Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam (tt)

Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Công trình được hoàn thành tại: Học viện Hành chính Quốc gia

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Bùi Nam

Phản biện 1:………

Phản biện 2:………

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện

Hành chính Quốc gia

Địa điểm: Phòng họp … , Nhà - Hội trường bảo vệ luận văn thạc

sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia

77 – Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội

Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 2016

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính

Quốc gia

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Khi làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ,

nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,…

đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn

có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay Những thành tựu khoa học

và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới Theo đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập

Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công

nghệ Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “ Hiện đại hóa công

tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm

đề tài luận văn tốt nghiệp của mình Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại

hóa công tác văn thư của Viện nói riêng, của các cơ quan, tổ chức trong

hệ thống nhà nước nói chung

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau

Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn:

- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb

Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS Lưu Kiếm

Thanh (Nxb Thống kê 1999) Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;

- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của

Tạ Hữu Ánh (Nxb Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;

- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa

thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm công tác văn thư lưu trữ;

- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS Nguyễn Văn

Hậu (Nxb Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần những kỹ năng gì để thực hiện nghiệp vụ hành chính;

- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các

cơ quan, tổ chức của TS Nguyễn Thị Hà và TS Nguyễn Văn Hậu đồng

chủ biên (Nxb Chính trị Quốc gia)…

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:

- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);

- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay

của Đào Ngọc Quang (2004);

- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);

- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ

đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư

- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay

5 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị

- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh,

phương pháp điều tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ

là tài liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung

Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư

Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay

Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư

và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao

gồm “các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ

chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Điều 2)

1.1.2 Vị trí , vai trò của công tác văn thư

1.1.2.1 Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

1.1.3 Yêu cầu đối với công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

1.1.3.1 Nhanh chóng

1.1.3.2 Chính xác

1.1.3.3 Bí mật

1.1.3.4 Khoa học và hiện đại

1.1.4 Nội dung công tác văn thư

1.1.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

1.1.4.2 Quản lý và giải quyết văn bản

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

1.1.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu

1.1.4.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội

1.2 Hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.1 Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.1.1 Hiện đại hóa

Trong giới hạn luận văn nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn

cách hiểu về khái niệm “hiện đại hóa” một cách dễ hiểu, súc tích như

sau: Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu

khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quá trình phát triển kinh tế - xã hội

1.2.1.2 Hiện đại hóa công tác văn thư

Hiện nay, có nhiều cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn thư,

đối với quan điểm của tác giả luận văn cho rằng: Hiện đại hóa công tác

văn thư là việc áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư

1.2.2 Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư

Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động có chức năng đảm bảo

thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào hiện đại hóa công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu

Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan

Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư cũng cần quan tâm đến

việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” hiệu quả Muốn thực hiện tốt được nội dung này, cần làm tốt việc liên kết với cổng thông tin Chính phủ điện tử, có sự kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử

1.2.3 Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.3.1 Môi trường làm việc

- Thông thoáng

- Tiếng ồn

- Màu sắc

- Ánh sáng

1.2.3.2 Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật

1.2.3.3 Trình độ của cán bộ văn thư

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ thực tiễn của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư cho các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương hiện nay, trong đó có các Viện nghiên cứu là một hoạt động cấp thiết, có tính thực tiễn cao Đặc biệt, khi Việt Nam đang bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc

tế, thì nhu cầu về thông tin, cụ thể là các văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng Do đó, hiện đại hóa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết

Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Hà Nội thì cần nắm rõ các vấn đề lý luận đã trình bày trong Chương này Đồng thời, đây cũng

là cơ sở để đề xuất các nhóm giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện nói riêng, các cơ quan, tổ chức quản lý nói chung

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY 2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

2.1.1 Vị trí, chức năng

Nghị định số 108/2012/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 25/12/2012 quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện HLKH&CN Việt Nam) là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh

tế, xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định của pháp luật

- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ chức lại, giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học

và Công nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền của Thủ tướng

- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ

- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của pháp luật

- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với

cơ quan có thẩm quyền theo quy định

- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học

và phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ

- Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế - kỹ thuật các công trình trọng điểm theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam theo quy định của pháp luật

- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn

vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Viện HLKH&CN Việt Nam có:

01 Chủ tịch: GS.VS Châu Văn Minh

 Về các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện

- Văn phòng: 93 cán bộ, công, nhân viên

- Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán bộ

- Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán bộ

- Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán bộ

- Ban Kiểm tra: 06 cán bộ

- Ban Ứng dụng và triển khai công nghệ: 09 người

- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán bộ

- Các tổ chức đoàn thể