mô tả chi tiết quy trình đào tạo nhân lực

I. MỤC ĐÍCH Quy trình này quy định nội dung, trình tự các bước, mối quan hệ và trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị, bộ phân có liên quan trong việc đào tạo cán bộ, nhân viên II. LƯU ĐỒ CHUNG CỦA QUÁ TRÌNH

ĐÀO TẠO CÁN BỘ, NHÂN VIÊN

- Cập nhật đầy đủ hồ sơ nhà cung ứng/giảng viên/người hướng dẫn

- Nhân viên tham gia có chứng chỉ/có bản đánh giá/có xác nhận của Trưởng bộ phận/ghi nhận trong hồ sơ nhân viên

- Bản tổng kết khoá đào tạo

- Hồ sơ Nhà cung ứng và tài liệu lưu đầy đủ

- Nhà cung ứng/Giảng viên, người hướng dẫn

- Điều phối viên đào tạo

- Ngân sách đào tạo

- Thời gian đào tạo

- Nhà cung ứng/giảng viên có đủ năng lực giảng dạy

- Có đủ năng lực tổ chức, điều phối

- Ngân sách đựoc phê duyệt hàng năm

- Thời gian đào tạo phù hợp và được chấp thuận của học viên và Đơn vị

đi lại.

- 70% thời lượng giờ cán bộ nhân viên được đào tạo hàng năm thực hiện/kế hoạch

- Điểm đánh giá khoá học >=7 trên thang điểm 10

Quá trình liên quan

Quá trình tiếp nhận nhân viên mới Yêu cầu đào tạo

2/33

IV LƯU ĐỒ CHI TIẾT.

1 Quá trình lập kế hoạch

1.1 Lưu đồ:

3/33

4/33

1.2 Mô tả:

1 Xác định nhu cầu /yêu cầuđào tạo

1.1 Cán bộ, nhân viên; Cán bộ quản lý trực tiếp Thiết lập các nhu cầu đào tạo của nhân viên

Thể hiện các nhu cầu đào tạo căn cứ vào:

- Check point: theo định kỳ checkpoint

- Đơn xin đi học

- Survey nhu cầu đào tạo năm

- Checkpoint

- Đơn xin đi học

- Báo cáo tổng hợp survey nhu cầu đào tạo

Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đàotạo

1.2 Cán bộ quản lý trực tiếp Trưởng bộ phận

Thiết lập các yêu cầu đào tạo đối với nhân viên thuộc

tổ chức

Thể hiện các yêu cầu đào tạo căn cứ vào:

- Kế hoạch phát triển của đơn vị

- Mô tả các công việc của các vị trí đảm nhiệm

- Báo cáo/Kế hoạch kinhdoanh

- Báo cáo/Kế hoạch nhânsự

- Mô tả vị trí công việc/chức danh

Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đàotạo

2 Đối chiếu giữa nhu cầu/yêu cầu với Kế hoạch phát triển

Xác định nhu cầu đào tạo căn cứ vào:

- Chính sách đào tạo Công ty

- Kế hoạch phát triển về nhân sự của đơn vị

- Kế hoạch phát triển kinh doanh của đơn vị

- Mô tả các công việc của các vị trí đảm nhiệm

Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đàotạo

2.2 Cán bộ, Nhân viênCán bộ quản lý trực tiếp Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất

Xác định nhu cầu đào tạo đột xuất căn cứ vào:

- Nhu cầu của công việc

- Đơn xin đi học đột xuất của cá nhân được phê duyệt

- Đơn xin đi học

Danh sách tập hợp các nhu cầu/yêu cầu đàotạo

- Nếu phù hợp: Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo chuyển sang bước Tập hợp nhu cầu đào tạo từ các nguồn

- Nếu không phù hợp: thông báo lại cho CBNV về việc không chấp nhận yêu cầu đào tạo này

3 Tập hợp nhu cầu đào tạo từ các nguồn

5/33

- Yêu cầu đào tạo từ Trưởng bộ phận

Xác định phạm vi, kế hoạch đào tạo sau khi đã phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo:

- Đào tạo cấp đơn vị

- Đào tạo cấp Tập đoàn

- Đào tạo theo các hình thức đã xác định:

tổ chức lớp, hội thảo, trong nước, ngoài nước…

4.2 Cán bộ NS phụ trách đào tạo đơn vị

Trưởng bộ phận

Xác định mục tiêu của đào tạo

Xác định mục tiêu liên quan tới :

- Yêu cầu của tổ chức

- Yêu cầu của người tham gia

- Lịch sử4.3

Kế hoạch đào tạo dự kiến Kế hoạch đào tạo dự kiến

4.5 Cán bộ NS phụ trách đào tạo đơn vị/Tập đoàn

Xác định các vấn đề liên quan, các tiêu chí đặt ra, cácrủi ro và đề xuất các giải pháp xử lý vấn đề, quản lý rủi ro, đạt các tiêu chí đặt ra

Kế hoạch lập chi tiết có các đầu mục chỉ tiêu cần đạt được; các rủi ro và phòng ngừa liên quan

4.6 Trưởng bộ phận Xây dựng kế hoạch đào tạo đơn vị hàng năm/đột xuất

Các căn cứ để thiết lập kế hoạch đào tạo đơn vị:

- Các báo cáo năm trước đã thực hiện

- Đã xác định được mục tiêu đào tạo

- Đã xác định được các hoạt đồng liên quan

- Đã xác định được nguồn lực, kinh phí, thời gian dự kiến

- Đã xác định được các rủi ro và quản lý phòng ngừa

Kế hoạch đào tạo của đơn vị hàng năm Kế hoạch đào tạo hàng năm

5 Cán bộ NS phụ trách đào tạo Công ty Xây dựng kế hoạch đào tạo Công ty

Các căn cứ để thiết lập kế hoạch đào tạo Công ty

- Kế hoạch các đơn vị đã lập

- Báo cáo đào tạo năm trước đã thực hiện

- Quy mô và yêu cầu tổ chức cấp Công ty

Kế hoạch đào tạo của Công ty hàng năm

Kế hoạch đào tạo hàng năm

6/33

hoạch đào tạo Đơn vị hàng nă,/đột xuất

6.1 Trưởng ban TCCB Xem xét kế hoạch

Trưởng ban TCCB xem xét kế hoạch đào tạo của đơn vị

- Nếu kế hoạch được xem xét thông qua, gửi trả lại kế hoạch đã xem xét cho cán

bộ phụ trách đào tạo đơn vị để xin phê duyệt

- Nếu chưa đồng ý, kế hoạch cần phải được chỉnh sửa theo chỉ đạo của lãnh đạo; hoặc có thể bị hủy bỏ

Kế hoạch đào tạo được phê xem xét; hoặc được chỉnh sửa lại

7 Xem xét/Phê duyệt kế hoạch đào tạo của Công ty

7.1 Cán bộ NS phụ trách đào tạo Trình trưởng phòng đào

tạo/Trưởng Ban TCCB Trình kế hoạch đào tạo lên Lãnh đạo Ban TCCB7.2 Lãnh đạo Ban TCCB

ABC/Công ty thành viên Kế hoạch được chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB chấp thuận kế hoạch đào tạo Kế hoạch đào tạo

Kế hoạch đào tạo được phê duyệt7.3

Cán bộ NS phụ trách đào

tạo đơn vị Kế hoạch không được

chấp thuận Lãnh đạo Ban TCCB không chấp thuận kế hoạch đào tạo, phải chỉnh sửa và trình lại7.4

Cán bộ NS phụ trách đào

tạo đơn vị.Trưởng đơn vị Trình Ban Tổng giám đốc

xem xét và phê duyệt

Ban Giám đốc/lãnh đạo Công ty xem xét, phản biện và phê duyệt

7.5 Ban Giám đốc/Lãnh đạo

công ty

Kế hoạch được chấp thuận Ban Giám đốc/Lãnh đạo Công ty phê duyệt kế hoạch

Kế hoạch đào tạo được phê duyệt7.6

Cán bộ NS phụ trách đào

tạo đơn vị Kế hoạch không được

chấp thuận Kế hoạch không được chấp thuận, phải sửa đổi vàtrình lại7.7

Ban Giám đốc/Lãnh đạo

Cán bộ NS phụ trách đào

tạo đơn vị

Định kỳ một năm 2 lần, lập đánh giá về công tác đào tạo trong Báo cáo tổng kết Nhân sự gửi Lãnh đạo Công ty

Lãnh đạo Ban TCCB trình bày tại Hội nghị tổng kết của Công ty/đơn vị hoặc báo cáo cho các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo

7/33

2 Quá trình tổ chức thực hiện

2.1 Quá trình đào tạo theo hình thức tổ chức lớp/hội thảo

2.1.1 Lưu đồ:

8/33

9/33

2.1.2 Mô tả

2.1.2.1 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng nhân viên chính thức

1.1 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo đào tạoPhân tích nhu cầu/yêu cầu

Thực hiện việc phân tích dựa trên:

- Cơ sở Kế hoạch đào tạo Công ty/đơn vị đã được phê duyệt

- Nguồn nhân lực và thời gian tổ chức hợp lý

Bản báo cáo,/phân tích xuhướng đào tạo (TNA)

Thư mời tham gia đào tạo dưới các hình thức

1.2 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Xác định loại hình đào tạo

- Tuỳ theo điều kiện của Công ty/Đơn vị có đủ khả năng đáp ứng đầy đủ đầu vào khoá đào tạo không mà khoá đào tạo sẽ duợc tổ chức dưới hình thức Lớp hoặc hội thảo

- Khoá đào tạo nội bộ sẽ do Công ty/đơn vị đứng

ra tự tổ chức về thời gian, địa điểm, phương pháp cũng như nội dung giảng dạy

- Dẫn chiếu về các báo cáo khoá học lịch sử, nhà cung ứng và nội dung đào tạo (nếu có)…

1.3 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo

Trình xem xét thông tin

về khoá đào tạo để xác định các thành tố liên quan

Tập hợp đầy đủ các thông tin sơ bộ về khoá đào tạo để trình Trưởng Bộ phận xem xét, và chuyển khâu xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự khoá đào tạo

2.1 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Lên danh sách học viên

Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:

- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ quản lý

- Các yêu cầu của tổ chức

- Khác khi có các khoá học đặc biệt

Biểu mẫu danh sách học viên

Danh sách học viên cho từng lớp

2.2 Trưởng bộ phận Phê duyệt danh sách học viên dự kiến Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập kế hoạch thực hiện chi tiết

Danh sách học viên cho từng lớp đã được xem xét 10/33

3 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Lựa chọn Nhà cung ứng

3.1 Tập hợp các thông tin củacác nhà cung ứng tiềm

năng cho khoá học

Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng dự kiến đào tạo

để xem xét tổng thể và so sánh Quy trình quản lý Nhà cung ứng

Nhà cung ứng đượcđánh giá, phê duyệt cho khoá học sẽ thực hiện

Lựa chọn một nhà cung ứng phù hợp nhất của khoá học

dự kiến để lập kế hoạch Các tiêu chí lựa chọn liên quan:

- Giảng viên & phương pháp đào tạo

- Kinh phí

- Thời lượng & Thời gian

- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể

Biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng

4 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Lập kế hoạch cho khoá học

Dựa trên bản phân tích nhu cầu đào tạo, khả năng của nhàcung ứng đào tạo, tiến hành xác định:

- Mục tiêu đào tạo

- Phương pháp đào tạo

- Nội dung đào tạo

- Thời lượng đào tạo

- Điều kiện tham gia đào tạo

- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp

- Điều kiện đạt của khoá đào tạo

- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa

5.1

Cán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học

5.2 Trưởng bộ phận Không duyệt nội dung khoá học

Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp

Kế hoạch khoá học không được duyệt

5.3 Trưởng bộ phận Ký duyệt nội dung khoá học Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào

tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên

Kế hoạch khoá học

đã phê duyệt Nhà cung ứng được phê 11/33

duyệt cho khoá học

6 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Thông tin về khoá học, tổ chức lớp học

6.1 Xác lập trách nhiệm của các bên liên quan tới khoá

học

Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:

- Danh sách học viên được phê duyệt

- Đăng ký tham

dự của cá nhân

- Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng các bên ký kết

-Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kếhoạhc đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính thức

- Tổ chức sắp xếp lớp

Danh sách học viên chính thức

Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà cung ứng để có các phản hồi kịp thời

Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo6.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất, hậu cần cho lớp học

- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên

quan

- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak…

- Chuẩn bị các phần liên quan tài chính dự trữ

- Tài liệu đàp tao đã được phê duyệt

- Hậu cần sẵn sàng

- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần

thiết)

- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá

học đạt kết quả mong đợi

- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các

bên/nhiều chiều để làm tổng hợp/ phân tích/báo cáo

Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo

Đánh giá khoá học đạt tiêu chí yêu cầu

cầu7.1 Nhà cung ứng

Cán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo

Trước khoá học - Thực hiện các thủ tục TNA cần thiết song song với

quá trình chuẩn bị tổ chức khoá học (nếu cần)

- Cung cấp, trao đổi và thống nhất tài liệu giảng dạy lần

Tài liệu khoá học

đã được xem qua

và thống nhất giữa 12/33

cuối trước khi khoá học thực hiện các bên tổ chức7.2 Nhà cung ứng Triển khai khoá học Nhà cung ứng tiến hành việc triển khai trách nhiệm đào tạo theo cam kết đã ràng buộc.

10 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Thực hiện tổng hợp, phân tích, báo cáo

- Tập hợp các tài liệu liên quan tới khoá học để làm báo cáo phân tích của khóa học

- Trình trưởng bộ phận phê duyệt

- Làm đầu mối thông tin để cập nhật vào Kế hoạch đào tạo lần sau hoặc/và thông tin phục vụ quá trình quản lý Nhà cung ứng

- Thực hiện các thủ tục liên quan: ghi nhận việc tham dự của học viên không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc

Báo cáo khoá học Danh sách học viên đã được ghi nhận

Các thông tin được cập nhật và xử lý kịp thời, không muộn hơn 7 ngày làm việc sau khi khoá học kết thúc

11 Trưởng bộ phân Xem xét Trưởng bộ phận xem xét và xác nhận nội dung của báo cáo sau khoá đào tạo. Báo cáo khoá học được ký xem xét Báo cáo khoá học được ký xem xét

13/33

2.1.2 2 Mô tả quá trình tổ chức lớp học cho đối tượng tân binh (Orientation)

1 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Thông tin về khoá đào tạoPhân tích yêu cầu đào tạo

Định kỳ ít nhất 1 năm 2 lần, dựa trên danh sách tân binh (nhân viên trong quá trình thử việc, lao động đào tạo), tiến hành thực hiện các khoá học giảng dạy dưới các hình thức: gửi tài liệu tự ôn tập/tham gia khoá đào tạo trên lớp/…

Kế hoạch khoá học Thư mời tham gia đào tạo dưới các

hình thức

2 Trưởng bộ phận Xác định danh sách cán bộ, nhân viên tham dự

khóa đào tạo

Danh sách được cập nhật định kỳ 6 tháng/lần

2.1

Cán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo Lên danh sách học viên

Lên danh sách học viên dựa theo các tiêu chí sau:

- Danh sách các cán bộ mới ký Hợp đồng

- Các nhu cầu của học viên và yêu cầu của cán bộ quản lý

- Các yêu cầu của tổ chức khác nếu có

Biểu mẫu danh sách học viên

Danh sách tân binh cần đào tạo

2.2 Trưởng bộ phận Phê duyệt danh sách học viên dự kiến Phê duyệt danh sách học viên dự kiến để làm căn cứ Lập kế hoạch thực hiện chi tiết Bước này có thể gộp lại để

làm một kế hoạch chung cho cả khoá huấn luyện

Danh sách Tânbinh đã được xem xét

3 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Lựa chọn Nhà cung ứng

3.1

Tập hợp các thông tin củacác nhà cung ứng tiềm năng cho khoá học

Lấy thông tin của ít nhất 1 Nhà cung ứng/Giảng viên dự kiến đào tạo để xem xét tổng thể và so sánh Quy trình quản lý Nhà cung ứng

Nhà cung ứng đượcđánh giá, phê duyệt cho khoá học sẽ thực hiện

3.2 Lựa chọn Nhà cung ứng/Giảng viên

Lựa chọn Giảng viên/Tài liệu phù hợp nhất của khoá học

dự kiến để lập kế hoạch Các tiêu chí lựa chọn liên quan:

- Giảng viên & phương pháp đào tạo

- Tài liệu liên quan

- Kinh phí

- Thời lượng & Thời gian

- Các tiêu chí khác tuỳ trưòng hợp cụ thể

Kế hoạch của khoá học Các tài liệu liên

quan tới xác đinh 14/33

- Mục tiêu đào tạo

- Phương pháp đào tạo

- Nội dung đào tạo

- Thời lượng đào tạo

- Điều kiện tham gia đào tạo

- Nhà cung ứng đào tạo phù hợp

- Điều kiện đạt của khoá đào tạo

- Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa

- Các đề xuất khác (nếu có)

kế hoạch khoá học

5 Trưởng bộ phận Duyệt thông tin nội dung Kế hoạch cho khoá học

Kế hoạch của từngkhoá đào tạo đã được phê duyệt

5.1

Cán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học Trình duyệt nội dung Kế hoạch khoá học

5.2 Trưởng bộ phận Không duyệt nội dung khoá học

Trường hợp Trưởng bộ phận không phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại Cán bộ nhân sự phụ trách đào tạo để có những thay đổi phù hợp Sau đó trình lại để ký duyệt hoặc huỷ tuỳ mức độ phù hợp

Kế hoạch khoá học không được duyệt

5.3 Trưởng bộ phận Ký duyệt nội dung khoá học Trường hợp Trưởng bộ phận phê duyệt nội dung khoá học, sau đó sẽ được chuyển lại cho Cán bộ phụ trách đào

tạo để tiếp tục khâu Thông tin tới học viên

Kế hoạch khoá học

đã phê duyệt Nhà cung ứng được phêduyệt cho khoá học

6 Cán bộ Nhân sự phụtrách đào tạo Thông tin về khoá học, tổ chức lớp học

6.1

Xác lập trách nhiệm của các bên liên quan tới khoáhọc

Trách nhiệm các bên liên quan khoá học bao gồm:

- Danh sách học viên phải tham dự Trường hợp

là Tân binh thì khôngbắt buộc phải có xác nhận của Trưởng bộ phận/đơn vị

- Hợp đồng dịch vụ đào tạo nếu giảng viên có phí giảng dạy

- Danh sách học viên ban

- Đăng ký tham

dự của cá nhân

- Hợp đồng/thoả thuận hợp tác với nhà cung ứng các bên ký kết

6.2 Lên danh sách học viên -Từ các bản đăng ký học và nhu cầu/yêu cầu trong bản kếhoạch đã được phê duyệt lên danh sách học viên chính Danh sách học viên chính thức

15/33

- Tổ chức sắp xếp lớp6.3 Xem xét tài liệu giảng dạy Chuyển các thông tin liên quan tới khoá học cho Nhà cung ứng để có các phản hồi kịp thời

Dẫn chiếu tại Bước Thực hiện việc đào tạo6.4 Chuẩn bị cơ sở vật chất, hậu cần cho lớp học

- Gửi thông báo học tới các học viên và các bên liên

quan

- Các công tác in ấn tài liệu, photo, teabreak…

- Chuẩn bị các phần liên quan tài chịnh dự trừ

- Tài liệu đàp tao đã được phê duyệt

- Hậu cần sẵn sàng

- Giám sát lớp học trong quá trình diễn ra (nếu cần

thiết)

- Đóng góp các ý kiến kịp thời cho việc thực hiện khoá

học đạt kết quả mong đợi

- Thu thập các phiếu phản hồi/các đóng góp ý kiến các

bên/nhiều chiều để làm tổng hơp/ phân tích/báo cáo

Báo cáo tổng kết sau khoá học Hồ sơ lưu khoá đào tạo

Đánh giá khoá học đạt tiêu chí yêu cầu

cầu

7.1

Giảng viên

Cán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo Trước khoá học

- Đề nghị các cán bộ liên quan xem xét tài liệu trước khithực hiện (nếu có sửa đổi) : các bên liên quan bao gồm: Cán bộ đào tạo, cán bộ chất lượng và cán bộ chuyên trách của STQT nếu giảng dạy

- Cung cấp, trao đổi và thống nhất tài liệu giảng dạy lầncuối trước khi khoá học thực hiện

Tài liệu khoá học

đã được xem qua

và thống nhất giữa các bên tổ chức

7.2 Giảng viên Triển khai khoá học Giảng viên tiến hành việc triển khai trách nhiệm đào tạo theo cam kết đã ràng buộc.

7.3 Giảng viênCán bộ Nhân sự phụ

trách đào tạo

Sau khoá học Thực hiện các đánh giá, báo cáo tổng kết trong vòng

7 ngày làm việc sau khi kết thúc khoá học

Báo cáo sau khoá học Tổng hợp, phân

tích, báo cáo của khoá học

8 Cán bộ, nhân viên Tham dự khóa học, kiểm tra cuối khóa và đánh giá