Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi trường học. Hồ sơ sổ sách sử dụng trong trường học là cơ sở pháp lý của công tác quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, làm tốt công tác hành chính văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng giáo dục và đưa công tác quản lý của nhà trường vào nề nếp.
Trang 1MỤC LỤC
PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU
THÀNH 2
1.1 Chức năng 15
1.2 Nhiệm vụ 15
PHẦN III KẾT QUẢ THỰC TẬP 40
Trang 2PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ
TRIỆU THÀNH
1 Quá trình hình thành của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
Sau ngày đất nước thống nhất, Đảng bộ và nhân dân xã Triệu Thành phấn khởi bước vào giai đoạn mới, thực hiện những nhiệm vụ mới Khắc phục hậu quả chiến tranh, khai hoang phục hóa, rà phá bom mìn do hậu quả chiến tranh để lại, từng bước xây dựng quê hương giàu đẹp góp phần xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội và bảo
vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
Trong tình hình đó, ngày 02/4/1976, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cách mạng tỉnh Quảng Trị quyết định thành lập Phòng giáo dục huyện Triệu Phong Tháng 8/1976, Phòng giáo dục có quyết định thành lập trường cấp 2 Triệu Thành, thầy giáo Hoàng Xuân Vượng được điều động về làm hiệu trưởng Những ngày đầu trường chỉ có 5 phòng học tranh tre nứa lá, với 6 giáo viên Năm học 1976-1977, năm học đầu tiên sau ngày giải phóng, trường có 4 lớp với 125 học sinh với 3 khối: Khối 6: 2 lớp với 70 học sinh, khối 7: 1 lớp với 30 học sinh, khối 8: 1 lớp với 25 học sinh
Năm 1977, chủ trương sáp nhập địa giới hành chính được Chính phủ ban hành, cùng với việc 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị và Thừa Thiên- Huế sáp nhập thành tỉnh Bình Trị Thiên thì các huyện, thị, trường học trong tỉnh cũng sáp nhập lại với nhau Bên cạnh việc huyện Triệu Phong hợp nhất với huyện Hải Lăng thành huyện Triệu Hải thì Triệu Thành là một trong nhiều xã của Triệu Hải đã sáp nhập trường cấp 1 và trường cấp 2 thành trường cấp 1-2 Triệu Thành từ năm học 1977-1978
Năm học 1992-1993, do số lượng học sinh ít không đảm bảo việc biên chế lớp học, khối cấp 2 của trường giải thể, học sinh của xã Triệu Thành chuyển về học tại Trường Trung học cơ sở Triệu Đông
Đến năm 2007, sau 16 năm xã Triệu Thành không có trường trung học cơ sở, việc học tập của con em gặp nhiều khó khăn, nhiều học sinh đã bỏ học Đứng trước tình hình đó, để duy trì và phát triển truyền thống giáo dục của xã nhà, Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã đề đạt nguyện vọng của nhân dân Triệu Thành lên cấp trên Ngày 17/8/2007, Trường Trung học cơ sở Triệu Thành được thành lập theo Quyết định số 756/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Phong, đây là công trình kỷ niệm
Trang 3trên đất làng Cổ Thành, xã Triệu Thành, huyện Triệu Phong Quảng Trị có diện tích 11.185m2
Ngày 05/9/2007, Trường Trung học cơ sở Triệu Thành chính thức khai giảng năm học mới Năm học 2007- 2008 với tổng số học sinh là 237 em, được biên chế thành 8 lớp: Khối 6: 2 lớp với 54 học sinh, khối 7 2 lớp với 57 học sinh, khối 8 2 lớp với 65 học sinh và khối 9: 2 lớp với 69 học sinh Đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân viên trong những ngày đầu được điều động đến công tác là 23 người, thầy giáo Nguyễn Đình Thuần được cấp trên bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Cơ sở vật chất buổi đầu của nhà trường bao gồm một dãy nhà hai tầng với 10 phòng học, một dãy nhà hiệu bộ với 6 phòng làm việc, phòng họp; trang thiết bị bên trong còn nhiều thiếu thốn Khắc phục mọi khó khăn, thầy và trò Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đã đạt được những kết quả bước đầu, với 237 học sinh, trường có 195 em có học lực đạt khá, giỏi; tỷ lệ hạnh kiểm loại khá tốt đạt trên 80,2% Năm học 2007-2008, trường được công nhận là đơn vị khá, Chi bộ trong sạch vững mạnh, Công đoàn vững mạnh, Liên đội mạnh cấp huyện, tổng kinh phí đầu tư cho nhà trường là 233.437.000đ
Từ năm học 2008-2009, nhà trường tiếp tục hoàn thiện cơ cấu đội ngũ, hệ thống
cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động dạy và học, từng bước đưa nhà trường đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng giáo dục và đã tạo niềm tin sâu sắc đối với phụ huynh học sinh và Đảng ủy, chính quyền địa phương Tiếp lửa truyền thống giáo dục của xã nhà, những năm học tiếp theo nhà trường luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ và kế hoạch đề ra, chất lượng hai mặt và chất lượng mũi nhọn tăng lên rõ rệt
Trang 4Sau bao nổ lực, cố gắng của thầy và trò Trường Trung học cơ sở Triệu Thành cùng sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Đảng uỷ, chính quyền địa phương, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Triệu Phong, ngày 15/9/2010, trường vinh dự được đón Bằng công nhận Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đạt chuẩn Quốc gia giai đoạn 2001-
2010 Sự kiện này đã đánh dấu một bước phát triển mới của giáo dục Triệu Thành, tiếp thêm sức mạnh cho thầy và trò bước vào năm học mới với quyết tâm mới để giành những thành tích mới
Phát huy kết quả đạt được trong suốt chặng đường hình thành và phát triển, Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt cả quy
mô lẫn chất lượng giáo dục Phong trào thi đua dạy tốt, học tốt đã và đang trở thành điểm mạnh, là một trong các đơn vị được cấp trên đánh giá cao về chất lượng mũi nhọn Cụ thể:
- Năm học 2013-2014: Cấp huyện: 14 giải (2 giải Nhất, 4 giải Nhì, 3 giải Ba, 5 giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 04 giải (2 giải Nhì, 2 giải Ba, 1 giải Khuyến khích)
- Năm học 2014-2015: Cấp huyện: 17 giải (1 giải Nhất, 5 giải Nhì, 3 giải Ba, 8 giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 06 giải (4 giải Ba, 2 giải Khuyến khích)
- Năm học 2015-2016: Cấp huyện: 22 giải (2 giải Nhất, 6 giải Nhì, 5 giải Ba, 9 giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 08 giải (2 giải Nhì, 4 giải Ba, 2 giải Khuyến khích)
Từ ngày lập lại đến nay, 8 năm liên tục trường được công nhận danh hiệu Tập
Trang 5Liên đội mạnh cấp tỉnh, huyện; hàng năm đều có cán bộ, giáo viên đạt danh hiệu Chiến sỹ thi đua cơ sở, Giấy khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh, cấp huyện,…
Kế thừa và phát huy những thành tích đã đạt được trong nhiều năm qua, thầy và trò của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành sẽ quyết tâm thực hiện tốt các cuộc vận động, các phong trào thi đua mà ngành đã phát động, góp phần đưa sự nghiệp giáo dục của nước nhà có thêm những bước tiến mới, đáp ứng yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
2.2 Nhiệm vụ
- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ thông do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục
- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trường theo quy định của Nhà nước
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội
- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
3 Tổ chức bộ máy quản lý của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của nhà trường
Trang 63.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận theo sơ đồ
3.2.1 Chi bộ
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong nhà trường thể hiện ở các quan điểm, đường lối, chủ trương theo khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật, theo điều lệ Đảng và các Nghị quyết của Đảng bộ các cấp; sinh hoạt 1 tháng 1 lần, có nội dung thiết thực
- Làm tốt công tác phát triển đảng viên và bồi dưỡng cán bộ kế cận
- Quyết nghị về chủ trương sử dụng tài chính, tài sản của nhà trường
- Giám sát việc thực hiện các quyết nghị của Hội đồng trường, việc thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường và giám sát việc triển khai thực hiện các hoạt động của nhà trường
3.2.3 Ban giám hiệu
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhiệm vụ năm học; thực hiện các Quyết nghị của Hội đồng trường; báo cáo,
Trang 7- Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng trong nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất các thành viên của Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền quyết định.
- Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại; thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên; thực hiện việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký hợp đồng lao động; tiếp nhận, điều động giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước
- Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức; xét duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ và quyết định khen thưởng, kỷ luật học sinh
- Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường; thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường
- Chỉ đạo thực hiện các phong trào thi đua, các cuộc vận động của ngành; thực hiện công khai đối với nhà trường
3.2.4 Công đoàn
- Phối hợp cùng với nhà trường có kế hoạch phát động công đoàn viên thực hiện tốt các Nghị quyết của Đảng, chủ trương của Nhà nước, nhiệm vụ năm học và công tác chăm lo đời sống, phát triển đoàn viên
- Xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động Công đoàn, Nghị quyết Công đoàn căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ năm học
- Quan tâm đời sống công đoàn viên trong nhà trường
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ Công đoàn, thi đua và có trách nhiệm trình trước các Đoàn thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu
3.2.5 Chi đoàn
- Căn cứ vào Kế hoạch năm học để xây dựng kế hoạch hoạt động của Chi đoàn
- Phối hợp Ban giám hiệu các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường làm tốt phong trào đoàn và công tác thanh niên
- Tích cực tham gia công tác xây dựng Đoàn, xây dựng Đảng
- Tổ chức các hoạt động, tạo môi trường giáo dục rèn luyện đoàn viên nhằm góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học của nhà trường
3.2.6 Liên đội
- Xây dựng kế hoạch tuần, tháng, học kỳ, năm học; định hướng xây dựng kế hoạch hoạt động Liên đội theo từng chủ điểm
Trang 8- Tổ chức sinh hoạt dưới cờ đầu tuần; triển khai các hoạt động trong nhà trường.
- Phát động phong trào thi đua theo các chủ điểm hàng tháng và nhân các ngày
lễ lớn; tham gia các hoạt động do cấp trên và địa phương
- Theo dõi, chỉ đạo đội Cờ đỏ tổng kết thi đua hàng tuần
- Giới thiệu Đội viên ưu tú đứng vào hàng ngũ của Đoàn thanh niên
3.2.7 Ban đại diện cha mẹ học sinh
- Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học và các hoạt động giáo dục theo nội dung được thống nhất tại cuộc họp đầu năm học của Ban đại diện cha mẹ học sinh trường
- Phối hợp với Hiệu trưởng hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chủ trương chính sách về giáo dục đối với cha mẹ học sinh nhằm nâng cao trách nhiệm chăm sóc, bảo vệ, giáo dục học sinh
- Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức giáo dục học sinh hạnh kiểm yếu tiếp tục rèn luyện trong dịp nghỉ hè ở địa phương
- Phối hợp với Hiệu trưởng giáo dục đạo đức cho học sinh; bồi dưỡng, khuyến khích học sinh giỏi, giúp đỡ học sinh yếu kém; giúp đỡ học sinh nghèo, học sinh khuyết tật và học sinh có hoàn cảnh khó khăn khác; vận động học sinh đã bỏ học trở lại tiếp tục đi học
- Hướng dẫn về công tác tổ chức và hoạt động cho các Ban đại diện cha mẹ học sinh lớp
3.2.8 Hội đồng Thi đua - Khen thưởng
- Xem xét, đề nghị khen thưởng đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh trong nhà trường
- Giúp Hiệu trưởng tổ chức các phong trào thi đua
3.2.9 Hội đồng Kỷ luật
- Xét hoặc xoá kỷ luật đối với học sinh theo từng vụ việc
- Xét và đề nghị xử lý kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường theo từng vụ việc
3.2.10 Tổ Tự nhiên, Tổ Xã hội
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho tổ, hướng dẫn xây dựng, duyệt và quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch giáo dục, phân phối chương trình khung môn học của Bộ Giáo dục và đào tạo và kế hoạch năm học của trường
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên của tổ theo qui định của Bộ Giáo dục và đào tạo
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên trong tổ
Trang 9- Ra quyết định cuối cùng trong các vấn đề đưa ra sinh hoạt trong tổ và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng.
- Ký phép cho giáo viên nghỉ việc riêng sau khi thu xếp trong tổ rồi chuyển cho Lãnh đạo
- Chịu trách nhiệm về kiểm tra và điểm kiểm tra của giáo viên bộ môn
- Theo dõi, đôn đốc giáo viên chủ nhiệm làm tốt công tác tuyên truyền, vận động, duy trì sĩ số học sinh
- Tổ chức hội ý giáo viên chủ nhiệm vào cuối tuần để nắm bắt và báo cáo tình hình sĩ số học sinh theo định kỳ và đột xuất
3.2.11 Tổ Hành chính
- Tổ Hành chính là đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu quản lý và điều hành các hoạt động của trường Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại, kế hoạch, tổng hợp và một số công tác khác do Ban Giám hiệu phân công
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tháng, học kỳ, năm học
- Phối hợp nhịp nhàng với các tổ chức, đoàn thể trong nhà trường khi thực hiện các công việc
- Tổ chức trực cơ quan, tiếp dân, tiếp khách theo đúng quy định
- Đề xuất về việc phân công chuyên môn, dạy thay, khen thưởng, kỷ luật
- Tổ trưởng tổng hợp báo cáo cho Ban lãnh đạo theo quy định
- Tổ Hành chính sinh hoạt định kỳ 1 lần/tuần
4 Tổ chức bộ phận hành chính của nhà trường
4.1 Sơ đồ bộ phận hành chính của nhà trường
Trang 104.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận theo sơ đồ
4.2.1 Tổ trưởng: Đ/c Võ Thị Như Hằng
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần tháng, học kì và cả năm học nhằm thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và các hoạt động khác theo kế hoạch giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm học của nhà trường
- Trực tiếp quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ, triển khai, chỉ đạo các hoạt động của tổ
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; tham gia đánh giá, xếp loại các thành viên của tổ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ
- Tổ chuyên môn sinh hoạt 2 lần/ tháng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
4.2.2 Tổ phó: Đ/c Trần Quốc Tuấn
- Cùng với Tổ trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần tháng, học kì và cả năm học nhằm thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và các hoạt động khác theo kế hoạch giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm học của nhà trường
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ
Trang 11- Tham mưu trong công tác tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; đánh giá, xếp loại các thành viên của tổ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
4.2.3 Nhân viên Văn thư: Đ/c Lê Bảo Hân
- Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động của nhà trường
- Soạn thảo văn bản
- Tiếp nhận, đăng kí, xử lý và chuyển giao văn bản đi, đến
- Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản công văn, tài liệu, hồ sơ của nhà trường
- Quản lý sổ gọi tên ghi điểm các lớp, học bạ học sinh
- Quản lý, cấp phát văn bằng theo đúng qui định
- Quản lý các loại dấu của đơn vị đúng qui định
- Đảm bảo giữ bí mật Nhà nước theo qui định
- Bảo quản tốt thiết bị văn phòng đã được phân công phụ trách
- Quản lý các phần mềm, hệ thống của nhà trường như phần mềm quản lý học sinh, quản lý cán bộ; hệ thống thống kê giáo dục EMIS, hệ thống thông tin cán bộ, công chức, viên chức; hệ thống phổ cập giáo dục – xoá mù chữ,…
- Phụ trách việc đón tiếp khách, trực điện thoại, theo dõi, thông tin cập nhật hàng giờ, hàng ngày qua trang thông tin điện tử của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Triệu Phong và Email của nhà trường
- Thực hiện những công việc khác khi Lãnh đạo yêu cầu
4.2.4 Nhân viên Kế toán: Đ/c Võ Thị Như Hằng
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và cấp trên các công tác có liên quan về tài chính kế toán trong nhà trường Có trách nhiệm quản lý sử dụng chặt chẽ các loại quỹ được phép thu trong nhà trường
- Tham mưu với Hiệu trưởng về công tác dự toán kinh phí thường xuyên, kế hoạch thu chi trong năm học, bảo đảm quyền lợi chính đáng và hợp pháp đối với cán
bộ, giáo viên
- Trực tiếp cùng thủ quỹ tổ chức thu các loại quỹ theo qui định, theo dõi học sinh đóng góp, tham mưu với Hiệu trưởng các biện pháp tận thu các loại quỹ Cung cấp danh sách học sinh tham gia nộp hoặc chưa nộp các loại quỹ qui định từng học kỳ
- Thực hiện nghiêm túc chế độ chính sách đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh trong nhà trường; chịu trách nhiệm thanh quyết toán đầy đủ, hợp pháp tất cả các chế độ chính sách
- Quản lý sổ sách kế toán đầy đủ và hợp lệ theo đúng qui định Nhà nước và của nhà trường Cùng với Thủ quỹ báo cáo với Hiệu trưởng công tác tài chính trong nhà trường vào ngày 30 hàng tháng và công khai tài chính theo định kỳ
Trang 12- Công khai, minh bạch chế độ lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên Bảo đảm chế độ làm việc tại cơ quan theo giờ hành chính, chịu sự quản lý ngày giờ công tác của Hiệu trưởng.
- Có sổ theo dõi tài sản của đơn vị và đảm bảo theo dõi chặt chẽ, đúng qui định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường giao
4.2.5 Nhân viên Thư viện: Đ/c Nguyễn Phương Thảo
- Xây dựng kế hoạch hoạt động thư viện
- Quản lý thư viện và thực hiện các loại sổ sách theo đúng nguyên tắc, nội quy thư viện
- Kịp thời cung cấp các loại sách, tài liệu cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh có nhu cầu học tập, nghiên cứu
- Tham mưu cho Lãnh đạo trường để xây dựng thư viện tiên tiến
- Đề xuất mua bổ sung những đầu sách hay; giới thiệu những tài liệu, sách mới đến cán bộ, giáo viên và học sinh; tổ chức tốt phong trào đọc sách thư viện
- Thực hiện kiểm kê, báo cáo định kỳ đầy đủ, kịp thời theo qui định
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tiếp nhận, cho mượn, thu hồi các loại sách, báo, tài liệu, …
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
4.2.6 Nhân viên Thiết bị: Đ/c Phan Văn Bình
- Quản lý các loại dụng cụ, trang thiết bị của các môn theo đúng nguyên tắc quản lý thiết bị
- Kịp thời cung cấp các loại dụng cụ, trang thiết bị thực hành cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh có nhu cầu sử dụng phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu Sau khi cho mượn phải có trách nhiệm kịp thời thu hồi để quản lý
- Thực hiện kiểm kê định kỳ, báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định
- Đề xuất mua bổ sung những dụng cụ, trang thiết bị cần thiết; giới thiệu những dụng cụ, trang thiết bị mới cho giáo viên, học sinh
- Chịu sự quản lý về mặt chuyên môn của Phó Hiệu trưởng chuyên môn
- Có đầy đủ các loại hồ sơ theo quy định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
4.2.7 Nhân viên Y tế: Đ/c Nguyễn Thị Phúc
- Xây dựng kế hoạch, báo cáo tình hình, kết quả về y tế trường học, quản lí hồ
sơ theo dõi sức khỏe học sinh
- Phối hợp cùng Trạm y tế tổ chức khám sức khỏe định kì, theo dõi sức khỏe học sinh; Tư vấn sức khỏe, vệ sinh, phòng dịch cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh trong nhà trường
- Quản lí và cấp phát thuốc chữa bệnh cho học sinh
Trang 13- Theo dõi và liên hệ với cơ quan bảo hiểm thực hiện các chế độ cho giáo viên
và học sinh theo qui định
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công
4.3 Hình thức tổ chức của bộ phận Hành chính văn phòng
Bộ phận Hành chính văn phòng được tổ chức bằng hình thức tập trung theo chức năng dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng Hệ thống phòng làm việc được sắp xếp theo hình thức “Văn phòng đóng” Mỗi cán bộ phụ trách một công việc được bố trí ở một phòng riêng biệt Hình thức này đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư và phù hợp với tính chất công việc Tuy nhiên, nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng và khó kiểm soát
- Phòng Thiết bị, Thư viện, Y tế được bố trí ở khu nhà 2 tầng thuận tiện cho hoạt động của giáo viên và học sinh
- Diện tích phòng làm việc của các bộ phận đảm bảo với tính chất công việc, thoáng mát, đủ ánh sáng
Trang 14- Các phòng Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Văn phòng, Kế toán, Thư viện đều được trang bị 01 máy tính có kết nối internet và 01 máy in; có đầy đủ các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các loại sổ sách, giấy bút,… và được sắp xếp phù hợp, ngăn nắp tạo không khí thoải mái khi làm việc.
- Nhà trường đã trang bị hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác
Trang 15PHẦN II CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁN BỘ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH
1 Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ hành chính văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của nhà trường
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát hành chính Nghĩa
là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả
Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi trường học Hồ sơ sổ sách sử dụng trong trường học là cơ sở pháp lý của công tác quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ Vì vậy, làm tốt công tác hành chính văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng giáo dục và đưa công tác quản lý của nhà trường vào nề nếp
1.1 Chức năng
Chức năng chính của cán bộ hành chính văn phòng là tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng điều hành hoạt động trong các lĩnh vực giảng dạy, hành chính văn thư của nhà trường như xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của nhà trường và tham mưu cho Hiệu trưởng về các biện pháp giải quyết và xử lý; tổ chức sắp xếp bộ máy nhân sự; phối hợp hoạt động trong công tác của các đoàn thể; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho các
bộ phận trong nhà trường và thực hiện giao dịch hành chính giữa Ban Giám hiệu với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà trường
1.2 Nhiệm vụ
- Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà trường; xây dựng chương trình công tác của nhà trường và đôn đốc các bộ phận thực hiện; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, năm của nhà trường; lập kế hoạch biên chế hàng năm, đáp ứng nhu cầu phát triển của Nhà trường
- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy chế, quy định, kế hoạch, báo cáo, quyết định, hướng dẫn…), giúp Hiệu truởng quản lý công tác thi đua, khen thưởng và đánh giá cán bộ giáo viên
Trang 16- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu truởng chỉ đạo hoạt động của nhà trường
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao theo chức năng
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết và tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản trong nhà trường
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan mình với cơ quan, tổ chức khác
- Đề xuất mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý
cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan
2 Công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ hành chính văn phòng
2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Cũng như những cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của Trường Trung học
cơ sở Triệu Thành, công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên
a Về thẩm quyền ban hành văn bản:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ trường Trung học cơ sở, trường Trung học phổ thông và trường Phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo thì Trường Trung học cơ sở Triệu Thành không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ thể:
- Văn bản hành chính cá biệt:
Trường Trung học cơ sở Triệu Thành ban hành văn bản hành chính cá biệt để giải quyết những công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian nhất định theo năm, năm học, … Văn bản hành chính cá biệt do nhà trường ban hành là các Quyết định như Quyết định thành lập các Tổ chuyên môn năm học 2015-2016; Quyết định thành lập Hội đồng thi đua khen thưởng năm học 2014-
2015, Quyết định khen thưởng giáo viên đạt thành tích trong Hội thi Giáo viên dạy giỏi năm học 2015-2016, Quyết định khen thưởng học sinh đạt thành tích trong năm học 2015-2016, Quyết định nâng bậc lương thường xuyên, phụ cấp thâm niên cho cán
bộ, giáo viên, nhân viên,
Trang 17Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, thông tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên
hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương
Các loại văn bản hành chính thông thường mà nhà trường ban hành gồm có các loại như sau: Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Hướng dẫn, Biên bản, Hợp đồng, Công văn hành chính, Giấy giới thiệu, Giấy công tác, Giấy nghỉ phép, Giấy mời, Giấy ủy quyền, Giấy đi đường,…
Căn cứ số liệu thống kê từ năm 2010 đến 2015 của nhà trường, thì trung bình mỗi năm Trường Trung học cơ sở Triệu Thành ban hành trên 300 văn bản các loại Số lượng văn bản do cơ quan ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vào tình hình công việc của từng năm học Cụ thể:
b Về thể thức và nội dung văn bản
Để thống nhất trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nhà trường căn cứ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thực hiện
c Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản
Trang 18Trường Trung học cơ sở Triệu Thành là cơ quan trực tiếp chỉ đạo các mặt công tác trong nhà trường Vì vậy, để ban hành văn bản chỉ đạo được nhanh chóng, chặt chẽ, ngoài nhiệm vụ của cán bộ văn thư, các tổ chức, đoàn thể trong nhà trường có trách nhiệm soạn thảo những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, trình Thủ trưởng đơn vị thông qua và ký ban hành Vì thế quy trình soạn thảo văn bản cũng có nhiều đặc điểm, nhiều dạng thể loại không giống nhau Theo qui định của cơ quan thì quy trình soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục đích, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo cho văn bản
- Bước 4: Chuyển bản thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp
- Bước 5: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo
- Bước 6: Trình duyệt bản thảo
- Bước 7: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm tra chỉnh sửa lần cuối
- Bước 8: Trình ký văn bản
- Bước 9: Ban hành và triển khai văn bản
Ví dụ: Quy trình soạn thảo Báo cáo tổng kết năm học 2014-2015 và phương
hướng, nhiệm vụ năm học 2015-2016 của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
1 Xác định mục đích, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:
- Mục đích văn bản: Nhằm đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra trong năm học 2014-2015 và xây dựng phương hướng, nhiệm vụ trong năm học 2015-
2016 của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
- Tên loại văn bản: Báo cáo
- Trích yếu nội dung của văn bản: Tổng kết năm học 2014-2015 và phương hướng, nhiệm vụ năm học 2015-2016
2 Thu thập và xử lý thông tin: Lựa chọn thông tin phản ánh tình hình, kết quả
thực hiện các nhiệm vụ trong năm học 2014-2015 Chú ý thống kê số liệu chính xác,
cụ thể Từ đó đánh giá toàn bộ kết quả ưu điểm; tồn tại; nguyên nhân; bài học kinh nghiệm; đề ra phương hướng nhiệm vụ trong năm học 2015-2016
3 Xây dựng đề cương và viết bản thảo cho văn bản: Gồm 04 phần:
- Phần I - Đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát đặc điểm, tình hình của đơn
Trang 19- Phần II - Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm học 2014-2015: Đánh giá nội dung kết quả thực hiện các nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt động của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành trong năm học 2014-2015 một cách khái quát, tổng hợp, trình bày đánh giá chung về ưu nhược điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm
- Phần III - Phương hướng nhiệm vụ của năm học 2015-2016: Dựa trên những chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước Đồng thời dựa trên những kết quả thực hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần trước để đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới Bao gồm các phương hướng, nhiệm vụ chung, phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu cụ thể theo từng mặt hoạt động, nhiệm vụ công tác Ngoài ra phải đưa ra các biện pháp thực hiện
- Phần IV - Kiến nghị, đề xuất: Cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đưa ra những nhận định về triển vọng tình hình
4 Chuyển bản thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp: Sau
khi hoàn thành bản thảo, cán bộ văn thư tiến hành chuyền bản thảo qua email của Phó Hiệu trưởng, các Tổ chuyên môn, Công đoàn, Chi đoàn, Liên đội, … để các bộ phận tiến hành bổ sung, đóng góp ý kiến Sau đó gửi lại về mail của nhà trường để cán bộ văn thư tổng hợp
5 Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo: Sau khi nhận được bản thảo có ý
kiến đóng góp của các bộ phận, cán bộ văn thư tiến hành bổ sung, sữa chữa và hoàn chỉnh báo cáo cho phù hợp
6 Trình duyệt bản thảo: Ngay khi bản thảo đã được các bộ phận liên quan đóng
góp ý kiến hoàn thiện, cán bộ văn thư in bản thảo để trình cho Hiệu trưởng duyệt, cho
ý kiến
7 Kiểm tra chỉnh sửa lần cuối: Sau khi Hiệu trưởng duyệt bản thảo, cán bộ văn
thư tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa theo ý kiến đã được phê duyệt, kiểm tra lại lần cuối
về thể thức văn bản, chính tả, văn phong, bố cục,…
8 Trình ký văn bản: In Báo cáo ra thành tập và trình Hiệu trưởng ký
9 Ban hành và triển khai văn bản: Sau khi có chữ ký của Hiệu trưởng, cán bộ
văn thư tiến hành các thủ tục ban hành văn bản, sau đó triển khai văn bản đến các bộ phận trong nhà trường để thực hiện
Đánh giá chung:
Trang 20*Về ưu điểm:
- Hầu hết các văn bản do cơ quan ban hành đều trình bày đúng về thể thức, có bố cục hợp lý, mang tính thẩm mĩ cao, đảm bảo đầy đủ các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số ký hiệu văn bản; địa danh và thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu
cơ quan ban hành và nơi nhận theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Trình bày văn bản rõ ràng, khoa học, nội dung văn bản ngắn gọn và dễ hiểu, tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý; đảm bảo đúng thẩm quyền, hợp hiến, hợp pháp; tuân thủ những yêu cầu, tiêu chuẩn do nhà nước quy định; không viết tắt những từ không thông dụng, hoặc sử dụng từ địa phương Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản
- Giao cho các bộ phận chức năng soạn thảo và ban hành văn bản nên nội dung văn bản sát với công việc quản lý và được ban hành kịp thời để chỉ đạo quản lý giải quyết công việc đúng pháp luật quy định
- Thực hiện đúng quy trình 09 bước trong soạn thảo văn bản theo quy định
- Cán bộ văn thư thực hiện đúng các thủ tục ban hành văn bản
*Về hạn chế:
- Một số cá nhân khi soạn thảo văn bản chưa tuân theo đúng quy định Văn bản còn sai về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày; số và ký hiệu văn bản còn nhầm lẫn về cỡ chữ, viết thiếu từ, thiếu chữ, lỗi font chữ,…
- Vẫn còn tình trạng diễn đạt nội dung văn bản không đảm bảo tính logic, trình bày văn bản dài dòng nhưng lượng thông tin ít, lập luận không chặt chẽ, dùng từ ngữ không chuẩn (sử dụng văn nói hoặc những từ ngữ khách sáo như: Được quý cơ quan cho phép; rất mong được sự hỗ trợ của quý cơ quan,…)
- Trong khi thực hiện nhiệm vụ, một số cán bộ, giáo viên còn chủ quan, bỏ qua một trong các bước của quy trình
- Một số cá nhân do chưa nắm rõ về mục đích của văn bản nên phần căn cứ còn dài dòng, chưa đúng trọng tâm, chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới
2.2 Quản lý và giải quyết văn bản
Thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Trang 21- Hàng năm, nhà trường tiếp nhận trên 300 công văn, tài liệu của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải quyết những công việc có liên quan Thành phần, số lượng văn bản đến hàng năm được thể hiện qua bảng thống kê sau:
a Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Mọi văn bản gửi đến nhà trường do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến và các loại thư điện tử đều phải thông qua bộ phận văn thư
- Khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng của văn bản, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận Nếu phát hiện những sai sót thì phải báo cáo với Ban giám hiệu; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Văn bản đến được phân loại theo cấp gửi văn bản gồm: cấp Trung ương (Bộ GD&ĐT), cấp tỉnh (UBND tỉnh, Sở GD&ĐT,…), huyện (UBND huyện, Phòng GD&ĐT, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính – Kế hoạch,
…) và cấp xã
- Sau đó, tiến hành phân loại theo người nhận: loại nào cho đơn vị, loại nào của
cá nhân; không bóc bì các văn bản gửi đích danh các tổ chức, đoàn thể hoặc cá nhân Những bì có đóng dấu khẩn thì bóc trước để giải quyết kịp thời
- Văn thư kiểm tra kỹ văn bản trong bì để không bị bỏ sót; đối chiếu số và ký hiệu, thời gian trong bì với ngoài bì, Ngoài những văn bản gửi đích danh thì chỉ có văn thư, thủ trưởng cơ quan mới có trách nhiệm mở công văn đến
- Tiến hành đăng ký văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến được nhà trường lập vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi sổ
