Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ thống Quản Lý Nhân Sự cho công ty HIWORD

b Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm - Phòng hành chính - nhân sự: bộ phận này làm nhiệm vụ quản lý chi tiết hồ sơ nhân sự của công ty, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và n

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ Máy tính khôngcòn là phương tiện quý hiếm nữa mà đang ngày càng gẫn gũi với chúng ta hơn

Đứng trước sự thay đổi lớn này, các tổ chức và các doanh nghiệp luôn tìmbiện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hóacác hoạt động nghiệp vụ của mình Mức độ hoàn thiện tùy thuộc vào quá trình phântích và thiết kế hệ thống

Trong hệ thống thông tin thì nhân sự là một bài toán cơ bản nhất và đóng gópvai trò hết sức quan trọng trong tổ chức của xí nghiệp Nhưng để quản lý hiệu quảnguồn nhân lực thực sự không hề đơn giản Làm sao để có thể vừa kiểm soát đượctài nguyên con người lại vừa có thể khai thác tốt tiềm năng mà các nhân sự của tacó? Việc quản lý cũng như tìm kiếm mất rất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quảcông việc chẳng những không cao mà còn làm mất mát và sai lệch

Vì những lý do trên, nên em đã nhận đề tài “Phân tích, thiết kế, xây dựng hệthống Quản Lý Nhân Sự cho công ty HIWORD” Mặc dù rất cố gắng nhưng do hạnchế về thời gian và trình độ nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Mong thầy

và các bạn thông cảm, đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Tống Minh Đức đã hướng dẫn, giúp đỡ

em trong suốt quá trình thực tập

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Hồ sơ khảo sát chi tiết 5

1.1.1 Mô tả hệ thống 5

1.1.2 Mô hình tiến trình nghiệp vụ 15

1.1.3 Xác định nhóm người sử dụng hệ thống 17

1.2 Hồ sơ xác lập dự án 18

1.2.1 Hồ sơ điều tra 18

1.2.2 Dự trù thiết bị 18

Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỒNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng 20

2.1.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng 20

2.1.2 Kí hiệu sử dụng 20

2.1.3 Áp dụng bài toán 21

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 27

2.2.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng 27

2.2.2 Ký hiệu sử dụng 28

2.2.3 Áp dụng bài toán 30

2.3 Đặc tả một số chức năng chi tiết 38

2.3.1 Thông báo tuyển dụng 38

2.3.2 Tiếp nhận hồ sơ 39

2.3.3 Phỏng vấn và duyệt hồ sơ 40

2.3.4 Kí hợp đồng thử việc 41

2.3.5 Theo dõi quá trình công tác 42

Chương 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU 3.1 Mô hình dữ liệu quan hệ 43

3.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính 43

3.1.2 Mô hình quan hệ 44

3.2 Các bảng dữ liệu vật lý 45

3.2.1 Bảng người lao động 45

3.2.2 Bảng tuyển dụng 46

3.2.3 Bảng phòng ban 46

3.2.4 Bảng chức vụ 47

3.2.5 Bảng công việc 47

3.2.6 Bảng hợp đồng lao động 48

3.2.7 Bảng khen thưởng kỷ luật 48

3.2.8 Bảng thôi việc 49

3.2.9 Bảng công tác 49

3.2.10 Bảng quá trình công tác 50

3.2.11 Bảng chấm công 50

3.2.12 Bảng lương 51

3.2.13 Bảng tài khoản 51

Chương 4 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 4.1 Thiết kế form hệ thống 52

4.1.1 Thiết kế form đăng nhập 52

4.1.2 Thiết kế form đổi mật khẩu 52

4.1.3 Thiết kế form tạo người dùng 53

4.2 Thiết kế một số form hồ sơ 54

4.2.1 Form cập nhật thông tin 54

4.2.2 Form tìm kiếm thông tin 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Hệ thống thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nhiệm vụ quản lý thông tin nhân viên: lý lịch nhân viên: họ tên,ngày sinh, quê quán, nơi ở hiện nay, số CMTND, số điện thoại liên lạc, quan hệ gia

đình

- Quản lý nghỉ phép, nghỉ việc, nghỉ hưu của nhân viên: cụ thể là quản lý sốngày nghỉ phép của nhân viên Tuỳ vào yêu cầu của nhân viên mà xét duyệtnghỉ phép của nhân viên cho hợp lý.

- Nhiệm vụ quản lý tuyển dụng: cụ thể là quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự

từ lúc lên kế hoach tuyển dụng, ra thông báo tuyển dụng, quá trình phòngvấn và thử việc

- Quản lý khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về đào tạo

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý về chế độ bảo hiểm xã hội

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

b) Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm

- Phòng hành chính - nhân sự: bộ phận này làm nhiệm vụ quản lý chi tiết hồ

sơ nhân sự của công ty, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lựccủa nhân viên đồng thời quản lý số ngaỳ nghỉ phép của mỗi nhân viên.Thống kê báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ côngnhân viên trong công ty với ban lãnh đạo Tuyển lao động mới cho công tykhi có nhu cầu từ các phòng ban Đưa ra thông báo tuyển dụng quản lý hồ sơnhân viên dự tuyển, lên kế hoạch phỏng vấn, đưa ra kết quả dự tuyển, đánh

giá chất lượng dự tuyển, chuyển dữ liệu ứng viên sang hồ sơ nhân viên chínhthức nếu được tuyển dụng.

- Phòng khách hàng: có nhiệm vụ nhập liệu web cho trang web của Nhật

- Phòng lập trình: chuyên về lập trình dotnet, lập trình mobile, làm dự án chokhách hàng

- Phòng tài chính – kế toán: lập kế hoạch tài chính đảm bảo cho mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh cho công ty Lập kế hoạch có biện pháp quản lý vốn củacông ty Đảm bảo việc thanh toán lương cho nhân viên trong công ty

c) Quy trình xử lý

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban lên danh sách những vị tríthiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt,Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng Phòng tổ chức nhân sự sẽ đưa rathông báo tuyển dụng với người lao động trên website của công ty và thông báotrên báo chí về việc tuyển dụng với các vị trí cụ thể

Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty đểxin thi tuyển vào các vị trí tuyển dụng Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin

về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn…

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phận ban quản lý nhân sự cùng với cá

nhân phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn

người lao động Nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo kết quả cuối cùng về các

ứng viên trúng tuyển vào công ty với ban lãnh đạo

Sau đó tiến hành thông báo cho người trúng tuyển qua điện thoại, trênwebsite của công ty về các vị trí trúng tuyển và thời gian làm tại công ty Trướckhi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ được kí hợp đồng thử việc với công ty.Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động Trong thời gian

thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độthử việc.

Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người laođộng theo thời hạn là 5 tháng, 1 năm, 2 năm Và sau khi hết hạn hợp đồng chínhthức thì sẽ được kí lại Sau khi đã kí hợp đồng với nhân viên, công ty có tráchnhiệm đóng BHXH cho nhân viên để đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân viêntrong thời gian làm việc tại công ty

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu,

vị trí của từng đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ đượcphân công lao động vào từng vị trí khác nhau Việc phân công lao động sẽ đượcghi vào trong quyết định bổ nhiệm lao động

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát vàquản lý trực tiếp của phòng ban đó Và người lao động có thể làm đơn yêu cầuchuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ đượcchuyển đến phòng hành chính nhân sự để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt Nếu đượcduyệt thì Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động.Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty

Và tại một đơn vị mới nhân viên sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mứcphụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác chỗ làm cũ

Khi làm trong công ty, tùy thuộc vào chức vụ đảm nhiệm mà người lao động

có thể đi công tác ở đơn vị bạn Và phòng kế toán tài chính sẽ theo dõi quá trìnhcông tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp( nếu có) cho nhân viên

Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khenthưởng, kỷ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao

động Những thành tích hay kỷ luật này sẽ được lưu trong quyết định khenthưởng hay quyết định kỷ luật của công ty.

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương

và bậc lương khởi đầu Trong thời gian làm việc, nếu nhân viên hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỷ luật lao động, không có vi phạm hợpđồng lao động thì sau 1 năm sẽ được nâng bậc lương 1 lần Việc nâng bậc lươngtùy thuộc vào trình độ của người lao động Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vàoquyết định nâng bậc lương

Hàng ngày, quá trình công tác của nhân viên được theo dõi qua bảng chấmcông của nhân viên đó

Trong quá trình làm việc tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết cácchính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của nhânviên như:

Giải quyết các trường hợp nghỉ phép thì họ được xét lương và hưởng cácmức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong sổtheo dõi nghỉ phép

Giải quyết các trường hợp thôi việc tùy theo nguyên nhân thôi việc Nếu lỗi

từ công ty, nhân viên đó tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thờigian chờ việc khác Còn lỗi thuộc về nhân viên thì công ty không phải trợ cấp bất

cứ khoản kinh phí nào Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc vàđược theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc

Đối với các trường hợp vi phạm nội quy lao động, vi phạm hợp đồng laođộng thì tùy theo mức độ nặng nhẹ của vi phạm mà xử lí Nhẹ thì phạt tiền, nặngthì đuổi việc Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động,biên bản vi phạm hợp đồng

Phòng tài chính- kế toán trả tiền lương hàng tháng và các phòng ban sẽ phảibáo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo theo tháng.

 Quản lý hồ sơ của nhân viên từ lúc vào cho đến lúc nghỉ

 Quản lý quá trình về thay đổi lương, khen thưởng kỷ luật, về sự thay đổi vềphòng ban, chức sắc

Chúng tôi, một bên là Ông Phạm Văn Đạm Quốc tịch: Việt Nam

CMT số : 182444796 cấp ngày 27 tháng 10 năm 2009 tại Nghệ AnChức vụ : Giám đốc

Đại diện cho: Công ty cổ phần Chào thế giới

Điện thoại : 04.626.91.686

Địa chỉ : Số 17 tổ 36 đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô,Cầu Giấy, Hà Nội

Và một bên là Ông/ Bà: Nguyễn Đình Triệu Quốc tịch: Việt NamSinh ngày 10 tháng 08 năm 1988 tại Thanh Hóa

Hộ khẩu thường trú: Bái Nham - Đồng Lợi - Triệu Sơn - Thanh Hóa

CMTND : 172926428 Cấp ngày : 04/01/2011 tại CA Thanh Hóa

Cùng thoả thuận ký kết Hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoảnsau đây:

Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng

a Loại Hợp đồng lao động: Hợp đồng thử việc

Từ 01/08/2012 đến 31/10/2012

b Địa điểm làm việc : Số nhà 4 ngõ 111 Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, quậnCầu Giấy, Thành phố Hà Nội

c Chức danh: Kỹ thuật viên

d Công việc phải làm: Phát triển phần mềm

Điều 2: Chế độ làm việc

a Thời giờ làm việc : 44 tiếng một tuần

b Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: Máy tính và các thiết bị khác theoyêu cầu công việc

Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động

1 Quyền lợi

a Mức lương chính hoặc tiền công: Theo phụ lục hợp đồng kèm theo hợp đồng này

b Hình thức trả lương : Theo phụ lục hợp đồng kèm theo hợp đồng này

c Tiền thưởng: Người lao động sẽ được hưởng phù hợp với quy định của Luật Laođộng Việt Nam

d Phương tiện đi lại làm việc: Người lao động tự lo liệu

e Chế độ nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết: Theo quy định của Pháp Luật ViệtNam

f Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế : Theo quy định của pháp luật hiện hành

2 Nghĩa vụ

a Hoàn thành những công việc đã cam kết trong Hợp đồng lao động

b Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội dung kỷ luật lao động, antoàn lao động

c Bồi thường vi phạm và vật chất : Thực hiện theo Nội qui Lao động Công ty

d Chính sách đào tạo

Trong thời gian có hiệu lực của Hợp đồng lao động, Công ty có thể cử người laođộng đi đào tạo trong nước hoặc ở nước ngoài do Công ty tài trợ để nâng cao nănglực làm việc Trước khi bắt đầu khoá đào tạo người lao động sẽ ký thoả thuận vớiCông ty cam kết làm việc cho Công ty trong một khoảng thời gian nhất định kể từkhi khoá đào tạo kết thúc Nếu người lao động vi phạm thoả thuận này thì sẽ phảibồi thường các chi phí đào tạo cho Công ty

Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động

a Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo Hợp đồng (bố trí, điềuchuyển, tạm ngừng việc, )

b Tạm hoãn, chấm dứt Hợp đồng lao động, thi hành kỷ luật người lao động theoquy định của pháp luật, Thoả ước lao động tập thể (nếu có) và Nội quy lao độngcủa Công ty

c Công ty sẽ sa thải ngay những người tham gia, tổ chức đình công, biểu tình bấthợp pháp

Điều 5: Điều khoản thi hành

a Những vấn đề về lao động không ghi trong Hợp đồng lao động này thì áp dụngtheo qui định của Thoả ước lao động tập thể, trường hợp chưa có Thoả ước thì ápdụng theo quy định của Luật Lao động

b Hợp đồng lao động được làm thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữmột bản và có hiệu lực từ ngày ký Khi hai bên ký kết Phụ lục Hợp đồng lao độngthì nội dung của Phụ lục cũng có giá trị như các nội dung của bản Hợp đồng laođộng này

Hợp đồng lao động này làm tại Công ty cổ phần Chào thế giới ngày 01 tháng 08năm 2012

Giám Đốc

 Quyết định thôi việc

Số: /QĐ-HW Hà Nội, Ngày 01 tháng 04 năm 2012

QUYẾT ĐỊNH

Về việc: Chấm dứt hợp đồng lao động

Căn cứ quyết định thành lập số 0102028913 cấp ngày 14 tháng 11 năm 2006của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội về việc thành lập cơ quan (đơnvị);

Căn cứ Hợp đồng lao động số 17/HĐLĐ-HW ký ngày 01/06/2011 ;

Xét đơn xin chấm dứt hợp đồng lao động của bà Đặng Thị Thu Hằng nhânviên biên phiên dịch công ty Cổ phần Chào Thế Giới;

Theo đề nghị của bộ phận Hành chính-Nhân sự,

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1 Nay chấm dứt hợp đồng lao động đối với bà Đặng Thị Thu Hằng

Sinh ngày : 22 tháng 03 năm 1988 tại Nghệ An

Hộ khẩu thường trú : Hưng Bình - thành phố Vinh - Nghệ An

CMND số : 186628347 Cấp ngày 09/07/2005 tại CA Nghệ An

Đơn vị công tác : Công ty Cổ phần Chào Thế Giới

Lý do chấm dứt HĐLĐ : Bà Đặng Thị Thu Hằng đơn phương chấm dứt hợpđồng lao động kể từ ngày 01 tháng 04 năm 2012

Điều 2 Các ông/bà trưởng bộ phận QA, bộ phận Hành chính- Nhân sự,

bộ phận tài chính- kế toán và bà Đặng Thị Thu Hằng chịu trách nhiệm thihành Quyết định này

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký

- Lên kế hoạch tuyển dụng.

- Ra thông báo tuyển dụng.

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên.

- Tiếp nhận y/c sửa hồ sơ

Ra thông báo tuyển dụng

Nộp hồ sơ

Thông báo lịch phỏng vấn

Thông báo kết quả phỏng

vấn

Thông báo nhân viên chính thức

Hồ sơ nhân viên

Y/c bổ sung nhân sự

Kế hoạch bổ sung nhân sự Trả lời

Danh sách nhân viên trúng tuyển Danh sách nhân viên chính thức

Điều chỉnh cán bộ

Phòng tài chính - Kế toán

- Cập nhật danh sách nhân viên.

- Lập bảng chấm công nhân viên.

- Trả lương cho nhân viên.

- Khen thưởng, kỷ luật.

- Giải quyết chế độ nghỉ phép.

- Cập nhật quá trình công tác.

- Lập báo cáo

Nhân viên

Yêu cầu thay đổi thông tin

Yêu cầu nghỉ phép

Trả lời yêu cầu

Đơn xin nghỉ phép

Điều chỉnh cán bộ

Báo

cáo

Yêu cầu báo cáo

1.1.3 Xác định nhóm người sử dụng hệ thống

a) Tiêu chí phân nhóm người dùng

Việc phân nhóm người dùng dựa trên cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm để phân nhóm người dùng, từ đó trên các công việc của từng nhóm giúp cho ta thấy được chức năng của từng nhóm và dễ dàng quản lý công việc.b) Phân định công việc của bộ phận

 Bộ phận hành chính – nhân sự

- Tiếp nhận yêu cầu bổ sung nhân sự

- Lên kế hoạch tuyển dụng

- Ra thông báo tuyển dụng

- Tiếp nhận hồ sơ

- Tiến hành phỏng vấn

- Đưa ra danh sách trúng tuyển

- Đưa ra danh sách nhân viên chính thức

- Lưu trữ hồ sơ nhân viên

- Tiếp nhận yêu cầu sửa hồ sơ

 Ban lãnh đạo

- Nhận, xem xét ký duyệt kế hoạch tuyển dụng

- Nhận, xem xét ký duyệt danh sách trúng tuyển

- Nhận, xem xét ký duyệt danh sách nhân viên chính thức

- Điều chỉnh thuyên chuyển công tác

 Bộ phận tài chính – kế toán

- Cập nhật danh sách nhân viên

- Lập bảng chấm công

- Trả lương cho nhân viên

- Khen thưởng kỷ luật

- Giải quyết các chế độ nghỉ phép

- Cập nhật quá trình công tác.

- Lập báo cáo

1.2 Hồ sơ xác lập dự án

1.2.1 Hồ sơ điều tra

a) Hồ sơ đầu vào

- Hồ sơ xin việc của người lao động

- Hồ sơ nhân viên chính thức của công ty

- Các yêu cầu bổ sung nhân sự tại mỗi phòng ban của công ty

b) Hồ sơ đầu ra

- Các kế hoạch bổ sung nhân sự

- Danh sách ứng viên trúng tuyển

- Danh sách nhân viên chính thức

- Thông tin nhân viên qua các thao tác tìm kiếm, update

- Báo cáo chung về thông tin nhân viên

c) Tài nguyên

- Hệ thống nhân viên tại công ty

- Các loại hồ sơ, giấy tờ, văn bản, hợp đồng…

- Máy tính

1.2.2 Dự trù thiết bị

• Máy chủ để lưu trữ thông tin quản lý chung

• Máy con tại mỗi phòng ban phục vụ cho quá trình làm việc và tra cứu tối thiểu mỗi phòng phải có 3 máy

• Các loại máy khác như máy in, fax, photo, scan…….(các thiết bị ngoại vi)

• Dữ liệu được lưu trữ với dung lượng lớn dạng file văn bản vì thông tin thu thập lớn

• Các dạng làm việc với máy tính:

• Sử dụng các phần mềm quản lý như SQL, C#, Microsoft Office

Chương 2

PHÂN TÍCH HỆ THỒNG VỀ MẶT CHỨC NĂNG

2.1 Sơ đồ phân rã chức năng

2.1.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng

- Bước 1: Sử dụng phương pháp bottom up tìm các chức năng chi tiết Từ kếtquả của quá trình khảo sát ta có bảng ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của

hệ thống Gạch chân tất cả các động từ (và bổ ngữ của động từ) và xét xemchúng có thể là chức năng của hệ thống không Gom nhóm chức năng chi tiếtlại thành chức năng ở mức cao hơn

- Bước 2: Sử dụng phương pháp top down để gom nhóm các chức năng chitiết thành các chức năng mức cao hơn

- Bước 3: Lặp lại bước 2 cho đến khi thu được toàn bộ chức năng của hệthống

- Xác định chức năng chi tiết

- Bước 1: Trong quy trình xử lý của hệ thống hiện tại, gạch chân tất cả động từ

và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống

- Bước 2: Trong danh sách các chức năng được chọn ở bước 1, tìm và loại bỏnhững chức năng trùng lặp

- Bước 3: Trong danh sách chức năng được chọn ở bước 2, gom nhóm nhữngchức năng đơn giản do một người thực hiện lại

- Bước 4: Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 3 loại bỏnhững chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống

- Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 cho hợp lý

2.1.2 Kí hiệu sử dụng

Tên chức năng của hệ thống: <Tên chức năng>

Quan hệ phân cấp:

2.1.3 Áp dụng bài toán

- Bước 1: xác định chức năng chi tiết :

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban lên danh sách những vị tríthiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt,Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng Phòng tổ chức nhân sự sẽ đưa rathông báo tuyển dụng với người lao động trên website của công ty và thông báotrên báo chí về việc tuyển dụng với các vị trí cụ thể

Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty đểxin thi tuyển vào các vị trí tuyển dụng Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin

về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn…

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phận ban quản lý nhân sự cùng với cánhân phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn

người lao động Nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo kết quả cuối cùng về các

ứng viên trúng tuyển vào công ty với ban lãnh đạo

Sau đó tiến hành thông báo cho người trúng tuyển qua điện thoại, trênwebsite của công ty về các vị trí trúng tuyển và thời gian làm tại công ty Trướckhi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ được kí hợp đồng thử việc với công ty.Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động Trong thời gianthử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độthử việc

Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người laođộng theo thời hạn là 5 tháng, 1 năm, 2 năm Và sau khi hết hạn hợp đồng chínhthức thì sẽ được kí lại Sau khi đã kí hợp đồng với nhân viên, công ty có trách

nhiệm đóng BHXH cho nhân viên để đảm bảo lợi ích chính đáng của nhân viêntrong thời gian làm việc tại công ty.

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu,

vị trí của từng đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ đượcphân công lao động vào từng vị trí khác nhau Việc phân công lao động sẽ đượcghi vào trong quyết định bổ nhiệm lao động

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát vàquản lý trực tiếp của phòng ban đó Và người lao động có thể làm đơn yêu cầuchuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ đượcchuyển đến phòng hành chính nhân sự để gửi lên Ban lãnh đạo duyệt Nếu đượcduyệt thì Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động.Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty

Và tại một đơn vị mới nhân viên sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mứcphụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác chỗ làm cũ

Khi làm trong công ty, tùy thuộc vào chức vụ đảm nhiệm mà người lao động

có thể đi công tác ở đơn vị bạn Và phòng kế toán tài chính sẽ theo dõi quá trình

công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp( nếu có) cho nhân viên

Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khenthưởng, kỷ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm laođộng Những thành tích hay kỷ luật này sẽ được lưu trong quyết định khenthưởng hay quyết định kỷ luật của công ty

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương

và bậc lương khởi đầu Trong thời gian làm việc, nếu nhân viên hoàn thành tốtnhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỷ luật lao động, không có vi phạm hợpđồng lao động thì sau 1 năm sẽ được nâng bậc lương 1 lần Việc nâng bậc lương

tùy thuộc vào trình độ của người lao động Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vàoquyết định nâng bậc lương.

Hàng ngày, quá trình công tác của nhân viên được theo dõi qua bảng chấmcông của nhân viên đó

Trong quá trình làm việc tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết cácchính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của nhânviên như:

Giải quyết các trường hợp nghỉ phép thì họ được xét lương và hưởng cácmức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong sổtheo dõi nghỉ phép

Giải quyết các trường hợp thôi việc tùy theo nguyên nhân thôi việc Nếu lỗi

từ công ty, nhân viên đó tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thờigian chờ việc khác Còn lỗi thuộc về nhân viên thì công ty không phải trợ cấp bất

cứ khoản kinh phí nào Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc vàđược theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc

Đối với các trường hợp vi phạm nội quy lao động, vi phạm hợp đồng laođộng thì tùy theo mức độ nặng nhẹ của vi phạm mà xử lí Nhẹ thì phạt tiền, nặngthì đuổi việc Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động,biên bản vi phạm hợp đồng

Phòng tài chính- kế toán trả tiền lương hàng tháng và các phòng ban sẽ phảibáo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo theo tháng

Căn cứ vào quy trình xử lý và khảo sát hệ thống thực ta được sơ đồ sau:

Người dùng

Quản lý nhân sự

Cập nhật phòng ban

Cập nhật chuyên môn

Cập nhật chức vụ

Cập nhật thông tin hệthống

Danh sách chuyên môn

Hồ sơ nhân viên

Danh sách khen thưởng

Ứng viên

Thông tin nhân viên Nhân viên

Khen thưởng

Kỷ luật

Đi công tác

Chuyển phòng ban

Quá trình Báo cáo

Danh sách nhân viên

Quyết định kỷ luật

Quyết định khen thưởng

Hồ sơ nhân viên

Hình 2.1: Sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu

2.2.1 Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng

- Bước 1: : Xây dựng DFD mức khung cảnh (mức 0) xác định giới hạn của hệ thống Biểu đồ lường dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và ra của hệ thống

- Bước 2: Xây dựng DFD mức đỉnh (mức 1) với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra

Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bêntrong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1 Xuất hiện thêm các kho

dữ liệu và luồng thông tin trao đỏi giữa các chức năng mức đỉnh

- Bước 3: Xây dựng DFD mức dưới đỉnh (mức 2 và dưới mức 2) thực hiênphân rã đối với mỗi tiến trình cuả mức đỉnh Khi thực hiện phân rã ở mức nàyvẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con

sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

a Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống

Các thành phần của DFD mức khung cảnh:

- Tiến trình: Quản lý nhân sự Tiến trình được xác định thông qua BFD mức 0

- Tác nhân ngoài: nhân viên, ban lãnh đạo, phòng ban Tác nhân được xácđịnh thông qua mô hình tiến trình nghiệp vụ

- Luồng dữ liệu: thông tin về các luồng dữ liệu được xác định qua mô hìnhtiến trình nghiệp vụ

Hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên

Ban lãnh đạo

Phòng ban

Chuyển phòng ban Thông tin Thông tin đăng nhập

Kết quả đăng nhập

Quyết định kỷ luật Thông tin công tác Theo dõi quá trình công tác

Thông tin cá nhân Quyết định khen thưởng

Xin ý kiến chỉ đạo

Ra quyết định

Cập nhật thông tin Tìm kiếm thông tin Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( Mức 1) của hệ thống

Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

- Tiến trình:Quản trị hệ thống, cập nhật thông tin hệ thống, quản lý nhân sự,quá trình, báo cáo

- Tác nhân ngoài: Nhân viên, ban lãnh đạo, phòng ban

- Luồng dữ liệu: được xác định thông qua:

Các luồng dữ liệu đi ra từ hệ thống và đi vào từ hệ thống: được xác địnhthông qua DFD mức khung cảnh

Các luồng dữ liệu giữa các tiến trình hệ thống thông qua mô hình tiếntrình nghiệp vụ

Các luồng dữ liệu liên kết giữa các kho hàng thông qua nội dung khảo sát

hệ thống

- Kho dữ liệu: được xác định qua quá trình khảo sát hệ thống nhất là trong quytrình xử lý và mẫu biểu

Nhân viên Quản trị hệ thống

Hồ sơ nhân viên

Bảng phân công chức vụ Quyết định khen

thưởng, KL

Quyết định thôi việc

Cập nhật thông tin

hệ thống

Quyết định công tác

Ban lãnh đạo

Qđ công tác Phân công lđ, chức vụ

Phòng banQuản lý nhân sự Thông tin nhân viên

Quyết định khen thưởng

Quá trình

Quyết định kỷ luật

Quyết định chuyển phòng

Hồ sơ nhân viên

Quyết định công tác

Quyết định thôi việc

Qđ khen thưởng, KL

Qđ công tác Thông tin đăng nhập

Thông tin kết quả đăng nhập

c Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản trị hệ thống