Xây dựng dự toán ngân sách tại công ty cổ phần thủy sản và XNK côn đảo

Từ thực trạng nền kinh tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách, một nội dun

LỜI CAM DOAN

Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức học tập của mình và với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ này Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu và kết quả trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Các kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của

TS Huỳnh Đức Lộng

TP HồChí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2016

Người thực hiện luận văn

LÊ THU HẰNG

MỞ DẦ U

1.Lý do thực hiện đề tàiHiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) của 12 nước thành viên trong đó có Việt Nam đã được ký kết vào ngày 04/02/2016 kỳ vọng sẽ đem lại cho các doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội cũng như thách thức, trong đó có các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thủy sản Những cơ hội như được hưởng mức thuế suất ưu đãi khi xuất nhập khẩu thủy sản sang các nước thànhviên TPP, tăng cường cơ hội được tiếp cận với nguồn vốn đầu tư của nước ngoài Tuy nhiên, thách thức đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản đó là các rào cản về

kỹ thuật thương mại đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt là các doanh nghiệp thủy sản trong nước phải đối mặt với việc giảmthị phần do sự cạnh tranhtừ các doanh nghiệp cùng ngành của các nước thành viên TPP Kế toán quản trị với những vai trò tương ứng với bốn chức năng của nhà quản trị đó là hoạch định, tổ chức – điều hành và ra quyết định, ngày càng thể hiện được tầm quan trọng của nó trong sự phát triển của một doanh nghiệp Từ thực trạng nền kinh tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách, một nội dung trong công tác kế toán quản trị Vì dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có và còn là một công cụ để đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý thông qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán.Và mục tiêu quan trọng nhất của dự toán ngân sách chính là đảm bảo cho định hướng và kiểm soát được nguồn tài chính, dòng tiền trong việc thực hiện hoạt động sản xuất kinhdoanh theo mục tiêu của doanh nghiệp Công ty cổphần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo là một công ty có thịphần xuất khẩu ởnhiều quốc gia, nằm trong top các công ty dẫn đầu vềkim ngạch xuất khẩu sản phẩm surimi của Việt Namvà đangmởrộng sản xuất và xuất khẩu sản phẩmsurimi mô phỏng được khách hàng ưa chuộng Tuy nhiên, ởcông ty hiện naychưa có một mô hình cụthểcũng như quy trình rõ ràng vềdựbáo và cũng chỉthực

hiện rời rạc một sốbáo cáo có sựpha trộn giữa dựtoán, kếhoạch và thực tếnhư kếhoạch sản xuất –kinh doanh, kếhoạch thu chi.Từthực trạng nền kinh tếđặt ra yêu cầu nâng cao năng lực quản trịvà kiểm soát tài chính của nhiều doanh nghiệp và vai trò của dựtoán ngân sách cũng như tình hình dựtoán ngân sách tại công ty trên thì tác giảđã chọn đềtài “Xây dựng dựtoán ngân sách tại Công ty cổphần thủy sản

và xuất nhập khẩu Côn Đảo”cho luận văn thạc sỹkinh tế

2.Tổng quan các công trình nghiên cứu Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở nước ngoài như: Nghiên cứu “Are budget useful? Nghiên cứu “Are budget useful?

A survey of Malaysian companies” của Ahmad et al (2003).Nghiên cứu được thựchiện với các công ty ở Malaysia Kết quả của nghiên cứu chỉ ra là các công ty ở Malaysia vẫn thực hiện dự toán ngân sách, và dự toán ngân sách được mở rộng phạm vi đó là trở thành một phần quan trọng trong hoạch định và kiểm soát của công ty Nghiên cứu cũng chỉ ra một số lý thuyết và thực hành về kế toán.Nghiên Nghiên cứu “Are budget useful? cứu “Managerial Accounting” của Garrison et al (2012).Nghiên cứu này đã trình bày các nội dung của kế toán quản trị, trong đó có phần dự toán ngân sách; cụ thể

là khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách Nghiên cứu “ Nghiên cứu “Are budget useful?

ifficulties of the u dgeting Process and Factors Leading to the eci sion to

Implement this Management Tool” của Lidia (2014).Nội dung của nghiên cứu là những trở ngại trong quá trình thiết lập dự toán ngân sách và các yếu tố tác động đến việc ra quyết định thực thi biện pháp quản lý Kết quả của nghiên cứu đã chỉ rarằng dự toán ngân sách là công cụ hữu dụng và có nhiều lợi thế, được sử dụng trong nền kinh tế Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở Việt Nam như:

Luận văn thạc sỹ “ ự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foodsthực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh ức (2010).Nghiên cứu

đã trình bày thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Na – Ngành Foods Kết quả là công ty có lập dự toán ngân sách, tuy nhiên công tác dự toán ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm Cụ thể đó mô hình dự toán mặc dù là mô hình thông tin phản hồi nhưng lại mang nặng tính áp đặt từ trên xuống và không phản ánh được tình hình thực tế tại công ty; nhiều dự toán quan trọng chưa được lập như: dự toán phải thu, dự toán tiền, Từ thực trạng này mà tác giả đã đưa ra giải pháp đó là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ dưới lên; lập đầy đủ báo cáo dự toán ngân sách theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính.Luận văn thạc sỹ “Xác lậpNghiên cứu “Are budget useful?

mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp iê n Hòa 2” của Nguyễn Thúy Hằng (2012) Với việc khảo sát thực trạng dự toán ngân sách của 102 doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 thì có 17 doanh nghiệp không lập dự toán, trong đó 16 doanh nghiệp là doanh nghiệp sản xuất Các mặt hạn chế của công tác lập dự toán ngân sách được tác giả chỉ ra như hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán; quy trình dự toán chưa xây dựng các bước thực hiện

cụ thể, chi tiết; hệ thống báo cáo dự toán chưa đầy đủ, các báo cáo dự toán quan

trọng như dự toán thu tiền, dự toán chi tiền, Từ thực trạng trên, tác giả đã đã đưa

ra các giải pháp xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loạihình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 Nghiên cứu “Are budget useful?

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành” của Phạm Thị Phương Anh (2014).Tác giả đã phân tích thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành; kết quả cho thấy công ty có lập dự toán ngân sách nhưng chưa có sự tham gia, phối hợp của các phòng ban, xí nghiệp

và chưa có sự thống nhất trong các biểu

4 mẫu dự toán ngân sách Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành Một số giải pháp như công ty nên áp dụng mô hình dự toán ngân sách từ dưới lên để kết hợp sự tham gia của các phòng ban, xí nghiệp; thống nhất các mẫu biểu về dự toán ngân sách Tác giả đã kế thừa được ở các nghiên cứu trên với những nội dung sau: Nghiên cứu “Are budget useful?

Từ nghiên cứu của Ahmad et al (2003) và Lidia (2014): Đó là ý nghĩa của dự toán ngân sách và vai trò của nó trong các doanh nghiệp, mặc dù có nhiều trở ngại trongquá trình thiết lập nhưng nó vẫn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị Nghiên cứu “Are budget useful?

Từ nghiên cứu của Garrison et al (2012): Đó là các khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách để phục vụ cho phần khái quát cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.Nghiên cứu “Are budget useful?

Từ nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Nguyễn Thúy Hằng (2012) và Phạm Thị Phương Anh (2014): Đó là thực trạng nhiều doanh nghiệp không lập dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch; nhiều doanh nghiệp

có lập dự toán ngân sách nhưng công tác dự toán ngân sách còn tồn tại nhiều

khuyết điểm; các báo cáo dự toán ngân sách lập không đầy đủ; nên cần có giải pháp xây dựng hoặc hoàn thiện dự toán ngân sách

3.Mục tiêu nghiên cứu Từ những phần tác giả kế thừa từ các công trình nghiên cứutrong nước và ngoài nước thì tác giả sẽ tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các mục tiêu sau đây: Một là hệ thống lý luận về dự toán ngân sách.Hai là phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanhtại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo Ba là đề ra những giải pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

4.Câu hỏi nghiên cứu Luận văn trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

5 Thứ nhất, nền tảng lý luận cơ bản cho việc tiếp cận, xây dựng dự toán ngân sách tại một tổ chức kinh doanh?

Thứ hai, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có lập dự toán ngânsách hay chưa, nếu có, tình hình và nội dung dự toán ngân sách tại công ty được thể hiện như thế nào?

Thứ ba, nếu Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo chưa lập dự toán ngân sách thì có cần phải xây dựng dự toán ngân sách hay không và xây dựng với mục tiêu, nội dung như thế nào?

5 Di tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là dự toán ngân sách của công ty

Cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

6.Phạm vi nghiên cứu Về không gian thì phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo.Về thời gian thì phạm vi nghiên cứu là năm

2015 và 2016.7

.Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính Cụ thể như sau: Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân tích, tổng hợp các tài liệu để hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

ở chương 1 Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tại bàn để thu thập dữ liệu về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo Luận văn sử dụng phương pháp suy luận, phân tích để đưa ra các giải pháp để xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty

cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

Kết cấu của luận vănNgoài phần mở đầu và phần kết luận, bài luận văn gồm có

3 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H TRONG OANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm dự toán ngân sách Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách trong kinh doanh là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ

sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá Dựtoán ngân sách là một phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiến Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra Vậy dự toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng biểu Dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất kinh doanh 1.2 Ý nghĩa dự toán ngân sách Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện

4 chức năng của nhà quản trị, đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra quyết định Nội dung cụ thểnhư sau:Hoạch địnhTheo Lê Thế Giới & cộng sự Nghiên cứu “Are budget useful? (2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần

8 thiết nhằm đạt được mục tiêu Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và

là nền tảng của hoạt động quản trị Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Dự toán ngânsách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị Mục tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng đến mục tiêu này Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch, thể hiện thành

những con số trên các bảng biểu Những dự toán sẽ cho nhà quản trị thấy được mộtbức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra,

là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng

và nhiều yếu tố khác Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị tính toán được những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp Tổ chức - điều hành Tổ chức -điều hành là chức năng thể Nghiên cứu “Are budget useful? hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong tổ chức để

có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực để thực hiện những mục tiêu đề ra Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong

tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch Do đó, dự toán ngân sách tạo

ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao Thông qua dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu của các thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra.Kiểm soátKiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được, Nghiên cứu “Are budget useful? kịp thời phát hiện những sai sót để điều chỉnh

9 Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giáviệc thực hiện dự toán ngân sách đó Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự toán đề ra để thấy được sự chênh lệch Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để tìm ra nguyên nhân Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai

là người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này

Ra quyết địnhTheo Huỳnh Lợi (2012) thì ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp

lý và tối ưu các phương án và các giải pháp Chức năng ra quyết định có sự gắn kếtchặt chẽ với 3 chức năng trên Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặtvới nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình Dự toán ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổnguồn lực hiện có của doanh nghiệp mình đến các bộ phận như thế nào Chẳng hạn, nhà quản trị sẽ phân bổ nguồn tiền cho việc chi mua sắm máy móc thiết bị, chitrả lương Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát Hoạch định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh

nó với dự toán ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải quyết Mối quan hệ này được thể hiện ở hình 1.1.

10 Hình 1.1 Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát Nguồn: Atkinson et al (2012) 1.3 Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 1.3.1 Mô hình dự toán ngân sách 1.3.1.1 Mô hình thông tin từdưới lênDòng

dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từdưới lên là đi từ bộ phận có mức độtrách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độtrách nhiệm cao hơn Dự toán xuất phát từ quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sởcăn cứvào điều kiện tại bộ phận mình

để lập các chỉtiêu dựtoán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian Cấp trung gian cũng lập các chỉtiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉtiêu dự toán mà cấp cơ sở gửi lên thì sẽtrình lên quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp cao nhất sẽtổng hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán Ưu điểm của mô hình này đó là dựtoán được lập ởcác bộ phận cấp thấp, đây là những thành viên amhiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độcơ sở Chẳng hạn, đểxác định được lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay Kiểm soátXác định địnhhướng của tổchức và các mục tiêu ngắn hạn Xây dựng chiến lược dài hạn và các kếhoạch ngắn hạn Xây dựng dựtoán ngân sách chínhĐo lường và đánh giá hiệu quảso với dự toán Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu, chiến lược và các kế hoạchHoạch định

11 khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh

Do đó, dựtoán được lập sẽsát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bịhay nhân công Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dựtoán thì doanh nghiệp cóthểbiết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là các dựtoán vì được các nhà quản trịcấp thấp lập, do đó vì

họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họđưa ra dự toán, có thể tồn tại nguy cơ

là họ cốtình đưa ra dựtoán thấp hơn để dễdàng thực hiện, vì thếảnh hưởng đến hiệuquả hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, một nhược điểm của mô hình là sự kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới không được thực hiệnkỹlưỡng và chi tiết Vì thông qua dựtoán mà cấp dưới lập gửi lên, nhà quản trị cấp cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng Mô hình thông tin từdưới lên thích hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy mô lớn : bước 1: bước 2Hình 1.2.Môhình thông tin từdưới lên(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138)) 1.3.1.2 Mô hình thông tin từ trên xuốngQuản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung gianQuản lýcấp trung gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sở

12 Đối với loại mô hình thông tin từtrên xuống thì dòng dữ liệu được xuất phát từcấp quản lý cao nhất Các chỉtiêu dựtoán được quản lý cấp cao nhất đưa ra và

truyền xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian truyền xuống cấp cơ sở.Ưu điểm của mô hình thông tin từtrên xuống là nhanh, gọn và đi một lần từ cấp cao xuống cấp thấp Do vậy, mô hình này thích hợp áp dụng ởcác doanh nghiệp có quy

mô nhỏ Mô hình này tồn tại nhược điểm đó là có sự rập khuôn, áp đặt do cấp quảntrị cấp cao không thể nắm rõ toàn bộ những vấn đề cụ thể, chi tiết phát sinh tại mỗi bộphận của doanh nghiệp mình Mô hình này không khai thác hết được những tiềm năng và sựsáng tạo của các nhà quản trị bộphận Và khi các nhà quản trị bộ phận nhận được những kế hoạch đó thì họ bị bắt buộc phải thực hiện nên nhiều khikhông có được động lực để cố gắng phải thực hiện vì những chỉtiêu đặt ra có thể không phù hợp với thực tếđang diễn ra tại doanh nghiệp mình Một nhược điểm nữa là thiếu sự phản hồi từphía các nhà quản trị cấp dưới khi thực hiện dựtoán, do

đó làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Hình 1.3.Mô hình thông tin từ trên xuống(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))1.3.1.3 Mô hình thông tin có phản hồi Mô hình này có sự kết hợp của mô hình thông tin từ trên xuống và mô hình thông tin từdưới lên Đặc điểm của mô hình thông tin có phản hồi là các chỉtiêu dự toán được cấp quản lý cao nhất đưa xuống quản lý cấp trung và cấp cơ

sở Các nhà quản Quản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung gianQuản lýcấp trung gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sở

13 trịnày khi nhận được thông tin từnhà quản trị cấp cao đưa xuống thì sẽcăn cứ vào tình hình thực tếđang phát sinh tại doanh nghiệp đểcó sự phản hồi lại cho các chỉtiêu dự toán đó phù hợp Và cuối cùng thì quản lý cấp cao sẽ tổng hợp và xem xét toàn diện tình hình của doanh nghiệp đểxét duyệt và đưa xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian đưa xuống cấp cơ sở Và đây là dự toán hoàn chỉnh Ưu điểm của mô hình này là có sự phản hồi từnhà quản trị cấp thấp đối với cấp cao hơn sẽđảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch tốt hơn Mô hình thông tin có phảnhồi huy động sựtham gia và trí tuệ của các cấp quản lý vào quá trình dự toán Điều này sẽgiúp phối hợp tốt để dựtoán có tính khảthi cao Mô hình này sẽ kết hợp các

ưu điểm của 2 mô hình trên Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này đó là vì xuất phát từnhà quản trị cấp cao và có sự phản hồi của các nhà quản trị cấp thấp, do đó tốn nhiều thời gian, chi phí của doanh nghiệp Ngoài ra, do mô hình cần nhiều thời gian cho việc soạn thảo, xét duyệt nên quá trình dựtoán không được tổchức tốt sẽkhông hiệu quả : bước 1: bước 2: bước 3Hình 1.4.Mô hình thông tin có phản hồi(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))Quản lý cấp cao nhấtQuản lýcấp trung gianQuản lýcấp trung gianQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sởQuản lý cấp cơ sở

14 1.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách Quy trình lập dự toán ngân sách có 3 giaiđoạn đó là: chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi dựtoán ngân sách (Brooksoon (2000)) 1.3.2.1 Chuẩn bị dự toán ngân sách Ở giai đoạn này thì doanh nghiệp cần phải làm rõ mục tiêu của mình; truyền thông chi tiết

về dự toán ngân sách và những hướng dẫn cho mọi người trách nhiệm cho việc chuẩn bị dự toán ngân sách Các kế hoạch dài hạn là điểm khởi đầu cho việc chuẩn

bị dự toán ngân sách thường niên Trong điều kiện biến động của môi trường kinh doanh như giá cả, tiền lương thì điều cần thiết là các nhà quản trị trong doanh nghiệp cần xây dựng những hướng dẫn chi tiết cho các bộ phận thực hiện Trong giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị về nhân

sự, số liệu và biểu mẫu Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các nguồn lực hiện có đểphục vụ cho việc thực hiện dự toán ngân sách Các yếu tố cần đặc biệt xem xét đó

là tài chính, nhân lực Đây là những thành phần quan trọng trong dự toánngân sách của doanh nghiệp Chẳng hạn năng lực sản xuất hiện tại có đủ thực hiện nhu cầu tiêu thụ hay không, hoặc nhân lực hiện tại có đủ đảm nhận các công việc của quá trình dự toán ngân sách không 1.3.2.2 Soạn thảo dự toánngân sách Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin liên quan để soạn thảo được các báo cáo dự toán ngân sách Doanh nghiệp chuẩn bị dự toán tiêu thụ Đây là dự toán quan trọng nhất trong dự toán ngân sách hàng năm và cũng là dự toán khó xâydựng nhất do tổng doanh thu phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, ngoài ra còn

có thể bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế và các đối thủ cạnh tranh Các dự toán khác cũng được xây dựng như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung Các dự toán này được xây dựng dựa trên số liệu quá khứ và một số thông tin khác Số liệu quá khứ có thể được sử dụng như điểm khởi đầu cho việc

xây dựng dự toán ngân sách, những thông tin trong quá khứ có thể cung cấp nhữnghướng phân tích cho tương lai 1.3.2.3 Theo dõi dự toán ngân sách Giai đoạn theodõi dự toán thể hiện việc xem xét tình hình thực hiện dự toán ngân sách để có biện pháp đôn đốc các bộ phận thực hiện dự toán ngân sách Ngoài ra, theo dõi dự toán ngân sách nhằm xem các dự toán được xây dựng có quá cao so với thực tế để có biện pháp điều chỉnh lại Trong quá trình hoạt động, kết quả thực hiện sẽ có thể chênh lệch so với dự toán Do đó, doanh nghiệp cần phải so sánh và phân tích kết quả đạt được so với dự toán, để từ đó thấy được các mục không được tiến hành theo đúng kế hoạch và tìm những lý do của sự chênh lệch đó Từ đó, doanh nghiệp đưa ra hướng giải quyết và rút kinh nghiệm cho những kỳ lập dự toán sau này

16 Hình 1.5 Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp (Nguồn: Brooksoon (2000))1.3.3 Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách 1.3.3.1 Khái quát về hệ thống báo cáo dự toán ngân sách Hệ thống báo cáo dựtoánngân sách bao gồm cácbáo cáo: dựtoán tiêu thụ, dựtoán sản xuất, dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Chuẩn bịdựtoán ngân

sáchSoạn thảo dựtoán ngân sách Theo dõi dựtoán ngân sáchLàm rõ mục tiêu

củatổchức của tổchứcChuẩn hóa ngân sáchcủa tổchứcĐánh giá hệthốngThu thập các thông tin: doanh thu/chi tiêu; chuẩn bị dựtoán ban đầuKiểm tra các sốliệudự toán ngân sách bằng cách đánh giá và phân tích những khoản tiềnThiết lập

dựtoán tiền đểtheo dõidòng tiền từbáo cáo lãi lỗvà bảng cân đối kếtoánXem lại cácthủtục dựtoán và chuẩn bịdựtoán ngân sách chínhPhân tích sựkhác biệt giữa thực hiện thực tế và dự toán Theo dõi sựkhác biệt và phân tích các sai sót; kiểm tra những phần không được như mong đợi Dựđoán lại và sửa lại; xem xét sửdụng cácloại dựtoán khác; rút kinh nghiệm

17 dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết

quảhoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán (Garrison et al (2012)) Mối quan hệ của các báo cáo dự toán ngân sách được thể hiện ở hình 1.6 Cụ thể,

dự toán tiêu thụ là dự toán được lập đầu tiên và là cơ sở để lập các dự toán khác

Lý do vì doanh nghiệp phải xác định được sản lượng tiêu thụ thì từ đó mới có thể xác định được nhu cầu sản xuất, nhu cầu mua hàng hóa và từ đó lập được các dự toán có liên quan như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng hóa Sau khi lập xong

dự toán tiêu thụ thì căn cứ vào khối lượng tiêu thụ dự toán thì doanh nghiệp xác định được nhu cầu sản xuất trong kỳ, đây chính là chỉ tiêu quan trọng trong dự toánsản xuất.Từ dự toán sản xuất, với chỉ tiêu khối lượng sản xuất thì sẽ lập các dự toán tiếp theo đó là dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung Những dự toán này, kết hợp với số liệutrên dự toán tiêu thụ và dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xây dựng dự toán tiền Cuối cùng, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán cũng được lập sau đó (Garrison et al (2012))

18 Hình 1.6 Mối quan hệ giữa các loại dự toán ngân sách (Nguồn: Garrison et al (2012))1.3.3.2 Nội dung các báo cáo dựtoán ngân sáchDự toán tiêu thụDựtoán tiêuNghiên cứu “Are budget useful? thụlà bước đầu tiên trong quá trình lập dựtoán ngân sách tại doanh nghiệp Dựtoántiêu thụđược xem là chìa khóa cho toàn bộcác dựtoán còn lại Nếu dựtoán tiêu thụ thiếu chính xác thì các dựtoán còn lại cũng sẽ thiếu chính xác Dựa trên dựtoán này, doanh nghiệp có cơ sởđểxây dựng dựtoán sản xuất cũng như các dự toán khác

Khi lập dựtoán tiêu thụthì doanh nghiệp ước đoán sốlượng sản phẩm tiêu thụ Căn cứđểxác định có thể dựa vào số liệu của kỳtrước về sản lượng tiêu thụđể xem Dựtoán tiêu thụDựtoán sản xuấtDựtoánhàng tồn kho cuối kỳDựtoán nguyên vật liệu trực tiếp Dựtoán chi phí nhân công trực tiếp Dựtoán chi phí bán hàng và chi phí QLDN Dựtoán chi phí sản xuất chung Dựtoán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanhDựtoán tiềnDựtoán bảng cân đối kế toán

19 xét tình hình tiêu thụ của kỳtrước và ước tính cho kỳnày Ngoài ra, doanh

nghiệp cần phải nghiên cứu thịtrường đểxem xét nhu cầu của thịtrường, đây là yếu

tố rất quan trọng vì doanh nghiệp không thể kiểm soát được Sựxem xét các yếu tố khác như động thái của đối thủ cạnh tranh, các chính sách liên quan đến giá cảhay sựphát triển của nền kinh tếcũng là công việc cần quan tâm khi xác định sốlượng sản phẩm tiêu thụ Doanh thu tiêu thụ dự tính được xác định như sau:Doanh thu tiêu thụ= Sản lượng tiêu thụước tính x Đơn giá bán ước tính Từđây, các dựtoán tiêu thụchi tiết hơn có thểđược xây dựng cho từng bộ phận cụ thểtrong doanh nghiệp Và cũng là cơ sởđểxây dựng các dựtoán tiếp theo sau đó Ngoài ra, khi xâydựng dựtoán tiêu thụthì doanh nghiệp còn xây dựng lịch trình thu tiền từ việc bán hàng này, đây cũng là cơ sởđểxây dựng dự toán tiền Dự toán sản xuấtKhi dựtoán Nghiên cứu “Are budget useful? tiêu thụhoàn thành thì bước tiếp theo là xây dựng dựtoán sản xuất Dựtoán này thể hiện sốlượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ tiếp theo Dự toán sản xuất được xây dựng với mục tiêu đáp ứng được nhu cầu tiêu thụcũng như duy trì lượng tồn kho Dựtoán sản xuất ởcác doanh nghiệp thương mại được thay thế bằng dựtoán mua hàng Dựtoán mua hàng cũng được lập căn cứ dựa trên sốlượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳđược xác định ởdự toán tiêu thụ.Sốlượng sản phẩm sản xuất được xác địnhnhư sau:Sốlượng tiêu thụtrong kỳđã được xác định ở dựtoán tiêu thụ Đểcó thểxây dựng thành công dựtoán sản xuất thì doanh nghiệp cần phải ước tính được sốtượngtồn kho cuối kỳ Đây là một chiến lược quan trọng của doanh nghiệp Vì nếu

dựtính thấp quá sẽ thiếu hàng trong kho, ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ Ngược lại, Sốtiền thu trong kỳ=Sốtiền thu nợkỳtrước ước tính+Sốtiền thu nợtrong kỳước tínhDựtoán sốlượng sản xuất trong kỳ=Dựtoán sốlượng tiêu thụtrong kỳ+Dựtoán sốlượng tồn kho cuối kỳ–Dựtoán sốlượng tồn kho đầu kỳ

20 nếu dựtính sốlượng tồn kho cuối kỳcao quá thì sẽlàm tăng chi phí như lưu kho, bảo quản và dẫn đến tình trạng ứđọng vốn Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Nghiên cứu “Are budget useful? Dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên dựtoán sản xuất nhằm mục đíchtính ra nhu cầu vềlượng và giá nguyên vật liệu đểđảm bảo cho quá trình sản xuất Dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp còn đi kèm với dựtoán về việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, làm cơ sởcho việc lập dự toán tiền Dự toán chi phí Nghiên cứu “Are budget useful?

nhân công trực tiếp Dựtoán chi phí nhân công trực tiếp được lập dựa trên dựtoán sản xuất Dự toán này cho thấy số giờlao động trực tiếp cần thiết đểđáp ứng dựtoánsản xuất Để lập được dựtoán chi phí nhân công trực tiếp thì cần xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp Đồng thời, thông qua đó thì doanh nghiệp có thể

sử dụng nguồn lao động đạt hiệu quảcao và bốtrí nhân lực cho quá trình sản xuất một cách phù hợp, tránh tình trạng thiếu lao động hay thừa lao động Lượng NVL trực tiếp mua vào dự toán =Lượng NVL trực tiếp dùng cho sản xuất

dựtoán+Lượng NVLtrực tiếp tồn kho cuối kỳdựtoán-Lượng NVLtrực tiếp tồn kho đầu kỳ dựtoán Chi phínguyên vật liệu trực tiếp dự toán =Lượng nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất dựtoánxĐịnh mức giánguyên vật liệu trực tiếp dự toán Trịgiá muanguyên vật liệu trực tiếp dự toán =Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua vào dự toán xĐịnh mức giánguyên vật liệu trực tiếp dự toán Dựtoán tiền thanh toánmua nguyên vật liệu trực tiếp =Trịgiá muanguyên vật liệu trực tiếp dự toán

xTỷlệthanh toán tiền trong từng kỳ

21 Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung là dự toán vềchi Nghiên cứu “Are budget useful? phí sản xuất chung phát sinh trong kỳhoạt động Dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dựtoán định phí sản xuất chung Dựtoán biến phí sản xuất chung được xây dựng tương tự dựtoán nguyên vật liệu trực tiếp và dựtoán chi phí nhân công trực tiếp khi biến phí sản xuất chung được xây dựng theo mức độ hoạt động như giờmáy, sản phẩm Nếu biến phí sản xuất chung được xác định bằng tỷ lệtrên biến phí trực tiếp thì khi đó dựtoán biến phí sản xuất chung được lập như sau:Dựtoán định phí sản xuất chung được xây dựng dựa trên số liệu kỳtrước và có thểđược điều chỉnh lại Khi lập dựtoán chi phí sản xuất chung thì cần lập dự toán số tiền chi cho chi phí sản xuất chung Bởi vì một sốchi phí sản xuất chung không thuộc dòng tiền chi của doanh nghiệp nên tổng chi phí sản xuất chung phải được điều chỉnh đểxác định lại số tiền cần chi cho chi phí sản xuất chung Các chi phí cần được trừra đó chẳng hạn như chi phí khấu hao TSCĐ Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳSau khi hoàn thành xong các dựtoán Nghiên cứu “Are budget useful? trên thì đã có đủ dữ liệu cần thiết để lập dựtoán thành phẩm tồn kho Dựtoán này được lập với hai lý do đó là: xác định chi phí giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh và đểđịnh giá hàng tồn kho cuối kỳ Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳđược xác định như sau:

22 Trong đó sốlượng thành phẩm tồn kho cuối kỳthì đã được xác định ở dự toán sản xuất và giá thành đơn vị sản phẩm chính là toàn bộchi phí sản xuất đơn vị bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung đã được xác định ởcác dựtoán tương ứng Dự toán chi phí bán hàng và Nghiên cứu “Are budget useful?

chi phí quản lý doanh nghiệp Dựtoán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được lập bao gồm dựtoán phần biến phí và phần định phí chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dựtoán cho phần biến phí được xác định bằng cách nhân sản lượng tiêu thụ dựtoán được tính ở dựtoán tiêu thụ với biến phíbán hàng và quản lý doanh nghiệp đơn vị dự kiến Dựtoán cho phần định phí được lập dựa trên số liệu kỳtrước và có thểđược điều chỉnh Dựtoán này được lập tương tựnhư dựtoán định phí sản xuất chung Khi xây dựng dựtoán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì cần xác định dòng tiền cần chi ra cho các khoản mục của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí không phải chi tiền như chi phí khấu hao TSCĐ thì được loại trừra khỏi tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đểxác định sốtiền cần chi cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp Dự toán tiền Dựtoán tiền được lập dựa trên các Nghiên cứu “Are budget useful? dựtoán thu, chi tiền trên các dựtoán bộ phận như dựtoán thu tiền bán hàng, dựtoán thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán tiền chi cho chi phí sản xuất chung Dự toán tiền gồm 4 phần: Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền vàođược kỳ vọng, trừ phần đi vay Nguồn thu chính của phần này là từ việc bán hàng Và dựtoán nguồn tiền thu được của dự toán tiêu thụcũng nằm ở phần này Trịgiá thành phẩm tồn kho cuối kỳ=Sốlượng thành phẩm tồn kho cuối kỳxGiá thành đơn vịsản phẩm

23 Phần chi: Phần này tổng hợp tất cả kế hoạch trả tiền trong kỳ dự toán Những Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền khoản chi bao gồm chi cho việc mua nguyên vật liệu, chi trả cho công nhân trực tiếp, chi phí sản xuất chung Tất cả số tiền chi này đã được thể hiện ở các dự toán

bộ phận như dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp,

dự toán chi phí sản xuất chung Phần cân đối thu chi: Phần này sẽ tính lượng tiền Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền

dư thừa hay thiếu hụt, được xác định như sau: Dư thừa (hoặc thiếu hụt) tiền = Tiền tồn đầu kỳ + Các khoản thu – Các khoản chi Nếu sự thiếu hụt tiền xuất hiện trong một khoảng thời gian, doanh nghiệp sẽ cần phải đi vay Ngược lại, nếu có sự dư thừa tiền, số tiền đó có thể được dùng để trả cho sốtiền mượn trước đó hay dùng đểđầu tư Phần vay: Phần này thể hiện chi tiết số tiền đi vay và thanh toán trong suốt Nghiên cứu “Are budget useful? thời gian dự toán Nó cũng liệt kê các khoản thanh toán lãi suất cho khoản tiền đã

đi vay Dự toán tiền được chia thành các giai đoạn trong năm, các giai đoạn này

đủ ngắn để nắm bắt được những biến động lớn trong số dư tiền Trong khi dự toán tiền hàng tháng là phổbiến nhất, một số doanh nghiệp lập hàng tuần, thậm chí là hàng ngày Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kết Nghiên cứu “Are budget useful? quả hoạt động kinh doanh là một dự toán quan trọng trong quá trình lập dự toán ngân sách Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh thu, chi

phí và kết quả kinh doanh dự toán Do đó, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập dựa vào các dự toán về doanh thu và chi phí, từ đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán Dự toán bảng cân đối kế Nghiên cứu “Are budget useful? toán Dự toán bảng cân đối kế toán phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn vốn dự toán của doanh nghiệp Dự toán bảng cân đối kế toán được lập sử dụng dữ liệu từ bảng cân đối kế toán đầu kỳ dự toán và những dữ liệu ở các dự toán có liên quan như dự toán tiền, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán thu tiền khách hàng, dự toán trả tiềnngười bán

24 1.3.4 Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách 1.3.4.1 Dự toán ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting)Theo kỹ thuật dự toán ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting) thì kỹ thuật lập dự toánngân sách cho từng trung tâm dự toán ngân sách bắt đầu đi từ con số 0, có nghĩa là từng khoản mục chi phí sau đó sẽ được điều chỉnh toàn diện trong dự toán ngân sách của năm sau ZBB từ chối việc kế thừa luận điểm của dự toán ngân sách truyền thống rằng hoạt động của năm nay sẽ tiếp tục cùng mức độ hoặc cùng số lượng với năm sau, và vì thế dự toán ngân sách năm sau có thể được xây dựng dựa trên cơ sở cộng thêm chi phí, chi phí mở rộng hoặc lạm phát Trong thực tế, nhà quản lý không lập dự toán ngân sách bắt đầu từ số 0, mà họ có thể bắt đầu từ mức

độ chi tiêu hiện tại và bắt đầu làm ngược, bằng cách giả sử tình huống loại bỏ bớt hoạt động hoặc chi phí nào đó của doanh nghiệp Bằng cách này, toàn bộ các mục trên dự toán ngân sách sẽ được xem xét chi phí và lợi ích nhằm lựa chọn những cách thay thế tốt hơn Những thuận lợi của lập dự toán ngân sách theo phương pháp ZBB là: Hiệu quả phân bổ nguồn lực, vì nó dựa trên nhu cầu và lợi ích hơn làNghiên cứu “Are budget useful? tính lịch sử Hướng nhà quản lý đến việc tìm kiếm cách quản lý chi phí hiệu quả để Nghiên cứu “Are budget useful? cải tiến quá trình hoạt độngLoại bỏ việc thổi phồng dự toánTăng cường việc thúc Nghiên cứu “Are budget useful? Nghiên cứu “Are budget useful? đẩy nhân viên bằng cách cung cấp nhiều hơn óc sáng tạo và trách nhiệm trong việc

ra quyết định Tăng cường thông tin và phối hợp trong tổ chức Xác định và loại bỏ Nghiên cứu “Are budget useful? Nghiên cứu “Are budget useful? các hoạt động lãng phí và lỗi thời Nhận ra cơ hội cho việc sử dụng nguồn lực bên Nghiên cứu “Are budget useful? ngoài Thúc đẩy trung tâm chi phí nhận ra sứ mệnh và mối quan hệ của họ với toàn Nghiên cứu “Are budget useful?

bộ mục tiêu Bên cạnh những thuận lợi thì ZBB cũng có những vấn đề khó khăn:

25 Tốn nhiều thời gian Việc biện minh cho mỗi khoản mục có thể có vấn đề cho Nghiên cứu “Are budget useful? Nghiên cứu “Are budget useful? mỗi phòng ban có đầu ra vô hình Yêu cầu việc đào tạo đặc biệt, do có nhiều sự Nghiên cứu “Are budget useful? phức tạp so với phương pháp dự toán gia tăngTrong công ty lớn, số lượng thông tinNghiên cứu “Are budget useful? sao lưu trong quá trình lập dự toán có thể rất lớn và áp đảo hoạt động khác Việc áp dụng ZBB bao gồm 3 bước (ACCA Passcards for Paper F5 Performance

Management, 2010) Bước 1: Xác định các hoạt động tạo ra doanh thu và chi phí Nghiên cứu “Are budget useful?

Bước 2: Đánh giá và xếp hạng từng hoạt độngBước 3: Phân bổnguồn lực 1.3.4.2

Nghiên cứu “Are budget useful? Nghiên cứu “Are budget useful?

Dự toán ngân sách theo chương trình mục tiêu (program budgeting)Điểm mấu chốt của lập dự toán ngân sách theo chương trình mục tiêu chính là những chương trình cùng với những bước tiến hành cần thiết để hoàn thành chúng Hơn nữa, lập

dự toán ngân sách theo chương trình còn yêu cầu đánh giá tính hiệu quả của các chương trình thực hiện Tính hiệu quả đó phải được đo bằng mối liên hệ giữa chi phí đầu vào với những tác động có ích mà chương trình mang lại cho nền kinh tế -

xã hội Chính vì vậy mà trong phương thức lập dự toán, dự toán ngân sách theo chương trình thì các quyết định ngân sách được đưa ra trên cơ sở đánh giá những lợi ích tăng thêm sẽ đạt được trong mối liên hệ với việc lựa chọn cách thức sử dụngnguồn lực công trong dài hạn 1.3.4.3 Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sáchlinh hoạtDự toán ngân sách tĩnh: Theo Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2014) thì

dự toán ngân sách tĩnh là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động cụ thể Do mức độ hoạt động thực tế thường khác với mức độ hoạt động dự kiến nên so sánh

dự toán ngân sách tĩnh với kết quả thực tế thường có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí và thường dẫn đến những nhận định sai lầm về hiệu quảhoạt động của các bộ phận tron g đơn vị

26 Dựtoán ngân sách linh hoạt: Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dựtoán ngân sách linh hoạt là dựtoán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau Dựtoán ngân sách linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng từng mức độvà phạm vi hoạt động khác nhau.Thông thường dự toán ngân sách linh hoạt được lập ởba mức độcơbản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độhoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất Ưu điểm của dựtoán linh hoạt là có thể thích ứng với sựthay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dựtoán, tránh được quyền sửa đổi của dựtoán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi Mặt khác,

có thể dùng dựtoán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí Trình tự lập dự toán linh hoạt

có thể khái quát qua các bước như sau:Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán.Bước 2: Xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí, định phí Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí.Bước 3: Xác định biếnphí đơn vị dự toán Trong đó:Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt, cụ thể:- Đối với biến phí:- Đối với định phí: định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm trong phạm vi hoạt động liên quan Tổng biến phí đã điều chỉnh = Mức hoạt động

thực tếxBiến phí đơn vịdựtoánBiến phí đơn vịdựtoán=Tổng biến phí dựtoánTổng mức hoạt động dựtoán

27 1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách Tổ chức vận hành dự toán ngân sáchchính là chuyển hóa mô hình, quy trình, hệ thống báo cáo và các phương pháp kỹ thuật do con người vận hành Việc tổ chức bộ máy vận hành có thể được thực hiện bằng hai đối tượng Thứ nhất là bộ phận chuyên về kế toán quản trị, tách biệt hoàn toàn so với bộ phận kế toán tài chính Bộ phận kế toán quản trị này sẽ chuyên thực hiện dự toán ngân sách, do đó sẽ liên kết với các bộ phận khác để thu thập thông tin cho việc lập dự toán ngân sách và lập các bảng báo cáo dự toán ngân sách Ưu điểm của việc tổ chức này là công tác dự toán ngân sách được tổ chức chuyên nghiệp, nhân viên không phải kiêm nhiều công việc, nhưng có một số hạn chế đó là

để thực hiện tốt công tác dự toán ngân sách thì bộ phận này phải có sự liên kết với các bộ phận khác, do đó khó khăn cho việc tiếp cận và tổng hợp thông tin lập dự toán ngân sách Thứ hai là tổ chức vận hành dự toán ngân sách thông qua nhiều bộ phận khác nhau, có sự tham gia của nhiều bộ phận, kể cả kế toán tài chính và kế toán quản trị Hình thức này khắc phục được nhược điểm của hình thức thứ nhất,

đó là sẽ dễ hơn trong việc tiếp cận thông tin lập dự toán ngân sách, nhưng hạn chế của nó là khi tổng hợp thông tin, phân tích, đánh giá dự toánngân sách rất phức tạp.1.4.Một số yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh có thể tổng hợp thành hai nhóm yếu tố sau: Một là các yếu tố về mặt lựa chọn nội dung dự toán ngân sách như lựa chọn mô hình, xây dựng quy trình, lựa chọn hệ thống báo cáo dự toán, lựa chọn phương pháp kỹ thuật lập và lựa chọn bộ máy vận hành dự toán ngân sách Vì khi xây dựng dự toán ngân sách cần phải phù hợp với cơ cấu tổ chứ c, đặc điểm và tình hình hoạt động của tổ chức; phải căn cứtrên tình hình tài chính, quy mô, nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức; phù hợp giữalợi ích và chi phí Vì mặc dù việc xây dựng dự toán ngân sách có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, nhưng phải xem xét trong mối quan hệ với chi phí bỏra,

để thấy được dự toán ngân sách đó có khả thi hay không

28 Hai là các yếu tố về mặt thông tin như xây dựng cơ cấu chi phí, xây dựng các

kỹ thuật dự báo, xây dựng các kỹ thuật xử lý thông tin, xây dựng kênh tuyền tải thông tin Cơ cấu chi phí là chỉ tiêu quan trọng trong việc xây dựng các báo cáo dự toán ngân sách Do đó nó ảnh hưởng đến việc xây dựng dự toán ngân sách tại các

tổ chức kinh doanh Các yếu tố khác cũng ảnh hưởng như kỹ thuật dự báo, kỹ thuật

xử lý thông tin và xây dựng kênh truyền tải thông tin Vì đây là những yêu tố liên quan đến thông tin sẽ cung cấp cho việc lập dự toán ngân sách, tác động đến hiệu

quả của việc lập dự toán ngân sách KẾT LUẬN H ƢƠNG 1 Chương 1 đã thể hiện cơ sở lý luận chung về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị đó là hoạch định, tổ chức - điều hành, kiểm tra và ra quyết định Ngoài ra, dự toán ngân sách được áp dụng dưới những mô hình khác nhau và 3 bước của quy trình dự toánngân sách là chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi

dự toán ngân sách Dự toán ngân sách bao gồm một hệ thống các báo cáo dự toán

bộ phận, thể hiện là những con số trên các bảng biểu, nhằm mục tiêu thực hiện kế hoạch đề ra Với những điều trên, chương 1 là cơ sở để phân tích thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo ở chương 2 và đưa ra những giải pháp cho việc xây dựng dự toán ngân sách ở Công

ty đó trong chương 3

34 Bảng 2.1 Mô tả quy trình công nghệ chế biến surimi Tên công đoạnThông số

kỹ thuật chínhMô tả(1)(2)(3)Tiếp nhận cá nguyên liệuNhiệt độnguyên liệu

<=40CTươi và đúng chủng loạiNguyên liệu được ướp đá bảo quản ởnhiệt

độ<=40C và vận chuyển đến xí nghiệp bằng xe bảo ôn Kiểm tra nhiệt độvà chất lượng cảm quan nguyên liệu Chỉđược nhận vào chếbiến những nguyên liệu đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn nguyên liệu số: TCNL 01, kiểm tra chứng từxuất xứlô hàng.Rửa 1Nhiệt độnước:<= 100CNguyên liệu trước khi đưa vào chếbiến được rửa sạch bằng nước sạch trong máy rửa cá Nhiệt độnước <= 100C.Sơ chếNhiệt độBTP <= 100CTại các bàn sơ chếnguyên liệu được cắt đầu, loại bỏnội tạng.Rửa 2Nhiệt độnước:<= 100CBTP trước khi đưa vào máy tách xương được rửa sạch bằng nước lạnh, sạch trong máy rửa 2 đểloại bỏtạp chất còn sót lại Nhiệt độnước <= 100C.Tách xươngBTP được đưa vào máy tách, tách riêng phần thịt và chuyển vào bồn rửa 3 Phần da, xương được thải ra ngoài theo băng chuyền phếliệu.Rửa 3Nhiệt độnước:<= 100CThịt cá được rửa sạch bẳng nước sạch trong bồn nước có nhiệt độ<= 100C

35 Ly tâm 1;2Thịt cá được chuyển vào thiết bịly tâm Quá trình ly tâm được thực hiện 2 lần, sau mỗi lần ly tâm đều được rửa lại trong các bồn nước có nhiệt độ<= 100CTách mỡNhiệt độnước:<= 100CThịt cá được bơm lên bồn và được tách hết mỡtùy theo loại cá, nhiệt độ<= 100C.Chuẩn bị/ Thêm dung dịch muốiNhiệt độnước:<= 100CNồng độdung dịch muối: 0,1 –0,3%Thịt cá được chuyển xuống bồn chứa dung dịch muối Nồng độdung dịch muối: 0,1–0,3%, nhiệt độnước: <= 100C.Ly tâm 3Thịt cá được tách bớt nước, sau đó được đưa vào máy tinh lọc Renifer.Tinh lọc<=10 chấm đen / 10gThịt cá được đưa qua máy tinh lọc Renifer đểloại bỏphần xương, da, vảy, các phần xơ cứng còn sót lại trong thịt cá.Ép

nướcĐộẩm thịt cá từ78 –82%Thịt cá được ép tách bớt nước (thông qua máy ép) sao cho độẩm còn từ78 –82% tùy theo yêu cầu khách hàng.Chuẩn bị/ Trộn

phụgiaThành phần phụgia Thời gian: 8 –10 phútBTP được đưa vào cối trộn, trộn với các chất phụgia cần thiết và đánh trộn đều từ8 –10 phút, cối trộn luôn được giữlạnh bằng nước đá đểkhông làm tăng nhiệt độcủa thịt cá trong quá trình trộn ịnh hình-BTP được đưa vào máy định hình, chứa trong bao PE và đểvào khuôn nhôm

36 ịnh lượng, bao gói10 kg / PEBTP được cho vào các bao PE, đểphù hợp với kíchthước của các mâm cấp đông, 10 kg / PETiền đông / Cấp đôngTiền đông:Nhiệt độ: 00C đến +40CThời gian: không quá 4 giờCấp đông:Nhiệt độtủtừ-400C đến -

450CThời gian: <= 180 phútNhiệt độtrung tâm SP: <= -180CNếu sản phẩm chưađược cấp đông ngay phải đưa vào kho tiền đông đểbảo quản.Sản phẩm được cấp đông ởnhiệt độtừ-400C đến -450CThời gian: <= 180 phút Nhiệt độtrung tâm block <= -180CDò kim loạiKhông còn mảnh kimloại >= 1,5 mm có trong sản phẩmSản phẩm sau khi cấp đông và đưa qua máy dò kim loại đểkiểm tra trước khi đóng thùng đểđưa vào kho trữđông óng thùng carton, dán nhãn2 block / thùngcartonSản phẩm sau khi đã dò kim loại được đóng gói trong thùng carton (2 block / thùng) theo đúng chủng loại Trên thùng được ghi đầy đủcác thông tin như: Tên loại sản phẩm, ngày sản xuất, ngày hết hạn, cách bảo quản, nơi sản xuất, nước nhập khẩu Lưu khoNhiệt độkho trữ:<= -180CSản phẩm sau khi đóng gói được bảoquản ởnhiệt độ<= -180C (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu công ty)

37 Sản phẩm surimi mô phỏng:Hình 2.2 Quy trình công nghệchế biến sản phẩm surimi mô phỏng (Nguồn: Tài liệu công ty)

GMP02GMP03GMP04GMP01GMP06GMP05TômCàng

cuaGMP06GMP09GMP11Trộn màuPhun màuHấp 3 làm mátCCP 2Lăn

bộtGMP08GMP07Đóng thùng Dò kim loạiRút màng coTrữđôngCCP 3Đóng góiGMP10Cấp đôngBinding meat(Phần sống)fiber meat (phần bánh)HấpCắt

nhuyễn trộn phụgiaĐểvào khaysettingHấpLàm nguộiBảo quản ởkho 100CCắt sợiĐịnh hìnhLàm đẹpPhối trộn fiber meat và binding meatTiếp nhận NLRã

đôngTiếp nhận hóa chất phụgiaBinding meatCắt nhuyễn, trộn phụgia binding meatTrộn NutricolTrộn battermixCCP1

38 Bảng 2.2 Mô tả quy trình công nghệ chế biến surimi mô phỏngTên công

đoạnThông sốkỹthuật chínhMô tả(1)(2)(3)Tiếp nhận nguyên liệu surimi*ối với sảnphẩm TômĐộẩm: <=77%Độtrắng: >=75Fiber meatĐộdai: >= 700g/cmBinding meat: 25% >= 400, 75% >= 700*ối với sản phẩm Càng cuaĐộẩm: <=77%Độtrắng:

>=70Fiber meatĐộdai: >=400g/cmFiber meatEso độdai: >=100g/cm, độẩm:

<=78%Nguyên liệu chứa trong thùng kín, vận chuyển bằng xe từkho trữđông surimi vềkhu vực tiếp nhận nguyên liệu của Mô Phỏng.Tiếp nhận hóa chất phụgia, màu, bột, Cho phép sửdụng trong thực phẩmCòn hạn sửdụngBao bì

nguyên vẹnHóa chất phụgia, màu, bột sửdụng phải có giấy chứng nhận cho phép sửdụng trong thực phẩm, còn hạn sửdụng; bao bì phải còn nguyên vẹn; phương tiện vận chuyển phải sạch sẽ, không được ẩm ướt

39 que xiênRã đôngRã đông tựnhiên trong thời gian <= 50 phút Nhiệt độđạt 60C -50CCho nguyên liệu rã đông ởmôi trường tựnhiên.Cắt nhuyễn, trộn

-phụgiaNhiệt độ<= 130CThời gian 30 -40 phútThành phần phụgia: tham chiếu bảng hướng dẫn sửdụng các chất phụgia trong chếbiến –Chemicals and additivesusage Work Insstruction CAU WI 07Surimi được cắt nhuyễn khoảng 10 phút, sau đó cho lần lượt các chất phụgia vào, tùy theo sản phẩm cho chất phụgia khác nhau, cuối cùng cho đã vào phải khống chếởnhiệt độ<= 130C, thời gian 30 –40phút, sau khi trộn xong, đưa đến công đoạn kếtiếp.Fiber meatSetting: 350C +10C thời gian 5,5 giờ+ 0,5 giờ.Hấp ở>=900C trong 52 +1 phút.Sau khi trộn phụgia xong, BTP được trải đều trên khay nhựa đểđịnh hình bánh, độdày bánh phải đạt 3 cm, xếp các khay nhựa lên xe chuyển vào phòng setting ở350C +10C, thời gian 5,5 giờ+ 0,5 giờ Sau đó chuyển các khay vào tủhấp ở>= 900C trong 52 +1 phút Sau đó lấy ra làm nguội ởnhiệt độphòng khoảng 1 giờ Sau

đó chuyển vào kho lạnh <= 100C.Trước khi trộn với Binding meat cho vào máy cắt thành sợi nhỏ.Binding meatBTP được trộn đều với phụgia.Nhiệt độkhi kết thúc quá trình trộn phải <= 180C

40 Setting –Hấp-Setting:Nhiệt độ350C +10CThời gian 5,5 +0,5 giờ.-Hấp:Nhiệt độ>=900CThời gian 52 +1 phút.-Sau khi xếp các khay nhựa lên bánh xe chuyển vào phòng setting ở350C+10C.-Thời gian 5,5 giờ+0,5 giờ.-Sau khi setting xong cho vào hấp 900C trong52 phút.Làm nguội tựnhiênThời gian khoảng 60 phútLàm nguội tựnhiên trong một giờ, cho vào kho 100C giữlạnh.Cắt sợiCắt từng khay bánh thành bốn phần bằng nhau, cho vào băng chuyền qua hệthống cắt sợiTrộn (hỗn hợp 3)Tỷlệtrộn giữa phần cắt gia nhiệt/chưa gia nhiệtSợi đã cắt trộn với bán thành phẩm vừa cắt nhuyễn trộn cho đều, tránh cho sợi gãy vụn nhiều.ịnh hình –HấpHấp >= 900CCho hỗn hợp vào máy định hình, BTP được định hình trong khuôn hấp với nhiệt độ>= 900C Sau đó, máy tựra khuôn bằng dây chuyền tựđộng.Làm nguội tựnhiênCác khay BTP sau hấp được đểlàm nguội

tựnhiênLàm đẹpSau hấp, BTP được tách bởi các phần lồi thừa bao quanh.Phunmàu hoặc -Màu phun phải đều, đủ5 sọc, không bịlem.-Sau khi bao bột, sản phẩm BTP sau khi làm đẹp được xếp lên khuôn chuyển vào máy phun màu Sau khi phun hoặc bao bột xong chuyển

41 bao bộtphải dính bột đều, mịn.sang băng chuyền hấp 3 làm mátHấp 3 –làm mátNhiệt độ>= 950C đối với càng cua và >= 920C đối với tôm.Tốc độbăng chuyền 42 Hz đối với sản phẩm tôm và 32 Hz đối với sản phẩm càng cua lăn bột.Nhiệt độtâm sản phẩm >= 850C, thời gian >= 6 phútCho bán thành phẩm vào băng chuyền hấp –làm mát, nhiệt độ>= 950C Tốc độbăng chuyền 42 Hz đối

với sản phẩm tôm và 32 Hz đối với sản phẩm càng cua lăn bột.Cấp đôngNhiệtđộbuồng cấp đông -35 -400C, thời gian 100-150 phút Nhiệt độtrung tâm sản phẩm <= -180C.Đưa bán thành phẩm vào tủcấp đông gió Nhiệt độbuồng cấpđông -35 -400C, thời gian 100-150 phút Nhiệt độtrung tâm sản phẩm <= -

180C.Bao gói, hút chân khôngMối hàn miệng hoặc hút chân không phải kínCho sản phẩm vào túi PE trọng lượng tùy theo yêu cầu của khách hàng, hút chân không hoặc hàn miệng.Dò kim loạiCho từng sản phẩm đã được bao gói qua máy dò kìm loại óng thùng cartonCho các bao PE vào thùng carton có trọng lượng theo yêu cầu của khách hàng.TrữđôngNhiệt độkho <= -180CSản phẩm được đưa vào kho trữđông với nhiệt độ<= -180C.(Nguồn: Tài liệu công ty) 2.1.4 ặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu

ôn ảo 2.1.4.1 Mô hình tổ chức quản lý

Hiện nay, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có mô hình tổchức như sau:Đại hội đồng cổđônglà cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty.Hội đồng quản trịcó sốlượng thành viên ít nhất là 5 người và nhiều nhất là 11 người, hiện nay thì Hội đồng quản trịcông ty có 7 người Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổđông bầu ra Ban giám đốc chịu trách nhiệm và nằm dưới sựlãnh đạo của Hội đồng quản trị Các đơn vị trực thuộc bao gồm: Văn phòng, xí nghiệp chế biến hải sản và trại cá Thạnh Hòa Trong đó, văn phòng bao gồm: phòng tổchức hành chính, phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp và phòng kế toán tài vụ Hình 2.3

Sơ đồ tổchức bộ máy quản lý công ty Đại hội đồng cổđôngHội đồng quản trịPhòngtổchức hành chính Ban kiểm soát Ban giám đốcPhòng kế toán tài vụPhòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp Văn phòngTrại cá Thạnh Hòa Xí nghiệp chếbiến hải sản Các đơn vịtrực thuộc

43 (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu công ty) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộphận: Theo Điều lệ của công ty được Đại hội đồng cổ đông sửa đổi thông qua lần thứ 7 tại phiên họp ngày 26 tháng 3 năm 2015 thì chức năng và nhiệm vụ của

bộ máy quản lý công ty như sau: ại hội đồng cổ đônglà cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Đại hội Cổ đông thường niên được tổ chức mỗi năm một lần Đại hội đồng cổ đông thường niên có quyền thảo luận và thông qua: Báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm, báo cáo của Ban kiểm soát, báo cáo của Hội đồng quản trị và kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty Hội đồng quản trị

có số lượng thành viên ít nhất là 5 người và nhiều nhất là 11 người, hiện nay thì Hội đồng quản trị công ty có 7 người Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ như: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung, dài hạn về sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm; Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các

mục tiêu chiến lược được Đại hội đồng cổ đông thông qua; Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty; Giải quyết các khiếu nại của Công ty đối với cán bộ quản lý cũng như quyết định lựa chọn thành viên để giải quyết các vấn đề liên quan tới cán

bộ quản lý đó Ban kiểm soát có sốlượng thành viên từ 3 người đến 5 người, hiện nay thì Ban kiểm soát có 3 người Ban kiểm soát có quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu như sau: Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ được giao; Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính an giám đốc: Công ty ban hành một hệ thống quản lý mà theo đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị Người đứng

44 đầu ban giám đốc là Tổng giám đốc Ban giám đốc có những quyền hạn và nhiệm vụ như: Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được Hội đồng quảntrị và Đại hội đồng cổ đông thông qua Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về công tác tổ chức lao động, bố trí nhân sự, định mức lao động; tổ chức thực hiện công tác bảo mật, lưu trữ, truyền đạt công văn theo quy định của nhà nước.Phòng kinh doanh - kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện

ký kết hợp đồng đối với các nhà cung cấp, chủ yếu là nguyên vật liệu; Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác tổ chức kinh doanh tại công ty; nghiên cứu thịtrường, đưa ra các phương án, các kế hoạch tiếp cận thị trường cho phù hợp Phòng kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về hạch toán kế toán tài chính, tổng hợp toàn

bộ số liệu kế toán từ các xí nghiệp gửi lên; tham mưu cho ban giám đốc trong côngtác tài chính.Xí nghiệp chế biến hải sản được thành lập năm 1995, có nhiệm vụ chếbiến sản phẩm surimi và các sản phẩm mô phỏng surimi với những trang thiết bị vàcông nghệ sản xuất hiện đại của Hàn Quốc Xí nghiệp chếbiến hải sản có hệthống kho bảo quản do Nhật Bản sản xuất,hệthống máy điều hoà trung tâm, hệthống máy sản xuất đá vẩy công nghiệp.Trại cá Thạnh Hòa tại Hậu Giangcó nhiệm vụ nuôi và cung cấp cho thị trường các loại cá giống 2.1.4.2 ặc điểm về kế toánTổ chức bộ Nghiên cứu “Are budget useful? máy kế toán Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa phân tán, vừa tậptrung Các công tác tài chính kế toán được thực hiện ở các xí nghiệp rồi được tập hợp toàn bộ về phòng kế toán ở văn phòng công ty để xác định kết quả kinh doanh của công ty

45 Hình 2.4 Sơ đồ tổchức bộ máy kế toán công ty (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ tài liệu công ty) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:Kếtoán trưởnghay Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền còn gọi là giám đốc tài chính, là người đứng đầu phòng kếtoán, có nhiệm vụ

tổchức điều hành mọi công tác trong phòng kế toán, hoàn thành chức năng, nhiệm

vụ kếtoán theo điều lệ kếtoán nhà nước; phụtrách chếđộ kếtoán tài chính, kiểm tra kếtoán; ký duyệt chứng từthu, chi, ngân hàng, hoá đơn, chứng từ nhập, xuất; duyệtphiếu chi sổvà sổ kế toán của nhân viên, ký các báo cáo kếtoán và chuẩn bị kế hoạch tài chính của công ty Phó giám đốc tài chínhcó nhiệm vụgiúp đỡcho kếtoánPhần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền trưởng vềcông tác kế toán, có quyền hạn trong phòng kế toán chỉ sau kếtoán

trưởng Kếtoán tiền lươngcó nhiệm vụ lập bảng lương và cách khoản trích theo Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền lương của cán bộcông nhân viên trong đơn vị Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền dõi các khoản phải thu, phải trả Kếtoán giá thànhcó nhiệm vụghi nhận các khoản Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền chi phí, phân bổchi phí và tính giá thành các sản phẩm được sản xuất.Kếtoán vật Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền tưcó nhiệm vụtheo dõi nhập, xuất các loại vật tư, hàng hoá, tham gia kiểm kê đánhgiá lại vật liệu Kếtoán tiền lươngKếtoán công nợKếtoán giá thành Kếtoán thanh toán quThủquỹKếtoán TSCĐKếtoán vật tưKếtoán trưởng (Giám đốc tài

chính)Bộphận kếtoán tại các XN Phó giám đốc tài chính

46 Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi các loại TSCĐ, hao mòn TSCĐ; Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền ghi nhận các nghiệp vụ và lập báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ, lập bảng trích khấu hao TSCĐ Ngoài ra, kế toán TSCĐ cũng theo dõi các khoản chi phí đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí chờ phân bổ và chi phí trích trước, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt, tiền Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền gửi ngân hàng.Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại công ty; báo cáo tình hình Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền thu chi và tồn quỹ tiền mặt hàng ngày Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp với người Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền đứng đầu là phó giám đốc tài chính, các thành viên còn lại bao gồm: kế toán tiền lương, kế toán công nợ, kế toán giá thành, kế toán vật tư, kế toán TSCĐ, kế toán thanh toán và thủ quỹ Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp có nhiệm vụ thực hiện côngtác kế toán tài chính tại các xí nghiệp và gửi số liệu về phòng kế toán tại văn phòngcông ty để tổng hợp và xác định kết quả kinh doanh của công ty.Chính sách và chế Nghiên cứu “Are budget useful?

độ kế toán áp dụngCông ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộtrưởng Bộ Tài chính Công ty áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán làchứng từ ghi sổ Một số chính sách kế toán áp dụng tại công ty như sau: Phương Nghiên cứu “Are budget useful?

pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị hàng Nghiên cứu “Are budget useful? tồn kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước.Tài sản cố Nghiên cứu “Are budget useful? định được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng Công ty nộp thuế giá trị Nghiên cứu “Are budget useful? gia tăng theo phương pháp khấu trừ

47 2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 2.2.1 Tổng quan về thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo Hiện nay, để quản lý sản xuất kinh doanh thì nhà quản trị sử dụng thông tin kế toán như sau:Để hoạch định thì nhà quản trị công

ty đã thiết lập được các kế hoạch về hoạt động sản xuất kinh doanh Và để làm được điều này thì nhà quản trị đã sử dụng các thông tin về sản lượng tiêu thụ, sản lượng sản xuất, kim ngạch xuất khẩu, lợi nhuận, để từ đó đưa ra được mục tiêu trong năm tới của công ty.Để tổ chức và điều hành thì nhà quản trị công

ty đã sử dụng các thông tin để phục vụ cho việc tổ chức hoạt động cũng như điều chỉnh các hoạt động như thông tin về giá bán, giá thành, Căn cứ vào những thôngtin này mà nhà quản trị có thể giám sát hoạt động của công ty một cách tốt hơn Đểkiểm tra thì nhà quản trị công ty sử dụng các báo cáo của kế toán về số liệu phát sinh thực tế, số chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch Ví dụ sản lượng tiêu thụ thực tế so với kế hoạch giảm đi, nhà quản trị công ty sẽ phân tích nguyên nhân nào dẫn đến điều đó Thông qua các báo cáo này của kế toán mà nhà quản trị công ty

có hướng xử lý để kế hoạch đảm bảo tính khả thi hơn Để ra quyết định thì nhà quản trị công ty chủ yếu sử dụng các thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính Căn cứ vào các thông tin đó, họ sẽ phân tích các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính để thấy được bức tranh toàn cảnh của công ty Đây là thông tin rất hữu ích đối với việc ra quyết định của nhà quản trị Tóm lại, hiện nay, để quản lý sản xuất kinh doanh thì nhà quản trị công ty chủ yếu sử dụng các thông tin từ kế toán tài chính, những thông tin về kế toán quản trị được sử dụng rất ít, do đó đây là cơ sở

để phát triển phần thông tin này trong công ty, do vai trò quan trọng của nó trong việc kết hợp với kế toán tài chính để nâng cao khả năng điều hành và quản lý của các nhà quản trị

48 2.2.2 Nội dung cơ bản tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 2.2.2.1 Quy trình thực hiện ƣớc tính, dự báo thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh Quy trình thực hiện ước tính, dự báo thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty bao gồm các bước sau: ƣớc 1: Phân công nhân sự Thời gianNghiên cứu “Are budget useful? bắt đầu công tác lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh là cuối tháng 11; còn đối với

kế hoạch thu chi là vào buổi sáng mỗi ngày Phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp chuẩn bị số liệu và biểu mẫu để lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh Để lập được kế hoạch tiêu thụ thì phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp thực hiện các công việc là: tổng hợp tình hình tiêu thụ trong năm; tổng hợp các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình tiêu thụ của công ty như nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh để đưa ra sản lượng tiêu thụ dự kiến năm sau Đơn giá bán được phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp tính toán dựa trên đơn giá bán bình quân trong năm Tại các xí nghiệp, kế hoạch thu chi do kế toán thanh toán soạn thảo biểu mẫu

và trực tiếp lập Tại văn phòng thì kế hoạch thu chi do kế toán thanh toán soạn thảo biểu mẫu và trực tiếp lập ƣớc 2: Soạn thảo ối với kế hoạch sản xuất –Nghiên cứu “Are budget useful? Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền kinh doanhKế hoạch sản xuất – kinh doanh do phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp soạn thảo và được xét duyệt bởi Tổng giám đốc Căn cứ vào báo cáo về tình hình sản xuất, kinh doanh mà giám đốc các đơn vị gửi lên, cũng như thông tin về thị trường, khách hàng thì phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp sẽ lập kế hoạchsản xuất – kinh doanh và trình lên Ban giám đốc Sau khi thống nhất tại cuộc họp Ban giám đốc thì Tổng giám đốc sẽ trình bản kế hoạch này lên Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị sẽ họp lại để xem xét bản kế hoạch đó và bàn bạc chuẩn bị cho đại hội cổ

49 đông thường niên Kế hoạch sản xuất – kinh doanh được đưa ra để biểu quyết

và thống nhất tại Đại hội cổ đông thường niên Nội dung của kế hoạch sản xuất – kinh doanh là các mục tiêu sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu kế hoạch và biện phápthực hiện nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đề ra Các chỉ tiêu kế hoạch đó làsản lượng tiêu thụ kế hoạch, kim ngạch xuất khẩu và lợi nhuận Đại hội sẽ tiến hành bỏ phiếu để thống nhất kế hoạch cho năm sau ối với kế hoạch t hu Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền chi Tại các xí nghiệp, kế hoạch thu chi do kế toán thanh toán soạn thảo và sau đó trưởng phòng kế toán tại các xí nghiệp xem xét Tại văn phòng thì kế hoạch thu chi

do kế toán thanh toán soạn thảo Tất cả kế hoạch thu chi sẽ do kế toán trưởng xem xét và sau đó được gửi cho Ban giám đốc và sau khi được Ban giám đốc duyệt thu chi thì sẽ thực hiện kế hoạch đó ƣớc 3: án h giáTrong quá trình hoạt động sản Nghiên cứu “Are budget useful? xuất, kinh doanh thì cuối năm công ty sẽ so sánh kết quả thực tế đạt được so với kếhoạch đề ra để đánh giá việc thực hiện kế hoạch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch, sau đó tìm hướng khắc phục trong năm tiếp theo Thông thường

nguyên nhân của sự chênh lệch trước tiên là xuất phát từ sản lượng tiêu thụ Do đặc điểm sản phẩm của công ty là phụ thuộc nhiều vào nguồn nguyên liệu cá biển, do đó, khi phân tích sự chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch thì công ty sẽ xem xét đặc điểm của lượng nguyên liệu trong năm qua Sau đó, những vấn đề

khác liên quan như các chính sách của Nhà nước liên quan đến ngành nghề, đối thủcạnh tranh, Từ những sự phân tích trên thì công ty tổng hợp lại để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch cho năm tiếp theo 2.2.2.2 Nội dung các báo cáo ƣớc tính,

dự báo thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh Có 2 báo cáo kế hoạch để ước tính, dự báo thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh

đó là: kế hoạch sản xuất – kinh doanh và kế hoạch thu chi.Kế hoạch sản xuất – Nghiên cứu “Are budget useful? kinh doanh

50 Kế hoạch sản xuất kinh doanh do phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp lập và được xét duyệt bởi Tổng giám đốc của công ty Kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm 3 nội dung là: kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch kim ngạch xuất khẩu và kế hoạch lợi nhuận Kế hoạch tiêu thụKế hoạch tiêu thụ bao gồm kế hoạch về sản lượng tiêuPhần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền thụ và doanh thu Sản lƣợng tiêu thụ kế hoạch: Sản lượng tiêu thụ kế hoạch được xác định dựa vào sản lượng năm trước và khối lượng sản lượng dự kiến thực hiện

Ví dụ: Sản lượng tiêu thụ thực tế của sản phẩm surimi mô phỏng năm 2015 là 1.203.000 kg, tăng 56,64% so với năm 2014 Công ty đã mở rộng nhà xưởng sản xuất, đầu tư thêm trang thiết bị, nâng công suất chế biến lên 200% Từ đó, mục tiêucủa công ty trong năm 2016 đề ra là mở rộng sản xuất surimi mô phỏng, đưa sản phẩm surimi mô phỏng trở thành mặt hàng mũi nhọn của công ty trong năm 2016

và những năm tiếp theo Sản lượng surimi mô phỏng tiêu thụ đạt 1.500.000 kg, tức

là tăng 297 kg và tương ứng tăng 24,69% so với năm 2015 Doanh thu kế

hoạch:Doanh thu kế hoạch được xác định dựa vào sản lượng tiêu thụ kế hoạch và đơn giá bán bình quân trong năm Do đặc thù sản phẩm của công ty chủ yếu là xuấtkhẩu nên doanh thu bị ảnh hưởng bởi tỷ giá hối đoái Vì vậy, khi xây dựng đơn giá bán kế hoạch thì phòng kinh doanh – kế hoạch tổng hợp tính theo đơn giá bán bìnhquân trong năm.Doanh thu kế hoạch được trình bày ở báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, được thể hiện tại phụ lục 3.Ví dụ: Với sản lượng tiêu thụ của sản phẩm surimi mô phỏng năm 2016 là 1.500.000 kg, giá bán bình quân được tính

là 55.000 đ/kg thì doanh thu kế hoạch đối với sản phẩm surimi mô phỏng là

82.500.000.000đ Kế hoạch kim ngạch xuất khẩu Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền

51 Kế hoạch kim ngạch xuất khẩu được xây dựng dựa vào sản lượng tiêu thụ kế hoạch và đơn giá bán kế hoạch bằng USD Trong đó sản lượng tiêu thụ kế hoạch được lấy ở kế hoạch tiêu thụ, đơn giá bán kế hoạch bằng USD được tính là đơn giá USD bình quân trong năm Với đặc điểm sản phẩm của công ty chủ yếu xuất khẩu, do đó với mục tiêu tăng sản lượng tiêu thụ năm 2016, tức là tăng kim ngạch xuất khẩu Mục tiêu của công ty trong năm 2016 sẽ duy trì khách hàng truyền thống và mở rộng thị trường tiềm năng, đẩy mạnh công tác xuất khẩu nhằm gia

tăng kim ngạch xuất khẩu, nâng cao chất lượng và uy tín cho công ty Ví dụ: Sản lượng tiêu thụ của sản phẩm surimi mô phỏng năm 2016 là 1.500.000 kg, giá bán bình quân là 2,5 USD/kg Do đó, kim ngạch xuất khẩu kế hoạch đối với sản phẩm surimi mô phỏng là 3.750.000 USD Kế hoạch kim ngạch xuất khẩu chi tiết cho mỗi sản phẩm được trình bày ở báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, được thể hiện tại phụ lục 3.Kế hoạch lợi nhuận Kế hoạch lợi nhuận được lập dựa vào tình Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền hình thực tế trong năm và kỳ vọng lợi nhuận sẽ đạt được, trên cơ sở phân tích tình hình sản lượng tiêu thụ kế hoạch năm tới Ví dụ: Năm 2015, lợi nhuận công ty chỉ đạt 6,659 tỷ đồng, giảm 33% so với kế hoạch và giảm 38% so với năm 2014 Nguyên nhân là công ty phải bù đắp phần thiệt hại do hàng bị trả về trong năm 2013-2014 và trích dự phòng giảm giá đầu tư tại công ty Sacoimex bù lỗ năm

2015 Do đó với phương hướng nâng cao sản lượng tiêu thụ và chất lượng sản phẩm thì kế hoạch lợi nhuận được đưa ra là lợi nhuận đạt 10 tỷ đồng Kế hoạch sản xuất kinh doanh được trình bày chi tiết ở phụlục 1 Kế hoạch thu chi Ở công Nghiên cứu “Are budget useful?

ty, kế hoạch thu chi được lập trong một ngày Kế hoạch thu chi thể hiện nguồn thu

dự kiến và các khoản chi được ưu tiên chi trước trong ngày đó

52 Kế hoạch thu chi tại các xí nghiệp do kế toán thanh toán tại các xí nghiệp lập, chuyển cho phó giám đốc tài chính (trưởng phòng kế toántại xí nghiệp) xem xét

Kế hoạch thu chi tại các phòng ban thì do kế toán thanh toán tại phòng kế toán tài

vụ lập Sau đó, các kế hoạch thu chi được gửi cho kế toán trưởng công ty xét duyệt Cuối cùng, bản kế hoạch thu chi được gửi cho Ban giám đốc duyệt Kế hoạch được lập vào buổi sáng Kế hoạch thu chi được lập cụ thể như sau: ối với Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền phần thuĐể lập kế hoạch phần thu thì sẽ lấy số liệu khách hàng trả tiền mua surimi,surimi mô phỏng, Khi khách hàng thông báo trả tiền, báo về các xí nghiệp, lúc

đó căn cứ vào số tiền dự kiến thu về trong ngày thì kế toán thanh toán sẽ lập kế hoạch thu chi với những khoản chi được ưu tiên chi trước ối với phần chiCác Phần thu: Phần này liệt kê tất cảcác dòng tiền khoản chi được lập kế hoạch chi đó là những khoản chi có giá trị lớn và có thời hạnthanh toán cần ưu tiên chi trước như trả tiền nguyên liệu, tiền vay ngân hàng đến hạn Trưởng phòng kế toán tại các xí nghiệp sau khi xét duyệt kế hoạch thu chi thìgửi về cho kế toán trưởng xem xét Sau đó, kế hoạch thu chi được gửi cho ban giám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét và duyệt ngay trong buổi sáng hôm đó Ví dụ: Buổi sáng ngày 10/12/2015, khách hàng báo trả tiền như sau: Công ty Sea Master trả tiền số tiền nợ là 1.400.000.000 đồng và Doanh nghiệp tư nhân chế biến bột cá Minh Phương trả số tiền nợ là 500.000.000 đồng Kế toán thanh toán dự trù số thu

là 1.900.000.000 đồng Sau đó, kế toán thanh toán sẽ chọn lọc các khoản chi cần thiết để lập dự toán số tiền cần chi cho các khoản đó Cụ thể có số tiền mua nguyên