Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

Có thể định nghĩa công tác văn thư trong Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bả

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

ĐẶT VẤN ĐỀ 3

I MỞ ĐẦU 3

II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 4

III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 6

IV ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 7

V PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU 7

Phần II 7

NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 7

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 7

1 Về công tác văn thư 7

1.1 Khái niệm công tác văn thư 7

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 8

a) Nội dung của công tác văn thư 8

b) Nhiệm vụ của công tác văn thư 11

1.3 Tổ chức công tác văn thư 12

a) Biên chế công tác văn thư 12

b) Hình thức tổ chức công tác văn thư 12

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư 13

1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư 13

a) Vị trí của công tác văn thư 13

b) Ý nghĩa của công tác văn thư 13

2 Về công tác lưu trữ 14

2.1 Khái niệm 14

2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ 14

a) Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau 14

b) Nội dung của công tác lưu trữ 15

c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 19

3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 20

II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 21

1 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề 22

* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: 22

Số: /TTr-MNTƯ 27

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 27

Tân Ước, ngày tháng năm 2014 27

* Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất .35

2 Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm 41

Phần III 42

KẾT LUẬN VÀ KHIẾN NGHỊ 42

1 Kết luận 42

2 Những ý kiến đề xuất 42

Phần IV 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ

I MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóađất nước, nền cải cách hành chính cũng đang trên đà phát triển để vươn tới sự hoànthiện hơn Hướng tới xu thế này những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nềncải cách hành chính

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư trong

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các

cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lựclượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tácVăn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung vàchiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đếnhoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong hoạt độnglãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quả hoạt động quản lý, tổ chức cao haythấp phụ thuộc vào một phần của công tác Văn thư có được làm tốt hay không tốt

Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật

và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phầngiải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chế độ,giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và lợi dụng

văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúcđẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầmquan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách Hànhchính Quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạohơn.

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận

và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản

lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin đượctruyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản Có thể nói văn bản lag phương tiện lưutrữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sửdụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt độngtrong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu đượctrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lýnhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảođảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ lag loạithông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưngpháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư lưu trữ tại trường Mầmnon Tân Ước, tôi nhận thấy công tác Văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tinvăn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dungcông tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi,đến và các tài liệu khác trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý sử dụng con dấu trong văn thư Còn công táclưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn,lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác,

sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thuthập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, đơn vị

Giữa công tác Văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệchặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quátrình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữlịch sử.

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã được xử lýtrước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt

sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhấtcho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rútngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầucủa công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việccủa một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là docông văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩnthận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thựchiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt côngtác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởngquan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơnhư là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoahọc sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữphát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầuhết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với vănbản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bảnnói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tácvăn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ởnhững điểm sau:

- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hànhchính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thểchế hành chính

- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chínhvăn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước,thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thểchế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

- Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính pháttriển, hiện đại, nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộngquyền công dân

- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia

Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽgóp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thôngsuốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩynhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hànhchính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tácvăn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác vănthư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng caohiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Qua thời gian làm công tác Văn thư –

Lưu trữ tôi mạnh dạn viết Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non” Nhằm trao đổi với đồng

nghiệp mà tôi đã tích lũy được qua thực tiễn làm công tác Văn thư – Lưu trữ

III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác vănthư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này.Người phụ trách trực tiếp công việc còn chưa tập trung, không nắm hết được các kỹnăng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không cóhiệu quả tối ưu nhất

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tácvăn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm vững được cácphương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìmkiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.

Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khănvướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâusắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường

IV ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần cómột bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vịchưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần Người tachưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – Lưu trữtrong văn phòng các cơ quan đơn vị Cán bộ công chức văn phòng chưa được đàotạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏicủa sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ

V PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU

Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường Mầm non Tân Ước, thôngqua đề tài này có thể góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên vănthư nói riêng trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

Kế hoạch nghiên cứu: 01/11/2014 đến 31/03/2015

Phần II NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữtrong trường mầm non thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụcủa công tác văn thư, lưu trữ

1 Về công tác văn thư

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,các đơn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn

bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạtđộng của cơ quan đạt hiệu quả.

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

a) Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản

lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nộidung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan

nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyêntắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận văn thư, bộphận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chínhxác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan giải quyết

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá trìnhsau:

+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến,ghi sổ và ngày đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Trình, chuyển giao văn bản đến;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Số, kýhiệu

Ngàytháng

Tên loại và tríchyếu nội dung

Đơn vị hoặcngười nhận

Kýnhận

Ghichú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài

liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các vănbản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư,cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửiđi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của vănbản đi;

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;

+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi;

+ Lưu văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngàythángvăn bản

Tên loại vàtrích yếu nộidung văn bản

Ngườiký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vị,người nhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghichú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơquan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký vănbản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào vănbản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánhdấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, kýhiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồichuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài Phong bì ngoài chỉ ghinơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật” Sau đócác văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường

* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác vănthư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiếtcho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học

và thuận tiện

- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:

+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;

+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc ngườilập;

+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;

+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế và intheo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;

- Kết thúc hồ sơ;

- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

* Tổ chức và sử dụng con dấu

- Quản lý và sử dụng con dấu:

+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư

+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóngdấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người

có thẩm quyền;

> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền;

> Không được đóng dấu khống chỉ

+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn

vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn đượcgiao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

- Đóng dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái.

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyếtđịnh và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đượcthực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

b) Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản đến;

- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;

- Phân loại và trình lãnh đạo;

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chứcnăng;

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;

- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

1.3 Tổ chức công tác văn thư

Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:

a) Biên chế công tác văn thư

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tốchủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và sốlượng văn bản, tài liệu cơ quan Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, vănbản nội bộ

Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trícán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạtđộng của cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những côngviệc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ

có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản,viết phong bì

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và luôn giữ

bí mật trong công việc

b) Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến

và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo mộthình thức phù hợp Các hình thức này bao gồm:

- Hình thức văn thư tập trung;

- Hình thức văn thư phân tán;

- Hình thức văn thư hỗn hợp

Các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng vănbản ít thường áp dụng hình thức văn thư tập trung Theo hình thức này, hầu hết cáctác nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyênmôn

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêucầu sau:

- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn;

- Phải đảm bảo tính chính xác cao;

- Mức độ bí mật của văn bản;

- Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

a) Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng tronghoạt động của cơ quan Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại vănbản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan Vì vậy việc

tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quyđịnh chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liềnvới hoạt ñộng của cơ quan

b) Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung Thông tin phục vụquản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thể xếp côngtác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bảnchính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tínhpháp lý của Nhà nước

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng,đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trongviệc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơquan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt độngcủa các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ lànhững bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạtđộng

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bảntạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổ sung chủyếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị Trongcác quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ vànộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bảngiữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không

sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm đượccông sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ

sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việctrước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài

2 Về công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ

sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ

a) Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau

- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

- Đánh giá tài liệu

- Thống kê tài liệu

- Bảo quản tài liệu

- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

b) Nội dung của công tác lưu trữ

* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tớiviệc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơquan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định nhữngloại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;

- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu";

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu Khi giao nộp tàiliệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên bản giaonhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1 bản;

- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) vàchuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư)

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được

hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắp xếp trongcác phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xácđịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tracứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

+ Viết lịch sử hình thành phông;

+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;

+ Viết bìa hồ sơ;

+ Viết chứng từ kết thúc

* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiêncứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt ñộngcủa các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế,văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu cógiá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạnbảo quản hay tiêu huỷ

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó

ở tính đa dạng

Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác địnhđược thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêuhuỷ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng

- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên

- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải lậpvăn bản Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộphận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ

Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn số879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoànchỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và địaphương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối vớingành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ là ngoài những ýnghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đốivới từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó Nếu để 13 tài liệu mấtmát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ

sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế

Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịpthời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực tế Chú

ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc mở rộngviệc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại

* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phươngpháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ ràng, chínhxác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ

sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước,

cụ thể là:

- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đanggiữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các phông lưutrữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu

- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất vềtình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục lưutrữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 vềviệc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ vàtài liệu

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theođịnh kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra

* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của côngtác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chứckhoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất.Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thànhphông và lịch sử phông;

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ;

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theophương án đã chọn

* Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phònghỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác này được quy định

cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiênnhư: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố 14 chủquan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viênlưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng…Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật Cần trang bịđầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khôráo, thoáng mát, sạch sẽ Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơquan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ

* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hộinhững thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền,giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệuquả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế và khoahọc

* Thời hạn nộp lưu tài liệu

- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể

từ ngày công trình được nghiệm thu chính thức;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệukhác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc

c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của mộtquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,chân thực nhất để nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hộinên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoahọc mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trướcñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra nhữngquy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trìnhphát triển của xã hội

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ đắc lực cho việcthực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội…ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết cáccông việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các

cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thựctiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Có thể dùng tài liệu để xây dựng truyến

15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trongcác trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông

3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước

đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ lànguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rútngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầucủa công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việccủa một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do

thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thựchiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt côngtác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởngquan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơnhư là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoahọc sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữphát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Theo giáo sư SueMcKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụtốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục ñích trong tương lai”

Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thànhtrong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thườngxuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phươngpháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau Phần lớn nhữngtài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ

sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trườnghọc quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân côngkiêm nhiệm Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước,công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục

và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thựchiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến Qua thời gian làm công

tác văn thư ở Trường Mầm non Tân Ước tôi đã gặp những thuận lợi và khó khănnhư sau:

- Thuận lợi:

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý Cácvăn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường Được sựquan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Thanh Oai vàBan giám hiệu nhà trường

Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáodục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường Đội ngũ giáo viên, nhân viênnăng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thànhnhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao

Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học

Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu

Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt quahoàn thành nhiệm vụ được giao

Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm côngtác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chínhxác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu mộtcách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng Chính những vấn đề bức xúctrên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoànthành tốt nhiệm vụ được giao