự tự động được Để thực hiện việc này bạn phải sửdụng công thức tham chiếu như sau:

Chọn ô đầu tiên của cột thứ tự (giả sử ô đó là B2), gõ vào công thức:

= If(B2<> “”, COUNTA($B$2:B2), “”), nhấn phím Enter Sau đó kéo dấu Fill handle để copy công thức cho các ô còn lại.

(5) Di chuyển, sao chép Sheet từ File này sang File khác.

Bước 1: Mở File nguồn và File đích.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào Sheet muốn di chuyển hoặc sao chép, chọn Move Or Copy từ menu hiện ra, hộp thoại xuất hiện.

Bước 3: Ở hộp To book, nhấp mũi tên và chọn File đích Nếu muốn sao chép Sheet thì đánh dấu vào dấu mục chọn Create a copy, còn nếu muốn chỉ di chuyển thì bỏ dấu chọn mục này Cuối cùng nhấp vào OK.

người khác chỉ mở tài liệu của bạn xem nhưng không được quyền sửa đổi.

Bước 3: Nhập Password vào hộp Password to unprtect sheet rồi nhấp vào OK Sau đó, nhập Password này lại một lần nữa vào hộp Reenter password

to protect ở hộp thoại Confirm password Cuối cùng nhấp chọn OK.

Để gỡ Password đã lập vào Tool/Protection/Unprotect Sheet, hộp thoại xuất hiện gõ lại mật khẩu đã đặt vào ô Password, rồi nhấp chọn OK.

Sau đây tôi đưa ra giải pháp cho một số bảng tổng hợp thường xuyên gặp phải như sau:

a Xử lý các bảng tổng hợp thống kê số liệu.

Đối với các đơn vị trường học thì sau mỗi lần khảo sát chất lượng định kỳnhà trường phải tổng hợp kết quả khảo sát chất lượng để gửi về Phòng GD&ĐTngay sau khi hoàn thành công tác chấm thi Với thời gian không nhiều mà nhàtrường vừa phải chấm thi vừa phải tổng hợp, xử lý số liệu để nộp lên thì thật vất

vả Để giúp Ban giám hiệu không còn phải lo lắng khi tổng hợp và xử lý kết quảqua các lần khảo sát định kỳ, tôi đưa ra một số kinh nghiệm nhỏ như sau:

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG CỦA KHỐI LỚP

Với bảng thống kê này, ta chỉ cần nhập số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu

và sĩ số lớp học, số học sinh dự thi là được Còn đối với các ô số điểm trung bìnhtrở lên và tỉ lệ % sẽ tự động cập nhật bằng cách thiết lập các hàm của Excel

Đáng lẽ ra số học sinh dự thi không cần phải nhập, mà chỉ cần dùng côngthức tính tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu là được Nhưng mục đích củatôi nhập số học sinh dự thi là để kiểm tra được việc có xẩy ra trường hợp sót bàihọc sinh hay không bằng cách tôi so sánh tổng số điểm giỏi, khá, trung bình, yếu

có bằng tổng số học sinh dự thi hay không nếu bằng thì không sót bài học sinh

và ngược lại

Chúng ta sẽ làm cho bảng tính tự động cập nhật số liệu ở các ô tính tỉ lệphần trăm bằng cách:

Ở ô E8 ta nhập vào công thức: =E8/C8 sau đó ấn phím Enter Đến đây tamới thực hiện phép chia bình thường của ô E8 chia cho ô C8 mà thôi chứ chưatính được tỉ số % theo yêu cầu

Để giá trị trong ô được ghi theo kiểu 0,0% tức là có 1 chữ số thập phân, ta

thực hiện như sau: Vào Format/Cells /ở ô Category chọn Number/ở ô Decimal places chỉnh lại để có số 1 (1 chữ số thập phân), quay lại ô Category chọn Custum ở dòng đầu tiên của ô Type đã ghi sẵn số 0,0 ta gõ vào phía sau ký hiệu %

OK là được Cuối cùng ta copy công thức vừa tạo cho các cột tính tỉ lệ %

Ở ô B13 ta gõ vào công thức: = sum(B8:B12) sau đó ấn phím Enter Copycông thức vừa tạo vào các ô số lượng ở hàng tổng (D13, F13, H13, J13, L13,N13, P13, R13, S13, V13)

Ở ô X8 ta chọn khối X8:X13 định dạng chữ in đậm và in nghiêng, chọnmàu chữ là màu đỏ, rồi gõ vào công thức sau :

=IF(OR((D10+F10+H10+J10)<>C10;(N10+P10+R10+T10)<>C10);"Er";"") ấnphím Enter để kết thúc Copy công thức vừa tạo vào khối ô X9:X12

Với công thức này máy sẽ báo cho chúng ta biết: Nếu tổng số số điểmgiỏi, khá, trung bình, yếu ở một trong hai môn Toán, Tiếng việt mà không bằngvới giá trị ô tổng số học sinh dự thi thì máy sẽ báo lỗi cho chúng ta biết với chữ

"Er" màu đỏ (màu chữ ta có thể chọn với bất kỳ màu nào cũng được), còn nếu cảhai đều bằng nhau thì máy sẽ không báo lỗi gì cả Với sự cảnh báo này sẽ giúpcho chúng ta xem lại những dòng có số liệu nhập vào không đúng

Ở ô L8 gõ vào công thức: = D8 + F8 + H8 ấn phím Enter để kết thúc.Copy ô vừa tạo vào khối L9:L12 và khối V8:V12

Cuối cùng ta sẽ có một bảng thống kế số liệu chính xác và khoa học như sau:

Đối với các khối lớp 2, 3, 4, 5 thiết lập tương tự như trên.

Đối với bảng tổng hợp kết quả toàn trường không cần phải nhập số liệuvào mà sẽ được tự động cập nhật số liệu từ các Sheet của khối 1, 2, 3, 4, 5 mà ta

đã cập nhật trước đó bằng cách thực hiện liên kết số liệu ở các Sheet của khối ,1,

2, 3, 4, 5 vào Sheet của toàn trường Nếu bảng tổng hợp kết quả của các khối lớpđược cập nhật một cách chính xác thì tất cả những số liệu được cập nhật vàobảng tổng hợp kết quả toàn trường cũng sẽ chính xác

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT CHẤT LƯỢNG TOÀN TRƯỜNG

Để tổng hợp số liệu ở Sheet TOAN TRUONG GKI ta thực hiện như sau:

Ta thấy rằng địa chỉ ô số lượng điểm giỏi môn tiếng việt của khối 1 là D8

và nó chính là giá trị của ô số lượng điểm 10 môn Tiếng việt của khối 1 có địachỉ là D13 của Sheet GK K1 Vậy để cập nhật số liệu ô D13 của Sheet GK K1sang ô D8 của Sheet TOAN TRUONG GKI ta thực hiện như sau: Vào ô D8 gõdấu bằng (=) sau đó nháy chuột vào Sheet GK K1, nháy chuột vào ô D13 ấnphím Enter để kết thúc, lúc này lập tức ô D8 sẽ có giá trị là 102 Và trong ô D8

sẽ có công thức là ='GKI K1'!D13

Để cập nhật số liệu cho các ô C8, E8, F8, G8, H8, I8, J8, K8, L8, M8, N8,O8, P8, Q8, R8, S8, T8, U8, V8, W8 ta chỉ cần copy công thức ='GKI K1'!D13vào các ô đó là được

Còn ô tổng thì chúng ta làm tương tự như ở bảng tổng hợp của khối 1

Ta làm tương tự đối với khối lớp 2, 3, 4, 5 Nếu là khối lớp 2 ta chọnsheet GK K2, khối lớp 3 ta chọn Sheet GK K3, khối lớp 4 ta chọn Sheet GK K4,khối lớp 5 ta chọn Sheet GK K5

Như vậy, chỉ bằng những công thức đơn giản mà chúng ta đã có đượcbảng kết quả chất lượng của toàn trường một cách nhanh chóng và với độ chínhxác cao mà không cần phải nhập lại kết quả của từng khối vào bảng tổng hợp

Với các bảng tổng hợp chất lượng cuối kỳ ta chỉ cần copy các bảng tổnghợp chất lượng giữa kỳ là được

Đến đây, tôi đưa ra giải pháp copy Sheet trong một bảng tính như sau:

Để copy Sheet ta nháy chuột vào Sheet cần copy, nháy chuột trái vàoSheet đó đồng thời nhấn giữ phím CTRL và kéo thả chuột vào vị trí mới Vớicách copy này ta không phải định dạng lại bảng tính nữa (không phải chỉnh sữa),chỉ cần nhập số liệu vào ô nhập là được, còn các ô đã thiết lập công thức sẽ tựđộng đưa ra kết quả

Do đó, ta chỉ cần thiết lập công thức cho một bảng tổng hợp đầu tiên làđược, các bảng khác ta sẽ thực hiện thao tác copy

Để bảng tính an toàn hơn, chúng ta có thể thiết lập mật mã bảo vệ chobảng tính đề phòng khi có người ngoài muốn chỉnh sửa số liệu làm mất tínhkhách quan, ta thiết lập đặt Password cho bảng tính

Tôi tin rằng, với giải pháp mà tôi đưa ra trên thì Ban giám hiệu các trường

sẽ không còn lo lắng khi làm công tác thống kê tổng hợp nữa