Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho đông dược bệnh viện y dược cổ truyền thanh hóa năm 2015

Nhận thấy vai trò cũng như những khó khăn gặp phải của công tác tồn trữ thuốc tại kho đông dược, chúng tôi tiến hành đề tài: “Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho đông dược Bệnh viện Y

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÊ THỊ HỒNG NHUNG

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI

KHO ĐÔNG DƯỢC BỆNH VIỆN

Y DƯỢC CỔ TRUYỀN THANH HÓA NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI 2016

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÊ THỊ HỒNG NHUNG

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TỒN TRỮ TẠI

KHO ĐÔNG DƯỢC BỆNH VIỆN

Y DƯỢC CỔ TRUYỀN THANH HÓA NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dược

MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Người hướng dẫn: PGS.TS.Nguyễn Thị Thanh Hương

Thời gian thực hiện: 18/07/2016 – 18/11/2016

HÀ NỘI 2016

LỜI CẢM ƠN

Trước hết cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới

PGS.TS.Nguyễn Thị Thanh Hương – Phó Trưởng bộ môn Quản lí và kinh tế

Dược, Trường Đại học Dược Hà Nội đã luôn tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm luận văn

Tôi xin trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Ban giám hiệu nhà trường, Phòng sau Đại học, Bộ môn Quản lí và kinh tế Dược - Trường Đại học Dược Hà Nội, phòng ban, thư viện nhà trường, các thầy giáo, cô giáo giảng dạy đã cung cấp cho tôi những kiến thức hữu ích và tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành luận văn chuyên khoa cấp I

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, Phòng kế hoạch tổng hợp, tập thể khoa Dược bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa đã tạo điều kiện giúp tôi trong suốt quá trình học tập và thu thập số liệu để hoàn thành luận văn

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè và người thân, những người luôn bên cạnh ủng hộ, chia sẻ khó khăn và động viên tôi trong suối thời gian vừa qua

Hà Nội, ngày 18 tháng 11 năm 2016

Học viên

Lê Thị Hồng Nhung

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

Chương 1: TỔNG QUAN 3

1.1 Một vài nét về tồn trữ 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Điều kiện tồn trữ thuốc 3

1.2 Thuốc y học cổ truyền 11

1.2.1 Một số khái niệm 11

1.2.2 Một số lưu ý trong tồn trữ thuốc y học cổ truyền 12

1.3 Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện hiện nay trên thế giới 16

1.3.1.Mục đích 16

1.3.2.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước phát triển 16

1.3.3.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước đang phát triển 16

1.3.4.Thực trạng tại Việt Nam 17

1.4 Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa 18

1.4.1 Vài nét về Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa 18

1.4.2 Khoa Dược 19

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 23

2.1 Đối tượng nghiên cứu 23

2.2 Địa điểm và thời gian nghiên cứu 23

2.3 Phương pháp nghiên cứu 23

2.3.1 Thiết kế nghiên cứu 23

2.3.2 Biến số nghiên cứu và chỉ số nghiên cứu 24

2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu 29

2.3.4 Phương pháp xử lí, phân tích số liệu 29

2.3.5 Một số công thức sử dụng để tính toán 29

Chương 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 31

3.1 Thực trạng bảo quản thuốc 31

3.1.1 Nhân sự 31

3.1.2 Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị 32

3.1.3 Nghiệp vụ bảo quản 36

3.2 Thực trạng dự trữ thuốc 44

3.2.1 Quản lí hàng tồn kho 45

3.2.2 Dự trù, nhập hàng 51

3.2.3 Kiểm kê 52

3.2.4 Thuốc trả về, thuốc thanh lý 55

Chương 4.BÀN LUẬN 56

4.1 Về thực trạng bảo quản thuốc 56

4.2 Về thực trạng dự trữ thuốc 60

KẾT LUẬN 65

KIẾN NGHỊ 66

6 FEFO First expire first out

Hạn dùng hết trước xuất trước

7 FIFO First in first out

Nhập trước xuất trước

8 GDP Good distribution practices

Thực hành tốt phân phối thuốc

Thực hành tốt nhà thuốc

Thực hành tốt bảo quản thuốc

11 HĐT & ĐT Hội đồng thuốc và điều trị

DANH MỤC BẢNG

1.2 Kết quả thực hiện chỉ tiêu khám chữa bệnh tại BV YDCT Thanh

1.3 Cơ cấu nhân lực khoa Dược – BV YDCT Thanh Hóa 20

2.5 Các biến số cần thu thập, phương pháp và công cụ thu thập 24

3.9 Trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản 33

3.15 Giá trị xuất, nhập, tồn vị thuốc của BV YDCT Thanh Hóa năm

3.16 Giá trị sử dụng và giá trị tồn kho của vị thuốc YHCT theo tháng 46

3.17 Thời gian sử dụng thuốc dự trữ của 20 đầu vị sử dụng tại BV

3.18 Lượng tồn kho của 05 vị thuốc đầu vị theo công thức của WHO 49 3.19 Giá trị sử dụng năm 2015 của TP do bệnh viện tự sản xuất 50 3.20 Chỉ tiêu kiểm soát chất lượng thuốc tại kho đông dược 52

3.21 Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách của các kho quầy 53 3.22 Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách của quầy cần đơn 54

3.23 Giá trị chênh lệch trong quá trình bảo quản, cân chia năm 2015

DANH MỤC HÌNH

1.1 Mô hình kiểm soát lượng tồn kho lí tưởng 9

1.4 Quá trình luân chuyển giữa các kho đông dược 21

3.6 Sắp xếp BTP cao lỏng trong kho chính TP, BTP 37 3.7 Sắp xếp TP viên hoàn trong kho chính TP, BTP 37

3.13 Biểu đồ giá trị sử dụng và giá trị tồn kho theo tháng của vị

ĐẶT VẤN ĐỀ

Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh hàng đầu của ngành y tế với đầy đủ trang thiết bị và đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ năng lực Để thực hiện nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân được tốt nhất, một trong những yêu cầu đặt ra là đảm bảo cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời, có chất lượng Điều này đòi hỏi công tác tồn trữ thuốc cần phải được tiến hành hiệu quả, hợp lí Tuy nhiên, trên thực tế, không phải bệnh viện nào cũng đáp ứng được tiêu chí này

Hiện nay, xu hướng kết hợp y học hiện đại và y học cổ truyền trong thăm khám và chữa bệnh đang ngày càng phát triển Hiện nay cả nước có 61 bệnh viện y học cổ truyền, 90% các bệnh viện y học hiện đại có khoa, tổ y học cổ truyền, 74,3% các trạm y tế có bộ phận khám chữa bệnh bằng y học cổ truyền Bước đầu đầu tư một số bệnh viện y học cổ truyền theo quyết định 362 của Thủ tướng Tỷ lệ khám chữa bệnh bằng y học cổ truyền so với tổng khám chữa bệnh chung của từng tuyến

đã có bước cải thiện đáng kể, tuy nhiên chưa chiếm tỷ trọng cao trong tổng số lượt khám chữa bệnh chung, ở tuyến tỉnh là 8,8%, tuyến huyện là 9,1% và tuyến xã là 24,6% [2] Việc khai thác, sử dụng các thuốc có nguồn gốc thiên nhiên đem đến hiệu quả phòng và điều trị bệnh lâu dài, an toàn Điều này giúp hạn chế tình trạng lạm dụng thuốc tân dược và hàng loạt những tác dụng không mong muốn mà thuốc tân dược gây ra ảnh hưởng đến sức khỏe con người

Việt Nam ta với kho tàng kinh nghiệm phong phú về y học cổ truyền đã kế thừa và phát triển nền y học dân tộc trong thời đại khoa học kỹ thuật mang màu sắc riêng… Tuy nhiên, thành quả đạt được vẫn chưa tương xứng với những gì chúng ta

đã có Rất nhiều vấn đề khó khăn vẫn chưa được giải quyết triệt để Một trong số đó

là việc kiểm soát chất lượng và bảo quản, dự trữ thuốc đông dược sao cho hợp lí Đây cũng là khó khăn chung thường gặp phải ở các bệnh viện đặc biệt là đối với những bệnh viện chuyên khoa về y học cổ truyền

Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa được thành lập năm 1967 Từ khi thành lập đến nay, bệnh viện luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng với vai trò bệnh viện đầu ngành của tỉnh về y học cổ

truyền Những năm gần đây, bệnh viện không ngừng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân lực…đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe ngày càng tăng của nhân dân Với mong muốn đem lại hiệu quả điều trị tốt nhất cho người bệnh, vấn đề về cung ứng thuốc kịp thời đầy đủ, có chất lượng luôn được lãnh đạo bệnh viện quan tâm trong đó công tác tồn trữ thuốc là một mắt xích quan trọng Do đặc thù là bệnh viện chuyên khoa về y dược cổ truyền nên chủ yếu thuốc đông dược chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ lượng thuốc sử dụng của bệnh viện Tuy nhiên, bảo quản, dự trữ thuốc cổ truyền có những khó khăn riêng Thuốc thường cồng kềnh chiếm nhiều diện tích bảo quản và dễ chịu tác động của điều kiện nhiệt độ, độ ẩm không thuận lợi…Vấn đề về kiểm soát chất lượng thuốc nhập vào và tỉ lệ hư hao trong quá trình bảo quản cân chia của thuốc vẫn còn nhiều vướng mắc Nhận thấy vai trò cũng như những khó khăn gặp phải của công tác tồn trữ thuốc tại kho đông dược, chúng tôi tiến hành đề tài:

“Phân tích thực trạng tồn trữ tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa năm 2015” với các mục tiêu sau:

1 Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược

cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

2 Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

Từ các kết quả nghiên cứu, đề tài sẽ đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tồn trữ thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa

Chương 1: TỔNG QUAN 1.1 Một vài nét về tồn trữ

1.1.1 Khái niệm

Tồn trữ (Storage) là sự bảo quản tất cả nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và các thành phẩm trong kho Tồn trữ bao gồm cả quá trình xuất, nhập hàng hóa vì vậy nó yêu cầu phải có một hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất, nhập hàng hóa từng ngày

Tồn trữ không chỉ là việc cất trữ hàng hóa ở trong kho mà còn là cả một quá trình xuất nhập kho hợp lí, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kĩ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác tồn trữ là một trong các mắt xích quan trọng của việc cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [11]

“Thực hành tốt bảo quản thuốc” (tiếng Anh: Good Storage Practices, viết tắt : GSP) là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng [9]

1.1.2 Điều kiện tồn trữ thuốc

1.1.2.1 Nhân sự

Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản

Các cán bộ chủ chốt của kho có chức năng giám sát, kiểm tra, cần phải trung thực, có những hiểu biết, kinh nghiệm cần thiết và phải có trình độ nghề nghiệp và

kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ được giao, đáp ứng các quy định của Nhà nước

Thủ kho phải là người có trình độ hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản: phương pháp bảo quản, phương pháp quản lý sổ sách theo dõi xuất nhập, chất lượng thuốc

Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là trung học dược đối với các cơ sở sản xuất, bán buôn thuốc tân dược Đối với cơ sở sản xuất, bán buôn thuốc y học cổ truyền, dược liệu, thủ kho phải có trình độ tối thiểu là lương dược hoặc trung học dược

Thủ kho thuốc gây nghiện và thuốc hướng tâm thần phải đáp ứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan

Thủ kho phải thường xuyên được đào tạo cập nhật những quy định mới của nhà nước về bảo quản, quản lý thuốc, các phương pháp, tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng trong bảo quản thuốc [9], [17], [19]

1.1.2.2 Nhà kho

 Địa điểm

Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn, và lũ lụt…; Kho nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển, bảo vệ

 Thiết kế, xây dựng

- Khu vực bảo quản phải đủ rộng

- Tuỳ theo mục đích, quy mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối ) cần phải có những khu vực xác định, hoặc những hệ thống kiểm soát khác, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau:

+ Tiếp nhận, biệt trữ và bảo quản;

+ Lấy mẫu nguyên liệu;

+ Các thao tác đóng gói, ra lẻ và dán nhãn;

- Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường

đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy

- Trần, tường, mái nhà kho đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt

- Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp Như vậy, thiết kế một kho Dược cần đảm bảo 05 chống:

 Diện tích và cách bố trí 01 kho Dược

Kho Dược phải có diện tích đủ rộng để có thể phân chia thành các khu vực hoặc phòng riêng biệt Với những kho lớn, diện tích toàn bộ của khu vực kho phải bao gồm diện tích của các bộ phận sau:

- Diện tích nghiệp vụ: bao gồm

 Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa Diện tích này được gọi là diện tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3-2/3 diện tích của toàn khu vực kho

 Diện tích sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa

- Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, phòng thí nghiệm…

- Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, nhà ăn, nhà tắm…

Có thể có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực khoa Dược, tuỳ thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho Theo hướng dẫn của tổ chức y tế thế giới có 3 cách: Kho có dạng chữ T; Kho theo chiều dọc; Kho theo kiểu đường vòng [11]

1.1.2.3 Trang thiết bị

Các kho Dược cần có các trang thiết bị sau: Trang thiết bị văn phòng; Trang thiết bị dùng để vận chuyển, chất xếp hàng hoá; Các trang thiết bị phục vụ cho công

tác bảo quản hàng hoá; Các phương tiện phòng chống cháy; Các phương tiện làm vệ

sinh và bảo hộ lao động [9], [13]

1.1.2.4 Các điều kiện bảo quản trong kho

Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh thì vận dụng các quy định sau:

Nhiệt độ

Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 80C

Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-80C

Kho đông lạnh: Nhiệt độ không được vượt quá - 100C

Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8-150C

Kho nhiệt độ phòng: Nhiệt độ trong khoảng 15-250C, trong từng khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 300C

Độ ẩm: Các thuốc yêu cầu bảo quản tránh ẩm hoặc độ ẩm được kiểm soát phải được bảo quản trong các khu vực mà nhiệt độ và độ ẩm tương đối được duy trì trong giới hạn yêu cầu Điều kiện bảo quản "khô" được hiểu là độ ẩm tương đối không quá 70% [11]

Quy định về bảo quản

Có sổ theo dõi công tác bảo quản, kiểm soát, sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tối thiểu 2 lần (sáng, chiều) trong ngày và theo dõi xuất, nhập sản phẩm Các thiết bị kiểm tra theo dõi nhiệt độ, độ ẩm cần được định kì kiểm định Cần xác định các

khoảng thời gian nhất định để kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm và có thể biểu diễn thống nhất bằng bản đồ nhiệt độ Hồ sơ cần lưu giữ, sẵn có khi cần kiểm tra [17], [19] Tránh ánh sáng trực tiếp và các tác động khác từ bên ngoài

Thuốc, hoá chất, vắc xin, sinh phẩm được bảo quản đúng yêu cầu điều kiện bảo quản do nhà sản xuất ghi trên nhãn hoặc theo yêu cầu của hoạt chất (với các nhà sản xuất không ghi trên nhãn) để đảm bảo chất lượng của sản phẩm

Thuốc cần kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ) và thuốc bảo quản ở điều kiện nhiệt độ đặc biệt thì bảo quản theo quy định hiện hành và yêu cầu của nhà sản xuất

Theo dõi hạn dùng của thuốc thường xuyên Khi phát hiện thuốc gần hết hạn

sử dụng hoặc thuốc còn hạn sử dụng nhưng có dấu hiệu nứt, vỡ, biến màu, vẩn đục phải để khu vực riêng chờ xử lý

Thuốc, hoá chất dễ cháy nổ, vắc xin, sinh phẩm bảo quản tại kho riêng

Kiểm tra sức khỏe đối với thủ kho thuốc, hóa chất: 6 tháng/lần [6]

1.1.2.5 Nghiệp vụ sắp xếp hàng hoá trong kho

- Hàng hoá khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác nhau

để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản, cân đơn

- Với các thành phẩm thuốc, có thể có các cách phân loại sau: Theo độc tính; Theo tác dụng dược lý; Theo dạng thuốc

- Với nguyên liệu làm thuốc được phân loại theo yêu cầu bảo quản để bố trí ở các khu vực bảo quản riêng biệt

Chất xếp hàng hoá trong kho

- Việc chất xếp hàng hoá trong kho phải đảm bảo các yêu cầu: tiết kiệm diện tích; đảm bảo an toàn; thuận tiện kiểm tra, kiểm kê và xuất nhập hàng hóa

- Ở trong kho Dược, hàng được xếp theo hai kiểu:

+ Xếp chồng đứng trên kệ, bục (được áp dụng cho những hàng nặng, có cùng kiểu, cùng kích thước bao gói, ít bị vỡ) và xếp trên giá (đươc áp dụng đối với những loại hàng tương đối nhẹ, dễ vỡ, nhiều loại, nhiều quy cách đóng gói khác nhau)

- Yêu cầu đảm bảo: Hàng cung ứng được giữ cách sàn ít nhất 10 cm; Cách tường ít nhất 30 cm; Chiều cao hàng dự trữ không quá 2,5 m; Chất lỏng được đặt trên kệ thấp hơn; Các sản phẩm có giá trị cao được lưu giữ tại khu an toàn; Có thể

dễ dàng nhìn thấy hạn sử dụng của thuốc [13], [14]

1.1.2.6 Quản lí tồn kho

Quản lí tồn trữ không chỉ là đặt hàng, nhận hàng, bảo quản, cân đơn và ghi chép, sắp xếp lại hạn chế của các mặt hàng Ở nhiều quốc gia, việc quản lí tồn trữ kém dẫn đến sự lãng phí về tài chính, thiếu hụt thuốc thiết yếu, quá hạn sử dụng của thuốc và giảm chất lượng chăm sóc bệnh nhân

Lí do dự trữ thuốc bao gồm: Đảm bảo tính sẵn có; Duy trì niềm tin trong hệ thống; Giảm giá thành của một đơn vị sản phẩm; Tránh tình trạng thiếu kinh phí; Giảm chi phí đặt hàng; Giảm chi phí vận chuyển; Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường

Công thức tính tồn kho an toàn SS như sau:

SS= LT  CA Trong đó:

SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock) LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng (Lead time)

CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption)

Tuy nhiên lượng tiêu thụ hàng tháng không phải là không đổi và thời gian chờ nhận hàng từ các nhà cung cấp cũng luôn thay đổi Do đó, hầu hết các hệ thống cung ứng thuốc đều tăng lượng tồn kho an toàn, ít nhất là cho các mặt hàng thiết yếu để đối phó với sự tăng giảm của lượng tiêu thụ cũng như thời gian nhận hàng

Để giải quyết vấn đề này có thể nhân lượng tồn kho an toàn với một hệ số thích hợp Nếu thời gian chuyển thuốc dài, nhu cầu sử dụng thuốc lớn thì lượng hàng dự trữ sẽ cao hơn [16]

Công thức tính lượng tồn kho tối đa và lượng tồn kho tối thiểu [16]:

SMIN = LT  CA + SS SMAX = SMIN + PP  CA Trong đó:

CA Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng

LT Thời gian chờ từ lúc đặt hàng đến lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng

PP Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng

SS Lượng tồn kho an toàn

Hình 1.1: Mô hình kiểm soát lượng tồn kho lí tưởng

Tồn kho

an toàn

Lượng đặt hàng

Lượng tồn kho tối đa còn được tính toán một cách đơn giản dựa trên Hệ số tồn kho tối đa (Thời gian sử dụng thuốc dự trữ lớn nhất), Hệ số tồn kho tối đa được xác định dựa theo bảng [16]:

Bảng1.1: Hệ số tồn kho tối đa

Khi đó: SMAX = Hệ số tồn kho tối đa  CA

Công thức tính lượng đặt hàng: Khi lượng tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì lượng đặt hàng Q0 được tính như sau:

Q0 = (SMAX + SB) – (St +S0) Trong đó: St Lượng tồn kho hiện thời

S0 Lượng hàng đặt nhưng chưa nhận được

SB Lượng hàng đặt lại do không đạt yêu cầu

1.1.2.7.Kiểm kê

- Kiểm kê thuốc, hóa chất (pha chế, sát khuẩn) tại khoa Dược 1 tháng/lần Các cơ số thuốc tự vệ, chống bão lụt và các cơ số khác kiểm kê theo từng quý;

- Kiểm kê thuốc tủ trực tại các khoa lâm sàng 3 tháng/lần;

- Hội đồng kiểm kê tại kho của khoa Dược hàng tháng gồm: Trưởng khoa Dược, kế toán (thống kê) dược, thủ kho dược và cán bộ phòng Tài chính - Kế toán

- Hội đồng kiểm kê tại khoa lâm sàng: thành lập tổ kiểm kê, ít nhất có 3 người do đại diện khoa Dược làm tổ trưởng, điều dưỡng trưởng của khoa và điều dưỡng viên là thành viên;

- Hội đồng kiểm kê của bệnh viện cuối năm gồm: lãnh đạo bệnh viện là Chủ tịch hội đồng; trưởng khoa Dược là thư ký hội đồng, trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp, trưởng phòng Tài chính - Kế toán, trưởng phòng Điều dưỡng, kế toán dược, thủ kho dược là uỷ viên

Nội dung kiểm kê:

- Đối chiếu sổ theo dõi xuất, nhập với chứng từ;

- Đối chiếu sổ sách với thực tế về số lượng và chất lượng;

- Xác định lại số lượng, chất lượng thuốc, hoá chất (pha chế, sát khuẩn), tìm nguyên nhân thừa, thiếu, hư hao;

- Lập biên bản kiểm kê thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao;

- Nếu chất lượng không đạt yêu cầu, Hội đồng kiểm kê làm biên bản xác nhận và đề nghị cho xử lý [6]

1.1.2.8.Thuốc trả về

 Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân phối, sử dụng sau khi bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng

 Tất cả các thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng thì không được đưa vào sử dụng và phải được xử lý theo qui định của pháp luật

 Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ hủy bỏ

1.2 Thuốc y học cổ truyền

1.2.1 Một số khái niệm

Thuốc y học cổ truyền (bao gồm cả vị thuốc y học cổ truyền và thuốc thang)

là thuốc có thành phần là dược liệu được chế biến, bào chế hoặc phối ngũ theo lý

luận và phương pháp của y học cổ truyền hoặc theo kinh nghiệm dân gian thành chế phẩm có dạng bào chế truyền thống hoặc hiện đại

Thuốc thang là một dạng thuốc cổ truyền gồm có một hoặc nhiều vị thuốc cổ

truyền kết hợp với nhau theo lý luận của y học cổ truyền hoặc theo kinh nghiệm dân gian được đóng gói theo liều sử dụng

Thuốc thành phẩm y học cổ truyền (thuốc đông y, thuốc từ dược liệu) là dạng

thuốc y học cổ truyền đã qua tất cả các giai đoạn sản xuất, kể cả đóng gói và dán nhãn, bao gồm: Thuốc dạng viên, thuốc dạng nước, thuốc dạng chè, thuốc dạng bột, thuốc dạng cao và các dạng thuốc khác [7]

Dược liệu là nguyên liệu làm thuốc có nguồn gốc tự nhiên từ động vật, thực

vật hoặc khoáng vật

Vị thuốc y học cổ truyền (hay còn gọi là vị thuốc đông y) là dược liệu được

chế biến, bào chế theo lý luận của y học cổ truyền được sử dụng để phòng bệnh và

chữa bệnh [8]

1.2.2 Một số lưu ý trong tồn trữ thuốc y học cổ truyền

1.2.2.1.Dược liệu

 Đặc điểm của dược liệu

Dược liệu có đặc điểm chung là cồng kềnh, khối lượng bảo quản thường lớn, khó đóng gói kín và thường dùng các bao bì đóng gói đơn giản, không có khả năng chống các yếu tố gây hư hỏng; khó sắp xếp, khó phơi xông sấy, vận chuyển và khó

để được lâu

Dược liệu bị giảm phẩm chất trong quá trình bảo quản thường do các nguyên nhân sau: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng; Nấm mốc; Sâu mọt; mối xông, chuột cắn

 Các biện pháp bảo quản dược liệu

Bảo quản dược liệu nhằm giữ hình thức và phẩm chất của dược liệu, tránh suy giảm chất lượng, hao hụt hoặc hư hỏng

Muốn bảo quản tốt, dược liệu phải được đóng gói theo đúng tiêu chuẩn về loại bao bì, kích thước, khối lượng, hình dáng Chọn bao bì thích hợp với đặc điểm và

tính chất của từng dược liệu Trên bao bì phải có nhãn ghi rõ: tên dược liệu, khối lượng nguyên, khối lượng cả bì, nơi sản xuất, số kiểm soát; Nếu đóng gói nhỏ để dùng ngay thì phải ghi rõ công dụng, cách dùng, liều dùng, hạn dùng

Phải xây dựng kho đúng quy cách Kho phải sạch sẽ, sáng sủa đảm bảo độ ẩm

và nhiệt độ thích hợp cho từng loại dược liệu trong quá trình bảo quản Cần áp dụng các biện pháp chống ẩm, chống nóng cho kho

Dược liệu phải được xếp đặt theo từng khu vực để dễ tìm, dễ kiểm soát Các dược liệu như cà độc dược, ô đầu, mã tiền và các dược liệu có tinh dầu như hồi đinh hương, quế, bạc hà phải để riêng

Phải có các biện pháp phòng chống sự phát triển của nấm mốc, sâu bọ, mối mọt, chuột xâm nhập và phải kiểm tra theo định kỳ Khi dược liệu bị nấm mốc thì phải xử lý như rửa, lau nước hoặc lau cồn, rồi phơi sấy lại, nếu nhiễm nặng thì loại

bỏ Nếu dược liệu bị sâu mọt, phương pháp đơn giản nhất là sấy ở 650C hoặc có thể

sử dụng bức xạ tia gama Co80 chiếu từ 0,25 - 1 KG Dược liệu với số lượng ít và rất

dễ sâu mọt thường được đựng trong hộp thùng sắt kín và nhỏ xuống đáy thùng vài giọt cloroform

Khi nhập dược liệu phải kiểm tra và có sự phân loại đối với từng dược liệu [13]

 Quy định về bảo quản dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền

Phải đảm bảo các yêu cầu về bảo quản, trang thiết bị, hoạt động bảo quản, chất xếp hàng hóa của một kho Dược nói chung

Một số lưu ý:

- Bố trí các khu vực hợp lý cho các công việc như: khu vực tiếp nhận, khu vực bảo quản, khu vực biệt trữ, khu vực xuất dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền Các dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền có chứa tinh dầu phải được bảo quản trong bao bì kín để tránh hấp thụ vào các mặt hàng khác

- Có hệ thống sổ sách đầy đủ cho việc ghi chép theo dõi việc xuất nhập, công tác chế biến, tiêu chuẩn cơ sở của dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền theo mẫu quy định tại Phụ lục 2 và Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BYT ngày 14/02/2014;

- Theo dõi chất lượng, hạn dùng, dược liệu và các vị thuốc y học cổ truyền thường xuyên; khi phát hiện có dấu hiệu không bảo đảm chất lượng, phải để

ở khu vực biệt trữ [8]

1.2.2.2.Chế phẩm đông dược

 Các dạng bào chế thuốc đông dược

Các dạng bào chế thuốc đông dược gồm có: tễ, cốm, hoàn, cao, rượu, siro, bao sáp, thuốc dán, cao xoa, dầu xoa…

Các dạng bào chế này thường có những đặc điểm sau:

- Dễ bị nhiễm nấm mốc

- Kỹ thuật và điều kiện sản xuất, pha chế, vệ sinh thường không đảm bảo chế

độ vô khuẩn, bao bì đóng gói quá đơn giản… thuốc khó bảo quản và thường không để được lâu

- Việc kiểm tra, kiểm nghiệm đối với dạng thuốc đông dược rất khó khăn, chưa có một tiêu chuẩn thống nhất của ngành nhằm đảm bảo kiểm soát chất lượng thuốc đông dược

 Để bảo quản tốt các chế phẩm đông dược cần phải:

Đảm bảo nguyên liệu dùng để bào chế thuốc đông dược phải có phẩm chất tốt Nơi sản xuất phải đảm bảo vệ sinh vô trùng bằng hoặc ít ra cũng gần bằng nơi sản xuất thuốc tân dược, có kiểm tra từng công đoạn sản xuất theo đúng quy trình

Kịp thời thay chai lọ nứt, vỡ, túi bị bục rách

Sắp xếp trong kho phải chú ý tới sức chịu đựng của bao bì

Cốm thuốc đóng trong túi chất dẻo cầm phải bảo quản trong hòm kín để tránh gián chuột phá hoại

Khi vận chuyển phải nhẹ nhàng, cho thêm vật chèn lót hòm đựng chế phẩm ở dạng lỏng để tránh đổ vỡ

Đối với các chế phẩm đông dược để bảo quản tốt đòi hỏi người quản lý như thủ kho, cán bộ kỹ thuật phải có tinh thần trách nhiệm cao, siêng năng, chăm chỉ và

có nghiệp vụ vững vàng [13]

1.2.2.3.Tỉ lệ hư hao

Ngày 30 tháng 12 năm 2011, Bộ Y tế ban hành thông tư 49/2011/TT-BYT hướng dẫn áp dụng tỉ lệ hư hao đối với vị thuốc y học cổ truyền trong chế biến và bảo quản cân chia

Tỷ lệ hư hao các vị thuốc y học cổ truyền trong quá trình chế biến là tỷ lệ

phần trăm mất đi sau khi thuốc được chế biến so với khối lượng dược liệu ban đầu

Tỷ lệ hư hao của các vị thuốc y học cổ truyền trong quá trình bảo quản và cân chia được xác định theo bộ phận dùng: Bộ phận dùng dạng lá, hoa là 3% ; dạng rễ, thân rễ, quả, hạt, vỏ là 2%; đối với nhóm bộ phận dùng khác còn lại là 3%

Đối với các vị thuốc y học cổ truyền nêu tại Quyết định số 3759/QĐ-BYT ngày 08 tháng 10 năm 2010 về việc ban hành “Phương pháp chế biến bảo đảm chất lượng đối với 85 vị thuốc đông y” thì áp dụng tỷ lệ hư hao theo danh mục ban hành kèm theo thông tư này

Tỷ lệ hư hao của các vị thuốc y học cổ truyền làm căn cứ cho các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng y học cổ truyền tính toán giá viện phí và thanh toán bảo hiểm

y tế [3]

1.2.2.4 Kiểm soát chất lượng dược liệu, vị thuốc

Các dược liệu vị thuốc y học cổ truyền được cung ứng vào cơ sở khám bệnh, chữa bệnh phải có phiếu kiểm nghiệm hoặc bản sao có công chứng kết quả kiểm nghiệm

Các dược liệu, vị thuốc y học cổ truyền đều phải được kiểm tra, kiểm nhập thông qua hội đồng kiểm nhập của bệnh viện hoặc bộ phận kiểm nhập của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác [5], [8]

1.3 Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện hiện nay trên thế giới

1.3.2.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước phát triển

Ở các nước phát triển, hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh Các điểm bán lẻ thuốc và các bệnh viện thường không phải dự trữ, khi có nhu cầu, sau một thời gian ngắn, các yêu cầu sẽ được đáp ứng ngay bởi vì:

- Hệ thống thông tin rất thuận tiện, đội ngũ tiếp nhận thông tin thành thạo

- Hệ thống giao thông vận tải thuận tiện

- Hệ thống kho tồn trữ của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp

- Đội ngũ làm công tác cung ứng có trình độ thực hành cao, được đào tạo công phu, luôn được đào tạo lại và nâng cao Với chế độ lương cao, họ rất có ý thức hoàn thành nhiệm vụ

Các yếu tố này đã đáp ứng tốt nhu cầu của các cơ sở điều trị, do vậy hệ thống tồn trữ của bệnh viện thực tế chỉ đáp ứng một phần nhỏ nhu cầu thuốc dự trữ Vì vậy, ở các nước phát triển, việc tồn trữ thuốc tại bệnh viện ít được quan tâm trừ ở những nơi quá hẻo lánh Hệ thống cung ứng thuốc rất phát triển hệ thống này có quan hệ rất chặt chẽ với các cơ sở điều trị đảm bảo cung ứng thuốc rất tốt cho nhu cầu sử dụng thuốc cả về lượng và thời gian đáp ứng

1.3.3.Xu hướng tồn trữ thuốc tại bệnh viện ở các nước đang phát triển

Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống đảm bảo cung ướng thuốc kịp thời như các nước phát triển, do vậy việc tính toán tồn trữ thuốc sao cho đảm bảo yêu cầu của công tác khám chữa bệnh và hiệu quả kinh tế là yêu cầu quan trọng mà công tác dược của cơ sở khám chữa bệnh phải đặt ra [14]

1.3.4.Thực trạng tại Việt Nam

Theo báo cáo chung tổng quan ngành y tế năm 2013, trong những năm qua, về

cơ bản hệ thống y tế đã đáp ứng nhu cầu thuốc thiết yếu, vắc-xin cho công tác phòng, chữa bệnh cho nhân dân Các cơ sở y tế đều bảo đảm có đủ thuốc phù hợp với phân tuyến kỹ thuật, không để xảy ra tình trạng thiếu thuốc ở cộng đồng Độ bao phủ mạng lưới cung ứng thuốc không ngừng được mở rộng với khoảng 2000 dân có 1 điểm bán thuốc Từ cuối năm 2011, có 161 cơ sở đạt tiêu chuẩn GSP Chất lượng mạng lưới cung ứng thuốc được tăng cường thông qua việc ban hành và thúc đẩy lộ trình thực hiện các nguyên tắc thực hành tốt phân phối thuốc (GDP), thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và thực hành tốt nhà thuốc (GPP) Các điểm bán thuốc chưa được phân bố đều khắp, tập trung nhiều ở các vùng đô thị, thành phố lớn Mạng lưới phân phối thuốc ở các vùng khó khăn, khu vực miền núi, hải đảo còn hạn chế Tại các bệnh viện, việc đấu thầu cung ứng thuốc được tổ chức thực hiện thường xuyên để bảo đảm đủ thuốc cho KCB Theo kết quả khảo sát năm 2010 với 30 tên thuốc được lựa chọn, tỷ lệ sẵn có của thuốc thiết yếu tại cơ sở y tế công lập là 55,9%; nhà thuốc bệnh viện là 56,4% và nhà thuốc tư là 55,3% Tỷ lệ thuốc thiết yếu sẵn có giảm dần từ bệnh viện tuyến trung ương (71,7%); bệnh viện tỉnh, thành phố (68,1%) đến bệnh viện huyện (58,8%) và thấp nhất ở trạm y tế xã (28,3%) [1] Trong lĩnh vực y học cổ truyền, Bộ Y tế tiếp tục từng bước bổ sung và hoàn thiện các văn bản liên quan đến lĩnh vực phát triển thuốc đông y và thuốc từ dược liệu Đến cuối năm 2012, Việt Nam đã có trên 80 doanh nghiệp sản xuất thuốc từ dược liệu và trên 300 cơ sở sản xuất thuốc YHCT Tăng cường quản lý cung ứng,

sử dụng dược liệu, thuốc đông y, thuốc từ dược liệu trong các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bằng YHCT theo chỉ thị số 03/CT-BYT ngày 24/02/2012 của Bộ trưởng

Bộ Y tế Số liệu báo cáo của 44 Sở Y tế cho thấy: có 872 cơ sở bán buôn bán lẻ đã được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh, trong đó có 03 cơ sở được cấp giấy chứng nhận thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) trong bảo quản dược liệu, 22

cơ sở được cấp giấy chứng nhận thực hành tốt phân phối thuốc (GDP) về bán buôn dược liệu Tuy nhiên, việc quản lý đông dược, dược liệu còn lỏng lẻo Nguồn gốc

và chất lượng dược liệu, thuốc đông y trên thị trường và tại các cơ sở y tế chưa

được kiểm soát chặt chẽ Kết quả kiểm nghiệm gần đây của Viện Kiểm nghiệm thuốc Trung ương trên gần 400 mẫu dược liệu trong các cơ sở KCB của Nhà nước cho thấy có tới 60% mẫu chưa đạt chất lượng, trong đó, 20% số thuốc còn bị trộn rác như cát, xi măng, lẫn tạp chất, giả mạo, tẩm ướp hóa chất độc hại [1] Trong điều kiện trên, việc đảm bảo tồn trữ đủ thuốc và đảm bảo chất lượng thuốc cho bệnh viện gặp nhiều khó khăn

1.4 Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa

1.4.1 Vài nét về Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa

Bệnh viện Y học Dân tộc Thanh Hoá, thành lập theo quyết định số 152/TCDC ngày 20/01/1967 của UBHC tỉnh, trực thuộc Ty Y tế Thanh Hoá Quyết định số 3129/QĐ-UBND ngày 06 tháng 09 năm 2013 đổi tên Bệnh viện Y học Dân tộc Thanh Hóa thành Bệnh viện Y Dược Cổ Truyền Thanh Hóa Bệnh viện là đơn vị sự nghiệp y tế, trực thuộc Sở Y tế tỉnh, là tuyến khám bệnh, chữa bệnh bằng y dược cổ truyền cao nhất của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với chức năng: Thực hiện khám bệnh, chữa bệnh đa khoa và phục hồi chức năng bằng y học cổ truyền, kết hợp y học cổ truyền với y học hiện đại; Nghiên cứu khoa học, bảo tồn và phát triển

y dược cổ truyền; Đào tạo, chỉ đạo tuyến về chuyên môn kỹ thuật và là cơ sở thực hành về y dược cổ truyền của các cơ sở đào tạo y, dược và các đơn vị có nhu cầu Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa gồm có 04 khoa phòng chức năng, 09 khoa lâm sàng, 03 khoa cận lâm sàng Với chức năng là bệnh viện hạng II về y học

cổ truyền, Bệnh viện thực hiện nhiệm vụ:

- Tổ chức bào chế thuốc phiến và một số dạng thuốc cổ truyền thông dụng (cao, đơn, hoàn, tán, rượu, ) dùng trong bệnh viện

- Quản lý kinh tế y tế

- Hợp tác quốc tế [20]

Năm 2015, với quy mô 170 giường bệnh nội trú, bệnh viện luôn hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch được giao

Thanh Hóa năm 2015

Tổng số bệnh nhân điều trị nội trú Bệnh nhân 3503

Công suất sử dụng giường bệnh nội trú Công suất 145,3%

- Tổ chức quản lý, theo dõi việc xuất nhập, cân đơn thuốc tại bệnh viện

- Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “ Thực hành tốt bảo quản thuốc - GSP”

- Tổ chức pha chế thuốc, sắc thuốc theo đơn, bào chế thuốc đông y, sản xuất thuốc từ dược liệu

- Thực hiện công tác dược lâm sàng, thông tin, tư vấn về sử dụng thuốc tham gia công tác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo thông tin liên quan đến tác

dụng không mong muốn của thuốc

- Nghiên cứu khoa học và là cơ sở thực hành của các trường đại học, cao đẳng

và trung học về dược

- Tham gia chỉ đạo tuyến

- Quản lý hoạt động của quầy thuốc, nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định

1.4.2.2 Tổ chức khoa Dược

Bảng1.3: Cơ cấu nhân lực Khoa Dược – Bệnh viện YDCT Thanh Hóa

Dược

chính

Hệ thống kho quầy

Tổ sản xuất

Nhà thuốc Bệnh viện

Tổ bào chế

ổ

Tổ làm viên hoàn

Tổ nấu cao, pha chế

Với nhân lực là 20 cán bộ công nhân viên, tập trung chủ yếu cho bộ phận sản xuất thuốc nên một số dược sĩ phải kiêm nhiệm công việc ở các bộ phận khác nhau dưới sự phân công, điều động của trưởng khoa

1.4.2.3 Hệ thống kho

Sơ đồ tổ chức kho

Hệ thống kho của khoa Dược

Hình 1.3: Sơ đồ hệ thống kho của khoa Dược

Trong hệ thống kho Đông dược, luôn có sự luân chuyển giữa các kho theo quy trình:

Kho

Hình 1.4: Quy trình luân chuyển giữa các kho Đông dược

Hệ thống kho của khoa Dược

Kho Vật tư, hóa chất

K.lẻ TP do BV sản xuất Quầy cân đơn

Xuất kho chính ra kho lẻ Bào chế

Cấp phát lẻ

TP

Cân đơn thuốc sắc

Cấp phát lẻ BTP cho sắc

thuốc đóng túi và làm

hoàn

Bảng 1.4: Nhiệm vụ của kho Đông dược

1 Kho nguyên liệu

Bảo quản, dự trù dược liệu., phụ liệu, giấy gói thuốc…

Nhập dược liệu và xuất bào chế, nấu cao, làm hoàn

2 Kho thuốc phiến

Bảo quản thuốc phiến

Lên kế hoạch cho tổ bào chế thuốc

Nhập vị thuốc

Xuất vị thuốc cho tổ nấu cao

Xuất vị thuốc cho tổ viên hoàn

Xuất vị thuốc cho quầy cân đơn

3 Quầy cân đơn Cân đơn nội trú, ngoại trú

Lên kế hoạch lấy thuốc từ kho chính

Chương 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Nhân lực, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, thuốc

Trang thiết bị:

- Tiêu chuẩn lựa chọn: Phương tiện, máy móc được sử dụng để phục vụ cho công tác bảo quản, dự trữ thuốc tại kho Đông dược trong khoảng thời gian từ 01/01/2015 đến hết ngày 31/12/2015

- Tiêu chuẩn loại trừ: Trang thiết bị bị hư hỏng hoặc không sử dụng với mục đích bảo quản, tồn trữ thuốc tại kho Đông dược

Thuốc:

- Tiêu chuẩn lựa chọn: Các thuốc có số liệu xuất, nhập, tồn tại kho Đông dược trong khoảng thời gian từ 01/01/2015 đến hết ngày 31/12/2015

2.2 Địa điểm và thời gian nghiên cứu

Địa điểm nghiên cứu: kho Đông dược Bệnh viện Y Dược Cổ truyền Thanh Hóa Thời gian nghiên cứu: từ tháng 01/2015 đến tháng 12/2015

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.3.1 Thiết kế nghiên cứu

Mô tả hồi cứu số liệu và quan sát trực tiếp

2.3.2 Biến số nghiên cứu và chỉ số nghiên cứu

2.3.2.1.Biến số nghiên cứu

Bảng 2.5: Các biến số cần thu thập, phương pháp và công cụ thu thập Biến số Định nghĩa biến số Loại biến Công cụ

thu thập

Phương pháp thu thập

Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại kho Đông dược Bệnh viện

Y Dược cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

Phân loại Biểu mẫu

tại phụ lục 1

Danh sách nhân viên khoa Dược

Trình độ

chuyên môn

của nhân viên

Là trình độ chuyên môn của các nhân viên (Đại học; Cao đẳng; Trung cấp; Sơ cấp.)

Phân loại Biểu mẫu

tại phụ lục 2A

Danh sách nhân viên khoa Dược

ít nhất 1 khóa đào tạo, tập huấn về GSP

Biến nhị phân

Biểu mẫu tại phụ lục 2B

Danh sách nhân viên khoa Dược

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 3A

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 3B

Đo đạc, tính toán diện tích

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 4

Sổ tài sản khoa Dược

Đếm trang thiết bị đang được sử dụng

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 5

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 5

Đo khoảng cách

Khoảng cách

của giá kệ

với tường

Là khoảng cách từ mép trong của giá kệ đến tường

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 5

Đo khoảng cách

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 5

Đo khoảng cách

Số lần ghi

chép nhiệt độ

trong ngày

Là số lần thủ kho ghi chép nhiệt độ trong ngày

Biến dạng

số (2lần/ngày;

1 lần/ngày;

0 lần/ngày)

Biểu mẫu tại phụ lục 6

Phiếu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm năm 2015 tại kho đông dược

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 6

Phiếu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm năm 2015 tại kho đông dược

Số lần ghi

chép độ ẩm

trong ngày

Là số lần thủ kho ghi chép độ ẩm trong ngày

Biến dạng

số (2lần/ngày;

1 lần/ngày;

0 lần/ngày)

Biểu mẫu tại phụ lục 7

Phiếu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm năm 2015 tại kho đông dược

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 7

Phiếu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm năm 2015 tại kho đông dược

Mục tiêu 2: Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho Đông dược Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

vị thuốc

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 8A

Phiếu xuất kho từng tháng của

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 8B

Phiếu tồn kho từng tháng của

sử dụng năm 2015

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục 9

Phiếu xuất kho của TP năm

Biến nhị phân (có hay không)

Biểu mẫu tại phụ lục 10A

Phiếu nhập kho nguyên liệu và phiếu kiểm nghiệm kèm theo

Biến nhị phân (có hay không)

Biểu mẫu tại phụ lục 10B

Biên bản kiểm nhập cao; Phiếu nhập cao, viên hoàn

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục

11

Biên bản kiểm

kê kho đông dược

Khối lượng

thực tế của vị

thuốc

Là khối lượng tồn có trong kho của từng

vị thuốc được xác định bằng cách cân

đo thực tế

Biến dạng

số

Biểu mẫu tại phụ lục

Biên bản thanh

lí thuốc năm

2015 của kho đông dược; Phiếu xuất kho thanh lí năm

2015 của kho đông dược

2.3.2.2.Chỉ số nghiên cứu

Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

- % số lượng cán bộ phục vụ cho công tác tồn trữ tại các kho

- Trình độ cán bộ làm việc tại kho đông dược

- Số lượng cán bộ được đào tạo GSP

- Tỉ lệ về diện tích giữa diện tích hữu ích và diện tích xây dựng của các kho đông dược

- Tổng số trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản trong các kho đông dược

- Khoảng cách giữa giá kệ với sàn, với tường, khoảng cách giữa giá kệ với nhau trong các kho đông dược

- Cách sắp xếp thuốc trong các kho đông dược

- Số ngày ghi nhiệt độ đủ 2 lần/ngày; 1 lần/ngày; không ghi nhiệt độ

- Số ngày ghi độ ẩm đủ 2 lần/ngày; 1 lần/ ngày; không ghi độ ẩm

- % Số lần ghi chép có giá trị nhiệt độ đạt yêu cầu, không đạt yêu cầu

- % Số lần ghi chép có giá trị độ ẩm đạt yêu cầu, không đạt yêu cầu

Mục tiêu 2: Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại kho đông dược Bệnh viện Y Dược

cổ truyền Thanh Hóa năm 2015

- Thời gian sử dụng vị thuốc dự trữ TB năm

- Tỉ lệ % giá trị sử dụng vị thuốc tại kho đông dược theo tháng

- Tỉ lệ % giá trị tồn kho vị thuốc tại kho đông dược theo tháng

- Thời gian sử dụng vị thuốc dự trữ từng tháng tại kho đông dược

- Thời gian sử dụng vị thuốc dự trữ năm của 20 đầu vị sử dụng tại BV YDCT Thanh Hóa

- Tỉ lệ % theo giá trị sử dụng năm 2015 của TP đông dược do BV tự sản xuất

- % Số thuốc dược liệu nhập kho có phiếu kiểm nghiệm đầu vào

- % Số thuốc dược liệu nhập kho có nguồn gốc, xuất xứ nơi sản xuất

- % Số lần nhập cao thuốc có biên bản kiểm nghiệm

- % Số lần nhập viên hoàn có biên bản kiểm nghiệm

- Tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu của 05 đầu vị được sử dụng tại bệnh viện năm 2015

- % số khoản mục khớp (giữa số lượng thực tế và số lượng theo sổ sách) tại các kho đông dược 06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm

- % Số khoản mục có số lượng cao hơn số lượng sổ sách, bằng với số lượng sổ sách, thấp hơn so với số lượng sổ sách tại quầy cân đơn 06 tháng đầu năm và

- Tổng giá trị tiền vị thuốc bị thanh lí năm 2015 tại kho đông dược

2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu

- Thu thập, tổng hợp số liệu từ các tài liệu, sổ sách có liên quan đến hoạt động tồn trữ kho đông dược tại Bệnh viện Y Dược Cổ truyền Thanh Hóa năm

2015

 Danh mục vị thuốc và chế phẩm y học cổ truyền tự sản xuất

 Báo cáo xuất nhập tồn của vị thuốc, chế phẩm y học cổ truyền tự sản xuất

 Biên bản kiểm kê kho thuốc phiến, kho chế phẩm y học cổ truyền do bệnh viện sản xuất và biên bản kiểm kê quầy cân đơn đơn

 Thẻ kho, Phiếu xuất nhập kho, Sổ theo dõi xuất nhập hàng

 Phiếu theo dõi, ghi chép nhiệt độ, độ ẩm

 Biên bản thuốc thanh lí

 Sổ tài sản

 Phiếu kiểm định

 Phiếu xuất nhập thuốc điều chỉnh số lượng thuốc trong quầy năm 2015

- Quan sát trực tiếp, đo đạc kích thước lấy số liệu

 Cơ sở hạ tầng của hệ thống kho đông dược

 Trang thiết bị

2.3.4 Phương pháp xử lí, phân tích số liệu

- Dùng phương pháp mô tả, thống kê, tính tỉ lệ, tỉ lệ phần trăm

- Xử lí số liệu bằng phần mềm Microsoft Excel 2010

2.3.5 Một số công thức sử dụng để tính toán

- Thời gian sử dụng thuốc dự trữ (Tháng) = Giá trị tồn kho/ Giá trị sử dụng

- Công thức tính tồn kho an toàn SS:

SS= LT  CA Trong đó:

SS: Lượng tồn kho an toàn (Safety stock) LT: Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng (Lead time)

CA: Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng (Average consumption) -Công thức tính lượng tồn kho tối đa và lượng tồn kho tối thiểu:

SMIN = LT  CA + SS SMAX = SMIN + PP  CA Trong đó:

CA Lượng tiêu thụ trung bình hàng tháng

LT Thời gian chờ từ lúc đặt hàng đến lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng

PP Khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng

SS Lượng tồn kho an toàn

Chương 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1 Thực trạng bảo quản thuốc

3.1.1 Nhân sự

Bảng 3.6: Nhân sự phục vụ cho công tác tồn trữ

Nhận xét:

Với tổng số nhân viên khoa Dược là 20 người, nhân lực phục vụ cho công tác

tồn trữ chiếm 20%, trong đó nhân lực làm việc tại kho đông dược chiếm 15% tổng

số nhân lực toàn khoa Do đặc thù là Bệnh viện Y dược cổ truyền, sử dụng chủ yếu

là vị thuốc và các chế phẩm đông dược trong điều trị, công tác sản xuất, bào chế rất

vất vả và chiếm phần lớn nhân sự Như vây, tỉ lệ phân bổ nhân lực như vậy là hợp lí

Bảng 3.7 : Trình độ nhân lực kho đông dược

Về trình độ, trong số 03 cán bộ làm việc tại kho đông Dược thì có 01 DSĐH,

02 THD (01 THD phụ trách quầy cân đơn, 01 THD phụ trách hệ thống kho nguyên